Введение

     На  данный момент человечество накопило обширный круг знаний и опыта, что этого достаточно для успешного управления. Но, наверное, нет другой области деятельности человека, где разрыв между знаниями и производительностью работы лидеров был бы таким широким и трудно устранимым.

     В широком смысле задача менеджеров состоит  в том, чтобы выбрать ту структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на нее  внутренним и внешним факторам. “Наилучшая”  структура – это та, которая  наилучшим образом позволяет  организации эффективно взаимодействовать  с внешней средой, продуктивно  и целесообразно распределять и  направлять усилия своих сотрудников  и, таким образом, удовлетворять  потребности клиентов и достигать  своих целей с высокой производительностью.

     Предприятие представляет собой сложную экономическую  систему, включающую на входе десятки  и сотни видов сырья, материалов, топлива и энергии, информации, а  на выходе – разнообразные виды продукции и услуги.

     Объектом  исследования курсового проекта  будет организация ИП Бачурин В.П.

     Предмет исследования курсового проекта – существующая на предприятии система управления.

     Целью написания курсового проекта  является совершенствование системы управления организацией.

     Структура данной работы построена таким образом, что сначала следует раскрыть теоретические аспекты системы управления организацией, далее проанализировать производительность системы управления организацией и разработать мероприятия по ее совершенствованию. 

     Глава 1 Теоретические основы системы управления организацией

     Прежде  чем делать какие-то практические выводы по деятельности предприятия, необходимо осветить такие теоретические аспекты  как: понятие, сущность и принципы системы управление, подходы к управлению в организации и виды организационных структур управления.

1. Понятие, сущность и принципы системы управления

     Функционирование  современных организаций сталкивается с множеством проблем, часть из которых  типовые и могут быть сравнительно просто решены специалистами с помощью  обычных технологий разработки и  реализации решений. Для разрешения нетиповых проблем требуются  специальные технологии-разработки решений, и, наконец, решение части  проблем может быть не по силам  как руководителям, так и специалистам. Набор таких проблем характеризует  организацию как один из самых  сложных объектов для изучения и  познания. Особый интерес представляет система управления организацией. Ее изучение и совершенствование –  постоянная задача руководителя.

     Система управления (СУ) – совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное (целенаправленное) функционирование организации.

     Для системы управления организаций  необходимо:

• разработать миссию организаций;
• распределить функции производства и управления;
• распределить задания между работниками;
• установить порядок взаимодействия работников и последовательность выполняемых ими функций;
• приобрести или модернизировать технологию производства;
• наладить систему стимулирования, снабжение и сбыт;
• организовать производство.

     СУ  состоит из четырех подсистем: методологии, процесса, структуры и техники  управления.

     Структура элементов системы управления организацией.

     Методология управления включает цели и задачи, законы и принципы, функции, средства и методы, школы управления.

     Процесс управления – часть управленческой деятельности, включающая формирование системы коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, создание системы информационного обеспечения управления.

     Управление всегда предполагает наличие двух основных частей: объекта (предмета) управления, на который направлено управляющее действие для его выполнения. Субъекта (органа) управления, который вырабатывает управляющее воздействие для его выполнения и контролирует его исполнение. Если совокупность этих частей образует в процессе своего взаимодействия устойчивую целостность, она называется системой управления.

     Объект  управления управляемая подсистема.

     Объект  управления совокупность взаимосвязанных  и взаимодействующих между собой  элементов, обеспечивающих производственный процесс создания продукции и  услуг для достижения определенных целей системы.

     Субъект управления управляющая подсистема.

     Субъект управления совокупность взаимосвязанных  элементов и подсистем управления, взаимодействующих между собой  и участвующих в процессе воздействия  на объекты управления и внешнюю  среду для достижения целей системы.

     Организация – это внутренняя упорядоченность, взаимодействие, согласованность более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная его строением; совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого; объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил (социальная организация).

     Цели  – это конечные состояния или  желаемый результат, которого стремится  добиться организация.

     Различают следующие виды целей:

     монетарные  цели - это цели, которые можно  измерить в денежном выражении;

     немонетарные  цели - это такие цели, которые  не могут быть представлены в денежном выражении.

     Можно выделить несколько видов системы  управления:

     1. стратегическое планирование деятельности организации;

     2. управление управленческой деятельностью; 

     3. управление внутренними или внешними  коммуникациями;

     4. управление человеческими ресурсами;

     5. управление производственной и  обслуживающей деятельностью;

     6.  управленческое консультирование;

     7. управление внутренними или внешними  коммуникациями.

     Стратегическое  планирование предусматривает подготовку и реализацию решений, ведущих к разработке конкретных стратегий для достижения целей компании.

     Управление  управленческой деятельностью предусматривает  решения с целью совершенствования  профессионализма аппарата управления.

     Коммуникации  с внешней и внутренней средой затрагивают отношения с поставщиками и потребителями, клиентами, работниками своей компании и населением близлежащих территорий; ориентируют компанию на формирование благоприятной для деятельности компании обстановки.

       В любой организации протекает множество процессов, начиная с процесса управления и до производственного процесса. Важнейшими частями производственного процесса являются снабжение, производство и сбыт продукции. В соответствии с этим в качестве объектов управления —процессов могут выступать:

     - производственный процесс;

     - торгово-технологический процесс;

     - маркетинговая деятельность предприятия;

     - материально-техническое снабжение  предприятия и т. д.

     К результатам (выходам системы) относят: прибыль, рентабельность, объемы производства и реализации продукции, затраты, качество продукции и т. д. Соответственно в качестве объектов управления — результатов могут служить:

     - качество производимых товаров  или оказываемых услуг;

     - результаты управленческой или  производственной деятельности;

     - производительность труда;

     - производственные или управленческие  затраты и т. д.

     Небезынтересно  привести также другие определения

     управления.

     Управление  может осуществляться только в том случае, если существует реально действующая система, являющаяся органичной частью организации, которую называют системой управления.

     Следует вспомнить, что система — это совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует определенную целостность, единство. Основные системные принципы:

     - целостности свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов;

     - структурности;

     - взаимозависимости структуры и среды;

     - иерархичности;

     - множественности описания каждой  системы.

     Возвращаясь к системе управления, следует заметить, что такая система обладает соответствующей структурой, т. е. имеет определенную совокупность составляющих ее элементов, специфических взаимосвязей и взаимодействий, благодаря которым осуществляется процесс управления, возникают новые целостные свойства, называемые эмерджентными.

     Непременным элементом любой системы управления является связь. Связь можно определить как важный для целей управления, взаимодействия канал обмена между субъектами веществом, энергией, информацией. Единичным актом связи выступает воздействие.

     Связи могут быть прямыми, обратными, вертикальными, горизонтальными и т. д.

     Прямая связь — это воздействие субъекта управления на объект в виде управленческих команд, решений, рекомендаций и т. д.

     Обратная связь — это информация, исходящая от объекта управления к субъекту управления. Существование обратной связи означает, что результат функционирования объекта управления определенным образом влияет на поступающие на него воздействия. Как правило, обратная связь выступает важным регулятором в системе управления.

     Взаимодействие  управляющей и управляемой подсистем  осуществляется в соответствии с  определенными принципами, то есть правилами. На практике таких принципов  может быть очень много, поэтому  остановимся лишь на наиболее важных.

     Едва ли не самым главным из этих принципов можно считать научность в сочетании с элементами искусства. Как уже отмечалось, менеджмент использует данные и выводы множества наук, поскольку сложным современным хозяйством практически невозможно управлять в одиночку. Так же, ситуация может меняться столь стремительно и непредсказуемо, что на поиск научно обоснованного решения попросту не окажется времени, и тогда приходится импровизировать, использовать нетрадиционные подходы. Это, помимо глубоких знаний, требует от руководителей большого опыта, владения искусством межличностного общения, умения находить выход из безвыходных положений.

     Процесс управления должен быть целенаправленным, то есть всегда осуществляться не «просто  так», а быть ориентированным на решение конкретных проблем, стоящих  в данный момент перед организацией.

     Важным  принципом менеджмента является его функциональная специализация  в сочетании с универсальностью. Их суть состоит в то что к каждому объекту управленческой деятельности существует индивидуальный подход, соответствующий направленности и особенностям его функционирования. Футбольной командной нельзя управлять, например, так же, как и актерами на сцене, а научным коллективом по аналогии с воинским подразделением. Но, поскольку во всех этих случаях производятся одни и те же по сути своей действия, сводящиеся к руководству людьми, они должны иметь в основе своей нечто общее, универсальное, не зависимо от того, кто эти люди — солдаты или академики, артисты или чиновники.

     Любой управленческий процесс должен основываться на принципе последовательности. Иными  словами, действия, из которых он состоит, располагаются в строго определенном порядке как в пространстве, так  и во времени. Нельзя, например, сначала принимать решение, а затем уж осмысливать ситуацию. В ряде случаев последовательность управленческих действий может иметь циклический характер, предполагающий их повторение в том же виде через определенные промежутки времени. Циклическими являются текущее планирование, контроль, составление бухгалтерских отчетов.

     Непрерывность осуществления хозяйственных процессов  в организации требует соответственно и непрерывности управления ими, контроля и координации деятельности персонала. Это позволяет своевременно обнаруживать и решать возникающие  проблемы, а следовательно обеспечивать стабильное развитие и функционирование организации.

     Последнее требует оптимального сочетания  централизованного регулирования  и самоуправления отдельных элементов  организации. Поскольку саморегулирование  осуществляется людьми, оно, в свою очередь может без соблюдения такого принципа как учет индивидуальных особенностей и психологии работников, закономерностей межличностных отношений и группового поведения. Это обеспечивает нормальный морально-психологический климат в организации и принятие взвешенных решений, которые будут надлежащим образом исполняться.

     Для того, чтобы управленческий процесс  протекал нормально, необходимо соблюдение такого важного принципа как обеспечение  единства прав и ответственности  в каждом его звене. Избыток прав по сравнению с ответственностью приводит на практике к управленческому  произволу; недостаток же парализует деловую активность и инициативу поскольку даже небольшой «перебор» здесь может повлечь за собой крупные неприятности.

     Важным  принципом менеджмента считается  состязательность участников управления на основе личной заинтересованности в успехе, поддерживаемой с помощью  разнообразных мотиваторов, таких  как материальное поощрение, возможность продвижения по службе, самореализации, получения новых знаний и навыков.

     В современных условиях управленческий процесс не может быть по-настоящему результативным без соблюдения такого принципа как максимально широкое  вовлечение исполнителей в процесс  подготовки решений, причем уже на самых  ранних его стадиях. Он исходит из того непреложного факта, что решения, в которых вложен собственный  труд и идеи, будут реализовываться  с большей активностью и заинтересованностью, чем «спущенные сверху». 

     1.2 Подходы к управлению в организации

     К настоящему времени известны четыре важнейших подхода, которые внесли существенный вклад в развитии теории и практики управления.

     При традиционном подходе рассматриваются  по отдельности работа, персонал, администрирование, мотивация, система управления фирмой и т.д.

     Процессный  подход. Управление рассматривается  как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других – это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных  взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.

     Процесс управления состоит из функций планирования, организации, мотивации и контроля. Эти четыре первичные функции  управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решения. Руководство (лидерство) рассматривается как  самостоятельная деятельность. Оно  предполагает возможность влияния на отдельных работников и группы работников таким образом, чтобы они работали в направлении достижения целей, что крайне существенно для успеха организации.

     Планирование  – это один из способов, с помощью  которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих  целей.

     Организовывать  – значит создать некую структуру. Поскольку в организации работу выполняют люди, важным аспектом функции  организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая работу по управлению.

     Задача  функции мотивации заключается  в том, чтобы члены организации  выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями  и сообразуясь с планом.

     Контроль  – это процесс обеспечения  того, что организация действительно  достигнет своих целей.

     Четыре  функции управления – планирование, организация, мотивация и контроль – имеют две общие характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация.

     При системном подходе организация рассматривается как система со своим входом (цели, задачи), выходом (результаты работы по показателям), обратными связями (между персоналом и руководством, внешними снабженцами и менеджерами и т.д.), внешними воздействиями (налоговое законодательство, конкуренты и т.д.).

     Основные  цели при системном подходе:

- исключение противоречивости целей подразделений организации;

- обеспечение единого направления в действиях подразделения;

- поиск критических факторов успеха организации;

- обеспечение факторов устойчивости функционирования организации;

- обеспечение адаптивности - быстрая приспособленность в работе;

- обеспечение совместимости работы подсистем организации;

- обеспечение эффективной работы обратных связей внутри организации.

     Применение  теории системы к управлению облегчило  для руководителей задачу увидеть  организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются  с внешним миром. Руководители должны знать, каковы переменные организации  как системы, для того чтобы применять  теорию систем к процессу управления.

     При ситуационном подходе методы управления могут меняться в зависимости от ситуации. Результаты деятельности организации анализируются в различных практических ситуациях. Ведется поиск наиболее значимых ситуационных факторов, влияющих на показатели хозяйственной деятельности в динамике, прогнозируются последствия. На основании полученных данных планируется будущая деятельность организации. Часто ситуационный анализ проводят методами экспертных оценок, «мозгового штурма», с использованием кейсов – деловых ситуаций, помогающих накапливать практический опыт и принимать правильные управленческие решения. Ситуационный подход концентрируется на ситуационных различиях между организациями и внутри самих организаций. Он пытается определить, каковы значимые переменные ситуации и как они влияют на производительность организации.

