Учет и организация контроля расчетов с подотчетными лицами. 6

ЦЕНТРОСОЮЗ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЗАБАЙКАЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

СИБИРСКОГО УНИВЕРСИТЕТА ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ  КООПЕРАЦИИ

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

Курсовая работа

На тему:  «Учет и организация контроля расчетов с подотчетными лицами»                                                                     

Исполнитель: Калинникова Е.В.                                                           

группа 201  БХ – 00 – 287                                                           

Научный руководитель: Коренева Е.Б.

Чита 2003

План

Введение  ___________________________________________________   3

1.  Организация учета расчетов с подотчетными лицами  ___________   4

2.  Аналитический и синтетический учет  _________________________  6

3. Приобретение подотчетными лицами  товарно-материальных ценностей,  продукции  _____________________________________________   8

4. Служебные командировки по  России и за рубеж  _______________   15 

4.1.  Документальное оформление командировки  ________________  17  

4.2.  Сроки служебных командировок  __________________________  18  

4.3.  Рабочее время и время отдыха командированного  __________   19  

4.4.  Возмещение расходов при служебных командировках и оплата суточных ____________________________________________________   20  

4.5.  Временная нетрудоспособность командированного  __________   23  

4.6.  Порядок выдачи и расходования авансов при командировках __  23 

4.7.  Отчет работника о командировке  _________________________  24  

4.8.  Как удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы _ 26 

4.9.  Гарантии и компенсации при командировках  _______________  27  

4.10. Зарубежные командировки  ______________________________  30  

4.11. Выдача аванса работнику  _______________________________  34  

4.12. Отчеты о служебной загранкомандировке  _________________   35  

4.13. Расчеты с подотчетным лицом  ___________________________  36

5. Представительские расходы   _______________________________   37  

5.1. Оформление первичных документов  _______________________  38  

5.2. Бухгалтерский учет  _____________________________________   40

6. Выводы и предложения по  совершенствованию учета расчетов  с подотчетными лицами  __________________________________________   43

Литература  ________________________________________________   45

Введение

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению  организации.    В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

Цель работы: рассмотреть на примере  конкретной организации порядок  учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования выбран Читинский  областной союз потребительских  обществ – союз потребительских  обществ области, созданный ими  для координации деятельности потребительских  обществ и районных союзов потребительских  обществ, обеспечения защиты имущественных  и иных прав потребобществ и их членов, районных союзов, представления  их интересов в государственных  органах и органах местного самоуправления, а также для оказания правовых, информационных и иных услуг. Читинский  ОПС является добровольным объединением потребительских обществ – членов союза. Период исследования – ноябрь 2003 года.

Методологической основой написания  курсовой работы являются нормативные  документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и данные Читинского облпотребсоюза.   

1. Организация учета расчетов  с подотчетными лицами

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее  оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и  другое. Для этого деньги из кассы  выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем  составляют и сдают в бухгалтерию  авансовый отчет. Если при покупке  израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть  в кассу. Если же сотрудник добавил  к выданным свои деньги, то сумму  переплаты организация должна ему  компенсировать.

Перечень подотчетных лиц и  правила расчетов с ними можно  включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут  получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия. В  Читинском ОПСе разрешено получать подотчет всем работникам административно-управленческого  аппарата, директорам магазинов и  заведующим производством.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью. Они  предусмотрены Порядком ведения  кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40. Так, в пункте 11 этого  документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и  сделать это в срок.

Таким образом, в приказе нужно  не только перечислять подотчетных  сотрудников, но и указать, какую  сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда  они должны сдавать авансовые  отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать  фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.

Сотрудник может получить деньги под  отчет из кассы предприятия только на определенные цели. Цели, на которые  можно расходовать наличные деньги из выручки под отчет в ОПСе согласовываются с учреждением  банка, где открыт расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные  нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции (Приложение 1).

Во-первых, предприятие выдает своим  сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и  обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит  деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В  нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также  какая сумма командировочных  ему положена.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия  с другими организациями и  предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы  для служебного автомобиля, секретарь  марки, конверты на почте, бухгалтер  – бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник  пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В  нем указывается кому и на какие  цели выдаются деньги.

Даже если сотрудник не отчитался  в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц  не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника  они не являются и НДФЛ не облагаются.

2. Аналитический и синтетический  учет

Расчеты с подотчетными лицами учитываются  на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических  регистрах эти расчеты нужно  отражать подробно – отдельно по каждому  сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

В Читинском облпотребсоюзе применяется  журнал формы К-10 (Приложение 2). В  нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер  расходного кассового ордера, на какие  счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетника.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись  в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71  кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма №  АО -1 утверждена постановлением Госкомстата  России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником  бухгалтерии, принявшим этот отчет (Приложение 3). Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить  свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию  товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая  составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно  должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового  аппарата.

Если из авансового отчета видно, что  подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность  не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный  кассовый ордер. Если у работника  выданных денег не хватило, и он еще  потратил свои, то возможны следующие  варианты:

1)   руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

2)   руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в  корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный  и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался  по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а  предприятие их пока не вернуло).

