Технология подготовки публичного выступления и презентации
Введение
Актуальность темы. Вряд ли можно сомневаться в том, что знание основ ораторского искусства необходимо каждому, кто участвует в общественной жизни. Очень полезно, когда умение выступать публично развивается в юношеские годы. В свое время А. П. Чехов писал: «В сущности, ведь для интеллигентного человека дурно говорить можно бы считать таким же неприличием, как не уметь читать и писать, и в деле образования и воспитания - обучение красноречию следовало бы считать неизбежным».
Деятельность человека, профессия которого связана с постоянным произнесением речей, чтением лекций и докладов, просто немыслима без основательных знаний принципов и правил ораторского искусства. К числу таких людей относятся политики, профессора, преподаватели, прокуроры, адвокаты и др. Для них публичная речь - главнейшее оружие.
Изучение методов, способов и приемов
подготовки и проведения публичного
выступления, презентации является
актуальной темой для исследования,
поскольку конкуренция
Цель данной работы – рассмотреть понятие публичного выступления и презентации; изучить технологию подготовки к публичному выступлению; проанализировать процедуру подготовки публичных выступлений по технологии «message house»; охарактеризовать технику подготовки и проведения презентаций.
В качестве исходной информационной базы привлекались теоретические материалы исследования различных авторов, учебники и учебные пособия, данные периодических изданий, научные доклады, а также страницы интернета.
1 Понятие публичного выступления и презентации
Умение выступать является кратчайшим
путем к известности. Оно ставит
человека в центр внимания и на
голову возвышает над толпой. А
тому, кто умеет хорошо говорить,
обычно приписывают такие
Публичное выступление - это устное монологическое высказывание с целью оказания воздействия на аудиторию. В сфере делового общения наиболее часто используются такие жанры, как доклад, информационная, приветственная и торговая речь.
Публичное выступление представляет собой процесс передачи информации, основная цель которого - убедить слушателей в правильности тех или иных положений.
Хорошая речь насчитывает десять элементов: объективность, ясность, образность, целенаправленность, повышение внимания, повторение, юмор, неожиданность, смысловую насыщенность, лаконизм.
Ораторской речью называют воздействующую, убеждающую речь, которая обращена к широкой аудитории, произносится профессионалом речи и имеет своей целью изменить поведение аудитории, её взгляды, убеждения, настроения. Стремление говорящего изменить поведение слушателя может касаться самых разных сторон его жизни: убедить голосовать за нужного депутата, склонить к принятию нужного решения, побудить покупать его определённые товары. Таких конкретных целей существует бесчисленное множество, но в любом случае воздействующая речь направлена на внеязыковую действительность, в сферу жизненных интересов, потребностей слушателя. Умение убеждать всегда ценилось обществом. Особенно велика роль профессионала речи в сфере политики, общественной деятельности. Возрастание роли воздействующей речи в обществе привело к возникновению учения, которое разрабатывало теорию этой разновидности речевой деятельности. Такое учение называется риторикой.
Для общества в целом основная цель обучения языку состоит в том, чтобы научить каждого члена общества облекать любую социально значимую информацию в соответствующую речевую форму.
Подготовка речи начинается задолго до выступления и состоит из нескольких этапов, например, по предложению немецкого ученого X. Леммермана, таких:
● сбор материала;
●отбор материала и его организация;
● обдумывание материала;
● подготовка тезисов или плана;
● стилистическое оформление;
● написание текста выступления;
● мысленное освоение;
●проба речи.
Кроме первого, подготовительного этапа, следующий этап - это подготовка к конкретному выступлению. Она определяется видом ораторской речи, зависит от темы, целей, состава аудитории.
Что же касается презентации, то она представляет собой общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например: книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации. Итак, презентация есть представление общественности чего-то нового, с определенными целями.
Презентации бывают следующих видов:
1. Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.
2. Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п.
3. Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т.к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.
4. Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель - ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.
5. Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.
Очевидно, что презентация - это коммуникационный процесс. Термин процесс определяется как серия действий. Этому термину присуща идея поступательного движения, которое приводит к конечному результату. То же самое относится и к презентации. Деловая презентация разворачивается через серию коммуникационных действий, которые направлены (или должны быть направлены) на вызов реакции или получение результата, удовлетворяющих цели презентатора. Требования к презентатору возрастают в прямой зависимости от числа людей, к которым он обращается. Презентация один на один требует меньшей подготовки, чем презентация для пяти и боле человек. В то же время с возрастанием аудитории увеличивается потенциал воздействия деловой презентации. Презентатор, обращающийся к одному лицу, может воздействовать только на это лицо, обращение же к большему числу людей колоссально увеличивают диапазон воздействия.
В любой презентации, устной или письменной, следующие факторы воздействуют на характер общения и исход презентации.
1. Презентатор. Это, конечно, лицо, передающее сообщение. Для большинства устных презентаций выступающий - центральная фигура, он песет полную ответственность за исход презентации. Поэтому очень важно, чтобы презентатор тонко понимал динамику коммуникационного процесса и свободно владел приемами активного общения.
2. Сообщение. Это, непосредственно та информация, которую презентатор передает аудитории.
3. Аудитория. Это, лица, которые были приглашены на презентацию. Их состав и число определяется организаторами презентации заранее.
Таким образом, следует сказать о том, что для того чтобы апеллировать к чувствам и эмоциям слушающей аудитории, необходимо при подготовке текста к публичному выступлению или презентации учитывать особенности конкретной речевой ситуации и выстраивать аргументацию с учетом интеллектуальных способностей слушателей, их познавательных возможностей и интереса к теме.
2 Технология подготовки к публичному выступлению
В процессе работы над устным публичным выступлением следует соблюдать следующую последовательность:
а) подготовка;
б) интервьюирование;
в) исследование;
г) организация и написание речи.
Подготовительный период предполагает, что спичрайтер (составитель текстов речей) должен ответить на следующие вопросы, касающиеся предстоящего публичного выступления: кто, что, где, когда и зачем? Спичрайтер должен, прежде всего, хорошо знать, кто будет произносить речь, учитывать личностные качества оратора, его пол, возраст, интересы, манеру говорить, держаться на публике. Необходимо отметить, что в лице спичрайтера может выступать и сам оратор.
Необходимо также знать
аудиторию, для которой произносится
данная речь, так как содержание
По этому признаку различают дружественную или враждебную, апатичную или симпатизирующую аудитории.
Предварительный анализ аудитории
включает учет ее социально-профессионального
состава, возраст, пол, интеллектуальный
уровень, национально-этнический состав,
религиозные, политические предпочтения.
Чрезвычайно важна степень подготовленности
слушателей. По этому признаку можно различать:
хорошо подготовленную, подготовленную
и мало подготовленную аудитории.
Необходимо также провести
количественный анализ аудитории, что
даст возможность рационального
подбора самого помещения для публичной речи
и оптимальной рассадки слушателей, технической подготовки
Формулировка темы выступления, с одной
стороны, не должна содержать узкоспециальные
термины или малоупотребительные слова,
а с другой - не быть слишком общей и банальной.
Можно сделать подзаголовок, который уточнит
и конкретизирует название темы публичного
выступления. Возможна «привязка» темы выступления к
какой либо дате, событию, празднику. Необходимо,
чтобы тема выступления обладала признаком
новизны, не обхватывала большого количества
проблем, в ней затрагиваемых.
Большое значение должен придавать спичрайтер тому, где будет произноситься речь и при каких условиях. Следует узнать, в каком месте должно состояться выступление, какое там освещение, температура, есть ли там подиум, трибуна. Важно позаботиться и о том, чтобы помещение для выступления было оборудовано всем необходимым для выступления. Не желательны возможные посторонние звуки (шум от кондиционера или с улицы через открытое окно и т.п.).
Следует позаботиться о том, чтобы аудитория была проветрена. Большее, чем требуется, помещение негативно сказывается на эффективности публичного выступления, так как не плотная рассадка слушателей (выбирающих в таких случаях боковые места и задние ряды) затрудняет установление контакта оратора с его аудиторией.
Для произнесения публичной речи лучшим временем считается утро. Если речь идет о выступлении на конференции, митинге, презентации, то важно знать в какой части общественного мероприятия она будет произноситься, поскольку по мере приближения к перерыву интерес слушателей к выступлению может снижаться. Если выступление назначено сразу же после перерыва, оно должно быть эмоциональным, по возможности более кратким, так как именно после перерыва внимание аудитории еще не сконцентрировано.
Важнейшим моментов в подготовке текстов выступления является уточнение цели речи, представлений о ее желаемых результатах, т.е. предназначения («сверхзадачи») данного публичного выступления. Достижению этой ясности служит также и следующий этап в подготовке.
В процессе интервьюирования лица, которое будет произносить речь, составителю необходимо решить три основные задачи: определить объект разговора, определить основные смысловые моменты, ухватить основные характеристики выступающего. Основной вопрос должен звучать примерно следующим образом: «Что вы хотите от аудитории в результате вашего выступления?» Как только выступающий ответит на этот вопрос, все остальное встанет на свои места.
