Учет документов в архиве

Министерство культуры Омской области

Омский библиотечный техникум

Курсовая работа

По дисциплине Архивоведение

ТЕМА: «УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ»

Омск 2013

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).

Основными единицами  учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица  хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел.

Учет ведется в государственных  архивах по хранилищам и в целом  по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учет, как правило, ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.

Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов: 

• Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Государственные и ведомственные архивы заполняют карточки фондов на каждый архивный фонд (коллекцию) и отсылают их соответствующим архивным управлениям — отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных архивных органах создаются фондовые каталоги. В Росархиве действует Центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ. Централизация учета достигается также едиными методическими требованиями, которые разрабатывает высший орган ФАС для государственных и ведомственных архивов.
• Преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы. Яркий пример преемственности — опись дел. Другие обязательные учетные документы (книга учета поступлений, список фондов, лист фонда, карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов) в государственных и ведомственных архивах несколько различаются по форме, но содержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, что госархивы являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а ведомственные — временными.
• Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в ЦФК и архивные каталоги других архивных учреждений. В учетных документах государственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения.

Ответственность за состояние  и совершенствование архивного  дела и делопроизводства в организациях несут их руководители и специалист ответственный за ведение делопроизводства. Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов.

Тема моей курсовой работы называется «Учет документов в архивах».

Цель данной курсовой работы - изучение системы учета документов в архивах.

Цель работы предопределяет следующие задачи:

1. Проанализировать нормативно - правовую базу деятельности ведомственного архива;

2. Определить понятие «учет документов»;

3.Дать определение понятию «ведомственный архив», рассмотреть виды ведомственных архивов;

3. Рассмотреть проведение учета документов в ведомственном архиве.

Формируя, храня и организуя  использование архивных документов, государственные и ведомственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных и ведомственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

1. ГЛАВА НОРМАТИВНО - ПРАВОВАЯ ОСНОВА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ

С целью централизованного  хранения, упорядочения и использования  документов, законченных делопроизводством, в том числе и документов по личному составу в организации  создается архив.

При организации работы архива необходимо руководствоваться  основными нормативно - методическими документами, которые помогут в работе:

Сегодня правовой основой  создания архивов организации является нормативно-методическая база:  

 ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

 Основные правила,  работы государственных архивов  Российской Федерации;

 Основные правила  работы архивов организаций.

Регламент государственного учета документов архивного фонда  Российской Федерации;

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов .

«Основные правила работы архивов организаций» являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Для организации работы архива необходимо принять положение  об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия. 18.08.1992.№ 176:

1) основные положения;

2) состав документов  архива;

3) задачи и функции  архива;

4) права архива;

5) организация работы  архива.

При необходимости положение  об архиве может дополняться другими  разделами.

В своей работе ЭК руководствуется  Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно - методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения Положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия от 19.01.1995 г. N 2.

II. ГЛАВА ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА

ДОКУМЕНТОВ  АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

2.1. Понятие и правовые основы учета документов

Учет документов — это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием на основе единого методического обеспечения.

Учет документов строится на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности. Указанные принципы реализуются на основе:

• установления общих для всех хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации единиц учета;
• единства организации хранения и учета документов;
• сопоставимости учетных показателей;
• строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;
• оперативного внесения в установленные сроки во все учетные документы изменений об объеме и составе документов Архивного фонда Российской Федерации, отражающих их фактическое количество и состав.

Архив в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляет государственный учет документов и представляет в порядке, определенном Регламентом, учетные сведения в вышестоящий орган управления архивным делом для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе  неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования, описи дел и документов.

Учет производится путем  присвоения документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр — обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда, архивной коллекции, описи, единицы хранения, единицы учета, которые указываются вслед за сокращенным названием архива (его официальной аббревиатурой).

В состав архивного шифра  единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, носителя звуковой информации. 

2.2.Организация учета документов в архиве

Учет документов в  архиве осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника. В хранилище назначается работник, ответственный за учет документов хранилища.

