Теоретические основы и аспекты деятельности муниципальной информационной службы

СОДЕРЖАНИЕ:

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………..……4

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ И АСПЕКТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СУЖБЫ…………………...….7

1.1 Понятие муниципальной информационной службы………………...7

1.2 Функции и задачи пресс-службы……………………………………...8

1.3 Основные принципы работы  пресс-служб……………………..……11

2. ПРЕСС-СЛУЖБА КАК  СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ  ГОРОДА УЛЬЯНОВСКА………………………...……13

2.1 Общая характеристика  отдела по связям со СМИ  (пресс-службы) администрации города  Ульяновска……………………………………….……13

2.2 Основные задачи  и функции отдела по связям со СМИ (пресс-службы) администрации города Ульяновска…………………………………..14

2.3 Организация деятельности отдела по связям со СМИ (пресс-службы) администрации города Ульяновска………………………..…………17

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ (НА ПРИМЕРЕ ПРЕСС-СЛУЖБЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА УЛЬЯНОВСКА)……………………………..23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….25

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК…………………………………………..27

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1. Структура  администрации города Ульяновска……….30

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2. Положение  об отделе по связям со СМИ администрации  города Ульяновска…………………………………………….31

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3. Анкета участника конкурса в номинации «Лучшая пресс-конференция»………………………………………………………….….36

ПРИЛОЖЕНИЕ № 4. Пресс-конференция «Летний Венец»……………..…..38

ВВЕДЕНИЕ

Большинство современных  российских кампаний, правительственных  учреждений и органов власти имеют  в своей структуре специализированные отделы, чья деятельность, так или  иначе, направлена на взаимодействие со средствами массовой информации. На протяжении всего времени существования подобных отделов и практики, и теоретики связей с общественностью пытаются определить специфику их деятельности, выявить наиболее общие цели и задачи их работы. Несмотря на это, однозначного подхода к определению функций и моделей построения таких отделов до сих пор не существует. Точно так же, как не существует и одинакового термина для их обозначения. Наиболее типичными наименованиями данных структурных подразделений являются: отдел по работе со СМИ, пресс-центр, пресс-служба, отдел по медиа-маркетингу и т.д.

Отдел по связям со СМИ (пресс-служба)  является связующим звеном, обеспечивающим обмен информацией между обществом и организацией, на базе которой создана данная пресс-служба.   

Основная цель деятельности пресс-службы – создание внешней  и внутренне социально-политико-психологической  среды, благоприятной для успеха организации, обеспечение необходимого поведения этой среды в отношении  организации. Деятельность пресс-службы может вестись по нескольким направлениям, ориентированным на различные группы общественности или на достижение конкретных целей.

Пресс-служба в каждой конкретной организации имеет свое назначение и функции. Пресс-служба может заниматься социально-экономическими задачами, т.е. планирование работы со средствами массовой информации на основе выверенной и продуманной структуры целей и соответствующих средств их достижения. Также возможно решение управленческих задача, в результате чего пресс-служба становится органом управления информационными потоками на основе поставленных целей, мониторинга существующей ситуации, а также финансово-экономического анализа способов осуществления данного управления.

Считаю, что данная тема актуальна в наше время, в век  информации и информационных технологий, так как обычные обыватели хотят получать информацию не по средствам слухов  и сплетен (через друзей, знакомых и т.д.), а из газет (местных, региональных, федеральных), телевидения и Интернет ресурсов. 

Объектом курсового  проекта является отдел по связям со СМИ (пресс-служба) администрации города Ульяновска, а предметом рассмотрения – совершенствование работы пресс-службы администрации города Ульяновска.

Целью курсового проекта  является анализ и описание сущности пресс-службы, ее деятельности, а также принципов работы пресс-служб.

В предлагаемой работе в  связи с вышеуказанной целью  ставятся к решению следующие  задачи:

1. Дать определение  понятия муниципальной информационной  службы;

2. Рассмотреть задачи  и функции пресс-службы;

3. Изучить основные принципы работы пресс-служб;

4. Проанализировать деятельность отдела по связям со СМИ (пресс-службы) администрации города Ульяновска;

5. Внести предложения  по совершенствованию работы  пресс-службы администрации города  Ульяновска.

При написании данной курсовой работы были использованы труды А.В.Алёшина, Г.В.Атаманчука, В.Б.Зотова, А.Н.Чумикова и пр.

