Участие документа в развитии корпоративной культуры в социальных учреждениях

Участие документа в развитии корпоративной культуры в социальных учреждениях.

СОДЕРЖАНИЕ

Ведение

Глава 1.Теоритические аспекты  формирования корпоративной культуры в социальных учреждениях

    1. Что такое корпоративная культура
    2. Элементы корпоративной культуры
    3. Функции корпоративной культуры

 

Глава 2. Корпоративная культура социальных учреждений

    1. Что относится к корпоративной культуре социальных учреждений
    2. Корпоративная культура здравоохранения
    3. Корпоративная культура библиотеки

4. Глава 3.Формирование  корпоративной культуры городской  библиотеки.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ведение

   В дипломной работе будет рассмотрена тема « Участие документа в развитии корпоративной культуры в социальных учреждениях » .

       Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, органов местного самоуправления, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.   

      Механизм развития корпоративной культуры социальных учреждений усиливает существующие в современной системе управления противоречия:

- между уровнем разработанности проблемы механизма развития корпоративной культуры и реализациями современной жизни, в котоҏыҳ осуществляется управленческая деятельность;

- между уровнем профессиональной комᴨетентности руководителей в вопросе реализации механизма развития корпоративной культуры и уровнем профессиональной комᴨȇтентности в этом же вопросе сᴨȇциалистов по организационному консультированию;

- между разработанными  психологической наукой технологиями  реализации руководителем механизма  развития корпоративной культуры  и конкретными способами осуществления  данного механизма, применяемыми  руководителями в управленческой  практике.

       В работах российских ученых корпоративная культура расматривалась в связи с технико-технологической фазой развития организации (20-е гг.) - начало построения индустриального производства в СССР, разработка системы НОТ и научных основ рационализации и управления (А.А. Богданов, А.К. Гастев, П.И. Керженцев, Е.Ф. Розмирович, А.А. Нольде, Н.А. Витке и др.).

      В настоящее время проблема корпоративной культуры наиболее активно исследуется психологией управления (Т.Ю. Базаров, Р.Л. Кричевский, Л.Г. Лаптев, В.Н. Марков, Ю.В. Синягин, и др.). По мнению социологов, воспроизводство общества и культуры в России сопровождается большим числом сбоев, ошибок, дисфункциональных процессов.

Тема корпоративной культуры социальных учреждений особенно актуальна сегодня в России, учитывая активное развитие социальных учреждений. Система взаимоотношений, норм, микроклимат появляются в социальных учреждениях в том или ином виде. В будущем должно распространиться сознательное формирование корпоративной культуры социальных учреждений.

       Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и самоуправление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Известно, что контролирующие органы судят о качестве работы организации в значительной мере по состоянию ее документации, поскольку документация любой организации является ее зеркалом, ее летописью.

Особое внимание к этой сфере обусловлено тем, что переход России к рыночным отношениям, коренным образом изменив характер деятельности предприятий, наполнил новым содержанием и всю их деловую корреспонденцию.

Работа с документацией – основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.п.

Документационное обеспечение необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями столь существенны, что значение их организации становится первостепенным. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа – приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. – имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам.

Хозяйственная деятельность предприятия фиксируется в контрактах, договорах, переписке; распорядительная деятельность директора – в приказах, распоряжениях по основным направлениям деятельности и по персоналу; работа ревизионных комиссий – в актах и т.д.

В документах закрепляются производственные отношения как внутри предприятия, так и его отношения с другими предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Именно наличие необходимых документов, оформленных в соответствии с правилами документирования, значительно смягчает напряженность, возникающую при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами, а также при проверках со стороны налоговой службы.

Поскольку делопроизводство является неотъемлемой частью управленческого труда, возникает необходимость качественной и быстрой обработки информации, которая может быть обеспечена только при условии оснащения рабочего места руководителя современными средствами связи и современной компьютерной техникой.

В современных условиях значительного роста объема информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.

