Учет и организация хранения особо ценных документов
введение
Первая
попытка выявления особо ценных
документов относится к 1938 г., когда
была издана «Инструкция по особому
учету отдельных документов в
государственных архивах СССР»1
В последние годы определенное развитие получило само понятие особо ценных документов, зафиксированное в Федеральном законе "Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября2004 г. 125-Ф3. В связи с тем, что в конце 1990- х. гг. стала осуществляться программа по созданию Государственного реестра уникальных документов ДФ РФ и были разработаны критерии выявления уникальных документов и методика их отбора, необходимой и актуальной стала разработка новых теоретико-методических подходов к выявлению особо ценных документов в целях создания страхового фонда, уточнение состава и толкования критериев выявления особо ценных документов с учетом нового видения исторического развития России.
Целью курсовой работы является изучения критерии определения и методика выявления особо ценных документов, используя современные источники и специализированные журналы.
В соответствии с данной целью в работе решаются следующие задачи:
1.Понятие
особо ценные документы в
2.Выявление особо ценных документов;
3.Критерии определения особо ценных документов;
4.Методика
выявления особо ценных
5.Учет и организация хранения особо ценных документов.
Работа
по выявлению особо ценных документов
во многих архивах еще не завершена или
не всегда осуществлена достаточно удовлетворительно.
Предстоит провести выявление особо ценных
документов среди рассекреченных фондов,
документов бывших партийных архивов
и документов новейшего периода. При этом
необходимо проведение более объективной
и глубокой их оценки по содержанию, культурно-историческому
значению.
1 понятие особо ценные документы в соответствии сфз «об архивном деле в российской федерации»
Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004г.№125-ФЗ установлено, что постоянному хранению подлежат документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации; в их составе выделяются особо ценные документы, в составе особо ценных некоторую часть составляют уникальные документы; для особо ценных, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования; создаются страховые копии этих документов.
Особо ценным является документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства. Уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения или автографичности.
В качестве характеристики понятия «непреходящее значение» выступает свойство документа не терять своего правового, культурного значения в зависимости от смены режимов, властей, политической, экономической, и социальной конъектуры, а под а под понятием невосполнимости, относим к той части особо ценных документов, которые отнесены к уникальным, подразумевается невозможность полноценной замены документа любой копией с позиций международного права, суда, достоверности и реликвийной ценности.
Не все ценные с научно-исторической и общекультурной точки зрения документы сохраняют свое постоянное непреходящее значения для общества и государства; не для всех ценных документов их автографическая и правовая невосполнимость является обязательной. Так, например, сохранившаяся копия, не имея необходимой юридической силы в качестве правового документа, вполне может сохранять свою ценность в качестве исторического источника, культурного достояния и так далее, но не быть особо ценным документом. Поэтому на адекватное, полное отражение исторического процесса может претендовать лишь максимально полно сохранившийся комплекс всех ценных документов Архивного фонда страны.
Состав,
характер и количество особо ценных документов
в федеральных архивах, в крупных региональных
архивах, хранящих архивные документы,
охватывающие длительные исторические
периоды, и в небольших региональных архивах,
хранящих документы за небольшие и более
поздние отрезки времени, не могут быть
одинаковыми.
2 выявление особо ценных документов
2.1 Критерии определения особо ценных документов
При выявлении особо ценным документов используются следующие обязательные критерии:
-время создания документа;
-ценность
содержащейся в документах
-юридическая сила, подлинность документов;
-значение фондооброзователя;
-авторство и адресат документа;
-наличие
палеографических, художественных
и других особенностей
В качестве вспомогательного критерия может выступать величина страховой оценки документа (его денежная страховая стоимость).
Время создания документа - основной, самодостаточный критерий, применение которого объективно обусловлено фактором сравнительно неодинаковой ценности документов, относящихся к разным периодам истории. Согласно этому критерию выявляются особо ценные среди документов, а также документы, созданные в особые периоды истории как страны в целом, так и ее отдельных регионов.
Критерий используется для отнесения к особо ценным документов, созданных не только в ранние периоды развития российской государственности, но и в особые периоды истории как страны в целом, так и ее отдельных регионов. При этом при отнесении документа к составу особо ценных важно учитывать следующее:
-под
особым периодом надо понимать
не только войны, восстания,
народные движения и революции,
-имеет значение не только время создания документа в названный период, но его прямое отношение к существу исторического периода или конкретному факту, событию, действию, характеризующему данный период, роль документа в фиксации события;
-отбору подлежат документы, которые заслуживают этого по своему содержанию, а не просто являются предметными свидетельствами эпохи.
Критерий времени создания документов по отношению к событиям, начиная с XIX века, используется в сочетании с другими критериями, в первую очередь, с критерием ценности содержащийся в документе информации, авторства и подлинности документа.
Ценность содержащейся в документах информации - наиболее важный, основной критерий для выявления особо ценных документов. Он основан на объективной, с позиций исторического подхода, оценке документов, которые содержат в себе значимую, неповторимую, новую по сравнению с другими документами фонда информацию и наиболее полные и всесторонние сведения о данном событии, факте, явлении.
При его применении исторический подход особо важен, так как значимое вчера часто становится малозначимым сегодня и наоборот.
Ценность содержащейся в документах информации может быть как актуальной, так и потенциальной. Актуальная ценность информации выявляется интенсивностью и эффективностью сегодняшнего использования документов, что обусловлено политической, исторической и другой конъюнктурой. Определение потенциальной ценности требует от архивиста не сиюминутного, конъектурного взгляда на значение документа, а глубокого подхода к оценке значения документа с точки зрения исторической объективности.
При применении этого критерия необходимо учитывать также взаимосвязи документов и наличие резолюций и виз, так как иногда значимость информации усиливается другим документом, который сам по себе не может быть отнесен к особо ценным, а содержании резолюций может служить самостоятельным поводом для отнесения документа к особо ценным, усилия его правовое и историческое значение.
В ряде случаев следует учитывать особую важность содержания именно комплекса документов, когда необходимо признать особо ценными все эти документы, поскольку только их полный комплекс обеспечивает их особую ценность.
Применительно к документам фондов личного происхождения выявлению в качестве особо ценных подлежат документы, отражающие наиболее важные факты жизненного пути, результаты государственной, научной, творческой деятельности фондооброзователя. Для аудиовизуальных документов этот критерий особенно важен и является определяющим.
Данный критерий должен применяться в совокупности с критериями времени создания документа и его подлинности.
Подлинность документа и его юридическая сила - два критерия, тесно связанные между собой, поэтому по отношению к выявлению особо ценных документов их целесообразно рассмотреть вместе.
Отбор подлинных документов необходим при выявлении особо ценных документов. Прежде всего, выявляются подлинники, и лишь в случаях утрат документов архивного фонда, единственности сохранившейся копии информации или особого значения именно самой данной копии допускается к ОЦД копий. В этом смысле подлинность документа – это не только критерий выявления и отбора, но категорический императив, обязательное условие такого выявления.
Следует различать понятия документа, обладающего юридической силой, и документа, имеющего юридическое значение. Юридическую силу имеют, прежде всего, документы, созданные и оформленные в установленном законом порядке государственными органами, должностными лицами, общественными организациями в пределах своей компетенции и порождающие определенные правовые последствия. К ним относятся законодательные, дипломатические, нормативные, административные акты, а также другие документы правового характера, например, устав, договор, соглашение, административный протокол, акт о несчастном случае и так далее. Все эти документы имеют юридическую силу, если являются подлинными или соответствующим образом оформленными копиями.
Поэтому для особого ценного документа, невосполнимого при утрате его юридического значения, подчеркивается важность наличия его подлинности и юридической силы, в отличие от ценного архивного документа, который юридической силой может и не обладать, но оставаться историческим источником.
Критерий используется также при выявлении особо ценных документов в фондах организаций, где отложились документы выдающихся лиц, деятельность которых была связана с данным фондообразователем, в сочетании с обязательным применением критерия содержания документа. Сам по себе автограф (подпись, виза) выдающегося лица является критерием отнесения документа к ценным. Вместе с тем, выявление ОЦД в соответствии с данным критерием не должно приводить к созданию коллекции автографов выдающихся лиц.
Материальная ценность документа - дополнительный, проверочный критерий, который выражается в страховой оценке документа, которая не должна быть ниже верхней границы его возможной аукционной цены.
По этому критерию к особо ценным документам могут быть отнесены те, которые оцениваются не ниже, чем в 2 тысячи долларов США или1тысяча английских фунтов стерлингов, в соответствии с нижней границей цены ценных документов по терминологии и шкале западноевропейских аукционов. Оценка производится в соответствии с методикой определения материальной ценности документов, подготовленной ВНИИДАД.2 Входе применения этого критерия, подтверждающего особую ценность документа в прямом смысле этого слова, следует учитывать и увеличение его ценности в связи с особыми, чрезвычайными мерами и большими материальными затратами, к которым архив должен был прибегнуть для приобретения и сохранения своих документов.
Ошибочным мнение, что только документ в хорошем состоянии при использовании других критериев может считаться особо ценным, так как размытость текста, выцветшие абзацы и другие недостатки снижают ценность документа, превращая его лишь в музейный экспонат. Аргументы подобного рода лишь говорят о необходимости срочной реставрации документа и создания на него страховой копии и копии фонда пользования, если он действительно по содержанию является особо ценным документом.
2.2 Методика выявления особо ценных документов
Выявление особо ценных документов является самостоятельным, планируемым видом работы, которая проводится по некоторым документам фондов, прошедших научное описание.
Выявление
особо ценных документов осуществляется
по архивохранилищам, а в пределах
архивохранилища – по фондам. Попутное
выявление особо ценных документов
может проводиться
Выявление особо ценных и уникальных документов может осуществляться как одновременно, так и раздельно.
Следует понимать, что это разные по характеру, целями методике виды работ, хотя уникальные документы и составляют «вершину пирамиды» в иерархии ценности архивных документов.
Методика выявления особо ценных документов предполагает учет состава документов архива и принятого в архиве порядка хранения документов и распадается на 3 этапа.
Первый этап – составление списков фондов, второй этап – изучение описей, третий этап – изучение отобранных дел.
На первом этапе составляется список фондов, потенциально содержащих особо ценные документы, исходя из совокупности критериев ценности содержащейся в документах информации, времени создания документов и других критериев. Итогом первого этапа является составление списков фондов.
На втором этапе проводится изучение описей по отобранным фондам. При этом первоочередному изучению подлежат описи структурных частей фондов, содержащих наиболее информационно насыщенные комплексы дел, отражающие основную деятельность фондооброзователя. Выявление особо ценных документов производится путем просмотра заголовков дел в описях.
Если качество заголовка дела не дает уверенности в том, что содержащиеся в деле документы могут быть отнесены к особо ценным, дело просматривается полистно.
На третьем этапе производится изучение дела в тех случаях, когда имеются сомнения в его особой ценности и для подготовки аннотации.
Критериями для полистного просмотра могут служить качество формирования дел в делопроизводстве, достоверность научно-справочного аппарата к документам фондов, степень сохранности документов. Вновь поступившие качественно описанные фонды, как правило, в полистном просмотре не нуждаются. При выявлении аудиовизуальных документов необходимо в отдельных случаях просматривать не только монтажные листы, носами фильмы на звукомонтажном столе.
Выявление
особо ценных документов завершается
составление описей выявленных ОЦД. Подготовленные
описи по каждому архивохранилищу или
архиву в целом в качестве заключительной
стадии экспертной оценки проделанной
работы рассматриваются совещательным
органом архива.
3 Учет и организация хранения особо ценных документов
Учет особо ценных документов ведется:
- по списку фондов, содержащих особо ценные документы;
-описям особо ценных дел документов или перечням номеров особо ценных дел, документов.
В архивах, хранящих дореволюционные документы и документы после 1917 года учетные документы ведутся раздельно для каждого периода с самостоятельной нумерацией фондов.
В описи особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера, шифры, присвоенные им по общим учетным документам.
Список
фондов, содержащих особо ценные документы,
ведется для обеспечения
Учет особо ценных документов ведется как в традиционных учетных документах, так и в автоматизированном режиме. В базе данных «Архивный фонд» сведения об особо ценных документах приводятся в разделах: «Фонд», «Опись», «Дело» отдельно по документам на бумажной основе, кинофотодокументам и другие.
В случае если в результате анализа проведенной ранее работы по выявлению особо ценных документов из категории особо ценных, в учетные документы вносятся необходимые уточнения.
Вопрос об изолированном или совместном с остальным документами фонда хранение особо ценных документов решается самостоятельно руководством архива с обязательным учетом климатических особенностей различных помещений здания. Если архив обладает несколькими хранилищами с разными условиями хранения, особо ценные документы должны быть сконцентрированы в лучшем из них. Рекомендуется также учитывать возможность их быстрой эвакуации в случае чрезвычайных обстоятельств.
В отношении требований к архивохранилищам, режимам хранения, контролю технического и физико-химического состояния особо ценных документов, следует руководствоваться существующими нормативными документами.
С особо ценными документами в первоочередном порядке должны проводиться работы по реставрации и переплету с учетом их физического состояния и интенсивности использования.
Проверка наличия и состояния особо ценных документов на бумажной основе проводиться один раз за 10 лет, особо ценных аудиовизуальных и электронных документов – один раз в 5 лет, особо ценных кинодокументов на нитрооснове – один раз в 2 года.
На особо ценные документы создается страховой фонд и фонд пользования в установленном порядке.
Фонд пользования создается, как правило, одновременно с создание страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы в процессе проведения других работ – рассекречивание документов, организация их использования.
В
фонд пользования включаются копии
полностью скопированных
Наличие фонда пользования позволит проведение их многократного копирования и исключение оригиналов особо ценных документов из повседневного пользования.
Оригиналы особо ценных документов, при наличии фонда пользования, как правило, не выдаются для использования. Особо ценные документы, не имеющие фонда пользования, выдаются в читальный зал архива на срок не более двух недель с обязательной полистной проверкой при выдаче дел из архивохранилища и при их возврате.
Выдача особо ценных документов из хранилища в читальный зал и для других работ осуществляется в исключительных случаях на основании письменного разрешения директора или его заместителя.
Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.
Решение о признании особо ценных документов, находящихся в неудовлетворительном состоянии, принимают руководитель архива на основании письменного экспертного заключения реставраторов и руководителя подразделения, осуществляющего хранение документов архива.
Дальнейшее
развитие этой работы должно быть направлено
на всестороннее изучение ранее выявленного
комплекса особо ценных документов
государственных архивов для
определения особо ценных документов
бывших партийных архивов, среди рассекреченных
фондов и поступающих документов, современных
фондообразователей для избежания межфондовой
и межархивной дублетности.
заключение
В
настоящее время перед
Если архив завершил выявление особо ценных документов и среди них значительную часть составляют документы, таковыми не являющиеся, то по его усмотрению возможен пересмотр состава ранее отобранных особо ценных дел для улучшения организации хранения использования документов, на которые уже создан страховой фонд. При этом целесообразно проводить эту работу в соответствии с предлагаемыми критериями выявления в комплекс с документами бывших партийных архивов данного региона для отбора действительно особо ценных документов.
Дальнейшее
развитие этой работы должно быть направлено
на всестороннее изучение ранее выявленного
комплекса особо ценных документов государственных
архивов для определения особо ценных
документов бывших партийных архивов,
среди рассекреченных фондов и поступающих
документов, современных фондообразователей
для избежания межфондовой и межархивной
дублетности. С учетом имеющего опыта
выявления и состава особо ценных документов
должно быть обращено внимание на фонды
и документы, ранее не относившиеся к составу
особо ценных, но которые стали, востребованы
как в историко-культурном, так и в социально-правовом
отношении, составляющие важнейшую часть
общественного документального богатства.
Актуализация важнейших сторон развития
государства и общества, ранее бывших
запретными или закрытыми, возросшей интерес
к вопросам демографическому составу
и миграции населения, частной жизни человека
и многое другое влияет на состав документов,
которые путем изучения их сравнительной
ценности и выявленного ранее комплекса
могут быт отнесены к особо ценным.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1.Ащеулова.Е.Н.
К проблеме особо ценных
2.Методические рекомендации по выявлению, учету, хранению особо ценных кинофотодокументов государственных архивов и созданию на них страхового фонда. М.,1986.
3.Принципы
денежной оценки документов Архивного
фонда Российской Федерации и их страхования/ВНИИДАД.М.,1993.
4.Крайская З.В.,Челлини Э.В.Архивоведение ,М.1996.С.141-144.
5.Привалов
В.Ф. Обеспечение сохранности документального
наследия в современных условиях/ отечественные
архивы.1999.№2.
Приложение А
Форма
титульного листа
описи особо ценных
дел/кинофотодокументов
Центральный
государственный
архив
____________№1________________
Опись №
3
Особо ценных
дел
Приложение №6
Тест:
1.При выявлении особо ценных документов используются следующие обязательные критерии:
а) время создания документа;
б) ценность содержащейся в документах информации;
в) юридическая сила, подлинность документов;
г) значение фондооброзователя;
д) авторство документа;
е) все варианты верны.
2.Особо ценный документ-это:
а) уникальный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся информации и его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и автографичности;
б) процесс изучения документов на основании принципов и критерий ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение;
в) совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей.