Теоретико-методологические основы изучения среды организации

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Любая организация находится и  функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций  возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Проблема взаимоотношения организации и среды в науке стала рассматриваться впервые в работах А. Богданова и Л. фон Берталанфи в первой половине ХХ века. Однако в менеджменте значение внешней среды для организаций было осознано только в 60-е годы в условиях усиления динамизма ее факторов и нарастания кризисных явлений в экономике. Это послужило отправной точкой для интенсивного использования системного подхода в теории и практике управления, с позиций которого любая организация стала рассматриваться как открытая система, взаимодействующая с внешней средой.

Актуальность данной работы обусловлена  тем, что  в настоящее время  существует очень много различных  организаций в разных сферах общества и находящихся под влиянием разных факторов (будь то внутренняя среда или внешняя). И для того, чтобы определить стратегию поведения конкретной организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углубленное представление как о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, так и о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в ней организацией.

Таким образом, в роли объекта данной курсовой работы выступит среда организации. Предмет исследования – методы изучения внутренней и внешней среды организации.

Целью данного проекта является исследование теоретической базы для  изучения внешней и внутренней среды  компании, определение ключевых компонентов  обеих средах и предоставление методик  для их изучения.

Задачи исследования:

• изучить основные понятия темы (организация, внешняя среда, внутренняя среда);
• рассмотреть сущность анализа внешней среды;
• рассмотреть принципы изучения внутренней среды;
• применить основные методы изучения среды на конкретной организации (в нашем случае ОАО «РЖД»);
• выделить основные проблемы ОАО «РЖД»;
• разработать рекомендации по устранению проблем и повышению эффективности деятельности компании.

При написании исследовательской  работы использовались учебно-методические источники, монографии, периодическая литература, электронные издания, актуальные на сегодняшний день (2005-2010 гг.).

Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

Во введении обуславливается актуальность работы, определены цель, объект, предмет исследования.

В первой главе приведен анализ литературных источников, определены основные понятия  темы, описаны методы изучения среды  организации (PEST, SWOT, SNW, построение профиля организации, метод взвешивания каждого фактора).

Во второй главе исследована ОАО «РЖД», дана ее организационно-экономическая характеристика, проведен анализ внутренней и внешней среды с использованием методов PEST-анализа и SWOT-анализа, изучена ее организационная структура, сделаны выводы.

В третьей главе выделены выявленные в ходе анализа организации проблемы, разработаны рекомендации по их устранению.

Работа содержит 6 схемы и 12 таблиц.

1. Теоретико-методологические основы изучения среды организации

1. Основные понятия и принципы внутренней среды организации

Общество состоит из множества организаций, с которыми связаны все аспекты и проявления человеческой жизни, — экономика, культура, наука, оборона, образование и даже личная жизнь.

Ч. Барнард понимал организацию  как «вид кооперации людей, который  отличается от других социальных групп сознательностью, предсказуемостью и целенаправленностью».

М. Мескон писал, что «организация составляет основу мира менеджеров, она  является причиной, обуславливающей  причину существования менеджмента».

Если обобщить приведенные большинством иностранных авторов понятия организации, то можно сделать вывод, что организация рассматривается ими как некий организм. В нем уживаются и переплетаются интересы личности и групп, ограничения и стимулы, жесткая технология и инновации, безусловная дисциплина и свободное творчество, неформальные инициативы и нормативные требования. У организаций есть свой облик, организационная культура, репутация и традиции. Они уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям. Они погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи. Не понимая сущности организаций и закономерностей их развития, нельзя ни управлять ими, ни эффективно использовать их потенциал, ни осваивать современные технологии их деятельности.

В российских источниках организация  определена как сознательно координируемое социальное образование с определенными  границами, функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общей  цели или целей. Под словами «сознательно координируемое» - понимается управление, под «социальным образованием» — то, что организация состоит из отдельных людей и групп, взаимодействующих между собой¹.

Организации представляют собой совокупность людей  и групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе определенных правил и процедур, разделения труда и обязанностей².

