Трудовые книжки. 2

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Трудовая книжка - один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. С 15 января 1939 г. до настоящего времени трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. 
    Однако далеко не все руководители негосударственных организаций уделяют должное внимание этому документу, а многие молодые работники не знают о его роли при установлении трудового стажа и зачастую считают его необязательным. Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило, отсутствуют кадровые службы и нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления, в том числе без использования бланка установленного образца. 
    Цель:  рассмотреть правила заполнения и ведения трудовых книжек.

Задачи: рассмотреть подготовку к ведению трудовых книжек и вкладышей к ним, а так же заполнение трудовых книжек, раздел «Сведенья о работе», раздел «Сведенья о награждениях», дубликат из трудовой книжки, выписку из трудовой книжки, изучить оформление титульного листа.

1.  ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

1.1. Подготовка к ведению трудовых книжек и вкладышей к ним

Приступая к работе с  трудовыми книжками, отвечающий за их ведение сотрудник должен прежде всего решить следующие основные вопросы.

Во-первых, принять по соответствующему акту трудовые книжки рабочих и служащих, имеющиеся в наличии в кадровой службе.

Во-вторых, проверить  наличие и правильность ведения  книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге  должны быть зарегистрированы все трудовые книжки рабочих и служащих, полученные от них при поступлении на работу, а также оформленные им впервые.

В-третьих, проверить  наличие и сохранность трудовых книжек работников. При выявлении  фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины  их отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине администрации предприятия; невозвращение трудовых книжек работниками, получившими их на руки для собственных нужд под расписку, и т. п.).

Для розыска отсутствующих документов создается комиссия, результаты работы которой оформляются актом с указанием проведенных мероприятий и сделанных выводов.

В-четвертых, проверить  наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Количество бланков определяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров и характеристик принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, которым трудовая книжка должна быть оформлена впервые).

Запасные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должны храниться не в кадровой службе, а в бухгалтерии (у кассира) и быть оприходованы как документы строгой отчетности в специальной приходно-расходной книге.

В приходно-расходную  книгу вносятся все операции, связанные  с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка.

Предъявление  трудовой книжки при поступлении  на работу является обязательным для  рабочих и служащих, т. к. прием  на работу без трудовой книжки не допускается. Если трудовая книжка у гражданина отсутствует, требуется "предъявить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией...». Однако в современных условиях получение такой справки не всегда возможно, а "последним занятием" бывшего школьника, студента или военнослужащего может быть и длительный поиск работы по трудовому договору, и работа по гражданско-правовым договорам, не сопровождающаяся оформлением трудовой книжки, и работа у работодателей - физических лиц, которым не разрешено вести трудовые книжки лиц, работающих у них по трудовому договору.

В подобных случаях представляется вполне логичным предъявление гражданином  любого имеющегося у него документа  о трудовой деятельности вместо отсутствующей трудовой книжки или справки с места жительства. При этом трудовой стаж гражданина может подтверждаться: договорами подряда или договорами, справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонда.

Оформление дубликата  по последнему месту работы согласно требованиям Инструкции  бывает возможно не всегда. Оказавшийся в  такой ситуации гражданин, очевидно, не сможет предъявить ничего, кроме письменных объяснений своих жизненных обстоятельств (например, в форме заявления с просьбой оформить трудовую книжку и указанием причин ее отсутствия).

Таким образом, принимая граждан на работу, специалист кадровой службы сталкивается с двумя противоположными ситуациями: либо трудовая книжка есть и тогда необходимо проверить ее заполнение на соответствие установленному порядку, либо трудовая книжка отсутствует и тогда нужно ее оформить.

Трудовая книжка является сложным по составу информации документом и включает следующие элементы: обложку, титульный лист, содержательную часть (сведения о работе, награждениях, поощрениях, назначении пенсии).

Обложка трудовой книжки имеет не только защитную, но и информационную функции: на внутреннюю сторону обложки выносят сведения об изменениях в записях, сделанных на титульном листе. Следует подчеркнуть, что Инструкция  говорит именно об изменении личных данных работника по определенным причинам, а не об их исправлении из-за допущенных при заполнении титульного листа ошибок.  Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним уничтожаются путем сожжения на основании соответствующего акта.

