Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Учет денежных средств в кассе организации. 5

Министерство образования и науки Российской Федерации

ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Институт Экономики Управления и права

Кафедра Экономической теории и финансов

Допускаю к защите

Руководитель И. А. Кузнецова

И.О. Фамилия

________________________

Учет денежных средств в кассе организации

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к курсовой работе по дисциплине

«Бухгалтерский учет, анализ»

Выполнил студент группы ЭПОб - 11 -1 _________ Н. Н.Александрова

шифр подпись И.О. Фамилия

Нормоконтроль ________ И. А. Кузнецова

подпись И.О. Фамилия

Курсовая работа защищена с оценкой _________________________________

Иркутск 2013 г.

Министерство образования и науки Российской Федерации

ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЗАДАНИЕ

НА КУРСОВУЮ РАБОТУ

По курсу «Бухгалтерский учет и анализ»

Студенту Александрову Н. Н

Тема курсовой работы: Учет денежных средств в кассе организации

Исходные данные: учебно-методическая литература, периодическая печать, Интернет-ресурсы.

Рекомендуемая литература:

Гражданский кодекс РФ" (ГК РФ) Часть 1 от 30.11.1994 N 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (действующая редакция от 14.11.2013); часть 2 от 26.01.1996 N 14-ФЗ (принят ГД ФС РФ 22.12.1995) (действующая редакция от 01.09.2013).
"Налоговый кодекс РФ" (НК РФ) Часть 1 от 31.07.1998 N 146-ФЗ (принят ГД ФС РФ 16.07.1998) (действующая редакция от 03.12.2013)
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 02.11.2013) "О бухгалтерском учете"
Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010) "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации".
Беликова Т. А. Бухгалтерский учет и отчетность от нуля до баланса. С.-П. – Питер, 2009. – 487 с.
Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА – М, 717 с.
http://www.consultant.ru/
http://www.minfin.ru/

Дата выдачи задания «15» сентября 2013 г.

Дата представления проекта руководителю «1» декабря 2013г.

Руководитель курсовой работы Кузнецова И. А.

СОДЕРЖАНИЕ

ПРИЛОЖЕНИЕ …………………………………………………………………. 32

ВВЕДЕНИЕ

В процессе хозяйственной деятельности предприятия постоянно ведет расчёты с поставщиками за приобретённые у них основные средства, сырьё, материалы и другие товарно-материальные ценности, и оказанные услуги; с покупателями за купленные ими товары, с кредитными учреждениями по ссудам и другим финансовым операциям; с бюджетом и налоговыми органами по различного рода платежам, с другими организациями и лицами по разным хозяйственным операциям.

Денежные средства обслуживают практически все аспекты операционной, инвестиционной и финансовой деятельности. Непрерывный процесс движения денежных средств во времени представляет собой денежный поток, который образно сравнивают с системой «финансового кровообращения», обеспечивающей жизнеспособность организации. От полноты и своевременности обеспечения процесса снабжения, производства и сбыта продукции денежными ресурсами зависят результаты основной деятельности предприятия, степень его финансовой устойчивости и платежеспособности, конкурентные преимущества, необходимые для текущего и перспективного развития.

Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения расчетов и кредитования в народном хозяйстве, в укреплении платежной дисциплины, в эффективном использовании финансовых ресурсов. В условиях рыночной экономики любой бухгалтер должен исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить предприятию дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (в депозиты банков, акции и облигации сторонних предприятий, инвестиционные фонды и т.д.).

Важное значение для благополучия предприятий имеет своевременность денежных расчётов, тщательно поставленный учёт кредитных и расчётных операций.

Этим занимается бухгалтерский учёт денежных средств, целью которого является контроль над соблюдением кассовой и расчётной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.

Актуальность выбранной темы вызвана современными условиями учёта денежных средств и их отражение в формах бухгалтерской отчётности; от успешности решения задачи правильной организации денежного обращения, контроля за кассовой и расчетной дисциплиной предприятия, во многом зависит его платежеспособность, своевременность выплаты заработной платы персоналу, расчетов с различными кредиторами, платежей в бюджет.

Целью курсовой работы является изучение бухгалтерского учёта денежных средств в кассе организации.

Задачи курсовой работы:

Рассмотреть теоретические основы учёта денежных средств в кассе организации.
Бухгалтерский учет денежных средств в кассе организации.

УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ

Сущность денежных средств и задачи их учета

Денежные средства представляют собой аккумулированные в денежной форме активы организации, находящиеся в ее кассе в виде наличных денег и денежных документов, на банковских расчетных, валютных и специальных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути. [1]

В соответствии с нормативными актами все организации независимо от организационно–правовой формы хранят свои свободные денежные средства в учреждениях банка на соответствующих счетах на договорных условиях. Наличные денежные средства, поступающие в кассы организаций, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих организаций. [6, стр. 52-64]

Использование наличных денег в организации в основном связано с осуществлением расчетов со своими работниками и прочими физическими лицами:

плата физическими лицами за товары и услуги, предоставляемые предприятием;
оплата труда работников, выплата других денежных доходов;
внесение предприятием поступивших в кассу денежных средств на расчетный счет;
выдача подотчетных сумм своим работникам и пр. Наличный оборот денежных средств между предприятиями незначителен, так как основная часть расчетов совершается безналичным путем.

Безналичный оборот составляет значительную часть денежных потоков на предприятии и предполагает разрыв во времени между движением товаров и движением денежных средств. Движение безналичных денежных средств фиксируется записями по счетам плательщиков и получателей денежных средств в кредитных учреждениях, а также осуществляется путем зачета взаимных требований и передачи оборотных документов (векселей, варрантов и т.п.).

Расчеты безналичными денежными средствами проходят через банковские счета согласно следующим принципам, соблюдение которых позволяет обеспечить своевременность расчетов, их надежность и эффективность:

безналичные расчеты проводится по счетам, которые предприятие открывает в банке для хранения и перевода средств;
расчеты через банк должны сочетаться с экономической самостоятельностью предприятия и его материальной ответственностью за свои действия;
средства по счетам предприятия перечисляются по поручению плательщика или с его согласия (акцепт). Это дает возможность предприятию–покупателю контролировать выполнение поставщиком основных условий договора, нарушение которых может вызвать полный или частичный отказ от оплаты (акцепта);
срочность платежа, т.е. осуществление расчетов, строго в соответствии со сроками, предусмотренными в хозяйственных, кредитных, страховых договорах;
установление очередности списания со счета клиента денежных средств в случае их недостатка для осуществления всех платежей. [9, стр. 101-103]

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

Своевременное и полное отражение в учете операций с денежными средствами при строгом соблюдении требований действующего законодательства.
Правильное документальное оформление операций с денежными средствами согласно установленным правилам ведения кассовых операций.
Контроль над сохранностью денежных средств, документов в кассе и их целевым использованием. [11, стр. 62]

Нормативное регулирование обращения с денежной наличностью

"Гражданский кодекс РФ" (ГК РФ) Часть 1 от 30.11.1994 N 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (действующая редакция от 14.11.2013); часть 2 от 26.01.1996 N 14-ФЗ (принят ГД ФС РФ 22.12.1995) (действующая редакция от 01.09.2013).
"Налоговый кодекс РФ" (НК РФ) Часть 1 от 31.07.1998 N 146-ФЗ (принят ГД ФС РФ 16.07.1998) (действующая редакция от 03.12.2013)
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 02.11.2013) "О бухгалтерском учете".
Федеральный закон от 10.12.2003 N 173-ФЗ (ред. от 23.07.2013) "О валютном регулировании и валютном контроле".
Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ (ред. от 25.11.2013) "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".
Приказ Минфина РФ от 27.11.2006 N 154н (ред. от 24.12.2010) "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006)" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 17.01.2007 N 8788).
Приказ Минфина РФ от 06.07.1999 N 43н (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99)".
Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010) "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации".
Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению".
Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".
"Положение о правилах осуществления перевода денежных средств" (утв. Банком России 19.06.2012 N 383-П) (с изм. от 15.07.2013) (Зарегистрировано в Минюсте России 22.06.2012 N 24667).
"Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации" (утв. Банком России 24.04.2008 N 318-П) (ред. от 07.02.2012) (Зарегистрировано в Минюсте России 26.05.2008 N 11751) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2013).
"Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) (Зарегистрировано в Минюсте РФ 24.11.2011 N 22394).
Инструкция Банка России от 14.09.2006 N 28-И (ред. от 28.08.2012) "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)" (Зарегистрировано в Минюсте России 18.10.2006 N 8388).
Инструкция Банка России от 30.03.2004 N 111-И (ред. от 29.03.2006) "Об обязательной продаже части валютной выручки на внутреннем валютном рынке Российской Федерации" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 29.04.2004 N 5779).

Документальное оформление кассовых операций

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлено Положением Банка России. В соответствии с этим документом организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров.

Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.[19]

Любое движение денежных средств в кассе, т.е. изменение суммы наличных денег предприятия, называют кассовыми операциями.

К кассовым операциям относятся:

прием наличной выручки от продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг);
возврат авансов, выданных работникам;
взнос денег в кассу с целью возмещения ущерба;
оплата коммунальных услуг, предоставляемых предприятием;
благотворительные пожертвования;
выдача наличных денег на заработную плату;
выдача наличных денег под отчет на командировочные и хозяйственные расходы;
расчеты с другими организациями за товары, работы и услуги.