Среду обитания организации условно можно разделить  на две части: внешняя по отношению  к организации среда (макроокружение и непосредственное окружение) и внутренняя среда. Задача менеджмента состоит в том, чтобы обеспечивать поддержание баланса между организацией и внешней средой путем создания продукта и его обмена во внешней среде на необходимые для обеспечения жизнедеятельности организации ресурсы.

В процессе взаимодействия организации с внешней  средой стратегическое управление интересует, прежде всего, то, как должна вести  себя организация в долгосрочной перспективе, чтобы в условиях конкурентного  взаимодействия с другими организациями добиваться поддержания баланса в обмене с внешней средой, а, следовательно, обеспечивать устойчивое существование организации.

Организация как система представляет собой  совокупность взаимосвязанных и  взаимозависимых элементов, образующих единое целое³. Любая организация является открытой системой, поскольку взаимодействует с внешней средой. Она получает из внешней среды ресурсы в виде сырья, капитала, энергии, информации, рабочей силы и т.д., которые становятся элементами ее внутренней среды. Часть полученных ресурсов с помощью определенных технологий перерабатывается, преобразуется в продукцию и услуги, которые передаются во внешнюю среду. Этот процесс изображен на рис. 1.1.

Рисунок 1.1 – Взаимодействие внутренней и внешней среды

организации

Внутренняя среда организации  формируется в зависимости от ее миссии и целей, которые, в свою очередь, во многом определяются внешней  средой.

Внутреннюю среду организации можно рассматривать с точки зрения статики, выделяя состав ее элементов и структуру, и с точки зрения динамики, т.е. с точки зрения протекающих в ней процессов. Она включает все основные элементы и подсистемы, обеспечивающих процесс производства товаров и услуг, процесс управления, состоящий в разработке и реализации управленческих решений, а также социальные, экономические и другие процессы, которые протекают в организации⁴.

Внутренняя среда включает: цели организации; структуру организации (как формальную, так и неформальную); людей, работающих в организации; используемые технологии как способы обработки сырья и получения конкретных продуктов; задачи управления; организационную культуру.

Организация

Рисунок 1.2 - Взаимосвязанность внутренних

переменных

Все внутренние процессы в организации  протекают в рамках организационной  структуры, которая отражает внутреннее строение организации, сложившееся  в ней разделение труда, связи  и взаимодействие ее подразделений. Организационная структура закрепляет задачи, функции управления, права и обязанности за каждым структурным подразделением. От выбора типа организационной структуры, умелого ее проектирования и своевременного изменения во многом зависит эффективность деятельности организации в целом.

Организационная культура пронизывает всю внутреннюю среду организации и является интегрированной характеристикой, отражающей систему ценностей, принятых в организации, убеждений, принципов и норм поведения, разделяемых членами организации.

Соотношение этих элементов определяет потенциал организации, ее слабые и сильные стороны, способность противостоять угрозам внешней среды.

2. Внешняя среда организации как совокупность макроокружения и непосредственного окружения

Внешняя среда оказывает разнообразное  влияние на организацию, которое может проявляться в различных формах, предоставляя благоприятные условия и возможности для эффективного функционирования либо создавая угрозы для ее существования.

Выделяют следующие основные характеристики внешней среды⁵:

• взаимосвязанность факторов внешней среды — уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Изменение какого-либо фактора окружения может обуславливать изменение других;
• сложность внешней среды — число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора;
• подвижность среды — скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. В высокоподвижной среде организация или подразделение должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения;
• неопределенность внешней среды — соотношение между количеством информации о среде, которой располагает организация, и уверенностью в точности этой информации. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

Взаимосвязь данных характеристик  показана в таблице 1.1.

Таблица 1.1 – Взаимосвязь свойств внешней среды

Организация может по-разному взаимодействовать  с внешней средой. Это зависит  не только от объективных, но и субъективных аспектов ее деятельности. К объективным можно отнести сочетание динамики и сложности внешней среды, информационную обеспеченность, количество и качество используемых ресурсов и технологий. К субъективным факторам, определяющим стиль «общения» с внешней средой, обычно относят профессионализм и компетентность менеджмента, готовность организации идти на риск, систему внутриорганизационных отношений и организационную культуру.

