Теория организации. 5

                                                Содержание 

Введение……………………………………………………………………………...3 

1. Организационные отношения, их типология……………………………………5

1.1. Понятие групп  и их значимость………………………………………………12

1.2. Природа социальных  групп в организациях…………………………………13

2. Формальные группы, их характеристика………………………………………17 
2.2. Типы формальных групп……………………………………..……………….18

3. Феномен неформальной группы в организации……………………………….20

3.1. Причины вступления  в неформальную группу……………………………...21

3.2. Особенность лидерства в неформальных группах…………………………..25

3.3. Взаимодействие  с неформальными группами……………………………….26

3.4. Методы управления  неформальной группой………………………………...28

4. Формальное и неформальное управление в организациях……………………32

4.1. Модели решения проблемы сочетания формального и

неформального управления………………………………………………………..38

5. Повышение  эффективности формальных групп………………………………41

5.1. Факторы,  влияющие на эффективность групп………………………………41

5.2. Проведение  эффективных собраний…………………………………………49

5.3. Управление  с помощью комитетов…………………………………………...51

Вывод………………....……………………………………………………………..58

Список использованной литературы ……………………………………………..59

      Введение 

     Организация – это социальная категория и  одновременно – средство достижения целей.

     Это – место, где люди строят отношения  и взаимодействуют. Поэтому в каждой формальной организации существует сложное переплетение неформальных групп и организаций, которые образовались без вмешательства руководства.

     Эти неформальные объединения часто оказывают сильное влияние на качество деятельности и организационную эффективность. Несмотря на то, что неформальные организации созданы не по воле руководства, они представляют собой фактор, с которым должен считаться каждый руководитель, потому что такие организации, и другие группы могут оказывать сильное влияние на поведение отдельных личностей и на рабочее поведение сотрудников.

       Кроме того, как бы хорошо руководитель  ни выполнял свои функции, невозможно определить, какие действия и отношения потребуются для достижения целей в организации, стремящейся вперед. Руководителю и подчиненному часто приходится взаимодействовать с людьми, находящимися за пределами данной организации и с подразделениями вне их субординации. Люди не смогут успешно выполнять свои задачи, если они не добьются должного взаимодействия отдельных лиц и групп, от которых зависит их деятельность. Чтобы справляться с такими ситуациями, менеджер обязан понимать, какую роль в конкретной ситуации играет та или иная группа, и какое место в ней занимает процесс руководства.

     Одним из необходимых условий эффективности  управления также является умение работать в малых группах, таких как различные комитеты или комиссии, созданные самими руководителями, и умение строить взаимоотношения со своими непосредственными подчиненными.

      1. Организационные  отношения, их  типология.

     Организационные отношения – воздействие, взаимодействие или противодействие между элементами организации внутри и вне ее при создании, функционировании, развитии и разрушении.

     Элементы организации – составные неделимые части, которые лежат в основе конкретной организации, или ее первичные компоненты, которые достаточны для появления организации как нового целостного явления.

     Организационные отношения могут складываться на уровне:

• здравого смысла;
• взаимного уничтожения;
• заранее спроектированного взаимодействия.

     Внешняя среда включает условия и организации, в том числе политические, экономические  и экологические условия; конкурирующие  организации, поставщиков и потребителей, социальную инфраструктуру и т.д. Так, для учебного института внешней  средой будет город, где он расположен, отношение общества к образованию и т.д. Внешние организационные отношения возникают с чиновниками различных муниципальных и федеральных служб, спонсорами, поставщиками и потребителями и т.д. Внутренней средой для учебного института являются все его подразделения, в том числе кафедры, деканаты, хозяйственные службы, персонал, студенты.

     Создание  благоприятной атмосферы взаимодействия организации с внешней средой и во внутренней среде – это  задача профессионального управления.

     Город с множеством организаций также имеет внешнюю и внутреннюю среду. Методология деятельности специалиста по организации зависит от интеграции (сложности) организации.

     Организационные отношения могут быть вертикальными (по уровням управления) и горизонтальными (по выполняемым функциям). Принята следующая классификация организационных отношений: структурные и процессорные.

     К структурным организационным отношениям относятся воздействия, взаимодействия и противодействия.

