Учет денежных средств в кассе. 6

ВВЕДЕНИЕ

С момента создания организации  у нее появляются денежные средства. Денежные средства - это финансовые ресурсы организации, самые высоколиквидные  активы.

Объемом имеющихся у  организации денег, как важнейшего средства платежа по обязательствам, определяется платежеспособность организации — одна из важнейших характеристик ее финансового положения.

Денежные средства находятся  в постоянном движении. Ими рассчитываются с поставщиками и подрядчиками, с  покупателями, с заказчиками, с бюджетом и внебюджетными фондами, с банками, с работниками, с различными юридическими и физическими лицами. Платежеспособными считаются организации, обладающие достаточным количеством денежных средств  для расчетов по имеющимся у них текущим обязательствам. Но всякие излишние запасы денежных средств  приводят к замедлению их оборота, а в условиях инфляции — и к прямым потерям за счет их обесценивания. Поэтому эффективное управление денежными потоками имеет важное значение для всей предпринимательской деятельности организации.

Искусство управления денежными  потоками заключается не в том, чтобы  накопить как можно больше денег, а в оптимизации их запасов, в  стремлении к такому планированию денежных потоков, чтобы к каждому очередному платежу по обязательствам организации  ей было обеспечено поступление денег от покупателей или дебиторов при сохранении необходимых резервов. Такой подход позволяет сохранять текущую платежеспособность и извлекать дополнительную прибыль за счет инвестиций временно свободных денег.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен Инструкцией Центрального банка Российской Федерации. С 1 января 2012 года вступил в силу новый нормативный акт Банка России, определяющий порядок ведения кассовых операций. Положение от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" привнесло  ряд  нововведений по вопросам кассовой дисциплины.

Денежные средства организаций  находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых  книжках и т.д.

Вопросы, касающиеся кассовых операций, важны, поскольку проверка на предприятии начинается, как правило, с ревизии кассы. И по результатам такой проверки можно судить об организации и состоянии учёта на предприятии.

Основными задачами  учета  денежных средств являются: точный, полный и своевременный учет этих средств и операций по их движению; контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием; контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины; выявление возможностей более рационального использования денежных средств.

В условиях рыночных отношений  организации необходимо выполнять  основные задачи, стоящие перед учетом денежных средств и расчетов. Прежде всего, необходимо обеспечить своевременное  и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов. Немаловажным является оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных средств и ценных бумаг в кассе организации, а также контроль за использованием средств строго по целевому назначению.

Целью курсовой работы является анализ учета денежных средств в кассе организации, свидетельствующий об  особом значении учета денежных средств как важнейшего инструмента управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности использования денежных ресурсов, поддержания повседневной платежеспособности организации.

 

 

1. ЭКОНОМИЧЕСКОЕ СОДЕРЖАНИЕ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

1.1 Понятие и классификация денежных средств в кассе

Денежные средства играют важнейшую роль среди активов  предприятия, участвующих в их хозяйственной деятельности. Денежные средства как особый товар на рынке играют роль всеобщего эквивалента во всех взаимоотношениях. Они представляют собой самые быстрые ликвидные активы предприятия. Велика роль денежных средств в обществе, выполняющие функции средства платежа, стоимостного измерителя, средства обращения и средства накопления.

В бухгалтерском учете  денежные средства отражаются, как  обычно, по их видам и месту нахождения.

По видам денежные средства делятся на:

Денежные средства в национальной валюте, которые представляют собой специальные бумажные и металлические банковские знаки. Они выполняют роль средства обращения и всеобщего эквивалента в ценообразовании.

Денежные средства в  иностранной валюте. Сюда относятся  денежные знаки (бумажные, металлические) зарубежных государств, выполняющих роль средства платежа и взаиморасчетов. К их числу относятся доллары США, английские фунты стерлинги, ЕВРО и другие национальные валюты  иностранных государств осуществляется на основе межгосударственных соглашений.

По месту нахождения денежные средства делятся на следующие  группы:

Денежные средства в  кассе – это необходимые средства для текущих нужд предприятия, а  также средства, поступающие на различные  цели и из разных источников. Сроки  хранения денежных средств и минимальные размеры денег в кассе (лимит) согласовываются договором с обслуживающим предприятием банка.

Порядок кассовых операций регламентируется «Порядком ведения  кассовых операций в Российской Федерации».

