Теорія документа: становлення і розвиток

КИЇВСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРИ

ДНІПРОПЕТРОВСЬКИЙ ФАКУЛЬТЕТ МЕНЕДЖМЕНТУ І БІЗНЕСУ

кафедра документознавства

КУРСОВА РОБОТА

Теорія документа: становлення і розвиток

Дніпропетровськ

2014 
РЕФЕРАТ

Курсова робота: 27 c., 24 джерел

Об’єкт дослідження – термін ,,документ”.

Мета роботи — розглянути розвиток документа та його становлення.

У вступі обгрунтовано актуальність вивчення обраної теми, визначено об’єкт, мету і завдання курсової роботи.

У розділі 1 опишемо походження терміна ,,документ”, охарактеризуємо становлення документа, детально розглянемо теорію Поля Отле, основні класи документа, виділимо значення документа, запроваджені в науковий обіг Полем Отле.

У розділі 2 розкриємо сутність поняття ,,документ”, документ I,    документ II, документ III, знайдемо як виражається інформація в документі, виділимо  ознаки документи, опишемо сферу використання та трактування поняття документ в різних науках.

КЛЮЧОВІ СЛОВА: документ, документ I, документ II, документ III, бібліографічний документ, графічний документ, Поль Отле, матеріальний об’єкт, інформація. 
ЗМІСТ

ВСТУП

Актуальність теми. Призначення документа в загальному розумінні зводиться до зафіксованих у письмовому вигляді відомостей, необхідних для здійснення різноманітних дій. За допомогою документа інформація зберігається і передається у часі і в просторі, а тому з цієї точки зору документи можуть розглядатися як один із інструментів пізнання дійсності. Сучасний діловий світ важко собі уявити без потужних потоків інформації, що циркулює різними напрямками і оформлена найчастіше документально. Переважна більшість дій здійснюється службовцями в процесі управління шляхом створення і використання різноманітних документів. Тому головним, центральним, базовим поняттям документаційного забезпечення управління є поняття “документ”.

У зв’язку з широким використанням поняття “документ” у багатьох сферах суспільної діяльності воно розуміється по-різному у різних галузях знань, зокрема, в документознавстві, інформатиці, бібліотекознавстві, архівознавстві, музеєзнавстві, а також у відповідних спеціальних галузях діяльності — архівній, бібліотечній, музейній справі і, звичайно, у документаційному забезпеченні управління. Хоча інформаційна природа документа очевидна, саме поняття “документ” визначають по-різному, бо за основу визначення поняття беруть різні критерії — мету створення документа, його зміст, форму, спосіб відтворення інформації, сферу побутування документа тощо. Однак яким би не було ставлення до існуючого різноманіття визначень, воно, на мій погляд, закономірне, оскільки предмет і завдання кожної дисципліни, що вивчає документи, має свою специфіку. Кожна наукова дисципліна у визначенні документа виділяє, як правило, якийсь один аспект. Так, історична наука розглядає документ як важливе джерело. Як засіб документування і доказу правових відносин вивчаються документи у правовій науці. Фахівці в галузі управління вважають документ засобом фіксації управлінських дій.

У дослідження історії виникнення та еволюції тлумачення терміна ,,документ” значний внесок зробили В.П. Кашепов, М.А. Комаров, С.Г. Кулешов, Н.М. Кушнаренко, К.Г. Мітяєв, А.Н. Образцова, А. Суски, Е.И. Ханпира, Г.Н. Швецова-Водка та інші.

Як зазначає Н.М. Кушнаренко, на міжнародному рівні найбільш загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Таке визначення розроблене і затверджене Міжнародною організацією з стандартизації (ІСО).

Визначення поняття терміна ,,документ” подаються у більшості спеціальних підручників та навчальних посібників і мало чим відрізняються одне від одного та від чинного у відповідний період нормативного визначення цього терміна.

Актуальність роботи зумовлена загальною спрямованістю сучасного документознавства до вивчення та становлення теорії документу.

Об’єктом дослідження виступає поняття документу.

Предмет курсової роботи – документ як наукове поняття.

Метою дослідження виступає вивчення та становлення теорії документу. Мета дослідження обумовила необхідність розв’язання таких конкретних завдань:

• описита походження терміна ,,документ”;
• охарактеризувати становлення документа;
• детально розглянути Теорію Поля Отле;
• виділити значення документа, запроваджені в науковий обіг П.Отле;
• розкрити сутність документ, документ I,  документ II, документ III;
• виділити  ознаки документи;
• описити сферу використання та трактування поняття документ в різних науках.

