Учет кассовых операций. 61

Содержание

Введение 3

I. Организация наличного денежного обращения 4

1.1 Лимит остатка наличных денег в кассе 4

1.2 Правила использования наличных денежных средств 7

1.3 Предельные размеры расчетов наличными денежными средствами 10

II. Организация ведения кассовых операций 13

2.1 Основные правила ведения кассовых операций 13

2.2 Документальное оформление поступления и выдачи наличных денег 14

2.3 Аналитический учет кассовых операций 19

2.4 Депонированная заработная плата, расчеты с депонентами 20

Заключение 22

Библиография 24

Приложение 26

Введение

Предприятия, учреждения, организации  независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны  хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Расчеты по своим обязательствам производятся ими, как правило, в безналичном порядке через банки. Юридические лица применяют также другие формы безналичных расчетов, установленные Банком России в соответствии с действующим законодательством.

В отдельных случаях (для оплаты труда штатных и внештатных сотрудников, закупки материалов и других предметов обихода для хозяйственных нужд, а также при осуществлении расчетов с физическими или юридическими лицами) предприятия, учреждения, организации организуют налично-денежное обращение, которое определяется некоторыми правилами.

В настоящее время наличное денежное обращение в Российской Федерации регулируется положением "О правилах наличного денежного обращения на территории РФ", утвержденным советом директоров Банка России от 5.01.98 г. N 14-П [8], а также Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22.07.93 г. N 40.

Именно указанные документы  вошли в основу изучения и раскрытия  тему учета кассовых операций в настоящей  курсовой работе. Кроме того, были заполнены  первичные документы по учету кассовых операций на примере ООО «Надежда».

I. Организация наличного денежного обращения

1.1 Лимит остатка наличных  денег в кассе

Согласно действующему законодательству предприятия вправе иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителем предприятия. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по установленной форме¹.

По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя предприятия. По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне места его нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений [8].

При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях  банков предприятие по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих  учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка предприятие должно направить уведомления об установленном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета. Данную информацию другие банковские учреждения используют прежде всего при проверке соблюдения предприятием наличного денежного обращения. По предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного  оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей. Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в соответствии с договором банковского счета.

Суть лимитирования хранения денежных средств состоит в том, что  остаток денег в кассе на конец  дня (конечное сальдо по счету 50 "Касса" за день) не должен превышать установленного лимита остатка. Обороты же по счету 50 за день могут превышать установленный лимит. Не использованные в 3-дневный срок наличные денежные средства, полученные в банке на оплату труда, а также вся денежная наличность, превышающая установленный лимит хранения наличных денег, подлежат сдаче в обслуживающие учреждения банков [12].

Сдача сверхлимитных денежных средств  может производиться:

- непосредственно в кассу учреждения  банка. Для этого кассиром предприятия выписывается объявление на взнос наличных денег, в котором указывается источник образования вносимых денежных средств невыданная заработная плата, выручка за работы и услуги и т.п. В приеме денег учреждение банка выдает кассиру квитанцию, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера;

- предприятиям Государственного  комитета Российской Федерации  по связи и информатизации (Госкомсвязи  России) для перевода на соответствующие  счета в учреждениях банков. Основанием для отражения по учету является также расходный кассовый ордер, выписываемый на основании квитанции отделения связи;

- на договорных условиях через  инкассаторские службы учреждений  банков или специализированные  службы, имеющие лицензию Банка  России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию  по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения  оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков [14].

При этом могут устанавливаться  следующие сроки сдачи предприятиями  наличных денежных средств²:

- для предприятий, расположенных  в населенном пункте, где имеются  учреждения банков или предприятия  Госкомсвязи России, - ежедневно  в день поступления наличных  денег в кассы предприятий;

- для предприятий, которые в  силу специфики своей деятельности  и режима работы, а также при  отсутствии вечерней инкассации  или вечерней кассы учреждения  банка не могут ежедневно в  конце рабочего дня сдавать  наличные денежные средства в  учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России, - на следующий день;

- для предприятий, расположенных  в населенном пункте, где нет  учреждений банков или предприятий  Госкомсвязи России, а также находящихся  от них на отдаленном расстоянии, - один раз в несколько дней.