Вместе с тем недопустимо преуменьшение роли документирования, поскольку от работы с документами в значительной степени зависят оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии. Важнейшими задачами делопроизводства являются отражение производственной деятельности, рациональное использование документов в целях повышения эффективности управленческой деятельности.

Обработка и систематизация больших массивов документов – неотъемлемые элементы деятельности любой организации. Четко налаженное делопроизводство, организованное в соответствии с действующим законодательством и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, которые регламентируют работу с документами, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает защиту коммерческих интересов.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.

Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа – приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. – имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам.

Объектом исследования является участие документа в развитии корпоративной культуры в социальных учреждениях.

 Предметом исследования является документационное обеспечение

 Цель дипломного проекта – проанализировать состояние и перспективы участия документа в развитии корпоративной культуры ЦБС «библиотеки №5".

 

  Реализация этой цели предполагает решение следующих задач:

– рассмотреть историю создания, функции и структуру ЦБС «библиотеки №5".

 

– проанализировать делопроизводственную и специальную документацию социального учреждения;

– показать порядок работы с документами;

– предложить направления и методы совершенствования ДОУ в развитии корпоративной культуры социальных учреждений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Глава 1. Теоретические аспекты формирования корпоративной культуры в социальных учреждениях.

Корпоративная культура — совокупность моделей поведения, которые приобретены организацией в процессе адаптации к внешней среде и внутренней интеграции, показавшие свою эффективность и разделяемые большинством членов организации. Компонентами корпоративной культуры являются:

  • принятая система лидерства;
  • стили разрешения конфликтов;
  • действующая система коммуникации;
  • положение индивида в организации;
  • принятая символика: лозунги, организационные табу, ритуалы.

 

Термин «корпоративная культура» появился в XIX веке. Он был сформулирован и применен немецким фельдмаршалом Мольтке, который применял его, характеризуя взаимоотношения в офицерской среде. В то время взаимоотношения регулировались не только уставами, судами чести, но и дуэлями: сабельный шрам являлся обязательным атрибутом принадлежности к офицерской «корпорации». Правила поведения, как писанные, так и неписанные, сложились внутри профессиональных сообществ еще в средневековых гильдиях, причем нарушения этих правил могли приводить к исключению их членов из сообществ.

Обычно существующая в организациях корпоративная культура — сложный комплекс предположений, бездоказательно принимаемых всеми членами коллектива и задающих общие рамки поведения.

Современные руководители и управляющие рассматривают культуру своей организации как мощный стратегический инструмент, позволяющий ориентировать все подразделения и отдельных лиц на общие цели, мобилизовать инициативу сотрудников и облегчать продуктивное общение между ними. Они стремятся создать собственную культуру для каждой организации так, чтобы все служащие понимали и придерживались её. Современные организации, как правило, представляют собой поликультурные образования.

Корпоративная культура - сложный комплекс предположений, бездоказательно принимаемых всеми членами конкретной организации и задающих общие рамки поведения, принимаемые большей частью организации. Корпоративная культура проявляется в философии и идеологии управления, ценностных ориентациях, верованиях, ожиданиях, нормах поведения. Корпоративная культура регламентирует поведение человека и дает возможность прогнозировать его реакции в критических ситуациях.

Корпоративную культуру можно определить как систему норм поведения и ценностей, которые обеспечивают эффективное достижение целей организации, а также поднимают авторитет организации, увеличивая ее привлекательность для сотрудников, партнеров по бизнесу и инвесторов.

Наличие стройной системы ценностей и норм поведения позволяет организации создать единый вектор движения и развития компании ее сотрудников. Впрочем, грамотно внедренная корпоративная культура позволяет не только улучшить процесс внутренней коммуникации, но и обеспечивает лояльность сотрудников, помогает поддерживать командный дух коллектива, от которого порой зависит безопасность компании. С уходом сотрудника часто происходит утечка коммерческой информации, нередко имеют место ситуации, когда люди пытаются продать важные сведения. Так происходит почти всегда, за исключением случаев, когда сотрудник испытывает уважение и некоторую привязанность к работодателю, когда в компании есть мощная корпоративная культура, обеспечившая полноценную адаптацию сотрудника и возникновение у него чувства причастности к миссии компании, к ее успехам и достижениям.

