Теорія походження документа

Вступ

Актуальність теми дослідження. Початок III тисячоріччя в історії людства ознаменувалося зміною суспільно-економічного укладу: світ з індустріального зробив крок в інформаційне суспільство. Капітал, як основний фактор виробництва, став заміщатися інформацією. Основною формою інформації виступає її документована форма, обсяги якої постійно збільшуються. Документи відклалися не тільки в архівах, бібліотеках і інших структурах документування, вони потрапили в культурний шар землі, на океанське й морське дно, а міжпланетна станція "Піонер-10" наприкінці ХХ століття вперше віднесла в галактику сталеву пластину з вигравіруваним на ній малюнком представників людського роду й рядом наукових символів. Таким чином, ми можемо констатувати той факт, що відбулося "завоювання" документами земного, водного й космічного простору. Підсумком ти- сячолітнього документування інформації, на думку К. Б.  Гельман- Виноградова, стало зародження документального середовища й пам'яті ноосфери, які включають макро-, мікро- і мегарівні [1].

 Висока соціальна значимість  документа привела до потреби  в його науковім вивченні, що  було реалізовано за допомогою,  по-перше, формування нової наукової  дисципліни, що розглядає закономірності документостворення, по-друге, розробки теорії документа. Нова дисципліна − документознавство − формувалася як прикладна й носила переважно емпіричний характер. Її основною функцією виступало методичне забезпечення діловодної й іншої практики, методом дослідження виступав інструменталізм. Сьогодні в її рамках підняте питання про формування теоретичної частини. Теорія нарівні з емпіризмом виступає також у якості методу пізнання в силу того, що вона є приблизно вірним відбиттям дійсності. Щоб критерій практики був безпомилковий, необхідно її з'єднання з пізнанням, що визначає розвиток теоретичної частини. 

Вибір теми справжнього дослідження  визначений поруч факторів. По-перше, наявністю соціального замовлення суспільства, обумовленого постійним  ростом соціальної значимості документа. По-друге, висока соціальна значимість документа привела до того, що він  став предметом розгляду в більш  ніж десяти наукових напрямках. Сьогодні це викликає потреба в теоретичнім  узагальненні й систематизації як практики роботи з документами, так і накопичених  теоретичних знань про документ у документознавстві, архівознавстві, книгознавстві, бібліотекознавстві, бібліографознавстві, музеєзнавстві, науково-інформаційній діяльності. Виникла потреба в загальній теорії документа як методологічній основі використання документного підходу в дисциплінах, що вивчають документовані форми інформації. По-третє, потребою практики роботи з документами. Дана практика заснована на вже складених за тисячоріччя технологіях використання письмового документа, створеного на паперовій основі. Зміна технологій, пов'язана з віртуалізацією документа, вимагає розробки нових технологій, в основу яких повинне бути покладене сутнісне знання про документ.

Основу теоретичних знань  про документ повинна скласти  загальна теорія документа, що охоплює  аспекти, найбільш загальні для всіх видів документованої інформації. Завдання загальної теорії - досліджувати теоретичні основи документа, створити можливість його цілісного комплексного бачення. Це пов'язане з виконанням теорією найважливішої пояснювальної функції, що дозволяє розкрити взаємозв'язки між потребами суспільства в інформаційнім забезпеченні й конкретними документними формами, що виникають для задоволення цих потреб. Іншими словами, − проаналізувати закономірності виникнення й розвитку документованих форм інформації. Теоретичні дослідження надають можливості для використання методів моделювання, які, у свою чергу, дозволяють розглянути об'єкт у динаміку, а також змоделювати вплив тих або інших факторів на інформаційно-документаційну систему в цілому.

Теоретична модель дозволяє визначити вектор розвитку, що має  важливе прогностичне значення. Прогнози, зроблені у відсутності теоретичної  бази, коштують не багато чого. Цілісне  бачення об'єкта, створення якого  є основною функцією теоретичного знання, дозволить знизити втрати інформації на всіх етапах документування й роботи з документами.

Об'єктом дослідження є теорія походження документа та методологічні підходи до вивчення документа.

