Теоретические основы использования рабочего времени

Введение.

В современном ритме жизни  нам часто не хватает времени  не только на собственные потребности, но и на выполнение своих трудовых обязанностей. Время сейчас можно  отнести к основным факторам производства, наравне с трудом, землёй и капиталом. У него есть только одно отличительное  свойство – оно невозобновимо. Если вы упустили необходимое время, вы уже не можете его вернуть. Ещё одной его особенностью является то, что у каждого человека этого времени одинаковое количество, семь дней в неделю, двадцать четыре часа в сутки, ни больше, ни меньше.

У большинства современных  менеджеров рабочее время уплотнено  до предела, а то и вовсе не имеет  чётких границ. Хороший руководитель вынужден думать о работе даже в  своё личное время, потому что зачастую всё равно не удаётся выполнить  все дела в запланированные сроки. Это ведёт к стрессовым ситуациям. Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии.

Такое положение дел характерно не только для менеджеров и руководителей. Каждый из нас может вспомнить  ситуацию, когда ему надо было решить несколько проблем одновременно, успеть в несколько мест, но он не мог решить, с чего лучше начать, и в итоге не успевал выполнить  и половины запланированных дел. Такое состояние нервирует, приводя  к ещё большим расстройствам, и отрицательно влияет на работоспособность.

При таком положении вещей  может помочь применение тайм-менеджмента. Дословно это словосочетание можно перевести как «управление временем», хотя на самом деле, как все мы понимаем, управлять временем невозможно. Мы не можем заставить его бежать быстрее или двигаться медленнее. Мы можем лишь так организовать себя и свою работу, чтобы тратить это время с наибольшей эффективностью. Таким образом, тайм-менеджмент (от английского «time management») — это технология организации времени и повышения эффективности его использования. [1]

Приступая к написанию  своей работы, я ставлю перед собой  цель раскрыть все многообразие возможностей рационально использовать и экономить  собственный временной ресурс и  выявить методику сокращения непроизводительных затрат этого ресурса. В качестве основных задач будут выступать: рассмотрение теоретических основ  использования рабочего времени, нахождение порядка осуществления различных  этапов методики тайм-менеджмента и выявление всего многообразия причин дефицита времени.

1. Теоретические  основы использования рабочего  времени

1.1 Рабочее время,  его структура, классификация  затрат рабочего времени

Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени. [2]

В целях изучения и анализа  затраты рабочего времени классифицируются, т.е. подразделяются на группы в соответствии с определенными признаками. Анализ затрат времени работника позволяет  установить степень его загруженности, определить содержание и характер затрат времени при выполнении производственных заданий.

Классификация затрат рабочего времени по признаку его использования  приведена на рис.1. (см. приложение).

Рабочее время  – это установленная законодательством продолжительность рабочего дня, рабочей недели. Рабочее время в зависимости от назначения делится на время работы и время перерывов.

Время работы – это часть рабочего дня, в течение которой производятся действия, связанные с выполнением работы.

Время перерывов  – это часть рабочего дня, в течение которой трудовой процесс по различным причинам не осуществляется и работник бездействует.

Время работы в свою очередь  включает два вида затрат:

• время, непосредственно занятое выполнением заданной работы (время выполнения производственного задания),- Т_рз ;
• время работы, не обусловленной производственным заданием (выполнение операций, не свойственных данному рабочему: хождение за инструментом, исправление брака продукции и т.п.),- Т_нз.

Время выполнения производственного  задания подразделяется на подготовительно  – заключительное, оперативное и  время обслуживания рабочего места.

Подготовительно – заключительное время (Т_ПЗ) затрачивается рабочим на подготовку себя и своего рабочего места к выполнению производственного задания, а также на все действия по его завершению. Величина этого времени не зависит от объема работ, а только от типа производства и уровня организации труда. В единичном и мелкосерийном производстве (там наблюдаются частые переналадки оборудования) это время составляет 12 – 15% рабочего времени, в крупносерийном производстве – 3 – 5%, а в массовом – 1-3%. К подготовительно – заключительному времени относится время на получение нарядов, чертежей, приспособлений, инструмента, наладку оборудования, промывку и пропаривание аппаратов, прием и сдачу смены, сдачу готовой продукции.

