Теория Организации

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Каждый человек в течение всей своей жизни, каким-либо образом, связан с организациями. Именно в организациях или при их содействии люди растут, учатся, работают, вступают в многообразные отношения, развивают науку и культуру.

Организация - сложный организм. В нем переплетаются и уживаются интересы личностей и групп, стимулы и ограничения, жесткая технология и инновации, абсолютная дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы. У организаций есть свой облик, культура, традиции и репутация. Они уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они изменяются, когда перестают отвечать избранным целям. Они погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи. Не понимая сущности организаций и закономерностей их развития, нельзя управлять ими, эффективно использовать их потенциал, осваивать современные технологии их деятельности. Зачем организации нужны, как создаются и развиваются, на каких принципах строятся, почему и как изменяются, какие возможности открывают, почему их участники действуют так, а не иначе, - ответы на эти вопросы призвана дать теория организации, опирающаяся на обобщение новейшего мирового опыта.

В рамках организаций осуществляется человеческая деятельность. Нет организаций без людей, также как нет и людей, которым не приходится иметь дело с организациями. В современных условиях развития экономики большое значение придается организационным процессам, протекающим в многообразной деятельности организаций. Современный менеджер должен знать и уметь применять на практике законы, которым подчиняются социальные организации. Он обязан владеть теоретическими знаниями и практическими навыками в части проектирования и корректировки организационных систем. Ответ на эти задачи дает «Теория организации» – наука, которая обобщает и развивает научные достижения многих других наук.

Объектом в данной работе является исследование ОАО «Амурметалл».

Предмет исследования – теоретические аспекты теории организации на примере ОАО «Амурметалл».

Целью курсовой работы является подробное рассмотрение и анализ теоретических и практических аспектов теории организации.

В ходе работы мы рассмотрим следующие задачи:

1. Определим ,что такое организация и разберем ее признаки.
2. Рассмотрим организацию как систему.
3. Определим коммуникации в организации.
4. Дадим понятие уровням управления.
5. Изучим принципы и методы управления.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК ОБЪЕКТ УПРАВЛЕНИЯ

Бирюкова О.Ю пишет, что организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общих целей.1

Согласно Попову Р.А. Организация –  сложный организм. В нем переплетаются и уживаются интересы личности и групп,  стимулы и ограничения, жесткая технология и инновации,  безусловная дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы.  У организаций есть свой облик, культура, традиции и репутация.2

Из определения Маренков Н.Л. термин «организация» употребляется для обозначения деятельности по упорядочению всех элементов определенного объекта во времени и пространстве; иначе говоря, организация рассматривается  как объект, обладающий внутренней упорядоченной структурой.3

По словам Круглова Н.Ю. Организация – сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на постоянной основе для достижения общих целей.4

Короткова Э.М. дает следующую трактовку данного понятия. Организация – активный, относительно независимый элемент общественной системы, через который преломляются интересы индивида и общества.5

На основе вышеперечисленных мнений можно сделать вывод, что организацией, прежде всего, называется устойчивая группа лиц (физических и юридических), взаимодействующих с помощью материальных, экономических, правовых и иных условий для достижения поставленных целей.

Жарковская Е.П.  пишет что, любая организация обладает следующим комплексом обязательных признаков:6

1. выраженная общая цель, не сводимая к индивидуальным целям ее членов, но которую принимают как общую все члены организации;
2. желание членов организации работать вместе для достижения этой цели;
3. набор ресурсов и определенный способ их защиты (начиная с правомочности своего существования и кончая заборами и службой охраны);
4. система официально утвержденных норм поведения и форм контроля за их соблюдением;
5. структура устойчиво воспроизводимых статусов, т.е. наличие формального руководства или устойчивой лидерской группы;
6. специфическое разделение труда между членами организации (формальное и неформальное).

Рассмотрим понятие «организация» на примере металлургического завода «Амурметалл».

Открытое акционерное общество «Амурметалл» расположено в г.Комсомольске-на-Амуре Хабаровского края и зарегистрировано в Государственной регистрационной палате при Министерстве экономики Российской Федерации 25 февраля 1997 года, свидетельство № Р-6403.16

Основными видами деятельности Общества в соответствии с Уставом являются:

1. производство продукции металлургии на основе внедрения прогрессивных технологий и технических средств;
2. реализация металлопродукции собственного производства на российском и зарубежном рынках;
3. заготовка, переработка и сбыт лома черных и цветных металлов;
4. производство и реализация товаров народного потребления;
5. водоснабжение и очистка стоков для населения, предприятий, учреждений и организаций;
6. торгово-закупочная и посредническая деятельность;
7. внешнеэкономическая деятельность;
8. обучение и повышение квалификации персонала и иная учебно-методическая деятельность.

