Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Теоретические аспекты формирования неформальных групп на предприятии

Введение.

Острый интерес к группе и к процессам, происходящим внутри нее, возник еще в 20 веке, и это вполне понятно и объяснимо. Понимание того, как создаются и развиваются группы, как они работают, в чем их особенность, как ими управлять, как применять в процессе организационного развития, становится важным для всего большего круга специалистов в области работы с людьми: не только, психологам и социологам, но и предпринимателям, менеджерам, консультантам по управлению и организационному развитию [1].

Проблемы группы - один из важнейших вопросов в социальной психологии и менеджменте. Поэтому важно изучать группы, законы их развития и функционирования, так как без понимания этих законов невозможно эффективное управление и функционирование группы. Это и объясняет актуальность выбранной темы.

Актуальность данного исследования определила цель и задачи работы. Целью данной курсовой работы является определение проблем, возникающих при формировании неформальных групп в менеджменте. Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

Рассмотреть теоретические аспекты данной темы;
Проанализировать деятельность гостиницы «Моряк»;
Выделить все имеющиеся на предприятии неформальные группы;
Выявить недостатки в деятельности данной организации, связанные с выбранной темой;
Разработать необходимые рекомендации.

Перед тем как приступить к раскрытию данной темы был выбран объект и предмет изучения. Объектом является гостиница «Моряк», предметом – влияние неформальных групп на деятельность организации.

Была выбрана следующая структура курсовой работы. Работа состоит из трех разделов: первый раздел содержит теоретические аспекты данной темы, второй раздел представляет собой анализ деятельности предприятия и ее проблем, третий раздет содержит разработанные рекомендации на основе выявленных проблем. Так же работа содержит введение, заключение и список используемой литературы, включающий в себя 11 наименований.

Раздел 1. Теоретические аспекты формирования

неформальных групп на предприятии.

1.1 Понятие групп в организации.

Группа является достаточно гибким и подверженным влиянию обстоятельств явлением. Однако широко принят достаточно общий взгляд на группу, как на относительно обособленное объединение небольшого количества людей (обычно не более десяти), находящихся в достаточно устойчивом взаимодействии и осуществляющих совместные действия в течение достаточно долгого промежутка времени. Взаимодействие членов группы базируется на некоем общем интересе и может быть связано с достижением общей цели. При этом группа обладает определенным групповым потенциалом либо групповыми возможностями, позволяющими ей вступать во взаимодействие с окружением и адаптироваться к изменениям, происходящим в окружении.

Характерными особенностями группы являются следующие. Во-первых, члены группы идентифицируют себя и свои действия с группой в целом и тем самым во внешних взаимодействиях выступают как бы от имени группы. Человек говорит не о себе, а о группе в целом, употребляя местоимения мы, у нас, наши, нам и т.п. Во-вторых, взаимодействие между членами группы носит характер непосредственных контактов, личного разговора, наблюдения поведения друг друга и т.п. В группе люди непосредственно общаются друг с другом, придавая формальным взаимодействиям «человеческую» форму. В-третьих, в группе наряду с формальным распределением ролей, если таковое существует, обязательно складывается неформальное распределение ролей, обычно признаваемое группой. Отдельные члены группы берут на себя роль генераторов идей, другие склонны к координации усилий членов группы, третьи заботятся о взаимоотношениях в группе, о поддержании хорошего климата в коллективе, четвертые следят за тем, чтобы был порядок в работе, все выполнялось в срок и доводилось до конца. Есть люди, которые выполняют роль структуризаторов, они ставят перед группой цели, отслеживают влияние окружения на решаемые группой задачи.

Эти и другие роли группового поведения люди выполняют в соответствии с их способностями и внутренним призванием. Поэтому в хорошо функционирующих группах обычно создаются возможности для того, чтобы человек мог вести себя в соответствии со своими способностями к групповым действиям и органично присущей ему определенной ролью члена группы.

Существует два типа групп: формальные и неформальные. Оба эти типа групп имеют значение для организации и оказывают большое влияние на членов организации.

