Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Тематическая и биографическая справка архива

Министерство образования и науки Российской Федерации

«ПОВОЛЖСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

имени П.А. СТОЛЫПИНА»

Филиал ФГОУ ВПО «ПАГС» в г. Ульяновске

КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Архивоведение»

на тему: «Тематическая и биографическая справка архива»

Выполнила:

студентка 5 курса, группы 501-Дз,

заочной формы обучения,

специальности: 032001.65

«Документоведение и ДОУ»

Дикарина Юлия Марсовна (Басырова)

Руководитель:

г. Ульяновск 2011

СОДЕРЖАНИЕ

Введение ………………………………………………………………………........3

Глава 1. Справки в системе использования архивных документов ……….........5

1.1. Общее представление об использовании архивных документов.…………5

1.2. Роль архивной справки в системе использования документов ……..…..…8

Глава 2. Общие свойства тематической и биографической справки...........…..11

Общие характеристики запросов ………………………………………....11
Виды запросов ……………………………………..………………...….....14

Глава 3. Исполнение запросов и выдача архивных справок в историческом архиве Омской области ……………………………………………………..……18

Заключение ………………………………………………………………...…...…21

Библиографический список ………………………………………..………….....23

ВВЕДЕНИЕ

Архивоведение – наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела.

Архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имеющий ценность для собственника.

Архивная справка – документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Целью курсовой работы является изучение справок в системе использования архивных документов и ознакомление с общими свойствами тематической и биографической справки.

Для полноценного раскрытия темы необходимо решение следующих задач:

Постановка целей использования архивных документов.
Характеристика основных архивных справок.
Анализ тематической и биографической справки.

Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Исполнение запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.

Исполнение запросов осуществляется в три этапа:

1. Прием запроса и работа с заявителем.

2. Поиск запрашиваемой информации.

3. Составление и выдача заявителю ответов на запросы.

Исполнение запросов граждан и организаций является одной из основных форм информационного обеспечения пользователей, которое предусматривает выявление архивом запрашиваемой информации по документам, подготовку и предоставление пользователям соответствующих информационных документов.

Запросы бывают четырёх видов:

- тематические;

- биографические:

- запросы генеалогического характера;

- запросы социально-правового характера.

При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов:

§ архивная справка;

§ архивная копия;

§ архивная выписка.

ГЛАВА 1. СПРАВКИ В СИСТЕМЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Общее представление об использовании архивных документов

В современном архивоведении основными направлениями использования архивных документов являются:

1. Укрепление российской государственности;

2. Удовлетворение информационных потребностей общества;

3. Обеспечение законных прав и интересов граждан.

Информирование и исполнение запросов руководителей организации и структурных подразделений, а также других организаций осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.

Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.

Основными формами использования документов архива являются:

информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;
исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;
использование документов в средствах массовой информации;
подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и другие;
выдача документов для работы в читальном зале архива;
выдача документов во временное пользование.

Информирование руководителей организации может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.

Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости документов в зависимости от запроса.

Информирование руководителей может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.

Перечень, письмо, справка, направляемые внутри организации, подписываются заведующим архивом; при выполнении запроса другой организации письмо, справка, перечень, тематическая подборка копий документов подписываются заведующим архивом и направляются с сопроводительным письмом за подписью руководителя организации¹.

Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Роль архивной справки в системе использования документов

Архивная справка – документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать:

наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы;
изложение существа запроса;
фамилию, имя и отчество обращающегося;
его адрес, контактные телефоны;
дату и личную подпись.

Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению, при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена.

В случае утраты документов, содержащих запрашиваемые сведения,

архив выдает справку о причинах их утраты, при необходимости заверенную

печатью архива.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива – не более 15 дней с момента регистрации обращения.

Запросы органов государственной власти, местного самоуправления, суда, прокуратуры, архивных учреждений Российской Федерации и частных лиц, относящих к льготным категориям граждан рассматриваются в первоочередном порядке на безвозмездной основе.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве, использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке организации.

В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках – их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях – только сокращенные.

В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).

Архивная справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива, право подписи справки устанавливается в положении о службе ДОУ или в положении об архиве организации. Справка заверяется печатью организации; второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архива и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.

Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством².

Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.

ГЛАВА 2. ОБЩИЕ СВОЙСТВА ТЕМАТИЧЕСКОЙ И БИОГРАФИЧЕСКОЙ СПРАВКИ

Общие характеристики запросов

Запрос – это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.

