Теоретические основы аудита расчетов с подотчетными лицами

Содержание

Введение                                                                                                                   3

1 Теоретические основы  аудита расчетов с подотчетными  лицами                  5

1. Законодательное и нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными лицами                                                                                       5
2. Основные задачи аудита расчетов с подотчетными лицами                        7
3. Нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами                                11
2. Аудит расчетов с подотчетными лицами на примере предприятия ОАО «Воронежская макаронная фабрика»                                                             14
1. Организационно-экономическая характеристика организации                  14
2. Вопросник, план и программа аудитора проверки расчетов с подотчетными лицами                                                                                     18
3. Основные контрольные процедуры                                                               24
4. Порядок подготовки и составления аудиторского заключения                  29

Заключение                                                                                                             35

Список использованных источников                                                                   37

Введение

 В соответствии со ст. 1 Федерального закона №307 Российской Федерации «Об аудиторской деятельности», аудит – независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности.

Учет расчетов с подотчетными лицами является важным элементом в  системе бухгалтерского учета. 

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы  на мелкие хозяйственные расходы  и на расходы по командировкам. Данные суммы выдаются во всех организация, они могут быть начислены на карточку или выдаваться наличными. Порядок  выдачи денег под отчет, размер авансов  и сроки, на которые они могут  быть выданы, установлены правилами  ведения кассовых операций. Помимо денежных средств работникам могут  выдаваться под отчет банковские корпоративные карты для оплаты представительских, командировочных  и некоторых других расходов. При  сдаче отчетов о произведенных  расходах подотчетные лица в этом случае в качестве оправдательных документов дополнительно обязаны представить  сметы, квитанции электронных терминалов, квитанции банкоматов. Это обусловило актуальность выбранной темы.

Изучение выбранной темы предполагает достижение следующей  цели – рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами и определить его роль в деятельности организации.

Цель предполагает решение  следующих задач:

дать понятие учета  расчетов с подотчетными лицами;

определить нормативные  и законодательные документы, регламентирующие объект проверки;

рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами;

выяснить типичные ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами, дать им характеристику;

проанализировать полученный материал и сделать выводы.

Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Воронежская макаронная фабрика». Период фактической  проверки с 01.12.12-29.12.2012г.

Работа состоит из двух разделов, включает список источников из 18 наименований, изложена на 38 страницах машинописного текста.

1. Теоретические основы аудита расчетов с подотчетными лицами

1.1 Законодательное и нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными лицами

Законодательство не содержит определений понятий "подотчетное  лицо" и "подотчетные суммы". Однако из норм Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета следует, что подотчетные лица - это лица, с которыми у работодателя есть трудовые отношения, то есть сотрудники организации, которые получают денежные средства под отчет для последующих расходов на определенные цели в интересах выдавшей организации. Соответственно, денежные средства, выданные подотчетным лицам, называются подотчетными суммами [1].

Контроль расчетов с подотчетными лицами - это проверка полноты, достоверности  и точности отражения в учете  и отчетности расчетов за проверяемый  период, а также соблюдения законодательных  и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета и составления  отчетности.

Основные законодательные  и нормативные акты, используемые при расчетах с подотчетными лицами:

Закон РФ «О бухгалтерском  учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. (ред. от 03.11.2006);

Закон РФ «Об аудиторской  деятельности» от 30 декабря 2008 г. № 307-ФЗ;

Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в ред. Федеральными законами от 30.12.2008 № 309-ФЗ и от 30.12.2008 № 313-ФЗ);

Налоговый кодекс РФ часть  первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ (ред.26.11.2008 г.), и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ (в ред. От 30.12.2008 г.);

Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 июля 1999 г. № 43н) (в редакции Приказа  Минфина РФ от 18.09.2006 №115н);

Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. № 32н) (с изменениями от 30 декабря 1999 г., 30 марта 2001 г.));

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749;

План счетов бухгалтерского учета (Приказ МФРФ №94н от 31 октября 2000г.).

