Учет денежных средств в кассе и на расчетных счетах

22

Экономический факультет

Кафедра бухгалтерского учета, анализа и аудита

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Бухгалтерский учет»

на тему     «Учет денежных средств в кассе и на расчетных счетах»

Выполнил: студент группы ЭФК-22

Семенова Юлия

Проверил: Оглоблева Е.Е

2010

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

В данной курсовой работе рассматривается бухгалтерский учет денежных средств в кассе и на расчетных счетах. Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, в эффективном использовании финансовых ресурсов. Умелое распределение денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход.

Любая организация имеет хозяйственные отношения с поставщиками и покупателями и осуществляет с ними денежные и иные расчеты. Но кроме поставщиков и покупателей организация ведет денежные расчеты с банками, с бюджетом, внебюджетными фондами и другими дебиторами к кредиторами. Безналичные расчеты, осуществляемые с банковских счетов организаций, регламентируются Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденным Центральным Банком РФ. В некоторых случаях организации необходимо производить расчеты наличными денежными средствами, например при выплате заработной платы сотрудникам, при выдачи средств на командировочные расходы, при приобретении через подотчетное лицо различных товаров и/или материалов для хозяйственных нужд и т.п. Обращение наличных денежных средств и ведение кассовых операций в Российской Федерации и Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденными ЦБ России.

Цель данной работы состоит в изучении теоретического материала по ведению учета денежных средств в кассе и на расчетных счетах и рассмотрении на его основе ведение учета денежных средств в кассе и на расчетных счетах на примере предприятия ООО «Гостевой Дом «Уют»

Задачи курсовой работы:

Изучить нормативные документы и учебную литературу по данной теме;

Изучить унифицированные формы документов и документальное оформление учета денежных средств в кассе и на расчетных счетах;

Сделать анализ организации учета денежных средств в кассе и на расчетных счетах на предприятии ООО «Гостевой Дом «Уют».

Методы курсовой работы:

Изучить ведение учета и документального оформления денежных средств в кассе и на расчетных счетах предприятия;

Изучить нормативно правовую базу;

Изучить публикацию по данной теме;

Разработка рекомендаций по совершенствованию учета на предприятии.

Объектом исследования является открытое акционерное общество «Гостевой Дом «Уют» города Вологды, основным видом деятельности которого является деятельность прочих мест для временного проживания.

Источниками информации послужили данные из учета за 2008-2009 год.

22

1.     Теоретические основы учета денежных средств в кассе

1.1 Организация работы в кассе

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Хранение, прием и расходование наличных денег осуществляется через кассу организации. К кассовым операциям относятся операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы организации. В кассе организации помимо наличных денег также могут находиться денежные документы, такие как почтовые марки, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и т.д.

Касса – это структурное подразделение предприятия, предназначенное для приема, хранения и выдачи наличных денежных средств.  [1]

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации содержит общие положения о порядке ведения кассовых операций и устанавливает процедурные правила по следующим разделам:

Прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов;

Ведение кассовой книги и хранение денег;

Ревизия кассы и контроль за соблюдение кассовой дисциплины.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей.  Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке. Порядок ведения кассовых операций утвержден советом директоров ЦБ РФ 04.10.93 №40. Порядок обращения наличных денежных средств, их сдачи в банк, хранения определяется банком России. [2]

Кассовые операции могут осуществляться с использованием двух видов касс: операционной и главной. Операционные кассы предназначены для получения наличных денег от населения и обслуживаются кассирами-операционистами. Главная касса ведет прием денежной выручки от операционных касс, сдает и получает деньги из банка, выплачивает заработную плату и осуществляет расчеты с юридическими лицами. Наличные денежные средства должны расходоваться на те цели, на которые они были получены.

1.2 Соблюдение кассовой дисциплины

В соответствии с действующим российским законодательством на коммерческие банки возложена функции контроля за соблюдением клиентами порядка ведения операций с наличными денежными средствами. В частности, коммерческие банки по согласованию с клиентом устанавливают ему лимит остатка кассы, по заявлению клиента принимают решение о расходовании предприятиями денежной выручки из кассы и периодически проводят проверки кассовой дисциплины клиента.

Работу с кассой осуществляет кассир (в небольших организациях – бухгалтер-кассир), на которого посредством подписания договора о полной материальной ответственности возлагается ответственность за сохранение денег и денежных документов.