Формальные группы обычно выделяются как структурные подразделения в организации. Они имеют формально назначенного руководителя, формально определенную структуру ролей, должностей и позиций внутри группы, а также формально закрепленные за ними функции и задачи. Формальные группы могут быть сформированы для выполнения регулярной функции, как, например, бухгалтерия, а могут быть созданы для решения определенной целевой задачи, например, комиссия по разработке какого-либо проекта.

Существуют следующие типы формальных организаций:

Командные группы (группы руководителей), которые представляют собой основное руководство предприятия, то есть высший уровень управления;
Рабочие (целевые) группы, имеющие, как правило, одно и то же задание, объединенные едином видом деятельности и обладающие относительной самостоятельностью в планировании своего труда (бухгалтеры, конструкторы);
Комитеты, которые создаются с целью выполнения оперативной задачи или решения какой-то проблемы. Чаще всего они носят временный характер. Однако бывают и постоянные комитеты (ревизионная комиссия, исполнительный комитет) [2,252].

Неформальные группы создаются не распоряжениями руководства и формальными постановлениями, а членами организации в соответствии с их взаимными симпатиями, общими интересами, одинаковыми увлечениями, привычками и т.п. Данные группы существуют во всех организациях, хотя они не представлены в схемах, отражающих строение организации, ее структуру. Неформальные группы обычно имеют свои неписаные правила и нормы поведения, люди хорошо знают, кто входит в их неформальную группу, а кто нет. В неформальных группах складывается определенное распределение ролей и позиций. Обычно эти группы имеют явно или неявно выраженного лидера. Во многих случаях неформальные группы могут оказывать на своих членов влияние, равное или даже большее, чем формальные структуры.

Формальные и неформальные группы взаимодействуют между собой. Неформальные группы оказывают влияние на политику формальных. Взаимодействие этих групп может быть представлено в виде простейшей модели – модели Хоманса.

Рисунок 1.

В этой модели под видами деятельности понимаются задачи, выполняемые людьми. В процессе выполнения этих задач люди вступают во взаимодействие, которое, в свою очередь, способствует появлению положительных и отрицательных эмоций в отношении друг друга и начальства. Эти эмоции влияют на то, как люди будут осуществлять свою деятельность и взаимодействовать в будущем. Модель Хоманса показывает, как из процесса управления – поручений и заданий, вызывающих взаимодействие, возникают неформальные группы, она подчеркивает необходимость управления неформальной группой, которая влияет на эффективность формальной группы [3,200].

Почему возникают группы, что заставляет людей формировать группы и входить в них? Данные вопросы очень важны для понимания поведения человека в организации. Очевидно, что группы возникают в организации и функционируют как обособленные структурные подразделения в связи с тем, что в результате разделения труда выделяются отдельные специализированные функции, требующие для своего выполнения определенной совокупности людей, обладающих определенной квалификацией, имеющих определенную профессию и готовых в системе совместной деятельности выполнять определенную работу. Аналогичная ситуация наблюдается при формировании групп, призванных решать целевые задачи.

Но это только одна сторона процесса появления групп в организации. Обычно она приводит к формированию формальных групп.

Другой важной причиной формирования групп является естественное стремление человека к объединению с другими людьми, к формированию устойчивых форм взаимодействия с людьми. Группа дает человеку ощущение защищенности, от группы он ждет поддержки, помощи в решении своих задач и предостережения. В группе человеку легче добиться «вознаграждения» в виде признания, похвалы или же материального поощрения. В группе человек учится, перенимая опыт других, лучше осознавая свои возможности и потенциал. Группа придает человеку больше уверенности в себе во внешних взаимодействиях, способствует развитию его айдентити¹. Наконец, группа предоставляет человеку возможность препровождения времени в приятном для него окружении, возможность избежать одиночества и состояния потерянности, ненужности. Каждый человек стремится к тому, чтобы быть любимым кем-то, нужным кому-то, принадлежать кому-то, и группа может быть источником решения этих проблем человека [4,105-106].

1.2 Неформальные группы в организации, их роль.

Неформальные группы – это спонтанно образующиеся группы людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенной цели. Трудовая среда очень благоприятна для образования таких групп. Благодаря формальной структуре организации и ее задачам одни и те же люди обычно собираются вместе каждый день, задачи, которые они решают, заставляют их часто общаться и взаимодействовать друг с другом. Естественным результатом этого интенсивного социального взаимодействия является спонтанное возникновение неформальных групп. В большой формальной организации существует не одна неформальная группа. Большинство из них свободно объединены в своего рода сеть – неформальную организацию.