В первой главе данной проекта рассматривается понятие  муниципальной информационной службы, функции и задачи пресс-службы, а  также основные принципы работы пресс-служб. Во второй главе проведен анализ деятельности пресс-службы администрации города Ульяновска. В третьей главе курсового проекта даны рекомендации по совершенствованию работы отела по связям со СМИ (пресс-службы) администрации города Ульяновска.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ  И АСПЕКТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ  ИНФОРМАЦИОННОЙ СУЖБЫ

1.1 Понятие муниципальной информационной службы

Муниципальная информационная служба муниципального образования  создается на базе местной администрации муниципального образования.

Информационная служба в своей  деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, правовыми  актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иными федеральными правовыми актами, Уставом и законами муниципального образования, муниципальными правовыми актами, принятыми Главой муниципального образования и Главой администрации муниципального образования, Распоряжениями и Постановлениями местной администрации.

Информационная служба в своей деятельности взаимодействует  со всеми структурными подразделениями  органов местного самоуправления муниципального образования, федеральными органами государственной  власти, органами государственной власти,  коммерческими и некоммерческими организациями, а также с гражданами муниципального образования.

Информационная служба осуществляет взаимодействие с пресс-службами всех организаций, расположенных на территории муниципального образования, со средствами массовой информации.

Информационная служба подотчетна и подконтрольна заместителю  Главы местной администрации  муниципального образования.

Таким образом, пресс-служба – постоянно действующие органы информации при органах власти, крупных предприятиях, международных компаниях и др. Пресс-служба является одним из системообразующих элементов, в полном объеме выполняющим все функции PR и рассматривающийся в качестве одного из механизмов по управлению деятельностью органа власти [8, c.35].

1.2 Функции и задачи пресс-службы 

Работу пресс-службы можно условно поделить на  две сферы: внутренняя и внешняя. Внутренней сферой является сама организация (например: региональная областная организация). Внешней сферой является все то, что окружает организацию[12, c.238].

Во внешней сфере  – СМИ, органы государственной власти различных уровней, общественные организации, коммерческие организации.

Официальный представитель  по связям со СМИ, как и сотрудник (руководитель) пресс-службы должен быть знаком с позицией должностного лица по разнообразным вопросам и иметь прямой доступ к данному должностному лицу. Официальный представитель должен обладать возможностью сообщать неотложные новости непосредственно должностному лицу в любое время, минуя личного секретаря, помощника или иных третьих лиц. Несмотря на то, что такая неограниченная возможность доступа может вступать в противоречие с установленным порядком субординации, именно данная возможность позволяет организации быстро реагировать на вопросы, связанные со СМИ.

Представитель по связям со СМИ так же должен участвовать в принятии решений, для того, чтобы лица, определяющие политику, понимали, как повлияют, предложенные ими действия на взаимоотношения с общественностью. Если представитель по связям со СМИ не участвовал в разработке решения, ему (ей) будет трудно понять контекст данного решения и разъяснить его СМИ [10, c.132].

Пресс-секретарю территориальной  организации необходимо налаживать связи с первичными организациями, а также координировать их работу при проведении  совместных мероприятий. Кроме того, взаимодействовать с пресс-секретарями других территориальных организаций при организации межрегиональных и общереспубликанских мероприятий. 

Задачи пресс-службы [17, c.286]:

Отделы по связям с  прессой, вне зависимости от того, как они называются (пресс-служба, пресс-бюро, пресс-центр, пресс-секретарь), выполняют ряд задач. К ним относятся:

1. Создание и реализация стратегии информационной политики компании;

2. Формирование с помощью СМИ общественного мнения в соответствии со стратегией информационной политики компании;

3. Взаимодействие с российскими и иностранными средствами массовой информации в целях полного и объективного освещения деятельности компании;

4. Осуществление взаимодействия и развитие контактов с пресс-службами органов государственной исполнительной власти и местного самоуправления, компаний-партнеров, фирм, работающих на одном рынке с компанией;

5. Анализ тенденций и условий развития профильных СМИ;

6. Изучение материалов средств массовой информации в целях определения их позиций и подготовки для руководства компании обзоров этих материалов, аналитики и справок.

Функции пресс-службы [17, c.287]:

К сожалению, отношения  с общественностью (public relations) и отношения  с прессой (press relations) часто обозначаются одной и той же аббревиатурой PR, иногда это вносит путаницу. Очень часто функции pr – специалиста и пресс-секретаря являются идентичными.

