Ирина Эланс
Теоретические основы внешней и внутренней среды организации
- Теоретические основы внешней и внутренней среды организации
- Внутренняя среда организации, её сущность и основные переменные
Функционирование и развитие каждой организации осуществляется в среде (внутренней и внешней). Любое действие организации возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Состояние и деятельность организации в любой момент времени - есть результат действия ее внутренних факторов и воздействий внешней среды. Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, который дает возможность организации функционировать, а следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если не обеспечивает необходимого функционирования организации.
Внутренняя среда - это совокупность факторов, оказывающих влияние на деятельность организации изнутри. Факторы среды принято называить переенными. К числу главных переменных внутренней среды организации относятся:
- цели;
- структура;
- задачи;
- технологии;
- люди;
1.1.1 Цель. Крупные организации являются многоцелевыми, т.к. они состоят из подразделений, каждое из которых имеет свою цель, направленную на достижение общей цели. Малые организации – малоцелевые.
Любая организация, вне зависимости от формы собственности, имеет три основные цели:
- выживание;
- рост;
- перспективы;
- Струтура. Формальные организации состоят из подразделений и уровней управления. Взятые в единстве и логическом соотношении между собой, они образуют определенную структуру организации.
Образование структуры – это следствие разделение труда между специалистами разных ее видов. Так, труд разделен между технологами, инженерами, механиками, экономистами, менеджерами и др.
В больших организациях такие специалисты группируются в отделы или подразделения, а управленческий труд выделяется в уровни управления.
В рамках структуры определяется понятие «сфера контроля». Сфера контроля - это число лиц, непосредственно подчиненных одному руководителю. Сфера контроля определяет вид организационной структуры:
- Узкая сфера контроля дает многоуровневую или высокую структуру.
Рисунок 1 – Многоуровневая структура
- Широкая сфера контроля дает малоуровневую или плоскую структуру управления.
Рисунок 2 – Малоуровневая структура
- Задача - предписанная работа, которая должна быть выполнена установленным способом и в установленные сроки.
Каждая должность включает
ряд задач как необходимый вклад
в достижение целей организации.
Традиционно
задачи делятся на три категории:
Работа с людьми;
Работа с предметами (машинами, сырьем, инструментами);
Работа с информацией;
Например, на обычном заводском конвейере работа людей состоит из работы с предметами. Задача же мастера — это, в основном, работа с людьми. В то же время, задачи казначея корпорации, в основном, связаны с информацией.
Задачи характеризуются частотой повторения и временем выполнения.
- Технологии - это средство преобразования сырья в продукцию или услуги.
Д. Вудворд выделила три категории:
1. Единичное (мелкосерийное/индивидуальное) производство, где одновременно изготавливается только одно изделие.
2. Массовое (крупносерийное) производство. Применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идеинтичны друг другу или очень похожи.
3. Непрерывное производство. В нем используется автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах. Примерами такого роизводства является переработка нефти или работа электростанции.
1.1.5 Люди. Это внутренняя переменная в организиции, для менеджеров по валентности должна быть на первом месте, т.к. именно от персонала зависит результат её деятельности. Персонал в организации характеризуется следующими критериями:
1) По категории:
- руководитель;
- специалисты;
- служащие;
- рабочие;
- По полу:
- женский;
- мужской;
- По возрасту:
- до 20 лет;
- от 21 до 31 года;
- от 31 до 40 лет;
- от 41 до 50 лет;
- от 51 до 60 лет;
- 60 лет и старше;
- По стажу:
- до 1 года;
- от 1 до 2 лет;
- от 3 до 5 лет;
- от 5 до 10 лет;
- свыше 10 лет;
- По образовательному уровню:
- общее среднее образование;
- начальное профессиональное образование;
- среднее профессиональное образование;
- незаконченное высшее образование;
- высшее образование;
Совокупность всех внутренних переменных образует рабочую среду, которая с помощью процесса управления приспосабливается к потребностям организации.
Внутренние переменные взаимосвязаны между собой и образуют социотехническуюсистему, т.к. состоят из социального (люди) и технологического (целия, задачи, технологии, структура) компонентов.
Внутренняя жизнь организации состоит из большого количества
различных действий, подпроцессов и процессов. В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности отдельные процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, некоторые же, широко осуществляемые в других организациях процессы, могут либо отсутствовать, либо осуществляться в очень небольшом размере. Однако несмотря на огромное разнообразие действий и процессов, можно выделить пять групп функциональных процессов, которые присущи любой организации и которые являются объектом управления со стороны менеджмента. Данными функциональными группами процессов являются
следующие:
- производство;
- маркетинг;
- финансы;
- работа с кадрами;
- эккаунтинг (учет и анализ хозяйственной деятельности).
Управление производством предполагает, что соответствующие службы менеджмента осуществляют управление процессом получения и переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих в организацию, в продукт, который организация предлагает внешней среде. Для этого менеджмент осуществляет следующие операции:
- управление разработкой и проектированием продукта;
- выбор технологического процесса, расстановку кадров и техники по процессу с целью оптимизации затрат на изготовление и выбор методов изготовления продукта;
- управление закупкой сырья, материалов и полуфабрикатов;
- управление запасами на складах, включающее в себя управление хранением закупленных товаров, полуфабрикатов собственного изготовления для внутреннего пользования и конечной продукции;
- контроль качества.
Ключевыми точками внимания менеджмента при управлении производством являются издержки и качество. Управление маркетингом призвано посредством маркетинговой деятельности по реализации созданного организацией продукта увязать в единый непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов организации и достижение целевых показателей организации. Для этого осуществляется управление такими процессами и действиями, как:
- изучение рынка;
- реклама;
- ценообразование;
- создание систем сбыта;
- распределение созданной продукции;
- сбыт.
В последнее время при управлении маркетингом все большее влияние
уделяется фактору устойчивости связи с покупателем. Поэтому акценты процесса маркетинга продукта все более смещаются с функциональных свойств продукта на такие элементы, как оболочка продукта реже бренд, гарантии, имидж. Также все большее значение начинает придаваться развитию схем взаимодействия с клиентом в процессе продажи.
Управление финансами состоит в том, что менеджмент реализует управление процессом движения финансовых средств в организации. Для этого осуществляется:
- составление бюджета и финансового плана;
- формирование денежных ресурсов;
- распределение денег между различными субъектами, определяющими жизнь организации;
- оценка финансового потенциала организации.
При управлении финансами исключительно большое значение имеет оптимизация использования финансовых ресурсов. Особенность финансов состоит в том, что они сами как ресурсы стоят определенных денег и также сами по себе в состоянии во времени либо расти, либо, наоборот, обесцениваться в зависимости от того, как они сохраняются. Поэтому качество управления финансами во многом определяется тем, насколько оптимально построен процесс движения финансовых средств.
Управление персоналом связано с использованием возможностей работников для достижения целей организации. Кадровая работа включает в себя следующие элементы:
- подбор и расстановка кадров;
- обучение и развитие кадров;
- компенсация за выполненную работу;
- создание условий на рабочем месте;
- поддержание отношений с профсоюзами и разрешение трудовых
споров.
По мере того как выполнение рутинных трудовых операций все более подходит к машинам, а сотрудники все более занимаются творческим трудом, управление персоналом становится той ключевой функцией, которая может обеспечить организации исключительные преимущества, делающие ее более сильной в конкурентной борьбе, дающие ей возможность успешно развиваться в условиях динамично меняющейся среды.
Управление эккаунтингом предполагает управление процессом обработки и анализа финансовой информации о работе организации с целью сравнения фактической деятельности организации с ее возможностями, а также с деятельностью других организаций. Это позволяет организации вскрыть проблемы, на которые она должна обратить пристальное внимание, и выбрать лучшие пути осуществления ее деятельности.
1.2 Внешняя среда организации, её сущность, виды и основные переменные
Не существует ни одной организации, которая не имела бы внешнего окружения и не находилась бы с ним в состоянии постоянного взаимодействия. Любая организация нуждается в регулярном получении из внешней среды исходных продуктов для обеспечения своей жизнедеятельности. При этом каждая организация должна отдавать что-то во внешнюю среду в качестве компенсации за ее существование. Как только рвутся связи с внешней средой, организация погибает. В последнее время в связи с усилением и усложнением конкуренции, а также резким ускорением процессов изменения в окружающей среде организации все в большей мере вынуждены уделять внимание вопросам взаимодействия с окружением, все в большей мере развивать способности адаптации к изменениям внешней среды.
