Учет и аудит дебиторской задолженности покупателей и заказчиков

Введение

В условиях формирования рыночных отношений  практически невозможно управлять сложным экономическим механизмом хозяйствующего субъекта без своевременной экономической информации, основную часть которой дает четко налаженная система бухгалтерского учета и анализа финансово-хозяйственной деятельности. Данные бухгалтерского учета и анализа финансово-хозяйственной деятельности используются для оперативного руководства работой хозяйствующих субъектов и их структурных подразделений, для составления экономических прогнозов и текущих планов и, наконец для изучения и исследования закономерностей развития экономики страны.

Торговля представляет собой ту сферу экономической жизни, в которой объект и поле действия - товарообмен, купля-продажа товаров, обслуживание покупателей в ходе этих процессов, а также доставка, хранение товаров и подготовка их к продаже.

Главным объектом учета  во всех торговых предприятиях выступает товар. Специфика бухгалтерского учета обусловлена особенностями «технологического процесса», который в основе своей представлен процессом реализации.

Хозяйственные отношения между  предприятиями построены на основе договоров. В них предусматриваются: наименование материалов и ценностей, количество, цены, сроки поставки, порядок расчетов, способы транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приемки и т. п.

Договорные отношения  более полно обеспечивают потребность  предприятий в материалах должного качества, и в соответствии, с установленными сроками. Предприятия-поставщики на отгруженную продукцию выписывают платежные требования и счета-фактуры, передают их банку для оплаты и пересылают почтой покупателю.

В большинстве компаний запасы составляют значительную часть оборотных активов, отраженных в балансе. От того на сколько верно ведется учет запасов и их стоимости, во многом будет зависеть правильность отражения финансового положения компании, и ее прибыли. В этом выпуске издания рассматривается порядок учета запасов по Международным стандартам финансовой отчетности, который регламентируется МСБУ (IAS) 2 «Запасы».

Учет дебиторской задолженности  затрагивает вопросы учета счетов к получению. Приводятся критерии признания дебиторской задолженности и методы оценки, расчета резерва по сомнительным долгам. Рассматривается учет прочей задолженности покупателей и заказчиков: реализация основных средств, нематериальных активов.

Поскольку денежные средства являются посредником во всех расчетах, очевидно, что для обеспечения нормального кругооборота средств в народном хозяйстве, ведения деятельности в условиях рыночной экономики роль бухгалтерского учета заключается в правильности и своевременности выполнения всех необходимых расчетов. В свою очередь эффективность расчетных операций во многом зависит от состояния бухгалтерского учета денежных средств, расчетных и кредитных операций.

Задолженности, возникающие при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности предприятий, образуют текущее и долгосрочное отвлечение или привлечение средств, известных как дебиторская и кредиторская задолженности, влияющие в свою очередь на платежеспособность и ликвидность.

Сокращение дебиторской задолженности, ускорение оборачиваемости оборотных средств и как результат улучшение финансового состояния предприятия определяются различными факторами его функционирования, в том числе и рациональной организацией расчетов. Прежде всего, следует отметить, что дебиторская и кредиторская задолженности представляют собой права и обязанности предприятия соответственно, т.е. право истребовать или обязанность погасить долг.

В процессе реализации возникает  понятие дебиторской задолженности. Под дебиторской задолженностью понимают задолженность других организаций, работников и физических лиц данной организации (задолженность покупателей за купленную продукцию, подотчетных лиц за выданные им под отчет денежные суммы и др.). Организации и лица, которые должны данной организации, называются дебиторами.

Актуальность темы данной дипломной работы обосновывается тем, что проблемы управления дебиторской задолженностью, с которыми сталкиваются предприятия, достаточно типичны:

• нет достоверной информации о сроках погашения обязательств компаниями-дебиторами;
• не регламентирована работа с просроченной дебиторской задолженностью;
• отсутствуют данные о росте затрат, связанных с увеличением размера дебиторской задолженности и времени ее оборачиваемости;
• не проводится оценка кредитоспособности покупателей и эффективности коммерческого кредитования;
• функции сбора денежных средств, анализа дебиторской задолженности и принятия решения о предоставлении кредита распределены между разными подразделениями, при этом не существует регламентов взаимодействия и, как следствие, отсутствуют ответственные за каждый этап.