Несмотря на актуальность темы корпоративной культуры, и ее очевидную выгодность для компаний лишь малое количество отечественных предприятий занимаются этим вопросом вплотную. Так, по данным различных исследовательских и аналитических агентств, только 10-15 % российских компаний занимаются формированием корпоративной культуры и имеют в своем составе специализированные департаменты.

Любая коммерческая организация, как и государство, только тогда сможет обеспечить создание и внедрение нужной ей корпоративной культуры, когда обеспечит вовлеченность в этот процесс большинства сотрудников компании. При этом важно отметить такой момент: компании, внедряющие корпоративную культуру только силами менеджмента, без учета мнения основной массы работников обязательно столкнутся с противодействием «низов». Как его преодолеть — вопрос риторический. Крупные вертикально интегрированные компании могут позволить себе идти напролом, поскольку имеют, как правило, необходимые для этого финансовые и административные ресурсы.  

Корпоративная культура организации складывается из ее элементов, которые подобно «кирпичикам» будучи грамотно подогнанными, друг к другу, создают прочный фундамент, на котором держится все здание. Если же каждый из элементов не находится в увязке с другими, то нарушается принцип системности и корпоративной культуры не получается, а выходит простая совокупность мероприятий, не имеющих общей цели. Кроме того, для каждой компании набор элементов корпоративной культуры должен быть индивидуализированный. Скажем введение строгого делового дресскода в компании, работники которой в основном занимаются креативом, однозначно приведет к уменьшению производительности труда и появлению внутрифирменных конфликтов.

        Нужно учитывать специфику организации. Для компании специализирующейся на управленческом консалтинге строгий деловой костюм для сотрудников весьма желателен, в то время как для творческих личностей рекламного агентства вряд ли столь необходим.

В то же время, несмотря на необходимость индивидуального подбора элементов корпоративной культуры для каждой компании есть и некоторый стандартный набор, который в одинаковой мере подходит всем организациям.

К таковым элементам можно отнести:

• Корпоративные издания (журнал, газета, бюллетень) ,

• Внутрифирменное обучение,

• Наставничество,

• Корпоративный музей,

• Наличие праздничных и знаменательных дат компании,

• Корпоративные праздники и вечеринки,

• Встречи руководства с коллективом, в том числе с рядовыми сотрудниками.

 

Любой элемент корпоративный культуры, который предполагается использовать должен быть осмыслен с тем, что бы иметь четкое представление о целях его включения в систему корпоративной культуры и ожидаемом эффекте. Отсутствие конкретной цели проведения корпоративного праздника, равно как и его сценария с привязкой к компании быстро превращает данный элемент корпоративной культуры в простые «посиделки», после которых в сознании сотрудников останется только мысль о хорошо проведенном времени. При этом не будет ни малейшей связи с компанией, которая предоставила такую возможность и профинансировала мероприятие.

Следует выделить ключевые моменты, на которые необходимо обратить внимание: 
 
• При разработке и внедрении корпоративной культуры важно участие не только HR-специалиста, но и ключевых сотрудников компании, во главе с топ-менеджментом.  
• Корпоративная культура это система норм и ценностей, а не простая совокупность отдельных ее элементов, мероприятий и стилевых атрибутов. • Внедряя корпоративную культуру нельзя допускать двойных стандартов, правила должны действовать для всех.  
• Необходимо разделить требования к сотрудникам на те, которые строго обязательны для исполнения и те, которые желательны.  
 
Также важно отметить, что корпоративная культура не является чем-то застывшим и неизменным.  
 
