Территориальная организация информационного обслуживания

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ  ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ………………………………….5

1.1 Понятие, задачи и функции информационной системы…………….5

1.2 Классификационные признаки информации………………………..13

2 АНАЛИЗ ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ  ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ  НА ПРИМЕРЕ 

РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН……………………………………………………19

2.1 Виды информационного обслуживания…………………………….19

2.2 Территориальная  организация информационного обслуживания Республики Дагестан……………………………………………………..22

2. 3  Интернет - портал  государственных услуг

в Республике Дагестан……………………………………………………32

3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ  ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ  В РЕСПУБЛИКЕ 

ДАГЕСТАН………………………………………………………………………36

3.1 Тенденции и перспективы развития  информационного обслуживания в Республике  Дагестан…………………………………36

3.2 Пути совершенствования  территориальная организация информационного  обслуживания в республике Дагестан….………….41

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….46

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК………………………………………….48

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность выбранной  темы заключается в том, что сегодня  во всем мире признано, что информация является важнейшим средством организации  и регулирования частной и  общественной жизнедеятельности, одной из форм закрепления и распространения имеющихся и приобретаемых знаний, действенным инструментом и "материей" управления. Движение к "информационному обществу" еще более усиливает роль информации в решении любых человеческих проблем.

В таких условиях получение новой информации, хранение и поиск уже созданной, адекватное понимание и актуальное использование информации становятся очень трудным делом, требующим времени, сил и средств, создания специальных структур (систем), применения новейшей техники и технологии. Работа с информацией превращается в обширное и массовое занятие людей, а сама информация выступает основным источником интенсификации и гармонизации общественного развития. Перед обществом стоит проблема овладения информацией, ее организации, каналов движения, способов осмысления и оценки, механизмов эффективного использования на практике. Если здесь не будут предприняты упорядочивающие меры, то общество может "утонуть" в информации, остаться только с ее "шумами", которыми и так уже переполнено так называемое информационное поле. Проявляется парадокс: обилие информации создает информационные иллюзии и лишает людей информации, достоверной и реально нужной им.

Разумеется, что информация как  совокупность каких-либо сведений, данных, фактов, характеристик о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях, событиях и т.д., собранных и систематизированных в пригодную для использования форму, составляет основу государственного управления. По существу, все управленческие процессы – это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, закрепление, распространение социальной информации, т.е. той информации, которая связана с отражением, познанием и преобразованием различных форм жизнедеятельности людей. Но, и это самое важное, в управлении вообще и в государственном управлении в частности происходит взаимодействие не со всей информацией, а только с той, которая непосредственно необходима для формирования и реализации государственно-управляющих воздействий. Речь идет об управленческой информации.

Цель данной исследовательской работы – это изучить территориальную организации информационного обслуживания на примере Республики Дагестан, разработать пути совершенствования.

Для достижения поставленной цели, определим задачи для последующего исследования данной работы:

- изучить понятие, задачи и функции информационной системы;

- изучить классификационные признаки информации;

- выявить виды информационного обслуживания;

-рассмотреть  территориальную организацию информационного обслуживания Республики Дагестан;

- изучить интернет - портал  государственных услуг в Республике Дагестан;

-выявить тенденции и перспективы развития информационного обслуживания в Республике  Дагестан;

-разработать пути совершенствования территориальная организация информационного обслуживания в республике Дагестан.

Предметом исследования выступает территориальная организация информационного обслуживания. Объект исследования – Республика Дагестан.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ  ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

