Учет денежных средств на расчетном счете и в кассе предприятия
СОДЕРЖАНИЕ:
I. Введение 3
II.
1. Учет денежных средств в кассе 4
1.1 Законодательная база 5
1.2 Понятие кассовых операций и их документальное оформление 7
1.3 Учет кассовых операций 11
1.4 Контроль за ведением кассовых операций 16
2. Учет денежных средств на расчетных счетах организации 20
2.1 Порядок открытия расчетного счета 20
2.2 Документальное оформление операций на расчетном счете 21
2.3 Учет операций по расчетным счетам 24
III.
IV.
V.
Введение
Денежные средства – это аккумулированные в наличной и безналичной формах деньги государства, предприятий, населения и другие средства, легко обращаемые в деньги, обладающие высоким уровнем ликвидности.
Денежные средства в хозяйственном процессе выполняют функции меры стоимости, средства обмена, образования сокровищ, накопления капитала. Они являются абсолютно ликвидным активом, способным легко и быстро преобразовываться в любые виды материальных ценностей. Осуществляя хозяйственную деятельность, предприятие сталкивается с необходимостью производить расчеты как внутри самого предприятия, так и вне его. Внутренние расчеты связаны с выплатой заработной платы и подотчетных сумм работникам, дивидендов акционерам. Внешние расчеты обусловлены финансовыми взаимоотношениями по поводу поставок продукций, выполнения работ, оказания услуг, закупки сырья и материалов, уплаты налогов, взносов во внебюджетные фонды, получения и возврата кредита.
Это и определяет актуальность темы данной работы.
Цель работы – изучить учет денежных средств на расчетном счете и в кассе предприятия.
Для достижения поставленной цели необходимо рассмотреть следующие вопросы:
— понятие кассовых операций,
— их учет и контроль
— учет денежных средств на расчетных счетах организации,
— порядок открытия таких счетов,
— документальное оформление операций по расчетному счету.
Методической основой написания данной работы явилось содержание учебников ведущих ученых в области бухгалтерского финансового учета.
Основная часть
1. Учет денежных средств в кассе
Каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами должно иметь кассу. Касса – подразделение предприятия, организации, выполняющее операции с наличными деньгами и другими ценностями, а также сами наличные деньги и денежные документы, находящиеся на хранении в этом подразделении, предназначенные на текущие повседневные расходы предприятия.
Учет денежных средств с которыми оперирует фирма занимает центральное положение в регулируемой рыночной экономике. Мировой опыт показывает, что в развитых странах бухгалтерский учет, в том числе учет денежных средств на расчетном счете и в кассе осуществляется с помощью МСФО - международных стандартов финансовой отчетности. В настоящее время только три развитые страны (США, Канада и Япония) не поддерживают стандарты МСФО.
Международные стандарты финансовой отчетности – это не стандарты бухгалтерского учета как, например, российские ПБУ. В МСФО нет плана счетов, бухгалтерских проводок, первичных документов или учетных регистров. МСФО – это стандарты отчетности как заключительного этапа бухгалтерской работы. Они не предъявляют никаких специальных требований непосредственно к счетоводству.
Для учета движения денежных средств, в том числе по расчетному счету и кассе, используется МСФО 7 «Отчеты о движении денежных средств».
Для составления отчета в части операционной деятельности МСФО 7 допускает использование двух методов: прямого и косвенного. Информацию же о денежных потоках в разрезе финансовой и инвестиционной деятельности можно представлять только прямым методом.
При использовании прямого метода раскрываются основные виды валовых денежных поступлений и валовых денежных платежей.
Согласно МСФО 7 при использовании косвенного метода чистая прибыль или убыток корректируются с учетом результатов операций неденежного характера, любых отсрочек или начислений прошлых периодов или будущих операционных денежных поступлений платежей и статей доходов или расходов, связанных с инвестиционными или финансовыми потоками денежных средств. Косвенный метод раскрывает движение денежных средств от операционной деятельности (чистый приток или отток), а валовые поступления и выбытия денежных средств не анализируются и соответственно не классифицируются по статьям движения денежных средств.
Отчет о движении денежных средств, составленный по МСФО, и его российский аналог во многом схожи (в российском бухгалтерском учете отчет о движении денежных средств утвержден приказом Минфина России от 27.03.96 № 31 в рамках программы реформирования отечественного учета в целях его сближения с МСФО). Однако существуют определенные различия.
Форма российского отчета о движении денежных средств не предусматривает использования косвенного метода. Кроме того, по российским правилам не требуется приводить данные о денежных эквивалентах.
