Термінологія сфери керування документаційними процесами

МІНІСТЕРСТВО  КУЛЬТУРИ УКРАЇНИ

КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ  КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ

КУРСОВА РОБОТА

на тему:

ТЕРМІНОЛОГІЯ  СФЕРИ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ

Виконав:

ст.гр.ДМз 41

Гнатів Б.

Керівник:

к.і.н., Корнєєва Г.В.

Львів 2013

ЗМІСТ

ВСТУП

Керування документацією (далі – КД) є невід’ємною частиною загальної системи керування  підприємством, установою, організацією і, зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. В свою чергу до 85 відсотків інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення КД для їх успішної діяльності. В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки із середини 1990-х рр. приділяється значна увага методам керування документованою інформацією з огляду на зростання її значущості як економічного чинника та засобу правового регулювання.

Україна не залишилися осторонь цих процесів. У її інформаційній  інфраструктурі відбуваються суттєві  зміни, зумовлені інтеграцією України  до світового інформаційного простору, впровадженням прогресивних інформаційних  технологій (нових носіїв інформації, способів запису даних, відтворення, зберігання та пошуку інформації), автоматизацією канцелярської праці, що вплинуло на характер документів та діловодства в цілому. Одночасно спостерігається певне відставання вітчизняної теоретичної та методичної бази від потреб сучасної організації роботи зі службовими документами, однією з причин якого виступає відсутність систематичного вивчення зарубіжного досвіду та його творчого застосування у практиці діловодства України.

Особливим етапом розвитку українського документознавства стали 1990–2000-і роки. Розпад Радянського Союзу прямо й опосередковано зруйнував радянську модель організації та функціонування науки. За нових обставин відбувається потужний розвиток документознавства як наукової та навчальної дисципліни. Створюються та розповсюджуються формальні структури, зокрема науково-дослідницькі центри (інститути, лабораторії, кабінети та ін.), фахова періодика, формується система відповідної освіти.

Термінологічні зміни, що відбуваються з означенням практичної сфери керування документацій ними процесами , виявилися достатньо показовими для увиразнення особливостей побутування та розвитку науки.

Активне розроблення  у досліджуваний проміжок часу актуальних завдань діловодства, що знайшло  відображення у масовій появі тематичних практичних посібників, публікаціях на шпальтахнаукових видань, збірників конференцій, постановах органів виконавської влади, зосереджених на поліпшенні стану архівної справи в країні та розробленні Єдиної державної системи діловодства (1965–1974) (далі – ЄДСД). Серед причин актуалізації діловодної проблематики у другій половині ХХ ст. називаються:

1) ускладнення управлінських  функцій; 

2) упровадження електронно-обчислювальної  технікив усі сфери людської  діяльності;

3) необхідність раціональної організації діловодства в установі із метою економії робочого часу, ефективності реалізації управлінських завдань і рішень;

4) успішне комбінування  різних напрямів роботи з документами.

Багатоплановість виявів сфери керування провокувала його дослідників всебічно вивчати організацію роботи з документами. Відтак у колі визначених шляхів осягнення документування й документообігу відбиваються такі моменти: найприйнятніші форми організації роботи з документами, матеріально-технічне забезпечення діловодства, вироблення технічних вимог, що пред’являються до документів у контексті можливостей закріплення інформації, зберігання і користування ними; економія робочого часу при оформленні документів; забезпечення дотримання суб’єктами діловодних процесів правових засад; урахування суб’єктивних факторів задля успішної постановки сфери КДП тощо [15, 18–22]. Саме ці дослідницькі напрями стали визначальними для накопичення практичних знань у межах традиційного (управлінського) документознавства, орієнтованих на модерний об’єкт вивчення. Стрімкий розвиток діловодної сфери в управлінні миттєво знайшов віддзеркалення в галузевій термінології, яка, крім усталеного, звичного терміну “діловодство", збагачується двома іншими –“документаційне забезпечення управління", “керування документаційними процесами".

Метою даної курсової роботи є нормативно-правовий аналіз термінів, які використовуються в сфері керування документаційними процесами. 
Наукові дослідження й публікації свідчать про зацікавленість сучасних науковців цією проблемою. Так, В. Бездрабко, Т. Іванова, Т. Кузнецова, Н. Кушнаренко, Ю. Палеха, Л. Піддубна, В. Савицький зробили вагомий внесок у вивчення цього питання. Для того щоб правильно розуміти основні поняття керування документацій ними процесами , потрібне вміння орієнтуватися в базі законодавства України щодо діловодства і сфери керування, яка включає:

1. Законодавчі акти  України у сфері інформації, документації та документування.