Неформальные группы в некоторой степени подобны формальным – в них имеется иерархия, лидеры и задачи. В спонтанно возникших группах имеются написанные правила, называемые нормами, которые служат для членов организации эталонами поведения. Эти нормы подкрепляются системой поощрений и санкций. Неформальная группа является спонтанной реакцией неудовлетворенные индивидуальные потребности. Тип и структура неформальной организации являются результатом социального взаимодействия.

Причины вхождения в неформальные организации состоят в том, что принадлежности к неформальным группам может дать людям психологические выгоды, не менее важные, чем получаемая заработная плата:

чувство принадлежности;
взаимопомощь;
взаимная защита;
тесное общение;
взаимная заинтересованность.

Принадлежность является первой причиной вступления в неформальную группу, поскольку она – одна из самых сильных эмоциональных потребности. Люди, чья работа не дает возможности устанавливать и поддерживать социальные контакты, обычно неудовлетворенны. В большинстве формальных организаций людей лишают возможностей социальных контактов [3,198].

В многих ситуациях люди могут легче получить помощь у своих коллег, чем у начальства, что является важным мотивом вступления в неформальные группы. Например, рабочий-новичок, скорее, попросит другого рабочего объяснить ему, как выполнить ту или иную операцию. Получение помощи от коллеги полезно обоим: и тому, кто получил ее, и тому, кто ее оказал. В результате оказания помощи дающий ее приобретает престиж и самоуважение, а получающий – руководство к действию.

Основанная на силе единства защита осознается большинством людей и побуждает их вступать в те или иные группы. Защитная функция приобретает наиболее важное значение, когда начальству не доверяют. Руководители также образуют неформальные организации для защиты «своей зоны» от вторжения других подразделений организации. Например, сотрудники отдела маркетинга могут потребовать добиться прерогатив, которые обычны для финансовых подразделений, и использовать при этом такие способы, как неформальные собрания для выработки путей борьбы с «врагом».

Людям необходимо общение, чтобы знать, что происходит вокруг них. Но во многих формальных организациях система внутренних контактов слаба, случается, что руководство скрывает от своих подчиненных определенную информацию. Потому одной из причин принадлежности к неформальной организации является доступ к неформальной информации – слухам.

Общение и симпатии – это потребности людей, которые они могут удовлетворить, присоединяясь к неформальным группам для того, чтобы быть ближе к тем, кому они симпатизируют. Люди работающие вместе, часто имеют много общего и испытывают симпатию друг к другу, они могут ходить вместе обедать, обсуждать работу, личные дела во время перерывов, обращаться к начальству с просьбой о повышении заработной платы и улучшении условий работы. Исследования показывают, что люди склонны устанавливать более тесные отношения с другими людьми, находящимися в непосредственной близости к ним, чем с теми, кто находиться на расстоянии нескольких метров.

Свойства неформальных групп отличаются от свойств формальных организаций, к ним относятся такие характеристики, как:

социальный контроль;
сопротивление переменам;
наличие неформальных лидеров.

Социальный контроль – это установление и укрепление групповых эталонов приемлемого и неприемлемого поведения. Чтобы быть принятым группой и сохранить в ней свое положение, личность должна соблюдать эти нормы. В неформальной организации имеются свои правила, они могут касаться характера одежды, поведения, приемлемых видов работы и правил поведения. Несоблюдения этих норм может жестоко караться, тех, кто их нарушает, может ждать отчуждение. Социальный контроль, осуществляемый неформальной организацией, может оказать положительное влияние и способствовать достижению целей формальной организации.

Типичным в неформальных организациях является сопротивление переменам. Это объясняется тем, что перемены могут нести в себе угрозу дальнейшему существованию неформальной организации. Реорганизация, внедрение новой технологии, появление большой группы новых сотрудников может привести к распаду неформальной группы. Подчас такие изменения могут дать возможность конкретным группам добиться положения и власти. Например, группа управляющих среднего уровня может сопротивляться внедрению компьютеров, опасаясь, что эта техника отнимет у них работу. Поскольку люди реагируют не на то, что происходит по их представлению, предлагаемое изменение может показаться группе гораздо более опасным, чем оно есть на самом деле.