     Воздействие определяется как однонаправленное действие по передаче приказа, распоряжения, совета, просьбы от одного объекта (субъекта) управления к другому. Например, руководитель выдает работу исполнителю – это воздействие от субъекта к объекту; или мастер цеха просит главного инженера организации помочь ему – это воздействие от объекта к субъекту.

     Взаимодействие – это положительное действие обратной связи (положительная реакция) со стороны человека (объекта управления) на воздействие.

     Противодействие – это отрицательное действие обратной связи со стороны человека на воздействие.

     Организационные отношения складываются в процессах  организации: производства в целом  или его отраслей; труда на предприятии; сферы обращения; создания, реформирования, реорганизации, реструктуризации и ликвидации.

     В основе организационных отношений  лежит порядок, т.е. принятый или  установленный свыше регламент  нахождения объекта во времени и в пространстве. Порядки бывают алфавитными , номерными, должностными, сложившимися, ведомственными, особыми (при чрезвычайных ситуациях), уставными, по законодательству и др.

     Принятый  порядок обычно входит в традицию организации и для его замены, если это требуется, необходимы большие усилия. Прежде чем формировать устойчивые связи, каждому потенциальному контрагенту необходимо выявить ключевой набор порядков в данной организации. Соблюдение принятого порядка в чужой организации – это обязанность любого человека.

     Организационные отношения между персоналом компании могут быть представлены в виде базовых, производных и смешанных схем. К базовым схемам относятся линейная и кольцевая, к производным –  колесообразная, звездообразная, иерархическая, штабная и матричная. Из наборов базовых и производных схем формируются смешанные схемы. В рамках одной компании может существовать несколько типов отношений.

     В схеме нет обратной связи. Линейная схема работает в небольших организациях при высоком профессионализме и  авторитете руководителя, а также  большой заинтересованности подчиненного в успешной работе организации.

     Кольцевая схема хорошо зарекомендовала себя в небольших организациях или в подразделениях средних организаций со стабильной продукцией и рынком, в которых имеется четкое разделение функциональных обязанностей среди профессиональных работников.

     Схема «колесо» хорошо зарекомендовала себя в небольших организациях или  в подразделениях средних организаций  с неустойчивой номенклатурой выпуска продукции и рынками сбыта, на которых имеется четкое разделение функциональных обязанностей среди профессиональных работников. Руководитель реализует линейные (административные) воздействия, а работники выполняют положенные им функциональные обязанности.

     Схема «звезда» дает положительные результаты при филиальной структуре организации  и при необходимости соблюдения конфиденциальности каждой составляющей организации.

     Иерархическая схема основана на схеме «колесо» и применима для больших организаций с явно выраженным разделением труда.

     Штабная схема основана на схеме «звезда». Она предусматривает создание функциональных штабов при руководителе в форме отделов или групп (например, финансовый отдел, отдел кадров и др.). Эти штабы готовят руководителю проекты решений по соответствующим вопросам. Затем руководитель принимает решение и сам доводит его до соответствующего подразделения. Штабная схема имеет преимущества при необходимости осуществлять линейное управление (единоначалие) по ключевым подразделениям организации.

     В основе матричной схемы лежат  схемы «линия» и «кольцо». Она предусматривает создание двух ветвей связей подчинения: административную – от непосредственного руководителя и функциональную – от специалистов, которые могут и не находиться в подчинении того же руководителя (например, это могут быть специалисты консультационной фирмы или передовой организации). Матричная схема применяется при сложном, наукоемком производстве товаров, информации, услуг и знаний.

     Средний уровень управления определяет гибкость организационной структуры организации – это наиболее активная ее часть. Высший и низовой уровни должны быть наиболее консервативны по структуре.

     В рамках одной организации и даже в рамках одного типа организаций может существовать несколько типов отношений.

     1.1. Понятие групп  и их значимость.

     Человек нуждается в общении с себе подобными и, по-видимому, получает радость от такого общения. Большинство из нас активно ищет взаимодействия с другими людьми. Во многих случаях наши контакты с другими людьми кратковременны и незначительны. Однако если двое или более людей проводят достаточно много времени в непосредственной близости друг к другу, они постепенно начинают психологически осознавать и существование друг друга. Время, требующееся для такого осознания, и степень осознания очень сильно зависят от ситуации и от характера взаимосвязи людей. Однако, результат такого осознания практически всегда один и тот же. Осознание того, что о них думают и чего-то ждут от них другие, заставляет людей некоторым образом менять свое поведение, подтверждая тем самым существование социальных взаимоотношений. Когда такой процесс происходит, случайное скопление людей становится группой.

