Типичные ошибки, выявленные при аудиторской проверке

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1.Цель, информационная база и общий порядок проведения аудита кассовых операций …………………………………………………………………………..5

2.Типичные ошибки, выявленные при аудиторской проверке……………….15

2.1 Типичные ошибки при заполнении приходного и расходного кассовых ордеров………………………………………………………………...15

2.2 Типичные ошибки при заполнении кассовой книги  ………………16

2.3 Типичные ошибки, выявляемые при проведении аудита кассовых операций …………………………………………………………………………16

2.4 Проверка соблюдения  предельного размера расчетов  наличными деньгами с юридическими  лицами  ……………………………………………17

Заключение ………………………………………………………………………25

Приложения ……………………………………………………………………..27

Список используемой литературы …………………………………………….30

ВВЕДЕНИЕ

В соответствии с федеральным законом №307-ФЗ от 30.12.08г.[3], аудиторская деятельность, аудит - предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей. Целью аудита является выражение мнения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству РФ. Аудит может быть обязательным и инициативным, внешним и внутренним, первоначальным и периодическим

В соответствии с федеральным законом №307 ФЗ “Об аудиторской деятельности”.[3] обязательный аудит – это “ежегодная обязательная аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета и финансовой отчетности организации или индивидуального предпринимателя”. Обязательный аудит проводится аудиторскими организациями.

Основной задачей аудита кассовых операций является подтверждение  информации об остатке денежных средств  на конец отчетного периода. Аудитор  должен изучить весь комплект представленной бухгалтерской отчетности, а именно:

• установить, что данные об остатках денежных средств на конец отчетного периода, указанные в оборотно-сальдовой ведомости или главной книге, соответствуют данным, указанным по строке 260 "Денежные средства" бухгалтерского баланса.
• провести сверку сумм остатков на конец периода на счетах согласно расшифровке с суммами согласно банковским выпискам, получить разъяснения по всем выявленным расхождениям.
• проанализировать остатки денежных средств на предмет необычных статей (сумм с отрицательными значениями на расчетных счетах, значительных сумм на вновь открытых и закрытых счетах и т.п.), получить подтверждающие документы.
• убедиться, что сумма денежных средств в иностранной валюте переведена в рубли по курсу ЦБ РФ на конец отчетного периода правильно.

  При аудите кассовых операций последовательно проверяются: правильность документального оформления кассовых операций; сохранность наличных денежных средств в кассе; соблюдение установленного лимита остатка денежных средств в кассе; правильность применения контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении расчетов с населением; полнота и своевременность оприходования денежных средств и отражение данных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета; правильность списания денег в расход и отражение данных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета; организация хранения свободных денежных средств в кассах организации.

При проверке необходимо учитывать следующие нормативные документы:

• Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 № 40;
• Положение Центрального банка РФ от 05.01.1998 № 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации";
• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства финансов РФ от 13.06.1995 № 49;
• письмо Министерства финансов РФ от 12.02.2002 № 3-01-01/ 11-71 "О порядке установления лимита остатка кассы и оформления разрешения на расходование наличных денег из выручки".

1. Цель, информационная  база и общий порядок проведения  аудита кассовых операций

Целью проверки кассовых операций является формирование мнения о достоверности бухгалтерской  отчетности по разделу «Денежные  средства» и соответствии порядка  ведения кассовых операций действующим  в Российской Федерации нормативным  документам .

Аудит кассовых операций имеет свои особенности. Неотъемлемой чертой аудиторской проверки операций по кассе является значительная трудоёмкость её проведения и большое количество сопутствующих процедур, применяемых  в ходе работы аудитора .