2. Укази та розпорядження  Президента України, постанови  та розпорядження Уряду України, які регламентують питання документаційного забезпечення управління в Україні

3. Правові акти органів  виконавчої влади (міністерств,  відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру.

4. Правові акти нормативного та інструктивного характеру.

5. Методичні документи  з діловодства закладів, організацій, підприємств

6. Державні стандарти на документацію.

7. Уніфіковані системи документів.

8. Класифікатори техніко-економічної  й соціальної інформації .

Тому я намагатимусь в даній роботі висвітлити зміст термінів сфери керування документаційними процесами, зокрема “діловодствo", “документаційне забезпечення управління", “керування документаційними процесами", аналіз сучасної законодавчо-нормативної бази документування управлінської інформації в Україні.

РОЗДІЛ 1. КЕРУВАННЯ  ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ

1. Організація керування  документацією.

Згідно із головними  засадами менеджменту політика в  установі виступає як загальне керівництво  для діяльності та прийняття рішень, що сприяють досягненню установою певних цілей. Вона формулюється вищим керівним складом на тривалий період часу та роз’яснює, за допомогою яких дій та засобів має бути досягнута окреслена мета.

Відповідно до стандарту ISO 15489 метою політики КД є створення  та керування автентичними, достовірними та придатними для користування службовими документами, здатними забезпечувати виконання ділових функцій та діяльність в установі так довго, наскільки це потрібно. Політика приймається вищим керівництвом установи і поширюється на всю установу. Політику регулярно переглядають для того, щоб вона відображала чинні вимоги до ділової діяльності. У дисертації розглянуто принципи змістовного наповнення такого нормативного документа на прикладі політики керування інформаційними ресурсами, яку розробив для урядових установ Національний архів Канади.

Норми, зафіксовані в  політиці КД, обов’язково враховують під час впровадження програми КД в установі. З метою конкретизації  персональної відповідальності за створення  й включення службових документів до ДС установа визначає та фіксує у посадових інструкціях і подібних до них службових документах обов’язки й повноваження у сфері КД для всього персоналу установи, в тому числі службових осіб, що керують документацією, фахівців із суміжних інформаційних сфер, керівництва всіх рівнів, системнихадміністраторів та всіх, для кого створення службових документів є частиною їхньої роботи. Специфічні обов’язки з керування та підготовки звітності за КД покладають на особу з відповідними повноваженнями в установі. Проаналізовано зміст обов’язків у сфері КД різних категорій працівників установи.

У другому підрозділі проаналізовано такі характеристики службового документа як автентичність, достовірність, цілісність, придатність для користування. В електронному середовищі наявність та збереження цих характеристик стає першочерговою проблемою, що зумовлено технологією створення та відтворення інформації електронного документа. Ця проблема набула міжнародного значення і потребує розв’язання через вдосконалення теоретичних та методологічних знань для розроблення стратегії, політики та стандартів, здатних забезпечити зазначені умови функціонування електронних документів. 
У нормативних документах з КД зазначається, що службовий документ повинен правильно відображати дію, яка відбулася, або те, що було повідомлено чи вирішено; він повинен забезпечувати виконання вимог діяльності, до напряму якої він належить, а його інформація використовуватись для звітності. В офіційних актах з КД країн, досвід яких було досліджено, також зафіксовано положення про те, що крім змісту, службовий документ має обов’язково містити метадані або бути пов’язаним чи асоціюватися з метаданими, необхідними для документування дій. Відзначено, що в інформації службового документа має бути очевидним діловий контекст, в якому цей документ було створено (включаючи діловий процес, частиною якого є дія, її дата, час та учасники дії). Наявність метаданих забезпечує збереження цілісності структури службового документа, тобто його формуляру та зв’язків між реквізитами.

Термінологічний комітет  Міжнародної ради архівів дає  таке визначення керуванню документації - галузь загального адміністративного керування, спрямована на економне та ефективне створення, користування і зберігання документів протягом їх життєвого циклу. Керування документацією розглядається у контексті інтенсивного використання інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент в управлінській сфері. Якщо діловодство створює та підтримує науково-технологічні основи управління, то керування документацією в межах установи виконує функції менеджменту. У зарубіжній традиції керування документацією охоплює весь життєвий цикл документа з моменту його створення, функціонування, тобто перебування в динамічному стані, до вилучення для знищення чи передавання в архів. Під "створенням документів" розуміють проектування та складання форм документів, їх назв, переліку (згідно з практичними потребами діяльності установи), окреслення функційного призначення, моніторинг їх користування, застосування новітніх інформаційних технологій. Формування справ, створення систем пошуку документної інформації, документів, розвиток систем транслювання інформації, копіювання та тиражування документів, передавання їх до архівів для зберігання становлять ще один "життєвий" цикл документів, який так само є об'єктом пізнання керування документацією. Передання документів в архів, що є процесом, передбачає наявність важливих складових елементів - формування переліку документів зі строками зберігання, їх експертизу, ідентифікацію й опис. Керування архівами розуміється як проектування та будівництво спеціалізованих споруд з архівосховищами, удосконалення методів консервації та реставрації документів, систематизації й описування архівних фондів, доступу по документів, розроблення довідкового апарату. Таким чином, керування документацією в узагальненому варіанті тлумачиться як галузь керування, що відповідає за ефективний, системний і систематичний контроль за створенням, обігом, прийманням, зберіганням у відомчому архіві, передаванням до архіву (державного чи національного) та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про управлінську діяльність.

2. Системи управління документаційним процесом.

У значній мірі, історія  людства є історією документаційного процесу. На це вказує та увага, яка  приділяється документарним артефактам (відомі закони Хаммурапі тощо). Чому це так важливо для сучасного  соціально-економічного буття? Тому що на першому місці серед підстав виникнення цивільних прав та обов’язків (ст. 11.2 Цивільного кодексу України) є договори та інші правочини, тобто документи певного типу. Ігнорування будь-яким суб’єктом чинних вимог документарного характеру створюють для нього загрозу потенційних збитків, бо незнання Законів, як визначає ст.68 Конституції України, нікого не звільняє від юридичної відповідальності. Проте збитки може отримати не тільки якась фізична чи юридична особа, а й держава загалом, коли її зовнішня діяльність не буде адекватною, по-перше, внутрішнім факторам (слабка ендогенність), по-друге, вимогам зовнішнього середовища (слабка екзогенність). На сьогодні в Україні домінуюча парадигма – прискорення темпів адаптації її національного законодавства до законодавства Європейського Союзу  (ЄС) (а власні системи стандартів до стандартів європейських та міжнародних). Хоча той же Т.Бетелл пише про шокуючи істину – до 1949 р. ні еліта США, ні більшість спеціалістів з економічного розвитку вже не розуміли значення головних інститутів, що протягом 200 років забезпечували прогрес і досягнення Америки, тобто Захід не зберіг «креслення своєї еволюції» [1, с.260, 272]. Що ж, й фундаментальні системні закони кажуть про те, що зсередини ніяка система не може пізнати себе. А.Дж.Тойнбі теж згадує разюче різний ефект від одного й того інституту у різних соціальних середовищах (елементи культури, які є нешкідливі і навіть сприятливі на рідному ґрунті, можуть виявитися загрозливими і руйнівними у чужому соціальному контексті) [2, с.468, 63]. До речі, про те ж саме у свій час писав Платон. Таку ж позицію ми знаходимо у Біблії, Корані, Упанішадах і т. і.

На думку Г.А.Саймона, будь-яка діяльність передбачає як свідомий, так і несвідомий вибір  певних дій з широкого кола фізично  можливих для суб’єкта дій; в результаті ж певного процесу коло альтернативних варіантів починає звужуватись, доки нарешті не залишиться один, який і реалізується на практиці. При цьому, хоча раціональність і означає повне знання й вміння передбачити  наслідки кожного з варіантів вибору, на практиці знання наслідків є завжди фрагментарним [3, с.3, 96]. Отже, кожен керівник прагне стандартизувати свій алгоритм прийняття рішень на основі тих правових і нормативних обмежень, які є чинними у даному середовищі і можуть відображені у формі формально-логічній (документарній). В іншому ж разі правовий статус керівника та його підлеглих (наявна сукупність їх прав та обов’язків) стає суттєво невизначеною.