     Каждый из нас принадлежит одновременно ко многим группам. Мы – члены нескольких семейных групп: своей непосредственной семьи, семей бабушек и дедушек, двоюродных сестер и братьев, родственников жены или мужа и т.д. Большинство людей принадлежит также к нескольким группам друзей – кругу людей, которые довольно регулярно видятся друг с другом. Некоторые группы оказываются недолговечными, и их миссия проста. Когда миссия выполнена, или когда члены группы утрачивают к ней интерес, группа распадается. Примером такой группы могут быть несколько студентов, которые собираются вместе для подготовки к предстоящему экзамену. Другие группы могут существовать в течение нескольких лет и оказывать существенное влияние на своих членов или даже на внешнее окружение.

     Не  существует стандартного определения группы, т. к. это очень гибкое явление. Но можно дать описание этому явлению, рассмотрев характерные особенности малой группы.

     Группа - это относительно обособленное объединение  людей, которые

• часто взаимодействуют друг с другом;
• определяют себя как члены одной группы;
• разделяют общие нормы по поводу того, что их интересует;
• участвуют в единой системе разделения ролей;
• идентифицируют себя с одними и теми же объектами и идеалами;
• воспринимают группу как источник удовлетворения;
• находятся в кооперативной взаимозависимости;
• ощущают себя как некое единство;
• координируют действия по отношению к среде;
• способны выработать индивидуализированное представление обо всех остальных и аналогичным образом быть воспринятым каждым из них.

     Итак, люди объединяются в группы не только для выполнения определенной работы, получения результата и вознаграждения за него. Группа - это среда самоутверждения  и самопознания, это объективная  потребность человека в коммуникациях.

     1.2. Природа социальных групп в организациях 

     Индивиды  очень редко работают в изоляции от других. Это может происходить  только в тех исключительных случаях, когда работник выполняет строго индивидуальное задание, контролируемое только высшим руководством организации, когда он автономно контактирует с внешней средой и принимает решения в основном самостоятельно. Однако большинство ситуаций, возникающих в ходе организационной деятельности, характеризуют именно групповые отношения. Группы в организациях являются основой эффекта синэргии (определение 1 Приложение А), и, как правило, члены организации просто не мыслят свою деятельность вне социальной группы.

     Отличительная особенность организации состоит  в том, что работа в ней осуществляется всегда внутри групп или команд. При этом не имеют никакого значения особенности работы, выполняемой  данной организацией.

     Существует  достаточно большое количество определений социальных групп. В частности, группы определяются по ощущению принадлежности к ним индивидов, по единству выполняемых групповых функций и т.д. Но эти определения вряд ли могут раскрыть сущность социальных групп. В самом общем виде социальную группу можно охарактеризовать как совокупность индивидов, взаимодействующих определенным образом на основе разделяемых ожиданий каждого члена группы в отношении других. В этом определении отражены два существенных условия, при реализации которых совокупность индивидов может считаться социальной труппой в организации:

     1. наличие устойчивых взаимодействий между членами группы;

     2. наличие разделяемых ожиданий каждого члена труппы относительно других членов группы, что позволяет осуществлять социальный контроль за их поведением.

     Вместе  с тем социальным группам в  организациях присущ ряд специфических  признаков, к которым относятся:

     ·        четко определенное членство в группе, ощущение принадлежности и границ группы и ее места в организации;

     ·        групповое сознание, которое касается прежде всего признания правильности и уместности социальных норм, характерных только для данной группы, а также связи этих норм с нормами культуры организации;

     ·        ясно понимаемые цели - необходимый признак группы в организации, так как сама организация представляет собой целевую группу;

     ·        взаимозависимость между членами группы, которая может возникать только в ходе совместной деятельности, направленной на достижение общих целей;

     ·        способность индивидов действовать в составе группы, признание лидеров группы и взаимодействие без социальной напряженности и конфликтов;

     ·        наличие четко определенных групповых ролей, обусловленных местом работника в организации, т.е. его статусом и позицией.

