Учет кассовых операций. 43
Введение .
Переход России к рыночным отношениям выявил необходимость создания экономических институтов , регулирующих взаимоотношения различных субъектов предпринимательской деятельности , среди которых достойное место должен занять и институт аудиторства. Его главная цель -- обеспечить контроль за достоверностью информации , отражаемой в бухгалтерской и налоговой отчетности. Данные по использованию имущества , денежных средств , проведению коммерческих операций и инвестиций у юридических объектов могут быть объективно подтверждены независимым аудитом. В этой связи в Российской Федерации за последние годы проведена определенная работа по становлению института аудиторства.
Освоение методики аудита кассовых операций является важным по нескольким причинам :
- денежные средства принадлежат к числу наиболее подвижных и легко реализуемых активов предприятия ;
- денежные операции носят массовый и распространенный характер;
- подвижность денежных средств и массовость денежных операций делают этот участок хозяйственной деятельности экономического субъекта наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений .
В составе денежных средств наиболее подвижный характер имеют наличные деньги. Движение наличных денег совершается посредством кассовых операций . Кассовые операции весьма разнообразны , но среди них можно выделить основные :
- выдача средств на оплату труда;
- выдача средств на оплату административно - хозяйственных расходов;
- выдача средств подотчетным лицам и др.
Методы проверки кассовых операций четко разработаны и имеют давнюю историю. Аудитор должен проверить соблюдение кассовой дисциплины на предприятии. При этом особое внимание должно быть уделено вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.
В силу того , что кассовые операции носят массовый характер , этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким .
Аудит учета кассовых операций важная глава в предмете аудита , лучше всего рассмотреть его на конкретном предприятии , в нашем случае этим предприятием будет Шелаболихинский райпотребсоюз .
Глава 1. Цели, задачи и источники аудита учета кассовых операций .
Целью аудита является установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения по движению наличных денежных средств , действующим в Российской Федерации в проверяемом периоде нормативным документом для того,чтобы сформировать мнение о достоверности бухгалтерской отчетности во всех существенных аспектах.
Основные задачи аудита :
- оценка состояния синтетического и аналитического учета наличных денежных средств в проверяемой организации;
- оценка качества отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете ;
- проверка соблюдения организацией Указов Президента Российской Федерации и Постановлений Правительства Российской Федерации по организации работы с наличностью;
- проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям , связанным с движением наличных денежных средств.
Все источники информации , используемые при аудита учета кассовых операций можно разделить на 4 группы :
- типовые ( унифицированные ) документы , служащие основанием для отражения в учете движения наличных денежных средств;
- учетные регистры , используемые для отражения хозяйственных операций по учету наличных денежных средств;
- в организациях , использующих в учете вычислительную технику :
Машинограмма по счету 50 “ Касса “.
- типовые акты , оформляемые при проведении ревизии и инвентаризации наличных денежных средств.
- Аудит учета кассовых операций.
2.1. Описание альтернативных учетных решений, выбор которого предоставлен экономическому субъекту.
Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации , утвержденным Приказом МФ Российской Федерации от 26 декабря 1994 года № 170 , альтернативных решений для отражения в учете операций с наличными денежными средствами не предусматривается.
- Первичные документы, применяемые по учету кассовых операций.
Состав первичных документов , с одной стороны , очень узок -- это приходные и расходные кассовые операции , кассовая книга. С другой стороны, кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учета , например , реализацией , расчетами с подотчетными лицами , с поставщиками и т.д. , и , следовательно , при проверке необходимо сопоставить кассовые документы с прочими.
Основными документами , которые необходимо подвергнуть изучению при проверке кассовых операций , являются :
- кассовая книга;
- отчеты кассира ;
- приходные кассовые ордера ;
- расходные кассовые ордера;
- журнал ( книга ) регистрации приходных кассовых ордеров ;
- журнал ( книга ) регистрации расходных кассовых ордеров ;
- журнал ( книга ) регистрации выданных доверенностей;
- журнал ( книга ) регистрации депонентов ;
- журнал ( книга ) регистрации платежных ( расчетно- платежных ) ведомостей ;
- оправдательные документы к кассовым документам;
- авансовые отчеты.
- Регистры синтетического и аналитического учета по счету 50 “ Касса “ и формы отчетности.
