СОДЕРЖАНИЕ 

РАЗДЕЛ 1. Структура учреждения «Государственный Архив Рязанской Области»……………………………………....……..........................................................4 
 

РАЗДЕЛ 2. Требования к изготовлению информационно-справочной документации…………………………………………….………………….....................8 

   2.1. Акт…………………………………………………………………………..............8 

   2.2. Протокол………………………………………….…………………………….…11 

   2.3. Докладная записка …………………………………………...…………………..14 

   2.4. Объяснительная записка…………………………………...…………………….16 

   2.5. Служебная записка……………………………………………….………………17 

   2.6. Письмо…………………………………………………………………………….18 

   2.7. Справка……………………………………………………………………………22 

   2.8. Телеграмма………………………………………………………………………..24 

   2.9. Факс………………………………………………………………………………..27 

   2.10. Отзыв……………………………………………………………………………..28 
 

РАЗДЕЛ 3. Практическая часть «Оформление документов

 по управленческой  деятельности»……………………………………………..……...29 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ..………………………………………………………………….........51 
 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………….........52 
 
 
 
 
 
 
 
 

РАЗДЕЛ 1

СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ 

«Государственный Архив Рязанской Области» 

    Данная  письменная работа написана на основании  производственной практики, в учреждении «Государственном Архиве Рязанской Области». Данные по этому предприятию были заполнены с 1 сентября 2009 по 30 июня 2010 гг.

Тема  моей работы «Оформление информационно-справочной документации» является актуальной в настоящее время. В работе секретаря знание и умение правильного оформления каких-либо документов необходимо, ведь не одна организация не обходится без разного вида документов.

 Целью  курсовой работы является изучение  основных правил документирования  деятельности государственных учреждений. Основные задачи курсовой работы:

- анализ  основных правил составления  и оформления документов в соответствии с действующими стандартами России;

- изучение  основных правил документирования  в управленческой деятельности  учреждений;

Успешная  деятельность любого предприятия невозможна без умения работы персонала с  документами.

    Цель  моей практики – обретение навыков по моей профессии и проверке знаний на практике.

    Помещение, где находится секретарь, оснащено оргтехникой: ПК, факсом, принтером  и копировальным аппаратом, которые  помогают быстро обрабатывать документацию.  Так же рядом с местом секретаря находится телефон, которым он пользуется по мере необходимости, отвечает на звонки. Удобное, современное рабочее место позволяет использовать все знания и навыки, полученные за время обучения. 
 
 
 
 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ

1. Общая часть

  1.1. Секретарь является техническим исполнителем по обеспечению и          обслуживанию работы своего непосредственного руководителя.

  1.2. Секретарь административно подчинен руководителю предприятия, а методически – начальнику канцелярии.

  1.3. На должность секретаря назначаются лица, имеющие среднее образование, а также окончившие курсы секретарей и работы на персональном компьютере.

  1.4. Секретарь назначается от занимаемой должности руководителя предприятия по согласованию с начальником канцелярии.

Секретарь в своей деятельности руководствуется:

  - уставом данной организации; приказами и директивными материалами по организации;

  - инструкций по документационному обеспечению управления;

  - правилами пользования средствами механизации и автоматизации управленческого труда;

  - нормами орфографии и пунктуации;

  - правилами внутреннего трудового распорядка;

  - настоящей должностной инструкцией.

2.  Основные  задачи и обязанности 

  2.1 Основной задачей секретаря является обеспечение правильного и своевременного выполнения возложенных на него поручений.

  2.2    Для выполнения этой задачи секретарь обязан:

  -     обеспечить рабочее место руководителя всем необходимым для работы;

  - просматривать, проставлять входящий номер и дату поступления корреспонденции и передавать на доклад руководителю;

  -     регистрировать на карточке поступающую корреспонденцию с

   резолюцией руководителя и передавать  исполнителям; 

  - вести  контроль за исполнением документов и докладывать руководителю

    о невыполнении их в срок;

  - регистрировать  исходящую корреспонденцию, проверять  наличие  

     приложений, правильность их выполнения в срок;

  - принимать  и передавать телефонограммы;

  - давать  справки в устной форме по документам, проходящим через

   секретарит;

  - подшивать  исполненные документы в дела  согласно номенклатуре дел;

  - печатать  на пишущей машинке, персональном  компьютере тексты 

   объемом не более 2-3 страниц;

  - подготавливать  и оформлять законченные документы для сдачи в архив;

  - давать  сведения в отдел кадров о  явке на работу работников 

    аппарата управления.                                                  

3. Права

  3.1 Секретарь имеет право 

  - не  печатать большие по объему  тексты без указания на это

   руководителя;

  - не  принимать от исполнителя материалы  в печать, оформленные 

   не в соответствии с инструкцией по документационному

    обеспечению   управления и с отступлениями от требований ГОСТ  РФ 6.30-2003. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

РАЗДЕЛ  2

ТРЕБОВАНИЯ  К ИЗГОТОВЛЕНИЮ

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

2.1. АКТ

      АКТ – (от лат. actus — действие) — это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами.

      Акт составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий:

• сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
• обследования (состояние техники, безопасности труда,

                          противопожарной безопасности, условий труда,

                          результатов деятельности);

• испытаний (образцов);
• приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
• приема-передачи (дел,   средств и иных ценностей);
• расследования аварий, несчастных случаев;
• уничтожению документов и др.

      Акт может содержать  выводы, рекомендации, предложения его  составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

      Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения).

      Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

      Акт может иметь гриф согласования. Текст  акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). 

      Во  вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

     В констатирующей части  текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

       При необходимости акт может иметь  заключительную часть,                    которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

     При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста.

     В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или  практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.

     Акт подписывают все лица, принимавшие  участие в его составлении (должности  не указывают). Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять  на отдельном листе и прилагать к акту.

     С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они  касаются. При этом проставляют согласующую  отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).

     При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются».

          Акт составляется на основе  черновых записей, которые ведутся  во время работы комиссии или  группы лиц и содержат фактические  данные, количественные показатели  и другие сведения.

      Акты  оформляют на общем бланке или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией). Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке. 
 

      Обязательными реквизитами акта являются: название подразделения, отдела, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения. Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы). Реквизиты отделяют друг от друга 1,5 - 3 интервалами.

      В необходимых случаях (если этого  требуют нормативные документы) акты утверждаются директором. Акты хранятся постоянно.

      2.2. ПРОТОКОЛ

     ПРОТОКОЛ – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

     Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее  напечатано в типографии или на обычных  листах бумаги формата А4.

     Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

     Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

     Постоянная  информация связана с употреблением  устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти  слова пишут с большой буквы от начала левого поля.

     К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря  и присутствующих. Их пишут со 2-го положения табулятора (29-е деление  на линейке печатной машины или после 16 ударов от левого поля на ПК)

     Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках – регистрационный лист прилагается.

     К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок  их оформления такой же, как и  членов коллегиального органа.

      Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора). С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

      Основная  часть протокола строится по схеме: слушали - выступили – постановили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности.

      Слова – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут прописными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препирания.

     Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер  вопроса в повестке дня, если обсуждают  несколько вопросов.

     С красной строки пишут инициалы и  фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой  буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст документа представлен докладчиком или стенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: «Доклад прилагается».

     После слова ВЫСТУПИЛИ с красной  строки пишут инициалы и фамилии  выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать название должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица – «я осуществляю…», от третьего лица – «Петров сказал, что…», безотносительно к лицу говорящего – «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличной форме – «Ивановым было предложено…».

     Если  выступающий предоставляет текст  выступления, то после тире указывают  – «Выступление прилагается».

     Вопросы и ответы фиксируют в разделе  ВЫСТУПИЛИ. Слова – вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

     Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словами ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора – левое поле).

     Постановляющую  часть строят по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

     Протокол  может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь  ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.

     При выборах в протоколе указывают  результаты голосования по каждой кандидатуре.

     Если  к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола – Заседание… стенографируется. Стенограмма прилагается.

     Протокол  подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласно с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель и члены президиума.

      Обязательными реквизитами протокола  являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

      В заголовке к протоколу  указывается  название коллегиального органа или заседания. Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа.

     Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и через тире, окончания  заседания.

     Номер протокола – порядковый номер, который проставляется в течение календарного года. 
 
 
 
 

2.3. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

     ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

     В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

     В зависимости от адресата докладные записки подразделяются на:

• внутренние   -    действуют внутри организации;
• внешние -  направлены в вышестоящие или другие организации.

       Внутренние  докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности подразделения.

     Внутренние  записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

     Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4, подписывает их руководитель организации. Датой документа считается дата ее подписания.

     Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.

     Обязательными реквизитами докладной  записки являются: наименование и эмблема подразделения (для внутренней – наименование отдела); наименование вида документа; дата и номер; место составления (для внешней докладной записки); адресат; подпись.

      Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:               в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая  часть в докладной записке  может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

      Внутреннюю  докладную записку подписывают  составитель (если она представляется руководителю отдела) и руководитель отдела (если она представляется директору  или главному инженеру); внешнюю  докладную записку подписывает  директор. 
 
 
 
 
 
 
 
 

      2.4. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

     ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ  ЗАПИСКА — документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

      Объяснительная  записка  оформляется   на   стандартном  листе   бумаги  и

адресуется  конкретному должностному лицу.

      Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного отдела, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, подпись. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

      Текст объяснительной записки состоит  из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительную записку подписывает     ее   составитель. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      2.5. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

      СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА — это информационно-справочный документ внутренней деловой переписки, принятый в компании.

      Написание служебных записок осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками, которые не находятся в прямом подчинении. Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного сотрудника, решение которых зависит от другого структурного подразделения компании либо сотрудника. Например, просьба о чем-либо, предложение чего-либо и другое или просто какое-то объявление, инструкция, извещение и прочее.

      Служебная записка оформляется на стандартном  листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.

      Обязательными реквизитами служебной  записки являются: наименование структурного отдела, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, подпись. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.                   

      Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

      Служебную записку подписывает специалист или руководитель отдела. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      2.6. ПИСЬМО

     ПИСЬМО – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях.

     Письмо  используют в том случае, когда  невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

     Существует  много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

     Письма оформляют на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1 или 1,5 интервал). Название вида документа – письмо – не пишут.