Еще одно важное отличие заключается в том, что определения операционной (текущей), инвестиционной и финансовой деятельности в МСФО и российском бухгалтерском учете не идентичны. Например, в российской отчетности к финансовой деятельности следует относить только краткосрочные финансовые вложения на срок до 12 месяцев, в то время как согласно МСФО финансовая деятельность включает и долгосрочные финансовые инвестиции.
1.1 Законодательная база
На основании законодательных актов, действующих в РФ, организации, независимо от формы собственности и видов деятельности, обязаны вести бухгалтерский учет.
Основные правила ведения бухгалтерского учета в организациях устанавливаются в соответствии со следующими документами:
– Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 №129-ФЗ (ред. от 28.09.2010);
– Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций с Инструкциями по его применению, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31 октября 2000 г. №94-н;
– Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98), утвержденное приказом МФ РФ от 09.12.1998 № 60н (в ред. от 30.12.1999);
– Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБР от 22.09.1993 № 40 (Письмо ЦБР от 04.10.93 №18 в ред. от 26.02.96г);
–Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П (ред. от 31.10.2002) (утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол N 47);
– Указанием ЦБР от 20 июня 2007 г. N 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»;
– Письмом ЦБ РФ от 02.07.2002 N 85-Т, МНС РФ от 01.07.2002 N 24-2-02/252 «По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами»;
– Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 №49;
– Письмом Минфина России от 12.02.2002 № 3-01-01/11-71 «О порядке установления лимита остатка кассы и оформления разрешения на расходование наличных денег из выручки»;
– Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации (утв. ЦБ РФ 03.10.2002 N 2-П) (ред. от 22.01.2008) (Зарегистрировано в Минюсте РФ 23.12.2002 N 4068)
В соответствии с этими документами в Российской Федерации регулируется учет денежных средств в кассе и на расчетных счетах организации.
1.2 Понятие кассовых операций и их документальное оформление.
Получение и расходование наличных денег из кассы организации считаются кассовыми операциями, оформление которых регламентируется нормативными актами ЦБ РФ: Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБР от 22.09.1993 № 40 (Письмо ЦБР от 04.10.93 №18 в ред. от 26.02.96г); «Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от 05.01.1998 N 14-П (ред. от 31.10.2002) (утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол N 47); Указание ЦБР от 20 июня 2007 г. N 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»; Письмо ЦБ РФ от 02.07.2002 N 85-Т, «По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами».
Все операции с кассовой наличностью осуществляет кассир, являясь лицом с полной материальной ответственностью. Администрация, прежде чем оформить работника на эту должность, должна ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций.
Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходными кассовыми ордерами (ф. № КО-1), которые должны быть пронумерованы по порядку с начала отчетного года. Обязательными реквизитами приходного кассового ордера являются наименование организации и структурного подразделения, получающего денежные средства; номер документа; дата его составления; дата внесения денежных средств в кассу; корреспондирующие счета; наименование юридического или физического лица, от которого получены средства; сумма, указанная цифрами и прописью, с выделением, в том числе НДС; основание; подписи главного бухгалтера и кассира.
Для подтверждения приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая представляет собой доказательство факта совершения операции с наличными денежными средствами лицом, получившим на руки квитанцию. Квитанция содержит реквизиты, аналогичные приходному кассовому ордеру.
Из кассы денежные средства могут выдаваться на следующие цели:
— на выплату заработной платы;
— под отчет на хозяйственные и операционные расходы;
— в связи с оказанием материальной помощи работникам;
— в порядке возмещения расходов отдельным работникам произведенных ими на производственные цели предприятия (по решению руководителя);
— на выплату пособий по временной нетрудоспособности;
— на выдачу ссуд и другое.
Наличные деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2). В отдельных случаях разрешается замена составления расходного кассового ордера документами на расходование денежных средств в кассе, оформленными надлежащим образом и содержащими отметку штампа с реквизитами расходного кассового ордера. К таким документам относятся платежные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы из кассы организации; заявления на выдачу денег; счета и другие. Кроме того, в аналогичном порядке могут оформляться разовые выплаты, связанные с заработной платой при уходе в отпуск, увольнением работника организации, выдачей пособия по временной нетрудоспособности, увольнением работника организации, с получением денег под отчет на командировочные расходы и так далее. Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером организации.
Наиболее значительны суммы выплат наличных денег из кассы по заработной плате. Основным документом на выплату заработной платы является платежная (расчетно-платежная) ведомость. На титульном листе его делается разрешительная надпись на выплату денежных средств за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, на это уполномоченных. В платежной ведомости каждый работник расписывается против своей фамилии. Операция по выплате заработной платы должна быть закончена в трехдневный срок, включая день получения денег в банке. Против невыплаченных сумм ставится штамп «Депонировано». В конце платежной ведомости кассир указывает итог на сумму фактически выплаченных и подлежащих депонированию денежных средств. В кассовую книгу записывается фактически выплаченная сумма, а депонированные суммы по расходному кассовому ордеру сдаются в банк.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3), по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, правильность нумерации кассовых документов, проверяется полнота и своевременность произведенных кассиром операций.