Записи в учетные  документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

2.2.1.Порядок и схема учета документов в архиве утверждаются приказом директора архива. Порядок учета документов в архиве определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом хранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету при приеме и выбытии документов, проведении других видов архивных работ с указанием, в каком структурном подразделении какие учетные документы, учетные базы данных когда и кем заполняются; отражает взаимосвязь учета, ведущегося в хранилищах, с учетом по архиву в целом, в том числе определяет периодичность сверки учетных документов хранилищ с учетными документами архива.

Схема учета документов в графической форме фиксирует  порядок учета.

Учетные документы, кроме  описей дел, документов, предназначены  для служебного пользования и  пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива могут быть выданы дела фондов.

Хранение учетных документов осуществляется в установленном  порядке

Документы поступают  в архив на хранение на основании: 
– акта приема-передачи документов на хранение  
– акта приема на хранение документов личного

Примечание: Документы могут ставиться на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ .

Все принятые в архив  документы вносятся в книгу учета  поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив фонд записывается в список фондов на него заполняются лист фонда и карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета кинофотофонодокументов и видеодокументов. Каждая впервые поступившая опись учитывается в реестре описей.

Для централизованного  государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на новый фонд составляется карточка фонда, данные о поступлении частей фондов, ранее принятых на хранение, включаются в “Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.00 г.”

2.2.2.Система учетных документов архива, их целевое  
назначение и требования к ведению

Система учетных документов архива — комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива и их изменения, являющаяся составной частью системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

2.3.Общие требования к ведению основных учетных документов

Учет документов за досоветский период и период после 1917 года, ведется раздельно, за исключением специализированных архивов, хранящих документы личного происхождения и аудиовизуальные документы. Книги учета поступлений документов, списки и листы фондов ведутся по каждому периоду с самостоятельной порядковой нумерацией фондов.

Номера фондов за период после 1917 года в архивах, хранящих документы обоих периодов, должны иметь индекс “Р”, отделяемый от цифрового обозначения номера чертой (Р–1, Р–2 и т.д.).

Номера фондов бывших партийных архивов, включенных в структуру государственных архивов, должны иметь индекс “П” (П–1, П–2 и т.д.).

Перенумерация фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения вышестоящего органа управления архивным делом.

Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов (см. пп. 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3), утвержденных в установленном порядке.

После внесения изменений  в учетные документы и проставления в графе актов “Изменения в учетные документы внесены” соответствующей отметки акты помещаются в дело фонда, при нефондовой организации документов — в дело организации — сдатчика документов.

Акты нумеруются в  пределах фонда по видам актов  в валовом порядке; при нефондовой организации документов — в пределах дела организации-сдатчика документов.

2.4.Учетные базы данных (БД) ведутся для: 
– информационной поддержки учета; 
– ведения централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; 
– подготовки в автоматизированном режиме статистических све- 
дений, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменений объема, состава и состояния архивных документов; 
– оперативного представления сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя за определенный отрезок времени.

Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета — архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета, включенных в опись — в традиционных учетных документах. При этом ведение традиционных учетных документов является обязательным.

Обобщенные показатели документов централизованного государственного учета, а также исходные показатели, необходимые для их получения, входят в число обязательных реквизитов учетных БД, устанавливаемых Федеральной архивной службой России.

Учетные БД формируются  во взаимосвязи с другими информационными БД, имеющимися в архиве, и должны быть совместимы с соответствующими учетными БД вышестоящего органа управления архивным делом.

Преемственность учетных БД и традиционных основных учетных документов обеспечивается использованием в БД реквизитов основных учетных документов.

Учетные БД заполняются  на основе учетных документов архива. Для обеспечения адекватности заполнения и ведения учетной БД разрабатывается инструкция, определяющая содержание каждого реквизита и организацию ведения БД.

В плановом порядке осуществляется работа по заполнению учетных БД по состоянию на 01.01. года, следующего за отчетным. В дальнейшем ведется оперативное внесение изменений в учетные документы и в учетные БД. 

III.ГЛАВА ПОНЯТИЕ, СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И СТАТУС

ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА

3.1 Понятие «ведомственный архив» и его виды

Итак, кроме государственных  архивных учреждений, в каждой организации должен существовать свой архив. ГОСТ дает определение понятия "ведомственный архив"- довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Они выполняют сходные  с госархивами функции, работают в соответствии с правилами, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений  или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Как было сказано выше, ведомственный  архив - понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может и не быть специального подразделения - архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив, из числа штатных работников.

