Учет денежных средств на предприятии. 4

Введение

     В процессе осуществления своей деятельности предприятия вступают в хозяйственные  связи с разными предприятиями, организациями и лицами. Постоянно  совершающийся кругооборот хозяйственных  средств вызывает непрерывное возобновление  многообразных расчётов.

     Известно, что учет и контроль хозяйственных  операций и производственных процессов  неразрывно связан с методами и приемами бухгалтерского учета, осуществляемыми  на разных участках, этапах и видах  деятельности предприятий. Эффективность  деятельности и развитие предприятия во многом зависит от качества бухгалтерской работы. Поскольку имущество и результаты деятельности хозяйства отражаются в денежной форме, наибольшую важность имеет учет и анализ потоков денежных средств предприятия. Деньги - это всеобщий эквивалент товаров, мерило эффективности капиталовложений, отдачи дополнительных усилий и затрат предприятия.

     Правильная  организация расчетных операций обеспечивает устойчивость оборачиваемости  средств организации, укрепление в  ней договорной и расчетной дисциплины и улучшение ее финансового состояния.

   Рациональное  формирование денежных потоков  способствует повышению ритмичности осуществления  операционного процесса предприятия. Любой сбой в осуществлении платежей отрицательно  сказывается на формировании производственных запасов сырья и материалов, уровне  производительности труда, реализации готовой продукции и т. п. В то же время, эффективно организованные денежные потоки предприятия, повышая ритмичность осуществления операционного  процесса, обеспечивают рост объема производства и реализации его продукции.

     Денежные  средства - это финансовые ресурсы  организации, самые высоко ликвидные  активы, возможные обеспечить выполнение обязательств любого уровня и вида. От их наличия зависит своевременность  погашения кредиторской задолженности предприятия. Между организациями большинство расчетов производится на безналичной основе путем перечисления денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций, замещающих наличные деньги в обороте. Наличными средствами, как правило, ведутся внутренние расчеты. Движение наличных денег совершается посредством кассовых операций. В условиях рыночной экономики следует исходить из принципа, что умелое использование денежных средств может приносить предприятию дополнительный доход, и следовательно, необходимо постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения дополнительной прибыли. [6,14]

         Актуальность дипломной работы  определяется значением правильной организации денежного обращения и организации расчетов.

  Цель данной работы состоит в изучении теоретических и методических основ учета и отчетности о движении денежных средств на примере организации ООО « Радуга – М» и выработке мер по улучшению учета денежных средств.

        Для достижения указанной цели в работе были поставлены следующие основные задачи:

- обобщить теоретические и методические особенности учета и отчетности      о движении денежных средств;

- выполнить финансово-экономический анализ организации;

 - проанализировать и указать недостатки и ошибки в организации учета и отчетности о движении денежных средств в организации.

       В качестве базы исследования выступает предприятие оптовой торговли - ООО «Радуга – М».

Дипломная работа состоит из трех глав.

       В первой главе рассмотрены теоретические вопросы учета движения денежных средств в кассе, на расчетных и валютных счетах, учета средств на специальных счетах в банках и переводов в пути.

       Во второй главе проведено исследование бухгалтерского учета на предприятии оптовой торговли, проанализированы операции, связанные с учетом денежных средств в кассе и на расчетном счете.

       В третьей главе рассмотрены вопросы анализа движения денежных средств на предприятии. Приведена методика составления отчета о движении денежных средств, проанализировано движение денежных средств на рассматриваемом предприятии. В результате исследования получены выводы и даны рекомендации по улучшению учета денежных средств.