В Читинском ОПСе данные по подотчетным  суммам заносятся в регистр аналитического учета - журнал формы К-10, в нем  делается группировка, подсчитываются итоги за месяц.

Выдача денег сверяется с  кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер  № 18 (Приложение 4), особенностью данной формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих  счетов. Ордер регистрируется в регистрационном  журнале по счетам синтетического учета  и разносится в Главной книге (Приложение 5). Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.  

В бухгалтерском балансе дебиторскую  задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы».

3. Приобретение подотчетными  лицами товарно-материальных ценностей,  продукции

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных  товаров, комплектов бланков бухгалтерской  отчетности, технической и экономической  литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин  и товарным чеком, дополнительно  содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко  пропечатаны идентификационный  номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить  чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер  и дата выдачи чека; стоимость ГСМ  с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках  указывается еще марка горюче-смазочных  материалов, оплаченное количество ГСМ  и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

Пример

В Читинском облпотребсоюзе на бензин подотчет деньги не выдаются. Выдаются талоны водителям, которые приобретаются  в организации «Нефтемаркет»  по безналичному расчету. Допустимы  расходы на покупку запчастей (Приложение 6). Комиссия, в которую входят: специалист по транспорту, начальник АХО (состав комиссии утвержден руководителем) признает замену запчастей необходимым  и выносит решение о списании старых, износившихся запчастей на новые. В учете это отражается следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 – 500 руб. – выданы наличные деньги водителю;

Дебет 10 Кредит 71 – 445 руб. – на сумму  закупленных запасных частей водителем; 

Дебет 44 Кредит 10 – 445 руб. – списание замены запчасти старой на новую.

Товарный чек необходим для  расшифровки сведений, указанных  в кассовом чеке, в частности для  указания конкретного перечня приобретенных  товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается  указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги  и пр.).

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости  приобретенных организацией товаров.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных  товаров представители организации  должны составить акт, фиксирующий  номенклатуру, количество приобретенных  товаров и цели их приобретения.

Таким образом, кассовый чек фиксирует  факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение  подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации  и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять  функции товарного чека.

При покупке товаров у частных  лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

Данный акт должен содержать  реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения  по бухгалтерскому учету и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина  России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить  достоверность расхода подотчетным  лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в  совокупный налогооблагаемый доход  подотчетного лица для обложения  налогом на доходы физических лиц.

Следует подчеркнуть, что сделки, в  которых подотчетное лицо выступает  от своего имени, а прием денег  за оказанные ему услуги или проданные  товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между  юридическими лицами.

На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных  средств, а уже затем организация  возмещает работнику потраченные  на эти цели денежные средства. При  этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

Во избежание подобных споров с  налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику  следует оформить покупку от имени  организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах  организации может быть как прямое указание на данную организацию в  документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим  право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

При этом после одобрения сделки у организации возникает задолженность  по возмещению работнику произведенных  им расходов. Выдача из кассы организации  средств производится на основании  авансового отчета с приложением  к нему необходимых первичных  документов, подтверждающих данную покупку.

В этом случае подобные операции могут  отражаться следующими записями:

Дебет 10, 41  Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19  Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);

Дебет 60  Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 71  Кредит 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по приобретенным товарно-материальным ценностям.

Возможен и другой вариант, когда  работник может также заранее  заключить договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретаемых товаров.

В этом случае в бухгалтерском учете  организации должны быть сделаны  следующие записи:

Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей  за организацию (момент предоставления ссуды);

Дебет 10, 41  Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом;

Дебет 19  Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;

Дебет 73  Кредит 50 - работнику организации возмещены из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.

Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном  порядке.

Пример    

В Читинском облпотребсоюзе если сумма  закупа небольшая (до 100 руб.) выписывается требование начальником  АХО куда расходованы средства, руководитель подписывает разрешение на списание закупленных материалов. В учете это отражается:         

Дебет 44 Кредит 71 – 44 руб. 60 коп, –  на сумму закупленных канцтоваров (Приложение 3). В учетной политике указана возможность ведения таких записей.          

Дебет 71 Кредит 50 – 44 руб. 60 коп. – сотруднику возмещены наличные деньги на расходы.  

Организация рассчитывается с физическими  лицами за товары, как правило, наличными  деньгами через подотчетных лиц (или же напрямую через кассу). При  этом лимита расчетов в 60 000 рублей по одной  сделке можно не соблюдать (этот лимит, установленный ЦБ РФ, касается только расчетов с юридическими лицами). В  Читинском ОПСе возможен закуп сельскохозяйственного  сырья у юридического лица (ООО  «Крупка») подотчетным лицом (Приложение 7). Продавцом выписывается счет-фактура.

Операции по закупке должны оформляться  первичными документами, а именно –  закупочным актом. Каждая организация  вправе разработать свою форму этого  документа, так как унифицированной  нет. Выплата денег физическим лицам  может оформляться и специальной  приемо-закупочной ведомостью.

Пример (Приложение 8)

Подотчетным лицом – Мордвинцевой И.В. в сентябре 2003 года произведена  закупка сельхозпродукции. Операция оформлена закупочным актом от 24сентября. В нем указано, что продукция (мясо говядина) закуплена именно у физического лица (Дашидондоковой С.Б.) с указанием его паспортных данных, количества, цены продукции, соответствующих подписей. Право на сдачу мяса подтверждается соответствующей справкой. Право реализации (с ограничениями или без) в определенном количестве дает ветеринарное свидетельство, выписываемое органами госветнадзора.

В бухгалтерском учете даются проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 9 576 руб. – выданы деньги подотчет из кассы;

Дебет 10 Кредит 71 – 9 756 руб. – подотчетным лицом произведен закуп сельхозпродукции.

Остатка или перерасхода нет.   

Но прежде чем выплатить физическому  лицу денежные средства, следует отметить, что удерживать с этих денег НДФЛ не нужно.

Пример

В октябре 2003 года организация выдала под отчет своему сотруднику 80 000 руб. на закупку у населения бывших в употреблении компьютеров. В этом же месяце работник нашел продавца – физическое лицо и приобрел у него ЭВМ за 32 000 руб. Компьютеры предназначены для работы самой организацией.

Остаток неизрасходованных средств  сотрудник сдал в кассу организации.

В октябре 2003 года в бухгалтерском  учете предприятия будут сделаны  следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 80 000 руб. – выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы на закупку компьютеров;

Дебет 41 Кредит 71 – 32 000 руб. – оприходованы два компьютера на основании авансового отчета и закупочного акта;

Дебет 50 Кредит 71 – 48 000 руб. – возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.

4. Служебные командировки  по России и за рубеж

Служебная командировка – это поездка  работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места  постоянной работы (ст. 166 Трудового  Кодекса, далее - ТК РФ).

Инструкция не указывает, что следует  считать местом постоянной работы. На практике местом постоянной работы считается расположенное в определенном населенном пункте предприятие, либо отдельная  его часть, участок, отделение, объект предприятия, работа в котором обусловлена  трудовым договором. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации  находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается  то производственное объединение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

Не признаются командировками служебные  поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или  имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).

Рабочие и служащие обязаны выполнять  распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении  в командировку. Отказ от такой  поездки считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами  признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др.

Нельзя направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций  кинематографии, театров, театральных  и концертных организаций, цирков и  иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с  перечными профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, ст. 259, 268 ТК РФ).

Направлять в служебные командировки женщин, имеющих, имеющих детей в  возрасте до трех лет, допускаются только с их письменного согласия и при  условии, что это не запрещено  им медицинскими рекомендациями. При  этом женщины, имеющие детей в  возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены  в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную  командировку.

Сказанное выше относится и к  работникам, имеющим детей-инвалидов  или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, а  также работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в  соответствии с медицинским заключением, а также, согласно ст. 264, распространяется на отцов, воспитывающих детей без  матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.

Для остальных работников распоряжение руководителя о выезде в служебную  командировку является обязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника  может быть наложено дисциплинарное взыскание.

Работник - совместитель может также  быть направлен в командировку. Средний  заработок сохраняется ему только в той организации, которая его  командировала. В случае направления  в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний  заработок сохраняется по обеим  должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между  командирующими организациями по соглашению между ними (п. 9 Инструкции Минфина  СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС  от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках  в пределах СССР» далее – Инструкция № 62).

Только штатные работники, заключившие  с предприятием трудовой договор, находятся  в административном подчинении у  руководителя и могут быть направлены им в командировку.

Если физическое лицо не состоит  в штате предприятия, но выполняет  для этого предприятия какие-либо работы (оказывает услуги), связанные  с поездкой в другую местность, то с этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами гражданского права.

К договорам гражданско-правового  характера относятся: договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский  и иной договор возмездного оказания услуг  (гл. 39 ГК РФ). В этом случае порядок и условия возмещения документально подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, может быть определен сторонами в тексте договора.

К таким расходам могут быть, например, отнесены расходы по проезду и  найму жилья, приобретению материалов и другие.

Под служебной командировкой, совершаемой  в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые  связаны с:

§  покупкой материально-производственных запасов;

§  осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);

§  подготовкой и повышением квалификации работников;

§  участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции);

§  другими аналогичными нуждами.

Документальное оформление командировки

Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами. Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». К числу таких документов относятся:

– служебное задание для направления  в командировку и отчет о его  выполнении (форма Т-10а);

– приказ (распоряжения) о направлении  работника в командировку (форма  Т-9 или Т-9а);

- командировочное удостоверение  (форма № Т-10).

Командировочное удостоверение может  не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место  постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

При направлении работника в  командировку в пределах РФ издание  соответствующего приказа руководителя не является обязательным (достаточно одного лишь командировочного удостоверения). Направление в командировку лиц, работающих по гражданско-правовому  договору лиц, приказом руководителя не оформляется. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение.

В случае командирования работника  в страны дальнего зарубежья, включая  прибалтийские государства –  бывшие республики Советского Союза, оформлять  командировочное удостоверение  не требуется, но обязательно наличие  загранпаспорта.