Учет и контроль расчетов с дебиторами и кредиторами. 2
Содержание
Введение
С проблемами управления расчетами с дебиторами и кредиторами сталкиваются предприятия всех форм собственности независимо от их размера и сферы деятельности. В настоящее время необходимо решение таких задач, как предотвращение неплатежей недобросовестными контрагентами, поддержание ликвидности и платежеспособности собственной компании. Возникающие при этом конфликты интересов становятся обыденным явлением в деловом мире.
В условиях мирового финансового кризиса многие организации испытывают острый дефицит оборотных средств, вызванный трудностями привлечения внешнего финансирования в форме банковских кредитов. Такая ситуация способствует росту неплатежей и возрождению уже было подзабытых неденежных форм расчетов.
Логично, что, столкнувшись с такого рода проблемами, многие предприятия вынуждены пересмотреть свою политику управления оборотным капиталом. Наибольшее внимание при этом уделяется учету и контролю расчетов с дебиторами и кредиторами. Из этих категорий основной акцент обычно делается на дебиторской задолженности, поскольку входящий денежный поток от ее погашения контрагентами является одним из основных источников наличных средств организации.
Важным аспектом внедрения систем учета и контроля расчетов с дебиторами и кредиторами является вопрос автоматизации. Грамотный подбор и настройка специализированного программного обеспечения, обучение сотрудников, автоматизация документооборота, разработка форм отчетности требуют определенных финансовых вложений, а также времени.
Современная система управления задолженностью в организации должна включать всю совокупность методов анализа, контроля и оценки задолженности.
Особенно актуальным для российских предприятий в условиях кризиса является вопрос минимизации просроченной задолженности, как дебиторской, так и кредиторской.
Дебиторская задолженность может появиться при нарушении платежной дисциплины покупателями и заказчиками, которые не оплачивают счета за продукцию или выполненные работы (оказанные услуги). Кроме того, категорию неблагонадежных дебиторов могут пополнить, например, собственные сотрудники компании. Это могут быть подотчетные лица, своевременно не отчитавшиеся по авансовым отчетам за выданные им денежные средства, материально ответственные лица, по которым числится недостача и т.д. О неудовлетворительном контроле могут свидетельствовать также факты хищений товарно-материальных ценностей и денежных средств, растраты, выявленные случаи мошенничества.
Отсутствие платежной дисциплины при погашении кредиторской задолженности влечет за собой штрафы, пени, неустойки, а также негативно отражается на деловой репутации компании и ее отношениях с поставщиками и другими контрагентами. Несвоевременная уплата задолженности по налогам и сборам может привести к еще более серьезным последствиям.
Существенные масштабы просроченной задолженности оказывают негативное воздействие на финансовые результаты деятельности предприятия, снижают его инвестиционную привлекательность, являются индикатором проблем в системе управления.
Учитывая сказанное выше, по нашему мнению, вопросы учета и контроля расчетов с дебиторами и кредиторами особенно актуальны именно для российских предприятий, в частности для малого и среднего бизнеса. Крупные холдинги, предприятия с иностранным капиталом, а также компании, акции которых котируются на международных биржах, уже давно позаботились о внедрении у себя эффективных систем учета и контроля.
Целью данной работы является рассмотрение различных теоретических аспектов учета и контроля расчетов с дебиторами и кредиторами, а также анализ их практического применения на примере ООО «Тритон-Лтд».
Задачами данной работы являются:
- Раскрытие понятия и сущности дебиторской и кредиторской задолженности
- Рассмотрение экономико-правовых аспектов расчетов с дебиторами и кредиторами коммерческой организации
- Обзор принципов бухгалтерского учета расчетов с дебиторами и кредиторами коммерческой организации
- Рассмотрение аналитического учета дебиторской и кредиторской задолженности
- Обзор отражения в учетной политике и отчетности расчетов с дебиторами и кредиторами
- Обзор видов и методов контроля расчетов с дебиторами и кредиторами в коммерческой организации
В качестве примера в работе использовались материалы компании ООО «Тритон-Лтд». ООО «Тритон-Лтд» занимается производством и продажей лодок и сопутствующих товаров для водного туризма на российском рынке, преимущественно в Москве и Санкт-Петербурге.
