Технология комплектования архива

Содержание

Введение

Комплектование архивов документальными материалами – важнейшая сторона в работе архивов. На протяжении веков она складывалась из каждодневного подвижнического труда историков-архивистов. В отличие от обеспечения сохранности и использования документов, которые являются внутриархивными функциями, функция комплектования носит межотраслевой характер.

 Систематическое пополнение  архивов с целью наиболее полной  концентрации документов в соответствующих архивах состоит из определения источников комплектования, экспертизы ценности с целью отбора документов, подлежащих хранению, и управления процессом принятия документов на хранение в государственных, ведомственных и других архивах. Правила и методы комплектования отрабатывались многими поколениями архивистов на протяжении веко.

Вопросы, касающиеся комплектования архивов всегда были и будут актуальны, что проявляется в необходимости постоянного удовлетворения потребности широких слоев населения в ретроспективной информации.

В настоящее время роль государственных архивов в современном обществе многопланова и многоаспектна. Их значение, прежде всего, определяется составом и содержанием хранящихся в них документов, а также выполнением тех важных задач и функций, которые возложены на них государством. Архивы, являющиеся хранилищами исторической памяти, должны постоянно пополняться архивными документами, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, то есть документами, относящимися к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Проблема исследования: особенности комплектования архивного фонда Российской Федерации.

Целью исследования является изучение особенностей комплектования архивного фонда Российской Федерации.

В качестве объекта исследования рассматривается процесс комплектования архивного фонда Российской Федерации.

Предмет исследования: особенности комплектования архивного фонда Российской Федерации.

Гипотеза: процесс комплектования архивного фонда Российской Федерации будет эффективнее, если:

- будут соблюдаться сроки  приема-передачи документов от  источников комплектования;

- комплектование архивного  фонда Российской Федерации будет  осуществляться в соответствии  с предъявляемыми требованиями.

Для достижения  поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Провести анализ литературных  источников по осуществлению  комплектования архива.

2. Рассмотреть порядок  проведения комплектования архива.

3. Раскрыть определение  источников комплектования.

4. Изучить порядок передачи  документов на хранение в архив.

5. Провести анализ работы  МБУ «Архив города Новокузнецка».

Для определения исследования по данной теме применялись следующие методы:

- анализ;

- синтез;

- обобщение.

Курсовая работа по теме «Технология комплектования архива документами» состоит из двух глав: в первой главе раскрываются теоретические основы организации и проведения комплектования, во второй главе представлен анализ работы МБУ «Архив города Новокузнецка» по комплектованию документами.

Перед изучением данной темы необходимо раскрыть следующие понятия:

Комплектование – это систематическое пополнение документами в соответствии с его профилем.

Ранг архива – принадлежность архива к тому или иному уровню системы архивных учреждений: районному, городскому, областному, республиканскому, союзному, общегосударственному.

Тип архива – множество архивов, объединенных тождеством организационной формы (государственный, ведомственный).

Государственные архивы – учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего пользования. Государственные архивы хранят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы.

Ведомственные архивы – структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы.

Источники комплектования – это юридические или физические лица, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Глава 1. Организация комплектования архива

1.1. Особенности проведения комплектования архива

В соответствии с профилем того или иного архива в стране создается стройная сеть государственных и муниципальных архивов. Документы определенной формы собственности поступают в тот архив, ранг которого соответствует этой форме собственности документов (Приложение №1).

В настоящее время появились такие типы архивов, как негосударственный и частный. В отличие от государственных и муниципальных архивов, архивов организаций негосударственные архивы хранят документы частных предприятий и компаний, политических партий, религиозных и общественных объединений, документы граждан.

Понятия «профиль», «ранг» и «тип» архива в совокупности определяют компетенцию архива.

Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами:

- принадлежности документов  к составу Архивного фонда  РФ;

- соблюдение прав собственности  на документы;

- происхождения и территориальной  принадлежности документов;

- недробности фондов

Работа по комплектованию архива включает:

- определение источников  комплектования в соответствии  с профилем архива;

- определение состава  документов, подлежащих хранению  в архиве;

- организацию работы по  своевременному приему документов  в архивы

Правовой и нормативной основой комплектования архива являются законы и иные правовые акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, распорядительные и нормативные документы Федеральной архивной службы России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, в соответствии с которыми он обязан принять, а соответствующие государственные организации обязаны передать в архив документы Архивного фонда Российской Федерации в установленные законом и подзаконными актами сроки и в соответствии с установленной процедурой. На основе действующего законодательства архив комплектуется документами, передаваемыми ему негосударственными организациями и физическими лицами безвозмездно или за платную. Архив может по своей инициативе создавать документы, отражающие исторически значимые явления и процессы.

1.2. Определение источников комплектования

Источниками комплектования могут быть как государственные, муниципальные и негосударственные организации, а также граждане (физические лица).

Определение источников комплектования предполагает:

- изучение структуры и  организационных основ отраслевой  системы;

- анализ состава организаций  и их документации;

- установление форм приема  документов от организаций, отнесенных  к числу источников комплектования.

Источники комплектования – это юридические или физические лица, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив

Сложились следующие критерии определения источников комплектования государственных архивов:

1. для учреждений:

- значение учреждения  в системе органов власти и  управления, в отраслевой ведомственной системе (учреждения союзного, республиканского, областного, районного, городского подчинения и т.д.);

- полнота отражения деятельности  учреждения в документах вышестоящих  организаций;

- соответствие документов  учреждения профилю государственного  архива.

2. для документов личного  происхождения:

- значение творческой  и общественной деятельности  фондообразователя в развитии науки, культуры, общественной жизни и других областей;

- история фонда, т.е. степень  сохранности личного фонда, наличие  собранных фондообразователем ценных документов, особенности фиксации его творческого процесса;

- взаимосвязь фонда с  другими комплексами документов (наличие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных деятелей)

На основе этих критериев утверждались списки источников комплектования на несколько групп:

- учреждения, организации  и предприятия, документы которых  подлежат полному (обязательному) приему  в государственные архивы;

- учреждения, организации  и предприятия, документы которых  подлежат приему в государственные  архивы в составе  фондов вышестоящих  инстанций, а также выборочному приему;

- учреждения и организации, от которых осуществляется групповой  выборочный прием документов, имеющих  ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их  деятельность;

- учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются государственным архивом.

Во второй список составляются учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.

Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц – источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования кино-, фото-, фоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив

При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (повидовой выборочный прием).

К критериям отнесения организаций нового типа к числу источников комплектования относят:

1. Функционально-целевое  назначение учреждения – выполнение  основных задач отрасли, уникальность  деятельности, новизна товаров и  услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в  международных и региональных  программах.

2. Масштаб деятельности  – многопрофильность производства товаров и услуг, объем уставного фонда, состав учредителей и участников, межрегиональная деятельность, численность работников.

3. Вид организации –  сложившаяся структура и организация  деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур.

4. Полнота отражения информации  – степень повторения ценной  информации, в том числе в фондах  других организаций 

Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации – партии, союзы, движения, студии, клубы и прочее. Критерии определения источников комплектования составляются на основании изучения хроники общественно-политической жизни, то есть данные организации делятся по направлениям и характеру их деятельности на:

- общественно-политические;

- религиозные;

- правозащитные;

-культурные;

- экологические и др.

В каждой из этих групп выделяются лидирующие организации, в документах которых наиболее полно должна отразиться история того или иного общественно-политического направления. Далее, при непосредственном изучении архива организации вступает в силу критерий истории фонда, то есть наличие в архиве организации документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни страны и региона, а также деятельность самой партии, ее лидеров и различных движений, структуру региональных отделений движения.

В целом критерии определения организаций – источников комплектования как государственных, так и негосударственных применяются единые, но применительно к негосударственным организациям они наиболее детализированы, здесь добавлены масштаб деятельности и вид организации.

1.3. Организация комплектования

1.3.1. Порядок передачи  дел на хранение в ведомственный  архив

После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные делопроизводством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел проверяется: правильность формирования и оформления дел; соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подвергаться в структурном подразделении полному оформлению, то есть каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов дела, на которых находится документ.

Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи. Если в описи дел постоянного и долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.

Материалы долговременного хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение в объединенные межведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, имеющих отраслевые фонды, определяются специальным соглашением между ведомством и Росархивом.

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы (Федеральным законом от 11 февраля 2013 г. № 10-ФЗ в пункт 1 статьи 22 настоящего Федерального закона внесены изменения):

1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций – 15 лет;

2) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации – 10 лет;

3) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов;

4) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов;

а) записей гражданского состояния – 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации – 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец – 20 лет;

е) научной документации – 15 лет;

ж) кино- и фотодокументации – 5 лет;

з) видео- и фонодокументов – 3 года.

1.3.2. Порядок передачи  дел на хранение в государственный  архив

Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой эспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по актам приема-передачи.

В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив.

