Технология создания презентации в среде MS PowerPoint

Оглавление

Введение 3

Глава 1. Использование презентаций  как вид технических средств  обучения в учебном процессе 5

1.1 Виды и задачи презентаций  5

1.2 Почему презентации  эффективны 12

Глава 2. PowerPoint – средство для создания презентаций 14

2.1 Создание презентации  с помощью Мастера автосодержания  14

2.2 Порядок создания презентации  на примере предприятия 18

Заключение 27

Список использованной литературы 28

ВВЕДЕНИЕ

Под презентацией подразумевается передача или представление аудитории новой для нее информации, т.е. в общепринятом понимании презентация — это демонстрационные материалы для публичного выступления. Всем известно, что перспектива публичного выступления на многих просто наводит парализующий ужас, компьютерная программа создания презентации как раз и позволит не заучивать все выступление назубок, да и слайды презентации будут канвой вашего выступления.

Компьютерная презентация - это  файл, в который собраны материалы  выступления, подготовленные в виде компьютерных слайдов.

К достоинствам слайдовой презентации  можно отнести:

-последовательность изложения. При помощи сменяющихся слайдов легко удержать внимание аудитории;tw-k-h

-возможность воспользоваться финальными шпаргалками. Презентация это не только то, что видит и слышит аудитория, но и заметки для выступающего - как расставить акценты, о чем не забыть,

-мультимедийные эффекты. Слайд презентации — это не просто изображение, в нем могут быть элементы анимации, аудио, видеофрагменты;

-транспортабельность. Дискета с презентацией гораздо компактнее рулона плакатов, при этом файл презентации можно легко переслать по электронной почте или опубликовать в Интернете.

Программы создания презентации по принципам работы находятся где-то посередине между текстовыми редакторами  и редакторами векторной графики.

Основными инструментами для подготовки и показа презентаций в мировой  практике являются программы PowerPoint компании Microsoft, CorelPresentations фирмы Corel и пакет StarOfllaj компании SterDivision GMBH.

Презентация представляет собой серию независимых страниц: если текст и иллюстрации не помещаются на одной странице, то избыток не переносится на новую страницу, а  теряется. Распределение информации по страницам презентации производит пользователь, при этом в его распоряжении имеется обширный набор готовых  объектов, Самое важное в программе  подготовки презентации — это  не число необычных возможностей, а простота выполнения и степень  автоматизации тех операций, которые  приходится выполнять чаще всего.

В пакет офисных программ MS Office фирмы Microsoft, наиболее популярный среди пользователей, входит программа создания презентаций MS PowerPoint, позволяющая достойно подготовиться к выступлению. С се помощью можно создавать презентации различных типов: на экране, на слайдах и на бумаге.

Данная тема актуальна  тем, что она способствует углубленному изучению ИТ, взаимосвязи РРТ с  другими офисными программами, содержит элементы дизайна, способствует развитию творческих способностей. РРТ способствует эффектному представлению работ, используется в различных сферах деятельности.

Цели и задачи изучения темы:

Цели:

1). Познакомить  с технологией компьютерной презентации,  расширить знания в области  ИТ, возможности применения РРТ  в различных сферах деятельности;

2). Развивать умение логично  и целенаправленно излагать свои  мысли, развивать навыки моделирования,  дизайна.

3). Развитие познавательного интереса, творческой активности, умение использовать  дополнительную литературу.

4). Связывать ИТ с другими  предметами.

Задачи:

Воспитательная: Развитие познавательного интереса, логического мышления.

Учебная: Развитие интереса к активной творческой деятельности, формирование навыков самостоятельной работы, работы с литературой, людьми, эффектное оформление и демонстрация своих работ в виде компьютерных презентаций.

Познавательная: Знакомство с современными компьютерными технологиями, их связь и применение в других сферах деятельности.

ГЛАВА 1. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ КАК  ВИД ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ ОБУЧЕНИЯ В УЧЕБНОМ ПРОЦЕССЕ

1.1 Виды и задачи  презентаций

Презентации дают возможность подать в привлекательном виде тщательно  подготовленную информацию и могут  быть использованы в различных целях:

1. Электронные презентации и  рекламные ролики. В этом случае  презентация создается с целью  рекламы, т.е. продвижения торговой  марки компании; распространения  информации о компании; повышения  узнаваемости и повышения имиджа, размещение рекламы сопутствующих  и дополняющих товаров, информационных  ресурсов по данной теме. Ролик  отличается от презентации линейным  представлением информации, то есть  в нем не предусмотрено взаимодействие  с пользователем, который в  этой ситуации является только  зрителем. Электронные презентации  и рекламные ролики - эффектный  и комфортный способ привлечь  внимание пользователей к товарам  и услугам как самой компании, так и ее партнеров и представителей.