Ключевую роль в выработке и проведении политики взаимодействия организации с окружением играет менеджмент, особенно его верхний уровень. Вопросы долгосрочной стратегии взаимодействия организации со средой становятся во главу угла построения всех процессов управления. Менеджмент уже не занимается только внутренними вопросами организации. В равной, а может быть и в большей мере его взор направлен за пределы организации. Менеджмент старается строить эффективное взаимодействие организации с окружением не только путем воздействия на процессы, происходящие в организации, но и путем воздействия на окружающую среду. Стратегическое управление, решающее эти задачи, выдвигается на первый план в комплексе процессов управления организацией.
Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Она подразделяется на:
- Внешняя среда прямого воздействия – это факторы, которые непосредственно влияют на деятельность организации извне.
- Внешняя среда косвенного воздействия – это факторы, которые не оказывают непосредственного воздействия на детельность организации, но которые она обязана учитывать, планируя свою будущую деятельность.
Рисунок 3 – Cреды организации
Внешняя среда характеризуется как совокупность переменных (факторов), которые находятся за пределами предприятия и не являются средой непосредственного воздействия со стороны его маркетинговой службы.
Под поставщиками понимается группа различных по своей природе предприятий, организаций и отдельных лиц, принимающих участие в процессе материально-технического обеспечения ресурсами производственной и научно-технической деятельности предприятия. Ограничениями со стороны этой среды могут быть: объемы и цены на материальные ресурсы, их качество, договорные условия и т.д.
Потребители - это несколько групп населения, фирм и организаций (предприятий), потребляющих товар для производственного и личного потребления или использования. Они могут быть территориально расположены как внутри страны, так и за ее пределами. Сюда же относятся промежуточные продавцы, посредники и т.п.
Конкуренты - поведенческая категория продавцов и покупателей, соперничающих на рынке за более выгодные продажи и покупки новых товаров, новых технологий, новых источников обеспечения потребностей и т.п.
Деятельность предприятия находится так же под значительным влиянием исполнительных и законодательных институтов, которые принимают льготы и ограничения хозяйственного поведения. Предприятию необходимо учитывать мероприятия профсоюзов, объединений предпринимателей и специалистов, социальных и политических движений, стремиться прогнозировать их результаты и использовать в своих деловых интересах. Маркетинг предприятия находится также под влиянием общеэкономического климата в стране и мире в целом под воздействием общеэкономических процессов и макроэкономических изменений. Темпы экономического роста (падения), уровень инфляции, показатели потребления, динамика национального дохода, уровень и система налогов, пошлин и т.д. - это та система хозяйственных координат и рычагов на уровне всей страны или отдельного региона, которая обуславливает конечную результативность коммерческих усилий предприятия.
Внешняя среда характеризуется свойствами:
- Сложность. Т.е. чем больше факторов, которые влияют на организацию и на которые она обязана реагировать, тем более сложной является внешняя среда.
- Подвижность. Т.е. скорость происходящих в окружающей среде изменений. Чем больше изменений происходит в окружающей среде, тем более подвижной и сложной она является.
- Неопределенность. Это качество и достоверность информации о внешней среде. Принятие решений усложняется для организации, если происходит рост неопределенности.
Таким образом, организация – это открытая система, зависящая от взаимообмена ресурсов и результатов деятельноссти с внешним миром.
Руководитель должен учитывать внешнее окружение и его изменение для того, чтобы адаптировать внутреннюю среду к этим изменениям, т.к. изменения каких либо внешних факторов требуют внимания изменений во внутренней среде.
1.3 Свойства и методы анализа внешней среды организации
Внешняя среда в стратегическом управлении рассматривается как совокупность двух относительно самостоятельных подсистем: макроокружения и непосредственного окружения.
Макроокружение создает общие условия среды нахождения организации. В большинстве случаев макроокружение не носит специфического характера по отношению к отдельно взятой организации. Однако степень влияния состояния макроокружения на различные организации различна. Это связано как с различиями в сферах деятельности организаций, так и с различиями во внутреннем потенциале организаций.
Изучение экономической компоненты макроокружения позволяет понять то, как формируются и распределяются ресурсы. Оно предполагает анализ таких характеристик, как величина валового национального продукта, темп инфляции, уровень безработицы, процентная ставка, производительность труда, нормы налогообложения, платежный баланс, норма накопления и т.п. При изучении экономической компоненты важно обращать внимание на такие факторы, как общий уровень экономического развития, добываемые природные ресурсы, климат, тип и уровень развитости конкурентных отношений, структура населения, уровень образованности рабочей силы и величина заработной платы.
Анализ правового регулирования, предполагающий изучение законов и других нормативных актов, устанавливающих правовые нормы и рамки отношений, дает организации возможность определить для себя допустимые границы действий во взаимоотношениях с другими субъектами права и приемлемые методы отстаивания своих интересов. Изучение правового регулирования не должно сводиться только к изучению содержания правовых актов. Важно обращать внимание на такие аспекты правовой среды, как действенность правовой системы, сложившиеся традиции в этой области и процессуальная сторона практической реализации законодательства.
Политическая составляющая макроокружения должна изучаться в первую очередь для того, чтобы иметь ясное представление о намерениях органов государственной власти в отношении развития общества и о средствах, с помощью которых государство намерено проводить в жизнь свою политику. Изучение политической компоненты должно концентрироваться на выяснении того, какие программы пытаются провести в жизнь различные партийные структуры, какие группы лоббирования существуют в органах государственной власти, какое отношение у правительства существует по отношению к различным отраслям экономики и регионам страны, какие изменения в законодательстве и правовом регулировании возможны в результате принятия новых законов и новых норм, регулирующих экономические процессы. При этом важно уяснить такие базовые характеристики политической подсистемы, как-то: какая политическая идеология определяет политику правительства, насколько стабильно правительство, насколько оно в состоянии проводить свою политику, какова степень общественного недовольства и насколько сильны оппозиционные политические структуры, чтобы, используя это недовольство, захватить власть.
Изучение социальной компоненты макроокружения направлено на то, чтобы уяснить влияние на бизнес таких социальных явлений и процессов, как: отношение людей к работе и качеству жизни; существующие в обществе обычаи и верования; разделяемые людьми ценности; демографические структуры общества, рост населения, уровень образования, мобильность людей или готовность к перемене места жительства и т.п. Значение социальной компоненты очень важно, так как она является всепроникающей, влияющей как на другие компоненты макроокружения, так и на внутреннюю среду организации. Социальные процессы изменяются относительно медленно. Однако если происходят определенные социальные изменения, то они приводят ко многим очень существенным изменениям в окружении организации. Поэтому организация должна серьезно отслеживать возможные социальные изменения.
Анализ технологической компоненты позволяет своевременно увидеть те возможности, которые развитие науки и техники открывает для производства новой продукции, для усовершенствования производимой продукции и для модернизации технологии изготовления и сбыта продукции. Прогресс науки и техники несет в себе огромные возможности и не менее огромные угрозы для фирм. Многие организации не в состоянии увидеть открывающиеся новые перспективы, так как технические возможности для осуществления коренных изменений преимущественно создаются за пределами отрасли, в которой они функционируют. Опоздав с модернизацией, они теряют свою долю рынка, что может привести к крайне негативным последствиям для них.
Проводя изучение различных компонент макроокружения, очень важно иметь в виду два следующих момента.
Во-первых, это то, что все компоненты макроокружения находятся в состоянии сильного взаимовлияния. Изменения в одной из компонент обязательно приводят к тому, что происходят изменения в других компонентах макроокружения. Поэтому их изучение и анализ должны вестись не по отдельности, а системно с отслеживанием не только собственно изменений в отдельной компоненте, но и с уяснением того, как эти изменения скажутся на других компонентах макроокружения.
Во-вторых, это то, что степень воздействия отдельных компонентов макроокружения на различные организации различна. В частности, степень влияния проявляется по-разному в зависимости от размера организации, ее отраслевой принадлежности, территориального расположения и т.п. Например, считается, что крупные организации испытывают большую зависимость от макроокружения, чем мелкие. Чтобы учитывать это при изучении макроокружения, организация должна определить для себя, какие из внешних факторов, относящихся к каждой из компонент макроокружения, оказывают значительное влияние на ее деятельность. Кроме этого, организация должна составить список тех внешних факторов, которые являются потенциальными носителями угроз для организации. Также необходимо иметь список тех внешних факторов, изменения в которых могут открыть дополнительные возможности для организации.
Изучение непосредственного окружения организации направлено на анализ состояния тех составляющих внешней среды, с которыми организация находится в непосредственном взаимодействии. При этом важно подчеркнуть, что организация может оказывать существенное влияние на характер и содержание этого взаимодействия, тем самым она может активно участвовать в формировании дополнительных возможностей и в предотвращении появления угроз ее дальнейшему существованию.