Неэффективная постановка учета и управления дебиторской  задолженностью влияет на величину оборотного капитала компании, позволяет эффективно использовать временно свободные средства и не допускать появления безнадежных долгов.

Синтетический и аналитический  учет дебиторской задолженности  должен быть организован таким образом, чтобы обеспечивать прозрачность и простоту формирования необходимых раскрытий информации в финансовой отчетности, а также управление этими активами и обязательствами.

Степень детализации  аналитического учета должна позволять  анализировать оборачиваемость данного актива и погашение данного обязательства в разрезе каждого контрагента и однородных хозяйственных операций в разрезе каждого договора, а также отдельно отражать скидки и процентный доход.

Таким образом, все вышесказанное  определяет цель данной дипломной работы, которая заключается в разработке мероприятий по совершенствованию учета и управления дебиторской задолженностью.

Задачи, которые стояли при изложении данной дипломной  работы, заключаются в следующем:

• раскрыть теоретическую сущность и нормативную базу дебиторской задолженности, а так же методологию учета и анализа дебиторской задолженности на предприятиях и в организациях;
• провести анализ учета и управления дебиторской задолженности на предприятии ТОО «MASTER», выявить проблемы учета и управления дебиторской задолженностью на предприятии;
• предложить эффективный механизм совершенствования учета и управления дебиторской задолженностью на анализируемом предприятии, обосновать его эффективность.

Теоретической и методологической базой проведенного исследования послужили законодательные и нормативные акты по вопросам бухгалтерского учета, Стандарты бухгалтерского учета, работы ученых Республики Казахстан, специалистов в области бухгалтерского учета.

Практическая значимость проведенного в дипломной работе исследования заключается в том, что разработанные в нем рекомендации могут быть использованы для совершенствования бухгалтерского учета задолженности  покупателей и заказчиков на предприятии ТОО «MASTER». Реализация предложенных рекомендаций позволит усовершенствовать порядок ведения финансовой отчетности ТОО, сократить объем сомнительной дебиторской задолженности, обеспечить наиболее полную и достоверную информацию о работе предприятия в условиях рынка.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

1 Теоретические основы учета и аудита задолженности покупателей и заказчиков

1.1 Сущность учета и аудита задолженности покупателей и заказчиков в современных условиях

Большое влияние на оборачиваемость  капитала, вложенного в оборотные активы, а следовательно, и на финансовое состояние предприятия оказывает увеличение или уменьшение дебиторской задолженности. Искусство управления дебиторской задолженностью заключается в оптимизации общего ее размера и обеспечении своевременной инкассации.

Под дебиторской задолженностью понимают задолженность других организаций, работников и физических лиц данной организации (задолженность покупателей за купленную продукцию, подотчетных лиц за выданные им под отчет денежные суммы и др.).

Дебиторская задолженность  является активом предприятия, который  связан с юридическими правами, включая право на владение.

В целом под активом понимается имущество, имущественные блага и права субъекта, имеющие стоимостную оценку. Будущая экономическая выгода, воплощённая в активе - это потенциальный, прямой или косвенный вклад в приток денежных средств субъекта. Следовательно, дебиторская задолженность это будущая экономическая выгода, воплощённая в активе, и связанная с юридическими правами, включая право на владение. Актив дебиторской задолженности имеет три существенные характеристики:

• он воплощает будущую выгоду, обеспечивающую способность

прямо или косвенно создавать прирост денежных средств;

• активы представляют собой ресурсы, которыми управляет хозяйствующий субъект. Причем права на выгоду или потенциальные услуги должны быть законны или иметь юридическое доказательство возможности их получения.

