Учет и контроль кассовых операций на предприятии
Содержание
Введение…………………………………………………………
2. Значение и задачи
бухгалтерского учета и
3. Первичный и сводный учет денежных средств в кассе…….…………………10
4. Синтетический и аналитический учет денежных средств в кассе……………18
5. Ревизия кассы……………………………………………
6. Санкции, предусмотренные
за несоблюдение условий
7. Внешний контроль предприятия……
8. Автоматизированная форма учета……………………………………………...32
Заключение……………………………………………………
Список литературы………………….……………
Приложения………...……………………………………
Введение
В процессе хозяйственной деятельности предприятия постоянно ведут расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности и оказанные услуги; с покупателями — за купленные ими товары, с кредитными учреждениями по ссудам и другим финансовым операциям; с бюджетом и налоговыми органами по различного рода платежам, с другими организациями и лицами по разным хозяйственным операциям.
Поэтому большое значение для благополучия предприятий имеет своевременность денежных расчетов, тщательно поставленный учет кредитных и расчетных операций.
Этим и занимается бухгалтерский учет денежных средств, целью которого является контроль соблюдения кассовой и расчетной дисциплины, правильности и эффективности использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе. В условиях рыночной экономики бухгалтер должен исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить предприятию дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (в депозиты банков, акции и облигации сторонних предприятий, инвестиционные фонды и т.д.).
Тема работы является достаточно важной и актуальной, так как от финансового благополучия совокупности предприятий в итоге зависит благополучие всей страны.
Целью работы является изучение организации бухгалтерского учета денежных средств согласно требованиям и нормам, установленным Законодательством РФ.
Для решения этой цели поставлены следующие задачи:
· изучить теоретические основы учета и внутрихозяйственного контроля
сохранности и использования денежных средств;
· изучить организацию внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств;
· выявить недостатки в организации учета и контроля денежных средств;
· разработать предложения по совершенствованию учета и
внутрихозяйственного контроля денежных средств.
- Нормативное и законодательное регулировани
е учета кассовых операций
Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению (Закон «О бухгалтерском учете», положения по бухгалтерскому учету), другие носят рекомендательный характер (План счетов, методические указания, комментарии).
В зависимости от назначения и статуса, нормативные документы, регулирующие движение денежных средств, целесообразно представить в виде следующей системы:
1-й уровень: законодательные акты, указы Президента РФ и постановления Правительства, регламентирующие прямо или косвенно организацию и ведение бухгалтерского учета в организации. К ним относятся:
- Гражданский кодекс РФ;
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 года;
2-й уровень: стандарты (положения) по бухгалтерскому учету и отчетности.
К ним относятся:
- Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года №34н (в ред. Приказов Минфина РФ от 24.12.2010 N 186н);
- Приказ об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006) от 27 ноября 2006 г. N154н;
- Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации». ПБУ 4/99г, утверждено приказом Минфина РФ от 06 июля 1999 года № 43н.
3-й уровень: методические рекомендации (указания), инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств:
- План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года № 94н (с изменениями, внесенными приказом Министерства финансов РФ от 08.11.2010 года №142н);
- Приложение № 2 к Постановлению Министерства труда и социального развития РФ от 31 декабря 2002 года № 85 «Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности»;
- Приказ Минфина РФ от 20 августа 2010 года № 66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций»;
- «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», утверждено Центральным Банком России 12 октября 2011 г. N373-П;
- «Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации», утвержденное постановлением Центробанка РФ от 24апреля 2008 года № 318-П;
- Письмо Центробанка России от 4 июня 1996г. N25-1-601 «О методических рекомендациях по проверке кассовой работы»;
- Указание Центробанка России от 26 декабря 2006г. N 1778-У «О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты банка России»;
- Указание от 22 февраля 1999 года N502-У о внесении изменений и дополнений в указание банка России от 03 декабря 1997 № 51-У "О введении новых форматов расчетных документов";
- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 года №49.
4-й уровень: рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия. Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются:
- документ по учетной политике предприятия;
- утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;
- графики документооборота;
- утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета;
- утвержденные руководителем формы внутренней отчетности.
Рассмотрим порядок ведения нормативного регулирования кассовых операций. При ведении кассовых операций в настоящее время все организации должны руководствоваться Порядком по ведению кассовых операций.
Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года).
На руководителей организаций, допустивших нарушения, возлагается административный штраф на сумму от 4000 до 5000 рублей (п.15.1КоАП РФ). На предприятие налагается штраф в размере от 40000 до 50000 рублей.
