Типы и виды документов ОАО «АВТОВАЗ»

Содержание

Введение 

1. Организационная структура ОАО «АВТОВАЗ»

1.1 Задачи и  структура организации

1.2  Требования  к видам документов в организации 

2. Типы и виды документов ОАО «АВТОВАЗ»

2.1 Организационные  документы

2.1 Распорядительные  документы

2.3 Информационно-справочные документы

2.4 Документы  по личному составу

Заключение 

Список литературы 

Приложения 

Введение 

    Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. Она  охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах.

    Документ  обладает информационной, организационной  и коммуникативной функцией. Документ несет также юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений.

    Законодательными  и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным.

    В зависимости от конкретной управленческой ситуации создаются десятки различных видов документов. Вид документа следует отличать от его разновидности. Вид документа объединяет ряд разновидностей.

    Любой документ функционирует совместно  с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

    Обязательным  условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

    Суть  унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

    Суть  стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

    Стандартом  установлены: состав реквизитов докуменов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам  и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию  и хранению бланков.

    Для того, чтобы наглядно проследить движение документов в документообороте и  определить задачи, функции и роль документов в делопроизводстве, рассмотрим такую организацию как «АВТОВАЗ».

    Управленческая  деятельность (в каждой организации) фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД). В составе ОРД различаются три группы:

• организационные (уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания),
• распорядительные (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания),
• справочно-информационные документы (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки).

    К ОРД относится также документация по личному составу, или кадровая документация. Это заявления, справки, характеристики, личные карточки, раз-личные учетные формы, резюме, анкеты, трудовые контракты.

    Таким образом, каждая функция управления организации отражается в определенных документах.

    Целью курсовой работы является систематизация, накопление и закрепление знаний о видах документов на примере организации ОАО «АВТОВАЗ», применяемых в управленческой деятельности.

    В курсовой необходимо решить следующие  задачи:

• анализ типов и видов документов ОАО «АВТОВАЗ», соответствие их ГОСТу, выявление ошибок при составлении;
• обозначить роль документов в управленческой деятельности организации;
• проследить документооборот на примере организации.

    Цель  и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, двух частей, заключения, списка использованной литературы.

    Для наглядности в курсовой использованы также организационно-распорядительные документы. Это поможет нам наиболее точно проследить документооборот  на предприятии и сделать соответствующие  выводы об их роли в организации  управления. 
 
 
 
 

1. Организационная структура ОАО «АВТОВАЗ»

1.1 Задачи и структура  организации

    В каждой организации вышестоящие  органы выполняют распорядительные функции по отношению к нижестоящим (подчиненным) и исполнительные по отношению  к вышестоящим учреждениям и  лицам. В широком смысле слова исполнительно-распорядительные отношения и функции предприятий составляют понятие «администрация».

    В узком смысле под администрацией подразумевается группа официальных  лиц, осуществляющих руководство учреждением, организацией или предприятием.

    Если  рассматривать документационную деятельность ОАО «АВТОВАЗ», то необходимо проследить роль субъектов документооборота и  выявить место каждого из них  в ходе движения документов.

    Во  главе организации стоит президент-генеральный  директор, ему подчинены вице-президенты (которым, в свою очередь подчинены директора и начальники производств), Секретариат, канцелярия и отдел кадров. Разработкой всей документации занимаются директор и его заместители, отдел кадров занимается в основном оформлением, хранением и продвижением организационной документации. К действиям отдела кадров относятся: прием и увольнение рабочих и служащих, меры поощрения и дисциплинарных взысканий, регулирование трудового режима.

    Комплексы видов и разновидностей документов определяются в соответствии с назначением каждого документа.

    Подготовка  служебных документов, составление  их на основе указаний руководителя, набор  текста и оформление — все это  входит в обязанности секретаря  руководителя. Секретарь составляет на основе кратких указаний руководителя тексты писем, проекты распорядительных и информационных документов.

    Распорядительная  документация, составленная директором и обработанная секретарем направляется в канцелярию, где и происходит ее дальнейшее продвижение по структурным  подразделениям «АВТОВАЗА». Рассмотрим структуру канцелярии подробно (рис. 1).  Канцелярия — это самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое начальником, подчиняющимся непосредственно руководителю ОАО «АВТОВАЗ». Канцелярия функционирует на основе Положения канцелярии.

    Организационная структура канцелярии включает в  себя экспедицию, секретариат, машинописное бюро, контрольную группу, копировально-множительное бюро, архив. В составе канцелярии работает довольно много служащих, поскольку «АВТОВАЗ» - очень крупное предприятие с высоким уровнем механизации и автоматизации обработки документов. 

Рис. 1. Структура канцелярии генерального директора  ОАО «АВТОВАЗ» 

    Критерием исполнения документа служит резолюция  руководителя. При этом руководитель определяет те вопросы задания, по которым исполнители обязаны периодически ему докладывать. Как правило, директивных документах указан срок исполнения, которого исполнители обязаны придерживаться. В приказах и распоряжениях директора сроки указываются отдельно по каждому вопросу, требующему исполнения. Если срок исполнения не указан, контроль осуществляется в соответствии с перечнем документов, в котором указываются их основные сроки выполнения.

    На  «АВТОВАЗе» совершенствование делопроизводства состоит из нескольких этапов: изучения и анализа делопроизводства, проектирования рациональной организации делопроизводства и ее внедрения.

    Программа обследования документооборота определяет количество инстанций, проходимых документом в процессе его создания, согласования, подписания, изготовления, размножения; способы получения и передачи информации; длительность движения документов; порядок контроля за исполнением документов. 

2. Требования  к видам документов в организации

    Эмблему организации «АВТОВАЗ» (рис. 2) помещают на бланках в соответствии с уставом. Автором документа является распорядительное лицо (генеральный директор, либо начальники структурных подразделений). Бланк также включает справочные данные об организации (номера телефонов, почтовый адрес) и наименование вида документа. В письме наименование вида не указывают.

    Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола  — дата заседания, для акта —  дата события.

    Каждому документу присваивается регистрационный  номер. Он состоит из порядкового номера документа, который дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях.

    В качестве адресата обычно выступают  руководители структурных подразделений, директора и начальники других организаций, а также физические лица.

    Наименование  организации должно быть указано  в именительном падеже, а должность  лица, которому адресован документ в дательном.

    Если  письмо адресуется организации, указывают  ее наименование, а затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя (а в некоторых случаях место работы).

    Гриф  утверждения документа располагается  в правом верхнем углу документа.

    Резолюция пишется на документе вышестоящим  начальником и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. В ОАО «АВТОВАЗ» принято наносить резолюцию пастой, отличающейся по цвету от основного текста. Резолюция может оформляться как на отдельном листе, так и на самом документе.

    Текст документа оформляется в виде текста, анкеты, таблицы или в  виде соединения этих структур.

    Графы и строки таблицы должны иметь  заголовки. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы  таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

    В тексте документа, подготовленного  для ответа другим организациям или  при ссылке на документы ранее  изданные указывают их реквизиты: наименование документа, дату документа, регистрационный  номер и дату.

    Если  текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбить на разделы или пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

    В распорядительных документах изложение  текста идет от первого лица единственного  числа (приказываю, предлагаю).

    Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, постановили).

    При наличии приложений, указывают о  его наличии в конце текста таким образом: Приложение на 2-х страницах. При этом каждое приложение должно располагаться на отдельной странице.

    В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка  подписи (инициалы и фамилия).

    Наименование  должности печатается от левой границы  текстового поля. Инициалы и фамилия  помещаются у правой границы на расстоянии не менее 12 см от левой границы текстового поля на одной (или последней) строке с наименованием должности.

    Если  документ подписан исполняющим обязанности  должностного лица, то перед наименованием  должности ставится аббревиатура И.о. Также часто практикуется, что перед наименованием должности ставится косая черта (что категорически запрещено по ГОСТу).

    Гриф  согласования документа состоит  из слова СОГЛАСОВАНО, должности  лица, с которым согласовывается  документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования и располагается в левом нижнем углу документа под подписью от левого поля или на отдельном листе согласования.

    Отметка об исполнителе включает фамилию  исполнителя документа и номер  его телефона. Нередко также указывается  должность исполнителя. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

    Утверждению генерального директора ОАО «АВТОВАЗ»  подлежат:

• акты (проверок и ревизий, приема выполненных работ, законченных строительством объектов, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций и т.д.);
• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т. д.);
• инструкции (по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т. д.);
• планы (производственные, выполнения работ и мероприятий, внедрения новой техники и т. д.); программы (проведения работ и мероприятий, прибывания делегаций);
• расчеты стоимости оборудования, материалов и изделий; сметы;
• структура и штатная численность; штатные расписания и изменения к ним;
• директивы на проведение переговоров; отчеты (о результатах командирования, выполнения работ и т. д.).