Система бухгалтерского учета, которая действовала при планово-административной системе хозяйствования, в том числе и в Республике Казахстан до 1997 года, под активами подразумевала все хозяйственные средства, принадлежащие предприятию. Отличительным свойством присущим нынешнему учету в Казахстане, является то, что активы - это в определенной мере затраты которые должны стать доходами в будущем. Отсюда и возникает необходимость рассмотреть, как списываются затраты, вложенные в активы, в том числе дебиторскую задолженность. В связи с этим в бухгалтерском учете признается не выплата денег, а возникновение или отсутствие прав на эти выплаты. Соответственно и  доходом считается не получение платежей, а возникновение права на них. При чем доходы данного отчетного периода всегда должны быть соотнесены с расходами благодаря которым эти доходы были получены.

В бухгалтерском балансе дебиторская задолженности отражаются по их видам:

• торговая дебиторская задолженность;
• неторговая дебиторская задолженность.

Торговая  дебиторская задолженность - это суммы, которые клиенты должны выплатить за товары и услуги, реализованные (оказанные) в ходе осуществления обычной хозяйственной деятельности. Торговая дебиторская задолженность - обычно наиболее существенный вид дебиторской задолженности, которой владеет компания. Она подразделяется на две группы: счета к получению - обычная задолженность покупателей за приобретенную продукцию, и векселя  к получению - задолженность покупателей, оформленная письменным обязательством оплатить счет.

Неторговая дебиторская задолженность - возникает в результате других видов деятельности, например: авансы служащим или филиалам компании, депозиты для покрытия потенциального ущерба или убытка, депозиты в качестве гарантии платежа, дивиденды и вознаграждения к получению. Это задолженность может быть письменным обещанием произвести оплату или предоставить товары или услуги.

В балансе торговая дебиторская задолженность и не торговая дебиторская задолженность должны быть предоставлены раздельно.

При отражении в бухгалтерском балансе дебиторская задолженность разбивается на следующие группы:

• расчеты с покупателями и заказчиками;
• векселя к получению;
• внутрихозяйственные расчеты (задолженность дочерних и зависимых обществ).

Общее правило отражения  дебиторской задолженности в  балансе определяется МСБУ (IAS) 1 «Предоставление финансовой отчетности», который требует предоставления непосредственно в балансе торговой и иной дебиторской задолженности и отдельного раскрытия дебиторской задолженности материнской компании, дочерних компаний, ассоциированных компаний и других взаимосвязанных сторон.

В соответствии с МСБУ (IAS) 1 «Предоставление финансовой отчетности» дебиторская задолженность классифицируется как оборотный актив (текущая дебиторская задолженность) и долгосрочный актив (долгосрочная дебиторская задолженность). При этом актив должен классифицироваться как оборотный, если удовлетворяет любому из следующих критериев:

1) ожидается, что он будет реализован, или он держится с целью продажи или потребления в течении нормального операционного цикла;

2) он держится преимущественно с целью перепродажи;

3) ожидается, что он будет реализован в течение 12 месяцев после отчетной даты;

4) он представляет собой денежные средства или эквиваленты денежных средств, за исключением случаев, когда на них возложены ограничения по обмену или использованию для погашения обязательств, действующие 12 месяцев после отчетной даты.

По истечении срока исковой давности дебиторская задолженность подлежит списанию. Общий срок исковой давности установлен в 3 года. Для отдельных видов требований законом могут быть установлены специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком.

Срок исковой давности начинает исчисляться по окончании срока исполнения обязательств, если он определен, или с момента, когда у кредитора возникает право предъявить требование об исполнении обязательства.

Дебиторская задолженность по истечении срока исковой давности списывается на уменьшение прибыли или резерва сомнительных долгов. Списание задолженности оформляется приказом руководителя и бухгалтерскими записями.

Резкое увеличение дебиторской задолженности и ее доли в оборотных активах может свидетельствовать о неосмотрительной кредитной политике предприятия по отношению к покупателям либо об увеличении объема продаж, либо неплатежеспособности и банкротстве части покупателей. Дебиторская задолженность может уменьшиться, с одной стороны, за счет ускорения расчетов, а с другой из-за сокращения отгрузки продукции покупателям.

