Теория организации. 2

 

 

Содержание:

Введенние……………………………………………………………….………...2

1.Понятие социальной структуры  организации………………….…………...4

2. Параметры социальной структуры  организации………. …..………..…6

2.1. Дифференциация и интеграция………………………………....……….6

2.2. Степень формализации структуры  организации…………………….12

2.3. Степень централизации………………………………………………...18

3.Виды формальных организационных  структур…………….................21

3.1Линейные структуры организации…………………………….............21

3.2. Функциональные структуры организации…………………..........…23

3.3. Линейно-функциональные структуры  организации…………………25

Заключение…………………………………………………………….............27

Список литературы…………………………………………………………...28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введенние

Данная  работа посвящена теме «Совершенствование социальной структуры организации». Эта тема актуальна, поскольку в  течение многих десятилетий организации  как объект исследования постоянно  привлекают к себе внимание ученых и практиков - представителей самых  разных областей знания. В настоящее  время сведения о строении и проектировании современных организаций, способах управления организационными процессами нужны государственным деятелям, политикам, юристам, управленцам, ученым, инженерам и т.п.

Этот  интерес вполне объясним - каждый член человеческого общества всю свою жизнь проводит в организациях, сталкивается с организациями, зависит от организаций. Вполне справедливо утверждение  о том, что человек рождается  в организации, воспитывается в  организации, удовлетворяет свои потребности  в организации и именно организация  провожает его в последний  путь.

Интерес к организациям не ослабевает еще  и потому, что для исследователя  это чрезвычайно сложный и  практически неисчерпаемый объект познания. Такое разнообразие объясняется  тем, что для организации характерны все основные черты человеческого  общества. Можно сказать, организация - наше общество в миниатюре. Так, организация  обладает четкими границами, социальным расслоением и иерархией статусов, центральной властью, целенаправленной деятельностью и всей совокупностью  отношений между членами организации. Очевидно, что организация представляет собой сложный социальный организм, функционально включенный в деятельность человеческого общества.

Многогранность  организаций привлекает к их исследованию представителей многих наук - психологов, экономистов, социологов, специалистов по управлению, разработчиков систем, инженеров.

Целью данной работы является изучение теоретико-методологических основ по совершенствованию социальной структуры организации.

Поставленная цель определяет задачи исследования:

1.Рассмотреть параметры социальной  структуры организации;

2.Раскрыть виды организационных  структур;

3.Проанализировать эффективность  формальных  организационных структур.

Объект  исследования - организация.

Предмет исследования – социальная структура  организации. Работа состоит из введения, глав основной части, выводов и списка литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Понятие социальной структуры организации

Социальная  структура является важнейшим организационным  компонентом и относится к  шаблонным, или регулируемым, аспектам взаимоотношений между членами организации. Существуют две точки зрения на социальную структуру организации как целевой группы. Наиболее известна точка зрения американского социолога В. Бенниса, который полагает, что “всегда в человеческом обществе есть то, что может быть названо двойной реальностью: с одной стороны, нормативная система, ничего не воплощающая, с другой стороны — фактический порядок, воплощающий все, что есть”1. Каждый член организации подчиняется множеству правил, запретов и разрешений, которые позволяют создать и поддерживать социальный порядок внутри организации. Однако практически жить все время по правилам просто невозможно: наша жизнь — это постоянное отклонение от правил и в то же время ориентация на них. Поэтому исследователи организаций создают модели структуры организации (идеальные нормативные модели), а затем рассматривают фактическое поведение членов организаций в соответствии с этими моделями, но с учетом конкретных ситуаций.

Нормативная структура включает в себя ценности — критерии привлекательности и  разумного выбора целей, а также  оценки социальных норм окружающей среды, нормы — управляющие поведением обобщенные правила (шаблоны поведения), которые изменяются и совершенствуются, приводя индивидов к достижению коллективных целей, целей организации, и ролевые ожидания. Роли определяют вклад члена организации в  общую деятельность в зависимости  от позиции, занимаемой им в организации, а также взаимные ожидания участников, взаимный контроль за их поведением. Ценности, нормы и роли организованы так, что  составляют относительно стойкие системы  взаимного доверия и предписаний, управляющих поведением членов организации.