      Информационной базой при написании работы послужили: научная литература по бухгалтерскому учету, экономическому анализу, план счетов и Интернет, а так же  Бухгалтерский баланс (Форма – 1) (Приложение 4), и отчет о движении денежных средств (Форма – 4) (Приложение 5). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава I. Теоретические  основы учета денежных средств

1.1. Основные принципы  учета денежных  средств

          Деньги представляют собою особый товар, стихийно выделившийся из товарного мира и ставший всеобщим эквивалентом. С возникновением денег они стали выполнять несколько функций:

- меры  стоимости, где они выступают как идеальные, счетные деньги для измерения стоимости произведенной готовой продукции, приобретенных товаров, затрат живого и овеществленного труда и т. д.;

  - средства обращения, где они представлены полноценными деньгами (золотые и серебряные монеты) и их заменителями (неполноценные монеты и бумажные деньги) для осуществления товарного обмена. Функционирование денег как средства обращения представляет непрерывную цепь превращения товаров (Т) в деньги (Д) и денег в товар (Т-Д-Т);                                                                                                                            - средства платежа, где они выступают как полноценные деньги и их заменители, включая “кредитные деньги” (векселя). В этой функции деньги используются при безналичных расчетах с поставщиками, подрядчиками, покупателями и т.д., а также при расчетах наличными с работниками по оплате труда, выплате пособий, пенсий, выигрышей по облигациям и т. д.; 

- средства  накопления, где они могут накапливаться на счетах юридических лиц, на вкладах физических лиц, но, к сожалению, государство пока полностью не гарантирует их сохранность, так как это накопление производится неполноценными деньгами.

      Все функции денег являются объектом бухгалтерского учета.

      Организации расходуют денежные средства на развитие основной деятельности, приобретение материальных ценностей, оплату труда работников; осуществляют вложения во внеоборотные активы (строительство производственных и культурно-бытовых объектов, приобретение автомобилей, тракторов и других объектов основных средств, затраты по закладке и выращиванию многолетних насаждений и др.).            Так же установлено, что предприятия, организации и учреждения (включая организации торговли) независимо от их организационно-правовой формы:

- обязаны хранить свои денежные средства в учреждениях банков;

- должны производить расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями в безналичном порядке через учреждения банков;

- могут иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленных учреждениями банков по согласованию с руководителями организаций;

- обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с учреждением банка;

- имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий и только на срок не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка.

        Предприятия, организации и учреждения (включая организации торговли), имеющие постоянную денежную выручку и осуществляющие расходование ее для оплаты труда и на другие цели (выплату пенсий, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения), не имеют права задерживать в своих кассах наличные деньги до наступления сроков выплат.[8]

       Вся ответственность за обеспечение сохранности и правильного использования денежных средств возлагается на руководителя и главного бухгалтера организации. Они должны строго соблюдать правила кассовых и банковских операций, правильно документально оформлять движение денежных средств.

      Для учета денежных средств в Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрены следующие главные (синтетические) счета:

50 “Касса”;

51 “Расчетные  счета”;

52 “Валютные  счета”;

55 “Специальные  счета в банках”;

57 “Переводы  в пути”.

      Все эти счета по отношению к балансу являются активными и размещены во II разделе актива баланса на соответствующих статьях.                                 При мемориально-ордерной форме синтетический учет осуществляется в Главной книге в обобщенном виде, т.е. без подразделения по субсчетам, а аналитический учет - в контокоррентной книге, записи в которой производятся в течение года.

      При журналъно-ордерной форме синтетический и аналитический учет совмещен в соответствующих журналах-ордерах и ведомостях, записи в которых производятся в течение месяца. По окончании месяца дебетовые и кредитовые обороты переносят в Главную книгу.  

     При механизированной обработке экономической информации применяют таблично-автоматизированную форму учета или автоматизируют учет на базе персональных компьютеров с использованием АРМ (автоматизированное рабочее место) бухгалтера.

      При автоматизации учета на базе  ЭВМ с использованием АРМ бухгалтера данные из первичных документов непосредственно вводятся в компьютер с формированием рабочей информационной базы по каждому счету. Отметим, что именно такая форма учета наиболее распространена в настоящее время. [9] 

        Все свободные денежные средства организации и другие юридические лица независимо от формы собственности и вида деятельности обязаны хранить в учреждении банка. Однако для мелких текущих производственных расходов наличными, для расчетов с работниками по оплате труда, выдачи денег под отчет и т. д. в каждой организации создается касса. Полную ответственность за сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, несет кассир.