1.1 Понятие, задачи и функции информационной системы

Информационной системой (ИС) назовем систему, предназначенную  для сбора, обработки и распространения  информации. Цель функционирования ИС - информационное обслуживание или  обеспечение основной деятельности системы информационного обмена. Функционирование ИС предполагает наличие исходных, промежуточных и конечных информационных продуктов, технологических процессов и ресурсов. Необходимой составляющей ИС является подсистема управления, обеспечивающая ее эффективное функционирование (необходимое разнообразие, объем и качество выходных информационных продуктов). В отличие от системы обмена в ИС не включены как поставщики (источники), так и потребители (приемники) информации ИС объединяет элементы, только преобразующие информацию, т. е. ввода, обработки, хранения, поиска, вывода и распространения информации соответствии с общей теорией систем, информационную систему можно определить как совокупность информационных элементов ввода, обработки, переработки, хранения, поиска, вывода и распространения информации, находящихся в отношениях и связях между собой и составляющих определенную целостность, единство. Если рассматривать ИС как подсистему операционных систем, то вторую часть этого определения целесообразно расшифровать указанием роли и места ИС как подсистемы более общей системы , которые и обеспечивают ее "целостность" и "единство" [3]

 ИС - это взаимосвязанная  совокупность элементов ввода,  обработки, переработки, хранения, поиска, вывода и распространения  информации, цель функционирования которой состоит в информационном обеспечении эффективной деятельности организационной системы, подсистемой которой она является. Как система ИС естественно обладает основными свойствами систем, такими как иерархичность, централизация и децентрализация, целостность и независимость [9].

 Выделение ИС из  системы обмена, как самостоятельной  системы является следствием  организационного обособления основной  и информационной деятельности. Существующие автоматизированные  документальные и фактографические информационно-поисковые системы (ИПС), АСУ, банки данных (БД), отделы научно-технической информации, системы НТИ в целом организационно обособлены. Возникает вопрос, как рассматривать поставщиков и потребителей этих систем: как элементы собственно систем или как элементы внешней среды? Этот вопрос в настоящее время решается по-разному. Рассматривают даже внешних и внутренних потребителей этих систем, внешних и внутренних поставщиков информации.

 Если считать, что  потребители информации являются элементами систем научно-технической информации, АСУ, банков данных и т. д., то необходимо предположить, что данные системы могут управлять их информационными потребностями. В действительности это не так. Системы могут только изучать эти потребности и приспосабливаться к ним. Функции управления по отношению к потребителям реализует система более высокого уровня - система информационного обмена. Для системы существенно взаимодействие ее элементов для достижения общей цели. Если этого взаимодействия нет, то нет и системы. С другой стороны, потребители научно-технической информации, бюро технической информации, АСУ, банки данных и т. д. организационно не принадлежат этим системам. Возникает вопрос: как можно эффективно управлять функционированием системы, имеющей элементы, организационно не принадлежащие ей? Ответ может быть только один - рассматривать эти элементы как элементы внешней среды. То же можно сказать и в отношении поставщиков информации [12].

  При организационном обособлении ИС может решать две группы задач. Первая группа связана с чисто информационным обеспечением основной деятельности: отбор необходимых сообщений, их обработка, хранение, поиск и выдача субъекту основной деятельности с заранее заданной полнотой, точностью и оперативностью в наиболее приемлемой форме. Вторая группа задач связана с обработкой полученной информации/данных в соответствии с теми или иными алгоритмами или программами с целью подготовки решений задач, стоящих перед субъектом основной деятельности. Для решения таких задач ИС должна обладать необходимой информацией о предметной области, стоящих перед ним проблемах, она должна уметь использовать существующие модели решения задач субъекта основной деятельности или самостоятельно строить такие модели. Для решения таких задач ИС должна обладать определенным искусственным или естественным интеллектом. С развитием вычислительной техники и ее программного обеспечения, упрощением технологии работы с задачи второй группы все чаще выполняют сами субъекты основной деятельности. Однако существует определенный спектр задач второй группы любой из сфер основной деятельности, решение которых целесообразно возлагать на ИС. Задачи первой группы - это задачи информатизации общества "вширь". Задачи второй группы - задачи информатизации общества "вглубь" [4].