ОАО «Амурметалл» – единственное на Дальнем Востоке России электрометаллургическое предприятие по выплавке стали с последующим переделом в сортовой и листовой прокат и изделия дальнейшего передела. 

ОАО «Амурметалл» зарегистрировано 25 февраля 1997г. Базой для образования нового предприятия стала новая часть предприятия «Амурсталь» – Дальневосточный предельный металлургический завод (ДПМЗ). В состав ОАО «Амурметалл» на первом этапе вошло оборудование бывших строительных комплексов «Сталь» и «Прокат», цех подготовки лома, несколько вспомогательных цехов, а позднее – листопрокатный цех и цех гнутых профилей. За свою историю предприятие прошло несколько этапов развития, в результате которых появились имя и непререкаемый авторитет. В настоящее время предприятие располагает необходимым оборудованием для обеспечения работы двумя технологическими линиями производства заготовки.

Таким образом, по всем вышеперечисленным признакам мы  доказали, что ОАО «Амурметалл» является организацией.

2. ВНЕШНЯЯ И ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ

Рис.1. Схем факторов внешней и внутренней среды

Рис.2. Схема внутренних факторов среды

Внешняя среда прямого воздействия - это специфическая внешняя среда конкретной организации. Она включает те элементы внешней среды, с которыми организация взаимодействует постоянно или на более или менее регулярной основе. К ее составляющим относятся следующие элементы.

Отношения с потребителями. В рыночной экономике потребители, решая какие товары и услуги для них желательны и по какой цене, определяют для организации почти все, относящиеся к результатам ее деятельности. 

Конкуренты - это важнейший фактор, влияние которого невозможно оспаривать. Руководство каждого предприятия хорошо понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей также эффективно, как это делают конкуренты, то предприятию долго не продержаться.

Государственное воздействие осуществляется через законодательство деятельность государственных органов.

Взаимодействие с профсоюзами происходит через подписание договоров. То есть, фирма договаривается с поставщиком рабочей силы. 

К факторам косвенного воздействия относятся: технология, состояние экономики, социально-культурные и политические факторы, а также взаимоотношения с местными сообществами.

Изучение экономических факторов позволяет понять, как формируются и распределяются ресурсы. Оно предполагает анализ таких характеристик, как величина ВНП, темп инфляции, уровень безработицы, процентная ставка, производительность труда, нормы налогообложения, платежный баланс, норма накопления и т.п

Экологические факторы имеют отдаленное влияние на процесс принятия решений в управлении. Беспокойство по поводу охраны окружающей среды влечет за собой принятие особых законодательных актов об очистке воздуха и воды, что в свою очередь определяет поведение предприятий.

Социально-культурные факторы постоянно изменяются, поскольку люди неизменно пытаются контролировать или приспособить к себе окружающую среду действительность в соответствии со своими желаниями. 

Политические факторы определяют общую политическую ситуацию в стране, уровень ее стабильности, предсказуемости.

Технология в качестве внешнего фактора она отражает уровень научно-технического развития, который воздействует на организацию, например, в областях автоматизации, информатизации и др. 

Внутренняя среда организации - это та часть общей среды, которая находится в пределах организации.

1) цели - конкретное конечное состояние или желаемый результат, на достижение которого направлены усилия организации. Они устанавливаются в процессе планирования.

2) структура - количество и состав ее подразделений, ступеней управления в единой системе. Её назначение в обеспечении эффективного достижения целей организации. Она включает каналы коммуникации, по которым передается информация для принятия решений. С помощью принятых решений обеспечивается координация и контроль над отдельными структурными подразделениями организации.

3) задача - работа, которая должна быть выполнена заранее установленным способом и в установленные сроки. Задачи делятся на 3 группы: работа с людьми, работа с информацией, работа с предметами.

4) технология - принятый порядок связей между отдельными видами работ.

5) люди – рабочий коллектив организации.

6) организационная культура - система коллективно разделяемых ценностей, убеждений, оказывающая влияние на поведение отдельных работников, а так же на результаты работы.

Рассмотрим внутреннюю среду ОАО  «Амурметалл».

Таблица 1.

Внешняя среда прямого воздействия ОАО «Амурметалл».

Таблица 2.