Оперативным (Т_ОП) называется время, в течение которого рабочий выполняет заданную операцию. Делится это время на основное Т_о (технологическое) – изменение формы, свойств и качества предметов труда и на вспомогательное (Т_всп) – действия, способствующие этим изменениям (установка и снятие детали, пуск и остановка оборудования, ликвидация обрыва нити, смена челнока, загрузка сырья и выгрузка готового продукта и т.д.).

Обслуживание рабочего места (Т_ОРМ) – время на действия, связанные с уходом за рабочим местом и поддержание оборудования, инструментов и приспособлений в рабочем состоянии в течение смены. В машинных и автоматизированных процессах оно делится на время техническое (Т_то) и время организационного (Т_оо) обслуживания рабочего места. Т_то – обслуживание рабочего места в связи с выполнением данной операции (замена затупившегося инструмента, подналадка оборудования, доведение раствора до необходимой концентрации и пр.). Т_оо – действия по уходу за рабочим местом (раскладка и уборка инструментов, чистка и смазка оборудования, уборка рабочего места в конце смены. В некоторых отраслях промышленности (в угольной, металлургической, пищевой и пр.) Т_орм не выделяется, а относится к Т_пз.

При анализе затрат рабочего времени необходимо выделять ручное время (Т_всп), перекрываемое и неперекрываемое машинным временем. В норму труда входит ручное время, не перекрываемое машинным (выполнение вспомогательных операций и др. видов работ при остановленном оборудовании).

Время перерывов делится  на следующие виды:

• перерывы на отдых и личные надобности(Т_олн);
• перерывы организационно – технического характера (Т_пот);
• перерывы из-за нарушения трудовой дисциплины (Т_ндт).

Перерывы на отдых и  личные надобности используются рабочими для отдыха в целях предупреждения утомляемости, а также на личную гигиену. К ним относится также  время на проведение производственной гимнастики. Продолжительность времени  перерывов зависит от условий  труда.

Перерывы организационно – технического характера могут  быть обусловлены установленной  технологией и организацией производства (Т_пт), а также нарушениями нормального течения производственного процесса (Т_пнт).

Т_пт – отвод работающих из зоны взрыва, перерывы между выгрузкой и загрузкой термической печи и пр. Все эти перерывы регламентируются и входят в норму труда.

Т_пнт – задержки в подаче сырья, полуфабрикатов, отсутствие энергии, заготовок, ожидание транспорта и пр. Эти перерывы в работе по сути дела простои по различным организационно – техническим причинам, зависящим от производства.

1.2. Методы изучения  затрат рабочего времени и  трудовых процессов

1.2.1 Классификация  методов и способов исследования  рабочего времени

Изучение использования  рабочего времени дает возможность  получить исходные материалы для  рационализации трудового процесса путем улучшения структуры затрат и установления норм труда. В результате изучения затрат рабочего времени выявляются резервы роста производительности труда и экстенсивного использования  оборудования.

Рабочее время и время  использования оборудования изучается  методом непосредственных замеров (МНЗ) и методом моментных наблюдений.

МНЗ дает возможность наиболее полно изучить достоверные данные об их продолжительности в абсолютном выражении, сведения о последовательности выполнения отдельных элементов работы

Непосредственные измерения  рабочего времени проводятся путем сплошных (непрерывных), выборочных и цикловых замеров.

С помощью сплошных замеров получают подробные сведения о фактических затратах рабочего времени, о потерях времени.

Выборочные замеры применяются при изучении отдельных элементов операции, в частности, для определения времени на вспомогательные действия и приемы в условиях многостаночной работы, в периодических аппаратурных процессах и пр.

Цикловые замеры – это разновидность выборочных наблюдений. Они используются для изучения и измерения действий и движений небольшой продолжительности, т.е. когда время на выполнение того или иного действия нельзя определить непосредственно.