 Для решения поставленных  задач ИС должна выполнить  следующие функции: 

- отбор сообщений  из внутренней и внешней среды,  необходимых для реализации основной  деятельности;

- ввод информации  в ИС;

- хранение информации  в памяти ИС, ее актуализация и поддержание целостности;

- обработка, поиск  и выдача информации в соответствии с заданными требованиями. Обработка может включать и подготовку вариантов решения пользовательских прикладных задач по соответствующим алгоритмам/программам.

Структуру ИС составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Общую структуру информационной системы можно рассматривать  как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем (рис. 1).

Рисунок 1. Структура информационной системы как совокупность обеспечивающих подсистем

Рисунок 1 Система информационных технологий

Среди обеспечивающих подсистем  обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное  и правовое обеспечение.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит  в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

 Информационное обеспечение  — совокупность единой системы  классификации и кодирования  информации, унифицированных систем  документации, схем информационных  потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

 Унифицированные системы  документации создаются на государственном,  республиканском, отраслевом и  региональном уровнях. Главная  цель — это обеспечение сопоставимости  показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

- к унифицированным системам документации;

- к унифицированным формам документов различных уровней управления;

- к составу и структуре реквизитов и показателей;

- к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

 Схемы информационных  потоков отражают маршруты движения  информации и ее объемы, места  возникновения первичной информации  и использования результатной  информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

 Построение схем  информационных потоков, позволяющих  выявить объемы информации и  провести ее детальный анализ, обеспечивает:

- исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

- классификацию и рациональное представление информации [3].

 При этом подробно  должны рассматриваться вопросы  взаимосвязи движения информации  по уровням управления. Следует  выявить, какие показатели необходимы  для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Техническое обеспечение  — комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая  документация на эти средства и технологические процессы.

 Комплекс технических  средств составляют:

- компьютеры любых моделей;

- устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

- устройства передачи данных и линий связи;

-оргтехника и устройства автоматического съема информации;

- эксплуатационные материалы и др.

К настоящему времени  сложились две основные формы  организации технического обеспечения (формы использования технических  средств): централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров. 

 Децентрализация технических  средств предполагает реализацию  функциональных подсистем на  персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

 Перспективным подходом  следует считать, по-видимому, частично  децентрализованный подход —  организацию технического обеспечения  на базе распреде­ленных сетей,  состоящих из персональных компьютеров  и большой ЭВМ для хранения  баз данных, общих для любых функциональных подсистем.

Математическое и программное  обеспечение — совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач  информационной системы, а также  нормального функционирования комплекса технических средств [9].

К средствам математического  обеспечения относятся:

- средства моделирования процессов управления;

- типовые задачи управления;

- методы математического программирования, математической статистики, теории мас­сового обслуживания и др.

 В состав программного  обеспечения входят общесистемные  и специальные программные продукты, а также техническая документация.

 К общесистемному  программному обеспечению относятся  комплексы программ, ориентированных  на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

 Специальное программное  обеспечение представляет собой  совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ, реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.

 Техническая документация  на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.

Организационное обеспечение  — совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

 Организационное обеспечение  реализует следующие функции:

- анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;

- подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности;

- разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методоло­гии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

 Организационное обеспечение  создается по результатам предпроектного  обследования на 1-м этапе построения  баз данных, с целями которого  вы познакомились при рассмотрении  информационного обеспечения.

Правовое обеспечение  — совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации [12].

Главной целью правового  обеспечения является укрепление законности. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы.

Правовое обеспечение  этапов разработки информационной системы  включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора. 

 Правовое обеспечение  этапов функционирования информационной  системы включает:

- статус информационной системы;

- права, обязанности и ответственность персонала;

- правовые положения отдельных видов процесса управления;

-порядок создания и использования информации и др.

Вывод: Итак, информационной системой (ИС) выступает система, предназначенную для сбора, обработки и распространения информации. Цель функционирования ИС - информационное обслуживание или обеспечение основной деятельности системы информационного обмена. Функционирование ИС предполагает наличие исходных, промежуточных и конечных информационных продуктов, технологических процессов и ресурсов. Необходимой составляющей ИС является подсистема управления, обеспечивающая ее эффективное функционирование.