Следовательно, рост дебиторской задолженности не всегда оценивается отрицательно. Необходимо различать нормальную и просроченную задолженность. Наличие последней создает финансовые затруднения, так как предприятие будет чувствовать недостаток финансовых ресурсов для приобретения производственных запасов, выплаты заработной платы и др. Кроме того, замораживание средств в дебиторской задолженности приводит к замедлению оборачиваемости капитала. Просроченная дебиторская задолженность означает также рост риска непогашения долгов и уменьшение прибыли. Поэтому каждое предприятие заинтересовано в сокращении сроков погашения причитающихся ему платежей.

Учет задолженности покупателей и заказчиков влияет на величину оборотного капитала компании, позволяет эффективно использовать временно свободные средства и не допускать появления безнадежных долгов. В МФСО нет специального стандарта, посвященного дебиторской и кредиторской задолженностям, однако при составлении отчетности необходимо соблюдать принцип консерватизма, чтобы не ввести в заблуждение ее пользователей. В связи с этим большое значение имеет проблема формирования финансовой информации о дебиторской задолженности и раскрытия ее в отчетности компаний. Необходимость достоверного отражения дебиторской задолженности в финансовой отчетности является актуальной проблемой еще по тому, что для ее оценки финансового состояния компании используется категория быстроликвидных активов. А одним из наиболее важных объектов бухгалтерской отчетности, составляющей данную категорию, является дебиторская  задолженность.

В процессе анализа нужно изучить динамику, состав, причины и давность образования дебиторской задолженности, установить, нет ли в ее составе сумм, нереальных для взыскания, или таких, по которым истекают сроки исковой давности. Если они есть, то необходимо срочно принять меры по их взысканию (оформление векселей, обращение в судебные органы и др.). Для анализа дебиторской задолженности кроме баланса используются материалы первичного и аналитического бухгалтерского учета.

Работник, занимающийся управлением дебиторской задолженностью, должен сосредоточить внимание на наиболее старых долгах и уделить больше внимания крупным суммам задолженности.

Важно изучить также  качество и ликвидность дебиторской задолженности. Одним из показателей, используемых для этой цели, является период оборачиваемости дебиторской задолженности, или период инкассации долгов. Он равен времени между отгрузкой товаров и получением за них наличных денег от покупателей.

Для характеристики качества дебиторской задолженности определяется и такой показатель, как доля резерва по сомнительным долгам в общей сумме дебиторской задолженности. Рост уровня данного, коэффициента свидетельствует о снижении качества последней.

Эти показатели сопоставляют в динамике со среднеотраслевыми данными, нормативами и изучают причины увеличения продолжительности периода нахождения средств в дебиторской задолженности (неэффективная система расчетов, финансовые затруднения у покупателей, длительный цикл банковского документооборота и т.д.)

Качество дебиторской  задолженности оценивается также удельным весом в ней вексельной формы расчетов, поскольку вексель выступает высоколиквидным активом, который - может быть реализован третьему лицу до наступления срока его погашения. Вексельное обязательство имеет значительно большую силу, чем обычная дебиторская задолженность. Увеличение удельного веса полученных векселей в общей сумме дебиторской задолженности свидетельствует о повышении ее надежности и ликвидности.

Особую актуальность проблема неплатежей приобретает в условиях инфляции, когда происходит обесценивание денег. Чтобы подсчитать убытки предприятия от несвоевременной оплаты счетов дебиторами, необходимо из просроченной дебиторской задолженности вычесть ее сумму, скорректированную на индекс инфляции за этот срок.

1.2 Учет задолженности покупателей и заказчиков

Для учета дебиторской  задолженности используют подраздел 1200 "Краткосрочная дебиторская задолженность".

Счета данного подраздела предназначены для обобщения  информации о наличии и движении задолженности покупателей и заказчиков перед организацией.