     В целом современная организация - это сложный организм, построенный на четкой координации усилий всех структурных единиц, осуществляемой со стороны управленческого органа. Функционирование организации основано на системе особых, организационных отношений, на четком определении и выполнении ролевых требований каждым членом организации.

      2. Формальные группы

     По  определению Марвина Шоу, «группа  – это два лица или более, которые  взаимодействуют друг с другом таким  образом, что каждое лицо оказывает  влияние на других и одновременно находится под влиянием других лиц».

     Исходя  из определения, можно считать, что  организация любого размера состоит  из нескольких групп. Руководство создает  группы по своей воле, когда производит разделение труда по горизонтали (подразделения) и по вертикали (уровни управления). В каждом из многочисленных отделов большой организации может существовать десяток уровней управления. Например, отдел распространения журнала можно разделить на более мелкие подразделения – отдел, курирующий продажи новых изданий, отдел, отвечающий за развитие клиентской сети логистов. Эти отделы в свою очередь можно делить и дальше. К примеру, менеджеров, курирующих продажи новых изданий можно разделить на 2 подразделения: распространение издания в городе, распространение по области. Таким образом, большая организация может состоять буквально из сотен или даже тысяч малых групп.

     Эти группы, созданные по воле руководства для организации производственного процесса, называются формальными группами. Как бы малы они ни были, это – формальные организации, чьей первейшей функцией по отношению к организации в целом является выполнение конкретных задач и достижение определенных, конкретных целей.

     2.2. Типы формальных  групп.              

     В организации существует три основных типа формальных групп:

• группы руководителей;
• производственные группы;
• комитеты.

     Командная (соподчиненная) группа руководителя состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, которые, в свою очередь, также могут быть руководителями. Президент компании и старшие вице-президенты – вот типичная командная группа. Другим примером командной соподчиненной группы являются генеральный директор, директор отдела рекламы, директор отдела распространения, главный редактор.

     Второй  тип формальной группы - функциональная группа, объединяющая руководителя и специалистов функционального подразделения (службы, отдела, бюро, группы), которые реализуют общую функцию управления и имеют близкие профессиональные цели и интересы. Например, отдел качества заинтересован в сокращении процента брака и приемке продукции с первого предъявления.

     Третий тип формальной группы – это рабочая (целевая) группа. Она обычно состоит из лиц, вместе работающих над одним и тем же заданием. Хотя у них есть общий руководитель, эти группы отличаются от командной группы тем, что у них значительно больше самостоятельности в планировании и осуществлении своего труда. Примером рабочей (целевой) группы является рекламный отдел большинства средств массовой информации. За повышение общей эффективности компании они могут получать 15-ти процентную надбавку к своему бюджету. В этой компании руководство считает, что целевые группы ломают барьеры недоверия между руководителями и рабочими. Кроме того,

     предоставляя  рабочим возможность самим думать о своих производственных проблемах  и решать их, они могут удовлетворять потребности рабочих более высокого уровня.

     Четвертый тип формальной группы – комитет. Это группа внутри организации, которой делегируются полномочия высшего звена руководства для выполнения какого-либо проекта или задания. Иногда комитеты называют советами, комиссиями, правлением, и в их состав могут входить работники других организаций (главы администрации районов, крупные ученые, общественные деятели). Главное отличие комитета от других формальных структур заключается в групповом принятии решений, что иногда является наиболее эффективным средством решения сложных проблем и достижения целей.

     Все командные и рабочие группы, а  также комитеты должны эффективно работать – как единый слаженный коллектив. Теперь уже нет необходимости доказывать, что эффективное управление каждой формальной группой внутри организации имеет решающее значение. Эти взаимозависимые группы представляют собой блоки, образующие организацию как систему. Организация в целом сможет эффективно выполнить свои глобальные задачи только при условии, что задачи каждого из ее структурных подразделений определены таким образом, чтобы обеспечивать деятельность друг друга. Кроме того, группа в целом влияет на поведение отдельной личности. Таким образом, чем лучше понимает руководитель, что же представляет собой группа и факторы ее эффективности, и чем лучше он владеет искусством эффективного управления группой, тем больше вероятности, что он сможет повысить производительность труда этого подразделения и организации в целом.

      3. Феномен неформальной  группы в организации.

     В любой компании, независимо от ее организационной  структуры, присутствует система неформальных межличностных связей. На основе взаимных симпатий, общности интересов, увлечений, привычек и т. п. внутри организации образуются неформальные группы.