Предметом дослідження є передумови формування теорії та основні наукові трактування в проблемах походження документа.

Метою дослідження є розробка основ загальної теорії документа.

Завдання дослідження. Для досягнення поставленої мети в магістерському дослідженні вирішувалися наступні завдання:

1. Проаналізувати передумови формування загальної теорії документа в історичних, правових, бібліотечних, книгознавчих і інформаційних дисциплінах. Підвести підсумки теоретичного дослідження феномена "документ".

2. Проаналізувати наукову літературу з документознавства і зясувати основні трактування теорії походження документа та методологічні підходи їх дослідження.

3. Сформулювати основні  положення загальної теорії документа: об'єкт і предмет пізнання, проаналізувати структуру документа як інформаційного об'єкта; обґрунтувати класифікацію документа по видах і жанрах.

4. Обґрунтувати термінологічний  апарат загальної теорії документа  в рамках дисциплін, його вивчаючих.

Методологія й методи дослідження. Методологія представляє собою процедурну сторону пізнання, носить комплексний характер і охоплює ряд загальнонаукових і приватних методів дослідницької роботи.

Документ виступає як носій  інформації. Це обумовлює той факт, що інформаційний метод, розкритий  у роботах К. Шеннона, Н. Вінера, У. Р. Ешбі, А. Д. Урсула, Г. Г. Воробйова, Є. П. Семенюка, А. І. Михайлова, А. І. Чорного, Р. С. Гіляревського, В. Г. Афанасьєва, ми виділяємо як базовий метод. Під інформаційним методом розуміється загальнонауковий метод пізнання через ідею інформації і її передачі як одного з найважливіших інформаційних процесів [16]. Без аналізу властивостей документної інформації неможливо зрозуміти принципи й закономірності як самого документої освіти так і організацію документних систем, оскільки документ є по суті одна з ряду форм руху інформації.

Документ функціонує в  інформаційній системі, отже, він  потребує системного розгляду. Системний  підхід дозволяє, по-перше, використовувати  принцип ієрархічності, і, по-друге, розглядати явища й процеси як елементи й зв'язків системи.

Тисячолітнє існування інституту  документування обумовлює необхідність використання історичного методу, без  якого неможливо зрозуміти метаморфози  зовнішніх і внутрішніх форм документованої інформації. Історичний метод припускає  уявне занурення в минуле й  розгляд явищ як процесів, що відбуваються в часі, і визнає обумовленість  даного стану явищ їх попередніми  станами.

Одним з нових методів, пропонованих нами, є метод моделювання  як відтворення характеристик деякого  об'єкта в іншому об'єкті, спеціальноствореному для їхнього вивчення. Ми вважаємо, що потреба в моделюванні обумовлена неможливістю дослідження безпосередньо самого об'єкта − документованої інформації, внаслідок як складності інформаційно-документаційної системи, так і процесів, у ній, що протікають. Метою моделювання виступає побудова динамічної інформаційно-документаційної системи. Моделювання дозволяє зрозуміти дію системи й передбачити її поведінку в заданих умовах.

Крім цього, дослідження  опирається й на приватні методи, які  виступають як методи, розроблені практикою  документування й діловодства. До них відносяться методи класифікації документів, організації їх в інформаційні масиви і т.д.

Іншим приватним методом  виступає метод лінгвістичного аналізу термінологічної системи й динаміки її розвитку. Термінологічна система відбиває основні тенденції в розумінні предметної області, і, отже, її вивчення дозволяє виявити хід розвитку теорії документа як наукового напрямку.

Таким чином, комплексне, міждисциплінарне дослідження опирається як на загальнонаукові, так і частки методики дослідження.

Наукова новизна й теоретична значимість роботи. Наукова новизна й теоретична значимість дослідження:

1. Підведені підсумки теоретичного  розвитку документознавства.  Поданий розгорнутий аналіз локальним теоріям і концепціям документа;

. Даний цілісний погляд  на виникнення й еволюцію документних комунікацій і відповідні їм форми й технології. Уведена й обґрунтована періодизація розвитку інформаційних технологій, що включає протодокументні, документні й постдокументні етапи. Представлена еволюція соціальних комунікацій з погляду розвитку документних форм.