1 СТАНОВЛЕННЯ ТЕОРІЇ ДОКУМЕНТА

1.1 Походження терміна документ

Однією із суттєвих особливостей розуміння поняття ,,документ” є те, що воно має досить твердо усталені позначення. Китайці на документ кажуть веньцзянь, японці - бунсьо, євреї - місмах, араби - васіка. Більш-менш однаково говорять про документ слов'янськими, романськими та германськими групами мов, котрі сприйняли та адаптували латинське слово documentum, хоча останнім часом зустрічається й record.

Серед безлічі наукових досліджень, направлених на вивчення поняття документа, заслуговує на увагу його розуміння як головного базового терміна в терміносистемах таких наук і наукових дисциплін, як історія, джерелознавство, археографія, архівознавство, документознавство. За своїм місцем у термінологіях і за складністю розуміння суттєвих якостей означуваного ним феномена воно мало чим поступається мовознавчому терміну ,,слово” [23, 64].

У радянських енциклопедичних виданнях документ визначався як матеріальний об'єкт, що містить інформацію для її розповсюдження в просторі та часі. У словнику архівної термінології, підготовленому Міжнародною радою архівів і виданому в 1984р., наведено два загальноприйняті терміни:

Документ (document) – комбінація носія та інформації, що записана на ньому, яка може використовуватись для засвідчення або усвідомлення; обособлена одиниця архіву, документального фонду.

Документ (record) – записана інформація, незалежно від форми або застосованого носія, що отримується або створюється агенцією, інститутом, організацією чи окремою особою для виконання їх статутних обов'язків або здійснення діяльності [5, 13].

Досить глибоке дослідження походження терміна ,,документ” й подальшого розвитку його значень провів польський вчений Анджей Сускі (A.Suski). На його думку, корені цього слова слід шукати в індоєвропейській прамові, яка існувала приблизно за дві тисячі років до н.е. Слово ,,dek” у цій мові означало жест протягнутих рук, пов'язаний із передаванням або прийманням, одержанням чогось.

Німецький дослідник Гельмут Арнтц пояснює, що від слова ,,delc” (або ,,dec”) походить також число ,,десять”, оскільки на двох руках людини – 10 пальців. Звідси походить ,,дека...” як перша частина складного слова, що означає ,,десять” (наприклад: ,,декада” – десять днів, ,,декатрон” – десятиборство), або ,,деци...”, що в складних словах відповідає поняттю ,,десята частина” (наприклад, ,,дециметр” – 1/10 метра, ,,децилітр” – 1/10 літра).

Унаслідок чергування голосних ,,е” – ,,о” корінь ,,dek (dec)” змінився на ,,doo” у слові ,,doceo”, що означало ,,вчу”, ,,навчаю”. Від нього й походить слово ,,dokumentum” або ,,documentum”, яке в перекладі з латини означає: ,,те, що вчить, є доказом, повчальним прикладом” [23, 43].

Обмінюючись відомостями, наші предки передавали один одному, як підтвердження, речі із записами про події, факти, явища. Такі предмети почали називати документами, що підтверджували та свідчили про те, що відбулось.

В історичному контексті побутування терміна ,,документ” обумовлено виконуваними ним функціями, територіальними й мовними особливостями, рівнем культури. Уже за античних часів у юридичній практиці як ,,доказ” усвідомлювалась важливість оригінальності офіційних документів, необхідність їх захисту від підробок. [3, 77]

Термін ,,документ” почали використовувати в правових відносинах як ,,офіційний (державний) писемний акт, який підтверджує встановлення певних відносин, що стосується виникнення, доказу чи виконання прав”.[20, 12]

Спільнокореневими до слова ,,документ” є слова ,,доктрина” – вчення, ,,доктор” – учений, науковець. У такому широкому значенні застосовувалось слово у працях Цицерона та Гая Юлія Цезаря. Надалі, починаючи з середніх віків і до кінця XIX ст., слово ,,документ” використовувалося для позначення будь-якого ,,писемного свідчення” [11, 10].

Вага та статус офіційного документа, як юридичного свідчення, значно підвищилась за часів феодального права, що врегульовувало взаємини членів європейського суспільства всіх рівнів, особливо у сфері володіння землею, будівлями, населеними пунктами та людьми, підтверджувало певне правове становище людини, свідчило про певні зобов'язання, було засобом доказу в судових установах.