Фактический порядок можно определить как  поведенческую структуру. Она значительно  отличается от нормативной структуры, прежде всего тем, что здесь на первый план выступают личностные качества членов организации и их взаимные оценки этих качеств. В соответствии с известной теорией американского  ученого Дж. Xоманса поведенческая  структура состоит из действий, взаимодействий и сентиментов, не регламентированных нормами и правилами2. Действия и взаимодействия членов организации здесь во многом зависят от сентиментов — первичной формы взаимной избирательности членов организации. К сентиментам относятся позитивные и негативные чувства, выбор или отторжение окружающих людей, т.е. симпатии и антипатии, привязанность и неприязнь. В целом же поведенческая структура — это система отношений между людьми, находящаяся в рамках нормативной структуры, но в то же время отклоняющаяся от нее (в известных пределах) в результате проявления личностных чувств, предпочтений, симпатий и интересов.

Таким образом, социальная структура — это система  упорядоченных определенным образом  позиций членов организации, включающая в себя совокупность взаимосвязанных  ролей, упорядоченных взаимоотношений  между членами организации, в  первую очередь отношений власти и подчинения. Эти отношения могут  изменяться вследствие изменения целей, в ходе обмена ресурсами и изменения  характера их использования. Именно последний вид изменений является важнейшим резервом развития организации, поскольку это, прежде всего новшества  в области разделения труда, мотивации  членов организации, новые формы  социального контроля и обоснованное принятие управленческих решений.

 

 

2. Параметры социальной структуры организации

2.1. Дифференциация и  интеграция

При анализе  организации как социомашинной  системы ее структура может быть охарактеризована тремя основными  параметрами — сложностью, степенью формализации и централизацией.

Сложность считается одним из самых основных параметров структуры и в свою очередь определяется двумя параметрами  — дифференциацией и интеграцией. Дифференциация — наиболее важный показатель сложности организации  — характеризует разнородность  организации, ее многофункциональность, различия в достигаемых целях. По мнению американского исследователя  организаций X. Хендрика, существуют три  основных типа дифференциации.3

1. Горизонтальная  дифференциация показывает степень  разделения труда в организации,  наличие специализации в деятельности  подразделений. Например, в рекламном  агентстве для достижения целей  создания рекламы могут быть  сформированы такие специализированные  подразделения, как отдел (или  группа) изучения потребительских  предпочтений, группа дизайнеров, группа  размещения рекламы, группа работы  со средствами массовой информации  и т.д. В данном случае в  реализации одной цели участвуют  многие специализированные подразделения.  Различия в технологии и в  условиях деятельности подразделений  порождают существенные различия  в нормах поведения их сотрудников,  различия в регламентации их  рабочего времени и оплате  труда. Горизонтальная дифференциация  может быть осуществлена по пяти параметрам:

а) разделение по функциям — наиболее распространенная основа для дифференциации. Например, на предприятии имеются  подразделения по производству, контролю, продаже результатов исследований и разработок;

 

б) разделение по числу работников представляет собой простейший способ группировки внутри организации. Например, если в организации работают 30 работников и три руководителя, то можно просто разделить эту организацию на три подразделения по 10 человек  в каждом. Этот подход чаще всего  используется в малых организациях или при выполнении простых работ, не нуждающихся в применении труда  узких специалистов-профессионалов;

в) разделение по виду производимого  продукта или услуги наиболее эффективно при осуществлении управленческого  процесса в крупных организациях. Например, если организация имеет  ряд филиалов или очень крупных  подразделений, которые достаточно автономны, то каждая из этих системных  единиц решает задачу выполнения полного  цикла по производству конкретного  товара или услуги;