Еще одно применение таких презентаций - подарочные издания и сувенирная продукция. На диске могут быть представлены достижения компании, описание производства, продукции и услуг, заслуги коллектива, описание прошлых мероприятий, тенденции  и планы развития, фото сотрудников, приветствие руководителя. Диск данного  вида можно использовать не только в качестве оригинального подарка  сотрудникам, партнерам и гостям, но и для представления своей  компании на рынке. Презентации могут  демонстрироваться на выставках, конференциях и семинарах, в офисах, в торговых залах.

2. Электронные каталоги. Такие презентации  могут быть использованы в  качестве каталога товаров и  услуг. Торговые представители  и менеджеры смогут использовать  весь материал целиком или  отдельные его части. Во всем  мире многие издательства и  компании постепенно переходят  от выпуска массивных рекламных  каталогов и других печатных  изданий к гораздо более эффективному  и экономичному мультимедиа CD-ROM. Это дает возможность распространять  большие объемы информации быстро, качественно и эффективно. С такой  презентацией Вашим менеджерам  проще будет общаться с клиентами,  потому что весь объем информации  может представлять презентация.

3. Обучающие и тестовые программы.  С помощью такой презентации  можно обучать сотрудников, слушателей  семинаров, курсов, и т.п. Такая  презентация может быть приложением  к технически сложной и наукоемкой  продукции. Она не только обучит, но и проконтролирует уровень  знаний.

4. Нормативно-техническая документация, методическая и сопутствующая  литература. Презентация может быть  использована в качестве оболочки  для удобного доступа к информации. Такая презентация может содержать  чертежи, технические паспорта, руководства  по эксплуатации и т.п. В  этом случае презентация обеспечивает  не только удобный доступ к  информации, но и позволяет существенно  экономить на тиражировании больших  объемов информации.

5. Визитная карточка. Электронная  визитная карточка с мультимедиа  презентацией необходимая вещь  для людей ведущих активный, публичный  образ жизни, бизнесменов, артистов, политиков, общественных деятелей. Любая "типографская " визитка  будет "проигрывать" электронной.  Это очень важный элемент Вашего  имиджа. Размер CD-диска электронной  визитной карточки, сопоставим с  размером обычной визитной карточки. Кроме этого возможна запись  на CD-диски заказной нестандартной  формы.

6. Бытовое использование мультимедиа  технологий. Срок хранения фотографий, и видеоизображения на магнитных  носителях (видеокассетах) ограничен.  Переведя эту информацию в  электронный вид (оцифровать), можно  увеличить срок ее хранения  без потери качества. А используя  мультимедийные технологии, сделать эту информацию более наглядной, "оживить ее". Один из возможных вариантов, применения мультимедийных технологий в бытовых целях это красиво оформленный Ваш семейный фотоальбом, с музыкальным сопровождением и Вашими комментариями.

Классификация презентаций по способу представления

Презентация, содержащая значимую информацию и сопровождаемая докладчиком

Фактически это – самостоятельная  презентация, несущая в себе всю  или большую часть информации, предназначенной для слушателей. Докладчик может сопровождать презентацию  небольшими комментариями. Для такой  презентации характерны следующие  черты.

1. Исходный интерес аудитории  к презентации неизвестен.

2. Презентация полностью или  частично может демонстрироваться  без сопровождения докладчиком.

3. Внимание аудитории сосредоточено  на информации, содержащейся в  презентации.

4. В подавляющем большинстве  случаев используется презентационное  оборудование.

5. Презентация представляется группе  слушателей.

6. Время представления презентации  чаще всего ограничено.

7. Возможно, что кроме вашей презентации,  аудитории будет предложено еще  несколько презентаций (презентации конкурентов, партнеров и т.п.).

Презентация, сопровождающая выступление докладчика

В данном случае основную информацию до аудитории доносит докладчик, презентация служит для уточнения  отдельных положений доклада, содержит большие массивы данных и т.п. Такую презентацию характеризуют  следующие черты.