Более полная классификация  затрат рабочего времени представлена на рис. 2. (см. приложение).

Рассмотрим более полно  классификацию по цели исследования.

1.2.2. Хронометраж  операций

Хронометраж - осуществление  непосредственного измерения длительности затрат времени на выполнение операций (отдельных, циклически повторяющихся  элементов операций) путем сплошных, выборочных и цикловых замеров.

Хронометраж проводится после  окончания периода врабатываемости  исполнителей, т.е. через 50 – 60 мин. после  начала работы. Точность замеров времени  зависит от длительности элементов  изучаемой операции. При длительности элементов до 10 сек. – с точностью  до 0.1 сек., а при длительности более 10 сек. – до 0.5 сек.

Хронометраж операции включает четыре этапа:

• подготовка к наблюдению;
• наблюдение и измерение затрат труда;
• обработка полученных данных;
• анализ результатов наблюдения.

Первый этап –  подготовка к наблюдению. Содержание работы на этом этапе во многом зависит от цели хронометража. Прежде всего определяется цель изучения операции, а затем выбирается объект наблюдения.

Если цель хронометража –  установление норм труда на операцию, а данные хронометража нужны для  разработки нормативов, то объектом наблюдения являются рабочие (бригады), результаты работы которых (производительность труда, выполнение норм) находятся между средней производительностью труда всех рабочих и лучшими показателями на данных работах.

Если цель хронометража –  изучение опыта передовиков производства, то объектом наблюдения служат не только лучшие рабочие, но и рабочие, имеющие  средние показатели.

Если цель исследования –  выявление причин невыполнения норм, то хронометраж проводят по операциям  рабочих, не выполняющих нормы и  перевыполняющих их.

Вторая часть первого  этапа  состоит в расчленении операции на составляющие элементы (на комплексы приемов, приемы, действия) с целью последующего исключения некоторых, если они окажутся нецелесообразными.

Третья часть подготовки к наблюдению – определение фиксажных  точек, которые обозначают границы  каждого элемента операции (момент прикосновения, отрыва руки от детали, инструмента или звук удара от прикосновения инструмента к  узлу станка и т.д.).

Четвертая часть данного  этапа – определение необходимого количества наблюдений (замеров) каждого элемента. Имеются разработки (таблицы) НИИ труда, из которых следует определять количество замеров в зависимости от типа производства и длительности элементов операции.

Второй этап хронометража – проведение наблюдения. Наблюдатель, отметив время начала хронометража, определяет по секундомеру показатели текущего времени и записывает их в наблюдательный лист хронокарты по всем элементам операции.

Если в процессе наблюдения возникают перерывы по каким – либо причинам или искажение замеров (ошибка наблюдателя), то все это должно находить отражение в специальном разделе хронокарты – дефектные замеры.

Третий этап хронометража - обработка полученных результатов.

• Получение очищенного хроноряда, т.е. исключение из хронометражного ряда дефектных замеров.
• Определение коэффициента устойчивости хроноряда (К _уст) и сравнение его величины с допустимым значением ()

где: 

t _max и t _min – соответственно замеры наибольшей продолжительности (исключая нехарактерные действия, приемы) и наименьшей;

– нормативный коэффициент  устойчивости хроноряда (приводится в нормативных материалах НИИ труда).

Если фактически К _уст меньше нормативного или равен ему, то хроноряд считается устойчивым. Если коэффициент устойчивости больше установленного, то из этого ряда исключается один или оба крайних значения – максимальное и минимальное (при этом количество исключаемых значений не должно превышать 15% всех замеров). Затем К _уст   рассчитывается заново и снова сравнивается с нормативами.

Четвертый этап хронометража – анализ результатов наблюдения.

Основные моменты данного  этапа:

1. Изучение затрат машинного (аппаратурного) времени. Анализ проводится путем сопоставления фактических режимов выполнения данной операции с режимами работы оборудования по паспорту, нормативам, технологии.
1. Анализируются фактические затраты времени на элементы операции, выполняемые вручную. Прежде всего выясняют – все ли эти элементы необходимы, а потом определяют возможность замены отдельных приемов более рациональными, а также возможность перекрытия машинным временем отдельных элементов ручной работы.