Исполнение запросов осуществляется в три этапа:

1. Прием запроса и работа с заявителем.

2. Поиск запрашиваемой информации.

3. Составление и выдача заявителю ответов на запросы.

При приеме запроса необходимо уделить внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов.

Если запрос относится к категории платных, следует известить об этом заявителя.

Государственный архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых запросов, запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления для использования в служебных целях, а также за научно-техническое информирование организаций системы Росархива и другое.

Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.

При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе гражданина справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

При поиске запрашиваемой информации следует помнить о сроках исполнения.

Срок пересылки непрофильного запроса в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или предоставление ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.

Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие запросы исполняются на основании просмотра описей, каталогов.

Срок исполнения запросов, требующих обращения к документам архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней³.

Архивная справка должна содержать в себе точное и ясное изложение имеющихся в документах сведений по запросу заявителя.

Из года в год возрастает количество запросов поступающих в архив от учреждений, организаций и граждан.

Виды запросов

Запросы бывают четырёх видов:

- Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Тематическими являются запросы имущественно-правового характера – подтверждение права наследования, владения имуществом, включая недвижимость и земельные участки, запросы о подтверждении факта рождения, смерти, бракосочетания. В запросе должно быть указано событие (факт), о котором требуется выявить сведения, время его совершения, наименование и дата необходимого документа, базовые биографические сведения о лице. Выделение земельного участка - необходимо указать время выделения земельного участка, ФИО лица, которому он был выделен, местонахождение участка, а также название организации выделившей участок.

Тематические запросы поступают в основном от организаций.

- Биографический запрос - запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.

- Запросы генеалогического характера - о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, история семьи, рода.

В запросе необходимо указать данные о лице, с которого необходимо начать поиск - деде, прадеде (ФИО, дату или год рождения, место рождения, место проживания, имена родителей, число детей в семье или первый ли ребёнок в семье, вероисповедание), а также всю имеющуюся информацию о лицах, о которых запрашиваются сведения (наличие братьев и сестёр, их имена, даты рождения, занятие родителей, бабушек, дедушек, места проживания, работы и другое).

- Запросы социально-правового характера - о подтверждении стажа работы, о заработной плате за определенный период времени, фактов рождения, бракосочетания и смерти, о награждении, раскулачивании, репрессиях и другие.

О подтверждении стажа работы - необходимо указать ФИО на момент работы в организации (при условии её отличия от ФИО заявителя), место работы (наименование предприятия, структурного подразделения), время работы в организации (по возможности - номера приказов о назначении и увольнении); желательно приложить к запросу копии страниц трудовой книжки с записями о времени работы в организации.
О подтверждении фактов рождения, бракосочетания и смерти - необходимо указать ФИО на момент рождения, брака, смерти (женщинам - девичью фамилию), точную дату события или примерный год, место события.
О награждении - необходимо указать ФИО на момент награждения, наименование награды, место работы на момент награждения, год награждения.
О раскулачивании - необходимо указать ФИО раскулаченного лица, возраст, состав его семьи, место проживания.
О репрессиях - необходимо указать ФИО репрессированного лица, возраст, место рождения, проживания, время репрессии.

Они делятся на три группы:

служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти;
от физических и юридических лиц;
запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские⁴.

Вообще, некоторые архивы принимают не только социально-правовые запросы, составленные на бумаге, но и отправленные по электронной почте, а некоторые – даже по телефону.

§ архивная справка;

§ архивная копия;

§ архивная выписка.

Помимо основных форм ответов на запросы, архив может составлять информационное письмо либо по собственной инициативе, либо в ответ на запрос пользователя. Письмо содержит сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.

При исполнении тематических запросов организаций и граждан в государственном архиве могут создаваться такие информационные документы, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов.

Тематический перечень документов – систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных.

Тематическая подборка документов – комплект копий документов или цитат из документов на данную тему.

Тематический обзор документов – информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.

Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов.

Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом⁵.

Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

ГЛАВА 3. ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ И ВЫДАЧА АРХИВНЫХ СПРАВОК В ИСТОРИЧЕСКОМ АРХИВЕ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

В бюджетном учреждении Омской области «Исторический архив Омской области» по исполнению запросов работает 2 отдела:

- Отдел использования и публикации документов;

- Отдел по обращениям граждан и исполнению социально-правовых запросов.

Отдел использования документов состоит из трех участков:

Участок публикации;
Фотоучасток;
Читальный зал.

Участок публикации осуществляет следующие виды работ: