Содержание

Введение

     Закупочная  деятельность предприятия представляют собой один из важнейших факторов обеспечения постоянства и непрерывности воспроизводства. Эту важную роль играют все составные части совокупного материального запаса, в том числе товарно-материальные запасы, находящиеся у предприятия отраслей обращения.

     Несмотря  на то, что сейчас идет тенденция  ускорения оборачиваемости запасов на предприятии, а, следовательно, и снижение размеров запасов, вплоть до работы с колес, закупки по-прежнему занимают главную роль в обеспечении предприятия нормальными ритмичными условиями работы. Их всестороннее изучение и правильное понимание сущности товароматериальных запасов, их значения и роли в экономике предприятий и объединений, стоит в ряду важнейших проблем по экономии и рациональному использованию материальных ресурсов страны и задач по совершенствованию материально-технического снабжения народного хозяйства.

     Закупочная  деятельность предприятия, во многом зависит  от грамотного расчета запасов. Основная часть запасов на предприятии представляет собой предметы производства, входящие в материальный поток на различных стадиях его технологической переработки, а также, на торговых предприятиях, запасы представляют собой то количество готовой продукции, которое необходимо для поддержания непрерывности процесса продаж.

       Запасы на предприятии образуются  по двум основным причинам: 
1)несоответствие объемов поставки объемам разового потребления; 
2) разрыв во времени между моментом поступления материала (готовой продукции) и его потребления.

     Существует  много причин, по которым фирмы  идут на создание запасов. Основным доводом  является то, что на предприятии должно быть определённое количество материальных ресурсов для поддержания торгового процесса. При отсутствии необходимого запаса предприятие может понести большие убытки. 

     Имеются и другие причины для создания запасов. Например, сезонность, т.е. только в определённый сезон можно доставить продукцию потребителю. В свою очередь цены на сырьё, используемые изготовителями, могут подвергаться значительным сезонным колебаниям. Когда цена низкая, выгодно создавать достаточные запасы сырья, которых хватило бы на весь сезон низких цен и  которые можно было бы по мере надобности использовать в производстве. Другой довод, особенно важный для предприятий розничной торговли, состоит в том, что объём продаж и прибыль могут быть увеличены, если имеется некоторый запас товаров, который можно предложить потребителю.

     Грамотно  разработанная закупочная деятельность– это уже гарантия стабильной работы, даже в непредвиденных условиях.

     Исходя  из всего вышеперечисленного, можно  сказать, что вопрос организации управления закупочной деятельностью является актуальным на торговых предприятиях.

      Целью данного курсового проекта заключается  в исследовании системы управления закупочной деятельностью и проведение её анализа на конкретном примере, в условиях современного торгового предприятия и разработке рекомендаций по совершенствованию закупочной деятельности.

      Предметом исследования является  система  управления закупочной деятельностью и её влияние на эффективность деятельности предприятия ООО ТД «Для вас» в целом.

      В качестве объекта исследования выступит предприятие оптовой и розничной торговли ООО ТД «Для вас».

           Среди задач данного курсового  проекта можно выделить:

1. Изучение теоретических аспектов управления закупочной деятельностью.
2. Анализ основных технико-экономических показателей деятельности предприятия.
3. Анализ системы предприятия.
4. Анализ  системы управления закупочной деятельностью на исследуемом предприятии.
5. Разработка рекомендаций по совершенствованию управления закупочной деятельностью на предприятии.

      Теоретическую и научную основу данного курсового проекта составили труды таких ученых как В. П. Федько, В.А. Бондаренко, Б. А. Аникиной, Т. А. Родкиной и др.

                При проведении анализа деятельность  ООО ТД «Для вас» будет рассмотрена в динамике за 3 года.

      Курсовой  проект состоит из введения, трех глав, заключения, библиографии и приложений.

Глава 1. Теоретические  основы системы управления закупочной деятельностью предприятия, занимающегося коммерческой деятельностью

1.1 Экономическое содержание и сущность системы управления закупочной деятельностью предприятия

  Закупка товаров является первым этапом такого важного процесса, как товароснабжение.

  Товароснабжение – это комплекс коммерческих и  технологических операций по доведению  товаров до предприятий розничной торговли, включающий в себя закупку, доставку, приемку, хранение, подготовку и продажу товаров.

  В торговой практике используют две формы товароснабжения: транзитную и складскую.

  Транзитная  форма товароснабжения предусматривает  завоз товаров от изготовителей непосредственно в розничную торговую сеть, минуя склады оптовых баз.

  Транзитная  форма снабжения магазинов может  применяться при работе с местными поставщиками по любым товарам, так  как в этом случае их завоз, осуществляется автомобильным транспортом, а поэтому не требуется соблюдения минимальной нормы отгрузки.

  Транзитная  форма товароснабжения способствует сокращению времени доведения товаров  до магазинов, снижению транспортно-экспедиционных расходов и товарных потерь.

  Однако  во многих случаях она не может быть использована: если требуются накопление товаров, подсортировка, преобразование производственного ассортимента в торговый. Возникает необходимость применить складскую форму товароснабжения. При этом возрастут расходы, связанные c выполнением складских операций с товаром, его хранением. Тем не менее достаточно часто при работе с товарами сложного ассортимента, сезонного производства и потребления применение этой формы является предпочтительным, так как совокупные издержки по завозу, хранению и продаже товаров в магазине снижаются. Это происходит потому, что увеличение издержек в складском звене компенсируется снижением их в магазинах за счет ускорения реализации подсортированных и подготовленных к продаже партий товаров, уменьшением товарных запасов и расходов на их содержание

  Важное  значение для рациональной организации  товароснабжения розничной торговой сети имеет выбор метода завоза товаров.

  Основными являются два метода. Первый метод  предполагает, что завоз товаров  осуществляется силами и средствами розничных торговых предприятий и называется децентрализованным (самовывоз). Этот метод отвлекает работников магазинов от их непосредственной работы по торговому обслуживанию населения, приводит к неэффективному использованию транспорта, в итоге увеличиваются издержки по завозу товаров.

  Второй  метод - централизованный, предусматривает  завоз товаров силами и средствами поставщика. Он более экономичный, позволяет  улучшить управление процессом товародвижения, повысить эффективность использования  автотранспорта. Работники магазинов не отвлекаются для поездки за товаром. При этом методе отборка товаров может быть осуществлена лично или по заявке (письменной или по телефону). Завоз должен осуществляться по графикам.

  Разрабатываются графики отборки и завоза товаров. Для их обоснования необходимы следующие данные: тип магазина, его ассортиментный профиль, месторасположение, однодневный товарооборот магазина, фактические товарные запасы, режим работы магазина. На основе этих данных рассчитывается размер партии единовременной поставки и частота завоза

  Графики составляются, как правило, на квартал. На более длительный срок их составление  нецелесообразно, так как в процессе работы ситуация меняется. Практика свидетельствует, что наиболее приемлемая частота  завоза продовольственных товаров - через 2-3 дня, непродовольственных - 7-9 дней, но это зависит от однодневного товарооборота и размера единовременной партии завоза. В графике целесообразно указывать не только дни завоза или числа месяца, но и время. Дню завоза должны предшествовать отборка товаров или поступление заявки от магазинов.

  В снабжении  розничной торговой сети применяются  и другие методы: снабжение через  передвижные склады, передвижные  залы товарных образцов, разъездных товароведов, через мелкооптовую посылочную торговлю

  Выбор форм и методов товароснабжения закрепляется в договорах поставки при установлении хозяйственных связей.

  При всех формах и методах товароснабжения  заведующие магазинами составляют заявки на завоз товаров.

  При этом они должны учитывать спрос населения, степень его удовлетворения, размер однодневной продажи, фактический объем товарных запасов, а также объем неснижаемого запаса, необходимого для бесперебойной торговли, наличие не пользующихся спросом товаров, частоту завоза.

  На товары, которыми магазин ранее не торговал, первая заявка должна быть небольшой (пробная продажа).

  При разработке заявки следует учитывать изменение  спроса в, связи с обычаями, традициями, праздниками, сезонными колебаниями  и другими рыночными условиями.

  Заявки  передаются поставщику, осуществляющему товароснабжение магазинов, и должны быть выполнены в предусмотренные договором сроки.

  Существуют  следующие принципы закупки товаров:

  а) на ранних этапах формирования ассортимента закупать и продавать лишь ограниченное количество наименований товаров, чтобы коммерческие службы могли сосредоточить свои усилия на повышении качества и установлении стандартов на качество основных товаров. Только после этого можно дальше расширять ассортимент;

  б) установить тесное сотрудничество на всех уровнях между товароведами коммерческих служб и технологами производства, между поставщиками и оптовыми покупателями;

  в) приветствовать совместную работу по формированию ассортимента, формированию качества, разработке новых  товаров

1.2 Методика анализа системы управления закупочной деятельностью предприятия

     Система управления проектируется с целью непрерывного обеспечения потребителя каким-либо видом материального ресурса. Реализация этой цели достигается решением следующих задач:

     - учет текущего уровня запаса на складах различных уровней;

     - определение уровня страхового  запаса;

     - расчет размера заказа;

     - определение интервала времени  между заказами.[4, c.236]

     Для ситуации, когда отсутствуют отклонения от запланированных показателей  и запасы потребляются равномерно, разработаны две основные системы управления закупок, которые решают поставленные задачи, соответствуя цели непрерывного обеспечения потребителя материальными ресурсами. Такими системами являются:

1. модель с фиксированным размером заказа (Q-модель);
2. модель с фиксированным периодом времени между заказами (P-модель).

     Основной  параметр Q-модели является размер заказа. Он вычисляется единожды и больше не изменяется, поэтому правильное его определение является важной задачей. Если заказываем продукцию редко, но большими партиями, возникают затраты, связанные с хранением и порчей продукции, если заказываем часто – возникают затраты, связанные  транспортировкой маленьких партий, отсутствием оптовых скидок и т.п. Таким образом, главный критерий оптимизации в данном случае – минимизация совокупных затрат на хранение запасов и повторение заказа.

     На  совокупные затраты влияют три фактора:

     - используемая площадь складских  помещений;

     -издержки  на хранение запасов;

     -стоимость  оформленных заказов.

     Эти факторы тесно взаимосвязаны между собой, причем само направление их взаимодействия неодинаково в разных случаях. Желание максимально сэкономить затраты на хранение запасов вызывает рост затрат на оформление заказов. Экономия затрат на повторение заказа приводит к потерям, связанным с содержанием излишних складских помещений, и кроме того, снижает уровень обслуживания потребителя. Определение оптимального размера заказа обеспечивает уменьшение издержек на хранение запасов без потери качества обслуживания.

     Оптимальный размер заказа рассчитывается по формуле (формула Вильсона):

                                                        (1)

где Q – оптимальный размер заказа, шт.;

А- затраты на поставку единицы заказываемого  продукта, руб.;

S – потребность в заказываемом продукте за определенный период, шт.;

W – затраты на хранение единицы запаса, руб./шт.

     Затраты на поставку заказа (А [объем заказа]) включают в себя стоимость транспортировки заказа, затраты на дополнительные условия поставки, затраты на оформление заказа.

     Затраты на хранение запасов (W [объем заказа]).

     Исходные  данные для расчета параметров системы  управления запасами с фиксированным  размером заказа следующие:

     -потребность  в заказываемом продукте, шт.;

     -оптимальный  размер заказа, шт.;

     -время  поставки, дни;

     -возможная  задержка поставки, дни.[5, c.193-194]

     Основной  параметр P-модели является интервал поставки.В системе с фиксированным интервалом времени между заказами заказы делаются в строго определенные моменты времени, которые отстоят друг от друга на равные интервалы, например один раз в месяц, один раз в неделю, один раз в 14 дней и т.п.

     Оптимальный размер заказа позволяет минимизировать совокупные затраты на хранение запаса и повторение заказа, а также достичь наилучшего сочетания взаимодействующих факторов, таких как используемая площадь складских помещений, издержки на на хранение запасов и стоимость заказа. Расчет интервала времени между заказами рассчитывается на основе оптимального размера заказа.

                                                        (2)

где I – интервал времени между заказами, дни;

Q – оптимальный размер заказа, шт.;

N – число рабочих дней в периоде;

S – годовая потребность в заказываемом продукте, шт.

     Исходные данные для расчета параметров системы следующие:

     - потребность в заказываемом продукте, шт.;

     - интервал времени между заказами, дни;

     - время поставки, дни;

     - возможная задержка, дни.

     В рассматриваемой системе момент заказа заранее определен и не меняется ни при каких обстоятельствах, постоянно пересчитываемым параметром является именно размер заказа. Его вычисление основывается на прогнозируемом уровне потребления до момента поступления заказа на склад организации. Расчет размера заказа в системе с фиксированным интервалом времени между заказами производится по формуле:

     РЗ= МЖЗ – ТЗ + ОП,                              (3)

где РЗ – размер заказа, шт.;

МЖЗ -  максимальный желательный запас, шт.;

ТЗ  – текущий запас, шт.;

ОП  – ожидаемое потребление за время поставки, шт.

     Как видно из формулы, размер заказа рассчитывается таким образом, что при условии  точного соответствия фактического потребления за время поставки ожидаемому поставка пополняет запас на складе до максимального желательного уровня. Разница между максимальным желательным и текущим запасом определяет величину заказа, необходимую для восполнения запаса до максимального желательного уровня на момент расчета, а ожидаемое потребление за время поставки обеспечивает это восполнение в момент осуществления поставки.

     При постоянной скорости потребления обе  рассматриваемые системы управления закупками (с фиксированным размером заказа и с фиксированным интервалом времени между заказами) будут одинаковыми, так как заказы будут производиться через равные интервалы времени, а размеры заказов всегда будут равны друг другу.

     Существует  также модель управления закупками по минимуму - максимуму и с постоянной периодичностью пополнения запасов. Эта система, как и система с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня, содержит в себе элементы основных систем управления закупками. Заказы производятся не через каждый заданный интервал времени, а только при условии, что запасы на складе в этот момент оказались равными или меньше установленного минимального уровня. В случае выдачи размер рассчитывается так, чтобы поставка пополнила запасы до максимального желательного уровня. Таким образом, данная система работает лишь с двумя уровнями запасов - минимальным и максимальным. Система "минимум - максимум" ориентирована на ситуацию, когда затраты на учет запасов и издержки на оформление заказа настолько значительны, что становятся соизмеримы с потерями от дефицита запасов.

     Сравнение рассмотренных  систем управления закупок приводит к выводу о наличии у них взаимных недостатков и преимуществ. Система с фиксированным размером заказа требует непрерывного учета текущего запаса на складе. Напротив, система с фиксированным интервалом времени между заказами требует лишь периодического контроля количества запаса. Необходимость постоянного учета запаса в системе с фиксированным размером заказа можно рассматривать как основной её недостаток. Напротив, отсутствие постоянного контроля за текущим запасом в системе с фиксированным интервалом времени между заказами является её основным преимуществом перед первой системой.

     Следствием  преимущества системы с фиксированным  интервалом времени между заказами является то, что в системе с  фиксированным размером заказа максимальный желательный запас всегда имеет  меньший размер, чем в первой системе. Это приводит к экономии на затратах по содержанию запасов на складе за счет сокращения площадей, занимаемых запасами, что, в свою очередь, составляет преимущество системы с фиксированным размером заказа перед системой с фиксированным интервалом времени между заказами.  

1.3 Логистические компромиссы управления закупочной деятельностью предприятия

     Часто клиент готов сделать заказ только в том случае, если товар есть прямо сейчас. С другой стороны, держать  на складе огромный запас очень накладно. Часто стопроцентное покрытие спроса требует слишком больших издержек на запасы. Как найти «золотую середину»? Как определить тот оптимум, при котором уровень сервиса будет достаточным именно для данного предприятия и при этом затраты на закупки будут невелики?

     Нужно определить, сколько товара требуется  хранить на складе при поддержании  необходимого уровня сервиса. А для  этого следует разработать критерий оптимального объема складских остатков и способ расчета нормы складского запаса, который можно было бы использовать для определения необходимости дозаказа у поставщика.

     Для эффективной деятельности по управление заказами предприятия необходимо достижение следующих целей:

     1. Рационального размещения запасов  в сфере производства и потребления.

     2. Формирования оптимального объема, структуры и уровня запасов.

     3. Оперативного учета и контроля  над состоянием запасов.

     Следовательно, проблема оптимизации закупок предприятия заключается в нахождении компромисса между двумя разноплановыми требованиями: сокращением размеров запасов, недопущение дефицита и бесперебойным товароснабжением.[11, c. 45]

     Эффективное управление закупками позволяет организации удовлетворять или превышать ожидания потребителей. Корпоративная политика, способствующая эффективному управлению закупками, - первая составляющая успешного управления. Другие необходимые составляющие – хорошее аппаратное и программное обеспечение и знания, необходимые для использования программного обеспечения.

     Одна  из наиболее распространенных ошибок российских предприятий при управлении закупками - увеличение их оборачиваемости без учета других факторов. Это может привести к падению прибыли и росту операционных издержек. Возможна и другая крайность: стремясь исключить дефицит запасов, некоторые фирмы заполняют склады материалами, причем затраты на их содержание многократно превышают издержки, которые могли бы возникнуть в связи с отсутствием некоторых товаров.

     Принципы  управления закупок можно сформулировать в виде простого алгоритма, состоящего из нескольких шагов:

     - определения, чем может управлять  компания;

     - выявления релевантных затрат  и их зависимости от управляемых  параметров;

     - поиска оптимального решения,  при котором релевантные затраты  для компании будут минимальными.

     В некоторых случаях у предприятия есть возможность управлять только одним параметром (например, временем возобновления заказа). В других ситуациях компании доступно управление несколькими параметрами (например, еще условия оплаты заказа).

     Релевантными  называют затраты, которые меняются в результате принятия решения. При этом важно определить не только затраты, которые будут меняться, но и то, как они будут меняться. Это позволит смоделировать последствия принимаемого решения. Наиболее распространены так называемые конкурирующие затраты, то есть затраты, меняющиеся в противоположных направлениях. К примеру, увеличение страхового запаса на складе ведет к росту затрат на хранение и снижению риска убытков из-за простоя.

     Оптимальным будет такое решение, при котором  сумма всех релевантных затрат минимальна. Если определены сами затраты и порядок их изменения, то вычисление оптимального решения - уже техническая задача, решаемая методами линейного программирования.

     Неопределенность  ситуации с продажами неизбежно  вызывает неопределенность в работе производства и системы закупок. И для того чтобы обеспечить гарантированное удовлетворение спроса потребителей, приходится содержать большие запасы на всех переделах. Увеличив размер заказа, компания не сократит вероятность возникновения дефицита, поскольку дополнительные материалы поступят уже после того, как возникнет дефицит. Страховой запас нельзя создать на складе, это расчетная величина, которая влияет на точку перезаказа. Но создание страхового запаса не только снижает риск возникновения убытков, но и увеличивает затраты на хранение.

     Нередко поставщики предоставляют предприятиям объемные скидки, то есть чем больше объем заказа, тем больше скидка. В этом случае нужно оценивать, насколько  предлагаемая скидка перекрывает затраты  на складское хранение и потери от обездвиживания оборотных средств.

     Необходимо  сопоставлять затраты на хранение и  скидки, которые предоставляются  за приобретение большого объема материалов. Но, как показывает практика, выгоднее потерять скидку и заказать один и  тот же материал несколько раз, чтобы максимально высвободить склады. Благодаря правильному управлению заказами высвобождаются складские площади, на которых либо предприятие экономит - отключает отопление, свет, снимает охрану, либо зарабатывают - сдают в аренду.

     При построении модели управления заказами нужно учитывать и специфику предприятия, и ограничения, обусловленные реалиями российской экономики. Однако никакая модель не может быть полным отражением действительности, поэтому менеджерам, принимающим решения, нужно не только знать формулы, но и системно понимать процессы, которыми они управляют.

        Сезонные колебания производства  некоторых  видов  товаров   приводят  к тому, что предприятие  создает запасы данной продукции,  чтобы избежать  проблем в снабжении  в неблагоприятные периоды. При этом долговременное содержание запасов, порой даже  чрезмерной  их величины приводит к образованию на предприятиях  так называемых «неликвидов» (запасов, которые не  могут быть  использованы  ни  на  самом предприятии, ни реализованы сторонним потребителям).