г) разделение по типу клиентуры является наиболее эффективной основой для  организационной деятельности с  точки зрения эргономики. Например, крупная фирма, специализирующаяся на выпуске аэрокосмической продукции, может иметь подразделения сбыта, ориентированные на разных заказчиков: военные ведомства, коммерческие и  государственные учреждения, частных  клиентов, приобретающих авиационную  технику. Такой вид разделения целесообразен  в организации, работающей, с весьма разнородным рынком сбыта продукции, когда интересы и запросы клиентов весьма разнообразны;

д) разделение по технологическому процессу возможно в тех случаях, когда  технологический процесс состоит  из ряда достаточно самостоятельных  технологических комплексов, образующих самостоятельные производства. Например, нефтяная промышленность ориентируется  на производство различных видов  топлива (керосин, мазут и т.д.), и  для каждого из них может быть выделено отдельное производственное подразделение.

 

Требования  горизонтальной дифференциации накладывают  отпечаток на поведение членов организации. Обычно наблюдается следующее явление: чем больше горизонтальная дифференциация, тем меньше сплоченность организации, больше трудностей в управлении организацией, ниже уровень интеграции.

2.Вертикальная дифференциация говорит о глубине организационной иерархии в организации и обычно характеризуется количеством уровней управления в организационной структуре, следовательно, является показателем степени и характера контроля за действиями подчиненных со стороны руководителей. Высокая степень вертикальной дифференциации свидетельствует о стремлении руководства организации к минимизации числа подчиненных у руководителей низового звена и к созданию большого количества уровней контроля. Низкая степень вертикальной дифференциации характерна для небольших организаций, а в крупных организациях служит показателем слабого управленческого контроля, рассчитанного в основном на самоконтроль со стороны исполнителей.

Степень вертикальной дифференциации определяется показателем, который в теории организации  носит название “объем управления”  и равен числу подчиненных, находящихся  в непосредственном подчинении у  руководителя. Объем управления закладывается  при проектировании организаций  и зависит, прежде всего, от степени  зрелости подчиненных (степени профессионализма и желания выполнять порученные им задания) и необходимости проведения управленческого контроля.

Объем управления может быть значительно увеличен в случае повышения зрелости членов коллектива (когда члены коллектива знают, как выполнять задания, и  желают их выполнять на высоком качественном уровне). При этом глубокий и всесторонний контроль оказывается ненужным, благодаря  чему сокращается число руководителей  в организации и уменьшается  количество уровней управления, а  следовательно, издержки на управление. Ясно, что любая организация должна стремиться к росту зрелости своих сотрудников путем повышения профессионализма и создания эффективных систем их мотивации.

3.Пространственная дифференциация показывает степень пространственного разделения структурных единиц организации. Низкая пространственная дифференциация говорит о большой концентрации ресурсов, как правило, в одном месте. Высокая степень пространственной дифференциации свидетельствует о распылении ресурсов по многим регионам и в то же время — о распространении влияния данной организации, охвате этим влиянием ряда географических областей. Согласно мнению американских социологов Р. Холла, Дж. Хааса и Н. Джонсона4, мерами пространственной дифференциации могут быть:

1) количество географических точек,  где располагаются производства  и службы организации; 

2) среднее расстояние между расположенными  по отдельности подразделениями  организации; 

3) численность работников, занятых  в отдельно расположенных подразделениях, по сравнению с численностью  административно-управленческого персонала.  В целом сложность организации  возрастает с увеличением количества  пространственно разбросанных структурных организационных единиц.

При любом (даже незначительном) увеличении степени  пространственной дифференциации неизбежно  возрастает функциональная автономия  отдельных подразделений, что приводит к ослаблению контроля и возможностей использования властных полномочий со стороны центральных органов  управления организацией. В этих случаях  особое внимание следует уделять  подбору руководителей пространственно  отделенных производств, отделов и  служб. Например, такие крупные российские организации, как “Газпром”, “ЛУКойл” и др., обладают высокой степенью пространственной дифференциации, т.е. фактически состоят из многих крупных практически самостоятельных филиалов и производств, которые управляются центральными координирующими органами в основном по конечным результатам (по отчетности за месяц, квартал, год).

