Введение

   Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения  расчетов и кредитования  в народном хозяйстве, в укреплении платежной дисциплины, в эффективном использовании финансовых ресурсов.

   От  успешности ее решения  во многом зависит платежеспособность  предприятия, своевременность выплаты заработной платы его персоналу, расчетов с заказчиками, платежей  в бюджет и др.

   Целью бухгалтерского учета денежных средств -  является контроль за соблюдением  кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение  сохранности денежной наличности  и документов в кассе. В условиях рыночной  экономики любой бухгалтер должен исходить  из принципа, что умелое использование денег и денежных средств  само по себе  может приносить  предприятию дополнительный доход. Поэтому нужно  постоянно думать  о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (в депозиты банков, акции и облигации сторонних предприятий, инвестиционные фонды и т.д.).

   Из  этой цели вытекают следующие основные задачи бухгалтерского учета денежных средств:

• своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов;
• контроль за сохранностью денежных средств в кассе предприятия;
• использованием денежных средств по их целевому назначению;
• своевременность расчетов с поставщиками, покупателями (заказчиками), бюджетом, банками, органами социального страхования, рабочими и служащими и др.;
• своевременная проверка расчетов с дебиторами и кредиторами для предупреждения просроченной задолженности;
• своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, документов и расчетов.

1. Теоретические основы  учета денежных  средств

1.1 Порядок ведения денежных средств в кассе

Нормативные документы, регламентирующие ведение  кассовых операций:

• Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 5 января 1998 г. № 14-П;
• Порядок ведения кассовых операций в РФ от 22 сентября 1993 г. № 40;
• постановление Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745 «Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и Перечня отдельных категорий предприятий, организаций, учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин»

    В соответствии с этими документами  все предприятия, организации, учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны:

• приходовать полученные наличные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банка (п. 2.1 Положения ЦБ РФ № 14-П)
• иметь кассу и кассовую книгу для осуществления наличных расчетов, наличные деньги хранить в кассе в пределах установленного  банком лимита (п. 2.5 Положения ЦБ РФ № 14-П)
• производить платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило в безналичном порядке, а наличными деньгами – в пределах установленной ЦБ РФ суммы (предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 60 000 руб. по одному платежу – указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У)
• производить прием наличных денег от населения с обязательным применением контрольно-кассовых машин и с соблюдением требований постановления Правительства РФ от 30 июля 1993 г. №745.

   В штате предприятия предусмотрена  должность кассира, который несет  материальную ответственность за сохранность  всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении на работу кассира руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в РФ, вслед за тем с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

   На  основании заключенного с ним  договора о материальной ответственности  кассир несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных  документов и ведения кассовой книги, а также за сохранность всех принятых ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

   Договор о материальной ответственности  с кассиром заключается в  соответствии со ст. 244 ТК РФ и постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

   Письменные  договоры о полной материальной ответственности  могут быть заключены предприятием, учреждением, организацией с работниками, достигшими 18-летнего возраста, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне, утвержденном в установленном порядке.

   Отсутствие  договора о полной материальной ответственности  исключает возможность взыскания  сумм допущенных недостач в полном объеме. В этом случае к кассиру  может быть применена только ограниченная материальная ответственность: взыскан ущерб, в размере, не превышающем его оклада.

   На  малых предприятиях, не имеющих в  штате кассира, обязанности последнего выполняются главным бухгалтером  или другим работником по письменному  распоряжению руководителя при условии заключения с ним договора. В случае необходимости временной замены кассира исполнение его обязанностей возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. Договор о материальной ответственности заключается с ним в обычном порядке.

   Кассиру запрещается  передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. Помещение кассы для обеспечения  необходимых условий сохранности  денежных средств должно быть специально оборудовано. Доступ в помещение  кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается, а двери в кассу во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны. Всю полноту ответственности за создание условий сохранности денег в помещение кассы, а также при доставке их из банка несет руководитель предприятия.

   Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим  законодательством

   Перед открытием помещения кассы и  металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться  в исправности охранной сигнализации.

   В соответствии с правилами все  предприятия независимо от формы  собственности должны хранить свои денежные средства в банке. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются  только на те цели, на которые они  получены: на выдачу заработной платы, на командировочные, хозяйственные и другие расходы.

