Учет денежных средств ООО «Ника»

Содержание

Введение

Важное значение для благополучия предприятия имеет своевременность денежных расчетов.

Денежные средства предприятий находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, чековых книжках и пр. Их приумножение, правильное использование, контроль за сохранностью – важная задача бухгалтерии. От успешности ее решения во многом зависит платежеспособность предприятия, своевременность выплаты заработной платы его персоналу, расчетов с заказчиками, платежей в бюджет и др.

Бухгалтерский учет денежных средств и финансовых вложений имеет важное значение для правильной организации учета денежного обращения, укрепления платежной дисциплины, в эффективном использовании финансовых ресурсов.

Таким образом, тема учета денежных средств является актуальной и значимой в системе бухгалтерского учета.

Цель работы – изучить порядок учета денежных средств на предприятии.

Для решения поставленной цели, следует решить следующие задачи:

- изучить порядок учета денежных средств в кассе и денежных документов;

- изучить порядок учета безналичных  расчетов: расчетные счета, валютный счет, специальные счета в банках и переводы в пути;

- рассмотреть бухгалтерскую отчетность по учету денежных средств;

- рассмотреть порядок учета  денежных средств на действующим  предприятии.

Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью «Ника».

Основным видом деятельности ООО «Ника» является производство и реализация верхней одежды из тканей и кожи. Предприятие производит свою продукцию как на основе предварительных заказов клиентов, так для ее реализации через магазины г. Красноярска. Основными    поставщиками сырья оптовые базы Новосибирска и Красноярска, реализующие текстильную продукцию и фурнитуру для швейных изделий.

Общество с ограниченной ответственностью  «Ника» начало свою деятельность в 2003 году. При учреждении в уставный капитал общества были внесены станки, швейное оборудование, а также денежные средства. В настоящее время уставный капитал общества составляет 1000 тыс. руб.  Собственный капитал общества на конец 2010г. составил 60062 тыс. руб. и помимо средств учредителей сформирован за счет добавочного капитала и полученной прибыли.

Общество с ограниченной ответственностью  «Ника» функционирует в соответствии с уставом фирмы и зарегистрирована в администрации Центрального района г. Красноярска.

Фирма действует на принципах хозрасчета, несет ответственность за результаты своей хозяйственной деятельности, за выполнение взятых на себя обязательств перед  собственниками и партнерами по заключенным договорам, перед бюджетом и банками согласно действующему законодательству.

Цель фирмы – достичь как можно большей прибыли на долгий срок при соблюдении определенных условий

Задачи фирмы – привлечь наибольшее количество посетителей, которые и являются гарантом получения наибольшей прибыли.

Основными источниками информации для расчёта показателей и проведения анализа послужила первичная и сводная документация по учету денежных средств годовая бухгалтерская отчётность, а также научная, методическая и публицистическая литература.

1. Учет кассовых операций и денежных документов

1.1. Учет денежных средств в  кассе организации

Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых книжках и т.д.

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен Инструкцией ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 04.10.1993г. №18.

В соответствии с этим документом организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Организации проводят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки и применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые  ЦБ РФ в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег организации при осуществлении расчетов с населением производиться с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимитов для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдача авансов на командировки и других необходимых платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий (в районах Крайнего Севера – 5 дней).

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (ф. № КО-1), расходный кассовый ордер (ф. № КО-2), Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3), Кассовая книга (ф. № КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. № КО-5). Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.98г. №88 по согласованию с Минфином РФ и введены в действие с 01.01.99г.1

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходный – руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами и шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной машинке). Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег кассир указывает «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассир ведет Книгу учета принятых и выданных кассиром денег. Выдача и возврат денег и оплаченных документов оформляется подписями.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

а) по платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано»;

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то в ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер №_».

Бухгалтерия производит проверку отметок сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдают в банк и на сданные суммы составляют один общий расходный кассовый ордер.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов  в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

При обеспечении полной сохранности документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при этом ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира».

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Руководители организации обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях,  когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции – заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

На весь перечень работ по техническому укреплению помещения кассы и ее оборудованию охранной и охранно-пожарной сигнализацией составляется техническо-сметная документация. При этом в смете расходы отражаются раздельно по источникам финансирования: расходы по текущему и капитальному ремонту относят на себестоимость продукции (работ, услуг), а расходы по установке и монтажу охранно-пожарной и охранной систем учитывают как капитальные вложения.

Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Ключи от металлических сейфов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать не учтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводиться их проверка комиссией, назначаемой руководителем организаций, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического сейфа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих организации, запрещается.

В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.

В организациях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемые центральными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные настоящим Порядком для кассиров.

В малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производиться внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остатки денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостач или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Ответственность за соблюдением Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организацией, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года).

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном счете 50 «Касса».2 В дебет записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит – выбытие денежных средств из кассы.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты следующие субсчета:

1 «Касса организации»;

2 «Операционная касса»;

3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организации проводят кассовые операции в иностранной валюте, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктах, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.