Интеграция  — второй показатель сложности структуры организации характеризует степень взаимосвязанности между отдельными структурными единицами в организации. Оценка этого показателя происходит по трем основным параметрам.

1. Количество  взаимосвязей между отдельными  структурными единицами. Очевидно, что чем больше взаимосвязей  между подразделениями, тем выше  сложность организации. Например, лаборатория или отдел реагируют  только на указания высшего  руководства организации и при  этом минимально контактируют  с другими подразделениями (только  ситуационные взаимодействия); этот  вид интеграции не увеличивает  сложности организации, так как  количество взаимосвязей минимально, и они легко контролируются. В  то же время деятельность других  подразделений может осуществляться  только в ходе тесного взаимодействия  с рядом подразделений. Перетекание  материальных, информационных, финансовых, кадровых и прочих ресурсов  предполагает наличие большого  количества интеграционных связей. При интеграции такого рода  сложность организации резко  увеличивается. 

2. Нормативная  основа интеграционных связей  является, прежде всего, показателем  прочности связей. Нормы взаимоотношений,  принятые в организации, могут  быть жесткими, когда информация, передаваемая по каналам связи,  обязательна для исполнения. Обычно  такие связи формальные и легко  выявляются в структуре организации;  при этом степень интеграции  возрастает, но носит официальный  характер. Наоборот, изменчивость норм  или их неофициальный характер, основанный на коалициях и неформальном лидерстве, увеличивают сложность организации и изменяют характер интеграции.

3. Характер  интеграционных связей представляет  собой показатель основного вида  властного, информационного, культурного  или какого-либо другого ресурса,  который может быть передан  через данную связь. Выделим  основные типы связей по данному  показателю:

· интеграция на основе отношений  власти и подчинения;

· интеграция на основе материальной взаимозависимости;

· интеграция на основе следования единым нормам (культурная интеграция);

· интеграция на основе обмена информацией;

· интеграция на основе неформальных отношений (уважения, духовной близости, родства, признания заслуг и т.д.).

Интеграция, основанная на различных по характеру  связях, может в значительной степени  повысить сложность организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Степень формализации  структуры организации

  Различают формальные и неформальные структуры. Между этими основными полюсами можно выделить промежуточные состояния, которые отражают степень формализации организационной структуры: полуформальные, неформальные, неформальные с наличием элементов формальных связей и др.

Формальная  структура организации. Любая организация  стремится к формализации своей  структуры. Формальная структура организации  представляет собой организационное  построение, основанное на жесткой  стандартизации организационных норм и отношений между отдельными структурными единицами. Условия жесткой  стандартизации норм и отношений  состоят в существовании следующих моментов:

· обязательного для выполнения всеми участниками формального  кодекса организации, в котором  декларируются рамки организационных  норм и тщательно разработанная  система санкций, применяемых в  случае их нарушения;

· иерархической системы ролей  и статусов, жестко закрепленных за членами организации (выход за пределы  роли ограничен соответствующими нормами  и, по крайней мере, не поощряется);

· тщательно разработанной системы  поощрений за выполненные задания;

· бюрократического аппарата для осуществления  контроля и управления организацией и ее подразделениями;

· системы вертикальных коммуникаций, горизонтальные коммуникации слабо  разработаны или отсутствуют.

Подобная  структура представляет собой идеальную  модель управления (полностью формализованная  структура организации дана в  работах М. Вебера и Ф. Тейлора), т.е. показывает, как организация должна работать, как следует выполнять  работу5.

