Учет документов в ведомственном архиве

[Введите текст]

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 2

1. Общие положения 4

1.1 Основные задачи и  функции ведомственного архива. 6

1.2 Права и ответственность  ведомственного архива. 8

2. Общие требования к  учету документов в ведомственном  архиве. 10

3. Состав учетных документов  ведомственного архива. 11

4. Выявление и учет  особо ценных документов. 15

5. Проверка наличия и  состояния дел. 16

6. Учет документов государственными архивами. 18

7. Современное состояние и перспективы развития ведомственных архивов. 19

Список использованных источников и литературы 21

Введение

Деятельность любой организации  невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При  этом информация все чаще принимает  фиксированный документальный характер.

Каждому человеку хотя бы один раз в течение своей жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Документы фиксируют каждый шаг  нашей жизни, начиная с момента  рождения, поступления в школу, затем  в специальное среднее или  высшее учебное заведение, затем  устраиваясь на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Использование документов - сложная  и ответственная работа, которая  требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного  аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в  архивах использование документов считают разновидностью научной  работы.

Использование архивных документов в  нашей стране основывается на принципах  открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково  важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной  личности.

Исходя из этого целью курсовой работы, является изучение вопроса  использования и учета ведомственного архива.

В связи с поставленной целью  в работе решались следующие задачи:

Изучение понятия  ведомственный архив;

Изучение основных задач ведомственного архива;

Изучение направления использования  документов ведомственного архива;

Изучение форм использования документов ведомственного архива.

Актуальность данной работы заключается  в том, что один из важнейших резервуаров  памяти человечества - архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда  возникли частные архивы, их документы  служили главным образом правовым обоснованием при регулировании  взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

Курсовая работа состоит из введения, семи частей и списка использованной при написании работы литературы.

1. Общие положения

Все хранящиеся в архиве документы подлежат учету.

   Учет документов  необходим для:

• обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;
• для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с             применением персональных компьютеров;
• для наиболее эффективного использования документов.

Ведомственный архив организации  создается для собирания, временного хранения и использования документов на бумажных и электронных носителях. Ведомственный архив осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением о ведомственном архиве, определяющим задачи, функции источников комплектования и состав принимаемых документов. Положение о ведомственном архиве утверждается руководителем организации по согласованию с государственными архивами соответственно зон комплектования.

 В зависимости от  состава документов, которыми комплектуется  ведомственный архив, и государственных  обязанностей организаций по  осуществлению ведомственного хранения  могут создаваться ведомственные  архивы следующих видов:

• архив организации, хранящий документы только данной организации;
• центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;
• центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;
• объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
• объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем).

Ведомственные архивы исполняют  роль связующего звена между организацией и государственным архивом. Даже если в штатном расписании организации  не предусмотрена должность архивного  работника, руководитель обязан назначить  приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

1. Основные задачи и функции ведомственного архива.

Основными задачами ведомственного архива являются:

• комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение;
• осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

Ведомственный архив в  целях выполнения своих главных  задач осуществляет следующие основные функции:

• Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов;
• Осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов;
• Составляет научно - справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно - справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив;
• Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;
• Осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения;
• Осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;
• Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив;
• Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве: информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке документы или копии документов; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально - правового характера, ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
• Осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в организациях - источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях);
• Участвует в разработке нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;
• Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).

Ведомственному архиву для  выполнения его задач и функций  предоставляется право:

• Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;
• Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор  и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе  фондов организаций-источников комплектования архивов.

1.2 Права и ответственность ведомственного архива

Для выполнения основных задач  и функций архив организации  имеет право:

• требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
• контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;
• запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования - необходимые для работы архива сведения;
• участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

Архив совместно с руководителем  организации несет ответственность  за:

• несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
• утрату и несанкционированное уничтожение документов;
• необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
• нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

2. Общие требования  к учету документов в ведомственном  архиве

Под учетом документальных материалов понимается установление и  регистрация данных об их количестве, составе, состоянии и системе  хранения, а также закрепление  этой системы учетными документами.