3. Обґрунтоване виділення  основних соціальних інформаційних  інститутів: інститут оперативної інформації, інститут діахронної і ретроспективної інформації, за допомогою динамічної інформаційно-документаційної моделі продемонстрований їхній взаємозв'язок на інформаційному рівні.

4. Досліджені теоретичні  аспекти документування як інформаційного  процесу й визначені його етапи.  Дане теоретичне обґрунтування  поняття "реквізит документа"  як метаінформації, що містить  необхідні відомості про документну систему.

5. Досліджені з інформаційних  позицій функції й властивості  документів. Науково обґрунтоване  використання таких понять, як  дійсність і оригінальність, якість  і юридична чинність документа.  Проведене теоретичне розмежування  понять "вид", "найменування  виду", "різновид" і "жанр" документа.

6. Обґрунтований новий принцип класифікації документів як на машинних, так і на традиційні носіях, на дискретні й аналогові.

7. Показані перспективи  розвитку документної системи й умови її трансформації в бездокументну систему. Обґрунтоване введення й використання терміна "бездокументний документ".

8. Сформовані основні положення  документної парадигми. Сформульоване теоретичне визначення документа й на його основі обґрунтоване введення й доведена доцільність поняття "оперативний", "архівний" і "діахронний" документ.

Справжня робота − перший досвід систематизованого викладу загальної теорії документа у вітчизняній і закордонної документаційній науці.

Апробація роботи. Головні положення магістерської роботи викладені в публікаціях по темі дослідження, апробовані автором в доповідях і повідомленнях на цілому ряді наукових міжнародних, всеросійських і регіональних конференцій і семінарів. Серед них Х-ХV Міжнародні науково-практичні конференції по документознавству (Москва, 2003-2008 рр.), Друга всеросійська науково-практична конференція "Документ у парадигмі міждисциплінарного підходу" (Томськ, 2006), Заочні науково-практичні семінари по документознавству (Саратов, 2006, 2007, 2008), Міжнародна науково-теоретична конференція "Актуальні проблеми державного управління та документно- інформаційного забезпечення апарату влади" (Київ, 2006), 14-16 Міжнародні наукові конференції по інформаційній культурі й документознавстві (Краснодар, 2006-2008), IV і V Міжнародні науково-практичні конференції "Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики" (Київ, 2007, 2008), Міжнародні науково-теоретичні семінари "Термінологія документознавства та суміжних галузей знань" (Київ, 2007, 2008) і ін. Монографія "Загальна теорія документа" була відзначена дипломом Всеросійського конкурсу наукових праць по бібліотекознавству, бібліографії й книгознавству за 2005-2006 рр.

Практична значимість роботи. Великий аналітичний матеріал і отримані результати дослідження можуть бути застосовані при створенні узагальнюючих праць і навчальних посібників з питань сучасного документознавства, підготовці загальних і спеціальних курсів, при визначенні тематики й методики студентських курсових і дипломних робіт з документознавчим спеціальностям.

На основі отриманого матеріалу  був розроблений і впроваджений у навчальний процес спецкурс "Основи загальної теорії документа" [17]. Окремі положення загальної теорії були включені в навчальні курси по документознавству й загальної теорії документа на Україні [18].

Мета й завдання дослідження обумовили вибір структури магістерської.

Основний зміст магістерської

Магістерська складається із вступу, трьох розділів, висновки, списку використаної літератури. У вступі обґрунтовується актуальність теми дослідження, визначається мета, завдання, об'єкт і предмет, методологічна база, виявляються наукова новизна, теоретична й практична значимість магістерської.

Розділ 1. Історіографія, джерельна  база дослідження.

1. Стан наукового розроблення теми.

Наукове розроблення проблеми. Проблема теоретичного вивчення документа виникла давно й носить складний характер. У ході розвитку диверсифікації документних комунікацій для методичного забезпечення практичної діяльності були закладені основи декількох теоретичних концепцій документа. Однієї з перших почала формуватися правова концепція документа. Вона виникає на межі таких напрямків, як дипломатика й криміналістика. ДО XVII ст. відносять виникнення дипломатики, предметом якої стало вивчення документів актового характеру на предмет дійсності й підробленості. В 1681 р. вийшла перша наукова праця Жана Мобільона, що зачіпає документну проблематику.