Для приема, хранения и выдачи наличных денег и денежных документов должно быть надлежащим образом оборудовано помещение кассы. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность принятых им ценностей на основании заключенного с ним договора о полной материальной ответственности.

На должность  кассира не допускается принимать  лиц: привлекавшихся к уголовной  ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном  порядке; страдающих хроническими психическими заболеваниями; систематически нарушающих общественный порядок; злоупотребляющих спиртными напитками или употребляющих наркотические вещества без назначения врача. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. Поступление денег в кассу предприятия оформляется приходным кассовым ордером, подписанным главным бухгалтером и кассиром. Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам.

Заработная  плата, пособия по временной нетрудоспособности и подобные выплаты выдаются по ведомости в течение трех рабочих дней. По истечении трех рабочих дней ведомость закрывается, напротив невыданных сумм делается отметка «Депонировано», подсчитывается сумма депонированной и выданной заработной платы и выписывается расходный ордер на выплаченную сумму. Депонированные суммы записываются в реестр, а затем в книгу депонированной заработной платы.

Расходные документы  должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными  на это лицами.

В расходном  документе расписывается лицо, получившее деньги из кассы, с указанием данных документа, удостоверяющего личность получателя.

Деньги по кассовым документам выдаются и принимаются только в  день их составления. Кассовые документы  не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Помарки, подчистки, исправления (в том числе оговоренные) в кассовых документах не допускаются. Кассовые ордера сразу же после получения или выдачи по ним денег кассир подписывает, а приложенные к ним документы погашает штампом или подписью «Оплачено».

Кассовые документы  до передачи их в кассу регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Журнал должен быть построен таким образом, чтобы можно было проконтролировать целевое использование полученных средств и полноту исполнения кассиром кассовых документов.[7]

Все исполненные  кассовые документы кассир регистрирует в кассовой книге. На предприятии может быть только одна кассовая книга, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице печати делается надпись: «В настоящей книге пронумеровано и прошнуровано... страниц», ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах под копирку. Второй экземпляр (отчет кассира) – отрывной – сдается в бухгалтерию с первичными кассовыми документами, на основании которых произведены записи в кассовую книгу. Оба экземпляра имеют одинаковый порядковый номер, подчистки и оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.

Кассовая  книга может вестись автоматизированным способом, при котором листы формируются  в виде машинограмм «Вкладной  лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Нумерация листов кассовой книги  в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. Общее количество листов кассовой книги за каждый месяц печатается в последней машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» месяца, а общее количество листов за год – в последней машинограмме декабря. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, книга опечатывается.

Для учета наличия  и движения денежных средств в  кассе используют активный счет 50 «Касса». Дебетовое сальдо счета показывает наличие денег в кассе на начало и конец периода.


1.2 Задачи учета денежных средств в кассе

В процессе своей хозяйственной  деятельности организации ведут  расчеты с поставщиками, кредитными учреждениями, с налоговыми органами, с работниками и другими организациями  и физическими лицами. Денежные средства организации – это средства, находящиеся в кассе, на расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах в учреждениях банков, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах. Денежные средств характеризуют начальную и конечную стадию кругооборота хозяйственных средств, от скорости их движения во многом зависит эффективность производственной деятельности предприятия. В этой связи возникает необходимость правильно планировать поступление денежных средств, обеспечивать возможность сохранения постоянной платежеспособности, выявлять свободные денежные средства и рассматривать возможность их вложения с целью получения прибыли.

Порядок хранения и расходования денежных средств, открытия счетов, а  также порядок проведения безналичных расчетов и ведения кассовых операций устанавливаются Центральным банком России в соответствии с действующим законодательством.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются следующие:

    1. систематический контроль над состоянием и движением денежных средств;
    2. контроль за своевременной сдачей денежных средств в банк;
    3. недопущение наличия сверхлимитного остатка денежных средств в кассе;
    4. контроль над целевым использованием денежных средств;
    5. своевременное и правильное документальное оформление движения денежных средств;
    6. организация материальной ответственности за денежные средства и систематический контроль над деятельностью материально-ответственных лиц;
    7. систематический контроль над полнотой денежных средств и недопущением их присвоения или разбазаривания. Для этого необходимо в пределах и сроках, установленных законодательством проведение инвентаризации (как правило, раз в месяц) денежных средств и другие.

Для учета денежных средств  применяются счета бухгалтерского учета, объединенные в раздел Денежные средства (счета Кассы, Расчетных счетов, Валютных счетов и Специальных счетов, Переводов в пути), и всех видов внутрихозяйственных и внешних расчетов организации.