Как правило, во время выступления аудитория в состоянии усвоить только несколько основных моментов содержания речи. Эти аспекты, вытекающие непосредственно из предмета выступления, могут стать теми столпами, на которых будет основываться вся речь. Таким образом, автор текста должен во время интервью определить три или четыре основных смысловых пункта речи.
Наконец, первоочередная задача во время интервью - уточнить личные и психологические особенности оратора. Развито ли у него чувство юмора? Насколько легко он обращается со словами? Есть ли у него какие-нибудь излюбленные фразы и выражения? Склонен ли он к импровизации? Автору необходимо записать свои наблюдения и постоянно обращаться к ним во время написания текста речи, которая и будет на них построена.
Во время интервьюирования спичрайтер должен также уточнить с оратором ряд важных для конечного результата вопросов, таких как объем речи и сроки исполнения, то есть представления оратору текста данной речи. Все договоренности между спичрайтером и спикером по поводу будущей речи необходимо фиксировать письменно.
Разумеется, перед разработкой
речи, а затем и ее написанием
нужно получить одобрение темы и
общего плана со стороны будущего
оратора.
«Исследование» предполагает, прежде
всего, разработку темы. Такая разработка
может включать в себя:
● установление степени изученности
явления или проблемы;
изучение истории явления, определение
степени и характера и его эволюции;
установление степени актуальности, практической
важности разрабатываемой темы;
● ознакомление с конкретным опытом деятельности, относящимся к разрабатываемой теме;
● установление сходств и различий
в подходах к явлению или проблеме;
выявление несоответствия новых, обнаруженных
спичрайтером фактов принятым мнениям;
● сопоставление исследуемого вопроса с его современными аналогами в других областях знаний, регионах и т. п. и проведение возможных аналогий.
После установления стратегических установок исследования темы спичрайтер приступает к работе с различного рода источниками, включая:
● тексты предыдущих речей оратора;
● различного рода справочную литературу, в том числе: книги, брошюры, сборники цитат, крылатых фраз.
Спичрайтер должен иметь в виду, что при подготовке собирается значительно больше иллюстративного материала, чем оратор сможет использовать в своей речи. Дополнительные, не вошедшие в основной текст выступления материалы собираются не только на перспективу, но могут быть использованы и при возможной дискуссии с аудиторией, в ответах на вопросы зала.
Первичная обработка материала спичрайтером проводится уже по мере сбора и накопления материала. Такая обработки материала предполагает такие мыслительные операции, как аспектуализация и классификация.
Первичная аспектуализация заключается в выделение главных смысловых и является результатом предварительного анализа явления, проблемы и установлении их связей с различными сторонами и явлениями социальной жизни. Вторичная аспектуализация основана на анализе уже собранных материалов.
Классификация - это распределение, логическая систематизация явлений по классам, разрядам, группам, типам на основе их общих и различных признаков.
После этих операций спичрайтер может приступить к выработке концепции речи - главной ее идеи, которая будет развиваться, иллюстрироваться примерами и подтверждаться аргументами. Аргументы можно разделить на: факты и ссылки на авторитетные мнения.
Факты можно разделить на: исторические и системные. К последним относятся, прежде всего, научные данные. При работе с цифровым материалом следует проверить статистические данные, которые будут приведены в речи, указывая источник этих данных. Цифровой материал желательно приводить в сравнении с широко известными понятиями, явлениями. Абстрактный материал должен иллюстрироваться конкретными примерами.
Важно не злоупотреблять количеством цифрового материала. Иногда целесообразно округлять цифры - если только оратор не сопровождает свою речь наглядным материалом. Однако округления недопустимы, если, к примеру, речь идет о числе жертв, катастрофах и т. п. Кроме этого, в публичной речи в качестве аргументов представляется и статистический материал.
Авторитетные мнения - это высказывания известных личностей, мнение экспертов, а также законы и документы.
Приводимые в речи примеры могут заимствоваться из:
● событий региональной жизни;
● известных событий в стране и за рубежом;
● широко известных произведений искусства, литературы;
● фактов личной биографии оратора.
Такие примеры могут приводиться в качестве смысловых обобщений или уточняющих конкретизаций.