Информация обо всех фактах поступления и выдачи наличных денег организации на основании приходных и расходных кассовых ордеров обобщается в кассовой книге (ф. № КО-4). Записи в ней производятся по мере совершения кассовых операций, оформленных первичными документами. Каждая организация имеет только одну кассовую книгу, ее листы пронумеровываются, прошнуровываются, а сама книга опечатывается сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, первые – остаются в кассовой книге, поэтому и первые, и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются, сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.
В кассовой книге фиксируется остаток денежных средств на начало дня, который соответствует остатку на конец предыдущего дня, а также приход и расход денежных средств за день. В кассовой книге находит отражение движение денежных средств с указанием корреспондирующих счетов, а также от кого и за что имели место поступления денежных средств, кому и на какие цели они были выданы. В конце рабочего дня ежедневно кассиром подсчитываются итоги кассовых операций за день, выводится остаток денег в кассе на следующее число и передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Организация может держать в своей кассе денежных средств только в пределах лимита, установленного обслуживающим банком, а всю денежную наличность сверх лимита должна сдавать в банк.
При выявлении фактов превышения лимита остатка наличных денег в кассе на организацию налагается штраф в трехкратном размере сверхлимитной кассовой наличности, а с руководителя взыскивается административный штраф в размере 50 минимальных месячных размеров оплаты труда.
Также существует ограничение при расчетах наличными денежными средствами с другими юридическими лицами. Эти расчеты также регулируются ЦБ (Указание ЦБ №1050 от 20 июня 2007 г. № 1843-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами РФ между юридическими лицами»). В частности, в настоящее время предельная сумма расчетов между юридическими лицами по одному платежу составляет 100 тыс. руб.
1.3 Учет кассовых операций
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса», по дебету которого отражается остаток денежных средств и денежных документов в кассе, а также все суммы поступления наличных денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту – суммы выданных наличных денежных средств и денежных документов. Операции, записываемые по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету записываются в разных журналах ордерах и в ведомости № 1
Счет 50 «Касса» имеет следующие субсчета: 1 «Касса организации», 2 «Операционная касса», 3 «Денежные документы».
Для учета иностранной валюты в кассе организации открываются дополнительные субсчета к счету 50 «Касса» с целью получения обособленных данных о движении валюты по каждому ее виду (субсчет 4 «Касса в иностранной валюте»).
Выделение субсчетов к счету 50 «Касса» объясняется необходимостью формирования информации об обороте наличных денежных средств в зависимости от специфики функционирования организации.
Субсчет 1 «Касса организации» применяется для учета движения денежных средств в кассе.
Субсчет 2 «Операционная касса» используется организациями, в составе которых имеются территориально обособленные структурные подразделения (почтовые отделения, железнодорожные кассы, пристани и другие). Эти подразделения осуществляют наличные денежные расчеты за выполненные работы и услуги с физическими и юридическими лицами по счетам, квитанциям и другим расчетным документам. Оприходование выручки главной кассой организации отражается в кассовом отчете. Этот субсчет применяется и торговыми организациями, которые осуществляют расчеты с населением за проданные товары с применением кассовых аппаратов. В этих случаях получение денежных средств фиксируется в книге кассира-операциониста, открываемой на каждую контрольно-кассовую машину. В ней отражаются показания счетчика и сумма, сданная старшему кассиру в конце дня, обе эти величины должны быть одинаковыми. Оприходование выручки главной кассой организации отражается в кассовом отчете.
Субсчет 3 «Денежные документы» используется для учета оплаченных денежных документов – авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок, вексельных марок и марок государственной пошлины. Денежные документы оформляются аналогично денежным средствам в кассе организации по приходным кассовым и расходным кассовым ордерам, на основе которых составляется отчет об их движении. В этом отчете указывается, сколько и каких денежных документов поступило, их стоимость, а также какие и кому выданы денежные документы и на какую сумму.
Субсчет 4 «Касса в иностранной валюте» В кассе организации в соответствии с действующим законодательством может храниться иностранная валюта (только на оплату командировочных расходов за пределами Российской Федерации). Получение валюты оформляется заявкой в уполномоченный банк, составленной на основании приказа о служебной командировке работника организации и распоряжения ее руководителя о норме суточных. Иностранная валюта выдается банком не ранее чем за 10 рабочих дней до даты выбытия сотрудника в командировку. Получение и выдача иностранной валюты оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами, в которых указывается сумма в валюте платежа (долларах, евро и так далее)[1].
