Технология подготовки и проведения пресс-конференции

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ КИНО И ТЕЛЕВИДЕНИЯ»

Курсовая  работа по дисциплине

«Теория и практика связей с общественностью»

На тему: «Технология подготовки и проведения пресс-конференции»

Выполнила

студент  _6_курса 

7414-1148              

Заочного отделения,ФМК

Захарова Полина Владимировна

Санкт-Петербург

2013

СОДЕРЖАНИЕ

Введение                 3

Глава 1. Технология проведения и подготовки пресс-конференции.

1.1 Пресс-конференция. Основные понятия и основы организации.    5

1.2  Подготовка пресс-конференции и ее проведение     11

Глава 2. Большая пресс-конференция В. В. Путина   

2.1 Организация пресс-конференции      18

2.2 Проведение пресс-конференции      20

Заключение           25

Список литературы         27

Введение.

Деятельность РR-специалиста – это не только формирование политики компании, участие в разработке ее стратегии, продвижение товаров и услуг на рынке. Одной из наиболее важных задач PR, является выделение из общей массы людей – целевой аудитории, с которой предстоит установить и поддерживать контакт, формируя у этой аудитории положительно мнение о своей организации, с помощью различных средств, инструментов и методов.

В современном обществе, эта задача наиболее эффективна осуществляется с помощью каналов СМИ. Пресс-конференции – один из наиболее распространенных и эффективных способов организации связей с общественностью и передачи ей необходимой информации через посредника, прессу и другие средства массовой информации.

Пресс-конференции представляют собой один из самых эффективный  методов передачи информации прессе и другим СМИ. Получив большое  распространение пресс-конференции, как метод общения со средствами массовой информации, дают положительные  результаты.

Пресс-конференции нужны в тех случаях, когда организации надо:

- проинформировать свою  общественность, о каком либо  важном и неординарном событии  в своей жизни;

- продемонстрировать достижения  фирмы или ее новую продукцию;

- представить новую концепцию  развития, вызывающую массовый общественный  интерес;

- решить спорные вопросы,  давно обсуждаемые общественностью;

- наладить личные контакты  руководства организации с представителями  СМИ.

Актуальность выбранной  темы в том, что в России система  взаимодействия специалистов по связям с общественностью и журналистов  очень тесно связана между собой, следовательно, мы должны изучить эффективность данного сотрудничества, осуществляемого в большее мере на пресс-конференциях, так же, как и о том влиянии, которое оказывает данное мероприятие на аудиторию.

Объектом представленной работы является сама пресс-конференции, предметом – технологии проведения и подготовки.

Цель данной курсовой работы: рассмотреть особенности пресс-коференции,.

В рамках этой цели решаются следующие задачи:

- дать определение пресс-конференции;

- раскрыть смысл, назначение;

- проанализировать на практических примерах все положительные и отрицательные особенности данного мероприятия.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка используемой литературы.

Во введении рассматривается актуальность выбранной темы, объект и предмет  исследования, ставятся цели и задачи работы, определяется её структура.

В первой главе рассмотрен теоретический  материал по данной теме. Вторая глава  посвящена практическому анализу  пресс-конференций, выявление успешных и ошибочных действий в подготовке данного мероприятия.

В заключении подводятся итоги работы, делаются окончательные выводы.

Глава 1. Технология проведения и подготовки пресс-конференции.

1. Пресс-конференция. Основные понятия и основы организации.

Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации дают почти всегда положительные результаты.

Встреча журналистов с  представителями государственных  учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно  называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех  случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.

Пресс-конференция — встреча  официальных лиц (представителей деловых, общественных, правительственных кругов) с представителями средств массовой информации с целью информирования общественности по актуальным вопросам.

Пресс-конференция — лишь один из способов передачи информации прессе и используется в основном:

1. для передачи развернутой^информации по особенно важной теме, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы,
2. при предпочтительности личных информационных контактов журналистов с официальными лицами. Если информация представляет собой малозначимую новость, она может быть передана в СМИ пресс-релизом и необходимости в пресс-конференции нет.¹

Пресс-конференция представляет собой встречи официальных лиц  с представителями СМИ для  информирования общества по актуальным вопросам. Пресс-конференция посвящается подробному обсуждению 1-2 вопросов и, в среднем, проводится в течение 1,5 часов .²

Проведение пресс-конференции  оправдано только в том случае, если:

1) в организации есть "горячие"  новости и необходимо сделать  важное сообщение, по которому  у журналистов могут возникнуть  вопросы, или необходимо срочно  отреагировать на определенное  событие;

2. в город приезжает известный специалист, интересный человек, готовый выступить перед представителями СМИ;
3. журналисты предпочитают личные информационные контакты с официальными лицами.