Поэтому следует выделить основные функции пресс-службы. К  ним относятся:

1. Составление планов работы по реализации стратегии информационной политики компании;

2. Подготовка заявлений и сообщений для средств массовой информации, брифингов и пресс-конференций;

3. Оперативное распространение в СМИ официальных сообщений;

4. Ведение официального сайта компании, поддержка интерактивных сервисов, информационная переписка с посетителями сайта;

5. Контроль за упоминаниями о компании и руководства в Интернет-источниках, СМИ и неформальных коммуникационных ресурсах;

6. Поддержка рабочих контактов с главными редакторами СМИ, руководителями телерадиокомпаний;

7. Проведение пресс-конференций, брифингов, информационных встреч журналистов;

8. Участие в подготовке и проведении официальных визитов и рабочих поездок по стране и за рубеж в целях их освещения в средствах массовой информации;

9. Подготовка и передача средствам массовой информации теле-, фото - и аудиоматериалов, связанных с деятельностью компании;

10. Подготовка мониторингов.

Функции определяются творческим подходом к своей работе. Можно  ограничиться лишь контактами со СМИ по мере необходимости, а можно стать для всех СМИ постоянным источником информации о деятельности вашей организации [17, c.135].

Отсюда видно, что пресс-служба, помимо оперативного распространения  информации о деятельности организации и мониторинга СМИ, также осуществляет оперативное взаимодействие со СМИ в качестве представительских мероприятий. Но сегодня функции большинства пресс-центров включают также и организацию специальных событий.

1.3 Основные принципы  работы пресс-служб

Важным элементом работы пресс-службы является информирование населения обо всех событиях происходящих в городе. Эта работа ведется через: средства массовой информации, проведение общегородских акций, «горячих» телефонных линий, выступление в средствах массовой информации руководителей учреждений города, администрации и информирование жителей через специальные стенды [28, c.35].

В работе пресс-служб  государственных и муниципальных органов власти можно выделить следующие принципы: 

- Принцип открытости власти перед обществом – обеспечение открытости информации при выработке и принятии управленческих решений. Это один из основных принципов, должен быть соблюдён, так как  журналисты, систематически сталкиваются с невозможностью получить интересующую информацию.

- Принцип равенства – обеспечение равного права на информацию для всех СМИ. 

- Принцип социальной ориентации – обеспечение приоритета при осуществлении государственной поддержки информационным проектам социальной направленности. Данный принцип наиболее актуален для работы государственных пресс-служб, которые должны придавать особое значение для освещения посредством СМИ проектов имеющих большое социальное значение, осуществляемых правительством. Например, строительство коммунального жилья.

- Принцип законности – формирование системы, обеспечивающей политическую и идеологическую свободу мысли и слова, независимость средств массовой информации.

- Принцип системности – информационная политика опирается на принцип системности в отношениях администрации со всеми СМИ. В данном случае подразумевается регулярное проведение встреч с руководителями СМИ, где все совместно обсуждаются интересующие вопросы, проблемы.

Главой города  и  Главой администрации города совместно  с пресс-службой выстроена система  взаимоотношений с прессой, когда  представители средств массовой информации становятся главными участниками процесса и рассматриваются как полноправные партнеры. И благодаря этому, пресса становится социально ответственной.

2. ПРЕСС-СЛУЖБА КАК  СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА УЛЬЯНОВСКА

2.1 Общая характеристика отдела по связям со СМИ (пресс-службы) администрации города Ульяновска

Отдел по связям со СМИ (пресс-служба) является функциональным подразделением администрации города Ульяновска, без  прав юридического лица (приложение № 1).

Пресс-служба в своей  деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными конституционными законами, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, актами иных федеральных органов государственной власти, правовыми актами Ульяновской области, Уставом муниципального образования «город Ульяновск», иными муниципальными правовыми актами, а также Положением об отделе [7].

Задача руководства  пресс-службы состоит в том, чтобы  использовать ту организационную структуру, которая наиболее полно соответствует  поставленным целям и задачам, наилучшим образом позволяет взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности управляемого объекта и достигать своих целей.

Пресс-служба в своей деятельности подчиняется Главе администрации города Ульяновска, заместителю Главы администрации города Ульяновска по стратегическому управлению и внешним связям, помощнику Главы администрации города Ульяновска.