Наличные деньги и денежные документы хранятся в кассе – специально оборудованном помещении организации или сейфе. Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

Быть изолированным от других служебных и подсобных помещений, располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;

Иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

Оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;

Иметь сейф для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами, располагать исправным огнетушителем.

Одним из основных факторов, определяющих уровень надежности охраны помещения кассы предприятия, оборудованного техническими средствами, является структура комплекса охранной сигнализации, которая определяется необходимым количеством рубежей охраны, охраняемых зон и шлейфов сигнализации в каждом рубеже. Помещение кассы предприятия оборудуется, как правило, двумя рубежами охраны.

Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, и обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе и на оплату труда. Предприятие имеет право хранить в своих кассах наличные деньги (полученные из банка) сверх установленных лимитов только для оплаты труда, не свыше 3-х рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме №0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу». Срок подачи такого расчета предприятиями, организациями и учреждениями в учреждения банка – ежегодно не позднее 1 февраля.

По предприятию не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждении банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность – сверхлимитной. Лимит остатка кассы определяется исходя  из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей. Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в соответствии с договором банковского счета.

В соответствии со Ст.15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30.12.2004 N 195-ФЗ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда, на юридических лиц – от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда. [5]

Согласно указанию ЦБ РФ « Об установлении предельного размера расчетов между юридическими лицами» данный предел составляет 100 000 рублей по одной сделке. То есть по договорам, стоимость которых больше указанной суммы, расчеты наличными деньгами запрещены. К расчетам с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями данное ограничение не применяется. [3]

1.3. Документальное оформление движения денежных средств в кассе

Движение денежных средств в кассе организации состоит из двух стадий: стадий поступления (прихода) денежных средств в кассу и стадии выбытия (расхода) денежных средств из кассы.

К основным способам поступления наличных денежных средств в кассу организации относятся:

Поступление из банка по чеку на выплату заработной платы сотрудникам, на хозяйственные, операционные и командировочные расходы;

Поступление в виде выручки от покупателей и заказчиков за отгруженные товары, продукцию (выполнение работы, оказание услуги);

Поступление в виде кредитов или займов, полученных от кредитных или иных организаций;

Поступление в виде возвратов авансов или займов, ранее выданных другим организациям.

Поступающие в кассу организации наличные денежные средства в первую очередь должны сдаваться на расчетный счет организации в банке. [4]

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Кассовые ордера – это документы, удостоверяющие законность поступления денег в кассу предприятия и их расходования по целевому назначению. Суммы операций записывают  в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные – руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Наличные денежные средства могут выдаваться (расходоваться) из кассы организации на следующие цели:

под отчет на хозяйственные и операционные расходы;

на командировочные расходы;

на выплату заработной платы;.

на выплату пособий по социальному страхованию;.

на выдачу займов (ссуд) работникам организации;

на выплату компенсаций за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены чисто и ясно чернилами или шариковыми ручками или выписаны пишущей машине. Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам  могут производиться только в день их составления.

Заработную плату, пенсию, пособия по временной нетрудоспособности. Премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости.

Для оформления и учета хозяйственных операций по движению наличных денежных средств установлены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:

Таблица 1

Формы первичной учетной документации

по учету кассовых операций

Прием наличных денег в кассу производят по приходному кассовому ордеру (№ КО-1), подписанному главным бухгалтером. Приходный кассовый ордер (ПКО) и квитанцию к нему заполняет бухгалтер в одном экземпляре. Деньги по кассовым ордерам принимают только в день их составления. При поступлении наличных денег в кассу из банка также составляется приходный кассовый ордер. Сдатчиком выступает главный бухгалтер, которому кассир и передает квитанцию. Квитанцию прикладывают к выписке банка.

Выдача наличных денег из кассы оформляется только расходными кассовыми ордерами (№ КО-2). Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре бухгалтером. При выдаче денег – отдельному лицу кассир имеет право потребовать предъявление паспорта или удостоверения личности. Предъявление этих документов обязательно. 

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу (№ КО-4). Кассовая книга – это учетный регистр, предназначенные для учета кассовых операций кассиром предприятия. Это книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под подписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации. [2]

При условии обеспечения полной сохранности документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой косовой книги. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

В сроки установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе.