Одним з ключових моментів у становленні документаційного процесу є формування адекватного предметного понятійного апарату. Коли у Конфуція запитали, з чого він розпочав би свою участь в управлінні державою, він сказав: треба виправити імена, бо якщо вони не відповідають своїй суті, то не може бути успіхів і у справах [4, с.81]. З даних, наведених у рисунку 1, видно те, що «документ»– це передбачена законом (!) матеріальна форма дії з інформацією, незалежно від типу носія для її фіксації (Закон «Про інформацію»). Але ж ми бачимо й особливість нормативної диверсифікації цього поняття у Законі «Про стандартизацію», яка набуває все більшого значення з огляду на вступ України до Світової організації торгівлі (СОТ) та її рух до ЄС. Надалі Кабінет Міністрів України ухвалив «Примірну інструкцію з діловодства» а його Головне архівне управління – «Перелік типових документів». Проте у 2006 р. ним же була й ініційована Концепція проекту Закону «Про справочинство» як інтегративну дієву сукупність процесів, призваних забезпечити уніфікацію документування управлінської інформації та організацію роботи із службовими документами на всіх рівня державного регулювання і господарювання. Цим, по суті, визнається факт невідповідності чинної системи управління документаційним процесом в Україні сучасним вимогам і викликам часу. А тому й дослідження причин даної невідповідності стає для України актуальною науковою і практичною задачею.

  Рис.1. Загальний правовий простір становлення  системи управління документаційним процесом в України (за період 1992-2006 рр.)

Привертає до себе увагу  певна розбіжність між понятійним апаратом у документаційному процесі, який пропонується правовим простором (Закони, акти Кабінету Міністрів) і  у просторі стандартизації (рисунок 2). І хоча самі визначення «документ» у ДСТУ 2392-94 і ДСТУ ISO 9000-2001 є однорідними, одне з них більше прийнятне для вдосконалення інформаційної сфери, а інше – для управління розвитком соціально-економічних систем. Безумовно, у обох випадках безсистемність, і у теоретичному плані, завжди передує негативним явищам. З теоретичної точки зору, варто нагадати методологічне положення Ф.Бекона про те, що будь-яка річ завжди є результатом з’єднання елементів вищого і нижчого видів [5, с.193], де, як вказував К.Маркс, саме вищий вид дає нам ключ до розуміння виду нижчого [6, с.43]. Тому й важливо, стверджував П.Самуельсон, щоб економісти завжди цікавилися функціонуванням економіки як єдиного цілого, а не точкою зору будь-якої однієї групи, та мали досить чітке уявлення про думки та дії бізнесменів, споживачів і інвесторів [7, с.21]. Бо ж цілісності, доводив Гегель, перестають існувати тоді, коли руйнується єдність їх поняття і їх реальності [8, с.211]. Тому неузгодженість у понятійній сфері є потужним фактором послаблення системи управління і деградації виробництва. П.Т.Саблук доводить це у своїй думці щодо «буксування» аграрної реформи на рівні 30 % завершеності (та несприйняття методів її проведення і результатів) через відставання відповідних наукових розробок, особливо ж у економічній теорії і прикладних її аспектах, і відсутність аналізу еволюції реформ [9, с.14].

Безперечно, поняття «інформація», «документ» та «управління» тяжіють генетично  одне до одного. Пітер Ф.Друкер вважав, що через те, що сучасну економіку формує новий «основний ресурс» – це інформація, яка радикально відрізняється від інших ресурсів, не входячи до категорії обмежених, необхідно кардинально переглянути економічну теорію і ключові уявлення менеджменту [10, с.48]. Саме на це налаштовують і характеристики ДСТУ 4423: 2005, які у собі вже інтегрують згадані три поняття. Такий стан речей відповідає вимогам інформаційного суспільства, до якого Україна рухається у прискореному темпі з огляду на прийняття у 2007 р. відповідного Закону, інших актів і документів.

 Рис.2. Загальний нормативний простір  становлення системи управління документаційним процесом в України (за період 1994-2005 рр.)