В других случаях информация передается в СМИ пресс-релизом  и необходимости в проведении пресс-конференции нет .³

Организация пресс-конференции  – требует много времени и  сил. От того, насколько удачно расположен арендованный конференц-зал, насколько  он оснащен, как организована работа персонала, обслуживающего пресс-конференцию, как спланировано проведение кофе-брейков  или фуршета, зависит в значительной степени то количество представителей прессы, которое прибудет на пресс-конференцию  и их реакция. Пресс-конференция  предполагает авторитетность источника  новостей (ньюсмейкера), получение информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения информации с помощью вопросов.

Пресс-конференция устраивается не для того, чтобы провести шоу, а для того, чтобы донести до общества и журналистов некоторую  сумму идей. «И конечно, я был заинтересован, чтобы президенту были заданы те вопросы, отвечая на которые он бы изложил  те вещи, какие считает необходимым» ("Коммерсант-daily", 1995, 23 марта).⁴

Проведение  конференций всегда связано с  большими затратами. Такое мероприятие, несомненно, приносит свои плоды. Регулярное проведение пресс-конференций может  позволить себе не каждая компания. Но и тем, кто проводит пресс-конференции, следует придерживаться 16-ти правил:

1. Продумать день проведения конференции.
2. Продумать время проведения конференции. Лучшими часами для проведения пресс-конференции считают с 11:00 до 11:30 и в послеобеденное время с 14:30 до 16:00.
3. Оповестить СМИ о будущей пресс-конференции за неделю, второй раз - за два дня.
4. За день до проведения уточнить, будут ли присутствовать приглашенные представители печатных изданий, радио и телевидения на конференции.
5. Оснастить помещение необходимой аппаратурой, и примерно за час до начала проверить ее исправность.
6. Разместить указатели возле входа в здание (можно и раньше), чтобы легко можно было найти зал для проведения конференции.
7. На столе, за которым будут сидеть участники конференции, установить таблички с данными об участниках (фамилия и должность).
8. Отвести 5 минут в самом начале конференции для того, чтобы подтянулись опоздавшие.
9. Обсудить регламент проведения конференции с журналистами (например, один журналист имеет право задать только один вопрос), период времени, в течение которого можно задавать вопросы.
10. Не проводить пресс-конференцию больше часа (затянутая конференция утомит всех присутствующих).
11. Заготовить примерные ответы на возможные каверзные вопросы. В случае если не учтен какой-либо нюанс, а дотошный журналист все же спросит именно о нем, не стоит говорить слова «нет», «неважно», «я не знаю». Поблагодарить за вопрос, и, если не знать на него ответ, пообещать выяснить информацию.
12. Не стесняться пользоваться заготовленными материалами (при нахлынувшем волнении есть шанс попасть впросак).
13. Стараться не волноваться. Быть уверенным в своих силах.
14. Позаботиться о том, чтобы на столах обязательно стояли бутылочки с водой.
15. Продумать время и место для фуршета.
16. Если пресс-конференция созывается экстренно, некоторые огрехи в подготовке могут быть простительны, но все же постараться как можно лучше к ней подготовиться⁵.

Подготовка к пресс-конференции  включает в себя также и составление  списка возможных вопросов и ответов. Пресс-конференции часто репетируют, и это является важным элементом, который способствует эффективному проведению.

Важно отметить, что проведение пресс-конференции в неформальной обстановке может дать больше приятных впечатлений, внести разнообразие в  отношения коллег и деловых партнеров. Примером этого является бывший президент  США Джордж Буш, любитель проводить  свои пресс-конференции в неформальной обстановке. Основной плюс здесь –  это живое общение участников между собой. Творческий подход и  оригинальные идеи могут пригодиться  и при организации конференций, выставок, когда важно не только общение между партнерами, презентация  новой продукции. Теплая, непринужденная атмосфера способствует успешному  проведению переговоров и укреплению корпоративного духа. Обычно такая  атмосфера создается вокруг уважаемых  и весьма известных людей, руководителей, способных расположить к себе не только клиента, но и внимание СМИ.