Многочисленные и разнообразные операции движения денежных средств в кассе предприятия находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности :
- главная книга ;
- журнал - ордер № 1 и ведомость № 1 ( для журнально - ордерной формы счетоводства );
- иные регистры синтетического учета кассовых операций;
- баланс предприятия ( форма № 1 );
- отчет о финансовых результатах и их использование (форма № 2 ) , раздел 3 “ Движение денежных средств” ( в бухгалтерской отчетности до 1 июля 1996 года );
- отчет о движении денежных средств ( форма № 4 ) ( в бухгалтерской отчетности за первое полугодие 1996 года ).
- Классификатор возможных нарушений при ведении операций по кассе.
Основные нарушения -- злоупотребления, хищения , ошибки -- в области кассовых операций могут быть классифицированы следующим образом :
- прямое хищение денежных средств
- ничем не замаскированное ;
- замаскированное неоформленными документами и расписками.
- неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм
- из банка;
- от различных физических и юридических лиц по приходным ордерам;
- от различных юридических лиц по доверенности.
- излишнее списание денег по кассе
- повторное использование одних и тех же документов;
- неправильный подсчет итогов в кассовых документах и отчетах;
- списание сумм без оснований или по подложным документам;
- подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний.
- присвоение сумм , законно начисленных разным лицам и организациям
- присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям ;
- присвоение сумм , причитающихся другим предприятиям;
- расчеты суммами наличных денежных средств , превышающих предельную величину
- с другими юридическими лицами и предпринимателями, действующими без образования юридического лица;
- поступающими в кассу проверяемого предприятия.
- некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета.
- Вопросник аудитора для составления программы проверки кассовых операций .
Прежде чем приступить к сплошной проверке кассовых операций, аудитор должен спланировать эту проверку , так как “сплошная проверка “ не означает , что один за другим будут просмотрены все кассовые документы. Эти документы могут быть просмотрены неоднократно , но каждый раз аудитор выполняет совершенно определенную процедуру , направленную на выявление одного из возможных нарушений , перечисленных в предыдущем пункте. Каждая процедура будет иметь свое назначение, преследовать определенную цель, а е результаты необходимо оформить в виде специальной таблицы.
Составлению плана проверки предшествует оценка состояния внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе предприятия.
Аудитор с помощью вопросника , составленного специальным образом, определяет состояние внутреннего контроля , дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины , выявляет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места , планирует состав основных контрольных процедур , определяет специфические черты ведения учета на предприятии , описание которых отсутствует в имеющемся у него наборе стандартных процедур.
Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля за движением денежных средств в кассе предприятия для аудитора являются :
- отсутствие на предприятии налаженной системы проведения внезапных ревизий кассы с полным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей , находящихся в кассе ;
- отсутствие на предприятии приказа руководителя , устанавливающего периодичность проверок ;
- наличие признаков формального проведения ревизий кассы : назначение в комиссии по проведению ревизий постоянно одних и тех же лиц , отсутствие прилагаемых к акту рабочих записей ревизионной комиссии , свидетельствующих о полистном пересчете банкнот , проведение проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них и заранее готовится и др. ;
- предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицами , помимо главного бухгалтера и руководителя предприятия , не отраженное в распоряжениях руководителя предприятия;
- формальное проведение ревизии кассы при смене ( увольнении ) кассиров ;
- отсутствие в штате кассира , когда эти функции возложены на счетного работника без письменного распоряжения руководителя предприятия ;
- отсутствие договоров о полной материальной ответственности с кассиром ;
- отсутствие у кассира навыков подготовки к ревизии кассы , свидетельствующих о том , что такая процедура является для него обычной.
Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий , главных бухгалтеров и кассиров. Поэтому аудитор должен опросить каждого из ответственных лиц. Вопросник аудитора должен быть составлен таким образом , что в большинстве случаев ответ списывать не надо , так как аудитор отмечает маркером полученный ответ , номер процедуры и номер предварительного вывода. Вопросник построен по принципу блок - схемы , если нет необходимости задавать какой - либо вопрос, номер следующего вопроса указан в графе “ Номер следующего вопроса “.
Вопросник аудитора для проверки деятельности райпотребсоюза приведен в приложении. Вопросник составляется в трех экземплярах , на каждом из них проставляются должность , фамилия , имя и отчество лица , с которым будет проведена беседа.
По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии кассовой дисциплины на предприятии. Вопросник позволяет аудитору сделать целый ряд промежуточных выводов , совокупность которых дает право сделать основной вывод о том, что кассовая дисциплина у клиента не соблюдается , а порядок ведения кассовых операций нарушается.