2.2 Основные задачи  и функции пресс-службы администрации города Ульяновска

Пресс-служба администрации  города Ульяновска выполняет следующие  задачи (приложение № 2):

1. Организация освещения  деятельности администрации города  Ульяновска и Главы администрации  города Ульяновска в средствах  массовой информации [7];

2. Формирование положительного  общественного мнения о деятельности  Главы администрации города Ульяновска  и администрации города Ульяновска;

3. Оперативное информирование Главы  администрации города Ульяновска  и его заместителей о позиции  средств массовой информации в отношении проводимой администрацией города Ульяновска политики.

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами, в установленном  порядке осуществляет следующие  функции:

1. Координация деятельности средств  массовой информации, учрежденных администрацией города Ульяновска;

2. Разработка рекомендаций по  оптимизации информационной политики  администрации города Ульяновска;

3. Внесение Главе администрации  города Ульяновска, заместителю  Главы администрации города Ульяновска  по стратегическому управлению и внешним связям, помощнику Главы города Ульяновска предложений по решению проблемных вопросов в качестве профилактики отрицательных публикаций и сюжетов о деятельности администрации города Ульяновска в СМИ с последующей реализацией этих предложений в пределах компетенции отдела;

4. Диагностика, моделирование и  прогнозирование социально-политических  последствий выступлений СМИ  Главы администрации города Ульяновска, руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов управления (далее – структурные подразделения) администрации города Ульяновска;

5. Осуществление мониторинга федеральных  и местных телеканалов, печатных  изданий, радиостанций, сайтов в  информационно-коммуникационной сети  «Интернет»;

6. Выстраивание позитивных отношений с журналистами печатных и электронных СМИ;

7. Координация работы сотрудников  ответственных за взаимодействие  со СМИ в районных администрациях  города Ульяновска;

8. Организация информационного  обеспечения деятельности Главы  администрации города Ульяновска, а также администрации города Ульяновска;

9. Распространение, а в случае  необходимости, подготовка для  СМИ официальных сообщений, пресс-релизов,  иных информационных материалов  о деятельности администрации  города Ульяновска;

10. Подготовка и передача в СМИ комментариев специалистов администрации города Ульяновска по поводу принятых решений и действий, предпринимаемых администрацией города Ульяновска;

11. Ведение и обновление баз  данных информационных ресурсов  администрации города Ульяновска;

12. Разработка и осуществление контроля за выполнением квартального плана публикаций (в учрежденных администрацией города Ульяновска СМИ) аналитических материалов, отражающих перспективные направления деятельности администрации города Ульяновска.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, поступившие в администрацию города Ульяновска, требующие ответа или принятия решения, а также поручения, содержащиеся в резолюциях Главы города, Главы администрации города Ульяновска, в организационно-распорядительных документах, издаваемых в процессе деятельности [7].

В администрации города контроль за исполнением документов и поручений  ведётся с использованием специально разработанной автоматизированной программы.

13. Обеспечение проведения  исследовательских работ  по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

14. Формирование базы данных  о действующих на территории  города Ульяновска и региона  СМИ;

15. Подготовка для Главы администрации  города Ульяновска, заместителей  Главы администрации города Ульяновска  справочных и аналитических материалов по предметам ведения отдела;

16. Участие в подготовке и  работе съездов, конференций,  собраний, в проведении массовых  и других мероприятий по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

17. Участие в совещаниях, деловых  встречах, официальных приемах, проводимых Главой администрации города Ульяновска, руководителями структурных подразделений администрации города Ульяновска;

18. Рассмотрение поступивших в  администрацию города Ульяновска  обращений и заявлений граждан  по вопросам, относящимся к компетенции отдела, подготовка ответов заявителям и информации Главе администрации города Ульяновска о рассмотрении обращений;

19. Организация в установленном  порядке проработки поступивших  из федеральных органов власти, государственных органов исполнительной власти Ульяновской области, органов местного самоуправления документов, запросов, обращений и другой служебной корреспонденции и подготовка ответов на них;

20. Выполнение иных  поручений Главы администрации  города Ульяновска, заместителя  Главы администрации города Ульяновска по стратегическому управлению и внешним связям, помощника Главы администрации города Ульяновска [7].

На сегодня, одна из главных  функции пресс-служб заключается  в постоянном учете общественного  мнения, контроле настроения жителей  муниципального образования. Регулярное проведение опросов общественного  мнения позволяют проводить социальную диагностику социальных потребностей и социальных интересов жителей округа, определять приоритетные направления работы муниципального совета. Пресс-службам необходимо проведение регулярных исследований, во многих муниципальных образованиях такая работа уже проводится, есть эффективные наработки по учету общественного мнения и применению PR-технологий.