Глава 1. Экономико-правовой аспект расчетов с дебиторами и кредиторами коммерческой организации
Понятие и сущность дебиторской и кредиторской задолженности
Предприятия постоянно ведут расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы и другие товарно - материальные ценности и оказанные услуги; с покупателями – за купленные ими товары; с заказчиками – за выполненные работы и оказанные услуги.
В условиях нестабильной рыночной экономики риск неоплаты или несвоевременной оплаты счетов увеличивается, это приводит к появлению дебиторской и кредиторской задолженности. Часть этой задолженности в процессе финансово – хозяйственной деятельности неизбежна и должна находится в рамках допустимых значений.
Дебиторская и кредиторская задолженность являются неизбежным следствием существующей в настоящее время системы денежных расчетов между организациями, при которой имеет место временной лаг между моментом платежа и моментом перехода права собственности на товар, между предъявлением платежных документов к оплате и временем их фактической оплаты.
Дебиторская задолженность представляет собой сумму, которая причитается компании от должников (дебиторов) на основании договора, закона или деликта. В качестве дебиторов обычно выступают покупатели и заказчики, но также это могут быть сотрудники самой компании, государственные органы, фонды и иные физические и юридические лица.
Дебиторская задолженность является важным элементом оборотного капитала фирмы. Когда одно предприятие реализует товары другому предприятию, это не означает, что стоимость проданного товара будет оплачена немедленно. Обычаем делового оборота является предоставление отсрочки платежа контрагенту. Сроки такой отсрочки могут варьироваться от нескольких дней до нескольких месяцев. Впрочем, в российских условиях долгосрочная дебиторская задолженность – это довольно редкое явление, характерное лишь для некоторых отраслей (строительство, тяжелое машиностроение, авиационная, космическая промышленность и т.д.) Учитывая сказанное выше, можно заключить, что дебиторская задолженность является активом предприятия, который связан с юридическими правами, включая право на владение. В целом под активом понимается имущество, имущественные блага и права организации, имеющие денежную оценку. Следовательно, дебиторскую задолженность можно охарактеризовать как будущую экономическую выгоду, воплощенную в активе и связанную с юридическими правами, включая право на владение.
Дебиторская задолженность может возникать по разным основаниям и классифицироваться по различным признакам, однако в общем случае данный актив обладает следующими характеристиками:
- представляет собой совокупность обязательств третьих лиц перед организацией;
- возникает на основании договора, закона или деликта;
- является частью активов предприятия, составляющей оборотного капитала;
- рассматривается как иммобилизованные оборотные средства компании, посредством которых осуществляется кредитование ее контрагентов;
- является отражением определенных транзакций на счетах бухгалтерского учета;
- влияет на результаты деятельности предприятия, на его финансовое состояние;
- может быть оценена различными способами, что влияет на величину задолженности в стоимостном выражении;
- может являться предметом манипуляций со стороны руководства компании, так как содержит оценочную величину – резерв по сомнительным долгам
Определившись с понятием дебиторской задолженности, перейдем теперь к термину «кредиторская задолженность».
В российском законодательстве понятие «кредиторская задолженность» сформулировано в п.7.3. "Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России" [1.1]: «Кредиторской задолженностью признается существующее на отчетную дату обязательство организации, которое является следствием прошлых событий ее хозяйственной деятельности и расчеты по которой должны привести к оттоку ресурсов организации, которые должны были принести ей экономические выгоды. Кредиторская задолженность может возникнуть в силу действия договора или правовой нормы, а также обычаев делового оборота». Иными словами, кредиторская задолженность представляет собой долг компании третьим лицам, в том числе поставщикам и подрядчикам (компаниям и индивидуальным предпринимателям), собственным работникам, государственным органам, некоммерческим организациям. Кредиторская задолженность возникает при расчетах за приобретаемые товары и услуги вследствие временного лага между признанием обязательства в учете и его погашением (отсрочки платежа), при расчетах с бюджетом и внебюджетными фондами, при расчетах по оплате труда, по претензиям и т.д.