     При приеме на работу с кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности работника за переданные ему под отчет материальные ценности (ф. № 191).В некоторых организациях с кассиром не заключают договор, а оформляется Обязательство кассира.     Руководителем организации должны быть созданы необходимые условия для обеспечения сохранности денежных средств, которые включают:

    -  Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке. 

    -  Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс организаций. 

    -  При получении денег в банке для расчетов с работниками по оплате труда кассиру должна быть выделена автомашина, так как ему категорически запрещается производить перевозку денег общественным или попутным транспортом. [16]

       В соответствии с указанными нормативными актами руководитель организации должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче их, а в случае необходимости - транспортное средство.

      При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

- разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей; 

- допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем организации для их доставки;  

- следовать пешком, пользоваться попутным или общественным транспортом;                                                                                                                   - посещать магазины, рынки и другие тому подобные места;                                                         - выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по назначению.

     В соответствии с указанными нормативными актами для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей касса организации должна отвечать следующим требованиям:

- быть изолированной от других служебных и подсобных помещений;

- располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуются внутренними ставнями, металлическими или деревянными, обитыми с двух сторон листовым металлом;

- иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

закрываться на две двери:

а) внешнюю, открывающуюся наружу;

б) внутреннюю, открывающуюся вовнутрь.

- укрепляться металлическими решетками на оконных проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения, в теплопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны;

- иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

- располагать исправным огнетушителем и иметь охранно-пожарную сигнализацию.                                                                                                                                                                                                                                                                          После окончания рабочего дня кассир должен пересчитать денежную наличность в кассе, сверить ее с книжным остатком и опечатать (опломбировать) сейф и помещение кассы. Ключи от сейфов и печати хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках и др. - у руководителя организации Учреждением банка устанавливается лимит кассы, т.е. предельная сумма остатка денежных средств, которая может храниться в кассе организации.                                 Деньги сверх лимита могут находиться только в период выдачи заработной платы в течение 3 дней, включая день получения денег в банке. Утром на 4-й день не выданная (депонированная) сумма заработной платы должна быть внесена в банк.

       Главный бухгалтер должен строго следить за соблюдением лимита кассы. Не только банки, но и органы государственного и негосударственного контроля (ведомственные и вневедомственные) систематически проверяют состояние кассовой дисциплины. При выявлении нарушений выясняется, когда, в какой сумме и по какой причине было допущено превышение лимита денежных средств в кассе.

     За накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита на руководителя организации налагается штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.

Банки, налоговые инспекции и правоохранительные органы в обязательном порядке проводят проверки соблюдения условий работы с кассовой денежной наличностью  и в случае выявления нарушений  применяют штрафные санкции.

    За неоприходование (неполное оприходование) в кассе денежной наличности - штраф в трехкратном размере неоприходованной суммы.

Кроме того, проверяется соблюдение организацией "предельных сумм налично-денежных расчетов предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке предусмотрен в сумме 100 000 рублей.

       На руководителя организации за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также накопление в кассах наличности сверх установленного лимита налагается административный штраф в 50-кратном размере месячной оплаты труда.

Для учета  движения денежных средств в кассе  установлены первичная документация и отчетность, регламентированные Порядком ведения кассовых операций в РФ. 

       Единственным документом для оприходования денежных средств в кассе является приходный кассовый ордер (ф. № КО-1). Он состоит непосредственно из приходного кассового ордера и квитанции. Одновременно с заполнением приходного кассового ордера выписывается квитанция, которая подписывается кассиром, главным бухгалтером, погашается штампом “ПОЛУЧЕНО” и оттиском печати организации. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу. Приходный кассовый ордер рассматриваемой организации приведен в Приложении.