Наличные деньги, принятые от физических лиц в уплату налогов, страховых и других сборов, сдаются непосредственно в учреждения банков или путем перевода через предприятия Госкомсвязи России.

В отдельных случаях предприятия  имеют право хранить в своих кассах и сверхлимитные денежные средства. В таких случаях предприятиям необходимо соблюдать следующие условия:

1) данные сверхлимитные средства  должны предназначаться для оплаты  труда, выплаты пособий по социальному  страхованию и стипендий;

2) срок наличия сверхлимитных средств в кассе не должен превышать 3 рабочих дней, включая день получения денег в банке (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней);

3) указанные сверхлимитные остатки  должны быть получены в обслуживающем предприятие банковском учреждении, а не накоплены за счет выручки, поступающей в его кассу.

Таким образом, для правильного  определения потребности предприятия  в наличных денежных средствах с  учетом установленного ему лимита сумма, подлежащая снятию с расчетного счета, определяется по формуле П = ОР + Л - ОП - О, где П - потребность; ОР - ожидаемый расход; Л - лимит хранения денежных средств; ОП - ожидаемый приход наличных денежных средств в кассу предприятия за счет выручки от реализации и других операций; О - остаток наличных денежных средств в кассе на дату определения потребности [8].

1.2 Правила использования  наличных денежных средств

Предприятия по согласованию с обслуживающими их учреждениями банков могут расходовать поступающую в их кассу денежную выручку на цели, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, и принятыми в их исполнение нормативными актами Банка России. Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) до установленного срока их выплаты.

Решение о расходовании предприятиями  денежной выручки из кассы принимается учреждениями банков ежегодно на основании письменных заявлений предприятий и представленного расчета по установленной форме с учетом соблюдения ими порядка работы с денежной наличностью, состояния расчетов с бюджетами всех уровней, государственными внебюджетными фондами, поставщиками сырья, материалов и услуг, а также с учреждениями банков по ссудам [12].

Решение о расходовании предприятием поступающей в его кассу денежной выручки при наличии у него нескольких счетов в различных учреждениях банков принимается в порядке, аналогичном установлению лимита остатка наличных денег в кассе такого предприятия. Под предприятиями, имеющими постоянную денежную выручку, которым по согласованию с учреждением банка может разрешаться использование вырученных денежных средств, следует подразумевать предприятия, учреждения и организации, которые независимо от организационно-правовых форм и сфер деятельности реализуют товары или услуги за наличные деньги и имеют систематические их поступления³.

Юридические лица, которые не обращались за установлением лимита остатка  наличных денежных средств ни в одно из учреждений банков, обязаны сдавать образовавшуюся денежную наличность в банк на расчетный счет. Предприятия могут получать наличные денежные средства в учреждениях банков, в которых открыты соответствующие счета на цели, установленные федеральными законами, иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, и нормативными актами Банка России [8].

Выдача денежной наличности предприятиям на заработную плату и выплаты  социального характера, стипендии  производится в сроки, согласованные с обслуживающими учреждениями банков. Выдача наличных денег для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск, а также в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, производится независимо от установленных предприятию сроков выплаты заработной платы.

Таким образом, поступающие в кассу  предприятия денежные средства могут  расходоваться только на цели, предусмотренные  действующим законодательством  Российской Федерации. При расходовании наличных денежных средств законодательством установлены отдельные ограничения:

1) предприятия не вправе вносить  денежные средства на счета  других лиц - владельцев счетов (в том числе физических лиц), минуя свой расчетный счет. За несоблюдение данного требования для плательщиков определена финансовая санкция в виде штрафа, равного 2-кратному размеру суммы произведенного взноса (п. 9 Указа N 1212). Если же наличные деньги были сняты со своего расчетного счета, а затем внесены на счета других лиц, то такая операция не противоречит требованиям п. 9 Указа (в этом случае действует только ограничение на сумму платежа). Она должна быть осуществлена в соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций, согласно которому предприятия обязаны сдавать в банк на свой расчетный счет всю денежную наличность сверх установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе (предприятия, имеющие постоянную выручку, могут использовать ее только в строгом соответствии с п. 7 Порядка);

2) во всех случаях при расходовании  наличных денег предприятиям  необходимо соблюдать предельный  размер расчетов наличными деньгами  между юридическими лицами в  Российской Федерации.