   Максимальная  сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит  остатка наличных денег в кассе  устанавливается обслуживающим  банком всем предприятиям, организациям, учреждениям независимо от формы собственности. Сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня, превышающая лимит остатка, подлежит сдаче в банк для последующего зачисления на счет организации. Предприятия, не имеющие лимита остатка, должны ежедневно сдавать всю наличность в банк. Не сданная в банк денежная наличность считается сверхлимитной

   Лимит остатка кассы для предприятий  устанавливается банком по согласованию с предприятьем в размере, необходимом  для обеспечения нормальной работы. Лимит определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности сокращения встречных перевозок ценностей.

   Сверх установленного лимита деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы в течении трех дней , включая день получения денег в банке. Всю денежную наличность сверх лимита предприятия обязаны сдавать непосредственно в дневные или вечерние кассы банков, а также инкассаторам.

   Порядок и сроки сдачи наличных денег  устанавливаются учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителем исходя из необходимости  ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков. При этом устанавливаются следующие сроки сдачи предприятиями наличных денежных средств:

• для предприятий, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы предприятий;
• для предприятий, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков, - на следующий день;
• для предприятий, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, - 1 раз в несколько дней.

   Наличные  деньги, принятые от физических лиц  в уплату налогов, страховых и  других сборов, сдаются непосредственно в учреждения банков.

   В отдельных случаях предприятия  имеют право хранить в своих  кассах и сверхлимитные денежные средства.

   В таких случаях предприятиям необходимо соблюдать следующие условия:

• данные сверхлимитные средства быть предназначены для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий;
• срок наличия сверхлимитных средств в кассе не должен превышать 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – до 5-ти дней);
• указанные сверхлимитные остатки должны быть получены в обслуживающем предприятие банковском учреждении, а не накоплены за счет выручки, поступающей в его кассу.

   Таким образом, для правильного определения потребности предприятия в наличных денежных средствах с учетом установленного ему лимита, сумма, подлежащая снятию с расчетного счета, определяется по формуле:

   П = ОР + Л – ОП – О,

   Где П – потребность;

   ОР  – ожидаемый расход;

   Л – лимит хранения денежных средств;

   ОП  – ожидаемый приход наличных денежных средств в кассу предприятия  за счет выручки от реализации и других операций;

   О – остаток наличных денежных средств  в кассе на дату определения потребности.

   Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия, а также в соответствии с договором банковского счета

   В том случае, когда предприятие  имеет несколько счетов в разных банках, лимит остатка кассы устанавливает  один из банков, а в другие банки достаточно представить копию такого решения.

   Согласно  указанию ЦБ РФ "Об установлении предельного  размера расчетов между юридическими лицами" данный предел составляет 100 000 рублей по одной сделке. Т.е. по договорам, стоимость которых больше указанной суммы, расчеты наличными деньгами запрещены. К расчетам с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями данное ограничение не применяется.

   Для того чтобы остаток наличных денег  в кассе на конец рабочего дня  не превышал лимита, организация для передачи денег в банк может заключить договор с инкассаторской службой учреждения банка или специализированной инкассаторской службой, имеющим лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей. Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам предусмотрен положением ЦБ РФ от 9 октября 2002 г. № 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ».

   Заключив  договор, организация заказывает изготовление специального пломбира, на котором должны быть выгравированы номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак.

   Один  экземпляр заверенного образца  пломбы передается организации для  предъявления инкассаторам при получении  ими сумок с ценностями, второй экземпляр — в кассовое подразделение кредитной организации для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов.

   Кассир  организации к каждой сдаваемой  инкассаторам сумке с денежной наличностью выписывает препроводительную ведомость. Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку. Второй экземпляр (накладная к сумке) передается инкассатору при получении им сумки. Третий экземпляр (копия препроводительной ведомости) остается у кассира.

   Третий  экземпляр препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора служит основанием для составления бухгалтером расходного кассового ордера (форма № КО-2) и для отражения в кассовой книге расхода наличных денег по кассе организации. Сумка с денежной наличностью пломбируется кассиром организации таким образом, чтобы предотвратить ее вскрытие.

   Перед получением ценностей инкассатор-сборщик  предъявляет кассиру организации  документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную  карточку и порожнюю сумку. Кассир организации предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с ценностями и два экземпляра препроводительной ведомости.

   Инкассатор-сборщик  принимает сумку с ценностями с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствия их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Затем инкассатор проверяет соответствие суммы, указанной в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и копии препроводительной ведомости, сумм цифрами и прописью, номера сумки, указанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего на копии препроводительной ведомости расписывается, ставит печать и дату приема сумки.

    Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная  запись зачеркивается, на свободном  поле явочной карточки делается новая  запись, заверенная подписью кассира  организации. Производить записи в явочной карточке инкассатору не разрешается.

   Статьей 15.1 «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения  кассовых операций» КоАП РФ установлено, что  нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка  ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

   Статьей 15.2 «Невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций» КоАП РФ установлено, что невыполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа в размере от 20 до 30 МРОТ.

   В соответствии со ст. 23.5 КоАП РФ дела об административных правонарушениях, предусмотренных  ст. 15.1, 15.2, рассматривают налоговые  органы.

    Статьей 15.4 «Нарушение срока представления  сведений об открытии и о закрытии счета в банке или иной кредитной организации» КоАП РФ установлено, что нарушение установленного срока представления в налоговый орган или орган государственного внебюджетного фонда информации об открытии или о закрытии счета в банке или иной кредитной организации влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до двух тысяч рублей.

    Применение  контрольно-кассовой техники при  осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. 54-ФЗ «О применении контрольно кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

    Под контрольно-кассовой техникой (далее — ККТ), используемой при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт, понимаются контрольно-кассовые машины (далее — ККМ), оснащенные фискальной памятью, электронно-вычислительные машины, в том числе персональные, программно-технические комплексы, которые подлежат обязательной регистрации в Государственном реестре контрольно-кассовой техники.

    Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику, обязаны:

• осуществлять регистрацию контрольно-кассовой техники в налоговых органах;
• применять при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт исправную ККТ, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);
• выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки;
• обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку в соответствии с п. 1 ст. 7 Закона 54-ФЗ, беспрепятственный доступ к соответствующей ККТ, предоставлять им указанную документацию;
• производить при первичной регистрации и перерегистрации ККТ введение в фискальную память ККТ информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов.

    На  приобретаемые предприятием ККМ  должны быть заключены договоры с  центром технического обслуживания (ЦТО) или заводом-изготовителем  об их принятии на техническое обслуживание и ремонт (п. 2 приказа Госналогслужбы России от 22 июня 1995 г. ВГ-З-14/36).

    Чек контрольно-кассовой машины должен содержать следующие реквизиты, установленные постановлением Правительства РФ от 7 августа 1998 г. № 904:

• наименование организации;
• идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН);
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дату и время покупки (оказания услуги);
• стоимость покупки (услуги);
• признак фискального режима

1.2 Организация учета  денежных средств  на расчетном счете

   Предприятия вне зависимости от форм собственности  обязаны хранить свои денежные средства в банке. Расчеты предприятий  по своим обязательствам с другими  предприятиями, как правило, в безналичном  расчете, при этом посредником при  расчетах выступают учреждения банков и небанковские кредитные организации.

   Банковская  система РФ включает в себя Банк России, кредитные организации, а  также филиалы и представительства  иностранных банков. Правовое регулирование  банковской деятельности осуществляется в соответствии с ГК РФ, Федеральным законом «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», другими федеральными законами и нормативными актами ЦБ.

   Понятие кредитной организации и банка  определено в Федеральном законе от 2 декабря 1990 г. № 395-1 «О банках и банковской деятельности».

   Кредитная организация – юридическое лицо, которое для извлечения прибыли  как основной цели своей деятельности на основании специального разрешения (лицензии) ЦБ РФ имеет право осуществлять банковские операции, предусмотренные ФЗ.

   Банк  – кредитная организация, которая  имеет исключительное право осуществлять в совокупности следующие банковские операции:

• привлечение во вклады денежных средств физических и юридических лиц;
• размещение указанных средств от своего имени и за свой счет на условиях возвратности, платности, срочности;
• открытие и ведение банковских счетов физических и юридических лиц

   Клиенты самостоятельно выбирают банки для  кредитно-расчетного обслуживания и  могут производить все виды банковских операций в одном или нескольких банках.