Применяя в выступлении какой-
Итак, в конце следует сказать, что каждый человек лучше предрасположен к той или иной деятельности, но периодически перед нами встают задачи, которые необходимо выполнять вне зависимости от нашего желания. Задачи, которые требуют для своего выполнения нашего специального внимания, напряжения, траты времени и сил. Сегодня почти не осталось профессий, которые не требовали бы время от времени публичной коммуникации. А любая общественная, политическая, управленческая деятельность предполагает высокую интенсивность такой коммуникации. И когда возникает потребность в эффективном публичном выступлении, на помощь могут придти некоторые технологии и приёмы подготовки содержания выступления.
3 Подготовка публичных выступлений по технологии «message house»
Технология построена на жестком структурировании информации при подготовке к публичному выступлению: вся информация, необходимая для выступления укладывается на один лист бумаги, она особым образом расположена, что облегчает доступ к ней при забывании текста. Технология “message house” имеет плюсы: компактность, графичность, чёткость структуры, универсальность содержания , возможность самостоятельного использования; наименьший (среди известных) коэффициент искажения информации в процессе восприятия выступления. Интересен тот факт, что помимо графического представления, название технологии имеет и другие корни. Дело в том, что английское «house» имеет много (по данным разных словарей от 7 до 16) переводов на русский язык, и два из них носят следующие значения:
● house: - театр; публика, зрители;
● appreciative house - отзывчивая публика, аудитория;
● to bring down the (whole) house - вызвать гром аплодисментов;
● full house – аншлаг; представление; сеанс;
Таким образом, английское «message house» возможно трактовать и как «дом сообщения» и как «сообщение публике» Или: «публичное сообщение».
Рисунок 1 - Элементы технологии подготовки публичных выступлений «message house».
На рисунке 1 показано наиболее общее
представление элементов
Остановимся на каждом из них подробнее.
1. Послание. (Message).
Специалисты по коммуникациям называют
«посланием» главную мысль
Отличительной особенностью послания является его краткость и понимание с точки зрения зрителя (слушателя). В советские времена, выступая в сельском клубе в рамках ликбеза о личной гигиене, профессор столичного института говорил в течение полутора часов. На следующий день одна из жительниц деревни, которая не была накануне на лекции, спросила у своей соседки: ну что там было? Соседка ответила: «Из города профессор приезжал. Симпатичный такой, умный. В галстуке». «А о чем говорил-то?» «Сказал, что сырую воду пить вредно». Лектор говорил полтора часа. Всё содержание его выступления для этой женщины свернулось в одну короткую фразу: сырую воду пить вредно. Это и есть послание. То, что запомнится нашим слушателям и зрителям. То, что они будут способны своими словами передать другим людям. А то, что он молодой, умный, симпатичный – это впечатление. В этом примере невозможно определить, удачное это было публичное выступление или нет (с точки зрения выступающего). Если он хотел донести до аудитории необходимость внимательно относиться к тому, какую воду они пьют, то выступление было удачным. Если у него была иная задача, то профессор с ней не справился. Мне вспоминается один из случаев в моей практике, связанный с избирательной кампанией. Один из кандидатов на пост депутата парламента обратился к нам после того, как выступив несколько раз перед избирателями, он получил неожиданную обратную связь. Он говорил, как ему казалось, о социальной политике региона, о краевом бюджете, а услышали и запомнили из выступлений только то, что «он очень успешно руководил крупным бизнесом». Это оказалось тем «крючком», который зацепил слушателей, тем раздражителем, к которому они не смогли остаться равнодушными. Это и стало посланием.
Публичное выступление необходимо
проектировать. Готовить. И определение
его целей, поиск и формулирование
послания – важнейший шаг на этом
пути. Понимание того, что смысл
наших выступлений всегда подвергается
искажениям, слышится и запоминается
людьми по-разному, заставляет уделять
особое внимание процессу общения. Причем,
в любой его форме: выступлению
на конференции, по телевидению или
разговору «с глазу на глаз».
Послание может существовать, даже когда
мы не задумываемся над этим. То, как поймут
наши мысли и сформулируют слушатели,
станет посланием. Нужно обратить на это
внимание, сформулировать его и постараться
донести. То есть, управлять им. В противном
случае оно будет неуправляемо нами. Чаще
всего, в одном коротком (до 15 мин.) выступлении
удаётся донести только одно послание.
Два – очень трудно. Три – почти невозможно.
Иллюзия того, что это получилось, пропадает,
когда по прошествии некоторого (даже
небольшого) времени мы поинтересуемся
у слушателя, о чем говорил выступающий.
Какие в его речи были главные мысли. Часто
назовется только одна мысль, и задача
оратора сделать так, чтобы она была именно
той, которую он задумал.