Кассовые операции ведет  кассир – кассовый или иной работник, определенный руководителем из числа имеющихся тружеников. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под роспись. При наличии нескольких кассиров выбирается старший кассир.

В отличие от старого  порядка в Положении № 373-П  прописано, что руководитель также вправе проводить кассовые операции.

Денежные средства являются составляющей оборотных активов  организации и  характеризуют  начальную и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств, скорость оборота которых во многом определяет эффективность всей предпринимательской деятельности. Денежные средства являются единственным видом оборотных средств, обладающим абсолютной ликвидностью, т. е. способностью немедленно выступать средством платежа по обязательствам организации. Поэтому объемом имеющихся у предприятия денег как важнейшего платежного средства определяется платежеспособность предприятия.

Денежные средства предприятий  находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, в чековых книжках и пр. Их приумножение, правильное использование, контроль за сохранностью - важнейшая задача бухгалтерии. От успешности ее решения во многом зависит платежеспособность предприятия, своевременность выплаты заработной платы его персоналу, расчетов с заказчиками, платежей в бюджет и др. Бухгалтерский учет денежных средств, расчетных и кредитных операций имеет важное значение для правильной операции организации денежного обращения расчетов и кредитования, в укреплении платежной дисциплины, в эффективном использовании финансовых ресурсов.

Целью бухгалтерского учета  денежных средств, расчетных и кредитных  операций - является контроль за соблюдением  кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе. В условиях рыночной экономики бухгалтерия должна исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить предприятию дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (в депозиты банков, акции и облигации сторонних предприятий, инвестиционные фонды и т.д.).

 

1.3 Обеспечение контроля за сохранностью денежных средств в кассе

Под системой внутреннего  контроля подразумевается существующая политика организации и все связанные  с ней процедуры, направленные на выявление, исправление и предотвращение существенных ошибок и искажений  информации, которые могут появиться в бухгалтерской отчетности. Такой контроль позволяет руководству организации осуществить правильное и эффективное ведение бизнеса, обеспечить соблюдение действующего законодательства при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности, разработать методы защиты и сохранности активов, предотвратить и обнаружить мошенничество и ошибки, обеспечить точность, полноту и защиту учетных записей и своевременную подготовку достоверной бухгалтерской и финансовой отчетности.

Порядок ведения кассовых операций не устанавливает периодичность проведения инвентаризаций. Однако считается, что оптимальный период для проведения инвентаризаций кассы является один календарный месяц.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально - ответственным лицам.

Проведение инвентаризации может быть обязательным в следующих  случаях:

1. перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

2. при смене кассира;

3. если были выявлены факты хищения наличных денег;

4. если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель. Инвентаризацию проводит специальная  комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов (например, старших кассиров, специалистов по контрольно-кассовым машинам и т. д.).

При проведении инвентаризации комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.  

Одновременно с проверкой  фактического наличия денежных средств  и денежных документов в кассе  организации проводится проверка:

1. правильности оформления первичных расходных документов - наличие подписей получателей наличных денег, наличие подписи руководителя организации и главного бухгалтера на расчетно-платежных (платежных) ведомостях на выплату заработной платы и иных платежных документах, для которых наличие указанных подписей необходимо для осуществления расходования денежных средств;

2. полнота и правильность оприходования денежных средств, полученных в учреждении банка. Наличные деньги должны быть оприходованы в кассе в день их получения в банке. Проверка осуществляется посредством проведения сплошной сверки данных выписок о состоянии расчетного счета организации в кредитной организации с данными кассовой книги;

3. полнота и своевременность оприходования наличных денег, сданных по приходным кассовым ордерам;

4. соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе в течение отчетного года.

Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств  могут производится :

1. учредителями предприятий, вышестоящими организациями (в случае их наличия), а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях они производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины.

2. учреждениями банков, которые обязаны систематически проверять соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций.

3. органами внутренних дел в пределах своей компетенции, - проверки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

Кроме того, при проведении инвентаризации наличных денежных средств проводится сплошная проверка состояния расчетов с материально ответственными лицами по выданным подотчетным суммам. Проверяется правомерность выдачи подотчетных сумм, правильность определения сумм, выдаваемых под отчет, своевременность погашения подотчетных сумм (представления авансового отчета и сдачи неиспользованного остатка).