Аудит кассовых операций осуществляется на основании следующих  нормативных документов:

- Федеральный закон  «Об аудиторской деятельности»  от 30.12.08 № 307-ФЗ .[3];

- Федеральный закон  от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» .[2];

- Федеральный закон  от 22.05.2003г. № 54-ФЗ «О применении  контрольно-кассовой техники при  осуществлении наличных денежных  расчетов и (или) расчетов с  использованием платежных карт» .[4] ;

- Порядок ведения  кассовых операций в Российской  Федерации, утвержденный Решением  Совета директоров Банка России  от 22.09.1993г. № 40 .[5];

- Положение Банка  России от 05.01.1998г. № 14-П «О  правилах организации наличного  денежного обращения на территории  Российской Федерации» ;

- -Постановление Госкомстата России от 18.08.1998г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» [6].

У аудируемого лица необходимо запросить следующие  документы:

- бухгалтерский  баланс (форма № 1);

- отчет о движении  денежных средств (форма №  4);

- главная книга;

- оборотно-сальдовая  ведомость;

- регистры бухгалтерского  учета по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетный  счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные  счета в банках», 57 «Переводы в  пути», кассовая книга;

- отчеты кассира,  приходные и расходные кассовые  ордера, журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов, книга учета принятых и выданных  кассиром денежных средств, акт  инвентаризации наличных денежных  средств (форма № ИНВ-15), акт  ревизии наличных денежных средств,  справка из банка об установлении  лимита остатка наличных денег  в кассе, акт о переводе показаний  суммирующих денежных счетчиков  на нули и регистрации контрольных  счетчиков контрольно-кассовой машины (форма № КМ-1), акт о снятии  показаний контрольных и суммирующих  денежных счетчиков при сдаче  (отправке) контрольно-кассовой машины  в ремонт и при возвращении  ее в организацию (форма №  КМ-2), акт о возврате денежных  сумм покупателям (клиентам) по  неиспользованным кассовым чекам  (форма № КМ-3), журнал кассира-операциониста  (форма № КМ-4), журнал регистрации  показаний суммирующих денежных  и контрольных счетчиков контрольно-кассовых  машин, работающих без кассира-операциониста  (форма № КМ-5), справка-отчет кассира-операциониста  (форма № КМ-6), сведения о показаниях  счетчиков контрольно-кассовых машин  и выручке организации (форма  № КМ-7), журнал учета вызовов  технических специалистов и регистрации  выполненных работ (форма №  КМ-8), акт о проверке наличных  денежных средств кассы (форма  № КМ-9).

При аудите кассовых операций последовательно проверяются :

1.Правильность документального оформления кассовых операций - при проведении аудита для достижения цели "достоверность" необходимо уделить особое внимание правильному заполнению первичных документов, наличию и подлинности подписей (выполняется по возможности) получателей денег на расходных кассовых ордерах. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

Документы должны быть четко  и правильно оформлены: без исправлений, с наличием расписок получателей, погашенные штампом "Оплачено" с указанием  даты. Проверяется законность и обоснованность произведенных из кассы выплат денежных средств. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача денег  из кассы, не подтвержденная распиской  получателя в расходном кассовом ордере, в оправдание расхода наличных денег по кассе не принимается. Эта  сумма считается недостачей и  подлежит взысканию с кассира. Кроме  того, выявляются факты подписи расходных  кассовых документов только одним руководителем  или главным бухгалтером. Большое  значение имеет корректность записей  в бухгалтерском учете, в особенности  факты исправления ошибок, связанных  с неправомерным отражением хозяйственной  операции на счетах бухгалтерского учета, приводящих к занижению или завышению  выручки от реализации.

Необходимо обратить внимание на правильность ведения кассовой книги  и порядок составления отчетов  кассира. Кассовая книга должна быть типовой формы, прошита, опечатана  с указанием количеств листов. При ручном варианте оформления кассовой книги нумерация листов в каждой книге может начинаться заново.

2.Сохранность наличных денежных средств в кассе - денежные средства поступают в кассу предприятия из банков в виде наличной выручки от покупателей, от работников организации в оплату каких-либо услуг по заявлениям, как остатки неиспользованных подотчетных сумм и др.

Аудитор проверяет полноту  и своевременность оприходования  денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок  банка (по шифру, соответствующему получению  наличных денег).

Аудитор должен тщательно  проверить полноту оприходования  выручки от реализации продукции, товаров, работ. При этом следует сверить  записи в кассовой книге, приходных  кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами).

Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями  считаются неоприходование и  присвоение денежных средств, поступивших  от различных физических, юридических  лиц по приходным ордерам, а также  денежных сумм из банков. Для выявления  случаев присвоения денежных средств  производится одновременная проверка операций по кассе и по банку, а  также со счетами расчетов.

Сплошной просмотр всех приложенных  к отчету кассира за определенный день приходных и расходных кассовых ордеров позволяет выявить перечень документов, реквизиты которых не совпадают с Журналом регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров. Данные факты отражаются в  рабочей документации аудитора.

Далее следует установить, все ли приходные и расходные  кассовые ордера зарегистрированы в  журналах регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров; совпадают  ли эти суммы с теми, которые  указаны в журнале регистрации, каков источник поступления денежных средств, совпадают ли даты приема и  выдачи денег по кассовым ордерам  с датами их составления.

Недобросовестные действия аудируемого лица возможны в результате недоброкачественного составления  первичных кассовых документов. Арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах  приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, для  их выявления аудитор использует пересчет итогов всех кассовых отчетов  и всех платежных ведомостей. Аудиторская  практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с  денежными выплатами работникам и подотчетными суммами.

Одним из наиболее ценных источников получения аудиторских доказательств  служат результаты инвентаризации кассы, проведенной совместно или самостоятельно аудитором. Инвентаризация средств  в кассе должна проводиться периодически по распоряжению руководителя организации  и перед составлением годового отчета не ранее 31 октября. Инвентаризация, осуществленная комиссией, назначенной руководителем, оформляется актом. Ее проводят в  присутствии кассира и главного бухгалтера организации. При наличии  нескольких касс аудитор опечатывает  их, чтобы нельзя было покрыть недостачу  денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир представляет для проверки последний кассовый отчет и документы  по операциям последнего дня, а также  дает расписку в том, что все приходные  и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или несписанных в расход денег.

Излишки средств приходуются  как доход предприятия (дебет  счета 50, кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-1 "Прочие доходы"). Недостача средств списывается  на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", с которого затем списывается в дебет  счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты  по возмещению материального ущерба". По кредиту счетов 73 записи производятся в корреспонденции счетов денежных средств - на суммы внесенных платежей; 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на суммы удержаний из заработной платы. В случае отказа кассира  погасить недостачу организация  имеет право подать исковое заявление  в судебные органы.

Результаты инвентаризации оформляют актом, который подписывают  кассир и главный бухгалтер организации. Акт служит письменным аудиторским  доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

Одновременно с инвентаризацией  проводится проверка условий хранения денежных средств и их соответствие предписанным нормам.

3.Соблюдение установленного лимита остатка денежных средств в кассе - в кассе предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Лимит кассы пересматривается в начале каждого года. Для этого  в банк представляется расчет по форме  № 0408020 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 № 14-П [6]. Эту же форму можно подать и для увеличения лимита в течение года, как правило, это требуется, если у организации существенно выросла наличная выручка.

При наличии у предприятия  нескольких счетов в различных учреждениях  банков предприятие по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих  учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в  кассе. После установления лимита остатка  кассы в одном из учреждений банка  предприятие направляет уведомление  об определенном ему лимите остатка  кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие  счета.

Организации обязаны сдавать  в банк всю денежную наличность сверх  установленных лимитов остатка  наличных денег в кассе в порядке  и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Организации, имеющие постоянную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать  ее на оплату труда, социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у  населения.

Если сумма наличных в  кассе превышает лимит, то деньги можно сдать непосредственно  в дневные или вечерние кассы  банков, а также инкассаторам (п.6 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 № 40 [5]).

По предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка  наличных денег в кассе ни в  одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается  нулевым, а несданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

К аудиторской проверке должна быть представлена справка банка  об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе. Превышение установленных лимитов в кассе  допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты  заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности работникам организации (в районах Крайнего Севера - пять дней).

Для проверки соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе  предприятия, установленного банком, необходимо провести сплошную проверку кассы, выявить  отклонения от лимита и оформить все  выводы.

4.Правильность применения контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении расчетов с населением - при осуществлении наличных денежных расчетов при оказании услуг организация в обязательном порядке применяет контрольно-кассовую технику (далее - ККТ), включенную в Государственный реестр (п.1 ст.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон о применении контрольно-кассовой техники [4])).

Аудитору необходимо учитывать, что организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг  населению при условии выдачи ими соответствующих бланков  строгой отчетности.

Порядок утверждения формы  бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок  их учета, хранения и уничтожения  устанавливаются Правительством РФ.

Следовательно, организация  может иметь только одну главную  кассу и в зависимости от количества контрольно-кассовой техники несколько  операционных. Для каждого объекта  контрольно-кассовой техники должна вестись отдельная книга кассира-операциониста, в которой отражаются только данные по выручке, полученной через конкретную контрольно-кассовую машину (далее - ККМ). Заметим, что фактическое количество ККМ должно соответствовать данным бухгалтерского учета. При проверке книги кассира-операциониста нужно  обращать внимание на записи показателей  счетчиков не только действующих  машин, но и бездействующих, а также  находящихся в запасе. Пристального внимания требуют показатели счетчиков, с которыми ККМ вышли из ремонта.

Налоговые органы:

• осуществляют контроль за соблюдением организациями и индивидуальными предпринимателями требований Закона о применении контрольно-кассовой техники;
• осуществляют контроль за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей;
• проверяют документы, связанные с применением организациями и индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники, получают необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проведении проверок;
• проводят проверки выдачи организациями и индивидуальными предпринимателями кассовых чеков;
• налагают штрафы в случаях и порядке, которые установлены КоАП, на организации и индивидуальных предпринимателей, которые нарушают требования Закона о применении контрольно-кассовой техники.

5.Полнота и своевременность оприходования денежных средств и отражение данных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Последовательность  работ при проведении аудита денежных средств можно разделить на три  этапа :

- ознакомительный;

- основной;

- заключительный.

На каждом этапе  должны быть выполнены определенные процедуры проверки, позволяющие  достигнуть цели и решить задачи аудита денежных средств.

Приступая к проверке операций, аудитор выясняет правильность их документального оформления (полнота  заполнения реквизитов приходных и  расходных документов; обязательная регистрация приходных и расходных  ордеров, платёжных ведомостей и  др., наличие подписей ответственных  лиц и получателей денежных средств; отсутствие исправлений, подчисток  и т. п.). Для этого изучаются  отчеты кассира с приложенными документами  и Кассовая книга. Кассовая книга  должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана печатью и вестись  в одном экземпляре. Дополнительные кассовые книги разрешается вести  на предприятиях, имеющих кассы в  подразделениях, территориально удаленных  от административного здания, а также, при осуществлении операции с  наличной валютой (по каждой валюте отдельно). Записи в Кассовой книге должны быть идентичны записям в отчете кассира  и подтверждаться первичными документами .

Если на предприятии  учет кассовых операций компьютеризирован, то допускается ведение кассового  дневника, листы которого распечатываются  на принтере в 2-х экземплярах (первые экземпляры периодически сброшуровываются в виде книги, второй - служит отчётом  кассира). В этом случае аудитор должен убедиться самостоятельно или привлечением эксперта в защищённости программы  от несанкционированного доступа кассира и других лиц с целью изменения нумерации документов (программа должна генерировать следующий но мер приходных и расходных документов автоматически, при их подготовке и распечатке бланков).