1.2 Классификационные признаки информации

Информацию можно классифицировать по разным основаниям и признакам. В  литературе уже делались попытки классификации социально-управленческой информации при изучении проблем информатизации и технологизации социального пространства.

Поскольку управленческая информация представляет собой определенное отражение социальной действительности (а также природной в той мере, в какой она вовлечена в орбиту общественной человеческой деятельности), признано, что ее следует классифицировать прежде всего в зависимости от степени соотнесения с этой действительностью, реальными процессами, протекающими в ней.

Например, информацию разделяют на официальную и неофициальную, общую и отраслевую, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социальным последствиям, степени доступности, а также на основе ее соотношения со временем (информация о прошлом, настоящем и будущем). В рамках управленческой системы она рассматривается с точки зрения актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего управленческого решения.

При разделении информации по объектам распределения внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя или руководящего звена (или исходящая от них), на второе - для должностных лиц. При этом рекомендуется сведения заслуживающие особого внимания, направлять параллельно или перекрестно двум - трем независимым друг от друга работникам, чтобы обеспечить большую объективность анализа и оценки [17].

Указанные подходы к  проблеме систематизации управленческой информации, несмотря на их различную  направленность и некоторую обособленность, могут быть полностью перенесены на деятельность всех управленческих структур. Классификация информации в государственных органах необходимо проводить на основе учета всех особенностей, черт, признаков, присущих ее различным видам. Естественно, что классификация должна быть единой, целостной и основываться на комплексном, системном подходе. Это предполагает выделение рассмотрения всех возможных видов и типов социально-управленческой информации. Классификацию следует также ориентировать на всестороннее исследование проблем регулирования и управления. Только в этом случае можно говорить об эффективной информационной подготовленности всех органов государственной власти и управления в стране, и структурных подразделениях и сотрудников [12];

Представляется, что информацию, циркулирующую в органах государственного управления, надо классифицировать в начале на уровне структурных подразделений. За тем следует выделить и рассмотреть специфические виды социальных сведений, данных, сообщений и фактов, которые характеризуют информацию, проходящую через органы управления. Далее, основываясь на так называемых конкретных, частных классификациях, можно ставить вопрос о классификации информации на уровне всех управленческих структур.

Главная цель систем информационного  обеспечения государственного управления состоит в том, чтобы на базе собранных исходных данных получить вторичную, обработанную информацию, которая служит основой для управленческих решений. Достижение этой цели складывается из решения ряда частных задач, таких, как сбор первичной информации, ее хранение, распределение между структурными подразделениями органа управления и их работниками, подготовка к переработке, собственно переработка, предоставление органу управления в переработанном виде, обеспечение прямых и обратных связей в ее циркуляции и т.д. [19].

.

Рисунок 3  Классификационные признаки информации

Информация и ее потоки в государственном управлении могут  разбиваться также в зависимости  от источников (правительство и государственные органы, администрации регионов, представители президента, республиканские и региональные государственные структуры, пресса, информационные агентства, коммерческие структуры, население, зарубежные информационные каналы и т.д.); качественного содержания (вычленение ценной по содержанию информации, от которой зависят определенные управляющие воздействия, исходящие от структурных подразделений); количественных характеристик (целесообразно выделять вероятностны, семантические и иные меры информации, используемые при управленческом регулировании и обеспечении других управленческих потребностей).

Информацию можно классифицировать и по признаку адресности (кому направляется и от кого исходит) и характеру  носителя. Здесь целесообразно различать  следующие ее виды: официальную не для передачи, официальную для передачи, документальную для почты, документальную для других средств связи, появляющуюся в ходе личного общения, горизонтальную и вертикальную, прямую и косвенную.