Типовые сроки передачи документов от источников комплектования в государственный архив:

- федеральные органы государственной  власти; Генеральная прокуратура  РФ; органы государственной власти и прокуратуры республик; отраслевые академии; государственные объединения; учреждения, организации, предприятия федерального и республиканского подчинения – 15 лет;

- органы государственной  власти и прокуратура краев, областей, городов федерального значения, автономной  области, автономных округов; прокуратура городов и районов, государственных учреждений, организаций, предприятий краевого, областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения – 10 лет;

- органы местного самоуправления; учреждения, организации, предприятия  городского и районного подчинения; предприятия сельского хозяйства – 5 лет;

- совместные предприятия  с участием государства; организации  и объединения смешанных форм  собственности, в уставном капитале  которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности – 10 лет.

Передача документов из каждого учреждения – источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 – 5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя).

Комплектование государственного архива документами данного фондообразователя осуществляется в несколько этапов:

1. На заседании ЭПК  госархива утверждается опись  дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);

2. В ведомственный архив  выезжает сотрудник государственного  архива для проверки физического  и санитарно-гигиенического состояния  дел, оформления дел и т.д.;

3. В соответствии с  описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо ценных делах проверяются количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

Прием документов от источников комплектования негосударственной части Архивного фонда РФ имеет свою специфику. Собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с архивным учреждением. В случае необходимости условия хранения и использования документов могут включать ограничения права доступа и использования документов, содержащих тайну личной жизни, коммерческую тайну, являющихся объектом авторского права и др.

Документы личного происхождения также могут поступать в государственный архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи.

На временное хранение (депонент) документы личного происхождения передаются на основании личного заявления владельца.

При приеме документов также составляется акт приема-передачи, к которому прилагается сдаточная опись.

Важное значение имеет договор между архивом и владельцем, поскольку на его основе документы передаются в государственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт.

1.4. Порядок комплектования архива документами

Российского происхождения

Комплектование документами российского происхождения, находящимися по различным причинам за пределами Российской Федерации, документами зарубежного происхождения, имеющими значение для России, заключается в следующем:

- выявлении архивных и  опубликованных сведений об этих  документах за рубежом;

- выявлении государственных, общественных, иных организаций, частных  лиц, располагающих документами российского происхождения и по истории России;

- установлении контактов  с заинтересованными министерствами  и ведомствами и их органами  на местах, фондами, общественными  организациями по связям с  зарубежными странами и соотечественниками за рубежом и их отделениями на местах, музеями, в том числе краеведческими средствами массовой информации, а также представителями научной общественности;

- подготовке библиографии  справочников и других изданий  о зарубежных государственных и негосударственных архивах, хранящих документы российского происхождения и по истории России;

- составлении перечней  фондов, коллекций, собраний и отдельных  документов профиля архива по странам, архивохранилищам, владельцам;

- изучении обстоятельств  попадании за рубеж документов  российского происхождения;

- выявлении сведений о  документах российского происхождения, профиля архива, возвращенных в  Россию в виде подлинников, а  также документов по истории  России, полученных в виде копий;

- своевременном информировании  вышестоящего органа управления  архивным делом о выявлении документов российского происхождения с обоснованными предложениями о необходимости их получения в виде подлинников или копий;

- осуществлении оперативного  взаимного информирования о местонахождении  профильных архивам документов;

- осуществлении работы  по эквивалентному обмену копиями  документов в соответствии с соглашениями Федерального архивного агентства России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации с архивными службами и учреждениями зарубежных стран;

- приеме подлинных документов  или их копий на постоянное  хранение.

Прием полученных из-за рубежа документов в архиве осуществляется в соответствии с соглашением (договором) между владельцем документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны. В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых документов.

Глава 2. Анализ работы МБУ «Архив города Новокузнецка»

2.1. Структура МБУ «Архив города Новокузнецка»

В период массового банкротства предприятий, учитывая отсутствие свободных площадей в существующем в городе филиале Государственного архива Кемеровской области, понимая важность сохранения документов, как для истории, так и для обеспечения социальных прав граждан, администрация города в декабре 2001 года образовала в качестве своего структурного подразделения архивный отдел.

Для нормального функционирования архивного отдела администрацией, в центре города было выделено помещение площадью 113,6 м2 и утверждены штаты в количестве 5 чел. Почти полтора года ушло на подготовку помещения к хранению архивных документов, оборудование архивохранилищ системами вентиляции и кондиционирования воздуха, металлическими передвижными и стационарными стеллажами с общей протяженностью полок – 600 мп, оснащение рабочих мест необходимыми средствами оргтехники.