Наиболее распространенным видом кредиторской задолженности является задолженность перед поставщиками и подрядчиками за поставленные материально-производственные запасы, оказанные услуги, произведенные работы при предоставлении отсрочки платежа.
Кредиторская задолженность может быть прекращена в результате исполнения обязательства перед контрагентом посредством платежа, зачета, а также путем списания по истечении срока давности.
Таким образом, под дебиторской задолженностью понимают разновидность активов, т.е. контролируемый предприятием ресурс, от которого ожидаются экономические выгоды в будущем. При этом права на будущие выгоды должны иметь юридические основания, свидетельствующие о возможности их получения.
Кредиторская задолженность по экономической сущности противоположна дебиторской задолженности, так как представляет собой задолженность организации перед третьими лицами и предполагает отток денежных средств (уменьшение экономических выгод) в будущем.
Условием обеспечения финансовой устойчивости организации является превышение суммы дебиторской задолженности над суммой кредиторской задолженности.
1 .2 Основные
виды дебиторской
В данном разделе рассмотрим основные варианты классификации дебиторской задолженности. В качестве иллюстрации можно воспользоваться графическими схемами, представленными в приложении_1.
По экономическому содержанию в составе дебиторской задолженности выделяются следующие группы:
- покупатели и заказчики,
- векселя к получению,
- задолженность дочерних и зависимых обществ,
- задолженность участников (учредителей) по взносам в уставный капитал,
- авансы выданные,
- прочие дебиторы.
В таком разрезе дебиторская задолженность представляется в бухгалтерском балансе. Это позволяет классифицировать долги дебиторов по источникам их образования, видам обязательств, характеру задолженности, отношению к кредитору. Именно экономическим содержанием определяется политика управления дебиторской задолженностью.
По причинам возникновения дебиторскую задолженность можно подразделить на возникшую на основании договора, закона или деликта.
От основания возникновения часто зависит момент и порядок признания дебиторской задолженности.
По срокам погашения дебиторская задолженность подразделяется на долгосрочную и краткосрочную. Понятия долгосрочной и краткосрочной дебиторской задолженности определены в Постановлении Правительства РФ "Об утверждении Правил проведения арбитражным управляющим финансового анализа" [1.21]. Согласно данному Постановлению, «долгосрочная дебиторская задолженность - дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты», а «краткосрочная дебиторская задолженность - сумма стоимости отгруженных товаров, дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты (без задолженности участников (учредителей) по взносам в уставный капитал)».
Экономический смысл деления дебиторской задолженности на краткосрочную и долгосрочную определяется следующими основными причинами:
Во-первых, такая классификация позволяет определить специфику источников финансирования дебиторской задолженности.
Источниками финансирования краткосрочной дебиторской задолженности являются преимущественно краткосрочные пассивы. Для долгосрочной дебиторской задолженности такими источниками обычно становятся собственные средства (уставный капитал, прибыль), а также долгосрочные пассивы.
Во-вторых, со сроком погашения дебиторской задолженности коррелирует риск ее невозврата. Увеличение риска требует более пристального мониторинга и контроля своевременного и полного погашения дебиторской задолженности.
По своевременности погашения дебиторскую задолженность можно подразделить на три вида:
- срочную (непросроченную);
- просроченную;
- отсроченную.
Данная классификация проводится для обеспечения контроля над погашением и возвратом дебиторской задолженности, а также для анализа уровня ликвидности и платежеспособности предприятия.
Просроченная задолженность подразделяется, в свою очередь, на истребованную и неистребованную. Истребованной считается задолженность, по возврату которой организация-кредитор предприняла все предусмотренные законодательством меры (направление претензионных писем, подача искового заявления в суд). Задолженность называется неистребованной, если для ее возврата организация-кредитор не предприняла всех необходимых действий.
Отсроченная задолженность является результатом реструктуризации задолженности по согласованию с контрагентом. Так, довольно часто компании идут на предоставление отсрочек дебиторам с целью уменьшить величину просроченной задолженности. Это один из популярных законных методов «creative accounting1» позволяет улучшить структуру баланса.
По степени обеспечения дебиторская задолженность подразделяется на обеспеченную и необеспеченную. В качестве обеспечения могут выступать:
- залог,
- поручительство,
- банковская гарантия.
Данная классификация используется для анализа дебиторской задолженности с точки зрения риска ее непогашения. Критериями оценки уровня риска могут выступать стоимость и ликвидность обеспечения или финансовое состояние поручителя или гаранта.
По возможности взыскания дебиторскую задолженность подразделяют на три группы:
- надежная,
- сомнительная,
- безнадежная (нереальная для взыскания).
К надежной относится:
- непросроченная дебиторская задолженность,
- обеспеченная дебиторская задолженность.
Сомнительной является не погашенная в срок и необеспеченная задолженность, по которой вероятность погашения не равна нулю.
Безнадежной признается задолженность, если:
- по ней истек срок исковой давности,
- ее получение нереально вследствие форс-мажора,
- дебитор ликвидирован или признан банкротом.
Классификация дебиторской задолженности по возможности взыскания необходима для корректного определения финансового результата деятельности компании. Например, списание безнадежной дебиторской задолженности увеличивает расходы, а в налоговом учете резерв по сомнительным долгам уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Таким образом, приведенные выше варианты классификации дебиторской задолженности по различным признакам имеют практическое значение для создания эффективной системы ее учета и контроля.
1 .3 Основные
виды кредиторской
Большинство вариантов классификации кредиторской задолженности совпадают с таковыми для дебиторской задолженности. Графически их можно представить в виде схем (приложение 2).
По экономическому содержанию в составе кредиторской задолженности выделяются следующие группы:
- перед поставщиками и подрядчиками
- перед персоналом организации
- перед бюджетом
- перед государственными внебюджетными фондами
- по полученным займам и кредитам
- перед прочими кредиторами
Данные категории используются при представлении кредиторской задолженности в бухгалтерском балансе (кроме займов и кредитов). Займы и кредиты могут трактоваться по-разному. С экономической точки зрения они включаются в кредиторскую задолженность в ее широком смысле, а с точки зрения методологии учета они обычно выделяются в отдельную категорию. В настоящей работе акцент будет сделан на экономический подход, согласно которому, бухгалтерский баланс делится на три обобщенные категории: актив, капитал и кредиторскую задолженность (которая в этом случае включает займы и кредиты).
По причинам возникновения кредиторская задолженность подразделяется на возникшую на основании договора, закона или деликта.
Как и в случае с дебиторской задолженностью, от причины возникновения часто зависит момент и порядок признания кредиторской задолженности.
По срокам погашения кредиторская задолженность подразделяется на долгосрочную и краткосрочную. Такая классификация необходима для правильного представления кредиторской задолженности в балансе по российским стандартам бухгалтерского учета. Кроме того, контроль сроков погашения обязательств необходим для снижения риска финансовых санкций со стороны кредиторов.
Долгосрочная кредиторская задолженность - кредиторская задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты.
Краткосрочная кредиторская задолженность - сумма стоимости отгруженных товаров, кредиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты.
По своевременности погашения кредиторскую задолженность можно подразделить на три вида:
- непросроченную
- просроченную
- отсроченную
Контроль сроков погашения обязательств необходим для снижения риска финансовых санкций со стороны кредиторов. Просроченная задолженность подразделяется на истребованную и неистребованную. Истребованной считается задолженность, по возврату которой организация-кредитор предприняла все предусмотренные законодательством меры (направление претензионных писем, подача искового заявления в суд). Задолженность называется неистребованной, если для ее возврата организация-кредитор не предприняла всех необходимых действий. По истечении срока исковой давности неистребованная кредиторская задолженность становится внереализационным доходом предприятия.
Отсроченная задолженность является результатом отсрочки платежа по письменному согласию кредитора.
По степени обеспечения кредиторская задолженность подразделяется на обеспеченную и необеспеченную. Такая классификация может быть интересна с точки зрения возможных убытков в случае реализации залога или предъявления регрессного иска поручителем (гарантом).
Таким образом, классификация кредиторской задолженности по различным признакам необходима для правильного формирования финансовой отчетности и избежания санкций за просрочку платежей.
1.4 Инвентаризация
расчетов с дебиторами и
Согласно статье 12 Закона «О бухгалтерском учете», для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка [1.25].
Инвентаризация – это прием бухгалтерского учета, при котором проверяется соответствие фактического наличия имущества и обязательств организации на определенную дату данным бухгалтерского учета.
Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок и условия инвентаризации, являются Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. N 34н; Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. N 49; Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утвержденное Приказом Министерства финансов РФ от 6 июля 1999 г. N 43н.
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» инвентаризация является обязательной в следующих случаях:
- при составлении годовой отчетности;
- при смене материально ответственных лиц на день приемки - передачи дел;
- после пожара или стихийных бедствий немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия;
- при установлении фактов утраты имущества (вследствие краж, ограблений, хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества) немедленно по установлении этих фактов и т.д.
Целью инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, бюджетом, подотчетными лицами, работниками, депонентами, с банками и другими кредитными учреждениями, другими дебиторами и кредиторами является проверка обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
Все плановые инвентаризации проводятся по заранее утвержденному графику. Кроме плановых инвентаризаций предприятие может при необходимости проводить и внеплановую выборочную инвентаризацию, например, если подозревается мошенничество.
Процесс инвентаризации можно подразделить на три основных этапа: подготовительный, основной и заключительный. На первом этапе проводятся следующие мероприятия.
Во-первых, оформляется приказ руководителя о проведении инвентаризации. Приказ составляется по унифицированным формам № ИНВ-22 и № ИНВ-23 и содержит информацию о содержании, объеме, порядке и сроках проведения инвентаризации, а также персональном составе инвентаризационной комиссии.
Во-вторых, формируется инвентаризационная комиссия, обычно включающая представителей администрации, бухгалтеров и др.
В–третьих, определяются сроки проведения и виды инвентаризуемого имущества и обязательств. Эти сведения фиксируются в приказе.
В-четвертых, материально ответственные лица дают расписки о том, что все необходимые документы сданы в бухгалтерию, движения по объектам инвентаризации в момент ее проведения нет.
На втором этапе происходит выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей. На этом этапе выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.
И, наконец, третий этап сводится к оформлению результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, виновные лица привлекаются к ответственности.
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности затрагивает проверку обоснованности сумм, числящихся на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», а также счетах 68, 69, 71, 73, 79.
Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:
а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также с обособленными подразделениями компании;
б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы, по которым истекли сроки исковой давности.
Как активы, так и обязательства проверяются на правильность отнесения их к краткосрочным или долгосрочным. Помимо этого, в ходе инвентаризации расчетов уточняется их оценка.
Инвентаризационная комиссия проверяет документацию по дебиторской и кредиторской задолженности, устанавливает наличие договоров, момент перехода права собственности на товары по договорам купли-продажи, проверяет расчетные документы поставщика и документы, служащие основанием для оприходования последних.
Инвентаризационная комиссия заполняет акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме № ИНВ-17 (последовательно с дебиторами и кредиторами) и справку к акту (приложение к форме № ИНВ-17).
В едином акте по форме № ИНВ-17 должны быть указаны:
- счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;
- суммы задолженности, согласованные и несогласованные с дебиторами (кредиторами);
- суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.
В справке к акту указываются: наименование и контактная информация кредитора; основание возникновения задолженности; дата возникновения и сумма задолженности; ее вид (дебиторская, кредиторская); реквизиты документа, подтверждающего задолженность. Подписанная бухгалтером справка с указанием видов задолженности в разрезе счетов бухгалтерского учета является основанием для составления акта по форме № ИНВ-17 и должна быть приложена к нему.
Комиссия проводит инвентаризацию на основании договоров, платежных документов, актов сверки расчетов, налоговых деклараций, авансовых отчетов и т.д.