Учет документов в ведомственном  архиве является одним из средств  обеспечения их сохранности и  контроля за их наличием. Учет документов осуществляется отдельно по каждому архивохранилищу. Учету подлежат все хранящиеся в ведомственном архиве документы, в том числе не внесенные в описи дел, непрофильные, страховые копии особо ценных документов, копии фонда пользования. Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных определяется приказом (распоряжением) руководителя организации. В ведомственном архиве учет документов ведется по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам). Учетные документы оформляются по установленным формам и предназначены для фиксирования поступления, выбытия, количества, состава, состояния архивных документов в единицах учета. Основными единицами учета документов являются архивный фонд и единица хранения. Единицам хранения присваиваются номера. За единицу учета документов на электронных носителях принимается единица хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект и сопроводительная документация к ней.. Все учетные документы централизованного учета в ведомственном архиве должны быть сосредоточенны у лица, ответственного за ведение этого учета, а учетные документы хранилищ – соответственно у лиц, несущих ответственность за учет документов в хранилищах. Учетные документы хранятся в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

3. Состав учетных документов ведомственного архива.

В состав учетных документов входят: книга учета поступления  и выбытия документов - для учета  в архиве каждого поступления  и выбытия документов; список фондов - для суммарного и индивидуального  учета фондов и коллекций и  присвоения им номеров; лист архивного  фонда - для фиксации изменений в  названии фонда, учета и нумерации  описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе  и объеме фонда; описи дел – для поединичного и суммарного учета дел; дело архивного фонда – документы, отражающие историю организации и ее фонда; картотеки - карточка фонда, топографическая карточка, карточка физического состояния; номенклатура дел организации – систематизированный перечень документов, образующихся в делопроизводстве с указанием сроков хранения; паспорт ведомственного архива – учетный документ, суммирующий данные о материалах по архиву; книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования – для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования; опись документов страхового фонда – для поединичного и суммарного учета особо ценных дел.

Основанием каждой записи в учетных документах при поступлении  дел является годовая опись дел  структурного подразделения, номенклатура дел организации – источника  комплектования ведомственного архива.

Основанием каждой записи в учетных документах при выбытии  документов являются акт приема – передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акт о неисправимых повреждениях дел.

Сведения о каждой единице  учета документов на электронных  носителях вводятся в базу данных с указанием ее информационного  объема в мегабайтах (Мбайт).

Изменение количества единиц хранения и/или информационного  объема документов на электронных носителях, произошедших в результате перезаписи на новые носители, вносятся в акт  о миграции и перезаписи (в новую  итоговую запись к описи дел и  лист архивного фонда).

Первичными учетными документами  для поединичного и суммарного учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу являются описи дел. Учетные номера присваиваются описям дел по листу фонда в валовом порядке. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом самостоятельного номера. Суммарный учет дел осуществляется в соответствии со сведениями итоговой записи к описям. К завершенной описи дел проставляется общая итоговая запись. При выбытии единицы хранения (единицы учета) в графе «Примечание» описи дел ставится отметка «Выбыла».

Список фондов ведется  в ведомственном архиве организации, хранящем документы двух и более  архивных фондов. Архивный фонд вносится в список фондов при первом поступлении  их документов в ведомственный архив  организации. Каждому архивному  фонду присваивается очередной  номер по списку фондов в хронологической  последовательности его поступления. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года. В  итоговой записи указывается количество поступивших и выбывших в течение  предыдущего года и общее количество хранящихся архивных фондов, а также  количество архивных фондов, содержащих особо ценные документы.

Лист архивного фонда  составляется на каждый архивный фонд при первом его поступлении. В  нем учитывается все поступления  и выбытия описанных и неописанных  документов. Листы нумеруются и хранятся в папках с клапанами в порядке  возрастания номеров архивных фондов. Завершенный в делопроизводстве ведомственного архива лист помещается в дело архивного фонда с указанием  даты, должности и подписи работника.

Книга учета поступления  и выбытия документов предназначена  для учета всех текущих, итоговых изменений в составе и объеме архивных фондов и являются основой  для составления листов архивных фондов, паспорта ведомственного архива. Учет каждого поступления или  выбытия документа ведется под  самостоятельным порядковым номером. Количество каждого поступления  или выбытия документов на электронных  носителях указывается дробью: в  единицах учета/единицах хранения с  указанием их информационного объема в Мбайтах.

В ведомственном архиве создаются  картотеки по личному составу  и истории организации. Картотека  по личному составу предназначается  для поиска сведений о трудовом стаже, размере заработной платы и других данных работников организации. Карточки картотеки по личному составу  содержат информацию о фамилиях, именах, отчествах работников, поисковых  данных архивных документов, в которых  имеются сведения о них. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, в пределах одинаковых фамилий – по алфавиту имен и  отчеств. Карточки картотеки по истории  организации содержат информацию о  ее создании, реорганизации (ликвидации) со ссылками на соответствующие нормативные  правовые акты, распорядительные документы, поисковые данные архивных документов и систематизируются в хронологическом  порядке. Ведомственный архив принимает  на хранение справочные, тематические и другие картотеки, образованные в делопроизводстве организации, проводит необходимый комплекс работ по их усовершенствованию и подготовке к передаче в государственный архив.

Паспорт ведомственного архива – документ, отражающий состав, количество документов, хранящихся в организации  по состоянию на 01. 01. каждого года. Паспорта составляются во всех архивах  и содержат итоги учетных данных. В паспорте архива учреждения дается подразделение этих данных для материалов постоянного хранения и материалов по личному составу. Кроме того, указывается  объем материалов, находящихся не в архиве, а еще в структурных  подразделениях. Паспорт составляется в двух экземплярах – один находится  в архиве, второй посылается в архивные органы.

4. Выявление и  учет особо ценных документов.

Выявление и учет особо  ценных документов в ведомственном  архиве проводится по согласованию с  государственным архивом. На выявленные особо ценные документы каждого  архивного фонда составляется отдельная  опись дел. Особо ценные документы  подлежат микрофильмированию с целью  создания их страховых копий. Совокупность страховых копий составляет страховой  фонд, который хранится отдельно от подлинников особо ценных документов. Одновременно со страховым фондом из позитивных микрофильмов, микрофиш и  ксерокопии документов создается фонд пользования. В электронном архиве создаются резервные и рабочие экземпляры документов. 

5. Проверка наличия  и состояния дел.

Важнейшим мероприятием, имеющим  целью обеспечить сохранность материалов ведомственного архива, наряду с учетом, является проведение проверки их наличия и состояния.

Под проверкой наличия  и состояния документов понимается проверка их фактического наличия и  физического состояния, сопровождаемая выверкой учетно-справочного аппарата.

Проверка наличия и  состояния дел является постоянной плановой работой ведомственного архива. Основными задачами проверки наличия  и состояния дел являются:

• установление фактического наличия дел, числящихся по описям;
• выявление дел, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации.
• устранение недостатков в учете;
• организация розыска отсутствующих дел.

    Помимо основной  цели – содействовать обеспечению  сохранности документов, - проверка  их наличия и состояния помогает  выявить недочеты в проведении  ряда других работ архива: фондирование  документов, их систематизация, описание, соблюдения правил при выдаче  документов из архивохранилища  и других работ. Проверка наличия  и состояния документов проводится  в ведомственном архиве периодически. Проверка дел постоянного хранения  осуществляется не реже одного  раза в 5 лет, временного (свыше  10 лет) хранения и дел по  личному составу – 10 дет, документов  на электронных носителях –  3 года. Внеочередная проверка проводится  до и после перемещения дел  в другое архивохранилище; после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в архивохранилища посторонних лиц; при смене руководителя ведомственного архива, реорганизации (ликвидации) организации. При проверке проводится сверка сведений, внесенных в описи, со сведениями на обложках дел. Не допускается делать какие-либо пометки или записи в описи дел и другие учетные документы. При обнаружении отсутствия дел организуется их розыск, изучаются учетные документы по выдаче, проверяются рядом находящиеся архивные фонды, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, ранее составленные акты проверки. Розыск проводится в течение года после завершения проверки. По итогам розыска составляется справка, подлежащая утверждению руководителем организации по согласованию с ЭПК соответствующего уполномоченного органа. На основании утвержденной справки необнаруженные дела снимаются с учета. Дела, выданные во временное пользование, считаются имеющимися в наличии. Все обнаруженные в ходе проверки недостатки вносятся в акт . По завершении проверки в конце каждой описи дел подклеивается дополнительный лист, который подписывается работниками, проводившими проверку, с предоставлением записи «Проверено» и даты. Проверка считается завершенной после внесения выявленных изменений в учетные документы и предоставления сведений о наличии учтенных дел архивного фонда в государственный архив.