Подраздел 1200 "Краткосрочная дебиторская задолженность" включает счета:

1210 "Краткосрочная  дебиторская задолженность покупателей  и заказчиков", где отражаются операции по расчетам с покупателями и заказчиками за реализованную продукцию и оказанные услуги сроком до одного года, и прочая краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков;

1220 "Краткосрочная дебиторская задолженность дочерних организаций", где отражаются операции по расчетам с дочерними организациями за реализованные активы и оказанные услуги сроком до одного года, и  прочая краткосрочная задолженность дочерних организаций;

1230 "Краткосрочная дебиторская задолженность ассоциированных и совместных организаций", где отражаются операции по расчетам с ассоциированными и совместными организациями за реализованные активы и оказанные услуги сроком до одного года, и  прочая краткосрочная дебиторская задолженность ассоциированных и совместных организаций;

1240 "Краткосрочная  задолженность филиалов и структурных подразделений", где отражаются операции по поступлению и списанию денежных средств на счета филиалов и структурных подразделений;

1250 "Краткосрочная  дебиторская задолженность работников", где отражаются операции, связанные с движением дебиторской задолженности работников по: выданным в подотчет денежным средствам на приобретение активов, оплате услуг, служебным командировкам и другим, предоставленным работникам займам, а также расчеты по возмещению материального ущерба (недостача, хищение, порча и другие), причиненные организации работником, прочая краткосрочная дебиторская задолженность работников;

1260 "Краткосрочная дебиторская задолженность по аренде", где учитываются расходы по осуществлению текущих арендных платежей по операционной и финансовой аренде за текущий период;

1270 "Краткосрочные вознаграждения к получению", где отражаются операции, связанные с движением дебиторской задолженности по начисленным дивидендам по акциям (долям, участия);

1280 "Прочая краткосрочная дебиторская задолженность", где отражаются операции по прочей дебиторской задолженности сроком до одного года, не указанной в предыдущих группах, например, задолженность по векселям полученным, по осуществлению страховых выплат страховым организациям;

1290 "Резерв по сомнительным требованиям", где отражаются операции, связанные с созданием и движением резерва по сомнительным требованиям.

Таблица 1

Корреспонденция счетов типовых операций по учету дебиторской  задолженности

Продолжение таблицы 1

Учет прочей дебиторской задолженности ведется на счете 1280 "Прочая краткосрочная дебиторская задолженность".

Рассмотрим организацию  учета по каждому виду дебиторской задолженности.

1420 Налог на добавленную стоимость. В соответствии с Налоговым Кодексом Республики Казахстан предприятия применяют в бухгалтерском учете и при исчислении налогов метод начислений. Для отражения в бухгалтерском учете расчетов по налогу на добавленную стоимость (НДС) используется счет 1420 "Налог на добавленную стоимость".

По дебету счета 1420 отражаются суммы НДС по акцептованным счетам за приобретенные товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги в корреспонденции с кредитом счета 3310 "Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам".

Суммы НДС, учтенные по дебету счета 1420, по мере фактического поступления ценностей на склады (приемки выполненных работ) будут записываться по кредиту этого счета и дебету счета 3130 "Налог на добавленную стоимость". Записи по дебету счета 1420 не будут закрываться на счет 3130 только по тем акцептованным счетам-фактурам, по которым материальные ценности не поступили и не оприходованы на склады, а работы не приняты по актам приемки выполненных работ или услуг.

Начисленные проценты учитываются на счете 1270 "Краткосрочные вознаграждения к получению". Этот счет содержит информацию о дебиторской задолженности по начисленным процентам (по предоставленным займам, векселям, аренде основных средств и др.). Начисление процентов, причитающихся к получению, отражается по дебету счета 1270 "Краткосрочные вознаграждения к получению" и кредиту счета 6110 "Доходы по вознаграждениям". Оплата начисленных процентов отражается по дебету счетов 1040 "Денежные средства на текущих банковских счетах в тенге", 1010 "Денежные средства в кассе в тенге", 1050 "Денежные средства на текущих банковских счетах в валюте" и др., и кредиту счета 1270 "Краткосрочные вознаграждения к получению".

1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников», на данном счете учитываются следующие виды дебиторской задолженности: по расчетам с подотчетными лицами; с работающими за товары, проданные в кредит; по предоставленным займам; по возмещению материального ущерба.