В указании Центробанка России от 26 декабря 2006г. N 1778-У «О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты банка России» изложены признаки и правила определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России (признаки платежеспособности, допустимые повреждения платежных банкнот, порядок обмена банкнот и монет), которыми должны руководствоваться кассиры при осуществлении кассовых операций с банковскими билетами и монетами Банка России.
В числе повреждений, при которых банкноты принимаются к обмену, Указание определяет и повреждения следующего характера: составленные из двух фрагментов, принадлежащих разным банкнотам Банка России одного номинала, если каждый фрагмент отличается от соседнего по графическому оформлению и занимает не менее 50 % от первоначальной площади банкноты.
Монета с изменениями
Банкноты и монета Банка России принимаются к обмену Банком России от юридических и физических лиц, с которыми он совершает банковские операции, а также кредитными организациями от юридических лиц, находящихся у них на кассовом обслуживании, и всех физических лиц.
Банк России производит обмен путем зачисления суммы обмененных банкнот и монеты на банковский счет, открытый юридическому или физическому лицу в Банке России или кредитной организации (после проведения экспертизы указанных банкнот и монеты Банка России в Банке России).
Кредитные организации производят обмен путем выдачи физическому лицу эквивалентной (обмененной) суммы неповрежденных банкнот и монеты или путем ее зачисления на банковский счет.
Обмен банкнот и монеты производится без взимания платы и без ограничения суммы.
Изъятые из обращения, но подлежащие обмену банкноты и монета обмениваются в аналогичном порядке.
Банкноты и монета Банка России,
не имеющие силы законного средства
наличного платежа на территории
РФ, или содержащие признаки подделки,
или имеющие не перечисленные
в Указании повреждения (в том
числе расслоенные банкноты; банкноты
с отпечатанным словом "Образец";
отдельные части монет Банка
России, конструкция которых
Использование контрольно-кассовых машин для учета расчетов с населением обязательно для всех организаций. Если организации в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков документов, утвержденные Минфином России.
2. Значение и задачи
бухгалтерского учета и
Денежные средства являются составной частью оборотных активов. Они необходимы предприятию для осуществления расчетов между поставщиками и подрядчиками, для осуществления платежей в бюджет, расчетов с кредитными учреждениями, для выдачи работникам зарплаты, премий и для осуществления других видов выплат.
Денежные средства поступают на предприятие от покупателей и заказчиков за проданные товары и оказанные услуги, от банков в виде ссуд, от учреждений и организаций в порядке временной помощи и др.
Денежные средства предприятия находятся в кассе в виде наличных денег, денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах, открытых особых счетах и др. При умножении денежных средств их правильное использование и контроль сохранности являются одними из важнейших задач бухгалтерии предприятия и бухгалтерского учета. От успешности решения этих задач зависит платежеспособность предприятия, своевременность расчетов с поставщиками и подрядчиками, своевременность платежей в бюджет.
Бухгалтерский учет денежных средств
имеет большое значение для правильной
организации денежного
Исходя из этого, основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:
- проверка правильности оформления, законности документов;
- своевременное и полное отражение операций в учете;
- обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей;
- своевременное проведение инвентаризации денежных средств и отражение ее результатов в учете;
- обеспечение сохранности денежных средств, денежных документов в кассе предприятия и других местах хранения;
- создание условий для повседневного контроля наличия и движения денежных средств.
Организации, независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности, обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.
Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Для обеспечения учета наличия и движения денежных средств и хозяйственных операций, связанных с денежными средствами, применяется система счетов бухгалтерского учета, предусмотренных в V разделе Плана счетов бухгалтерского учета “Денежные средства”. Этот раздел включает счета:
- 50 “Касса”;
- 51 “Расчетные счета”;
- 52 “Валютные счета”;
- 55 “Специальные счета в банках”;
- 57 “Переводы в пути”;
- 58 “Финансовые вложения”;
- 59 “Резервы под обесценение вложений в ценные бумаги”.
3. Первичный и сводный учет денежных средств в кассе
В соответствии с правилами, все предприятия должны хранить свои денежные средства в учреждениях банка. Наличные деньги расходуются только на те цели, на которые они получены: на выдачу заработной платы, на командировочные, операционные, хозяйственные и другие расходы.
Максимальная сумма, которая может находиться в кассе предприятия, устанавливается руководителем организации (или индивидуальным предпринимателем), исходя из формулы:
где L– лимит остатка наличных денег в рублях;
V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;
P − расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (не может быть более 92 дней);
Nc - период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (не может быть более 7 рабочих дней, за исключением случаев расположения юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, -14 рабочих дней).