В таблице 1.2 представлены основные стили взаимодействия организации с внешней средой.

Таблица 1.2 - Стили взаимодействия организации с внешней средой (ВС)⁶

Внешняя среда многочисленна и  неоднородна по своему составу. Она  включает большое количество компонентов, которые оказывают различное  влияние на организацию. Внешняя  среда рассматривается как набор  реально существующих процессов  и явлений, которые прямо или косвенно влияют на деятельность организации. Соответственно можно выделить две составляющие внешней среды, по-разному влияющие на организацию:

• макроокружение (дальнее окружение);
• непосредственное окружение (ближнее окружение).

То есть внешняя среда любой организации имеет как бы два кольца окружения: дальнее и ближнее.

Дальнее (косвенное) окружение организации  иначе называют макроокружением. К  нему относятся элементы, находящиеся  вне сферы непосредственного  влияния организации. Эти элементы, в свою очередь, оказывают косвенное влияние на организацию, в основном через факторы (элементы) непосредственного окружения.

Схематически среда косвенного влияния (макроокружение) представлено на рис. 1.3.

Рисунок 1.3 – Среда косвенного воздействия

Макроокружение организации можно разделить на следующие составляющие:

• экономическая составляющая;
• правовая составляющая;
• политическая составляющая;
• социальная составляющая;
• технологическая составляющая;
• природно-географические факторы.

Оценить влияние макроокружения на деятельность организации можно, изучив по ряду параметров следующие элементы макроокружения:

• система ценностей, принятых в данном обществе, и их приоритеты;
• политическая обстановка в стране и мире;
• уровень социального и политического развития населения;
• экономическая обстановка в стране, отрасли и мире;
• налоговая система данного государства;
• социальная и экологическая ответственность за отрицательные последствия реализованных управленческих решений;
• институциональные структуры;
• обычаи местного и международного ведения бизнеса;
• характерные природные и общественные катаклизмы;
• криминализация внешних связей организации.

Ближнее (непосредственное) окружение  иначе называют деловой средой компании. Оно имеет свойство непосредственно  влиять на деятельность организации, поэтому говорят, что оно состоит из факторов прямого воздействия на организацию. Также существует обратная связь между организацией и ее деловой средой, т.е. организация, в свою очередь, может влиять на свое непосредственное окружение.

Среда микроокружения изображена на рис. 1.4.

Рисунок 1.4 – Микроокружение или  ближнее окружение

К ближнему окружению относятся  те элементы, отношения с которыми регламентируются двусторонними договорами, соглашениями или обязательствами  по законодательству:

• потребители, клиенты — лица, пользующиеся услугами компании или покупающие у нее какую-либо продукцию; они могут быть прямыми, косвенными и потенциальными;
• поставщики и другие партнеры по бизнесу — участники какой-либо совместной с организацией деятельности, которая может реализовываться в форме договора на поставку природных и материальных ресурсов, партнерства, аренды, подряда, договора и других сделок;
• финансово-кредитные учреждения и другие организации инфраструктуры — организации, обеспечивающие извне бесперебойную работу компании, непосредственно участвующие в ее финансовом цикле, и т.д.;
• конкуренты — обязательный элемент рыночной экономики, могут быть добросовестными, агрессивными и выжидающими;
• контролирующие организации — государственные и муниципальные органы, осуществляющие надзор за деятельностью компании: санитарные, налоговые и другие инспекции; пенсионные, социальные и другие фонды; различные комиссии;
• внешние заинтересованные лица — лица, заинтересованные в процветании компании, исходя из своих личных или корпоративных интересов; юридические: крупные акционеры, материнские, дочерние и зависимые компании; физические: мелкие держатели ценных бумаг; члены семей работников компании и др.;
• общественность — союзы, партии, общества, объединения, формирующие общественное мнение, отношение в сознании населения к компании и ее продукции;
• законодательная база в соответствующей области деятельности — УК РФ, законы, ГК РФ и др.