Прием организациями наличных денежных средств при расчетах с населением производится с применением контрольно-кассовой техники (ККТ).

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Лимит остатка наличных денег устанавливается обслуживаемыми учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, имеющим кассу и ведущим налично–денежные расчеты. Превышение установленного лимита денег в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам предприятия, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий (в районах Крайнего Севера – пять дней).

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров:

приходный кассовый ордер (форма № КО–1);
расходный кассовый ордер (форма КО–2);
журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО–3);
кассовая книга (форма № КО–4);
книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО–5).

Эти формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные кассовые ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, расходные – руководитель предприятия и главный бухгалтер или уполномоченные лица. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах необязательна.[17, стр. 255-300]

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.

При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир подписывает приходный кассовый ордер, квитанцию к приходному кассовому ордеру и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег вносителю наличных денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру.

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю для оформления приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.[14, стр. 35-50]

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно–платежных) ведомостях на оплату труда (и другие приравненные к ним платежи), регистрируются после их выдачи.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно от руки шариковыми ручками или выписаны на компьютере. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам возможны только в день их составления.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно–платежным ведомостям, подписанным руководителем предприятия и главным бухгалтером. При получении денег работники расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассир ведет книгу учета принятых и выданных кассиром денег. Выдача и возврат денег и оплаченных документов оформляются соответствующими подписями.[10, стр. 92-100]

Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

в платежной (расчетно–платежной) ведомости напротив фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано» и составить реестр депонированных сумм;
в конце платежной (расчетно–платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № _____».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно–платежных) ведомостях, и подсчитывает выданные и депонированные по ним суммы.

Депонированные суммы сдают в банк и на сданные суммы составляют один общий расходный кассовый ордер.[15, стр. 56-84]

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением компьютера: «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по производственным операциям главному кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Все операции поступления и расходования денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Нумерация листов кассовой, оформляемой с применением технических средств, осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и исправления, даже оговоренные, в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера предприятия. Контроль над правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия. [16, стр. 125-200]

Вывод:

Денежные средства – это остаток наличных средств в кассе, на расчетном, валютном и других банковских счетах, включая депозиты до востребования. Объемом имеющихся у организации денег, как важнейшего средства платежа по обязательствам, определяется платежеспособность организации — одна из важнейших характеристик ее финансового положения.

Вопросы, касающиеся кассовых операций, важны, поскольку проверка на предприятии начинается, как правило, с ревизии кассы. И по результатам такой проверки можно судить об организации и состоянии учёта на предприятии. Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации. Потребность в наличных денежных средствах возникает постоянно и связана с выплатой заработной платы, пособий, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплатой услуг наличными. В то же время в кассу ежедневно могут поступать платежи наличными за услуги, в погашение долга работниками, поступления с расчетного счета или от заказчиков.

Поступление и выбытие денег из кассы оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами, соответственно.

Для учета денег, выданных из кассы доверенными лицам, ведется книга учета принятых и выданных кассиром денег.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документа до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств записываются в кассовую книгу.

Для ведения кассовых операций в штате организации должна быть предусмотрена должность кассира. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с порядком ведения кассовых операций и заключить с администрацией договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации в результате умышленных действий, а также небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. По приказам руководителя и главного бухгалтера организации кассир выполняет операции по движению денежной наличности.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Синтетический и аналитический учет по счету 50 «Касса»

Руководители предприятий обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке из учреждения банка и сдаче в банк. Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу на время совершения операции заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

На весь перечень работ по техническому укреплению помещению кассы и её оборудованию охранной и охранно-пожарной сигнализацией составляется техническо-сметная документация. При этом в смете расходы отражаются раздельно по источникам финансирования: расходы по текущему и капитальному ремонту относят на себестоимость продукции (работ, услуг), а расходы по установке и монтажу охранно-пожарной и охранной систем учитывают как капитальные вложения. [18, стр. 89-112]

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам, изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках хранятся у руководителей организации. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу (решению, постановлению) руководителя предприятия. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии, в которую входят лица, назначенные руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.

В организациях, имеющих большое количество подразделения или обслуживаемых центральными бухгалтериями, оплата труда (выплата пособий по социальному страхованию, стипендий) могут производиться по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами с которыми заключается договор и материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные настоящим порядком для кассиров.

В малых организациях, не имеющих в штате кассира, его обязанности может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с таким работником договора о материальной ответственности.[12, стр. 305]