Рассмотрим пример расчета лимита остатка наличных денег в кассе в ООО «Ромашка» на 2012 год:
Расчетный период - сентябрь, октябрь, ноябрь 2011 года;
Наличная выручка за 3 месяца – 754 000 рублей;
Количество рабочих дней за указанные месяцы – 64 дня;
Сдача инкассации производится 1 раз в 3 дня, не считая суббот и воскресений;
L = (754 000:64)*3 = 35 343 рубля.
Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель издают об установленном лимите остатка наличных денег распорядительный документ, который хранится в порядке, определенном руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом.
Приказ об установлении лимита остатка денежных средств в кассе ООО «Ромашка» см. в приложении 1.
Основанием для отражения в бухгалтерском учете движения наличных денежных средств служат первичные документы. Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88 утверждены согласованные с Минфином России унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:
- № КО-1 «Приходный кассовый ордер» - применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации (Приложение 2);
- № КО –2 «Расходный кассовый ордер» - применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации (Приложение 3);
- № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» – применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (Приложение 4);
- № КО-4 « Кассовая книга»- применяется для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе (Приложение 5).
Документы, являющиеся основанием
для совершения кассовых операций,
поступают в бухгалтерию, где
работники бухгалтерии в
- проверяют правильность оформления документов, их соответствие действующему законодательству и характеру совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;
- оформляют расходные и приходные кассовые ордера;
- получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов;
- регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);
- передают кассиру приходные и расходные кассовые ордера вместе с приложенными к ним оправдательными и распорядительными документами.
Документы оформляются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
Приходный кассовый ордер
и квитанция к приходному кассовому
ордеру, заполняются одновременно и
подписываются главным
Расходные ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Расходный кассовый ордер
подписывается руководителем
Прием и выдача денег по кассовым документам может производиться только в день их составления.
Кассир при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов:
- проверяет наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере - разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия;
- проверяет правильность оформления документов;
- проверяет наличие перечисленных в документах приложений.
В случае не соблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления, в случае соблюдения всех перечисленных требований и соответствия документов кассир принимает или выдает наличные деньги.
При приеме наличных денег кассир проверяет их платежеспособность в соответствии с признаками платежеспособности банкнот и монеты банка России, утвержденными указанием Центробанка России от 26 декабря 2006г. N 1778-У «О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты банка России». Полученная кассиром сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере.
После приема денег кассир
подписывает квитанцию и
Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
Чек контрольно-кассовой машины должен содержать следующие реквизиты, установленные Постановлением Правительства РФ от 07.08.98 №904 «О внесении изменений и дополнений в Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением»:
- наименование организации;
- ИНН;
- заводской номер ККМ;
- порядковый номер чека;
- дату и время покупки (оказания услуги);
- стоимость покупки;
- признак фискального режима.
На кассовую машину администрация заводит журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4, который должен быть прошнурован и пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера предприятия и печатью.
В соответствии с пунктом 14 «Порядка ведения кассовых операций в РФ» выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
Документы на выдачу денег
должны быть подписаны руководителем,
главным бухгалтером
При выдаче денег по РКО или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени, отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах дня, как приложение к РКО. Далее необходимо записать наименование и номер документа, кем и когда он выдан и забрать расписку получателя. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек – цифрами. Выдать деньги и при завершении операции подписать расходные кассовые ордера, а приложенные к ним расходные документы погасить штампом или надписью «оплачено» с указанием числа, месяца и года.
Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
На титульном листе
расчетно-платежной ведомости
В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.
Разовые выплаты на оплату
труда отдельным лицам
Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке в ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «по доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к ведомости.
По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий, стипендий (не свыше 5 рабочих дней) кассир должен:
- в расчетно-платежной ведомости построчно проверить выданную заработную плату и против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, в графе «расписка в получении» поставить штамп или сделать отметку от руки «депонировано»;
- расчетно-платежная ведомость закрывается двумя суммами: в конце ведомости необходимо сделать надпись о фактически выплаченных и депонированных суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «деньги по ведомости выдавал (подпись)»;
- если есть депонированные суммы, составить реестр депонированных сумм;
- передать в бухгалтерию платежную ведомость и реестр депонированных сумм для проверки и выписки расходного кассового ордера на выданную сумму;
- записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер №___».