В кассовой книге движение иностранной валюты отражается в двух суммах: в рублях и в валюте расчетов. При этом согласно ПБУ 3/2000 иностранная валюта, находящаяся в кассе, подлежит пересчету в рубли по официальному курсу ЦБ РФ. Такой пересчет осуществляется на дату совершения операции с иностранной валютой (ее оприходования или выдачи), на дату составления бухгалтерской отчетности.
В результате изменения курса иностранных валют по отношению к рублю за период нахождения валюты в кассе возникают курсовые разницы. Если имеют место положительные их значения, то оформляется бухгалтерская запись:
Д-т счета 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»
К-т счета 91 «Прочие доходы и расходы»;
при отрицательном значении курсовых разниц:
Д-т счета 91 «Прочие доходы и расходы»
К-т счета 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте».
В целях контроля за использованием иностранной валюты в кассе организации ведется аналитический учет по каждому ее виду в карточках, ведомостях. Поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации отражается по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом разных счетов. Выдача и поступление денежных средств и денежных документов из кассы организации отражается по счету 50 «Касса» в корреспонденции с различными счетами.
Поступления денежных средств и денежных документов в кассу оформляются бухгалтерскими записями:
– при получении денежных средств по чекам с расчетных, валютных и специальных счетов в кредитных организациях
Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»
К-т сч. 51 «Расчетные счета»,
52 «Валютные счета»,
55 «Специальные счета в банках»;
– при получении иностранной валюты в кассу организации согласно заявке по установленной форме оформляется бухгалтерская запись
Д-т сч. 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»
К-т сч. 52 «Валютные счета»;
– при оплате денежных документов за счет денежных средств в кассе организации или с расчетных и других счетов в кредитных организациях
Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»
К-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»,
51 «Расчетные счета»,
55 «Специальные счета в банках»;
– при получении денежных средств в результате погашения дебиторской задолженности покупателями и заказчиками, подотчетными лицами, учредителями, разными дебиторами и отдельными структурными подразделениями организации
Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»
К-т счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»,
71 «Расчеты с подотчетными лицами»,
75 «Расчеты с учредителями»,
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»,
79 «Внутрихозяйственные расчеты»;
– при получении денежных средств в результате предоставленных кредитов и займов
Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»
К-т сч. 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»,
67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;
– при получении в кассу организации выручки от продажи товаров, работ и услуг
Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»
К-т сч. 90 «Продажа», субсчет 1 «Выручка»,
99 «Прибыли и убытки».
Расходование денежных средств и денежных документов из кассы оформляется бухгалтерскими записями:
– при сдаче на расчетные и другие счета в банках выручки от продажи продукции и товаров; взносе своевременно неполученной заработной платы работниками организации, а также сверхлимитной денежной наличности, образовавшейся в результате различных хозяйственных операций
Д-т сч. 51 «Расчетные счета»,
52 «Валютные счета»,
55 «Специальные счета в банках»,
57 «Переводы в пути»
К-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»,
субсчет 2 «Операционная касса»;
– при осуществлении расчетных операций, следствием которых является прекращение обязательств организации. К таким операциям относятся погашение кредиторской задолженности поставщикам и подрядчикам; кредитным организациям и другим заимодавцам по краткосрочным кредитам и займам; по налогам и сборам в бюджеты всех уровней; по страховым взносам в государственные внебюджетные фонды; по заработной плате персоналу предприятия; разным кредиторам; структурным подразделениям предприятия
Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,
67 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»,
68 «Расчеты по налогам и сборам»,
69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»,
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»,
79 «Внутрихозяйственные расчеты»
К-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»;
– при осуществлении расчетных операций, следствием которых является возникновение дебиторской задолженности (выдача авансов и предварительная оплата поставщикам и подрядчикам)
Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,
К-т сч. 50 «Касса», субсчет «Касса организации»;
– при выдаче денежных документов из кассы: оплаченных авиабилетов, марок государственной пошлины и других денежных документов
Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
К-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»;
– путевок в санатории и дома отдыха работникам организации на условиях 100%-ной оплаты их стоимости
Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
К-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»;
– выдача путевок в санатории и дома отдыха на условиях частичной оплаты работниками организации, величина которой определяется как разность между стоимостью путевки и суммой, возмещаемой фондом социального страхования (420 руб. в день, умноженные на число дней путевки) отражается:
Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», субсчет 1 «Расчеты по социальному страхованию»
К-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы».
1.4 Контроль за ведением кассовых операций
В целях контроля за правильностью отражения в учете кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины не реже одного раза в месяц проводится инвентаризация кассы. Порядок проведения инвентаризации кассы дополнительно регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 г. № 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04.10.93 г. № 18
Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в банке, устанавливаются руководителем организации и закрепляются в приказе об учетной политике.