2. Заполнение трудовых книжек

   Трудовые книжки ведутся  на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации свыше пяти дней, в том числе на временных, сезонных, нештатных работников (если они подлежат государственному социальному страхованию), надомников, работников с неполным рабочим временем. При этом в трудовой книжке последних не отмечается, что они работают с неполным рабочим временем. 
     Трудовая книжка впервые заполняется в присутствии работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу. В течение всего периода работы трудовая книжка хранится в кадровой службе, а при увольнении выдается работнику.

В нее вносятся:

- сведения о работнике, то есть фамилия, имя, отчество, дата рождения, (на основании сведений паспорта) образование, профессия, специальность (на основании диплома), квалификация;

- сведения о работе, то есть прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение со ссылками на соответствующие приказы; 
   - сведения о поощрениях и награждениях;

- сведения об открытиях, на которые имеются у работника дипломы об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Следовательно, трудовая книжка отражает всю оплачиваемую трудовую деятельность работника и является основным документом о его трудовой деятельности. По трудовой книжке исчисляется общий, специальный и непрерывный стаж работника.  

Все сведения в трудовую книжку заносятся без сокращения - полностью. Фамилия, имя, отчество и  дата рождения работника указываются  на основании паспорта, образование (общее и специальное) - на основании соответствующего документа, профессия и специальность также указываются на основании документа. Все изменения в этом заносятся в трудовую книжку на основании соответствующих документов по последнему месту работы.

Трудовые книжки оформляются на русском языке. На территории республик в составе РФ, которые имеют второй государственный язык, трудовые книжки могут заполняться на двух языках.

Записи в трудовой книжке производят аккуратно перьевой, шариковой или гелевой ручкой-роллером светостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

Форма трудовой книжки и  вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства РФ.

Трудовая книжка состоит  из обложки, титульного листа, разделов "Сведения о работе" и "Сведения о награждениях". На обложке и титульном листе помещено изображение Государственного герба Российской Федерации. Каждый раздел имеет 10 разворотов. На каждой четвертой странице указаны серия и номер трудовой книжки.

Вкладыш в трудовую книжку состоит из титульного листа и  разделов "Сведения о работе", "Сведения о награждениях". На титульном листе помещены изображение  Государственного герба Российской Федерации и надпись: "Вкладыш  в трудовую книжку (вкладыш без трудовой книжки недействителен)". Раздел "Сведения о работе" имеет 9 разворотов, раздел "Сведения о награждениях" - 8.

Изготовление бланков  трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков - Объединением "ГОЗНАК" Минфина России.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую  степень защиты.¹

3. Оформление титульного листа

Титульный лист (первая страница) трудовой книжки оформляется кадровой службой по первому месту работы. В небольших организациях, где кадровой службы нет, трудовую книжку оформляет лицо, назначенное работодателем и отвечающее в организации за оформление трудовых книжек. Возможно оформление трудовой книжки и самим работодателем.

Титульный лист содержит сведения о работнике: фамилию, имя  и отчество, дату рождения, данные об образовании, профессии, специальности. Кроме того, на титульном листе  проставляется дата заполнения трудовой книжки

Фамилия, имя и отчество записываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Основанием для заполнения этих данных, а также даты рождения является паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (например, военный билет, заграничный паспорт, водительские права). Дата рождения записывается полностью (число, месяц, год). Данные об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном, послевузовском профессиональном) указываются только на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.).

Сведения о незаконченном  среднем или незаконченном высшем образовании кадровая служба имеет  право вносить только при предъявлении работником надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.).

Профессия и/или специальность  записываются в трудовой книжке на основании соответствующих документов об образовании, квалификации или наличии  специальных знаний.

Сведения, вынесенные на титульный лист, заверяются подписью работника и подписью лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, а также печатью организации (отдела кадров). Подпись работника заверяет правильность внесенных записей.

Действующими правилами  исправление ошибок, допущенных при  оформлении трудовой книжки, на титульном листе не предусмотрено.

Если при заполнении титульного листа сотрудником кадровой службы допущена ошибка, книжка подлежит списанию и последующему уничтожению. Стоимость бланка трудовой книжки в  этом случае оплачивается работодателем. Уничтожение бланков трудовых книжек оформляется актом.

По мере изменений  данных о работнике кадровая служба обязана внести их в титульный  лист трудовой книжки. При изменении  фамилии, например, в связи со вступлением  в брак (или расторжением брака), работник предоставляет кадровой службе (или лицу, ответственному за работу с трудовыми книжками в организации) документ, подтверждающий этот факт. Изменения вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается фамилия (чтобы прежняя запись легко читалась) и ниже строчкой вписывается новая фамилия.

В таком же порядке  вносят изменения имени, отчества и  даты рождения.

Ссылки на документы - основания для исправлений делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью руководителя организации (его заместителя) и печатью организации (отдела кадров).

Обязательное условие  правомочности внесенных изменений - это ссылка на документ, подтверждающий факт изменения фамилии (имени, отчества, даты рождения). Ссылки проставляются  на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя организации (его заместителя) или специально уполномоченного лица по работе с трудовыми книжками и печатью организации (отдела кадров).

4. Раздел «Сведенья о работе»

Раздел "Сведения о работе" является основным разделом трудовой книжки, так как содержит сведения о всех организациях, в которых работал работник, занимаемых им должностях и периодах работы. Ошибки, допущенные при заполнении этого раздела, зачастую приводят к тому, что органы Пенсионного фонда РФ при назначении пенсии не засчитывают отдельные периоды работы в трудовой стаж.

Этот раздел представлен  в трудовой книжке в виде таблицы, в которую кадровые службы вносят данные о трудовой деятельности и  трудовом стаже работника. До занесения сведений о работе в этот раздел трудовой книжки могут быть внесены со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов сведения:

а)      о времени военной службы, а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

б)      времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

При приеме на работу в  разделе "Сведения о работе" обязательно оформляется запись о наименовании организации. В графе 3 записывается полное наименовании организации, которое должно соответствовать официально установленному наименованию, закрепленному в учредительных документах данной организации. При наличии в учредительных документах сокращенного наименования, оно записывается ниже строчкой. Записи о названии организации и изменении названия организации не нумеруются.

Запись о приеме оформляется  следующим образом:

-  действие - принят(а), назначен(а);

-  наименование структурного подразделения (если условие о конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного);

- должность, специальность, профессия,  квалификация. Записи о наименовании  должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации вносятся в трудовую книжку, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случаях если в соответствии с федеральными законами выполнение работы по определенной должности, специальности или профессии связано с предоставлением льгот либо наличием ограничений, наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке  в квалификационные справочники  и штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

В раздел "Сведения о  работе" в обязательном порядке  вносятся также сведения:

-  о присвоении работнику новых разрядов, классов или категорий;

-  установлении второй и последующих профессий, специальностей или квалификаций.

-  Оформление записи об увольнении имеет ряд существенных особенностей. Запись в трудовую книжку об увольнении делается в день увольнения. Днем увольнения считается последний день работы.

-  Помимо указания порядкового номера записи, даты увольнения, формулировки приказа и ссылки на него в запись включают ссылку на пункт и статью ТК РФ о причинах прекращения трудового договора. Записи должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона.

-  Правила ведения и хранения трудовых книжек устанавливают порядок оформления ссылки на ТК РФ.

При прекращении трудового  договора по основаниям, предусмотренным  ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев  расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в записи об увольнении делается ссылка на соответствующий пункт этой статьи. В Трудовом кодексе РФ п. 1 ст. 77 предусматривается расторжение трудового договора по соглашению сторон. Порядок и состав документов, которые сопровождают расторжению трудового договора по этому основанию не установлен законодательными и нормативными документами. На практике сложились два варианта оформления:

-     документом - основанием для расторжения трудового договора по соглашению сторон является, заявление работника и резолюция руководителя. И в заявлении и в резолюции должно быть отражено достигнутое соглашение;       

-     соглашение сторон, включающее договоренность работодателя и работника, дату прекращения договора, обязанность работодателя (например, о выплате компенсаций, выдаче трудовой книжки и др.). Таким образом, ссылка в записи об увольнении в трудовой книжке на  возможна, только когда увольнение происходит на основании документов, подтверждающих достигнутое соглашение.