Внешняя среда косвенного воздействия ОАО «Амурметалл».

Таблица 3.

  Можно сделать вывод, что  в настоящий момент, организация продолжает успешно развиваться, расширяя спектр предоставляемых услуг на рынке и создавая наиболее приемлемые условия для клиентов, без существенного ущерба для дальнейшего процветания. Фирма конкурентоспособна и оказывает услуги, которые отвечают запросам потребителей. 

3. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК СИСТЕМА

Согласно Жарковской Е.П. система - совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует некоторую целостность, единство. Среди се основных признаков следует назвать: множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определенной структуры. Вместе с тем система имеет свойства, отличные от свойств своих элементов. Всякая система имеет входное воздействие, структуру обработки входного воздействия, конечные результаты и обратную связь.7

Организация как система управления - это одно из ключевых понятий теории организации, которое связанно с:

1. целями;

2. функциями;

3. процессом управления;

4. квалификацией менеджеров;

5. распределением полномочий для достижения определенных целей.

Рис.3. Организация как система 1

Организация как  система 1 имеет цели, выраженные в разных способах взаимодействия с внешней средой. Передача и получение информации, вещества и энергии.

Рис.4. Организация как система 2

Организация как система 2 имеет три основных этапа своей жизнедеятельности:

1. Получение ресурсов из внешней среды
2. Преобразование ресурсов в готовый продукт
3. Передача произведенного продукта(услуг) во внешнюю среду

Общие свойства организации как системы

Рис.5. Организация как система 3

Организация как система 3 , имеет множество связанных между собой элементов:

1. Открытость организации(возможность обмена веществом и энергией).
2. Самоорганизация и управляемость.
3. Разнообразие структурных элементов.
4. Эволюциоирование (развитие организации).
5. Адаптивность(воздействия с окружающей средой).
6. Структурированность организации(наличие определенной организационной структуры системы, состоящей из взаимосвязанных объектов и субъектов).
7. Эмерджентность (свойства системы, которые не присущи ее элементам в отдельности, а возникают благодаря объединению этих элементов в единую, целостную систему).
8. Неравномерность.
9. Динамичность(подвижность, стремительность развития) .
10. Самосохранение.
11. Возможность моделирования.

Многообразие систем довольно велико, и существенную помощь при их изучении оказывает классификация. Все системы можно классифицировать таким образом:

1.По происхождению системы делятся на: естественные (системы, объективно существующие в живой и неживой природе и обществе) и искусственные (системы, созданные человеком) .

2.По объективности  существования:  реальные (материальные или физические) и абстрактные (символические) системы.

3.По размерности: одномерные (имеющие один вход и один выход)  и многомерные (если входов или выходов больше одного).

4. По однородности и разнообразию структурных элементов:  гомогенные (или однородные) и гетерогенные(или разнородные) а также смешанного типа.

5. Действующие системы: 1) технические, 2) эргатические, 3) технологические, 4) экономические, 5) социальные, б) организационные и 7) управления.

6. Централизованные (имеющие в своем составе элемент, играющий главную, доминирующую роль в функционировании системы) и децентрализованные (не имеющие такого элемента) системы.

7.  По степени организованности: хорошо организованные системы (их свойства можно описать в виде аналитических или графических зависимостей), плохо организованные (или диффузные) системы, самоорганизующиеся системы(включающие активные элементы).

8. Дискретные системы: непрерывная,  дискретная (система, содержащая хотя бы один элемент, выходная величина которого изменяется дискретно, т. е. скачками, даже при плавном изменении входных величин).

9. В зависимости от способности системы поставить себе цель: каузальные системы (неспособные ставить себе цель) и целенаправленные (способные к выбору своего поведения в зависимости от внутренне присущей цели).

10. По сложности: простые, сложные и очень сложные.8

Проклассифицируем с систему организации ОАО «Амурметалл» по вышеперечисленным критериям. По происхождению данная система является искусственной, потому что создана человеком. По объективности существования она является реальной, потому что имеет свои здания, оборудования, технические машины и в целом состоит из естественных и искусственных объектов. Система является многомерной, в нее поступают такие ресурсы как металл и на выходе производитель получает сортовой и листовой прокат. Также, за счет использования  электросталеплавильной технологии  и  совокупности операций в достижении таких целей как производство большего объема металла данная система является технической и технологической. Система является централизованной, так как действие организации координирует совет директоров и хорошо организованной, потому что легко можно определить отдельные элементы системы, связи между ними, правила объединения в подсистемы и оценить связи между компонентами системы и ее целями. ОАО «Амурметалл», безусловно, является целенаправленной системой, она может изменять технологию передела металла в сортовой и листовой прокат в зависимости от качества полученных изделий для большего спроса потребителей на них.

4. КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ

Согласно Попову Р.А. коммуникация — это процесс общения и передачи информации между людьми или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.9

   Маренков Н.Л. пишет что, коммуникация — это одно из необходимых условий жизни человека в социуме, а коммуникабельность — одна из важных системных характеристик, сопутствующих успеху. Под коммуникабельностью понимают способность к общению, общительность, способность к совместной работе. 10

Из определения Фидельман Г.Н  эффективные коммуникации — обмен информацией, на основе которого руководитель получает возможность принятия эффективных решений и доводит до сотрудников принятые решения.11

На основе вышеперечисленных мнений можно полагать, что коммуникации — это главное препятствие на пути достижения целей организации. В ходе обмена обе стороны играют активную роль: недостаточно лишь передать информацию — необходимо, чтобы другая сторона восприняла ее. Главная цель коммуникационного процесса заключается в обеспечении понимания передаваемой информации. 

Выделяют восемь основных категорий коммуникационного процесса:

1. отправитель — человек (или группа), желающий сообщить информацию;
2. сообщение — информация, смысл и идея, которую хочет передать отправитель;
3. канал — способ, которым передается информация: устно, письменно, не вербально, по телефону, через интернет и т.п.;
4. код — система знаков и символов, посредством которых передается смысл сообщения. В качестве кода могут выступать слова, произнесенные вслух, написанный текст, жесты, мимика, условные сигналы и т.п.;
5. контекст — внешняя среда, обстановка, ситуация, наполненные индивидуально различимыми смыслами и ассоциациями;
6. получатель — человек (или группа), до которого отправитель хочет донести свое сообщение;
7. шумы (помехи) — все, что искажает смысл сообщения;
8. обратная связь — реакция (отклик) получателя на воспринятое им послание.

Рис.6. Схема коммуникационного процесса

Барьеры  ОАО «Амурметалл» на пути организационных коммуникаций:

Искажение сообщений. Возможные причины: непреднамеренно, в результате затруднений в межличностных коммуникациях; сознательно, когда кто-либо из менеджеров среднего звена не согласен с сообщением и изменяет его таким образом, чтобы сообщение отражало его интересы; из-за статусных различий; из-за страха перед наказанием или при ощущении бессмысленности коммуникации.

Информационные перегрузки — превышение реальных возможностей системы и входящих в нее людей обрабатывать информацию.

Неэффективная структура организации — чем выше в организации вертикаль власти (количество иерархических уровней), тем больше вероятность искажения информации.

Некомпетентность персонала — коммуникативная, профессиональная и методологическая.

Пути повышения эффективности организационных коммуникаций на примере ОАО «Амурметалл»:

1. создание системы обратной связи;
2. регулирование информационные потоки;
3. предпринятие  управленческих действий, способствующих облегчению обмена информацией по вертикали и горизонтали.
4. использование внутриорганизационных информационных систем: корпоративные печатные издания, стенгазеты, стенды, интернет и т. п.;
5. применение современных информационных технологий.
6. развитие индивидуальных навыков. Руководитель владеющий ораторским искусством, умеет пользоваться не только активной речью, но и пассивной, т.е. обладать способностями: воспринимать и оценивать аргументы своего оппонента, ощущать реакцию аудитории, следить за жестами, мимикой, силой и высотой голоса, интонацией.
7. владение всеми формами делового общения: беседа, спор, полемика, дискуссия, прения, диспут, деловое совещание, «круглый стол», командная деловая игра, переговоры, торги;

Таким образом, эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. Коммуникативный процесс в той степени, в какой он развит, повышает гибкость и саморегуляционные возможности организации. Развитие коммуникативных процессов в организациях стимулируется техническим прогрессом и использованием передовых технологий.

5. УРОВНИ УПРАВЛЕНИЯ

Руководители низшего звена (операционные руководители). Самая многочисленная категория. Они осуществляют контроль за выполнением производственных заданий, за использованием ресурсов (сырья, оборудования, кадров). К младшим начальникам относятся мастер, заведующий лабораторией и т.п.

Руководители среднего звена. Они контролируют работу руководителей низшего звена и передают обработанную информацию для руководителей высшего звена. К данному звену относятся: заведующие отделом, декан и т.д. На руководителей среднего звена ложится существенная доля ответственности.