Загалом, в Україні  на сьогодні вже створені суттєві  передумови руху до світових високих  технологій. Вже введені головні  класифікатори (рисунок 3). Але (постанови  Кабінету Міністрів № 228 та 229) ж таки масштаб відставання від рівня стандартизації розвинених країн все ще залишається надмірним. Тут поки не відчувається дійсної керованості даного процесу, особливо у частині узгодженості правових і нормативних документів. Указ Президента України № 1105 пропонує передбачати у програмах економічного і соціального розвитку адміністративно-територіальних одиниць (АТО) заходи щодо підвищення рівня захисту прав споживачів та створення конкурентоспроможної продукції. Проте відомо, що шляхом фрагментарного прийняття спеціальних правових актів та нормативних документів (та ще й при збільшенні розриву між Україною та ЄС у цьому питанні), марними стають очікування ефекту від елементів системи при її відсутності як системи. Не слід скидати з рахунку й конкуренцію у цьому питанні, яка спостерігається на терені бувшого СРСР. Бо сьогодні і Російська Федерація [11], і Республіка Бєларусь [12], і Казахстан [13], і інші країни СНД роблять зусилля у контексті гармонізації технічних регламентів та стандартів. Безумовно, ніде цей шлях не є простим. Росіяни згадують про «сміхотворно» малу кількість гармонізованих стандартів у сфері інформатизації. Уряд Росії розпорядженням (2006 р.) № 266-р схвалив Концепцію розвитку національної системи стандартизації. Проте, враховуючи сировинний характер російського експорту, навряд чи там слід очікувати «прорив» у цьому питанні. У Республіці Бєларусь тільки за 2007-2008 рр. у сфері енергозбереження будуть розроблені 1 технічний регламент, 8 технічних кодексів чинної практики, 120 державних стандартів; загальна ж програма розробки технічних регламентів передбачає до 2010 р. створення 40 таких одиниць. Тут є конкретний поворот до освоєння ринкових засад господарства. Стосовно ж успіхів Казахстану у адаптації їх стандартів до міжнародних, слід підкреслити застосування методу Директиви «Нового підходу» ЄС, згідно з яким 21 з 162 Директив ЄС основані на принципі «підходу» і мають відношення до серії міжнародно-гармонізованих стандартів. Це суттєво полегшує для Казахстану процес адаптації до вимог ISO, EN тощо.

  Рис.3. Загальний класифікаційний і  стандартизаційно-програмний простір  становлення системи управління документаційним процесом в України

Цікавим для України є досвід реалізації «Стратегії французької системи стандартизації 2002-2005» [14]. Довгий час Французька система безпосередньо залучена у Європейську та міжнародну стандартизацію і послідовно перенесла Європейські і міжнародні стандарти у збірник Французьких стандартів. Тепер вона приймає новітні виклики глобалізації і стикається з різким збільшенням числа нормативних документів в різних галузях і в рамках різних ініціатив. Тому головна мета Стратегії – донести переваги і вигоди стандартизації до усіх залучених у процес учасників ринку. Це збільшення поля діяльності і згадане вище швидке зростання числа документів спонукали систему стандартизації розробляти документи, які пройшли менш повне узгодження, але проте можуть завершитись у більш короткі терміни, після чого слугуватимуть прототипами для самих стандартів. Ці документи, такі як, наприклад, кодекси доброчинної практики або керівництва по виконанню, повинні також позиціонуватися як розширення діапазону тих документів, які пропонуються системою клієнтам. 

РОЗДІЛ 2 .  НОРМАТИВНО-ПРАВОВЕ РЕГУЛЮВАННЯ ТЕРМІНІВ СФЕРИ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ.   

 Кожний суб'єкт  господарювання, незалежно від форми  власності, стикається у своїй  діяльності з документацією. Це  відбувається з моменту створення  підприємства й закінчується  його ліквідацією. Така велика  кількість документації потребує грамотної організації діловодства. Для цього, перш за все, потрібно проаналізувати чинне законодавство, яке містить тлумачення понять і процесів діловодства. Потім вивчити випадки, коли тлумачення одних і тих самих понять у сфері діловодства суперечать або дублюють один одного, що потребує детального аналізу й пошуку шляхів вирішення.

Кінцевий результат  управлінської діяльності як органів  державного управління, так і окремих  підприємств залежить від багатьох факторів, не останнє місце серед  яких посідає діловодство, яке дає змогу забезпечити оперативність та гнучкість у прийнятті рішень. Воно координує всі етапи роботи: від проектування до контролю за виконанням рішення. Отже, від правильної організації діловодства залежить ефективна діяльність апарату управління.