Также целесообразно  проверить соблюдение требований Правил ведения кассовых операций в части обеспечения сохранности денежных средств при их транспортировке и хранении.

Для оформления инвентаризации применяют формы первичной учетной  документации, к ним относятся:

1. Акт инвентаризации наличных денежных средств

2. Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности

3. Акт о проверке наличных денежных средств кассы.

Результаты инвентаризации оформляются Актом инвентаризации наличных денежных средств. Эта же форма акта применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.

В организации могут также проводиться внезапные ревизии кассы. Такая ревизия возможна:

1. по инициативе руководителя организации;

2. по требованию налоговой инспекции.

Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная  приказом руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего).

Ревизия проводятся в  сроки, установленные руководителем  предприятия, а также при смене  кассиров на каждом предприятии, с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей  в кассе в акте указывается  их сумма и обстоятельства возникновения.

Результаты ревизии  отражаются в акте о проверке наличных денежных средств кассы.[6]

Разновидностью инвентаризации кассы можно назвать ежедневную сверку данных фактического наличия  денежных средств и данных учета, проводимую самим бухгалтером – кассиром. Сверку целесообразно осуществлять до выведения итогов по кассовой книге.

Отражение инвентаризации денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими проводками:

1. Обнаружены излишки  денежных средств - Д 50  К 91,1;

2. Обнаруженные в результате инвентаризации недостачи взыскиваются с кассиров:

Списание недостающих денег в кассе - Д 94     К 50;

Предъявление иска кассиру - Д 73,2   К 94;

3. По мере взноса  кассира в возмещении недостач делаются записи –

Д 50, 51, 70   К 73,2.

Перед началом инвентаризации кассир дает расписку о том, что все поступившие деньги и ценности оприходованы, выбывшие – списаны в расход. Расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию.[11]

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

2.1 Документооборот операций по учету поступления наличных денежных средств

Основанием для отражения  информации о совершенных хозяйственных  операциях являются первичные документы. При документальном оформлении кассовых операций необходимо придерживаться следующих требований:

  1. не допускается применение бланков по устаревшим и произвольным формам;
  2. записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, с помощью средств механизации и других, обеспечивающих сохранность этих записей в течение периода, установленного для их хранения;
  3. свободные строки в документах необходимо прочеркивать;
  4. перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем по согласованию с главным бухгалтером;
  5. на первичных документах, прошедших обработку, должны присутствовать дата записи в учетном регистре и подпись бухгалтера, исключающие возможность их повторного использования;
  6. все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, обязательно погашаются штампом или надписью от руки «Получено» («Оплачено») с указанием даты (число, месяц, год).

Поступление в кассу наличных денежных средств оформляются рядом унифицированных форм первичных документов по учету кассовых операций: «Приходный кассовый ордер»; «Журнал регистрации приходных кассовых документов»; «Кассовая книга»; «Книга учета кассиром денежных средств».

Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ - документу, на который прямо ссылается ст. 346.11 НК РФ, чтобы определить, какие первичные кассовые документы предписывает оформлять данный документ.

Приходный кассовый ордер  используется для оформления поступления  наличных денег в кассу организации  как в условиях ручной обработки  данных, так и при обработке  информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и заверяется главным бухгалтером или уполномоченным на то лицом. При поступлении в кассу наличных денег выдается квитанция приходного кассового ордера, которая вносится в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов и передается покупателю (товара, услуг), а приходный кассовый ордер остается в кассе. При заполнении приходного кассового ордера в строке «Основание» обязательно указывается содержание хозяйственной операции.

Порядок заполнения. Из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций приведем несколько основополагающих моментов, касающихся порядка заполнения приходного кассового ордера:

1. приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным;

2. квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе;

3. в приходном кассовом ордере и квитанции к нему указываются: по строке "Основание" - содержание хозяйственной операции; по строке "В том числе" - сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "Без налога (НДС)";

4. в приходном кассовом ордере по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;

5. в графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных кассовых документов. Регистрация приходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению. [5]

Организация работы кассы – один из наиболее ответственных и трудоемких вопросов в деятельности предприятий. Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда (МРОТ); на юридических лиц – от четырехсот до пятисот МРОТ.

Ответственность за организацию работы кассы возложена на руководителей  предприятий, главных бухгалтеров  и кассиров.

 

 

 

2.2 Документооборот операций по учету расхода наличных денежных средств