На основании данных анализа  определяется состав операции и продолжительность  выполнения как отдельных ее элементов, так и всей операции в целом.

Проведение выборочного хронометража несколько отличается от хронометража по текущему времени. С его помощью замеряются и изучаются только отдельные элементы работы – приемы и действия. Поэтому операции не расчленяются на составляющие ее элементы, а выделяется только интересующий наблюдателя прием и действие.

Выборочный способ хронометража применяется в основном при измерении нециклических затрат времени, например, на смену инструментов и т.д.

Метод цикловых замеров является разновидностью выборочного хронометража. Он используется для измерения времени отдельных приемов или движений, замерить которые с помощью секундомера невозможно (продолжительность менее 3 сек.).

Поэтому такие кратковременные  элементы операций объединяются в группы, и затраты времени замеряются по группам отдельных приемов, а  затем определяется длительность каждого  из них.

1.2.3. Фотография  рабочего дня

В зависимости от вида наблюдаемого объекта фотография использования  рабочего времени может выступать  как фотография рабочего дня (ФРД), фотография времени использования оборудования (ФИО) и фотография производственного  процесса (ФПП).

С помощью ФРД изучают  использование рабочего времени  лучшими рабочими с целью распространения  их опыта, проектируют наиболее рациональное (принимают за норму) распределение  времени рабочей смены по категориям затрат времени, анализируют потери рабочего времени и причины, вызывающие их, с целью выработки мероприятий  по устранению неполадок и улучшению  использования рабочего времени.

Фотография рабочего дня  позволяет вскрывать резервы  повышения производительности труда  за счет ликвидации потерь рабочего времени.

Порядок проведения фотографии рабочего дня. Изучение и анализ рабочего времени с помощью ФРД выполняется обычно в четыре этапа:

1. подготовка к наблюдению;
2. проведение самих наблюдений за выбранным объектом;
3. обработка и анализ данных наблюдения;
4. разработка мероприятий по устранению потерь рабочего времени и проектирование нормального баланса рабочего дня.

В процессе подготовки к  проведению ФРД выбирается объект исследования, подробно изучаются и фиксируются  на специальном бланке организационные  и технические условия выполнения работы, а также производственная обстановка.

При проведении непосредственно  ФРД на протяжении целой смены (или  части ее) непрерывно фиксируются  все без исключения затраты рабочего времени.

Этап обработки и анализа  материалов наблюдений включает определение фактической продолжительности каждого зафиксированного элемента работы, индексацию элементов работы соответственно принятой схеме классификации затрат рабочего времени, составление фактического баланса рабочего времени.

На последнем этапе  проведения ФРД проектируется более  уплотненный нормативный баланс рабочего дня, поскольку предусматриваются  мероприятия по ликвидации потерь рабочего времени. Таким образом, величины нормированных  затрат рабочего времени (в мин. и %) по всем категориям затрат времени  образуют нормальный (или рациональный) баланс рабочего дня.

Соотношение данных фактического и нормативного баланса позволяют  определить специальные коэффициенты (коэффициент возможного уплотнения рабочего дня и коэффициент возможного повышения производительности труда).

ФРД бывают:

• индивидуальные, групповые, бригадные и самофотографии;
• непрерывные и маршрутные (прерывные);
• цифровые, графические, фото-киносъемки, осциллограммы.

1.2.4. Метод моментных  наблюдений

ММН заключается в следующем: выделяется производственный участок, на котором изучаются потери рабочего времени. Наблюдатель периодически обходит весь участок по заранее намеченному маршруту. За каждый обход он записывает за каждым рабочим необходимые категории затрат рабочего времени, например:

• работа обозначается индексом Р;
• простои по организационно–техническим признакам – ПО, по вине рабочего – ПР и т.д.

Имея данные ММН, рассчитывают коэффициент использования рабочего времени, показатели потерь и возможное повышение производительности труда за счет устранения ряда потерь.