В формальной структуре организации все линии  коммуникации и полномочий соединяют  позиции иерархии вышестоящих руководителей  и нижестоящих. В этой структуре  запрещены горизонтальные коммуникации, т.е. попытки обсуждать свои проблемы с коллегами, обмениваться информацией  между подразделениями без ведома вышестоящего руководства.

Незащищенность  отдельного работника, вынужденного общаться только с руководством, приводит, по крайней мере, к двум последствиям:

· руководители стараются максимально  использовать прерогативы власти и  контроля;

· работники стремятся избегать общения с руководством и налаживать неформальные социальные контакты.

Формальная  организация может быть признана полезной только при выполнении условий, что нет альтернатив принятия управленческих решений, и не возникает  существенных побочных факторов, оказывающих  влияние на деятельность руководителей. При соблюдении этих условий формальная организация позволяет достаточно быстро и без двусмысленностей доводить до подчиненных свои решения, а также  реализовать необходимый контроль. Но в других случаях формальная структура  может быть признана малоэффективной. 

Неформальная  структура организации. Для того чтобы понять предназначение неформальной структуры в современной организации, приведем мнение Р. Стюарда о том, что неформальная структура показывает, не как должна работать организация, а как она работает в действительности. 6

          Представим  себе такую организацию, в которой  все производственные и личные  проблемы и вопросы решаются  с помощью формальной структуры,  основанной только на вертикальных  иерархических связях, т.е. они  решаются бюрократическим путем  через посредничество вышестоящих руководителей разных уровней. При этом возникают трудности, которые невозможно преодолеть в рамках формальной организационной структуры, например:

· неудобство использования вертикальных связей и потеря времени в ходе решения множества постоянно  возникающих повседневных проблем, которые гораздо проще решать путем договоренностей или обмена, используя горизонтальные коммуникации;

· руководители высокого уровня не могут  знать обстановку в подразделениях в деталях, они не в курсе мелких проблем подчиненных (в чем, собственно, у них нет необходимости), но, согласно правилам формальной структуры, исполнители  должны поставить в известность  руководство об отсутствии любой  мелкой детали или услуги, о любом  нарушении (которые могут в значительной степени затормозить производство), используя вертикальные коммуникативные  связи, что, по понятным причинам, требует  времени и может понизить эффективность  производственного процесса;

· изначальная ориентация на статусы, а не профессиональные знания или  личностные качества членов организации  может привести к серьезной проблеме мотивации наиболее профессионально  подготовленных работников;

· из-за отсутствия горизонтальных коммуникаций члены организации не могут удовлетворить  свои потребности в общении друг с другом (при решении собственных  личных проблем, не связанных напрямую с производством, но зависящих от членов социальных групп организации).

Все эти  проблемы позволяет решить неформальная структура организации. По определению  А.И. Пригожина, неформальная структура  организации (или просто неформальная организация) “представляет собой  спонтанно сложившуюся систему  социальных связей, норм, действий, являющихся продуктом более или менее длительного межличностного и внутригруппового общения”7.

Таким образом, неформальная организация построена  на системе социальных обменов, осуществляемых на межличностном уровне или уровне первичных социальных групп, которые  не включены в иерархические формальные связи. Ценностные ориентации членов организации  в системе неформальных связей принципиально  иные, нежели в рамках формальной структуры. В процессе функционирования неформальной структуры члены организации  ориентируются не на занимаемый ими  статус и выполнение целевых функций, а на следующие личностные качества:

· особые знания, навыки и интуицию, приписываемые определенным личностям  независимо от их статуса (общение с  экспертом);

· качества наиболее удобного партнера по деловому сотрудничеству (территориальная  близость, владение информацией, наличие  необходимых деловых связей и  т.д.);

· качества инструментального лидера, которые заключаются во владении ресурсами, необходимыми для достижения целей партнеров;

· качества эмоционального лидера, которые  заключаются в обаянии, наличии  других привлекательных личностных качеств.