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным  лицам отражают по дебету счета 71 и  кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера  расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется по каждой авансовой выдаче.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В  дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника.

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.

По возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением  оправдательных документов задолженность  подотчетных лиц списывают с  кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают  на счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную  — на прибыль (дебет счета 71, кредит счета 80), отрицательную — на убыток (дебет счета 80, кредит счета 71).

1.2 Основные задачи аудита  расчетов с подотчетными лицами

Цель аудита расчетов с  подотчетными лицами — установление правильности и достоверности данных операций и определение их влияния  на финансовую (бухгалтерскую) отчетность, установление соответствия применяемой  в организации методики учета  и налогообложения по этим операциям  нормативным документам, действующим  в Российской Федерации[3].

Достижение поставленной цели обуславливает  решение следующих задач:

• рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;
• подтверждение своевременности погашения и правильности отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов по подотчетным суммам;
• проверка порядка проведения инвентаризации расчетов;
• на основании полученных знаний провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами и сделать выводы по ведению учета и осуществлению контроля над расчетами с подотчетными лицами.[15]

Раскрытие информации в рамках поставленных задач опирается на соответствующие  источники, с помощью которых  аудитор может получить ответ  о предмете проверки.

Источниками информации для  аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами могут быть как внешними, к ним относят  сообщения третьих лиц о проведении расчетов с аудируемым предприятием, информация о курсах иностранных  валют, установленных Центральным  банком Российской Федерации, так и  внутренние. К внутренним источникам относится:

перечень подотчетных  лиц, утвержденный приказом руководителя предприятия на текущий год;

заявления на имя руководителя организации от подотчетных лиц  о выдаче необходимых сумм под  отчет;

приказы руководителя о разрешении выдачи подотчетным лицам необходимых  сумм под отчет;

приказы руководителя предприятия  о направлении работников в командировки;

командировочные удостоверения  работников предприятия;

расходные кассовые ордера (по выданным подотчетным суммам);

авансовые отчеты и приложенные  к ним оправдательные документы (билеты, проездные документы, товарные чеки, счета за гостиницу, кассовые чеки, бланки строгой отчетности и  др.);

отчеты о командировках, предоставляемые работниками по возвращении из командировок;

акты на списание в производство материалов, купленных за счет подотчетных  сумм;

журнал-ордер №7 или другие аналитические регистры, если же на предприятии автоматизированный учет, то используются аналитические карточки счета 71;

Главная книга организации, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты, сальдо;

Бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс организации, строки 240, 625; отчет о движении денежных средств строка «Средства, направленные на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных  активов» и т.д

Во время аудиторской  проверки расчетов с подотчетными лицами устанавливается:

- правильность списания  затрат с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами";

- правильность списания  задолженности по подотчетным  лицам;

- правильность составления  бухгалтерских проводок;

- соответствие данных  бухгалтерских регистров по балансовому счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" записям в Главной книге и бухгалтерском балансе.

При проведении проверки правильности отражения в регистрах бухгалтерского учета исследуются регистры бухгалтерского учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", по счету 50 "Касса", авансовые отчеты и другие первичные документы[8].

При аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами используются различные методы получения аудиторских  доказательств:

наблюдение или участие  в инвентаризации;

наблюдение за выполнением  хозяйственных или бухгалтерских  операций;

устный опрос;

получение письменных подтверждений;

проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;

проверка арифметических расчетов;

анализ.

Указанные методы применяются  к различным объектам контроля и  служат для выявления одного или  нескольких возможных нарушений

1.3 Нарушения в учете  расчетов с подотчетными лицами

Нередко в организациях допускаются ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и  отсутствия контроля за учетом расчетов данного вида. Данные ошибки значительно  влияют на налогообложение организации, следует их избегать.

Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с  подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом [4]:

1. Нарушение порядка выдачи  подотчетных сумм:

выдача денежных средств  лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут  быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

выдача денежных средств  из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

выдача денег под отчет  лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;

выдача подотчетных сумм без определения срока, на который  выдана подотчетная сумма;

несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

систематическая выдача подотчетных  сумм без производственной необходимости  с последующим возвратом их в  кассу;

списание подотчетных  сумм по первичным документам неустановленной  формы;

списание подотчетных  сумм по неправильно оформленным  первичным документам;

списание подотчетных  сумм при отсутствии первичных документов;

списание подотчетных  сумм по первичным документам, выписанным на другое лицо.

2. Нарушения при оформлении  командировочных расходов:

отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

отсутствие командировочных  удостоверений с отметкой в месте  пребывания в командировке;

несоблюдение установленных  норм командировочных расходов;

отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных  норм;

отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушение порядка налогообложения  при оформлении командировочных  расходов - некорректное выделение  НДС в суммах командировочных  расходов.

4. Нарушение при приобретении  материальных ценностей, оплате  работ, услуг подотчетными лицами - выделение сумм НДС расчетным  путем от стоимости материальных  ценностей, приобретенных за наличный  расчет в розничной торговой  сети и без приложения счета-фактуры.

5. Нарушения порядка учета  представительских расходов:

несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

отсутствие учета представительских  расходов в пределах норм и сверх  норм.

6. Нарушения порядка ведения  синтетического учета расчетов  с подотчетными лицами:

некорректное составление  бухгалтерских записей по операциям  расчетов с подотчетными лицами;

неправильное выведение  остатков на конец отчетного периода;

ведение журнала-ордера N 7 не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме;

несоответствие записей  в авансовых отчетах данным журнала-ордера N 7 или других регистров.

7. Нарушения в форме  и реквизитах первичных документов[14].

Выявленные в  ходе проверки существенные и несущественные нарушения действующего законодательства отражаются в рабочих документах аудитора.

2 Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО «Воронежская макаронная фабрика»

1. Организационно-экономическая характеристика организации

Объектом  исследования является ОАО «Воронежская макаронная фабрика», которая с 2004 года входит в состав холдинга «Белстар-Агро».

«Белстар-Агро» - известная российская компания, которая была образована 12 октября 1991 года в городе Старый Оскол. Первой ступенью к современному успеху стал торговый бизнес, в результате которого были созданы оптовые базы и сеть гастрономов. С 1999 года компания начала заниматься закупкой и переработкой зерна.

Закрытое  акционерное общество Управляющая  Компания «Белстар-Агро» (ЗАО УК «Белстар-Агро») Адрес: 394026, Россия, г. Воронеж, Московский пр-т, 11. Тел. 8(4732) 391-013, 8(4732) 391-014, 8(4732) 391-005. E-mail: [email protected].

Сегодня холдинг «Белстар-Агро» представляет собой динамично развивающуюся компанию с десятком автономно работающих производств агропромышленного комплекса - активно работает в Центрально-Черноземном регионе, охватывающем Воронежскую, Тамбовскую, Саратовскую и Белгородскую области.

В состав финансово-промышленной группы компаний «Белстар-Агро» входят:

1. ОАО «Воронежская макаронная фабрика»;

2. ОАО «Золотой колос» - хлебокомбинат г. Воронеж;

3. ОАО «Комбинат хлебопродуктов Калачеевский»;

4. ООО «БелгородБелстарАгро»;

5. ОАО «Токаревский комбинат хлебопродуктов»;

6. ЗАО «БалашовБелстарАгро»;

7. ЗАО «Хлебокомбинат «Золотой колос» г. Белгород.