В положение об архиве включаются следующие разделы: основные положения; состав документов архива; задачи и функции архива; права архива; организация работы архива.

При необходимости положение об архиве может дополняться другими  разделами.

Положение об архиве, являющемся юридическим  лицом, структурным подразделением или частью службы ДОУ, согласовывается  с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации и утверждается руководителем организации.

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

объединенный архив, хранящий документы  нескольких организаций отрасли, связанных  системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

архив организации, хранящий документы  только данной организации и ее предшественников Основные правила работы архивов  организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Центральный отраслевой архив хранит документы организаций отрасли всех уровней подчиненности независимо от их территориального местонахождения. Центральный архив министерства, ведомства хранит, как правило, документы центрального аппарата министерства и организаций непосредственного подчинения.

Объединенный архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности, например, лечебные и хозяйственные организации горздрава.

Объединенные ведомственные архивы создаются в целях обеспечения  сохранности документов небольших  учреждений, рациональной их организации, обеспечивающей оперативное использование документов. При этом решаются проблемы обеспечения архивов помещениями, учета и охраны документов, обеспечения архивов квалифицированными кадрами, концентрации и хранения документов по личному составу ликвидированных учреждений и предприятий. Централизация справочной работы по документам мелких учреждений улучшает ее качество Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. М., 1996. С. 62.

Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

архив управленческой документации;

научно-технический архив;

аудиовизуальный архив;

архив документации на электронных  носителях.

Архивы, состав документов которых  обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

Для всех разновидностей архивов в  состав хранящихся документов входят: а) законченные делопроизводством  документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно; б) фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников; в) личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях. Кроме того, в архиве хранятся страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а также не входящие в состав АФ копии документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые для работы издания, научно-справочный аппарат к документам архива.

Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются "Основные правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

3.2. Учет документов в ведомственном архиве

Любые действия, производимые с ведомственным архивом, включая учет документов в ведомственном архиве, подлежат строгому контролю. Основным нормативным документом, определяющим правила работы с таким архивом, является федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Комплектование ведомственного архива производится на основании списков, которые включают в себя информацию об организации, и составляются государственными и муниципальными архивами. Для того, чтобы коммерческая организация или частное лицо были включены в эти списки, заключается отдельный договор с ними. Документы передаются на ведомственное хранение только после проведения экспертизы, которая устанавливает необходимость такого хранения.  Затем, на основе переданных документов, составляется паспорт архива организации, в котором указывается состояние архива (условия хранения документов, сотрудники архива  так далее)  количество единиц архива.

Учет документов в  ведомственном архиве позволяет  своевременно отслеживать его состояние и вносить необходимые поправки.

Помимо соблюдения законодательства и плановых проверок, учет документов в ведомственном архиве помогает выполнить его основную цель, которая заключается в сохранности документации.  Конечно, немаловажную роль в этом играет и состояние архивных помещений, и правильное хранение документов, и профессионализм  сотрудников архива.

Учет документов в  ведомственном архиве – обязательная и одна из наиболее важных составляющих в работе с ним. Учет необходимо проводить в установленные законом сроки.  Он не только способствует обеспечению сохранности архивных бумаг, но  избавляет от возможных проблем при внеплановых проверках.

3.3. Задачи  ведомственного архива

Ведомственный архив  осуществляет:

• Комплектование документов постоянного и временного срока хранения, документами по личному составу.
• Учет, обеспечение сохранности и использование документов, хранящихся в архиве.
• Подготовку и своевременную передачу документов на госхранение  соблюдением требований, установленных Государственной архивной службой РФ.
• Контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве организации.
• Ведомственный архив составляет и представляет в ГКУ КПОГА годовые разделы описей дел постоянного срока хранения и по личному составу после рассмотрения ЭК организации. 
  Организует использование документов: 
  — выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов во временное пользование в целях служебного использования для работы в помещении организации; 
  — исполняет запросы организаций и обращения граждан об установлении трудового стажа и о заработной плате, в установленном порядке выдает копии документов и справки. 
  — ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.