Поскольку основная ее цель способствование эффективной деятельности предприятия, корпоративная культура должна развиваться вместе с организацией и быть такой, какой она нужна в текущий момент времени.

Корпоративная культура явление сложное, имеющее не только свою структуру, но и обладающее рядом функций. Эти функции являются схожими с функциями культуры в целом.

Современные ученые отмечают, поли функциональность культуры, т.е. множественность функций культуры, среди которых можно установить наличие как полезных функций (с точки зрения повышения уровня адаптации индивида или общества к среде), так и вредных, препятствующих адаптации, как явных, так и латентных (скрытых).

Здесь представлены некоторые общие функции культуры:

- продуцирование и накопление  духовных ценностей; оценочно-нормативная  функция (на основе сравнения  реального поведения человека  с нормами культурного поведения, с идеалами; мы даем оценку, говорим  о позитивных и негативных действиях, гуманных и бесчеловечных, изящных и грубых, прогрессивных и консервативных);

- регламентирующая и регулирующая  функции культуры;

- познавательная функция (познание  имеет формы научного познания, обыденного познания, познания через  искусство, религиозного познания);

- смыслообразующая функция - участие культуры в определении человеком и социумом смысла жизни, смысла своего существования (в организации такую смыслообразующую функцию принято определять в миссии);

- коммуникационная функция - через  ценности, принятые обществом, нормы  поведения и другие элементы  культуры обеспечивается взаимопонимание  членов общества и их взаимодействие;

- функция общественной памяти, сохранения и накопления опыта  человечества;

- рекреативная функция - восстановление  духовных сил в процессе восприятия  или включения в культурную  деятельность.

Данные функции на уровне организации выполняет и корпоративная культура: воспроизводство лучших элементов накопленной культуры, продуцирование новых ценностей и их накопление; оценочно-нормативная функция (на основе сравнения реального поведения человека, группы, организации с нормами культурного поведения, с идеалами); регламентирующая и регулирующая функции культуры, т.е. применение культуры как индикатора и регулятора поведения; познавательная функция (познание и усвоение корпоративной культуры, осуществляемое на стадии адаптации работника, способствует его включению в жизнь коллектива, в коллективную деятельность, определяет его успешность); смыслообразующая функция: корпоративная культура влияет на мировоззрение человека, зачастую организационные ценности превращаются в ценности личности и коллектива либо вступают с ними в конфликт; коммуникационная функция - через ценности, принятые в организации, нормы поведения и другие элементы культуры обеспечивается взаимопонимание работников и их взаимодействие; функция общественной памяти, сохранения и накопления опыта организации; рекреативная функция - восстановление духовных сил в процессе восприятия элементов культурной деятельности организации возможно лишь в случае высокого нравственного потенциала корпоративной культуры и причастности работника к ней и разделения ее ценностей.

Ряд авторов (Кочеткова А.И.; Варнеке Х.Ю.) помимо вышеперечисленных выделяют другие функции корпоративной культуры:

1) является выражением индивидуальности  организации;

2) служит носителем организационного  здравого смысла, который чаще  всего проявляется в привычках;

3) способствует формированию коллективной  преданности организации (лояльности  или патриотизма работников);

4) служит психологическим гарантом  стабильности социальной системы  организации;

5) поддерживает управленческие  решения руководства организации  путем создания «поля» для  изменений;

6) формирует приверженность коллектива  организационным задачам;

7) укрепляет социальную стабильность;

8) служит механизмом, который формирует  и направляет отношения и поведение  сотрудников;

9) создает базу для творческого  развития личности в организации  и самой организации в целом.

Вывод: Корпоративная культура позволяет сформировать убеждения, закрепить формы поведения, необходимые для поддержки изменений.

Характер корпоративной культуры описывается системой признаков, заданных по трем основаниям.