Фабрика располагается на промышленной площади в 1,8 га. Производство имеет бесцеховую структуру, технологическая схема вертикальная, процесс непрерывный. Стадии производства расположены поэтажно на 5 уровнях, тип производства - массовое. Процесс производства включает в себя следующие основные операции - подготовка сырья, приготовление теста, разделка сырых изделий, сушка, охлаждение высушенных изделий, отбраковка и упаковка готовой продукции. Весь технологический процесс тесно связан со вспомогательным производством. У фабрики имеется постоянная база снабжения, определенные поставщики сырья, происходит постоянный поиск наиболее выгодного сотрудничества. В настоящее время производственная мощность достигает 600 тонн в месяц.

Макаронные изделия «Воронежской макаронной фабрики», изготовленные  из качественного сырья без применения различных вкусовых добавок, безопасны  для людей, склонных к аллергии.

Данная организация  производит только короткорезанные макаронные изделия, которые можно разделить на: трубчатые, нитевидные, ленточные и фигурные. Трубчатые макаронные изделия подразделяются на подтипы (характеристика изделий по форме и срезу): макароны, рожки и перья.

Основными достоинствами  макаронных изделий, изготовленных  на «Воронежской макаронной фабрике», являются:

1. Способность к длительному  хранению (до 2 лет).

2. Быстрота приготовления. 

3. Низкое содержание жиров. 

4. Высокая усвояемость  человеческим организмом.

Структура бухгалтерии фабрики  имеет линейный тип построения. Небольшое  количество бухгалтеров выполняют  обязанности, несут ответственность  за возложенные на них функции. Заместитель  главного бухгалтера выполняет несколько  функций одновременно, охватывая  наиболее важные направления бухгалтерского учета. На фабрике ведется мемориально-ордерная форма учета. На предприятие автоматизированная система учета. Сейчас на фабрике  введена программа 1С: Бухгалтерия, версия 7.7, все документы от ручного  заполнения переведены на компьютерный набор.

На главного бухгалтера возложена  ответственность за формирование учетной  политики, ведение бухгалтерского и  налогового учета, своевременное представление  бухгалтерской и налоговой отчетности.

Заместитель главного бухгалтера выполняет функции по учету производства, документальному оформлению и учету  материалов и сырья, составлению  первичных документов и отчетов.

Проведем анализ деятельности ОАО «Воронежская макаронная фабрика». Для анализа используем отчет о прибылях и убытках организации за 2008 год. Данные обобщим в таблице 1.

Таблица 1- Показатели финансового  результата ОАО «Воронежская макаронная фабрика» за 2007-2008 гг.

Как видно из таблицы, выручка  от реализации увеличилась на 34,75% или  на 824 тыс. рублей, темп роста себестоимости  при этом составил 162,94%.

Таким образом, в 2008 году общество получило убыток в сумме 441 тыс. рублей.

Если в 2007 году чистая прибыль  составила 61 тыс. рублей, то в 2008 году за счет больших расходов, помимо себестоимости, общество получило убыток в сумме 1594 тыс. рублей.

Уменьшилась фондоотдача  основных средств на 2,88, оборачиваемость  товарных запасов повысилась. За 2008 год численность работников снизилась на 2 человека, увеличилась производительность труда и средняя заработная плата.

2.2 Вопросник, план и программа аудитора проверки расчетов с подотчетными лицами

Для качественного выполнения проверки в установленные сроки  аудиторской организации необходимо составить продуманный план предстоящих  работ и программу, вопросник.

Для этого был составлен  вопросник, на которые отвечал главный  бухгалтер, так как работа бухгалтера подчинена главному бухгалтеру, который  осуществляет контроль и отражение  на счетах бухгалтерского учета расчеты  с подотчетным лицами, и руководителю предприятия, который несет ответственность  за организацию бухгалтерского учета  в ОАО «Воронежская макаронная фабрика». Вопросник представлен в таблице 2.

Таблица 2 - Вопросник проверки расчетов с подотчетными лицами

По результатам опроса у аудитора сложилось мнение о  состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен.

Таблица 3 - Общий план аудита расчетов с подотчетными лицами

Таблица 4 - Общая программа аудита расчетов с подотчетными лицами