В XVIII-XIX ст. документ став предметом розгляду в юриспруденції й, у першу чергу, у цивільнім праві, де документ розглядався як письмовий доказ. Правознавці узагальнили практику діловодства з метою вироблення практичних рекомендацій для складання документів, що володіють правовою функцією. Саме в рамках цивільного права був визначений видовий склад документів, вироблені правила їх складання й дані приклади.

Піонером в області  вивчення адміністративних документів у Росії став письменник і правознавець М. В. Варадінов. Вивчаючи історію міністерства внутрішніх справ, він почав спробу узагальнення досвіду діловодства в міністерстві. Наприкінці XIX століття теоретичними проблемами документа зайнялися німецькі й російські криміналісти. Предметом їх розгляду стали питання захисту документа від підробки. Узагальнюючою роботою стала магістерська дисертація А. А. Жижиленко, у якій один із розділів був присвячений теоретичним проблемам документа як об'єкта підробки.

З кінця XIX - першої третини XX ст. документ став об'єктом теоретичного розгляду в працях Поля Отле, роботи якого послужили підставою для вивчення документа в бібліотечно- книгознавчих дисциплінах. У нашій країні ідеї Отле були підтримані й одержали розвиток у роботах Д. С. Боднарского, М. С. Русинова - радянських фахівців в області бібліотечно- книгознавчих дисциплін.

Новий підхід в в дослідженні документа сформувався в 1950–1960-х рр. в межах нової дисципліни – документознавства. Дисципліна виникла як розділ архівознавства. Автором концепції нової наукової дисципліни став історик-архівіст К. Г. Мітяєв. У теоретичній частині дисципліни були визначені статус нової дисципліни, її предметна область, сформульовані дослідницькі завдання. Був узагальнений досвід діловодства, у першу чергу, з позицій наступного архівного зберігання документів, почата спроба розгляду структури документа, питань класифікації [2] . З'явилася перша комплексна робота з історії дореволюційного й радянського діловодства [3]. Теоретичні розробки К. Г. Мітяєва дотепер не втратили своєї актуальності.

Першими великими документознавчими роботами, що носять історико- теоретичний характер, стали роботи, що узагальнюють розвиток документознавства. Підсумки розвитку документознавства із середини 1950- х до 1970- х рр. були підведені А. С. Малітіковим [4] . Низка питань формування теорії документознавства був розглянутий у статті В. Д. Банасюкевича й А. М. Сокової [5] . У рамках розробки теоретичних питань був проведений ряд спеціальних теоретичних семінарів [6]. У доповідях були розглянуті питання розвитку теоретичної частини документознавства. Низка теоретичних питань про закономірності формування документних систем був розглянутий В. С. Мінгалевим [7].

Першим великим узагальнюючим  дослідженнями, що підводять підсумки двадцятилітнього розвитку документознавство (1960-1980) в умовах впровадження в практику нових інформаційних технологій, стали роботи А. М. Сокової [8]. Автор підвів підсумки розвитку теоретичних питань документознавства й спробував сформулювати первісну парадигму документознавства як науки, куди включив уявлення про об'єкт і предмет, цілі і завдання документознавства.

Проблеми класифікації документального  масиву стали предметом розгляду К. І. Рудельсон [9]. Питання моделювання в ході здійснення уніфікації й стандартизації систем управлінської документації були розглянуті в роботі В. І. Кокарєва [10].

Проблемам керування документацією  на підприємстві присвячене дослідження  В. М. Ларіна [11]. Незважаючи на управлінську заданість дослідження, автор розглянув ряд загальних теоретичних питань, таких як поняття "документована інформація" і проблеми еволюції управлінського документа. Автор узагальнює теоретичні дослідження в області електронного документа.