   Безналичные расчеты осуществляются банками  с банковских счетов предприятий, а  также могут осуществляться через  банки, в которых не открыты счета  предприятий, осуществляемых платежи, либо в пользу которых произведен платеж.

   Для ведения расчетов между предприятиями, обслуживаемыми различными банками, имеет значение характер взаимоотношений между банками. Организация  расчетов в этом случае возложена на расчетно-кассовые центры (РКЦ), созданные ЦБ РФ по территориальному принципу. Каждому учреждению банка в РКЦ открывается корреспондентский счет для проведения расчетов, где на соответствующем балансовом счете банк хранит свои собственные средства, а РКЦ осуществляет безналичные расчеты клиентов и самого банка. Расчеты между РКЦ по расчетным операциям клиентов банков осуществляются через МФО (межфилиальные обороты), которые есть у каждого РКЦ. Схема расчетов с участием РКЦ представлена на рис. 1.

Рис. 1. Схема расчетов с участием РКЦ

   Клиенты вправе открывать необходимое им количество расчетных, депозитных и иных счетов в любой валюте в банках с их согласия, если иное не установлено федеральным законом. (ст. 30 закона № 395-1).

   Отношения между банками и клиентами  носят двойственный характер. При  заключении договора банковского счета  клиенту открывается счет в банке на условиях, согласованных сторонами. Виды счетов, открываемых предприятиями в банках, представлены на рис. 2.

Рис. 2.  Виды счетов, открываемых  предприятиями в  банках 

   Банк  обязан заключить договор банковского  счета с клиентом, обратившимся с предложением открыть счет на объявленных банком для открытия счетов данного вида условиях, соответствующих требованиям, предусмотренным законом и установленными в соответствии с ним банковскими правилами (ст. 846 ГК РФ).

   Банк  не вправе отказать в открытии счета, совершение соответствующих операций по которому предусмотрено законом, учредительными документами банка и выданным ему разрешением (лицензией), за исключением случаев, когда такой отказ вызван отсутствием у банка возможности принять на банковское обслуживание либо допускается законом или иными правовыми актами.

   При необоснованном уклонении банка  от заключения договора банковского  счета клиент вправе предъявить ему  претензии, предусмотренные п. 4 ст. 445 ГК РФ.

   В соответствии с п. 9 ст. 5 Закона №395-1, открытие кредитной организацией банковского счета юридическому лицу осуществляется на основании:

• свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
• свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.

   Вместе  с перечисленными документами в банк предоставляется карточка с образцами подписей и оттиска печатей, оформленная в соответствии с указанием ЦБ РФ от 21 июня 2003 г. № 1297-У. Карточка с образцами прописей и  оттиска печати подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия, которому открывается счет.  право первой подписи принадлежит руководителю предприятия, а также должностным лицам, уполномоченным руководителем. Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру или лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета письменным распоряжением.

   Правом  первой и второй подписи могут  обладать одновременно несколько работников предприятия. При этом сотрудник  предприятия не может быть наделен  одновременно правом первой и второй подписи.

   Если  в штате предприятия нет должности главного бухгалтера (другого должностного лица, выполняющего его функции), карточка подписывается только руководителем. В этом случае в карточке в поле «Фамилия, имя, отчество» вместо указания лица, наделенного правом второй подписи, указывается: «Бухгалтерский работник в штате не предусмотрен»

   Подлинность собственноручных подписей лиц, обладающим правом первой и второй подписи, может  быть удостоверена нотариально. Карточка может быть оформлена без нотариального  свидетельствования подлинности подписей в присутствии сотрудника кредитной организации в соответствии с порядком, установленным указанием ЦБ РФ от 21 июня 2003 г. № 1297-У.

   Банк  обязан сообщить об открытии или закрытии счете организации, индивидуального  предпринимателя в налоговый  орган по месту их учета в пятидневный срок со дня соответствующего открытия или закрытия такого счета (ст. 86 ч I НК РФ).

   Отсутствие  договора банковского счета в  виде единого документа, подписанного сторонами, не означает отсутствия договорных отношений.