2.3 Организация деятельности отдела по связям со СМИ (пресс-службы) администрации города Ульяновска

Отдел возглавляет начальник  отдела, который осуществляет непосредственное руководство деятельностью отдела. Должностную инструкцию начальника отдела утверждает заместитель Главы администрации города Ульяновска по стратегическому управлению и внешним связям. В период отсутствия начальника отдела его обязанности возлагаются на специалиста, назначаемого распоряжением администрации города Ульяновска, несущего полную ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Начальник отдела:

- руководит деятельностью  отдела, обеспечивая решение возложенных  на отдел задач;

- обеспечивает информационное  сопровождение деятельности администрации  города Ульяновска посредством  распространения пресс-релизов,  комментариев событий и решений  администрации города Ульяновска, интервью и обращений руководства  администрации города Ульяновска в СМИ;

- выстраивает позитивные  отношения с представителями  СМИ;

- планирует и организует  пресс-конференции, «круглые столы», брифинги, рабочие встречи руководителей  администрации города Ульяновска, муниципальных предприятий и  учреждений с журналистами;

- организует конкурсы  среди журналистов на лучшее  освещение деятельности администрации  города Ульяновска и ее структурных  подразделений;

- контролирует оперативность  обеспечения журналистов интересующей  их информацией в рамках компетенции  отдела;

- по согласованию с  Главой администрации города  Ульяновска (при его отсутствии  с первым заместителем Главы  администрации города Ульяновска, при его отсутствии с заместителем  Главы администрации города Ульяновска  по стратегическому управлению  и внешним связям) выступает в СМИ с заявлениями и комментариями позиции администрации города Ульяновска по тому или иному вопросу;

- распределяет обязанности  между специалистами отдела, утверждает  должностные инструкции специалистов  отдела;

- вносит Главе администрации города Ульяновска предложения о поощрении сотрудников отдела  за успешную работу, а также о привлечении их к дисциплинарной ответственности;

- выносит на рассмотрение  Главы администрации города Ульяновска  вопросы, относящиеся к компетенции  отдела;

- выполняет иные обязанности в соответствии с должностной инструкцией.

Пресс-служба осуществляет взаимодействие:

1. С пресс-службами  всех организаций, расположенных  на территории города Ульяновска;

2. Со средствами массовой  информации;

3. Со структурными  подразделениями администрации города Ульяновска [7].

Сотрудники отдела несут  ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, возложенных на них настоящим  положением и должностными инструкциями. 

Контроль за деятельностью  пресс-службы администрации города Ульяновска осуществляет заместитель  Главы администрации города –  руководитель аппарата администрации  города Ульяновска и лично Глава  администрации [7].

Но серьезная проблема состоит в том, что руководители администрации не всегда способны четко определить задание для пресс-секретаря по формированию общественного мнения. Поэтому развитие деятельности пресс-служб требует пересмотра сложившихся подходов к организации и управлению этими структурами. Здесь очень важна разработка должностных инструкций каждого сотрудника пресс-службы с четким разграничением его обязанностей и обязанностей пресс-секретаря. Не менее важным являются разработка показателей оценки деятельности пресс-службы, определение форм отчетности сотрудников пресс-службы.

Информирование населения  о деятельности администрации, очень важный элемент системы муниципального управления. Когда население знает о деятельности руководящих органов, понимает их цели, задачи и методы, оно четко определяет свои позиции, адекватно реагирует, активно откликается на их призывы. И, наоборот, недостаточная информированность порождает неуверенность, подозрительность, пассивность, противодействие и даже панику. Поэтому особое место в деятельности органов местного самоуправления занимает вопрос регулярного информирования населения о проделанной работе, важнейших событиях. Хорошо отлаженная работа органов местного самоуправления со средствами массовой информации, с представителями общественных, религиозных организаций, политических партий, с общественностью, то есть деятельность «вовне» недостаточна. Требуются также слаженные внутрикорпоративные усилия [30, c.187].

Пресс-служба администрации  города Ульяновска осуществляет информирование населения города Ульяновска с помощью  организации пресс-конференций руководства  администрации города, отображения  новостей и пресс-релизов на сайте администрации города, в социальных сетях, координации размещения новостей в газете «Ульяновск сегодня» и размещение телевизионных сюжетов на каналах Рен-ТВ и Россия.