В процессе производственно-хозяйственной  деятельности предприятия посылают работников в служебные командировки, приобретают в магазинах канцелярские принадлежности, оплачивают почтовые переводы и другие расходы. Эти расходы не всегда возможно оплатить путем безналичных расчетов через учреждения банков. Поэтому для оплаты выше перечисленных и других расходов работникам выдают в подотчет наличные деньги. Деньги выдаются согласно расчету, утвержденному руководителем предприятия. Авансы выдаются не ранее наступления действительной надобности в расходах и только тем сотрудникам, на которых распоряжением руководителя возложено осуществление расходов из подотчетных сумм, а также лицам, направляемым в служебные командировки. Деньги на служебные командировки выдаются в пределах сумм, причитающихся командируемым лицам на оплату проезда к месту командировки и обратно, возмещения расходов суточных и расходов по найму помещений на срок командировки. Выдача авансов из кассы производится после полного расчета по ранее выданным авансам. Лица, не предоставившие отчеты и не сдавшие неизрасходованные остатки подотчетных сумм в установленные сроки, подвергаются дисциплинарной, а в необходимых случаях - уголовной ответственности. Субъект имеет право удержать из суммы оплаты труда работника не возмещенный им своевременно остаток аванса, если работник не оспаривает основания и размер удержания. Удержание может быть произведено единовременно или с рассрочкой независимо от того, какая часть оплаты труда остается свободной от всех других взысканий с данного работника. Распоряжение об удержании должно быть дано не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса. При пропуске этого срока администрация теряет право на удержание соответствующих сумм в бесспорном порядке. В этом случае, а также, если работник оспаривает основание или размер удержания, взыскание сумм производится в судебном порядке.

Перерасходованные по авансовому отчету суммы выдаются работнику из кассы. Бухгалтерия проверяет авансовые отчеты, затем их утверждает руководитель предприятия. Неправильно оформленные авансовые  отчеты и приложенные к ним документы возвращаются подотчетным лицам для дооформления. Документы, приложенные к авансовому отчету, гасятся штампом или надписью от руки "Оплачено" или "Погашено" с указанием даты (года, месяца, числа).

За время нахождения в командировке выплачиваются суточные в установленных размерах за каждый день пребывания в командировке, не исключая выходных и праздничных дней, а также дней нахождения в пути, в том числе и за время вынужденной остановки в пути.

Оплата расходов по найму жилого помещения (кроме тех случаев, когда  командированному предоставляется бесплатное помещение) производится на основании представленных счетов, но не свыше установленных размеров. Фактическое пребывание в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Срок командировки, как правило, не должен превышать сорока дней, не считая времени нахождения в пути. При отсутствии проездных документов к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещение расходов в каждом конкретном случае решается руководителем в установленном порядке.

Если командируемый выезжает в  загранкомандировку, день выезда и  день приезда при начислении суточных считаются за одни день. По дебету счета 1250 "Краткосрочная дебиторская задолженность  работников" записи производятся с кредита следующих счетов: 1010 "Денежные средства в кассе в тенге", - при выплате авансов в подотчет из кассы; 1040 "Денежные средства на текущих банковских счетах в тенге"- при переводе авансов по почте с расчетного счета; 1280 "Прочая краткосрочная дебиторская задолженность" - при выдаче авансовых чековых книжек под отчет; 1010 " Денежные средства в кассе в тенге " - при выдаче в подотчет марок госпошлины, почтовых марок и др. По кредиту счета 1250 "Краткосрочная дебиторская задолженность работников" записи производятся в дебет следующих счетов: счета "Сырье и материалы" (1310), 1330 "Товары", 1350 "Прочие запасы" - на сумму приобретенных товарно-материальных ценностей и произведенных транспортно-заготовительных расходов; 7210 "Административные расходы" - на командировочные, почтовые, телеграфные и другие расходы; 1010 "Денежные средства в кассе в тенге" - при возврате аванса в кассу; 3350 "Краткосрочная задолженность по оплате труда" - при удержании аванса из заработной платы; 1250 "Краткосрочная дебиторская задолженность работников" - при привлечении подотчетного лица к ответственности за растрату подотчетных сумм, если они не могут быть удержаны из сумм оплаты труда.