     Система управления современной организацией должна отвечать следующим основным требованиям:

• обеспечивать высокую производительность управления предприятием;
• обладать высокой гибкостью;
• оперативно реагировать на изменения факторов внешней и внутренней среды предприятия, конъюнктуры рынка;
• быть адекватной сложной технологии производства, требующей соответствующих форм контроля, организации и разделения труда;
• учитывать конкуренцию на соответствующем рынке товаров (услуг);
• учитывать требования к качеству обслуживания потребителей и выполнения договоров;
• способствовать развитию организации;
• обладать способностью саморегулирования, чтобы любые отклонения от нормы (по стоимости, качеству, срокам и др.) быстро фиксировались (в идеале — автоматически) и сразу же вырабатывались и предпринимались контрмеры, возвращающие систему управления в прежнее нормальное состояние.
• обеспечивать внедрение достижений науки и передовой практики;

Это обеспечит правильный подход в управлении организацией и скоординирует работу.

     1.3 Виды организационных структур управления

     Для того чтобы рассказать о видах, нужно для начала разобраться что такое структура управления.

     Структура управления – совокупность устойчивых связей объектов и субъектов управления организации, реализованных в конкретных организационных формах. Структура управления включает функциональные структуры, схемы организационных отношений, организационные структуры и систему обучения или повышения квалификации персонала.

     "Структура  управления организацией", или  "организационная структура управления" (ОСУ) - одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Большое внимание руководители организаций уделяют принципам и методам построения структур управления, выбору их типов и видов, изучению тенденций изменения и оценкам соответствия задачам организаций.

     В основу структуры управления положена определённая система.

     Линейная – представляет собой схему непосредственного подчинения по всем вопросам нижестоящих подразделений вышестоящим. (рис 1.1). Это система достаточно проста и может быть эффективна, если не велико число рассматриваемых вопросов и по ним могут быть даны решения в ближайших подразделениях. Она характеризуется тем, что во главе каждого структурного  подразделения находится руководитель-единоначальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления.

     При линейном управлении каждое звено и каждый подчиненный имеют одного руководителя, через которого по одному единовременному каналу проходят все команды управления. В этом случае управленческие звенья несут ответственность за результаты всей деятельности управляемых объектов. Речь идет о пообъектном выделении руководителей, каждый из которых выполняет все виды работ, разрабатывает и принимает решения, связанные с управлением данным объектом.

     Поскольку в линейной структуре управления решения передаются по цепочке «сверху вниз», а сам руководитель нижнего звена управления подчинен руководителю более высокого над ним уровня, формируется своего рода иерархия  руководителей данной конкретной организации. В данном случае действует принцип единоначалия, суть которого состоит в том, что подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Вышестоящий орган управления не   имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного начальника. 

     В линейной структуре управления каждый подчиненный имеет начальника, а  каждый начальник имеет несколько подчиненных. Такая структура функционирует в небольших организациях на низшем уровне управления (секция, бригада, отдел и т.д.).

     В линейной структуре система управления организацией компонуется по производственному признаку с учетом степени концентрации производства, технологических особенностей, ассортимента выпускаемой продукции и т.п.

     Линейная  структура управления является логически  более стройной и формально определенной, но вместе с тем и менее гибкой. Каждый из руководителей обладает всей полнотой власти, но относительно небольшими возможностями решения функциональных проблем, требующих узких, специальных знаний.

     Линейная  организационная структура управления имеет свои преимущества и недостатки. Серьезные недостатки линейной структуры в определенной мере могут  быть устранены многолинейной структурой.

       Достоинством линейной структуры  является личная ответственность  руководителя за конечный результат.  Недостатком является высокое  требование к руководителю.

Рис. 1.1 Классическая линейная структура управления 

     Линейно - штабная – представляет собой такую же «Линейную», только с организацией штаба при управлении. Целью его является информационное обеспечение руководителя и тех подразделений, которыми он руководит. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель,  возглавляющий определенный коллектив. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений (управлений, отделов, бюро и т.п.). В данном случае функциональные структуры подразделений находятся в подчинении главного линейного руководителя. Свои решения они проводят в жизнь либо через главного руководителя, либо (в пределах своих полномочий) непосредственно через соответствующих руководителей служб-исполнителей.