Окремі аспекти теорії й практики документознавства розглядались дослідниками також у рамках кандидатських дисертацій. Це були питання присвячені історії документознавства й діловодства радянського періоду [13].

Ряд теоретичних положень про документ одержав розвиток в  інших наукових дисциплінах. У першу  чергу, це такі допоміжні історичні  дисципліни, як джерелознавство, що розглядає  історичне джерело, основним видом  якого виступає документ, а також  дипломатика, археографія й ін. Однак  дослідження документа в цих  дисциплінах мало ряд особливостей. По-перше, документ розглядався в  них під кутом специфічних  для даних напрямків завдань, по-друге, документ у цих дисциплінах, умовно говорячи, переживає друге  життя, тобто виконує функції, не пов'язані з тими, що ставилися  авторами в момент його створення.

Частина теоретичних питань, що ставляться до ретроспективних документів, розглянутий у рамках архівознавства [13]. Дослідники акцентували увагу на "другому" житті документа, яке він здобуває після виконання їм його оперативних функцій.

Великий внесок у скарбничку теоретичних знань про документ вніс розділ кібернетики − документалістика. Предметом вивчення в ній став будь-який носій інформації й тому сфера розгляду має широкі межі. Це може бути традиційний оперативний документ, машинозчитувальний документ, архівний документ або музейний пам'ятник, взагалі на загал все те, що може містити інформацію. Безумовним досягненням документалістики стала розробка інформаційного підходу в розумінні природи документа. Однак більшим недоліком став суто інформаційний підхід, що виключає з розгляду соціальні функції як самого документа, так і інституту документування. Теоретичні дослідження в області електронного документа були продовжені фахівцями в області обчислювальної техніки В. А. Гадасіним і В. А. Конявським [14].

Певний внесок у розробку теоретичних знань внесли фахівці  в області книгознавства, бібліографознавства  й бібліотекознавства. У першу чергу, це М. М. Куфаєв, А. М. Ловягін, Б. С. Боднарський, І. М. Моргенштерн, Ю. М. Столяров, О. П. Коршунов, Г. М. Швецова- Водка, Н. Б. Зінов'єва, А. В. Соколов і ін. Вибравши в якості предмета свого розгляду документ- книгу, дослідники збагатили теоретичні знання новим видом документа, що містить інформацію, яка пройшла аналітико-синтетичну переробку. У рамках цього напрямку сформувалася нова версія концепції документознавства , що оперує документом у самому широкому змісті, що й розглядає, насамперед , документ- книгу й науково-технічну документацію.

Можна констатувати, що за останні  три десятиліття документ став предметом  розгляду не тільки документознавства, але й блоку бібліотечних і книгознавчих дисциплін, архівознавства, документалістики й інших наукових напрямків. Дані дисципліни внесли значний вклад у розвиток знань про документ, зробивши його теоретичне вивчення по суті міждисциплінарним. Теоретичні дослідження були спрямовані або на розв'язок прикладних завдань по інтенсифікації документаційного забезпечення управління й виробництва, правовому захисту документів, або узагальнювали практичний і науковий досвід минулих років. У цілому в кожнім дослідженні автори торкалися тієї чи іншої теоретичної проблеми, однак комплексного дослідження, яке синтезувало б накопичені в інших дисциплінах теоретичні знання й на їхній основі створило б нове теоретичне знання, дотепер не було проведено.

Розділ 2. Передумови формування теорії документа.

2.1. Історія виникнення та ґенеза документа.  

Історія виникнення поняття „документ” доволі суперечлива. Слід відзначити, що з приводу причин генезису документа висловлено багато думок фахівцями традиційного документознавства  та суміжних з ним наук. Останнім часом вивченням етимології цього  терміну активно займаються Г.М. Швецова-Водка, Ю.Н. Столяров, С.Г. Кулешов, М.А. Комаров, Н.М. Кушнаренко, К.Б. Гельман-Виноградов, Е.А. Плешкевич  та інші.

Сучасні словники пояснюють, що слово „документ” походить від латинського dokumentum, а те, у свою чергу, від дієслова docere – „вчити, навчати”.