Денежные  средства могут поступать в кассу:

- со счетов в банке на выдачу заработной платы, пенсий, пособий в сумме, определенной в расчетно-платежной ведомости по графе “К выдаче”, после того как будут произведены перечисления в бюджет налога с доходов физических лиц, взносы единого социального налога и др.;

- в порядке платы за жилую площадь, за пользование коммунальными услугами, за содержание детей в детских дошкольных учреждениях и т.д.;

- в виде выручки от продажи за наличный расчет товаров, готовой продукции, товарно-материальных ценностей через собственные ларьки, магазины, столовые и буфеты, выручки от предоставления услуг обслуживающими производствами и хозяйствами (банями, прачечными, парикмахерскими, ремонтно-пошивочными мастерскими и т.д.);

- в виде взносов работников в порядке погашения задолженности по ссудам на индивидуальные нужды, за товары, купленные в кредит, при возврате неиспользованных подотчетных сумм и переполученных авансов и т. д.

        Единственным документом на расходование денежных средств из кассы является расходный кассовый ордер (ф. № КО-2). Он должен быть подписан главным бухгалтером, кассиром и погашен штампом “ОПЛАЧЕНО”. Расходный кассовый ордер рассматриваемой организации приведен в Приложении.

         Расходный кассовый ордер выписывается в следующих случаях:

1. На  “закрытую” расчетно-платежную  ведомость при выдаче заработной  платы, пособий и т. д. По  истечении срока, установленного  для расчетов с работниками  по оплате труда, в платежной  ведомости против фамилии лиц,  не получивших деньги, следует поставить штамп “ДЕПОНИРОВАНО” или сделать соответствующую надпись от руки. В конце платежной ведомости следует сделать запись о сумме выплаченной заработной платы, пенсий, пособий (прописью) и т. д., поставить штамп “РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР № _ ”.

2. При разовой выдаче заработной платы отдельным лицам, а также при выдаче депонированной суммы заработной платы.

3. При  выдаче денег под отчет должностным  лицам для поездки в командировку.

4. При  выдаче денег под отчет для  приобретения материально-производственных ценностей (непродовольственные товары) в розничной торговле за наличный расчет без зачета в лимит мелкого опта и в других случаях.                                                                                                                         5. При взносе денег на счета в банке кассир выписывает объявление на взнос наличными. Этот документ состоит из трех частей: объявления на взнос наличными, составляемого клиентом и остающегося в банке для бухгалтерского оформления поступивших денежных средств; квитанции, выписываемой банком для выдачи клиенту; ордера, прикладываемого к выписке банка, выдаваемой клиенту. 

    Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.                                                                                                               Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3) повсеместно введен в практику бухгалтерского учета в 1973 г. и предназначен для регистрации бухгалтерией организации всех приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов перед сдачей в кассу. В нем ведется регистрация отдельно как приходных, так и расходных кассовых документов в порядке, отражающем последовательность записей с начала года. Рекомендовано иметь два журнала: один - для регистрации приходных кассовых ордеров, другой - расходных кассовых ордеров.

       По мере составления приходных и расходных кассовых ордеров и регистрации их в журнале кассир должен производить записи в кассовой книге (ф. № КО-4). Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера, поэтому из книги нельзя вырывать листы, делать подчистки и неоговоренные исправления. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой, чернилами или химическим карандашом. Первые экземпляры листов (линованные) остаются в кассовой книге, а вторые (отрывные) - служат отчетом кассира. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число, сверяет его с фактической наличностью и передает главному бухгалтеру в качестве отчета кассира второй отрывной лист (нелинованный) с приходными и расходными кассовыми документами за его подписью в кассовой книге.

         Главный бухгалтер, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей подписью на неотрывном листе кассовой книги подтвердить приемку оправдательных документов (количество принятых приходных и расходных кассовых ордеров - прописью). 