2. Типичные ошибки, выявленные  при аудиторской проверке

2.1. Типичные ошибки  при заполнении приходного и  расходного кассовых ордеров

При проведении аудита необходимо уделить  особое внимание правильному, всесторонне  грамотному заполнению первичных документов, наличие и подлинность подписей в кассовых ордерах.

Проверить наличие первичных оправдательных документов, оформленных должным  образом для каждой кассовой операции.

• не указывается название организации;
• не проставляются или исправляются номера кассовых ордеров, не соблюдается правило сквозной нумерации с начала года;
• неправильно указывается или не указывается дата;
• не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
• после совершения операции на ордере не проставляются отметки «погашено» или «оплачено»;
• отсутствуют необходимые подписи и печати;
• отсутствуют росписи получателей денежных средств.
• Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге. Каждое предприятие должно вести только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

2.2 Типичные ошибки при заполнении  кассовой книги

• не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
• не всегда проставляется сумма остатка денег на начало дня;
• ошибки при подсчете итоговых сумм и остатка;
• иногда записи ведутся помесячно, вместо того, чтобы вести их ежедневно или раз в три-пять дней;
• в практике встречаются случаи, когда ведется не одна кассовая книга, в соответствии с законодательством, а несколько, чаще в каждом структурном подразделении своя. (Однако данное нарушение в аудиторском заключении не указывается).

2.3 Типичные ошибки, выявляемые  при проведении аудита кассовых  операций

• Неполное оформление первичных документов (нет подписей директора, руководителя, главного бухгалтера, не указаны дата, номер документа, код организации и т.д.);
• Неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от физических лиц и юридических лиц и т.д.);
• Присвоение депонированной заработной платы и средств по другим основаниям;
• Расчеты суммами наличных денег, превышающими предельную величину;
• Расчеты с начислением наличных денег без применения контрольно-кассовых машин, без регистрации их в налоговых органах;
• Сверхлимитное накопление денежных средств в кассе. Отсутствие подтверждения банка об установленном лимите кассы по данному предприятию (организации);
• Для проведения ревизии кассы не назначается приказом руководителя предприятия специальная комиссия;
• В нарушение приказа руководителя предприятия на предприятии внезапные ревизии кассы не проводились;
• Отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;
• На предприятии в установленном порядке не ведется кассовая книга;
• В нарушение Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации кассир при закрытии платежных ведомостей реестр депонированных сумм не составляет.

2.4 Проверка  соблюдения предельного размера  расчетов наличными деньгами  с юридическими лицами

Предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 100 тысяч рублей. Пытаясь обойти запреты, отдельные предприятия разбивают  сумму платежа и проводят ее по разным ордерам.

Организации, предпочитающей расплачиваться наличными деньгами, необходимо оплачивать сделку в течение  нескольких дней с расчетом, чтобы  сумма платежа в один день не превышала  установленного предела.

Таким образом, выявляя нарушения  кассовой дисциплины, аудитор может  оценить величину финансовых санкций, которые могут быть наложены на предприятие  в целом в случае его проверки, и сопоставить ее с финансовым результатом деятельности предприятия.

Проверка проводится с  целью установить, совершаются ли на предприятии расчеты с другими  юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину. Для этого применяется метод  сплошной проверки (просмотра) расходных  кассовых ордеров, а также отчетов кассира, кассовых книг, договоров с юридическими лицами. Результаты фиксируются по форме, представленной в таблице 1.

При проверке операций по кассе  необходимо зарегистрировать все случаи нарушения лимита расчетов

Таблица 1

Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями  являются неоприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных  физических, юридических лиц по приходным  ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев  присвоения денежных средств производится взаимная проверка операций по кассе  и по банку, проверка дебиторской  и кредиторской задолженности и  может быть сверкой расчетов.

Документами, подтверждающими  движение (оприходование) денежных средств, являются приходные кассовые ордера, отражающие факт поступления денежных средств в кассу с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки  банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих  возможность их утери. Испорченные  чеки погашаются надписью «Аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.