Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами и прочим операциям в организации

Содержание

Введение

Аудиту могут подвергаться все участки бухгалтерского и налогового учета, в данной работе будет рассмотрен аудит расчетов с подотчетными лицами.

Проблема правильного  отражения в учете расчетов с  подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как  в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

Актуальность данной темы заключается в необходимости  изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избежания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования данной работы является процесс проведения аудиторской проверки на предприятии  в современных условиях. Предметом  изучения является политика предприятия по организации и ведению учета расчетов с подотчетными лицами.

Изучение выбранной  темы предполагает достижение следующей  цели – рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами и определить его роль в деятельности организации.

Сформулированная цель предполагает решение следующих  задач:

- дать понятие учета расчетов с подотчетными лицами;

-определить нормативные  и законодательные документы,  регламентирующие объект проверки;

- рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами;

-выяснить типичные  ошибки, допускаемые в учете расчетов  с подотчетными лицами, дать им  характеристику;

- проанализировать полученный  материал и сделать выводы.

        1  Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами

        1.1 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Работник, получивший подотчетную  сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам  на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен  только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда  или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством  командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту  командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских  расходов приведен в статье 264 НК РФ.

Согласно этой статье, к представительским  расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию  развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму  задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения в нематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1  «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется по каждой авансовой выдаче.

1.2 Нормативные  документы, регламентирующие расчеты  с подотчетными лицами

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения по отражению  расходов с подотчетными лицами в  бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном "О бухгалтерском учете".

Порядок выдачи средств на хозяйственные  нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке ведения  кассовых операций».

В связи с тем, что расчеты  с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 60 000 руб.

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли.

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в  Положении по бухгалтерскому чету № 10/99 «Расходы организации».

При оформлении командировочных расходов учитываю нормы Трудового Кодекса  РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку, а также порядок  оплаты командированного сотрудника в выходные и праздничные дни.

Размер суточных для бюджетных  организаций устанавливается Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93.

При направлении сотрудника в командировку за границу РФ применяют следующие  нормативные акты: Закон РФ «О валютном регулировании и валютном контроле», Положение Банка России, Инструкцию Банка России, Положение по бухгалтерскому учету № 3/2006 «Учет активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте».

1.3 Состав первичных  документов и учетных регистров  по расчетам с подотчетными лицами

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих  расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с  подотчетными лицами, являются:

• авансовые отчеты;
• приказы о направлении сотрудников в командировки;
• командировочные удостоверения;
• копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• приказы об утверждении смет представительских расходов;
• оправдательные первичные документы.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерских регистрах:

• журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);
• главная книга;
• иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.

2 Методика проведения аудита расчетов с подотчетными лицами

1. Цель и задачи аудита расчетов с подотчетными лицами

Цель аудита расчетных  операций определяется федеральным  стандартом № 1 "Цель и основные принципы аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности". Цель аудита заключается в выражении мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности в части задолженности по расчетам с подотчетными лицами и персоналом по оплате труда. Кроме того, аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству Российской Федерации.

Основные задачи аудита расчетных операций:

• проверка документального подтверждения расчетных операций;
• контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа;
• проверка организации аналитического учета расчетных операций по каждому работнику, по каждой сумме, выданной под отчет;
• сверка данных аналитического и синтетического учета по счетам расчетов;
• проверка организации синтетического учета в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета и рабочим планом счетов;
• сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, Главной книге и бухгалтерском балансе;
• проверка соблюдения расчетной дисциплины, дебиторской и кредиторской задолженности;
• проверка инвентаризационной работы, подтверждение достоверности остатков по счетам расчетов.

В качестве аудиторских  доказательств используется следующая  информационная база:

• нормативно-правовые документы, регулирующие расчеты организации с подотчетными лицами и работниками, в том числе:
• Трудовой кодекс РФ, введенный в действие Федеральным законом от 30.12.01 г. № 197-ФЗ;
• Постановление Правительства РФ от 08.02.02 г. № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией";
• Постановление Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет";
• Постановление Госкомстата России от 05.01.04 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" и др.;
• локальные нормативные документы организации, регулирующие трудовые отношения между работодателем и работниками, порядок организации бухгалтерского учета расчетных операций: коллективный договор, положение об оплате труда, положение о премировании, правила внутреннего трудового распорядка, учетная политика;
• учетные документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции: авансовый отчет (форма № АО-1), приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1), личная карточка работника (форма № Т-2), штатное расписание (форма № T-3), табель учета рабочего времени (форма № Т-13), лицевой счет (форма № Т-54), расчетная ведомость (форма № Т-51), расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), платежная ведомость (форма № Т-53), приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9), командировочное удостоверение (форма № Т-10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) и др.;
• учетные регистры аналитического и синтетического учета, отражающие бухгалтерские записи по расчетным операциям: карточки, ведомости по счетам, журналы-ордера, анализы счетов, обороты по счетам 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и др.;
• бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов: форма № 1 "Бухгалтерский баланс", форма № 5 "Приложение к бухгалтерскому балансу";
• прочие документы, отражающие законность совершения расчетов: письма, приказы (распоряжения) руководителя, соглашения, трудовые договоры, договоры возмездного оказания услуг, подряда и пр.