     На основании отчета кассира при мемориально-ордерной форме учета составляют два учетных регистра: ведомость на поступление денег в кассу и ведомость на расходование денег из кассы, которые при журнально-ордерной форме учета объединены в один учетный регистр: журнал-ордер № 1.           Записи в журнале-ордере, открываемом на месяц, производят итогами за день (при незначительном количестве операций по кассе за 3-5 дней) на основании отчетов кассира и приложенных к ним документов. Итоги за день (несколько дней) по корреспондирующим счетам определяются путем подсчета сумм однородных операций. [22]

        На лицевой стороне журнала-ордера № 1 производят записи по кредиту счета 50 “Касса” (при выдаче денег из кассы) в корреспонденции с дебетом других счетов. Кассовые операции, отраженные по дебету счета 50 “Касса” (при поступлении денег в кассу), записываются в ведомости, помещенной на обратной стороне журнала-ордера №1 в корреспонденции с кредитом других счетов.                                                                                                                           В конце месяца в журнале-ордере подсчитывают обороты за отчетный период по всем синтетическим счетам, производят взаимную сверку оборотов, отраженных в других учетных регистрах (журналы-ордера № 2, 3, 4, 7, 8, 11, 12). Итоги кредитовых оборотов по счету 50 “Касса” переносят с лицевой стороны журнала-ордера № 1 в Главную книгу, а составляющие суммы по дебетуемым счетам - в дебет соответствующих корреспондирующих счетов. Остаток средств в кассе отражают в ведомости на обратной стороне журнала-ордера № 1 только на начало и конец отчетного месяца. В течение месяца для оперативного контроля за движением денежных средств в кассе используют данные отчетов кассира.      При осуществлении записей в кассовой книге за 3-5 дней журнал-ордер № 1 можно использовать в течение нескольких месяцев с выведением итогов по всем графам и остатков денежных средств в кассе за каждый месяц.     Торговые и другие организации при необходимости текущий учет поступления торговой выручки в кассу предварительно могут учитывать в ведомости поступления торговой выручки (ф. № 27).

     Бухгалтерский учет денежных средств в кассе осуществляется на главном счете 50 “Касса”, к которому могут быть открыты следующие субсчета:

50-1 “Касса  организации”,

50-2 “Операционная  касса”,

50-3 “Денежные  документы” и др.

На субсчете 50-1 “Касса организации” учитываются  денежные средства в отечественной  валюте (руб., коп.), но при совершении в организации кассовых операций в иностранной валюте необходимо дополнительно открыть аналитические счета по видам валюты (“Касса организации в долларах США”, “Касса организации в евро” и т.д.).                                            На субсчете 50-2 “Операционная касса” учитываются наличие и движение денежных средств в филиалах кассы организации, которые открываются в случае необходимости на эксплуатационных участках, остановочных пунктах, билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т. п.                          На субсчете 50-3 “Денежные документы” учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и другие денежные документы.

Счет 50 “Касса” по отношению к балансу  является активным и размещается  во II разделе актива баланса по статье “Касса”. По дебету счета 50 “Касса” учитываются остаток и поступление денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту - их расходование и списание.

Журнал-ордер  № 1 и ведомость к нему открываются  по субсчетам, записи производятся в течение месяца.

       Например, в ведомости по аналитическому счету 50-1 “Касса организации” записывается сальдо на 1-е число месяца и производятся записи на поступление денег в кассу (по дебету субсчета 50-1 “Касса организации” с кредита различных счетов):

Дебет субсчета 50-1 “Касса организации”

Кредит  счетов:

51 “Расчетные  счета” - при получении наличных денег в кассу для расчетов с работниками как по основной деятельности, так и по капитальным вложениям, по оплате труда, выдаче денег под отчет и т. д.

62 “Расчеты  с покупателями и заказчиками” - при поступлении выручки наличными деньгами от покупателей и заказчиков за проданную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги;

66 “Расчеты  по краткосрочным кредитам и займам” - при получении краткосрочных кредитов и займов наличными деньгами;