Основные проводки по кассовым операциям:

В ООО «Ника» для расчетов наличными деньгами имеется специально оборудованная касса.

Основными первичными документами по учету кассовых операций являются приходные и расходные кассовые ордера.

По расходному кассовому ордеру денежные средства выдаются из кассы на определенные цели. В частности, в ООО «Ника» денежные средства выдаются работникам в подотчет (Приложение 1), на выдачу заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности, для сдачи выручки из кассы в банк.

Приходный кассовый ордер используется для  получения выручки (Приложение 2); при возврате подотчетных сумм; при получении средств от поставщиков согласно договора и получении наличных в банке.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в ООО «Ника» не ведется, т.к. все кассовые ордера выписываются через компьютер в программе 1С: Предприятие и регистрируются автоматически.

Ежедневно кассир составляет отчет в котором указываются все приходные и расходные документы за день (Приложение 3).

Для получение денежных средств из банка, кассир заполняет денежный чек и предоставляет его в банк.

Сводным регистром по учету кассовых операций является журнал ордер №1 по счету 50 «Касса». После внесения всех приходных и расходных документов и формирования отчетов кассира, этот сводный регистр заполняется в программе автоматически.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО – 5 на предприятии не ведется.

1.2. Особенности учета кассовых операций в иностранной валюте

Для учета операций в иностранной валюте в организациях создается специальная касса, которой устанавливается лимит в иностранной валюте. Кассы должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.).

Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.

При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов.

В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности. Денежные знаки поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности, от клиентов кассиром не принимаются.

Фальшивые денежные знаки, а также вызывающие сомнение в их подлинности, клиенту не возвращаются. Они записываются в отдельный реестр и возвращаются в банк с пометкой «Фальшивая» или «Вызывающая сомнение». Клиенту выдается квитанция о том, что принятая валюта является фальшивой или что она вызывает сомнение, с указанием в квитанции наименования валюты и ее достоинства.

Оплату товаров и услуг разрешается принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация о котором присылается банком в кассу. Таблица пересчета должна быть доступной для посетителей.

При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается.

Для обособленного учета наличия и движения наличной иностранной валюты к счету 50 «Касса» открываются соответствующие субсчета.

Учет кассовых операций в иностранной валюте в ООО «Ника не ведется.

1. 3. Учет денежных документов

Находящиеся в кассе почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки  государственной пошлины и другие денежные документы учитывают на субсчете 3 «Денежные документы» счета 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.

Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере №3. По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяются с данными книги движения денежных документов.

Учет денежных документов в ООО «Ника» не ведется.

2. Учет безналичных расчетов

2.1. Учет операций по расчетным счетам

Каждая организация вправе открывать в любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

Организациям, имеющим отдельные нехозрасчетные подразделения (магазины, склады, филиалы и др.) вне своего местонахождения, по ходатайству владельца основного счета могут быть открыты расчетные субсчета для зачисления выручки и производства расчетов по месту нахождения нехозрасчетных подразделений.

Текущие счета открываются организациями, не обладающими признаками, дающими возможность открыть расчетный счет: производственными (структурными) единицами производственных и научно-производственных объединений; другим хозрасчетным подразделением организаций, расположенным вне их местонахождения; кооперативам по месту нахождения их филиалов и др.

Для открытия расчетного счета организация должна представить в учреждение выбранного банка следующие документы:

- заявление на открытие счета  установленного образца;

- нотариально заверенную копию  устава организации, учредительного  договора и регистрационного свидетельства;

- справку из налогового органа  о регистрации организации в  качестве налогоплательщика;

- копии документов о регистрации  в качестве плательщиков в  Пенсионный фонд РФ и Фонд  обязательного медицинского страхования;

- карточку с образцами подписей руководителя, заместителя руководителя и главного бухгалтера с оттиском печати организации по установленной форме, заверенную нотариально.

В случае отсутствия в организации должности главного бухгалтера на карточки ставит подпись только руководитель  организации.

В государственных организациях подписи руководителя и главного бухгалтера могут заверять вместо нотариусов вышестоящие организации.

Иностранным юридическим лицам (нерезидентам) рублевые счета могут быть открыты только по месту нахождения их представительств и филиалов в порядке, установленном специальной инструкцией.

При временном отсутствии печати у созданной организации руководитель банка разрешает в течение срока, необходимого для изготовления печати, предоставлять в банк документы без оттиска печати.

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списание с него банк производит на основании письменного разрешения владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных требований) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков). Исключение составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, суда или финансовых органов.

В бесспорном порядке со счетов организации списывают платежи, не внесенные в срок в государственный бюджет, внебюджетные фонды, фонды социального назначения, за таможенные процедуры, платежи по исполнительным и приравненным к ним документам.

При недостаточности денежных средств на счете списание денежных средств со счета осуществляется в последовательности, определенной ГК РФ (ст. 855):3

1) по исполнительным документам, предусматривающим перечисление  или выдачу денежных средств  со счета для удовлетворения  требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании  алиментов;