1. Исходный интерес аудитории  к презентации неизвестен.

2. Внимание аудитории, главным  образом, сосредоточено на докладчике.

3. Презентация полностью управляется  докладчиком.

4. В большинстве случаев используется  презентационное оборудование.

5. Презентация представляется группе  слушателей.

6. Время представление презентации  чаще всего ограничено.

7. Возможно, что кроме вашей презентации,  аудитории будет предложено еще  несколько презентаций (презентации  конкурентов, партнеров и т.п.).

Презентация, предназначенная для самостоятельного просмотра пользователем

Такая презентация может размещаться, например, на презентационном компакт-диске  организации. Предполагается, что во время просмотра презентации  пользователь не будет иметь никаких  дополнительных источников информации. Кроме того…

1. Внимание пользователя сосредоточено  только на презентации.

2. Пользователь изначально заинтересован  презентацией.

3. Презентация полностью управляется  пользователем.

4. Чаще всего презентация просматривается  пользователем с экрана компьютера.

5. Презентация просматривается  одним пользователем или небольшой  группой пользователей.

6. Время представление презентации  чаще всего не ограничено и  зависит от интереса пользователя  к презентации.

7. Чаще всего пользователь просматривает  только одну презентацию.

Презентация, предназначенная для одновременного просмотра с экранов нескольких компьютеров группой пользователей

С распространением презентационного оборудования такие презентации  стали встречаться чрезвычайно  редко. Однако некоторое время назад  они были популярны, например, при  проведении разного рода занятий. Презентации  такого рода чаще всего сопровождались докладчиком или поддерживали выступление  докладчика. Для таких презентаций  характерны следующие черты.

1. Внимание аудитории постоянно  переключается от презентации  к докладчику и обратно.

2. Презентация управляется пользователем,  чаще всего – по указанию  докладчика.

3. Презентация демонстрируется  с экрана компьютера.

4. На каждом конкретном компьютере  с презентацией могут работать  несколько человек.

5. Время представление презентации  чаще всего ограничено, скорость «прохождения»  презентации зависит от работы всей аудитории.

Классификация презентаций по презентационному оборудованию

Презентация, демонстрируемая  с использованием мультимедийного проектора

1. Докладчик или ассистент докладчика  должен переключать слайды.

2. Качество воспроизведения презентации  зависит от большого количества  факторов – освещения, расстояния  от проектора до экрана, качества  проектора.

3. «Тонкая» графика может не  воспроизводиться проектором.

4. Информация на краях слайда  может быть не видна.

Презентация, демонстрируемая с прозрачных пленок

1. Докладчик или ассистент докладчика  должны менять пленки.

2. Рабочая зона проектора может  не совпадать с размерами слайда.

3. «Тонкая» графика, даже напечатанная  на пленках, может искажаться.

Презентация, распечатанная для распространения  среди слушателей

1. Слушатели имеют возможность  просмотреть презентацию, не дожидаясь  пояснений докладчика.

2. Докладчик должен иметь возможность  точно указывать на определенные  слайды презентации.

3. Распечатанные слайды, скорее  всего, останутся у слушателей.

4. Воспринимать информацию с  бумажного носителя гораздо легче,  чем, например, с экрана проектора.  Поэтому информации на слайдах  может быть относительно много.

Классификация презентаций по интерактивности

Линейная презентация

1. Слайды презентации сменяют  друг друга последовательно.

2. Пользователь пассивен, его участие  в управлении презентацией незначительно.

3. Внимание пользователя акцентируется  на просматриваемом слайде, содержание  просмотренных слайдов быстро  забывается.

4. Требования пользователя к  качеству потребляемой информации  невысоки.

Интерактивная презентация

1. Слайды презентации демонстрируются  в зависимости от действий  пользователя.

2. Пользователь активен и в  значительной степени управляет  ходом презентации.

3. Пользователь держит в памяти  значительную часть презентации,  рассматривая каждый слайд как  продолжение предыдущих.

4. Требования пользователя к  качеству потребляемой информации  высоки – он ожидает адекватной  реакции на производимый выбор.

Классификация презентаций по содержанию

Самые общие рекомендации, так как  изначально содержание не особенно известно.

Слушатель = пользователь

Презентация поддержки учебного процесса

1. Презентация часто является  частью учебного комплекса презентационных  материалов.

2. Презентация одновременно является  источником информации и средством  привлечения внимания слушателей.