    При проведении  проверки особое внимание обращается  на физическое состояние материалов  и режим их хранения, поэтому  проверка предупреждает порчу  материалов от сырости и других  неудовлетворительных условий хранения. 

6. Учет документов государственными архивами.

Ежегодно на основе предоставляемых  ведомственными архивами паспортов  и других учетных документов (карточек фондов, сведений об изменении в  составе и объеме фондов, описей дел и др.) государственными архивами составляется отчет о состоянии  ведомственных архивов по утвержденной статистической форме. Учет архивных фондов и дел, хранящихся в ведомственных архивах, ведется в государственном архиве централизованно, одним структурным подразделением (лицом). 

7. Современное состояние и перспективы развития ведомственных архивов.

За время существования  России как самостоятельного государства  произошло несколько полных реорганизаций  структуры федеральных органов, что естественно сказалось на сохранности документов и деятельности архивов организаций.

История создания ведомственных  архивов показывает, что появление  их связано с объективными потребностями  общества в сохранении использовании  архивных документов до поступления  на вечное хранение.

Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в  состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды  с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

Все три названных типа архивов в той или иной степени  в настоящее время испытывают воздействие нескольких факторов. Первый фактор – это законодательное  регулирование их деятельности. Применительно  к решению задач управления, главным  последствием воздействия этого  фактора стало обособление архивных служб отдельных государственных  структур (Президента Российской Федерации, силовых ведомств, МИД, Госфильмофонда и др.) в системе организации  ведомственных архивов. 

Второй фактор – это  организационная перестройка экономической, политической, социальной и интеллектуальной сфер жизнедеятельности российского  общества. Он способствовал бурному росту различных видов негосударственных архивов, ограничению полномочий государственной и ведомственных архивных служб в отношении контроля за негосударственными архивами, породил известные трудности в решении вопросов, связанных с судьбами архивных документов негосударственного происхождения.

Третий фактор – изменение  ценностных ориентиров жизнедеятельности  общества, подчас противоречивое, что  особенно характерно для переходных периодов, - привел отчасти к снижению общественного статуса ведомственных  архивов и одновременно способствовал  повышению престижа отдельных подвидов негосударственных архивов.

Четвертый фактор – концептуальная неготовность архивистов к пересмотру сложившихся, имевших давние традиции профессиональных представлений в  новых политических и социально-экономических  условиях.

Нынешняя ситуация предельно  обострила накапливаемые годами проблемы ведомственного хранения и  создала новые: нехватка площадей, перегруженность  архивохранилищ, сокращение количества штатных работников.

За последние годы во многих министерствах и ведомствах утрачена подведомственная сеть. В прежнем  виде «отраслевой» подход к работе с документами невозможен. Но, тем  не менее, многие федеральные органы осуществляют общеотраслевую координацию  деятельности подведомственных учреждений: разрабатывают перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, осуществляют проверки обеспечения  сохранности документов.

В последнее годы активизировалась деятельность организаций по созданию архивов, упорядочению документов, передаче их на постоянное хранение. Возникают  новые формы хранения архивных документов: депозитарное хранение – хранение документов органами власти и организациями в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ:

    Источники:

        Федеральный  закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном  деле в Российской Федерации» // Принят Государственной Думой  1 октября 2004 года.

        Примерное  положение об архиве государственного  учреждения, организации, предприятия. 18.08.1992 г. N 176

        Положение  о постоянно действующей экспертной  комиссии учреждения, организации,  предприятия от 19.01.1995 г. N 2

        ГОСТ  Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.

        Основные  правила работы архивов организаций,  одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002 – М., 2002.