Неформальными группами руководят неформальные лидеры. Эти лидеры приобретают свое положение, добиваясь власти и применяя ее к членам группы, подобно руководителям формальной организации. Существенных различий в средствах, применяемых лидерами формальных и неформальных организаций для оказания воздействия, по сути нет. Отличает только то, что лидер формальной организации имеет поддержку в виде делегированных ему официальных полномочий и обычно действует в отведенной ему конкретной функциональной области. Опора неформального лидера – признание его группой. В своих действиях он делает ставку на людей и их взаимоотношения. Сфера влияния неформального лидера может выходить за административные рамки формальной организации. Лидеры иногда могут получать формальные должности.

Неформальный лидер имеет две первостепенные функции:

помогать группе в достижении ее целей;
поддерживать и укреплять существование группы.

Иногда эти функции выполняются разными людьми, один обеспечивает достижение целей группы, другой – социальное взаимодействие [3,200].

Неформальные группы представляют собой средство защиты от «структуры» формальной власти и неприемлемыми нормами. Они представляют собой адаптацию людей к реальности.

Внутри неформальной группы между некоторыми ее членами возникает чувство симпатии, определяя настоящие структуры, элементарные формы которых можно описать:

Пара: два индивида взаимно симпатизируют друг другу. Часто один из них бывает лишь спутником другого. Именно через него он связан с группой.

Рисунок 2.

Треугольник: три индивида симпатизирует друг другу. Треугольник, маленькое, тесно связанное ядро – это начальная стадия «ватаги».

Рисунок 3.

Квадрат: может быть совокупность пар. Все отношения не обязательно имеют одинаковую интенсивность.

Рисунок 4.

Цепочка: это линейная связь между рядом индивидов.

Рисунок 5.

Звезда: центральный индивид, к которому тяготеет некоторое число других индивидов. Неформальный лидер, находящийся в центре [5,68].

Рисунок 6.

Неформальные группы незаметно «вырастают» из дружеских отношений и отношений, не определенных организационной схемой. Для организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали.

1.3 Проблемы, возникающие при организации неформальных групп на предприятии.

Главная проблема, осложняющая управление неформальными группами - невысокое мнение о них в среде менеджеров. Некоторые неформальные группы могут вести себя так, что это будет мешать достижению формальных целей, могут способствовать сопротивлению всяким переменам, распространять ложные слухи, порочащие руководство. Такие случаи часто мешают руководителям видеть огромные потенциальные выгоды от неформальных организаций.

Например, для того чтобы быть членом группы, надо работать в организации, и преданность группе может перейти в преданность организации. Цели группы могут совпадать с целями формальной организации, а нормы эффективности неформальной организации могут превышать нормы формальной организации. Дух коллективизма, характерный для некоторых организаций и порождающий сильное стремление к успеху, часто произрастает из неформальных взаимоотношений. Неформальные каналы связи могут помогать организации, дополняя формальную систему коммуникаций.

Теоретики менеджмента предлагают следующий подход к неформальным группам и организациям:

признавать существование неформальной организации и работать с ней;
выявить неформальных лидеров и управлять ими;
выслушивать мнения членов и лидеров неформальных групп, работать с ними, поощряя тех, кто способствует достижению целей предприятия;
принимая решения, оценивать их возможное отрицательное воздействие на неформальную организацию;
чтобы ослабить сопротивление переменам неформальной организации, привлекать ее группы к участию в принятии решений;
быстро выдавать точную информацию, тем самым препятствуя распространению слухов;
необходимо попытаться объединить цели неформальной и формальной организации [3,201].

Цена дружбы не имеет ничего общего с формальными отношениями и компетентностью, но их влияние на дело формальной организации может быть весьма существенным. И, когда задействовано большое количество людей, власть неофициальной группы заметно усиливается. Наиболее распространенное использование и злоупотребление этой властью выражается в форме неофициального общения (так называемый «тайный» телеграф). Ни одни новости не передаются так быстро, как по неформальным каналам. Это один из способов, с помощью которого неформальная группа осуществляет свою власть (неформальная коммуникация).