3. Презентация должна быть технологична. Внесение изменений, тиражирование  и создание на ее основе  новых презентаций должны осуществляться  максимально просто.

4. Презентация должна быть универсальна  с точки зрения используемых  средств презентации (должна одинаково  эффективно использоваться с  использование мультимедиа-проектора,  с прозрачных пленок, будучи распечатанной  и т.д.)

Презентация проекта, продукта или услуги

1. Презентация имеет ярко выраженный  рекламный характер, какой бы  ни была содержащаяся в ней  информация, конечной целью она  имеет продажу представляемого  проекта, продукта или услуги.

2. Сюжет презентации зациклен  на проекте, продукте или услуге.

3. Представляться должен не только  товар, услугу или проект, но  и комфортный для конечного  потребителя способ взаимодействия  с ними.

4. Презентация должна быть, по  возможности, короткой.

Презентация информационной поддержки

1. Презентация используется для  создания постоянного информационного  фона на месте продаж, в офисе  и т.п.

2. Презентация зациклена.

3. Каждый пользователь контактирует  с презентацией непродолжительное  время и с произвольной ее  частью.

4. Любой интерес пользователя, возникший  при просмотре презентации, должен  быть удовлетворен.

Рекламно-информационная презентация организации

1. Презентация должна содержать  несколько информационных слоев,  рассчитанных на разных пользователей  с разной степенью интереса  к организации.

2. Презентация должна представляться  пользователю на привлекательном  носителе.

3. Презентация должна содержать  необходимую конечному пользователю  информацию (прайс-листы, договора  и т.п.) в удобном для обработки  виде.

4. Презентация должна содержать  максимально точную контактную  информацию.

Презентация-отчет

1. Значительную часть отчетной  информации придется укрупнять  и сокращать перед вводом в  презентацию.

2. Изначальное отношение аудитории  к презентации чаще всего известно  и должно быть учтено.

3. В каждом отчетном блоке  презентации должна быть жестко  выдержана схема «задачи –  действия – результаты – перспективы».

4. Часто, помимо вашей презентации,  аудитории будет предложено еще  несколько презентаций.

Презентации человека

Под презентацией человека понимается презентация, которая, независимо от своего содержания, имеет целью в максимально  выгодном свете представить аудитории  докладчика. Естественно, что эта  презентация рассказывает не о самом  человеке, а является, например, презентацией поддержки учебного процесса. Но поддерживает она этот процесс так, что аудитория  понимает, насколько серьезным специалистом является докладчик и что самим  все то, о чем он говорит, не сделать  никогда. Нужно приглашать докладчика.

1. Презентация должна изобиловать  описанием разных решений и  приемов, которые аудитория оценит, как эффективные и оригинальные.

2. Презентация должна давать  представление о качественной  и разносторонней подготовке  докладчика – в ней могут  присутствовать цитаты (даже ненужные), отсылки к известным произведениям  искусства, примеры из истории.

3. Презентация должна демонстрировать  опыт докладчика и давать сработать  принципу «Скажи мне, кто твой  клиент, и я скажу кто ты».  Часто бывает достаточно оговорки: «Когда я делал презентацию  «Альфа-Банка»…»

4. Презентация должна ошеломлять  аудиторию.

5. Презентация должна содержать  информацию, объединяющую аудиторию  и выступающего. Аналогом фразы  «Мы с тобой одной крови»  в данном случае может быть  отсылка к признанным в аудитории авторитетам, декларация разделяемых аудиторией принципов, и т.п.

Целью любой презентации является визуальное представление замысла  автора, максимально удобное для  восприятия конкретной аудиторией и  побуждающее ее на позитивное взаимодействие с объектом и/или автором презентации.

Задачи презентации вытекают из ее вида и способов ее представления  аудитории и, благодаря этому, формулируются  достаточно просто. Пример «вытекания»  представлен в таблице.

1.2 Почему презентации  эффективны

За последнее десятилетие в  мире произошла компьютерная революция. Компьютеры основательно вошли в  нашу жизнь. Многие сферы деятельности человека невозможно представить без  помощи компьютера. Бизнес, как одна из самых динамичных областей деятельности, тоже не остался в стороне от этого  процесса. В этой ситуации возникает  вопрос, как на компьютере максимально  удобно и эффективно представить  нужную вам информацию для другого  человека, чтобы облегчить его  общение с компьютером, привлечь его внимание, заинтересовать. Здесь  очень большую помощь могут оказать  современные мультимедиа технологии.