1.3 Предельные размеры  расчетов наличными денежными  средствами

Предельный размер расчетов по одному платежу составляет⁴:

между юридическими лицами - не более 10 тыс. руб.;

для предприятий потребительской  кооперации за приобретаемые у юридических  лиц товары, сельхозпродукты, сырье - не более 15 тыс. руб.;

для предприятий и организаций  торговли ГУИН МВД при закупке  товаров у юридических лиц - не более 15 тыс. руб.

Под одним платежом понимаются расчеты  наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом  за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или  нескольким денежным документам⁵. Подтверждением расходования наличных денег при этом являются: копия товарного чека, счет, накладная, отчет подотчетного лица о расходовании полученных наличных денег с приложением первичных документов.

К предприятиям, не соблюдающим порядок  ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются  меры ответственности, предусмотренные  действующим законодательством Российской Федерации. Кроме ответственности, рассмотренной выше, согласно Указу Президента Российской Федерации от 23.05.94 г. N 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и других обязательных платежей" за нарушение правил ведения операций с наличными денежными средствами предусмотрены следующие меры:

1) за неоприходование (неполное  оприходование) в кассу денежной  наличности взыскивается штраф  в 3-кратном размере неоприходованной  суммы;

2) за осуществление расчетов  наличными денежными средствами  с другими предприятиями, учреждениями  и организациями сверх установленных  предельных сумм - штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа⁶.

3) за несоблюдение действующего  порядка хранения свободных денежных  средств, а также за накопление  в кассах наличных денежных  средств сверх установленных  лимитов - штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности. Под сверхлимитной кассовой наличностью понимается средняя величина, рассчитанная исходя из суммы и количества дней превышения лимита остатка денег в кассе.

На руководителей предприятий, учреждений, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством размере минимальной месячной оплаты труда. Исчисление сумм административного штрафа производится из расчета минимального размера оплаты труда, действующего на момент совершения указанного нарушения.

За неустановление лимита кассы  ответственность не установлена. Однако, как уже отмечалось, согласно Правилам по предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка кассы ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием денежная наличность сверхлимитной.

Не установлены штрафные санкции  также за нецелевое использование  полученных наличных денег. Такая ответственность может быть установлена по соглашению между предприятием и банком.

В случае если по условиям договора на расчетно-кассовое обслуживание о сборе  денежной наличности между предприятием, обслуживающим его банком и управлением  инкассации установлено, что сверхлимитный остаток в кассе в случае неприезда инкассатора не признается нарушением Порядка ведения кассовых операций, то административная ответственность, предусмотренная п. 9 Указа Президента Российской Федерации от 23.05.94 г. N 1006 за накопление в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов, при таких обстоятельствах неприменима⁷.

II. Организация ведения кассовых операций

2.1 Основные правила  ведения кассовых операций

Для ведения кассовых операций в  штате предприятия предусмотрена  должность кассира, который несет  материальную ответственность за сохранность  всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении кассира руководитель предприятия обязан ознакомить его с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной материальной ответственности.

Кассир не может передоверить кому бы то ни было выполнение своих обязанностей. При необходимости временной замены обязанности кассира возлагаются на другого работника, с которым в свою очередь заключают договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь) находящиеся у него под отчетом ценности передают другому кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии с обязательным составлением акта (форма инв-15) [7].