Відомо, що, скажімо, у російську мову слово ,,документ” прийшло за часів Петра І як запозичене з німецької й польської мов – у значенні ,,письмове свідчення”. А от як ,,повчальний приклад” документ почав виступати для підтвердження якогось факту в історичному творі, де його зміст міг стати ілюстрацією наведеного моралізуючого висновку.

Ріст числа юридичних документів привів до виникнення у другій половинні XVII ст. у Франції особливї науки під назвою „Дипломатика”. Назва науки походить від грецького слова „diploma”–лист, документ. Дипломатика почала вивчати усі публічні документи, в залежності від документів особистого походження [1, 38].

Її основоположником вважають Жана Мобільйона, який видав у 1681р. в Парижі „Книгу об искусстве дипломатики”.

Базове поннятя „документ” пояснювався у дипломатиці як будь-яке письмове свідоцтво, яке служить для фіксації доказу і забезпечення прав. Документ виповнював одну з трьох функцій: 1)утвердження нового правового положення; 2) засіб доказу перед судом; 3) переадресування обов’язків від однієї людини до іншої.

До другої половини XIX ст. у довідкових виданнях деяких країн світу з’являються від слова „документ” терміни: „документація” значенні „підготовка і користування підтверджених документами доказів і обов’язків;” „документний” який стосується документа.

Таким чином, у кінці ХІХ ст. спостерігається тенденція до звуження меж поняття „документ”: спочатку воно розглядалося як будь-який предмет, потрібний для повчання і доказу, а потім як письмове свідоцтво, яке підтверджує певні правові відносини [1, 39].

На початку ХХ ст. у терміносистему вводиться більш широке поняття „документ”: його ввів відомий бельгійський вчений, основоположник документації-науки про сукупність документів та області практичної діяльності – Поль Отле.

Поль Отле і його соратник Анри Лафонтен розробляли теорію документації у стінах Міжнародного бібліографічного інституту, створеного в Брюселі у 1895 р. [2, 9].

Наприкінці ХІХ на початку ХХ століття виник окремий напрям практичної діяльності і наукових досліджень, пов'язаний із діяльністю відомого бельгійського вченого Поля   Отле. Свою назву цей напрям отримав від нового широкого розуміння поняття ,,документ”. Найбільш повним і систематизованим викладом поглядів П. Отле став його ,,Трактат про документацію” (1934). П. Отле називав документом будь-який носій семантичної інформації, незважаючи на те, чи має він утілення субстанціальне або енергетичне, без обмежень з боку матеріальної сутності предмета, за допомогою якого передавалася інформація, і з погляду знакової системи, що застосовувалася. При цьому обсяг поняття ,,документ” прирівнювався до поняття ,,книга”. Одним з перших П. Отле висловив думку про те, що документ і книга належить до класу ,,засобів інформації і комунікації”, хоча ця теза залишилася нерозкритою. Отже, П. Отле повернув терміну ,,документ” його первісне найширше значення (засіб передачі інформації, рівний засобу навчання). У документологічних ідеях П. Отле поряд з ототожненням документа і книги були викладені різні уявлення щодо обсягу відповідних понять, які вплинули далі на послідовників П. Отле, були по-різному інтерпретовані [21, 189].

Починаючи з 50-х років в офіційній термінології слово ,,документ” трактується у вузькому, широкому і найширшому значенні.

Вузьке значення зводилося до ділового паперу, письмового посвідчення, історичного джерела.

У широкому значенні поняття документ було надто поширене у 1960-1970-ті роки.

В загальному вигляді воно було зафіксоване у ,,Большой советской енциклопедии”, ,,Українській радянській енциклопедії”, в енциклопедичних словниках. Наприклад в ,,Большой советской енциклопедии” документ визначався як матеріальний об`єкт, у якому інформацію на її поширення у просторі і часі (зокрема й т.зв. тривимірні витвори мистецтва – архітектуру і скульптуру).

У 1980-х - початку 90-х років використовують і саме широке тлумачення, за яким документом вважатимуться будь-який матеріальний об`єкт, що має інформацію: від письмового документа, грамплатівок і кінофільмів до творів мистецтва (архітектурних споруд, графіки, живопису, скульптури), від зразків мінералів, гербаріїв, історичних реліквій до виробів в промисловості й техніки (годинник, автомобіль, гвинтівка) тощо [13, 10]. Кордони поняття стали погано помітні, що ускладнило його використання. Як висловлювався А. В. Соколов, що документом стали вважати навіть слона в зоопарку.

Саме тому спочатку книгознавці і документалісти, а потім і інформатики розпочали обгрунтування нового широкого значення терміна ,,документ”, пов`язаного з поняттям ,,інформація” і ,,комунікація”.

Суттєвий внесок в уточнення та розвитку поняття ,,документ” як одного з основних в документознавстві, інформатиці, документалістиці, бібліотекознавстві і бібліографознавстві внесли Г.Г.Воробйов, Р.С.Гіляревський, О.П.Коршунов, А.И.Михайлов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров, А.И.Черний, Г.Н.Швецова-Водка та інших[4, 8]. Документалісти і інформатики першими відмовилися від самого широкого значення документа, обмеживши його зміст обов`язковими атрибутивними елементами: наявність інформації та матеріального носія (Г.Г.Воробйоев). У 60-ті роки А.І. Михайлов, А.И.Черний і Р.С.Гіляревський, крім названих, вводять функціональну ознаку документа. Відповідно до їхніх визначеннь, документ – це матеріальний об`єкт, у якому закріплено інформацію, спеціально готовий до її передачі у просторі і часі. Це визначення було широко розповсюджене в 1960-1970 рр.[13, 11].

Близьке до цього відомого тлумачення документа знаходиться і в ГОСТі 16487-83 ,,Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення”, згідно якого документ – це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеною людиною способом для передачі в часі і просторі”.

У Росії на початку 90-х років водночас, уточнюючи сенс поняття ,,документ” О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров запропонували трактувати його як матеріальний об`єкт – носій соціальної інформації.

В цей же час в Україні досліджували об`єм і зміст поняття ,,документ” С.Г. Кулешов і Г.Н. Швецова-Водка. Вони дійшли висновку, що документи – це матеріальні об`єкти, які створюються спеціально з метою зберігання та розповсюдження (передачі) в просторі і часі змістовної соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільній діяльності. Завдячуючи вченим, документ став розглядатися як один з найважливіших джерел інформації і засобів соціальної комунікації [11, 101].

Багато книгознавців (М.Н. Куфаєв, Е.Л. Немировський та інші) не бачили потреби у введенні узагальнюючого терміна ,,документ” і пропонували використовувати в такій якості поняття ,,книга”. Але з появою різноманітних типів і видів носіїв (джерел) інформації, які функціонують в документно-комунікаційній сфері діяльності, поняття ,,книга” і ,,література” з метою уникнення термінологічної путанини вже не можуть використовуватися як узагальнюючі. Краще за все тут підходить термін ,,документ”. Дискуссії з приводу співвідношення понять ,,книга” та ,,документ” не завершуються і до сих пір.

Отже, за тривалий історичний період значення поняття ,,документ” постійно змінювалося. І до нашого часу застосовуються визначення, які то надають йому найширший сенс, то звужуючи його розуміння до одного якогось виду документа. Оперуючи поняттям ,,документ”, необхідно щоразу уточнювати, яке саме значення в нього вкладається, на вирішення теоретичних чи практичних завдань [10, 12].

1.2. Теорія Поля  Отле

З початку XX ст. в терміносистему вводиться нове, ширше розуміння поняття ,,документ”: його ввів відомий бельгійський учений, основоположник документації – науки про сукупність документів і області практичної діяльності – Поль Отле (1868-1944 рр.).

Поль Отле (1868-1944) та його сподвижник і однодумець Анрі Лафонтен (1854-1943) розробляли теорію документації устінах Міжнародного бібліографічного інституту, створеного Брюсселі в 1895 р. й у 1931 р. перейменованого як інститут документації. За рішенням Міжнародного конгресу за документацією (Париж, 1937) на базі інституту, у 1938 р. було створено Міжнародну федерацію за документацією (МФД).[18, 287]

В наш час МФД є міжнародною неурядовою організацією, об`єднуючою провідні інформаційні наукові центри й бібліотеки, які працюють у галузі теорії та практики документознавства і науково-технічної інформації. Організація видає з 1975 р. журнал ,,Міжнародний форум по інформації і документації”.П. Отле вперше увів у науковий обіг поняття ,,документ” у значенні, близькому до широкого значення поняття ,,книга”. Його основна праця – видана у 1934 р. фундаментальний ,,Трактат про документацію”. Пояснюючи поняття ,,книга” і ,,документ”, П. Отле підкреслював, що вона (biblion, чи document, чи qramme) – це термін, який вживається умовно для всього масиву документів. Він поєднує у собі не лише одну книжку у власному значенні слова, рукописну чи друковану, а й журнали, газети, рукописі і графічні репродукції, креслення, гравюри, карти, схеми, діаграми, фотографії тощо. Вчений розглядав поняття ,,книга” і ,,документ” як синонімічні. З контексту ясно, що останнє ширше за своїм обсягом, так як не передбачає обмежень як матеріальної основи документа, так і знаковоюї системи, застосовуваної для запису змісту[18, 254].

