Технология оформления на работу
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
«Алтайский государственный университет»
Факультет политических наук
Кафедра документоведения
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ
(контрольная работа)
Выполнил(а) студент(ка)
2 курса, группа 147
Оксана Петровна Крючкина
_______________________
(подпись)
Научный руководитель:
Юлия Анатольевна Дягилева
________________________
(подпись)
Работа защищена.
«___»_____________2009г.
_________________
(оценка)
Барнаул 2009
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ..……………………………………………………
Глава 1 Документирование процедуры
принятия на работу……….....................
1.1 Личные документы, предъявляемые при приеме
на работу…...................
1.2 Порядок создания документов, оформляемых
трудовые отношения……………………………
Глава 2 Технология оформления
на работу………………………………............
2.1 Заведение личного дела……………………
2.2 Порядок организации использования
и хранения персональных
данных………………………....………….......
ЗАКЛЮЧЕНИЕ...……………………………………………
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
И ЛИТЕРАТУРЫ....................
ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………
ВВЕДЕНИЕ
Любая организация, предприятие, фирма существует только тогда, когда есть работающие в ней люди. Открытие, какой угодно фирмы, предприятия, организации начинается с подбора и оформления ее работников.
Большое значение в нашей жизни имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, который необходим для начисления пенсии.
В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых отношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что отражает актуальность темы. Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы, предприятия, организации не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия. В результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов (Трудового Кодекса Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ, ГОСТов, Инструкции по заполнению трудовых книжек и др.). Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.
В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях. На неудовлетворительное состояние, а также плохую сохранность документов, в том числе кадровых, обратило внимание Правительство Российской Федерации.
В результате подписанного Правительством РФ распоряжения об улучшении организации хранения и использования документов по личному составу, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т.д. обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению ее сохранности. Таким образом, правила работы с документами стали непременной составной частью уставов вновь регистрируемых предприятий. 1
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, номенклатуры дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.2 Поэтому очень важно рассмотреть процесс регламентирования законодательными и нормативными актами РФ таких документов как трудового договора (контракта), приказов по личному составу, личной карточки, личного дела, что позволяет юридически грамотно оформить трудовые отношения работника и работодателя.
Объектом настоящего исследования являются процессы принятия на работу.
Предмет исследования –
Целью данной курсовой работы является рассмотрение процесса регламентации общегосударственными законодательными и нормативными актами документирование процесса приема на работу на малом предприятии.
Для достижения этой цели в
ходе работы ставятся
- раскрыть понятие «приёма на работу»;
- проанализировать условия
приёма на работу работников в
- рассмотреть основные
документы, сопровождающие процессы
приёма на работу работников.
Использование литературы также помогает разобраться в поставленных задачах.
В пособии А.Ю. Покровской «Трудовые отношения: права и обязанности работника и работодателя» подробно и популярно изложен такой вопрос, как юридически грамотное оформление трудового договора.5
Большое значение при рассмотрении отдельных процедур, выполняемых кадровой службой при оформлении работника на работу, а также создаваемых при этом документов и регламентации их с точки зрения трудового законодательства, различных нормативных актов имеет учебное пособие Т.В. Кузнецовой, С.Л. Кузнецова «Кадровое делопроизводство».6
Важнейший правовой акт – приказ по личному составу – регулирующий трудовые правоотношения граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций наиболее полно и подробно рассмотрено в пособии В.В. Галахова, И.К. Корнеева и др. «Делопроизводство: Образцы документов. Организация и технология работы. Более 120 документов».7
Таким образом, источники и литература помогают разобраться в одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) – документирование приема на работу.
Структура данной курсовой работы: состоит из введения, основной части, заключения, списка источников и литературы, приложений.
Глава 1 Документирование процедуры принятия на работу
- Личные документы граждан, предъявляемые при приёме на работу
С поступающим на работу сначала идет устная беседа. От претендентов на вакантную должность требуют предоставления резюме и по нему ведут как бы предварительный отбор, принимают решение о приглашении для собеседования или переговоров. На основе резюме фактически собирают банк данных о возможных кандидатах на замещение вакантных должностей.
Резюме как вид документа появилось в нашей стране с развитием капиталистических отношений. Главная цель этого документа для поступающего на работу – презентация самого себя, показать себя с наилучшей стороны, выпятить свои положительные качества, достоинства и оставить в тени свои слабые стороны. Резюме пишется не как автобиография, по хронологии, а произвольно. Если у претендента большой опыт, но не достаточный образовательный уровень, он начнет с указания предшествующих мест его работы. Если опыт небольшой, но есть соответствующее образование – резюме начинается с указания учебных заведений или перечисления курсов повышения квалификации и т.д. Эту особенность резюме работник отдела кадров должен хорошо знать и учитывать, знакомясь с этим видом документов.8
Но вот собеседование проведено, договоренность достигнута, и служба кадров приступает к письменному оформлению зачисления на работу.
Все документирование трудовых отношений работника и работодателя опирается на законодательные акты и, прежде всего, на Трудовой Кодекс Российской Федерации. Поэтому оформляющий прием на работу, обратившись к Трудовому Кодексу РФ, точно знает, какие документы он может потребовать от поступающего на работу:
-паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
-трудовую книжку,
за исключением случаев, когда
трудовой договор
заключается впервые или работник поступает
на работу на условиях совместительства;
-страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
-документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
-документ об
образовании, о квалификации
Помимо перечисленных обязательных для всех документов указанных выше, в отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым Кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. О возможности запросить дополнительные документы говорится в статье 283 Трудового Кодекса РФ, которая посвящена приему на работу по совместительству. В ней помимо документов, перечисленных в статье 65, указывается, что при приеме по совместительству на тяжелую работу, работу с вредными и опасными условиями труда требуется справка о характере и условиях труда по основному месту работы. Однако следует подчеркнуть, что требования о дополнительных документах при приеме на работу согласно статьи 65 Трудового Кодекса РФ могут быть установлены только на федеральном уровне.
Лица, поступающие на работу впервые, еще не имеют трудовой книжки и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Поэтому эти документы будут оформлены на них организацией уже после их зачисления на работу.
- Порядок создания документов, оформляемых трудовые отношения
Вместе с предъявленными документами в большинстве организаций поступающий на работу пишет заявление, хотя оно в законодательных актах прямо не названо. Но в Указе Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» при перечислении документов, входящих в личное дело, первым документом указано заявление.10
Грамотно составленное заявление должно содержать следующие реквизиты:
-адресат, т.е. на имя кого оно подается (указывается должность, Ф.И.О. руководителя);
- автор, т.е. чье это заявление,
с указанием адреса места жительства;
- вид документа – Заявление;
- текст, в нем надо указать должность и название структурного подразделения, куда поступает работник.
- подпись;
- дата. (см. приложение 1)
Если оговаривались какие-либо особые условия: по совместительству, на определенный срок, на выполнение конкретной работы, на неполный рабочий день и т.п. - это также пишется в тексте заявления.
Поступающий на работу должен сообщить о себе сведения, которые обычно отражаются в заполняемом им личном листке по учету кадров (в некоторых организациях - анкета). В ряде случаев требуется написание автобиографии. Автобиография пишется произвольно на чистом листе бумаги, но в отличие от резюме в ней факты жизнедеятельности излагаются в хронологической последовательности, указывается работа на выборных должностях, награды и другие поощрения.
Кроме автобиографии, поступающий может принести рекомендательное письмо с последнего места работы или характеристику.
Личный листок по учету кадров является наиболее удобным обобщающим структурированным документом, дающим организации все необходимые данные об ее работнике.
Личный листок заполняется от руки в одном экземпляре и должен быть без помарок и исправлений. Поэтому, передавая личный листок по учету кадров (анкету) для оформления, следует разъяснить порядок заполнения. Можно иметь отдельно отпечатанный листок с правилами заполнения.
В Правилах можно
указать следующий порядок
- фамилия, имя, отчество пишутся полностью;
- в дате рождения
указываются год, число и
- место рождения
записывается на основании
- образование - среднее, среднее специальное и высшее - указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Неполное среднее или неоконченное высшее образование указывается на основании соответствующих документов. Для окончивших неполную среднюю или начальную школу указывается, сколько классов окончил. Наименование высшего или среднего специального учебного заведения пишется полностью. Сокращенные названия учебных заведений не допускаются. Указывается специальность в соответствии с записью в документе об образовании (сертификате, лицензии);
- в лица, имеющие
ученую степень и звание, а
также лица, имеющие публикованные
труды и изобретения,
- в анкете указывается адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон;
- сведения о
трудовой деятельности
Поступающий на работу подписывает заполненный листок по учету кадров и ставит дату. Данные личного листка (анкеты) подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки.
Работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в личном листке (анкете) сведений, сверяя их с представленными документами.
К личному листку (анкете) прилагаются:
- копии документов
об образовании, ученой
- фотокарточки.
При сообщении в личном листке (анкете) сведений об опубликованных трудах поступающий на работу представляет список трудов (изобретений, патентов).
Конечно, в личный листок (анкету) организация может добавить и другие, необходимые ей сведения о работнике, например, о наградах, о родственниках и т.д.
Хотя личные листки по учету кадров (анкеты), заполняемые в различных организациях, в основном похожи, этот вид документа не имеет официально установленной единой формы и может варьироваться организацией, исходя из ее требований к кадрам. Например, лицам, принимаемым на работу с доступов к информации ограниченного пользования, требуется сообщить о себе значительно больше сведений.
При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, и издается приказ о приеме на работу.
В соответствии со статьей 16 Трудового кодекса «Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с Трудовым кодексом».11 Определение трудового договора дается в статье 56. «Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель, обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка».12
Раздел III Трудового Кодекса РФ посвящен этому виду документа. В нем раскрывается содержание трудового договора (ст. 57), сроки трудовых договоров (ст. 58, 59), порядок заключения трудового договора (гл. 11), изменение трудового договора (гл. 12), прекращение (гл. 13).
Содержание трудового договора, то есть, какие сведения должны и могут в нем указываться, определено Трудовым Кодексом РФ достаточно детально.
В договоре, прежде
всего, указываются сведения о работнике
и работодателе: фамилия, имя, отчество
работника и наименование работодателя (фамилия,
имя, отчество работодателя - физического
лица), заключивших трудовой договор. Затем
в Трудовом Кодексе РФ дается исчерпывающий
перечень существенных условий трудового
договора. К ним отнесены:
- место работы (с указанием структурного подразделения);
- дата начала работы;
- наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция.
Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. К таким справочникам относится «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих».13
Датой начала работы является точный день, когда работник приступит к работе - число, месяц, год.
К существенным условиям в договоре отнесены также:
- права и обязанности работника;
- права и обязанности работодателя;
- характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
- режим труда и отдыха (если он
в отношении данного работника
отличается от общих правил, установленных
в организации);
- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
- виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
Испытаниям при приеме на работу посвящена статья 70 Трудового Кодекса РФ. Проводятся испытания с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Но в статье 70 перечислены категории работников, для которых испытания при приеме на работу не могут быть установлены. К ним отнесены:
- лица, поступающие на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;
- беременные женщины;
- лица, не достигших возраста восемнадцати лет;
- лица, окончившие образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающие на работу по полученной специальности;
- лица, избранные (выбранные) на выборную должность, на оплачиваемую работу;
- лица, приглашенные на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями.
Предельный срок испытаний не может превышать трех месяцев, а для руководящего состава: руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, - шести месяцев.14
Для определенных категорий работников при заключении трудового договора требуется заключение о медицинском освидетельствовании работника.
Медицинское заключение должно определять пригодность работника по состоянию здоровья к выполнению функций, которые предусматриваются его трудовым договором. Обязательность прохождения предварительного медицинского освидетельствования устанавливается только федеральными законами. В Трудовом Кодексе РФ в статьях 69 и 266 она установлена для лиц, не достигших 18 лет.15 Статья 213 Трудового кодекса целиком посвящена медицинскому осмотру некоторых категорий работников. К ним отнесены:
- работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта;
- работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, лечебно-профилактических и детских учреждений, а также некоторых других организаций.
- вредные и (или) опасные производственные факторы и работы, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и порядок их проведения определяются нормативными правовыми актами, утверждаемыми в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.
От всех указанных выше категорий лиц до заключения трудового договора требуется медицинское заключение.
В соответствии со статьей 58 трудовые договоры могут заключаться:
- на неопределенный срок;
- на определенный срок не более
пяти лет (срочный трудовой договор),
если иной срок не установлен настоящим
Кодексом и иными федеральными законами.
Следует всегда помнить, что если при заключении трудового договора, если стороны не упомянули срок его действия, договор считается заключенным на неопределенный срок. Вступает договор в силу со дня его подписания.
В соответствии со статьей 67 «Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя».
Дополнительно к трудовому договору может быть заключен ученический договор и договор о материальной ответственности.
Подписание договора не исключает обязательного составления приказа о приеме на работу, единолично подписываемого руководителем.
Оформляется приказ (распоряжение) о приеме на работу на основании заключенного трудового договора. Условия, отраженные в заключенном трудовом договоре, предопределяют содержание приказа. В соответствии со статьей 68 Трудового кодекса «Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора».
Приказы по личному
составу являются не только распорядительными
документами, но одновременно они относятся
и к первичным учетным
Поэтому в соответствии с постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05 января 2004 года № 1 входят форма № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» и форма № Т-1 а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».16
Приказ о приеме на работу (форма № Т-1) составляется (заполняется унифицированная форма) на каждого вновь зачисляемого в организацию. При одновременном приеме нескольких работников, особенно на временные и сезонные работы, при расширении предприятия и т.д. допускается составление приказа сразу на всех принимаемых работников по форме № Т-1 а.
При оформлении приказа указываются наименование структурного подразделения, специальность или должность, по которым будут исполняться трудовые обязанности, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Эти данные берутся из трудового договора. В приказе обязательно должна быть указана дата, с которой работник приступает к работе.
Если с работником заключен срочный
трудовой договор, то в графе «Дата»
унифицированных форм № Т-1 и №
Т-1а, указывается дата приема на работу
и дата, до которой заключен трудовой договор.
Если трудовой договор заключен на неопределенный
срок, в ячейке «по» графы «Дата
ставится прочерк или пишется словами
«не определена». Если работник оформляется
на место временно отсутствующего работника,
за которым место сохраняется в соответствии
с законом, ширину граф в приказе, отведенных
для даты, расширяют для соответствующей
записи.
Табельный
номер, проставляемый в приказе, присваивается
работнику до оформления приема на работу
и не меняется при любых его перемещениях
внутри организации вплоть до его увольнения.