Другой способ, которым пользуется неформальная группа для того, чтобы проявить свою власть, - это ее способность действовать или бездействовать. В практике управления имеется немало примеров. Когда организации были поставлены «на колени» несанкционированным менеджментом (сюда не включаются забастовки, так как они санкционированы профсоюзом и носят законный характер).

Несанкционированное установление производственных норм – это один из путей, благодаря которому неформальные группы оказывают негативное влияние на людей. Вместе с тем некоторые организации могут быть спасены, так как неформальные группы могут работать более усердно, чем установлено нормами. Суть состоит в том, что неформальная группа может работать на то, чтобы продвигать вперед или тормозить развитие организации. Задача менеджера состоит в том, чтобы минимизировать влияние этих групп и направлять в нужное русло их власть.

Влияние неформальных отношений может контролироваться, но, чтобы этого добиться, менеджер может иметь четкое представление о том, как и почему функционирует неформальная организация. Когда у менеджера возникает базовая мотивация функционирования неформальной группы, тогда у него появляется возможность разработки соответствующей стратегии поведения.

Для начала менеджер должен понять, что неформальные организации порождаются основным принципом человеческой психики: они образуются и развиваются тогда, когда люди взаимодействуют между собой. В основе их деятельности лежит концепция малых групп. Взаимодействие порождает чувства, а из чувства рождается консенсус. Взаимодействие людей и составляет базис неформальной группы [6,28].

Раздел 2. Анализ деятельности.

2.1 Информация о предприятии.

Гостиница «Моряк» является самостоятельным структурным подразделением, входит в состав Административно-хозяйственной службы Департамента социальной политики ОАО «Мурманское морское пароходство». В свою очередь «Мурманское морское пароходство» - это Открытое акционерное общество, которое является коммерческой организацией, уставный капитал которой разделен на определенное число акций, удостоверяющих обязательственные права участников общества (акционеров) по отношению к обществу.

В своей работе сотрудники гостиницы «Моряк» руководствуются действующим законодательством, приказами, инструкциями, распоряжениями ОАО ММП, а так же положением о гостинице. Данная организация имеет штамп и круглую печать установленного образца.

Основными направлениями деятельности гостиницы являются: предоставление гостиничных услуг и предоставлений помещений в аренду. Номерной фонд гостиницы – 115 номеров различной категории комфортности, расположенных на 3,4,5 этажах комплекса. Остальные шесть этажей заняты помещениями, которые сдаются в аренду.

В соответствии с основными направлениями деятельности на гостиницу «Моряк» возлагается выполнение следующих задач:

достижение и поддержание максимально возможного уровня качества оказываемых услуг;
создание условий повышения экономической эффективности и снижения непроизводительных затрат от предоставления гостиничных и прочих услуг;
правильная техническая эксплуатация здания с соблюдением правил противопожарной безопасности, поддержание надлежащего производственного порядка, санитарной и технической безопасности.

Данные задачи определили функции выполняемые гостиницей «Моряк»:

обеспечивать соблюдение правил регистрации поселяющихся граждан, паспортного режима;
создавать и поддерживать условия для проживания, соответствующие санитарным и гигиеническим нормам и правилам;
обеспечивать жилые комнаты гостиницы мебелью, инвентарем, оборудованием в соответствии с утвержденными нормативами;
организовать работу по предоставлению помещений в аренду;
контролировать соблюдение арендаторами условий договора аренды;
контролировать своевременность внесение платы за проживание, пользование помещениями, дополнительные услуги проживающими и арендаторами;
обеспечивать сохранность и содержание в исправном состояний помещений и имущества в соответствии с правилами и нормами эксплуатации, бесперебойную работу оборудования, благоустройство и комфортность, соблюдение санитарно-технических и противопожарных требований;
принимать меры к своевременному устранению неисправностей в работе оборудования, делать заявки на проведение текущих, капитальных ремонтов;
обеспечивать экономное и рациональное использование тепла, электроэнергии, воды;
обеспечивать ведение и своевременное предоставление установленной отчетности;
изучать рынок аналогичных услуг, анализ тенденций его развития, готовить предложения по установлению тарифов на оказываемые услуги.