В узагальнююче поняття ,,книга-документ” П. Отле включав окремі томи, брошури, журнали, статті, карти, діаграми, естампи, патенти, статистику, записи голосу за допомогою фонографии, діапозитиви чи кінематографічні фільми.

П. Отле вперше використовував комплексний підхід до типологічної класифікації документів, враховує зміст і форму документа, в ,,Трактаті про документацію”.

Усю сукупність документів учений розділив на тричі основних класи:

а). Документи бібліографічні – тексти, котрі традиційно вважають творами писемності і преси. У тому числі – брошури, монографії, нариси, трактати, керівництва, енциклопедії, словники, періодичні і триваючі видання (журнали, газети, щорічники тощо).

Крім названих, до бібліографічних документів відносилися і тексти особистого походження (листи), офіційні повідомлення й облікові (реєстраційні) книжки (чи журнали), і навіть знаки-вивіски, гасла, квитки, і інші проїзні документи. Вочевидь, що ця класифікація була побудована одночасно у декількох напрямах, що призвело до змішання типів і деяких видів документів.

б). Інші графічні документи –  нетекстові документы: картографічні, образотворчі, нотні. Серед образотворчих названі: іконографічні, що містять друковане зображення (естампи, гравюри, поштові листівки та інші); фотографії; документи, які сприймаються через проекційні устрої (в т. ч. мікроскопи). Як особливий різновид виділено ,,пам`ятники образотворчі”: написи, монети, медалі, печатки (штемпелі) [22, 109].

До графічних документів П. Отле відносив: ,,манускрипти” – рукописні книги й інкунабули, і навіть ,,архівних документів” (управлінські), давні й сучасні. Перший класифікаційний ряд, запропонований автором, ввійшов практично в незмінному вигляді до сучасних класифікацій документа.

в). Документи – замінники книжки: диски, фонограми, кінофільми і поряд із цим – радіомовлення (запис і передача звуку), телебачення, в т. ч. телефотографія, радіотелефотографія та власне телебачення [22, 110].

Особливе місце у цьому класифікаційному ряді зайняли ,,документи трьох вимірів”: природні (мінерали, рослини, тварини) і штучні, створені людиною (матеріали, продукти, технічні об`єкти, і навіть медалі, макети, рельєфи). До них віднесено також наукові інструменти, дидактичні матеріали, наочне приладдя. Особливо виділено у тому числі тривимірні витвори мистецтва: твори архітектури та скульптури.

Якраз у такому широкому значенні поняття ,,документ” використовувалося згодом, коли йшлося не тільки про фонди бібліотек, архівів, музеїв, інформаційних служб, а й соціальних, зокрема, масових комунікаціях загалом.

Підбиваючи підсумки, можна виділити такі значення ,,документа”, запроваджене в науковий обіг П. Отле:

а) будь-яке джерело інформації, передачі людської думки, знань, незалежно від тоого, втілено воно у матеріально-фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі, вважатиметься документом. Це охоплює як матеріальні об`єкти – носії інформації, так і радіо-, телепередачі, театральні спектаклі;

б) документами є матеріальні об`єкти із зафіксованою інформацією, зібрані людиною до створення будь-яких колекцій. Сюди входять як предмети штучні, створені людиною, і природні, технічні предмети, які перебувають у музеї;

в) у склад документів входять також матеріальні об`єкти, створені людиною спеціально для фіксування, збереження і відтворення інформації з метою її передачі у просторі і часі, незалежно від способу фіксування. І це документи ,,написані” (тобто з інформацією, зафіксованою знаками письма), і образотворчі, фонозаписи і фільми (результати машинного запису зображення і звуку)[17, 80].

Отже, П. Отле ввійшов у історію документознавства як основоположник документації – науку й практики. Він перший увів в науковий обіг базове поняття ,,документ”, й розкрив його найширший сенс. П. Отле зробив першу спробу комплексної класифікації документів за сукупністю ознак. Хоча вона й мала істотні недоліки, автору вдалося згрупувати існуюче розмаїття джерел інформації, які функціонують у соціальній комунікації. Згодом теоретичні думки вітчизняних і зарубіжних фахівців рухалися у тому напрямі, як і думка документаліста П. Отле.

Концепція П.Отле розглядає документ як носій соціальної інформації. Однак у довідкових виданнях на той час продовжує існувати вузьке значення цього слова: крім юридичного, вводиться поняття ,,історичний документ” (фіксований свідоцтво про будь-яку епоху, особистість та т.д.) і ,,лічильний документ” [17,82] (який служить основою здійснення господарських дій – приймання й видачі цінностей). Узагальнюючого визначення просто немає. 
2 ВИЗНАЧЕННЯ ТЕРМІНА ДОКУМЕНТ

2.1.Сутність поняття  документ

Поняття ,,документ” є центральним, фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відбиває ознаки реально існуючих предметів, що служать об'єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню й використанню документної інформації в суспільстві.

Це поняття широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об'єктів, яким надається статус документа.

Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотекознавство, бібліографо-, і музеєзнавство, а також у відповідних спеціальних галузях діяльності — бібліотечній, музейній, архівній справі й бібліографії. Звідси його багатозначність (полісемічність), що утруднює спілкування й взаєморозуміння між фахівцями документно-комунікаційної сфери. Визначення загального значення поняття ,,документ” є завданням теоретичного документознавства, названого документологією [19,25].

На міжнародному рівні найбільш загальним визнане визначення документа як записаної інформації, що може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Таке визначення розроблене й затверджене Міжнародною організацією по стандартизації (ІСО) при участі Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, Міжнародної федерації з документації, Міжнародної ради з архівів, Міжнародній організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандарту ІСО, інформація може бути записана будь-яким способом фіксування яких-небудь відомостей, тобто за допомогою не тільки знаків листа, але й зображення, звуку й т.п. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів всі матеріальні об'єкти, які можуть бути використані для передачі інформації в суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам'ятники, зразки порід і т.п.).

В Україні офіційно прийняті три значення документа, зафіксовані в ряді державних стандартів (ДСТУ):

ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, що може розглядатися як одиниця в ході здійснення інформаційної діяльності [3, 2].

ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об'єкт із інформацією, закріпленої створеною людиною способом для її передачі в часі й просторі     [4, 2].

ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об'єкт, що містить у закріпленому виді інформацію, оформлений установленим порядком і має у відповідності із чинним законодавством правове значення [10, 2].

Відношення між різними значеннями документа будується за принципом ієрархії — підпорядкування одного поняття іншому, де кожне більше широке поглинає, містить у собі менш широке. Необхідність поетапного звуження обсягу поняття ,,документ” викликана практичними цілями визначення предмета діяльності тієї або іншої галузі. Визначення Документа I обов'язково для використання у всіх видах нормативної документації: у довідковій, учбово-методичній й іншій літературі, що відноситься до сфери інформації й документації. Значення Документа II прийнято в сфері книговидання й книгорозповсюдження. Сфера використання визначення Документа III – діловодство й архівна справа.

Для документознавства в цьому випадку найбільш прийнятним є визначення Документа II: він являє собою двосторонню одиницю — з'єднання матеріального об'єкта з інформацією, створеною людиною закріпленим способом. Без однієї із цих сторін немає документа. Вказівка такої ознаки, як створений людиною спосіб закріплення інформації, не дозволяє вважати документом, наприклад, ген: генетична інформація закріплена способом, створеним природою, а не людиною. Це визначення дозволяє обмежити коло основних документів – об'єктів документно-комунікаційної діяльності, зосередити увагу на понятті, яким оперують бібліотекознавство, бібліографознавство, книгознавство й деякі інші суміжні з ними галузі знання. У бібліотечній, бібліографічній, книготорговельній, інформаційній діяльності працюють зі спеціально виготовленими об'єктами, тобто документами, призначеними для одночасного виконання двох функцій, які є основними для документа, – це зберігання й передача інформації в часі й просторі. Існує безліч предметів, на яких зафіксована інформація, наприклад, предмети побуту, вивіски, рекламні щити, будинки й т.п. Вони також зберігають і передають її в часі, а деяких – верб просторі, але для них ці функції є вторинними. Значення Документа II виводить із числа документів предмети, які не можуть бути включені в певний документний фонд і не призначені для широкого поширення в суспільстві [4, 32].

Названі у визначенні ознаки документа припускають: 1) наявність інформації, значного змісту; 2) стабільну речовинну (матеріальну) форму, що забезпечує довгострокове використання й зберігання документа; 3) функціональне призначення для передачі інформації в просторі й часі, тобто для використання в соціальних комунікаційних каналах.