Более подробно о феномене послания («message»)
можно узнать из трудов специалистов по
коммуникациям, таких, как Герберт Маршалл
Маклюен. В своем труде «Understanding Media» он
впервые выделил и определил понятие «послания»,
указав при этом, что «media is the message». Образно
перевести на русский язык можно как «посланник
– и есть послание».
2. Аргументы.
Аргументы, они же доводы – это то,
на чем «держится» послание. Они отвечают
на вопрос «почему». Почему ваше послание
верно? Почему вы считаете это важным?
Почему вы это утверждаете?
Если продолжать использовать пример
с водой, то аргументы в нашем коротком
публичном выступлении должны отвечать
на вопрос «почему вредно пить сырую воду?»
Аргументами в этом случае могут быть
такие: «Потому, что это опасно. Микробы,
знаете ли, не дремлют». Или: «Потому, что
по данным статистики…» и дальше следует
солидная цифра, показывающая опасность.
«Потому, что чай вкуснее и полезней».
«Вода в вашем районе слишком жёсткая».
«Потому, что в городе все воду кипятят!»
И так далее. С каким бы сообщением не выступал
бы говорящий, его главная мысль должна
быть обоснована. Аргументы «держат» послание
на себе, подобно тому, как колонны удерживают
крышу.
На схеме не случайно количество
аргументов сведено к трем. Опытным
путем установлено, что это именно
то число, которое, в большинстве
случаев, достаточно для прочного обоснования
вашей мысли в глазах аудитории.
Хотя, их количество может быть любым,
отличным от нуля. Для коротких публичных
выступлений, для деловой среды
три – оптимальное число.
Аргументы могут (и должны) содержать метафору,
образ. Историю из жизни. Цифру. Важно отметить,
что в коротком выступлении не следует
употреблять много цифр. Они не запомнятся.
А одна цифра, на фоне отсутствия других, запомнится
всегда.
В обычной ситуации выступление развивается, как показано на схеме стрелкой. Оратор озвучивает главную мысль-послание, приводит аргументы и снова возвращается к посланию. В десятиминутном публичном выступлении полезно повторить послание, как минимум, дважды: в начале и в конце. Все помнят хрестоматийное высказывание Штирлица о том, что лучше всего запоминается начало и конец разговора.
3. Основания. (Принципы).
Третий элемент, из которого состоит
описываемая технология подготовки
публичных выступлений, носит название
«основания». В случае «идеального»
развертывания событий при
По-другому назвать эту часть схемы можно,
использовав слово «принципы». Имеются
в виду принципиальные, мировоззренческие
взгляды оратора. Его «картина мира».
«Пить сырую воду опасно. По статистике, в половине случаев это является причиной …» Тут говорящего прерывают выкриком: «Всегда пили воду из колодца! Всегда сырую! И наши деды и прадеды!» В этот момент оратору остается одно: отстаивать свои мысли, свое содержание. Он говорит: «Я понимаю это. Но жизнь меняется. Мой долг, как учёного, информировать вас о том, какие последствия её изменения важны для каждого из нас. Развитие цивилизации имеет побочный эффект, и качество грунтовых вод сегодня совсем не то, которое было при наших дедах и прадедах…» И так далее. Выступающий начинает раскрывать свое мировоззрение. Старается убедить. Он говорит о своих принципах: «как учёный, обязан сделать всё, чтобы донести до вас…» Он видит мир через призму своей деятельности, и, опираясь, основываясь на этом видении, решает задачи публичного выступления: информирует, изменяет устаревшую точку зрения, заставляет слушателей если не принять его доводы сразу, то, хотя бы, задуматься над ними.
Способ подготовки к публичным выступлениям «домик» хорош тем, что дает возможность структурировать содержание выступления и, при желании, уместить его на небольшом листке бумаги, который можно взять с собой на выступление. Однако, практически все специалисты по коммуникациям отговаривают своих клиентов выступать «по бумажке», и мы в том числе. Но даже подготовка выступления заранее по этой схеме дает устойчивый результат: содержание хорошо запоминается, оно понятно, логично, его элементы связаны друг с другом.
Таким образом, использовать такой метод подготовки или нет, брать с собой на выступление «бумажку» со схемой или нет – решать каждому самостоятельно. Тренинг публичного выступления дает навык подготовки, развивает привычку работать в центре внимания окружающих (другими словами, привычку быть на виду, на публике), знакомит с приемами и хитростями. Но главную работу для себя каждый человек проводит, когда выступает много и постоянно. Получая от этого удовольствие и эффект.