Итак, неформальная структура распадается практически на две сферы делового сотрудничества и социально-психологического межличностного общения. Первая сфера связана с достижением целей организации или ее подразделений, носит ярко выраженный деловой характер. В данном случае, по выражению Пригожина, неформальная структура служит для того, чтобы решать те проблемы деятельности организации, которые невозможно решать с помощью формальных связей.

Вторая  сфера неформальной структуры основана на межличностных связях, формирующихся  на основе чувства приязни или  неприязни, чувстве принадлежности к одной группе (например, по принципу одной национальности, землячества, общих интересов и т.д.), чувстве превосходства или, наоборот, ущербности и т.п. Эта сфера не ориентирована на достижение организационных целей, и ее основу составляют, прежде всего, эмоции и личностные интересы (эту часть неформальной структуры Пригожин называет социально-психологической структурой организации).

Хотя  эти сферы неформального общения  различаются, в реальных ситуациях  они, как правило, неразрывно связаны.

Одним из важных последствий функционирования неформальной структуры можно считать  создание неформальных ассоциаций членов организации — коалиций, представляющие собой первичные социальные группы; они основаны на межличностных отношениях, а их члены связаны взаимными  обязательствами. Коалиции могут быть чрезвычайно активны и действовать  как единое целое, преследуя достижение целей неформальных лидеров, или  только членов данной коалиции. При  взгляде со стороны действия коалиций часто непонятны и не поддаются  объяснению с точки зрения формальной структуры организации. Например, члены  коалиции, которую составляют руководители подразделений, могут заблокировать  важное и нужное решение руководства  организации только потому, что оно  не устраивает одного из членов коалиции (остальные будут голосовать в  поддержку “своего” человека). Кроме  того, такая коалиция способна оправдать  неправильные и опасные для организации  действия одного из своих членов. По мнению многих исследователей организации, коалиции часто представляют опасность  для престижа высокого руководства организации.

Но неформальные ассоциации могут быть и весьма полезны  для достижения организацией своих целей.

 

 

2.3. Степень централизации

С точки  зрения принятия и реализации управленческих решений централизация представляет собой важную характеристику структуры и определяется степенью концентрации возможностей официального принятия решений на индивидуальном или групповом уровнях, что в свою очередь определяет возможности участия работников в принятии решений, влияющих на их деятельность .

Высокая степень централизации фиксируется  в тех случаях, когда решения  “навязываются сверху”, а у низших уровней не может быть собственного взгляда на принятие решения и  какой-либо свободы при его исполнении, т.е. решение полностью подготовлено на верхнем уровне, оно не обсуждается  и должно быть исполнено в точности без малейших отклонений, даже если ситуация требует коррекции. Для  этой цели в организациях с высокоцентрализованной структурой существует “механизм формализации, рассчитанный на ограничение свободы  действий работников низшего уровня” и включающий в себя систему жестких норм, регламентирующих до мелочей поведение работников в различных ситуациях. Это позволяет обойти проблемы, связанные с исполнением распоряжений руководителей, так как в распоряжениях нельзя полностью предусмотреть все возможные ситуации, в которых могут оказаться подчиненные.

Для функционирования механизма формализации в высокоцентрализованной организации необходимо наличие двух взаимосвязанных систем — высокоэффективной системы коммуникации и системы всеобъемлющего контроля. Например, руководитель организации, который в условиях высокой централизации держит все нити управления и своих руках, должен принимать большое количество управленческих решений, используя при этом коммуникативные каналы управления и обратной связи. Для всеобъемлющего контроля за ходом процесса нужен большой объем информации и ее постоянная оценка и сравнение с нормами, эталонами и целями. В связи с этим в процессе управления неизбежно происходит фильтрация информации, сокращение ее объема, обобщение, выборочное исключение, что приводит к потере информации и ее искажению. Из-за того что руководитель не может справиться со всей информацией, иерархические единицы структуры организации начинают использовать неполноту информации в своих целях.