 Важливою умовою  формування процесів діловодства  є розроблення категорійно-понятійного  апарату, що забезпечує порозуміння  між науковцями та практиками, усунення розбіжностей у тлумачення  термінів, досягнення певного рівня  стандартизації й уніфікації вживаних понять.

Нормативно-правову базу можна поділити таким чином:

1) закони, які регламентують  загальні засади політики держави  в галузі інформатизації в  цілому та діловодства (Закони  України "Про інформацію" від  02.10.1992 р. № 2657-XII, "Про державну таємницю" від 21.01.1994 р. № 3855-XII, "Про національний архівний фонд та архівні установи" 24.12.1993 р. № 3814-XII, "Про електронні документи та електронний документообіг" 22.05.2003 р. № 851-IV, "Про електронний цифровий підпис" від 22.05.2003 р. № 852- IV тощо);

2) акти діловодства,  що мають міжвідомчий характер. Це насамперед "Примірна інструкція  з діловодства у міністерствах,  інших центральних органах виконавчої  влади, Ради Міністрів Автономної  Республіки Крим, місцевих органах  виконавчої влади", затверджена постановою Кабінету Міністрів від 17.10.1997 р. № 1153, "Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності; в засобах масової інформації", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 р. № 348, та "Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 р. № 1893, Наказ Головного архівного управління "Про затвердження Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів" від 20.07.1998 р. № 41. До цієї групи також належать державні стандарти, що закріплюють класифікаційну схему управлінської документації та термінологію діловодства й архівної справи, визначають основні вимоги до систем документації, до оформлення документів (ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення понять", ДК 010-98 "Державний класифікатор управлінської документації", ДСТУ 3843-99 "Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови", ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", ДСТУ 4423-2005 "Інформація та документація. Керування документаційними процесами" та інші);

3) різноманітні типові  та примірні інструкції з діловодства  конкретних органів законодавчої  й виконавчої влади, органів  місцевого самоврядування, розроблені на основі "Примірної інструкції з діловодства" та "Інструкції з діловодства за зверненням громадян";

4) нормативні акти, що  регламентують спеціальне діловодство.  Наприклад, у сфері юридичної  діяльності Міністерство юстиції  затвердило "Правила ведення нотаріального діловодства", "Порядок роботи з документами в органах державної виконавчої служби", "Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції", "Інструкцію з діловодства в господарських судах України" та інші. Серед такого різноманіття правових актів суб'єкту господарювання потрібно визначитись, які з них регулюють питання, що входять до сфери його інтересів. Але перше, із чим стикаються майже всі підприємства, це документована інформація (документ), зафіксована на матеріальному носії з реквізитами, що дають можливість її ідентифікувати.

Тому одним із видів  закріплення інформації є документ. Призначення документа в загальному розумінні зводиться до зафіксованих у письмовому вигляді відомостей, необхідних для здійснення різноманітних дій [2].

Переважна більшість  дій, які здійснюються суб'єктами господарювання в процесі управління, відбуваються шляхом створення й використання різноманітних документів. Документ - це, насамперед, інформація, що записана на будь-якому матеріалі, що видана або отримана будь-якою фізичною чи юридичною особою в організації для використання у своїй діяльності. Тому поняття документ є головним, центральним, базовим для документаційного забезпечення управління й підлягає регулюванню законодавством.

Так, документ - це передбачена  законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення  інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або  на іншому носієві [3]. Документ - матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації, зафіксованої на папері, магнітній, кіно-, фотоплівці, оптичному диску або іншому носієві [4]. Документ - матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації, зафіксованої на папері, магнітній, кіно-, фотоплівці, оптичному диску або іншому носієві [5]. 

ДСТУ 4423-1:2005 тлумачить  документ як зафіксовану інформацію або об'єкт, який може трактуватися як окрема одиниця. Документ - інформація, що зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі [б]. Документ - оформлений згідно з установленим порядком матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію й має, відповідно до чинного законодавства, юридичну силу [7]. Документ - записана інформація, яка може розглядатися як одиниця в ході здійснення інформаційної діяльності [8]. Документ - матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі [9].