Известно, что человек большую  часть информации воспринимает органами зрения (~80%), и органами слуха (~15%) (это  давно замечено и эффективно используется в кино и на телевидении). Мультимедиа  технологии позволяют воздействовать одновременно на эти важнейшие органы чувств человека. Сопровождая динамический визуальный ряд (слайд-шоу, анимацию, видео) звуком, мы можем рассчитывать на большее  внимание со стороны человека. Следовательно, мультимедиа технологии позволяют  представлять информацию в максимально  эффективном виде.

В отличие от видео, мультимедиа  технологии позволяют управлять  потоком информации, т.е. могут быть интерактивны. Мультимедиа презентации  дают прямой доступ к информации. Пользователь может сразу видеть все содержание и переходить к тому, что его  заинтересовало. Извлечение информации не будет связано с большими затратами  труда и времени.

В отличие от других видов представления  информации мультимедиа презентации  могут содержать десятки тысяч  страниц текста и тысячи рисунков и фотографий, несколько часов  видео и аудио записей, анимацию и трехмерную графику, при этом обеспечивая  низкую стоимость тиражирования  и длительный срок хранения.

Среди имеющихся в настоящее  время инструментальных систем можно  найти различные по спектру предоставляемых  возможностей и сложности освоения, но обладающие одним общим недостатком: это коммерческие программные продукты, которые нужно где-то найти в  продаже и заплатить за них  достаточно «весомые» деньги. Однако, в большинстве случаев, учителю  требуется разрабатывать сравнительно несложные мультимедиа-приложения, «презентационного» характера, интерактивность  которых сводится лишь к реализации произвольной (нелинейной) траектории просмотра карточек. В этом случае вполне достаточно более простых  средств, например, входящего в комплект общераспространенного сегодня  пакета Microsoft Office стандартного приложения Power Point, рассматриваемого в этом случае уже не просто как система для подготовки коммерческих и др. презентаций, а как хотя и простая, но полноценная инструментальная среда.

ГЛАВА 2. POWER POINT – СРЕДСТВО ДЛЯ СОЗДАНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ

2.1 Создание презентации с помощью  Мастера автосодержания

В Microsoft Office для этого имеется превосходное средство — PowerPoint. С помощью этой программы мы можем подготовить выступление с использованием слайдов, которые потом можно напечатать на прозрачных пленках, бумаге, 35-миллиметровых слайдах или просто демонстрировать на экране компьютера или проекционного экрана, можно также создать конспект доклада и материал для раздачи слушателям.

PowerPoint создает файл презентаций, который имеет расширение имени РРТ и содержит набор слайдов. Программа предоставляет пользователю большое количество шаблонов презентаций на различные темы. Такие шаблоны содержат слайды, оформленные определенным образом. В поле слайда мы можем вставить свой текст, графику, а также таблицу и диаграмму. Кроме того, мы можем изменить художественное оформление любого шаблона презентации, выбрав дизайн по своему вкусу. При этом изменится только внешний вид презентации, а не его содержание. И, наконец, мы имеем достаточно времени и чувствуем в себе способности дизайнера, можем начать работу над презентацией “с нуля” — в PowerPoint для этого есть все средства.

Алгоритм создания презентации:

1. Собрать материал (фото, видео, музыка, тексты).
2. Создать папку и поместить в нее собранный материал.
3. Продумать дизайн (оформление, расположение материала на слайдах). Это определит количество слайдов.
4. В папке создать презентацию MS PowerPoint
5. Три слайда стандартные:

1-й слайд – титульный (заголовок,  авторы);

2-й слайд – содержание (оформляется  список (дизайн – любой), а затем  создаются гиперссылки);

3- й – слайд – заключительный (выводы, пожелания и т.д.).

6. Все остальные слайды – по вкусу, наносится информация фильма.
7. На каждом слайде выполняются эффекты анимации, способы появления текста, фото, шаблоны оформления. Использование любого шаблона зависит от цели презентации (лучше брать спокойный тон, чтобы текст был виден четко).
8. Оформляются гиперссылки.
9. На 1-й слайд наносится музыка, которая заканчивается на последнем.
10. Ставится режим показа.
11. Репетиция.
12. Пробный запуск и редактирование.
13. Если необходимо, то слайды распечатывают.
14. Сохранить презентацию в папке.