1) Степень взаимоадекватности доминирующей иерархии ценностей и преобладающих способов их реализации. По этому основанию культуры можно подразделить на «стабильные» (высокая степень адекватности) и «нестабильные» (низкая степень адекватности). Стабильная характеризуется отчетливо заданными нормами поведения и традициями. Нестабильная отсутствием четких представлений об оптимальном, допустимом и недопустимом поведении, а также «колебаниями» социально - психологического статуса работников.

2) Степень соответствия иерархии  личных ценностей каждого из  сотрудников и иерархической  системы внутригрупповых ценностей. По этому основанию выделяются  «интегративная» (высокая степень  соответствия) и «дезинтегративная» (низкая степень соответствия). Интегративная характеризуется единством общественного мнения и внутригрупповой сплоченностью. Дезинтегративная - отсутствием единого общественного мнения, разобщенностью и конфликтностью.

3) Содержание доминирующих в  организации ценностей. По этому  основанию корпоративная культура  организации может быть подразделена  на «личностно-ориентированную» и «функционально - ориентированную». Личностно-ориентированная - фиксирует ценности самореализации и саморазвития личности сотрудника и посредством осуществления его профессионально-трудовой деятельности. Функционально-ориентированная - ценность реализации функционально заданных алгоритмов осуществления профессионально-трудовой деятельности и статусно определенных моделей поведения [16, с.78-79].

В зависимости от характера влияния корпоративной культуры на общую результативность деятельности предприятия можно выделить «позитивную» и «негативную» корпоративную культуру. Позитивная - стимулирует результативность деятельности предприятия (ее признаки: личностно-ориентированная: интегративная, стабильная) либо его развития (личностно-ориентированная: интегративная, нестабильная). Негативная - препятствует эффективному функционированию предприятия и его развития (ее признаки: функционально-ориентированная; дезинтегратианая; стабильная, либо нестабильная).

Позитивная корпоративная культура фиксирует ценность профессионально-трудовой деятельности как способа реализации ценности саморазвития и субъектности, а также ценность предприятия как условия реализации такого рода способа.

Негативная - отражает ситуацию, когда деятельность на конкретном предприятии в различной степени выгодна, однако, не ценна для сотрудника с точки зрения его саморазвития и самореализации [20, с.45].

Позитивная культура характеризуется следующими положениями:

1. Восприятием сотрудником себя  как субъекта, чья профессионально-трудовая  деятельность влияет на общую  результативность деятельности  предприятия и определяет стратегию  его развития.

2. Осознанным принятием личной  ответственности за общий продукт  совместной деятельности организации. Это в совокупности, порождает  добросовестное отношение к своим  производственным обязанностям  как норму поведения работника, регулируемую общественным мнением, негативно настроенным к проявлениям  фиктивно-трудовой активности;

3. Ориентацией сотрудника на  поиск, разработку, выбор и воплощение  наиболее оптимальных способов  осуществления своей деятельности. Реализаций такого рода ориентации  формирует у работников ощущение  своей ответственности за качество  продукта собственной деятельности  и порождает заинтересованность  в его повышении. Профессионально-трудовая  деятельность приобретает творческий  характер, даже если объективно  она таковым и не обладает, что создает общую атмосферу  увлеченности своим трудом;.

4. Позитивной оценкой влияния  профессионально-трудовой деятельности  на личностное развитие;

5. Ощущением взаимоадекватности личных и коллективных критериев собственной ценности. Успешность сотрудника в результате становится основанием и для самоуважения и для уважения со стороны коллег. Повышается эффективность делового взаимодействия, что является объективным условием установления доброжелательных межличностных отношений в коллективе [20, с.48].

Позитивная корпоративная культура, ассимилирует положительные мифы, разоблачение которых ухудшает отношения работников к организации, а отражающие реальное положение дел. Мифы позитивной корпоративной культуры, отражая тенденции развития сферы ценностей организации, ориентируют сотрудников на построение соответствующих им моделей поведения, реализация которых в деятельности стимулирует эффективность деятельности предприятия.

Существует несколько классификаций корпоративных культур. Рассмотрим вариант Моутона-Блейка [2, с.13-14].