Внешнюю микросреду организации можно  схематически представить как систему  ее (фирмы) материальных, финансовых и информационных связей (рис. 1.5).⁷

Рисунок 1.5 - Схема внешних связей организации

с факторами микросреды

3.  Методологические основы изучения внутренней и внешней среды  организации

Изучение внешней среды представляет собой оценку состояния и перспектив развития важнейших, с точки зрения организации, субъектов и факторов окружающей среды прямого и косвенного воздействия. Анализ внешней среды служит инструментом, при помощи которого разработчики стратегии контролируют внешние по отношению к организации факторы с целью предвидеть потенциальные угрозы и открывающиеся возможности.

Анализ среды позволяет организации  своевременно спрогнозировать появление  угроз и возможностей, разработать  ситуационные планы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств, разработать стратегию.

Угрозы и возможности могут  проявляться в следующих областях внешнего окружения, соответственно которым  строится анализ⁸:

• макроэкономические факторы: темпы инфляции (дефляции), налоговые ставки, международный платежный баланс своей страны, уровень занятости населения, платежеспособность предприятий в отрасли;
• правовые (нормативные) факторы: соглашения по тарифам и торговле с различными странами, протекционистская таможенная политика государства, нормативные акты местных органов власти и центрального правительства, уровень развития правового регулирования экономики, отношения государства к антимонопольному законодательству, кредитная политика местных властей, ограничения на получение ссуд и наем рабочей силы;
• технологические факторы: изменения в технологии производства (в особенности создание принципиально новых технологий), в конструкционных материалах, применении вычислительной техники для проектирования новых товаров и услуг, изменения в технологии сбора, обработки и передачи информации, в средствах связи;
• факторы конкуренции: будущие цели конкурентов, их текущая стратегия, сильные и слабые стороны, перспективы развития у конкурентов и отрасли в целом;
• социальные факторы: изменяющиеся общественные ценности, установки, ожидания и нравы;
• международные факторы: политика правительства стран, включающая защиту или либерализацию национального рынка, отдельных отраслей, изменений валютного курса;
• политические факторы: намерения органов государственной власти в отношении развития общества, с помощью которых государство намерено в жизнь свою политику, основная политическая идеология правительства, стабильность правительства, степень общественного недовольства правительством, наличие и характеристика оппозиции.

Изучение внутренней среды охватывает следующие вопросы:

кадровые:

• уровень квалификации и опыта менеджеров и работников;
• наличие слаженной команды управленцев;
• взаимодействие менеджеров и работников;
• система найма, обучения и продвижения кадров;
• оценка результатов труда и стимулирование;
• психологический климат в коллективе и т.д.

организационные:

• коммуникационные процессы;
• организационные структуры;
• нормы, правила, процедуры;
• распределение прав и ответственности;
• иерархию подчинения.

маркетинговые:

• производство и реализация продукта;
• стратегия ценообразования;
• выбор рынка сбыта и систем распределения;
• стратегия продвижения продукта на рынке.

финансовые:

• обеспечение эффективного использования и движения денежных средств фирмы;
• поддержание ликвидности и обеспечение прибыльности;
• создание инвестиционных возможностей и т.п.

организационной культуры:

• ее способность усиливать или ослаблять организацию;
• влияние на отношения между работниками в фирме;
• влияние на взаимодействие с внешним окружением;
• влияние на отношения с клиентами;
• влияние на методы конкурентной борьбы.

Для того, чтобы успешно выживать в долгосрочной перспективе, фирма должна уметь прогнозировать то, какие трудности могут возникнуть на ее пути в будущем, и то, какие новые возможности могут открыться для нее. Поэтому стратегическое управление изучая внешнюю и внутреннюю среду, концентрирует внимание на выяснении того какие угрозы и какие возможности они таят в себе для фирмы. Но только знать не достаточно, надо уметь выработать стратегию противостояния угрозам. Для изучения этих вопросов существуют определенные приемы.

Для решения задач по выявлению  угроз и возможностей разработаны определенные приемы анализа среды.

Применяемый для анализа среды  метод SWOT⁹ (аббревиатура составлена из первых букв английского алфавита: strength - сила, weakness - слабость, opportynity - возможность и treat - угрозы) является довольно широко признанным подходом, позволяющим провести совместное изучение внешней и внутренней среды. Применяя метод SWOT, удается установить линии связи между силой и слабостью, которые присущи организации и внешними угрозам и возможностями.

Методология SWOT предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей, а далее – установление цепочек связей между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для формулирования стратегий организации.

Сначала, с учетом конкретной ситуации, в которой находится организация, составляют список ее слабых и сильных  сторон, а также список угроз и  возможностей. После того, как составлен конкретный список слабых и сильных сторон, а также угроз и возможностей, наступает этап установления связей между ними. Для установления этих связей составляется матрица SWOT (табл.1.3), которая имеет следующий вид:

Таблица 1.3 – Матрица SWOT

Слева выделяются два раздела (сильные  стороны, слабые стороны), в которые  соответственно вносятся все выявленные на первом этапе анализа сильные и слабые стороны организации. В верхней части матрицы также выделяются два раздела (возможности и угрозы), в которые вносятся все выявленные возможности и угрозы.

На пересечении разделов образуются четыре поля:

СИВ (сила и возможности);

СИУ (сила и угрозы);

СЛВ (слабость и возможности;

СЛУ (слабость и угрозы).

На каждом из данных полей исследователь  должен рассмотреть все возможные  парные комбинации и выделить те, которые  должны быть учтены при разработке стратегии поведения организации.

В отношении тех пар, которые  были выбраны с поля «СИВ», следует разрабатывать стратегию по использованию сильных сторон организации для того, чтобы получить отдачу возможностей, которые появились во внешней среде.

Для тех пар, которые оказались  на поле «СЛВ», стратегия должна быть построена таким образом, чтобы за счет появившихся возможностей попытаться преодолеть имеющиеся в организации слабости.

Если пара находится на поле «СИУ», то стратегия должна предполагать использование силы организации для устранения угроз.

Наконец, для пар, находящихся в  поле «СЛУ», организация должна выработать такую стратегию, которая позволила бы ей как избавиться от слабости, так и попытаться предотвратить нависшую над ней угрозу.

Вырабатывая стратегии, следует помнить, что возможности и угрозы могут переходить в свою противоположность. Так, неиспользованная возможность может стать угрозой, если ее использует конкурент. Или наоборот, удачно предотвращенная угроза может создать у организации дополнительную сильную сторону в том случае, если конкуренты не устранили эту же угрозу.

Для успешного проведения методологии  SWOT-анализа окружения организации важно уметь не только вскрыть угрозы и возможности, но и попытаться оценить их с точки зрения того, насколько важным для организации является в стратегии ее поведения учет каждой из выявленных угроз и возможностей.

Для оценки возможностей применяется  метод позиционирования каждой конкретной возможности на матрице возможностей (табл.1.4):

Таблица 1.4 – Матрица возможностей

Вертикальное поле матрицы: степень влияния возможности на деятельность организации (сильное влияние, умеренное влияние, малое влияние).

Горизонтальное поле матрицы: вероятность того, что из возможностей организация сможет использовать (высокая вероятность, средняя вероятность, низкая вероятность).

Полученные внутри матрицы девять полей возможностей имеют равное значение для организации.

Возможности, попадающие на поля «ВС», «ВУ» и «СС», имеют большое практическое значение для организации, и их надо обязательно использовать.

Возможности же, попадающие на поля «СМ», «НУ» и «НМ», практически не заслуживают внимания организации. В отношении возможностей, попавших на оставшиеся поля, руководство должно принять позитивное решение об их использовании, если у организации имеется достаточно ресурсов.

Для оценки угроз составляется следующая  матрица (табл.1.5):

Таблица 1.5 – Матрица угроз

Вертикальное поле матрицы: возможные последствия для организации, к которым может привести реализация угрозы (разрушение, критическое состояние, тяжелое состояние, «легкие ушибы»).