1.4. Синтетический учет кассовых операций.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие свободных средств в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету – суммы, поступившие наличными в кассу, по кредиту – суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50 «Касса», отражаются в журнале – ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах, а также в ведомости №1. основанием для их заполнения служат отчеты кассира.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др. [6]

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. Хранение наличных средств как уже говорилось выше, ведется в пределах лимитов.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов и т.п. если организация кроме расчетов с собственным персоналом производит расчеты с населением, она обязана использовать и регистрировать в налоговых органах контрольно-кассовые машины (ККМ). В конце рабочего дня кассир должен подготовить денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру, а последний – инкассатору. Привительством России утвержден перечень отдельных категорий организаций, которые в силу специфики своей деятельности либо местонахождения могут не использовать контрольно-кассовые машины

В субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Для их учета открывается отдельная кассовая книга, а на каждый вид документов – отдельные страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Выписывает ее кассир в двух экземплярах при приеме денежных документов.

Выдача денежных средств из кассы осуществляется на основании требования, которое выписывается бухгалтером. Учет денежных документов ведется по номинальной стоимости. При движении денежных документов составляется отдельный кассовый отчет и передается бухгалтеру.

Таблица 2

Типичные бухгалтерские проводки по счету 50 «Касса»

Процесс бухгалтерского учета кассовых операций состоит из следующих этапов:

1.                 Составление первичных учетных документов, отражающие приход или расход наличных денежных средств.

2.                  Регистрация первичных учетных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

3.                  Составление бухгалтерских проводок, обработка первичных документов.

4.                  Отражение кассовых операций в кассовой книге, подтвержденных первичными учетными документами.

5.                  Перенос данных кассовой книги в систематические учетные регистры, где они разносятся по счетам бухгалтерского учета.

1.5. Инвентаризация кассы организации

Учетный процесс предусматривает проведение инвентаризации денежных средств путем составления данных бухгалтерского учета с фактическим остатком наличных денежных средств в кассе организации.

Инвентаризация денежных средств и денежных документов проводится в сроки, определенные руководством организации, но не реже установленного нормативными документами (не реже одного раза в месяц).

Руководителем назначается инвентаризационная комиссия, в состав которой входят не менее трех человек. Из них назначается председатель инвентаризационной комиссии. Председателю комиссии за два часа до начала инвентаризации распоряжение, которое подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Кассир составляет отчет, представитель комиссии проверяет его и определяет остаток на конец. Свою работу комиссия оформляет актом инвентаризации. В акте указывается фактическое наличие денежных средств (сколь должно быть по данным бухгалтерского учета). В случае выявления недостачи или излишков, кассир должен дать письменное объяснение.

По окончанию работы руководитель утверждает акт инвентаризации, а бухгалтер поставляет в нем проводки. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют  доход организации.

Таблица 3

Отражение недостачи денежных средств в кассе.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их. С учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16.

2.     Теоретические основы учета денежных средств на рассчетных счетах

2.1. Порядок открытия расчетного счета

Каждая  организация вправе открывать в любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществление всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций. Счет 51 «Расчетные счета» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте РФ на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организации.

Расчетные счета необходимы предприятию для осуществления платежей контрагентам и для временного хранения денежных средств.

Предприятие может иметь сколько угодно расчетных счетов в любых банках. Но следует не забывать, что если открыто достаточно большое количество счетов, то предприятие в связи с этим будет нести достаточно большие расходы по их обслуживанию.

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявление на взнос денег наличными, платежных требований).[2]

Для открытия расчетного счета предприятие обязано представить банку следующий пакет документов:

Заявление на открытие счета (форма заявления представляется банком);

Справка о постановке предприятия на учет (регистрационные свидетельства) в налоговых органах, пенсионном фонде, в фонде социального страховании, в фонде медицинского страхования, в реестре акционерных обществ, или в реестре организации с соответствующей организационной правовой форме;

Отчетность предприятия (если оно уже функционирует какое-то время), либо вступительный баланс; 

Копии учредительных документов и устава предприятия;

Образцы печатей предприятия и подписей руководителя, главного бухгалтера и иных лиц, имеющих право подписей на финансовых документах, образец электронной подписи, если она используется.

Может требоваться инвестиционный бизнес-план, либо подобный документ.

Представленный пакет документов рассматривается учреждением банка, если банк считает целесообразным открытие расчетного счета, то счет данного предприятия в данном банке присваивается определенный номер и между предприятием и банком заключается договор об обслуживании расчетного счета.