5. Раздел "Сведения о награждениях"

В раздел "Сведения о  награждениях" вносятся следующие  данные:

а)  о награждении государственными наградами, в т. ч. о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б)  награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в)  других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Согласно Инструкции в раздел "Сведения о поощрениях" трудовых книжек вносились сведения о поощрениях за успехи в труде, применяемых  трудовым коллективом, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой предприятия, занесение в Книгу почета и др.). Однако с 1 февраля 2002 г. работодатель должен вносить не все сведения о поощрении работника, как это было раньше, а только сведения о его награждениях. Порядок внесения сведений о награждениях:

• в графе 3 в виде заголовка - наименование предприятия (или проставляется штамп с его наименованием);
• ниже в графе 1 - порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии);
• в графе 2 - дата награждения;
• в графе 3 - кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
• в графе 4 - на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа. При увольнении работника все записи о работе, награждениях внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров.

Записи о премиях, предусмотренных  системой оплаты труда или выплачиваемых  на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

-  В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждениях" трудовой книжки зачеркивание, забеливание, заклеивание внесенных ранее неточных или неправильных данных не допускается. Также не допускается исправление записей на полях.

1.6. Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки заполняется и ведется в соответствии с действующими правилами о порядке ведения трудовых книжек. Действующими правилами работы с трудовыми книжками предусмотрено несколько случаев выдачи дубликата – копии имеющей силу подлинника. К ним относятся случаи потери трудовой книжки работником, внесения в нее кадровой службой ошибочных сведений, массовой утраты трудовых книжек работодателем. Основанием для выдачи дубликата трудовой книжки являются такие документы, как трудовые договоры с отметками об их исполнении, справки, а также выписки из приказов, личных дел, личных карточек по форме № Т-2, лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы и другие, подтверждающие наличие трудового стажа.

Документы, предоставляемые  в копиях, должны быть соответствующим образом заверены.

7. Выписка из трудовой книжки

Выписка из трудовой книжки оформляем в виде ее ксерокопии, и каждый ее лист заверяется работником отдела кадров по следующей форме: "ВЕРНО: должность, личная подпись, инициалы, фамилия работника кадровой службы и печать организации.

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

С целью учета  трудовых книжек, а также бланков  трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную  книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета  движения трудовых книжек и вкладышей  в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием  и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. 
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей     в них. 
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. 
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании  каждого месяца лицо, ответственное  за ведение трудовых книжек, обязано  представить в бухгалтерию организации  отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о  суммах, полученных за оформленные  трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. 

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Работодатель  обязан постоянно иметь в наличии  необходимое количество бланков  трудовой книжки и вкладышей в  нее. 
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. 
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.²

3. ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА И

СОБЛЮДЕНИЕ  ПРАВИЛ ОХРАНЫ ТРУДА

3.1. Организация рабочего места

Организация рабочего места  секретаря руководителя формируется  исходя из анализа содержания его  деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и  направлена на проектирование оптимальной  организации рабочего места.

Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:

1) средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки,  бумага, карандаши, ластики и т.  п.);

2) средства составления  и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе – портативная пишущая машинка);

3) средства обработки  бумажных документов (склеивающие  и скрепляющие машины, конвертовскрывающее  и резательное оборудование, адресовальное  и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);

4) средства хранения  и поиска документов (картотеки  различного типа, шкафы и полки,  сейф);

5) средства связи (телефон,  радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной  сети, средства оперативной диспетчерской  связи, электронная почта, модем);

6) копировальные средства  и аппараты;

7) шредер для оперативного  уничтожения конфиденциальной информации;

8) офисная мебель и  оборудование.