Проверка расчетных  операций может иметь сплошной или  выборочный характер.

Аудит заключается в  проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов  расчетов с подотчетными лицами. При этом осуществляются следующие процедуры:

• оценивается система внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
• подтверждается достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм;
• устанавливается законность и полнота возврата подотчетных сумм;
• проверяется организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета;
• проверяется соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

Результаты оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего  контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию (таблица).

Таблица 1 Вопросы и  аудиторские доказательства для проверки расчетов с подотчетными лицами

          Аудит расчетов с подотчетными лицами включает следующие направления.

Проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о  расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах.

Проверка документального  оформления авансовых отчетов. В  ходе работы аудитор проверяет:

• оформление авансовых отчетов;
• оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж);
• порядок передачи подотчетных сумм другому лицу;
• своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;
• существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает  проверку по форме и по существу отраженных операций.

Порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами регулируется Постановлением Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет"".

При проверке авансовых  отчетов по форме следует протестировать следующее:

• соответствие типовой форме № АО-1 "Авансовый отчет";
• наличие номера и даты составления;
• указание подотчетного лица;
• указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;
• указание назначения аванса;
• наличие подписей;
• заполнение обратной стороны авансового отчета.

Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с  подотчетными лицами.

При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц аудитор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. При этом необходимо руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Срок отчетности не может превышать трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. При этом аудитор должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности.

Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к  авансовому отчету, с данными, отраженными  в авансовом отчете.

Детальная проверка отдельных  расчетных операций с подотчетными лицами. Аудитор должен обратить внимание на учет поступления материально-производственных запасов через подотчетных лиц, командировочных расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, представительских расходов.

При поступлении материально-производственных запасов через подотчетных лиц к авансовому отчету должны быть приложены платежный и расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру). В товарных чеках и накладных должны быть приведены наименования приобретенных материально-производственных запасов. Аудитор отмечает производственный характер произведенных расходов.

В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 и командировочного удостоверения по форме № Т-10. Данные документы должны составляться по установленным Постановлением Госкомстата от 05.01.04 г. № 1 унифицированным формам. Аудитор должен обратить внимание на наличие подписей и печатей в командировочном удостоверении.

Важным внутренним первичным  документом является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а. Этот документ применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также для отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т-9. Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом.

Особую важность имеет  форма № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" с точки зрения определения источника финансирования расходов на командировку и признания данных расходов как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения.

Проверяется наличие  оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (счет, счет-фактура  гостиницы, кассовый чек, квитанция  к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей, талоны об оплате права въезда на территорию города и др.).

Пример. Аудитор установил, что сумма командировочных расходов за отчетный год составляет 50 000 рублей. Эта сумма была обоснована авансовыми отчетами по форме № АО-1, приказами (распоряжениями) о направлении работников в командировку по форме № Т-9а и командировочными удостоверениями по форме № Т-10, а также прочими документами, подтверждающими произведенные расходы на проезд, проживание.

Согласно Постановлению  Госкомстата РФ от 05.01.04 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" командировочные расходы должны быть обоснованы следующими документами:

• приказом (распоряжением) о направлении работников в командировку по форме № Т-9а;
• командировочным удостоверением по форме № Т-10;
• служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении по форме № Т-10а.

По прибытии из командировки отчет о выполнении служебного задания согласовывается с руководителем структурного подразделения организации и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Служебное задание и  отчет о его выполнении обосновывает производственный (служебный) характер командировки. Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой считается поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Бухгалтеру следует  обратить внимание на оформление служебного задания и отчета о его выполнении в качестве приложения к авансовому отчету. Отсутствие служебного задания может являться основанием для того, чтобы признать командировочные расходы в сумме 50 000 руб. экономически неоправданными для целей налогового учета.

Отдельной проверке подвергаются операции по приобретению горюче-смазочных  материалов через подотчетных лиц. По данным кассовых чеков об оплате бензина, дизельного топлива и смазочных  масел устанавливается производственный характер расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации. Прямое отнесение стоимости приобретенных горюче-смазочных материалов на счета расходов в учете должно подтверждаться актами о расходе и путевыми листами автотранспорта.