    Перечень  документов, на которые ставится круглая  гербовая печать ОАО «АВТОВАЗ»:

• акты (выполненных работ, монтажа оборудования);
• доверенности на право действовать от имени общества;
• договоры;
• типовые договоры, соглашения, договорные письма, гарантийные письма, спецификации, оформленные в установленном порядке;
• протоколы согласования цен;
• архивные справки о реорганизации Общества и о трудовом стаже;
• справки о средней заработной плате в центр занятости, для получения ссуды в банке;
• заверение копий документов Общества
• списки работников ОАО «АВТОВАЗ» на реализацию автомобилей и запасных частей;
• почетные грамоты и благодарности по приказам президента-генерального директора ОАО «АВТОВАЗ»;
• извещение о зачислении на специальный воинский учет для общего и специального учета.¹

    Оттиск  печати ставится так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати. Оттиск возможно размещать, не задевая подписи, на свободном месте.² 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

II. Типы и виды документов ОАО «АВТОВАЗ» 

1. Организационные документы

    Проекты организационных документов ОАО «АВТОВАЗ» разрабатываются в двух экземплярах, рабочем (визовом) и подписном, на основании указаний руководства Общества, а также в инициативном порядке структурными подразделениями по принадлежности.

    На  оборотной стороне последнего подписанного листа организационного документа исполнителем печатается на свободном от виз месте, либо на отдельном листе, реестр рассылки, который визируется в Секретариате.

    Проекты организационных документов визируются: руководителями (заместителями руководителей) заинтересованных структурных подразделений; советниками генерального директора, руководителем Секретариата; вице-президентами, отвечающими за указанные в проекте документа вопросы и деятельность подразделения-исполнителя; начальником юридического управления.

    Организационные документы, устанавливающие общеобязательные для большинства подразделений нормы, утверждаются генеральным директором, а конкретизирующие отдельные вопросы организации деятельности Общества — вице-президентами согласно их компетенции. 

Устав

    Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

    В Устав ОАО «АВТОВАЗ» входит следующий  состав реквизитов:

• эмблема ОАО «АВТОВАЗ»;
• полное наименование Общества;
• справочные данные организации;
• наименование документа (УСТАВ);
• место издания;
• гриф утверждения (УТВЕРЖДЕНО);
• текст.

    Структура текста и его содержание определены разработчиками Устава. В разделы  Устава ОАО «АВТОВАЗ» включены:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (где определены цели и задачи ОАО «АВТОВАЗ»);
2. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи);
3. РЕГЛАМЕНТ ОАО «АВТОВАЗ» (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц);
4. ФИНАНСОВО-МАТЕРИАЛЬНАЯ БАЗА (размеры основных и оборотных средств, их источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);
5. ОТЧЕТНАЯ И РЕВИЗИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ;
6. ПОРЯДОК ЛИКВИДАЦИИ ОАО «АВТОВАЗ».

Положение

    Положение – правовой акт, устанавливающий статус, задачи и функции конкретного подразделения, а также регламентирующий какую-либо сферу деятельности или порядок действий конкретных должностных лиц Общества в той или иной ситуации.

    Исполнитель составляет текст положения. Положение  подписывает руководитель структурного подразделения (его деятельность регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение), и разработчик.

    Датой положения является дата утверждения  документа, если в тексте не указана  другая дата.

    Положение включает в себя следующие разделы: общие положения; порядок найма и высвобождения работников ОАО «АВТОВАЗ»; обязанности персонала; обязанности администрации; рабочее время и его использование; поощрения за успешные результаты работы; ответственность персонала за нарушение трудовой дисциплины. 

Инструкция

    Инструкция  – документ, который нормативно определяет основные виды служебной  деятельности и работу конкретных категорий  сотрудников, технологию и методы решения  организационных, административно-хозяйственных, финансовых и иных вопросов деятельности Общества.

    Должностная инструкция имеет унифицированную  форму и одинаковую для всех должностей структуру текста. Она оформляется  на общем бланке.

    Инструкция  состоит из нескольких разделов:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и на-значение на нее).
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ (виды работ, выполняемые сотрудником).
3. ПРАВА (права работника).
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ (конкретно указывает на то, за что работник несет ответственность).

    Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений совместно  с отделами кадров или специалистами  по работе с персоналом.

    Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения.

    Инструкции по безопасности труда оформляют отделы охраны труда и техники безопасности. 

Штатное расписание

    Штатное расписание — документ, который  определяет структуру организации  и численность должностей каждого  наименования в конкретных структурных  подразделениях и в целом в организации.

    В ОАО «АВТОВАЗ» штатное расписание составляется и утверждается по состоянию  на 1 января ежегодно. Примерная форма  штатного расписания выглядит следующим  образом:

                                             УТВЕРЖДАЮ

                                             Штат  в количестве         должностей

                                             (подпись руководителя подразделения)

                                             «____»___________20___г. 
 
 
 

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

на________________20___год

                               ^{(дата, месяц, год)}

                           __________________________

                              ^{(полное  наименование подразделения)}