ММН, хотя и дает возможность  охватить значительное число объектов, но позволяет судить только о некоторых  категориях рабочего времени. Поэтому  с помощью этого метода нельзя получить более подробный баланс рабочего времени, чем при ФРД.

Преимущество ММН по сравнению  с ФРД заключается в значительно  меньших затратах на наблюдения.

2. Анализ затрат  рабочего времени персонала управления  ООО «Русинокс»

2.1. ООО «Русинокс»

Для анализа затрат рабочего времени используем метод фотографии рабочего дня (ФРД)

Таблица 1. Фото рабочего дня  директора фирмы «Русинокс»

Для простоты объединим данные затраты времени в группы:

1) Инструктаж, контроль и  управление;

2) Организационно-административная  деятельность;

3) Социально-бытовая деятельность;

4) Затраты на личные  нужды.

Составим сводную таблицу  затрат.

Таблица 2. Затраты времени  директора

Необходимо оценить распределение  рабочего времени с точки зрения эффективности его использования. Для этого определим:

1) Степень экстенсивного  использования рабочего времени,  который оценивается величиной  коэффициента экстенсивности К_э, рассчитываемого по формуле

К_э = (Ф - П) /Ф = 1 - П /Ф ,

Где:

Ф - фонд рабочего времени  с учетом обеденного перерыва (мин),

П - регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе (мин).

Таким образом:

К_з =(440-40)/480=0,83

Данный коэффициент показывает степень загруженности работой  руководителя. Как видно из расчетов, директор фирмы загружен работой  на 83 процента.

2) Определим К _отл, т. е. показатель, характеризующий величину затрат времени на регламентированные перерывы. Он рассчитывается по формуле:

К _отл = ОТЛ/Ф,

Где:

ОТЛ - время на отдых и личные надобности (мин)

К _отл =40/480=0,08

3) Рассчитаем коэффициент  потерь рабочего времени по  вине руководителя, используя формулу:

К_прв = ПР / Ф,

где,

ПР – перерывы, зависящие от работника

Ф – фонд рабочего времени  без учета обеденного перерыва

К_прв =20/480=0,04

Таким образом мы выяснили, что загруженность рабочего дня у директора находится в нормальных пределах, но 83% - это все же мало для эффективного использования рабочего времени, и необходимо немного изменить структуру затрат.

Показатель, характеризующий  величину затрат времени на регламентированные перерывы составил 8%, что это говорит  о том, что руководитель использует своё рабочее время вполне эффективно и процент времени.

Также мы видим. Что существуют потери рабочего времени по собственной  вине. Эти показатели нежелательны, их нужно постараться устранить, и использовать своё рабочее время  более рационально.

3. Тайм-менеджмент  как система управления временем

Тайм-менеджмент (управление временем) - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

3.1 Структура управления  временем

В тайм-менеджменте можно выделить следующие этапы:

1. Анализ.

2. Моделирование стратегий  с учётом проведённого анализа.

3. Целеполагание.

4. Планирование и расстановка приоритетов.

5. Реализация намеченных целей.

6. Контроль достижения  цели, выполнения планов, подведение  итогов по результатам. 

3.2. Методы упорядочивания  рабочего времени

3.2.1. Метод «Альп»

Включает пять стадий:

1. Упорядочение заданий;

2. Оценка продолжительности  действий;

3. Резервирование времени  (в соотношении 60:40);

4. Принятие решений по  приоритетам и перепоручениям;

5. Контроль учета выполненного.

3.2.2. Анализ АВС

Эта техника основана на том, что части в процентах  наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. Все задачи подразделяются на три  класса в соответствии с их значимостью.

Главные закономерности анализа-АВС:

• Наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается специалист. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;
• Важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;
• Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.

Для использования ABC анализа  необходимо следовать следующим  правилам:

• составить список всех будущих задач;
• систематизировать их по важности и установить очередность;
• пронумеровать эти задачи;
• оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;
• задачи категории А (15 % общего их количества) решает первый руководитель;
• задачи категории B (20 %) подлежат перепоручению;
• задачи категории C в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.