     В теории управления им уделяется значительное внимание, поскольку силы, возникающие  в ходе взаимодействия между людьми, могут преобладать над усилиями руководителя, что влияет на эффективность работы самой компании.

     Любая компания создается как четко  организованная структура, как система  функциональных и информационных связей между сотрудниками. То есть, через  введение определенных должностей, функциональных обязанностей и т. д. образовываются некие формальные объединения, чьей первейшей функцией по отношению к организации в целом является выполнение конкретных задач и достижение определенных целей.

     Но  какой бы ни была организационная структура компании (иерархической, линейной или матричной) в ней неизбежно присутствует система неформальных межличностных связей. Она возникает, потому что человек, выполняя работу в окружении людей, всегда взаимодействует с ними. Общность интересов порождает взаимную привязанность и дружбу, их различие — неприязнь, антипатию. Многие исследования в русле теории управления подтверждают, что связи, возникающие в ходе взаимодействия между людьми, могут преобладать над усилиями руководителя. Порой большее влияние на работника оказывает мнение или отношение к какому-либо вопросу значимого коллеги, нежели материальные стимулы или давление руководства.

     Рисунок. 3.1. Механизм образования формальных и неформальных организаций.

     Таким образом, на основе взаимных симпатий, общности интересов, увлечений, привычек и т. п. внутри организации образуются неформальные группы. Их в организации  может быть несколько: столько, сколько есть оснований для общения. Совокупность неформальных групп можно назвать неформальной организацией.

     Фактор  образования неформальных групп  влияет на поведение отдельной личности в коллективе. И во многих случаях  неформальные группы оказывают существенное влияние на поведение членов группы, порою даже большее, чем формальные. Это, соответственно, влияет и на эффективность работы самой организации.

     3.1. Причины вступления в неформальную группу

     Существует  несколько основных причин вступления работников в неформальную группу. Прежде всего, социальная потребность, потребность в принадлежности к той или иной группе. Эта причина является одной из самых сильных. Американский психолог и социолог, исследователь проблем организационного поведения и управления в производственных организациях Элтон Мэйо в своих исследованиях определил, что люди, чья работа не дает возможности устанавливать и поддерживать социальные контакты, склонны быть неудовлетворенными, а принадлежность к группе и поддержка с ее стороны тесно связаны с удовлетворенностью.

     И все же, несмотря на то, что потребность  в общении широко признается, большинство  формальных организаций сознательно  лишают работников возможности социальных контактов. Это осуществляется путем  ограничения неформального общения (на пребывание в курилках, холлах; на праздниках, днях рождений; предоставление отдельных кабинетов для каждого сотрудника).

     Потребностью  также является атмосфера доверия  и взаимопомощи, возникающая в  процессе взаимодействия в такой  группе. Человеку проще обратиться за помощью к коллеге, к которому испытывает симпатию, нежели к руководителю по нескольким причинам.

     Во-первых, срабатывает стереотип: начальник  может изменить мнение о сотруднике, который спрашивает или уточняет какие-то вопросы, в худшую сторону. Во-вторых, руководство зачастую отстраняется от обсуждаемой проблемы, не всегда осознавая, что взаимопомощь между коллегами полезна: кто-то получает признание и уважение, а кто-то — необходимое руководство к действию.

     Если  же руководству не доверяют, защитная функция такого объединения только обостряется: возникает потребность в объединении усилий. Кроме того, конфликтные ситуации в организации (вредные условия работы, несправедливая оплата труда и т.п.), попытки формального руководителя разрушить сложившиеся неформальные отношения способствуют сплочению существующих неформальных групп или приводят к созданию новых. То есть следующей причиной возникновения неформальных групп может стать потребность в защите.

     Неформальные  лидеры. Так же, как и формальные организации, неформальные имеют своих лидеров. Особенность лидерства рассмотрим в пункте 3.2.

     Процесс развития неформальных организаций  и причины, по которым люди в них вступают, способствуют образованию у этих организаций свойств, которые делают их одновременно и похожими, и непохожими на формальные организации. Ниже рассмотрим краткое описание основных характеристик неформальных организаций, которые имеют прямое отношение к управлению, так как оказывают сильное влияние на эффективность формальной организации.