Найбільш  глибоко походження терміна „документ” і подальшого розвитку його значень  дослідив польський науковець Анджей Сускі. На його думку, корені цього слова  сягають індоєвропейської прамови, яка існувала приблизно за 2000 років  до н.е. Слово „dek” у цій мові означало жест простягнутих рук, пов’язаний із передаванням або прийманням, одержанням чогось [84, с. 5].

Німецький дослідник  Гельмут Арнтц пояснює, що від слова  „dek” (або в іншому написанні „dec”) походить також число „десять”, тому що на долонях рук – десять пальців. Звідси походить „дека…” як перша частина складних слів, що означає „десять”, або „деци…”, що у складних словах відповідає поняттю „десята частина”.  Внаслідок чергування голосних „е-о” корінь „dek” помінявся на „doc” у слові „dосео”, що означало „вчу, навчаю”. Від нього походить слово „documentum” або ”docimentum”, яке означало: „те, що вчить, що є навчальним прикладом, доказом”. Однокорінним до слова „документ” являються слова: „doctrina” – "вчення", „doctor” – „вчений”. Саме в такому широкому значенні застосовувалося слово „documentum” з самого початку його вживання у працях Цицерона та Цезаря. Згодом воно набуло юридичного відтінку і почало означати „писемний доказ”, „доказ, взятий із книг, записів, офіційних актів”[84, с. 6-7].

Близьке до цього  пояснення походження розуміння  документа як засобу підтвердження  та свідчення дав російський дослідник  М.А. Комаров. він вважав, що при обміні відомостями про певні події  люди передавали як підтвердження предмети (речі) із записами про ці події, факти, явища. Такі предмети почали називати документами і вважали, що вони виконують  функції підтвердження та свідчення  [82, с. 15].

На сьогодні майже всі  дослідники згодні з тим , що документ виник разом із виникненням  писемності – найбільшим винаходом людства. Писемні знаки давали можливість зберігати і передавати істинне  знання. Адже саме завдяки написаному слову люди збагнули світ і своє місце в ньому. Первісні люди, щоб  запам’ятати місце перебування, напрями руху мисливців, сигналізувати  про наявність якихось предметів  або істот, використовували гілку  дерева, укладені у певному порядку  стріли, камінці тощо. Це були перші  спроби передати повідомлення за допомогою  мнемонічних знаків, перший крок до письма. Предметні знаки передавали загальний зміст повідомлення, але  не співпадали з одиницями мовлення.

Часто самі речі нічого не означали, а користувалися  як умовні знаки. Таким було письмо кіпу (вузликове письмо), поширене у  древніх інків: на паличку нав’язували  різноколірні шнурки з вузликами. Письмо ірокезів (вампул) було таким: на черепашки  наносили фарби, кожна з яких мала певне значення про яке домовлялися  заздалегідь. Пізніше знаряддями передачі інформації стали палички гінців у Австралії – із зарубками  різної конфігурації, пам’ять про  які збереглася в німецькому слові  Buchstabe, введеному пізніше для назв літер, запозичених у римлян.

З глибини  тисячоліть, з епохи палеоліту, дійшли до нас малюнки на скелях і зображення тварин і людей, вирізьблені на поверхні каменю. Люди вірили: якщо перед полюванням намалювати тварину і простромити зображення стрілою, то полювання буде вдалим.

Розкопки  шарів початку кам’яної доби і  кінця льодовикового періоду, коли люди жили громадами в печерах  або великих куренях з вогнищами, дають багато пам’яток у вигляді  настінних малюнків первісної людини, історія яких сягає часу існування  неандертальської людини. Ці первісні малюнки й різьблення були попередниками  піктографії – малюнкового письма. У період піктографії наскельний малюнок почав виконувати нову функцію  – із знака первісної магії  перетворився у розповідь [17].

З відкриттям письма людина здобула можливість передавати й закріплювати свої думки. Поява  писемності викликала необхідність складати документи. Більше того вважається, що саме нагальна потреба в укладанні  документів, угод, договорів і викликала  появу писемності як засобу фіксації і збереження державної і приватної  документації. Можна сказати, що писемність стала універсальним і потужним засобом закріплення інформації. Вона призвела не тільки до появи документа, але й до масового його поширення.

Надалі, починаючи  з середньовіччя до кінця XIX ст., слово „документ” використовували для позначення будь-якого писемного свідчення. У цей період  у зв’язку з застосуванням перших університетів, масового відкриття при монастирях і церквах шкіл виникає потреба в дослідженні таких текстів, які могли б через освітні установи розповсюджувати ті ідеї, які підтверджували б світську і церковну владу. Складаються списки праць  "авторитетів", що рекомендуються студентам, мають місце огляди, котрі дають поради, якими документами слід користуватися при бажанні оволодіти знаннями з тих чи інших наук. Епоха Відродження додала свій внесок у літературознавчий аналіз документальних джерел інформації. Гуманісти, шукаючи досконалі форми класичної латини як мови своїх наукових дискусій і літературних описів, вивчали античні тексти з точки зору їхнього стилю, композиції та лексики. Саме на базі філології у XVIII-XIX ст. розпочинається літературознавче вивчення творів європейського Ренесансу.

Через зростання  ролі освіти в суспільстві робота з документами набула неабиякого значення. Чітко виокремлюється історико-філологічний напрямок у роботі з документами. Дослідників цікавила історія документів, хто його автор, причини появи, місця  народження, який резонанс мав у  суспільстві. Виявлення фактів, що проливали  світло на походження документа, означало з’ясування його автентичності і  достовірності.

Вага і  статус офіційного документа як юридичного факту значно підвищилася в середні  віки в умовах феодального права, що регулювало взаємини членів європейського  університету всіх рівнів, особливо у  сфері володіння матеріальними (землі, будівлі, населені пункти) і людськими  ресурсами. Це зумовило вироблення законодавства, спрямованого проти фальшування  документів [44, с. 13]. Звідси й постала потреба в більш чіткій  регламентації оформлення документів.

У другій половині XVII ст. у Франції зароджується особлива наука, присвячена вивченню документів, які мають юридичне значення, за назвою „дипломатика”. ЇЇ творець – Жан Мабільон – видав 1681р. у Парижі „Шість книг про мистецтво дипломатики”. Дипломатика стала вивчати всі публічні (суспільні) документи, тобто документи, що мають суспільне значення, на відміну від документів особистого походження. У XIX ст. основним терміном у цій науці стає „документ”, що розуміється як „будь-яке писемне свідчення, що різним чином може служити виникненню, доказу і виконанню прав або володінню певними правами...” [80, с. 54]. Такий документ виконує одну з трьох функцій: 1) затверджує нове правове положення (акт дарування, продажу тощо); 2) є засобом доказу перед судом; 3) служить для переносу повноважень з однієї особи на іншу (вексель, купон акцій і т.п.). Серед цих документів розрізняють: документи, що самі затверджують нове правове положення, а також документи, що служать свідченням виниклих незалежно від них правових дій, які часто значно випереджають час створення документів [80, с. 12].

 У російську,  а відтак і в українську  мову, термін „документ” був  введений у XVIII ст. Петром I, як запозичене з німецької й польської мов, і було перекладене як „письмове свідчення”[76, с. 59]. Але потрібно зазначити, що довгий час цей термін майже не вживався. Першою його визнала область права, в якій воно і з’явилося ще в епоху античності (у римському праві). Так, у діловодній практиці Росії аж до XX ст. його синонімами були такі терміни як: „бумага”, „справа”, „акт”. За словами М.П. Ілюшенко ці терміни чи назви конкретних видів документів можна знайти у нормативних актах з діловодства та іншій літературі присвяченій діловодству [29, с. 26]. І.І. Ріхтер та Н.В. Варадінов у своїх роботах для позначення поняття „документ” використовували синоніми „бумага” та „справа”. Однак згодом для позначення документів, які відносяться до сфери управління та права стали застосовувати поняття „акт”: документ, у якому вказувалися права та обов’язки однієї чи декількох осіб, а також документи, які можуть слугувати доказом. Акти документують практично усі дії уряду та державного управління, оформлені документально [29, с. 27].