Среди классификационных  признаков следует также назвать способ передачи информации (телефон, телеграф, человек, почта, электронная почта, факс, радио, телевидение), вид преобразователя (человек, машина, человек и машина), степень достоверности (достоверные и недостоверные сообщения), вовлеченность в вычислительные процессы (вычисление исходной, постоянной, переменной, промежуточной, конечной информации), алфавит (буквенная, цифровая, буквенно-цифровая) и другие [21].

Важное основание для  классификации представляет источник информации, причем в этом качестве выступают как объект, отражением которого является информация, так и субъект, создающий и распространяющий ее.

В зависимости от субъекта (конкретного органа управления или  его работника, получающего, распространяющего  и обрабатывающего информацию) различают аналитическую, прогнозную, справочную, ознакомительную, рекомендательную и другую информацию.

Основаниями для классификации  могут служить также функции  информации в государственном управлении, направления движения, периодичность  возникновения и передачи и другие.

Подобная классификация  весьма относительна. Все виды информации взаимосвязаны, взаимодействуют между  собой, трансформируются друг в друга. Одна и та же информация порой выступает  в различных видах. Она может  усложняться и изменяться, иметь многоступенчатое строение, причем отдельные группы, выделенные в пределах основного классификационного признака, могут дополнительно разбиваться на подгруппы по частным основаниям и свойствам. Кроме того, не всегда можно четко дифференцировать информацию по тем или иным основаниям и признакам, а затем сводить ее в классы. Эта работа осложняется , если в ходе обобщения и классификации будет использоваться электронно-вычислительная техника.

В целом классификация  позволяет получать весьма ценные сведения об информации, содержащейся в структурных подразделениях госаппарата, способствует решению многих принципиальных вопросов проектирования информационной системы государственного управления и анализа соответствующего обеспечения структурных подразделений. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность использования.

Вывод: Итак, информацию разделяют на официальную и неофициальную, общую и отраслевую, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социальным последствиям, степени доступности, а также на основе ее соотношения со временем (информация о прошлом, настоящем и будущем). В рамках управленческой системы она рассматривается с точки зрения актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего управленческого решения [19].

2 АНАЛИЗ ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ  ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ НА ПРИМЕРЕ РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН

2.1 Виды информационного обслуживания

В процессе развития автоматизированных информационно-поисковых систем сформировались три вида информационного обслуживания документальное, фактографическое и  концептографическое. Каждому из этих видов соответствует своя информационная система.

 Документальная система,  в течение уже многих веков  обеспечивала информационное обслуживание  общества в целом и различных  его институтов, в том числе  науки и техники.

 Сущность документального обслуживания  заключается в том, что информационные потребности членов общества удовлетворяются путем предоставления им первичных документов, необходимые сведения из которых потребители извлекают сами. Обычно грамотное документальное обслуживание осуществляется в два этапа: сначала потребителю предоставляется некоторая совокупность релевантных (релевантность - смысловое соответствие содержания документа информационному запросу смысловое соответствие между двумя текстами) его запросу вторичных документов (этот этап называется библиографическим), а затем, после отбора потребителем из этой совокупности определенного числа уже пертинентных (пертинентность - соответствие содержания документа информационной потребности конкретного специалиста) документов, ему предоставляют сами документы (этот этап называется библиотечным обслуживанием). Таким образом, потребность в информации при документальном обслуживании удовлетворяется опосредовано, через первичный документ.

 В отличие от документального  обслуживания фактографическое  предполагает удовлетворение информационных потребностей непосредственно, т.е. путем представления потребителям самих сведений (отдельных данных, фактов, концепций). Эти сведения, также релевантные запросам потребителей, предварительно извлекаются информационными работниками из первичных документов и после определенной их обработки (оформления) представляются потребителям. Следует уточнить само понятие "фактографическая информация". Под ним следует понимать сведения не только фактического характера, но и теоретического, предположительного, оценочного характера, т.е. включать и факты, и концепции, все то, что может быть объектом извлечения из текста, описания на определенном информационном языке, хранения и поиска в той или иной информационной системе [21].