При анализе Российского  рынка PR-услуг выявленно, что средняя по качеству пресс-конференция обеспечивает значительно больший выход материалов в СМИ, чем самый блестящий пресс-релиз.

Оповещать СМИ стоит за неделю, дубль давать лучше – за два дня до пресс-конференции. Распространение анонса менее, чем за сутки до пресс-конференции приводит к сложностям с явкой СМИ, если только новость не является "горячей". Рассылку анонсов-приглашений лучше осуществлять в режиме автоматического факса с дублированием по электронной почте. Не позднее, чем за сутки до пресс-конференции целесообразно сделать контрольные звонки СМИ (в соответствии с составленным списком). Вполне допустимо приглашать на пресс-конференцию любое количество людей, не являющихся журналистами, но имеющих отношение к обсуждаемой проблеме, это лишь поднимает статус пресс-конференции и увеличивает выход материалов в СМИ.

Главная задача при подготовке пресс-конференции – это формирование информационного повода. Данный процесс  является самым сложным и длительным моментом процесса подготовки любого новостного мероприятия.

Информационный повод  — это то, что делает событие  интересным, неординарным, значимым и  привлекательным прежде всего для читателя, зрителя, слушателя.

Грамотно составленный информационный повод — основа успешного мероприятия. Для эффективного формирования информационного  повода необходимо:

• владеть текущей общественной, политической и экономической ситуацией;
• иметь функциональную базу данных СМИ, которая позволяет быстро составить «медиа-карту»;
• правильно определить целевую группу СМИ;
• определить цель мероприятия, его задачи, ожидаемый результат;
• определить возможные риски и критические моменты;
• исходя из всего выше изложенного определить тему мероприятия.

Существуют несколько  факторов, которые помогут выделить ваш информационный повод среди  других:

• повод должен быть интересным для всех целевых групп, вовлеченных в проект;
• его формулировка должна быть краткой и емкой;
• повод должен соответствовать текущему политическому, экономическому, социальному и культурному контексту;
• он должен иметь необычную подачу или эмоциональный оттенок;
• чем более событие персонализировано, тем выше вероятность, что оно станет новостью;
• чем больше в событии негативного, тем выше вероятность, что оно станет новостью;
• лидеры общественного мнения скорее становятся предметом новостей.

Для привлечения журналистов  используют несколько приемов и  стратегий. Во-первых, большое значение имеют личные связи и хорошие  отношения с журналистами: гораздо  легче журналисту отказать малознакомому  человеку, которому он ничем не обязан, чем давнему знакомому, с которым  его связывают хорошие отношения.

Во-вторых, если событие, по которому собирается пресс-конференция  не дотягивает до информационного повода или политика, ее собирающего, нельзя назвать ньюсмекером, то приглашают «специального гостя» — человека, выступление которого само по себе уже информационный повод.

В-третьих, по завершению пресс-конференции  организаторы обычно устраивают для  приглашенных журналистов и репортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет и т.п.). Цель данного мероприятия  в создание неформальной обстановки для более эффективного общения  руководителей и специалистов компании с представителями СМИ и деловых  кругов.

Выбор даты и времени проведения конференции.

Возможны некоторые варианты:

• пресс-конференция должна быть проведена в конкретный день;
• если есть возможность выбора дня, следует избегать совпадения по времени с другими мероприятиями, важными для прессы и иной общественности (выступлениями политических деятелей, событиям в культурной и спортивной жизни и т. д.).

Выбор подходящего помещения.

Оно не должно быть слишком  большим, чтобы зал не выглядел полупустым, и не должно быть чьим-либо офисом. Пресс-конференции  могут быть организованы в бизнесцентрах отелей, местных пресс-клубах, общественных зданиях, расположенных в неудаленных от представителей СМИ районах.⁶

2. Подготовка пресс-конференции и ее проведение

Подготовка зала для пресс-конференции  – одна из важнейших задач, которая стоит перед организаторам. Ведь зачастую именно от местонахождения, степени оснащенности конференц-зала, а также от профессионализма персонала, сопровождающего пресс-конференцию, зависит то, какое количество представителей прессы будет присутствовать.

Пресс-конференции можно  подразделить на несколько, в зависимости  от ситуации:

Оперативные пресс-конференции проводятся в спешном порядке, на месте события (происшествия), вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и пр. «Летучие» пресс-конференции возникают по инициативе самих журналистов при молчаливом согласии их «визави».

Неофициальный характер таких  пресс-конференций специально оговаривается, т.к. последующие заявления, разъяснения  властей уточняют трактовку события, дополняют его новыми подробностями, включают анализ ситуации.

Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.п.).

Такие помещения имеют  стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов  с устроителями пресс-конференций:

1. Микрофоны на столе ведущего и в зале;
2. ТВ-камеры, осветительные приборы, телевизионные приемники в зале и в фойе;
3. Телефонная связь (выход в город);
4. Факсимильная связь;
5. Технические службы (машинописное бюро, фотолаборатория, ремонт оргтехники);
6. Система синхронного перевода;
7. Служба аккредитации;
8. Служба безопасности;
9. Пожарная охрана, медпункт (или врач), буфет, киоск (газеты, журналы, канцелярские товары, сувениры).

В структуре паблисити, в связи с планируемым (уникальным) событием, – пресс-конференции готовятся как часть всей программы организации общественного мнения в связи со всеми предусмотренными мероприятиями.

Важно грамотно выбрать зал, оснащенной современной техникой, находящейся в рабочем состоянии. Необходимо заранее не только выбрать место, но и убедиться представителям рабочей группы в том, что все приборы и микрофоны, мониторы и лазерные указки были исправны, мебель имела презентабельный вид, VIP-зоны и зоны приема представителей прессы распределены, обеспечена надлежащая охрана⁷.

Одновременно нужно обеспечить конференцию основным питанием и  кофе-брейк в перерывах, заключительным фуршетом или банкетом, меню которых  тоже нужно тщательно продумать  так, чтобы пришлось по вкусу всем участникам. То есть важно создать  атмосферу комфорта, когда ничто  не отвлекает от главного.

«Со временем Вы с первого  взгляда научитесь определять, насколько  подходит помещение для проведения пресс-конференций. Пока же несколько  наблюдений: зеркала мешают телеоператорам, колонны мешают входящим и выходящим, шум из окон мешает всем. Трижды я  был соучастником пресс-конференций, проходивших в приемной Начальника порта. При этом офис не прекращал  работы. Сотрудники в трех метрах от телекамер и диктофонов отвечали на телефонные звонки, отправляли факсы  и так далее» .⁸

Аренда зала для пресс-конференции  в пресс-центре, решает большинство  задач по планированию и проведению пресс-конференции, стоящие перед  организаторами подобного мероприятия. Сотрудники группы по работе со СМИ  в случае необходимости помогут  Вам и ответят на возникшие  вопросы, касающиеся правил проведения пресс-конференции, подготовки и размещения пресс-релизов.

Также немаловажную роль имеет  приглашение на прес-конференцию.До начала пресс-конференции ее организаторы должны подготовить и разослать специальные приглашения.

Первое приглашение послать за неделю, второе за 3 дня до пресс-конференции. Не следует экономить: пусть их разнесет курьер и передаст «лично в руки». Не позднее чем за сутки необходимо сделать контрольный обзвон, при котором узнается, получено ли вообще Ваше приглашение и  напомнится о себе.

Представителям ежедневных изданий приглашения для участия  в пресс-конференции рекомендуется  высылать примерно за неделю до ее проведения, с тем, чтобы у них было несколько  дней для планирования собственной  работы и подготовки к мероприятию. Если в работе пресс-конференции  предполагается участие журналистов  из ежемесячных и ежеквартальных изданий, то сроки рассылки приглашений  должны быть скорректированы соответствующим  образом.

В самом приглашении следует  указать:

- место, день и время  проведения пресс-конференции, ее  примерную продолжительность;

- общую тематику пресс-конференции  и перечень основных вопросов, предполагаемых к рассмотрению;

- фамилии и должности  основных участников пресс-конференции  со стороны ее организаторов.

В приглашении не рекомендуется  слишком подробно перечислять и, тем более, комментировать основные вопросы пресс-конференции, чтобы  не ослабить интерес представителей СМИ к предстоящему событию.

При выборе дня проведения пресс-конференции необходимо стремиться к тому, чтобы он не совпадал с  днем проведения в этом же городе какого-либо другого крупного события, представляющего  широкий общественный интерес и  привлекающего основную массу журналистов  из различных СМИ.

Средства массовой информации, получившие приглашения для участия  в пресс-конференции, но не приславшие на нее по каким-либо причинам своих  представителей, не должны лишиться возможности  рассказать о данном событии на своих страницах, радио- или телеэфире. Поэтому организаторы пресс-конференции обычно рассылают в упомянутые СМИ все необходимые материалы, а также тексты или тезисы основных выступлений участников пресс-конференций.

Руководители СМИ ежедневно  получают большое количество приглашений  для своих сотрудников на ту или  иную пресс-конференцию. Некоторые  приглашения вызывают у них интерес, а другие они просто игнорируют. Именно поэтому организаторам пресс-конференций  необходимо учитывать, что количество разосланных приглашений далеко не всегда будет совпадать с количеством  посетивших ее журналистов и репортеров. В любом случае целесообразно  продумать и организовать группу по приему и регистрации гостей и участников, пребывающих для участия в работе пресс-конференции. Группа размещается за столом с надписью «Регистрация участников» у входа.

Функции группы:

- поприветствовать пришедшего;

- попросить его представиться  и сделать отметку о явке  в заранее подготовленном списке  приглашенных;

- выдать комплект раздаточных  материалов и сувениры;

- представить (при необходимости)  директору предприятия или ответственному  за проведение пресс-конференции;

- указать дорогу или  даже проводить в конференц-зал.

Это тем более полезно  для оценки действенности пресс-конференции  по результатам анализа публикаций о ней в тех или иных изданиях и соответствующих репортажей в  других СМИ.

Начинать пресс-конференцию  можно с задержкой не больше 5-10 минут, необходимой для того, чтобы  подтянулись опоздавшие журналисты.

В начале мероприятия необходимо обсудить регламент, а также период времени, в течение которого можно задавать вопросы. Продолжительность пресс-конференции не должна превышать 60 минут, т.к. затянутая конференция утомит всех присутствующих.

Важное значение при проведении пресс-конференций имеют личность выступающего, его ораторские способности и знание обсуждаемого предмета. Далеко не всегда эти свойства сочетаются в одном человеке. Самым простым выходом из подобной ситуации может быть такая организация пресс-конференции, при которой вступительное слово и главный доклад делает человек, имеющий опыт публичного выступления, а ответы на конкретные вопросы и специфические комментарии дает специалист в той или иной области.

Следующий этап конференции  один из самых важных, ведь отвечая  на вопросы журналистов можно  как усилить благоприятное впечатление  от компании, так и испортить его. Следует помнить о том, что  вопросы журналистов могут носить вызывающий или даже компрометирующий характер. В подобной ситуации необходимо смягчить вопрос, ответить на него в  корректной форме, не выдавая при  этом нежелания комментировать происходящее.

Не стоит забывать о  таком психологическом факторе, как доверительность отношений, что подразумевает предоставление честной и откровенной информации.

По завершении пресс-конференции  или в перерыве, организаторы обычно устраивают для приглашенных журналистов  и репортеров кофе-брэйк (коктейль, фуршет и т. п.). Цель данного мероприятия – вовсе не налаживание дружеских контактов с представителями агрессивно настроенных СМИ, а создание неформальной обстановки для более эффективного общения руководителей и специалистов компании с представителями СМИ и деловых кругов.

После проведения пресс-конференции  оценивается эффективность данного  мероприятия: проводятся мониторинги  и пресс-клиппинги всех публикаций в СМИ, как положительных, так и отрицательных. PR специалист просматривая каждую статью, должен убедиться в правильности написания названия компании, фамилий участников и организаторов, и непосредственно той информации, которая являлась предметом данного мероприятия.

Глава 2. Большая пресс-конференция В. В. Путина

2.1 Организация пресс-конференции

Владимир Владимирович Путин  стал одним из первых президентов, который  проводит самые длительные пресс-конференции.

Первая большая пресс-конференция  Владимира Путина состоялась в 18 июля 2001 г. (участвовали около 400 журналистов. Вторая прошла 24 июня 2002 года (приняли участие около 600 журналистов). Третья состоялась 20 июня 2003 года, присутствовали 700 журналистов, было задано 48 вопросов. Последующие конференции так же по плану прошли в 2004, 2005, 2006 годах, и отличались постоянно увеличивающимся количеством журналистов.

Седьмая же большая пресс-конференция  В.В. Путина в качестве президента РФ состоялась 14.02.2008 года. Год от года число журналистов на встрече  в Круглом зале Кремля растет. На этой пресс-конференции был установлен новый рекорд – 1364 человека, свыше двухсот из которых – представители зарубежных СМИ. При таком раскладе, не удивительно, что именно эта конференция стала самой комфортной для журналистов, ведь при организации были учтены прошлые ошибки.