Но подобный вывод может быть основанием для следующих действий :
- если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс -- анализа отчетности кассовые операции составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций , то аудитор может планировать проверку кассовых операций в обычном порядке для оценки материальной статьи “Касса” в отчетности предприятия.
- если удельный вес кассовых операций велик, например, реализация продукции предприятия ведется через кассу , то это может послужить основанием аудитору для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия.
В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки кассовых операций и намечен состав процедур.
- Методы сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке кассовых операций.
Для того, чтобы составить свое мнение о постановке бухгалтерского учета, достоверности и объективности учетных данных , эффективности системы внутреннего контроля аудитор должен собрать достаточное количество доказательств. Собирая доказательства, аудитор использует достаточно ограниченное число методов их получения.
При проверке кассовых операций используются практически все методы получения аудиторских доказательств, но они применяются к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.
Основные методы получения аудиторских доказательств и основные виды нарушений , допускаемых при ведении кассовых операций , сведены в таблицу :
Основные вида нарушений, допускаемые при ведении кассовых операций |
Метод сбора аудиторских доказательств 1 2 3 4 5 6 7 8 | ||||||||
А |
Б |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
1.1 |
Ничем не замаскированное прямое хищение денежных средств |
+ |
+ |
||||||
1.2. |
Хищение денежных средств, земельные отношения емельные отношения амаскированное неоформленными документами и расписками |
+ |
+ |
+ |
|||||
2.1. |
Неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм из банка |
+ |
+ |
||||||
2.2. |
Неоприходование и присвоение поступивших от различных физических лиц и юридических лиц по приходным ордерам денежных сумм |
+ |
+ |
+ |
+ |
||||
2.3. |
Неоприходование и присвоение поступивших от различных юридических лиц по доверенностям денежных сумм |
+ |
+ |
||||||
3.1. |
Повторное использование одних и тех же документов для списания денег по кассе |
+ |
+ |
||||||
3.2. |
Неправильный подсчет итогов и кассовых документах и кассовых отчетах |
+ |
+ |
||||||
3.3. |
Списание сумм без оснований или по подложным документам |
+ |
+ |
||||||
3.4. |
Подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний |
+ |
+ |
||||||
4.1. |
Присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям |
+ + |
|||||||
4.2. |
Присвоение сумм, причитающихся другим организациям |
+ |
|||||||
5.1. |
Расчеты суммами наличных денежных средств, превышающими предельную величину, с другими юридическими лицами |
+ |
|||||||
5.2. |
Поступление в кассу предприятия сумм , превышающих предельную величину |
+ |
|||||||
6.1. |
Расчеты с населением без применения контроль - кассовых машин |
+ |
+ |
||||||
6.2. |
Расчеты с населением без регистрации контрольно - кассовых машин в налоговых органах |
+ |
|||||||
7.1. |
Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета |
+ |
|||||||
В графах А -- 8 таблицы приведены аудиторских доказательств :
- Наблюдение или участие в инвентаризации .
- Наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций.
- Устный опрос.
- Получение письменных подтверждений.
- Проверка документов , полученных клиентами от третьих лиц .
- Проверка документов , подготовленных на предприятии клиента.
- Проверка арифметических расчетов.
- Анализ.
2.7. Описание контрольных процедур.
Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.
Все процедуры построены по единой схеме :
- наименование , цель процедуры ;
- средства , необходимые для ее выполнения ;
- техника исполнения процедуры ;
- оформление результатов.
Процедуры снабжены классификационными номерами, позволяющими делать ссылки на них в программе аудиторской проверки у конкретного клиента.
Классификационный номер содержит название раздела бухгалтерского учета и три знака. Строится по серийно - порядковой системе :
- первый знак -- номер нарушения по классификации (нарушение порядка ведения кассовых операций выделено 7 );
- второй знак -- номер разновидности нарушения ( от 1 до 4);
- третий знак -- порядковый номер процедуры для выявления данного нарушения.
Для выявления прямого хищение денежных средств , не замаскированного никакими действиями , применяется процедура.
“ Касса . 1.1.1. “ -- инвентаризация кассовой наличности.
Для выявления хищения денежных средств, маскируемое расписками должностных лиц , работников бухгалтерии и прочих сотрудников предприятия применимы процедуры :
“ Касса 1.2.1. “ -- проверки наличия на приходных и расходных кассовых ордерах подписи главного бухгалтера ил уполномоченного лица “ ;
“ Касса 1.2.2. “ -- проверки наличия на расходных кассовых документах подписей руководителя предприятия ил и уполномоченного лица “;
“ Касса 1.2.3. “ -- проверки наличия на расходных кассовых документах расписок получателей денег “ ;
“ Касса 1.2.4. “ -- устный опрос лиц, получивших деньги по расходным кассовым ордерам , но не подтвердившим этот факт своей распиской “.
Для выявления случаев неоприходования и присвоения поступивших денежных сумм , и , в частности , неоприходования и присвоения поступивших денежных сумм из банка применяются процедуры :
“ Касса 2.1.1.” -- проверки чековой книжки ( книжек ) предприятия на полноту;
“ Касса 2.1.2. “ -- проверки полноты оприходования денежных средств в кассу предприятия , полученных из банка по чеку.
Для выявления случаев неоприходования и присвоения денежных сумм , поступивших от различных физических и юридических лиц по приходным ордерам , применяются процедуры :
“ Касса 2.2.1. “ -- проверки своевременности расчетов
сотрудников предприятия по командировочным расходам;
“ Касса 2.2.2. “ -- проверки своевременности расчетов сотрудников по средствам , выданным на хозяйственные нужды”.
Перечислять остальные нет нужды , так как список очень велик , а в условиях автоматизированного составления отчета кассира и ведения кассовой книги необходимость в проведении многих из этих процедур отпадает.
Глава 2. Выявленные нарушения на рассматриваемом предприятии.
Основание |
нарушения |
Влияние нарушения на достоверность бухгалтерской отчетности , соблюдение законодательств |
п.5 ( 8 ) |
в райпотребсоюзе не установлен лимит остатка наличных денег в кассе |
возможность принятия контролирующими органами ( ГНИ, банком ) лимита остатка наличных денег в кассе равным нулю , и как следствие , любой остаток наличных денег в кассе будет являться превышением лимита. Применение к организации штрафных санкций. |
Основание |
нарушения |
Влияние нарушения на достоверность бухгалтерской отчетности , соблюдение законодательств |
п 35 , 37 ( 8 ) |
в райпотребсоюзе и отсутствует акт ревизии наличных денежных средств в случае смены кассира |
несоблюдение условий внутреннего контроля за сохранностью наличных денежных средств , возможность злоупотребления со стороны лиц, ответственных за сохранность наличных денежных средств |
Основание |
нарушения |
Влияние нарушения на достоверность бухгалтерской отчетности , соблюдение законодательств |
п 9 ( 13 ) |
выявлены факты расчетов с юридическими лицами , предпринимателями без образования юридического лица , сумма платежей которых наличными деньгами превышает установленный лимит по одной сделке. |
Применение к организации штрафных санкций |
Заключение.
С переходом к рыночным отношениям аудиторская деятельность в нашей стране получает все большее развитие.
В мировой практике аудит учета кассовых операций не является новшеством и широко применяется во всех сферах деятельности.
В современных условиях аудиторские фирмы должны больше внимания уделять вопросам планирования аудита расчетов , определению аудиторского риска, разработке методик аудита учета кассовых операций и проч. Несмотря на увеличение изданий в области аудита , специалисты испытывают “ информационный голод “ в этих вопросах.
В данной работе был проанализирован зарубежный и российский опыт в области аудита учета кассовых операций, в приложении приведены конкретные типы рабочих и отчетных документов аудита учета кассовых операций для конкретного предприятия - - райпотребсоюза.
Литература.
- Аудит . Под ред. Подольского В.И. М. -- 1997.
- Об аудиторской деятельности в Российской Федерации. Указ Президента от 22.12.93.
- Поляк Г.Б. Аудит. М. -- 1998.
- Савин А.А. Аудит . М. -- 1999.
- Сотникова Л.В. Аудит . М. -- 1997.
- Бухгалтерский учет. Под ред. Безруких П.С. М. -- 1999.
- Введение в аудит. М .-- 1998.
- Аудит : вопросы и ответы. Под ред. Безруких П.С. М. -- 1997.
Содержание.
Введение.
Глава 1. Цели, задачи и источники аудита учета кассовых операций .
Глава 2. Аудит учета кассовых операций.
- Описание альтернативных учетных решений, выбор которого предоставлен экономическому субъекту.
- Первичные документы, применяемые по учету кассовых операций.
- Регистры синтетического и аналитического учета по счету 50 “ Касса “ и формы отчетности.
- Классификатор возможных нарушений при ведении операций по кассе.
- Вопросник аудитора для составления программы проверки кассовых операций .
- Методы сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке кассовых операций.
- Описание контрольных процедур.