В субъектах малого предпринимательства  с незначительными оборотами  наличных денежных средств разрешено вести кассовые операции непосредственно лицу, осуществляющему ведение учета на предприятии, бухгалтеру, главному бухгалтеру. Более целесообразно, однако, в этом случае поручить ведение кассовых операций другому сотруднику, оформив доплату за совмещение профессий.

Порядок ведения кассовых операций обязывает руководителей предприятий  создавать условия, необходимые  для обеспечения сохранности  наличных денежных средств не только в помещении кассы, но и при  доставке их из учреждения банка и  сдаче в банк.

При этом привлечение охраны должно быть вызвано необходимостью соблюдения предприятиями требований, предусмотренных  правилами технической эксплуатации организации, надзора и контроля за ее деятельностью. Отсутствие лицензии у привлеченной организации влечет за собой признание сделки по оказанию услуг недействительной, а расходы по оказанию услуг должны быть исключены из состава затрат, формирующих себестоимость. Оплата услуг сторонних организаций (даже при наличии у них лицензии) по охране предприятия в случаях, не установленных законодательством, должна производиться за счет собственных средств [9].

Хранение в кассе наличных денег  и других ценностей, не принадлежащих  данному предприятию, запрещается. Кассир в соответствии с действующим  законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию в результате как умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

2.2 Документальное оформление  поступления и выдачи наличных  денег

Оприходование наличных денежных средств  в кассу предприятия осуществляется: при снятии денежных средств с  расчетного, текущего, бюджетного и других видов счетов в банке; от платных потребителей, покупателей, заказчиков за оказанные работы, услуги и реализованные товары; от подотчетных лиц в погашение остатка наличных денег, полученных под отчет; от работников предприятия в погашение причиненного материального ущерба, погашение выданных займов и ссуд, за реализованные товары и услуги.

Получение денежных средств со счетов, открытых предприятиям в учреждениях  банков, производится по чекам. Чековые  книжки выдаются предприятию учреждением  банка по заявлению установленной формы. Наличные деньги, полученные в учреждениях банка, расходуются на цели, указанные в чеке.

При приеме денежных билетов и монет  в платежи кассиры предприятий  обязаны руководствоваться установленными Банком России признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России (приложение 1 к Порядку). Прием наличных денег, поступающих с расчетного счета в банке, от покупателей, заказчиков и т.д. в кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам (форма N КО-1)⁸, которые выписывает работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер или лицо, на это уполномоченное письменным распоряжением руководителя предприятия [7].

О приеме денег лицу, внесшему деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Квитанция вручается физическому лицу или прикладывается к выписке банка.

До передачи в кассу приходный ордер обязательно регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов (форма N КО-3 или КО-3а). Приходные кассовые ордера запрещено выдавать на руки лицам, внесшим денежные средства [7].

Приходный кассовый ордер передается для исполнения непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписей главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию.

Выдача наличных денежных средств  из кассы предприятия производится:

- на выплату заработной платы,  пособий по социальному страхованию,  других видов пособий, стипендий,  вознаграждений физическим лицам; 

- под отчет на хозяйственные  и операционные расходы и на  командировочные расходы; 

- по решению руководителя предприятия в возмещение расходов, понесенных работником предприятия, на выплату ссуд, займов и другие подобные цели.

Выдача наличных денег из касс предприятий  производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2) или надлежаще  оформленным другим документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера [7].

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным  бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии, регистрируется в  журнале регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров  и передается кассиру для исполнения. Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные  документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей  графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег  может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим  в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном  порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись "По доверенности".

Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий  производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе  платежной (расчетно-платежной) ведомости  делается разрешительная надпись о  выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия  или лиц, на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут  оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе  в отпуск, болезни и др.), а также  выдача депонированных сумм и денег  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам. По истечении установленных п. 9 сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки "Депонировано";

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о  фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается; г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп "Расходный кассовый ордер N ______________"⁹.

Приходные кассовые ордера и квитанции  к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах должны быть указано основание для их составления и перечислены прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить: