Учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами предприятия

Введение

В настоящее время все  организации независимо от их вида, форма собственности и подчиненности  ведут бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций согласно действующему законодательству и нормативным документам.

Организация грамотного учета  кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в современных условиях является весьма актуальной для многих предприятий.

Кассовые операции играют важную роль в хозяйственной деятельности предприятий, в функционировании органов  государства, в усилении заинтересованности людей в развитии и повышении  эффективности производства, экономном  использовании ресурсов.

В случае превышения поступлений  денежных средств над платежами  предприятие получает конкурентные преимущества, необходимые для текущего и перспективного развития. Эти преимущества состоят в том, что наличие  свободных денежных средств позволяет  вложить их в наиболее доходные сферы  бизнеса (деятельности) с целью получения  дополнительной прибыли. Кроме того, постоянное наличие определенной суммы  денежных средств помогает поддерживать на приемлемом уровне текущую платежеспособность. Денежные средства являются наиболее дефицитным ресурсом в транзитивной экономике, и успех предприятия (корпорации) во многом определяется способностью его руководства мобилизовать и  эффективно использовать денежные средства.

Бухгалтерский учет кассовых операций имеет важное значение для  правильной организации денежного  обращения, организации расчетов и  кредитования на производстве. Учет кассовых операций имеет значение в укреплении платежной дисциплины и в эффективном  использовании финансовых ресурсов предприятия. Поэтому очень важен  контроль за соблюдением кассовой дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств.

Расчеты с подотчетными лицами имеют  место практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны. Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и  связаны со многими другими разделами  учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает  высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

Учет денежных средств – это  важнейший инструмент управления денежными  потоками, эффективности использования  денежных ресурсов, поддержания повседневной платежеспособности организации.

Целью этой работы является исследование организации бухгалтерского учета  кассовых операций на предприятии и  расчетов с подотчетными лицами.

Исходя из поставленной цели, были определены следующие задачи:

1) изучение теоретических основ организации бухгалтерского учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами предприятия;

2) организация учета кассовых  операций и расчетов с подотчетными  лицами на предприятии;

3) рекомендации по совершенствованию  учета кассовых операций и  расчетов с подотчетными лицами.

В качестве субъекта выступило открытое акционерное общество «МК ОРМЕТО – ЮУМЗ», действующее в г. Орске  с 1942 года.

Предметом исследования служит система  бухгалтерского учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами.

1Теоретические основы  учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами предприятия

1.1 Нормативно – правовое регулирование учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами

К основным нормативно-правовым актам, регламентирующим вопросы ведения  кассовых операций в государственных  учреждениях, относятся:

1) Закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";

2) приказ Минфина России от 28 декабря 2010 г. № 190н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации";

3) Закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт";

4) постановление Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники";

5) приказ Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению";

6) приказ Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н "Правила обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства«;

7) Порядок № 373-П.

Порядок ведения кассовых операций был утвержден Центральным банком еще в 1993 году и с тех пор  значительно не менялся. Но жизнь  не стоит на месте, и новые экономические  реалии вносят свои изменения. Порядок  ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Центрального банка от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее — Порядок  № 40), не регламентировал ведение  кассовых операций в обособленных подразделениях, не отразил порядка определения  лимита остатка кассы, не определил  взаимоотношения между старшим  кассиром и кассирами, не детализировал  порядок организации работы по ведению  кассовых операций. Кроме того, согласно ему существовали строгие ограничения  по срокам хранения в кассах наличных денежных средств и жесткие требования по оборудованию помещений касс. Указанные  обстоятельства в условиях ограниченного  бюджетного финансирования приводили  к дополнительным сложностям в учреждениях  и конфликтам с контролирующими  органами, отражающими в актах  проверок многочисленные нарушения  порядка ведения кассовых операций.

C 1 января 2012 года в соответствии  с указаниями Центрального Банка  Российской Федерации от 13 декабря  2011 г. № 2750-У (далее — Указания  № 2750-У) Порядок № 40 признан  утратившим силу. Порядок № 373-П  вступает в силу с 1 января 2012 года.

Нормы нового нормативного акта распространяются на юридических лиц, ведущих бухгалтерский  учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено  право регулирования бухгалтерского учета (за исключением Центрального банка Российской Федерации), а также  на юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения (далее  — юридические лица), на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую  деятельность без образования юридического лица (далее — индивидуальные предприниматели).

Для ведения кассовых операций организация  устанавливает лимит остатка  наличных денег (далее - лимит кассы).

Лимит остатка наличных денег это - максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться  в кассе на конец рабочего дня.

Обособленное подразделение (филиал, представительство), у которого открыт банковский счет, также устанавливает  лимит кассы.

Платежные агенты обязаны вести  отдельную кассовую книгу по средствам, полученным в рамках деятельности платежного агента и формировать отдельные  ПКО на эти средства. Эти деньги не учитываются при расчете лимита кассы и должны полностью сдаваться  в банк в день их получения, иначе  они будут расцениваться как  сверхлимитные со всеми вытекающими  последствиями.

Накопление наличных денег в  кассе сверх установленного лимита допускается:

1) В дни выплат заработной платы, стипендий, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты,

2) В выходные, нерабочие праздничные  дни в случае ведения юридическим  лицом, индивидуальным предпринимателем  в эти дни кассовых операций.

Руководитель организация издает распорядительный документ (например, приказ руководителя) об установленном  лимите кассы.

Лимит кассы организация и предприниматель  утверждает самостоятельно.

До нового Положения лимит кассы  утверждал банк на основании "Расчета  по форме № 0408020", утвержденной Положением Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П.

За банками сохраняются полномочия по контролю за соблюдением кассовой дисциплины, в том числе, за превышением  лимита. Это следует из пункта 2.14 Положения о правилах организации  наличного денежного обращения  на территории российской федерации  от 05.01.98 № 14-П.

Банки по-прежнему должны проверять  своих клиентов не реже одного раза в два года.

Вести кассу и подписывать кассовые документы имеет право кассир, наделенный соответствующими должностными правами и обязанностями и  ознакомленный с ними под роспись.

При наличии нескольких кассиров один из них назначается старшим.

Допускается вариант, при котором  кассовые операции совершает сам  руководитель.

Приходный кассовый ордер и Расходный  кассовый ордер подписывается главбухом  или простым бухгалтером, а при  их отсутствии — руководителем или  кассиром.

Если кассой занимается сам директор, то на ПКО (РКО) будет стоять только его подпись.

Кассовая книга, заполняемая в  бумажном виде, брошюруется до начала ее ведения. Тогда же в ней проставляются  номера страниц. Надпись о количестве листов скрепляется печатью и  подписями директора или предпринимателя, а также главбуха.

Если кассовая книга заполняется  в электронном виде, то листы нумеруются автоматически, начиная с 1 января каждого  года. В конце дня лист «электронной»  кассовой книги нужно распечатать  в двух экземплярах. Брошюровать  такие листы и заверять надпись  о количестве листов необходимо не реже, чем раз в год.

Кассир должен иметь образцы  подписей руководителя, главбуха и  бухгалтеров, подписывающих приходные  и расходные ордеры.

Перед каждым принятием (выдачей) денег  кассир обязан сличать подписи на ПКО и РКО с теми, что указаны  в образцах.

Мероприятия по обеспечению сохранности  наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег  определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. (Положение № 373-П пункт 1.11.)

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен каждый раз писать заявление.

Рассмотрев заявление, руководитель обязан сделать собственноручную надпись  о сумме и сроке. Только при  наличии такого документа кассир вправе выдать деньги.

О приказе со списком подотчетных  лиц и сроках сдачи авансовых  отчетов в новом Положении  не упомянуто.

Выдавать деньги под отчет (как  и раньше) можно только при условии, что подотчетное лицо полностью  погасило задолженность по предыдущим суммам.

Теперь лимит необходимо определять по одной из двух формул.

1. Если организация получает наличную выручку

                                             L = V/ P * Nc,                                                        (1)

где L - лимит остатка наличных денег  в рублях;

      V - объем поступлений  наличных денег;

       P - расчетный период, за который учитывается объем  поступлений (не более 92 рабочих  дней);

       Nc - период времени  между днями сдачи в банк (не  более 7 рабочих дней).

2. При отсутствии поступлений наличных денег

                                L = R / P * Nn                                                         (2)

где  L - лимит остатка наличных денег в рублях;

       R - объем выдач  наличных денег за исключением  сумм, предназначенных для выплат  заработной платы; 

     P - расчетный период, за который учитывается объем  выдач (не более 92 рабочих дней);

    Nn - период времени между  днями получения по денежному  чеку в банке наличных денег  (не более 7 рабочих дней).

Поступающая в кассу предприятия  выручка (в соответствии с п.2 Указания №1843-У) может расходоваться на следующие  цели:

1) на заработную плату,

2) иные выплаты работникам (в  том числе социального характера),

3) стипендии, 

4) командировочные расходы, 

5) на оплату товаров (кроме  ценных бумаг), работ, услуг, 

6) выплату за оплаченные ранее  за наличный расчет и возвращенные  товары, невыполненные работы, неоказанные  услуги,

7) выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам  страхования физических лиц. 

Расходование выручки на другие цели не допускается.

Расходование на предусмотренные  цели допустимо только из выручки. Любые  другие поступления денежных средств  в кассу, не являющиеся выручкой (например, займы учредителя, возврат займа, платежи, принятые от физических лиц  в пользу иных лиц, прочие поступления) расходованию не подлежат и должны быть сданы в кассу банка в  полном объеме.

При расчетах наличными с другими  юридическими лицами или индивидуальными  предпринимателями следует учитывать, что расчеты в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей.

Если компания до 1 января не установит  кассовый лимит, то в 2012 году вся наличность в кассе будет являться сверхнормативной. И если эти деньги обнаружат, то возможен штраф по части 1 статьи 15.1 Кодекса  РФ об административных правонарушениях.

Соблюдает ли организация лимит, контролирует банк. Сначала банк должен провести проверку и зафиксировать факт нарушения  кассовой дисциплины (с указанием  даты нарушения) в справке по форме  № 0408026. А затем сотрудники банка  передадут эту справку в ИФНС. Инспекторы должны рассмотреть полученную справку и вынести на ее основании  постановление о привлечении  организации к административной ответственности. Дата постановления  не должна быть позже даты нарушения  более чем на два месяца. Только в этом случае штраф будет законным.

Нарушения не будет, если организация  хранит в кассе с нулевым лимитом  средства на выдачу текущей зарплаты и других обязательных выплат сотрудникам (например, пособий). В этом случае главное  — выдать деньги в течение трех рабочих дней, включая день, когда  наличные получены в банке.

За нарушение кассовой дисциплины Кодексом об административных правонарушениях (статья 15.1 КоАП) установлен штраф:

1) для организации -  40 000 – 50 000 руб.,

2) для руководства -  4 000 – 5 000 руб.

В список нарушений входят:

1) расчеты наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

2) неоприходование (неполное оприходование)  в кассу денежной наличности;

3) несоблюдение порядка хранения  свободных денежных средств; 

4) накопление в кассе средств  сверх установленных лимитов.

1.2 Синтетический и аналитический  учет кассовых операций

Для учета кассовых операций в бухгалтерском  учете применяется счет 50 «Касса». Счет активный, наличие средств на начало месяца показывается в начальном  сальдо счета 50, поступления средств  в кассу проводятся по  дебету этого счета, расход средств из кассы  – по кредиту счета 50.

В соответствии с Планом счетов этот счет может иметь три субсчета:

1) 50-1 «Касса организации». Это обычная касса, ведающая получением и выдачей денежных средств; при наличии в кассе иностранной валюты (для чего необходимо разрешение) на каждый вид валюты открывается свой субсчет в рамках этого счета (50-4);

2) 50-2 «Операционная касса». Его  могут открывать предприятия  транспорта и связи для учета  наличия и движения денежных  средств в билетных и багажных  кассах и в кассах отделений  связи;

3) 50-3 «Денежные документы». На нем  учитываются марки, оплаченные  билеты и другие документы,  которые стоят денег и должны  быть зарегистрированы.

Все связанные со счетом 50 счета, обеспечивающие поступление или расход наличных средств, отражают свое состояние по части, обратной той, что использует счет 50.

В конце месяца по счету проводится расчет оборотов по дебету и кредиту, и выводятся конечное сальдо, которое  для следующего месяца станет начальным: Сальдо конечное активного счета = Сальдо начальное + Оборот по Д – Оборот по Кт.

Одним из основных источников поступления денежных средств в  кассу организации, являются расчетные  счета. В бухгалтерском учете  при поступлении денежных средств  с расчетного счета составляется запись:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 51 «Расчетные счета».

Поступление денежных средств  от покупателей в оплату за реализованный  товар является выручкой, отражение которой в бухгалтерском учете зависит от видов торговли: розничная или оптовая.

При продаже товаров через  розничную сеть выручка отражается записью:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 90-1 «Выручка».

Основанием для отражения  выручки в бухгалтерском учете  в оптовой торговле является предъявленный  покупателю счет на продажную стоимость  товара. В учете составляется запись:

Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Кредит 90-1 «Выручка».

Поступление денежных средств  от покупателей в оплату за товар  в данном случае отражается как погашение  задолженности покупателя за отгруженный  товар:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Денежные средства в кассу  организации могут поступать  от учредителей организации в  качестве вклада в уставный капитал.

Вклады учредителей определяются учредительным договором и протоколом собрания учредителей.

Учет расчетов с участниками  общества по денежным и имущественным  вкладам в уставный капитал ведется  с применением счета 75 «Расчеты с  учредителями». К этому счету  предусмотрены субсчета:

75-1 «Расчеты по вкладам  в уставный (складочный) капитал»;

75-2 «Расчеты по выплате  доходов».

Подтверждением факта  принятия денежного вклада от участника  является квитанция к приходному кассовому ордеру, скрепленная печатью  организации.

Приходный кассовый ордер  служит основанием для записи операции в отчет кассира, на основе которого составляются бухгалтерские записи с их отражением в журналах-ордерах.

Сумма вклада участника, поступившая  в виде наличных денежных средств  в кассу, отражается записью:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 75-1 «Расчеты по вкладам  в уставный (складочный) капитал».

Денежные средства могут  поступать в кассу организации  при возврате подотчетных сумм от работников организации. Остаток подотчетных сумм определяется на основании авансового отчета, его поступление оформляется приходным кассовым ордером.

Выбытие денежных средств  из кассы организации отражается по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции  с разными счетами в зависимости  от назначения расходов.

Одним из основных направлений  выбытия денежных средств является их зачисление на расчетный счет.

Денежные средства сдаются  в банк кассирами организаций  или через инкассаторов. Денежные средства, выданные кассиру для сдачи  в банк, оформляют расходным кассовым ордером. В банке оформляется  объявление на взнос наличными. В  бухгалтерском учете составляется запись:

Дебет 51 «Расчетные счета»

Кредит 50-1 «Касса организации».

Денежные суммы (преимущественно  выручка от продажи товаров торговых организаций), внесенные в кассы  кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений  для зачисления на расчетный счет или иной счет организации, но еще  не зачисленные по назначению, учитываются  на счете 57 «Переводы в пути».

Основанием для принятия на учет денежных средств по счету 57 «Переводы в пути» являются квитанции  кредитной организации, сберегательной кассы, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам.

Выбытие денежных средств  из кассы организации может произойти в результате осуществления организацией инвестиций наличными денежными средствами. Для учета инвестиций (в государственные ценные бумаги, акции, облигации и иные ценные бумаги других организаций, уставные (складочные) капиталы других организаций, представленные займы) в бухгалтерском учете предусмотрен счет 58 «Финансовые вложения».

Выдача денежных средств  из кассы организации в виде займов может осуществляться не только юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, но и работникам организации.

Для учета расчетов по предоставленным  займам Планом счетов предусмотрен субсчет 73-1 «Расчеты по предоставленным займам». Займы работникам организации могут  быть предоставлены для приобретения жилья, садовых домиков, на благоустройство  садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и т.д.

Для предоставления займов с работником заключается договор, в котором определяют сумму, срок возврата займа, а также проценты за пользование денежными средствами.

Из кассы организации  денежные средства могут быть направлены и на иные цели. (таб. 1.2).

Таблица 1.2 – «Основные  проводки по счету 50».

Продолжение таблицы 1.2

Аналитический учет по счету 50 ведут в журнале ордере № 1, который  ведется вместе с ведомостью № 1. В ведомости показывают дебетовые  обороты по кредиту. Журнал – ордер  и ведомость открывают на месяц. На каждое ответственное лицо отводится  определенное количество строк или  используются вкладные листы. Основанием для записи служат обработанные кассовые отчеты. В конце месяца бухгалтер  подсчитывает итоги по каждому счету, обороты по дебету и кредиту и  выводит сальдо на конец месяца. Производится взаимная сверка с другими  журналами – ордерами, после этого  данные переносят в главную и  оборотную ведомость.

1.3 Синтетический  и аналитический учет расчетов  с подотчетными лицами

Подотчетными лицами считаются  работники предприятия, получившие авансом наличные средства из кассы  на командировочные расходы, закупку  материалов за наличный расчет и хозяйственные  расходы.

Список должностей и лиц, имеющих право получать в кассе  наличные деньги на хозяйственные и  иные нужды, утверждается руководителем  предприятия, а средства на командировки должны выдаваться по распоряжению руководителей  персонально.

Служебной командировкой  считается поездка работника  по распоряжению руководителя предприятия  для выполнения служебного поручения  вне места постоянной  работы. При этом размер сумм, выдаваемых на командировочные расходы определяется сроком этой командировки и местом ее назначения, так как оплачиваются стоимость проезда, суточные и найм помещения для проживания в командировке.

Порядок и условия оформления служебных командировок установлены  специальными постановлениями Правительства, в частности Приказом Минфина России от 6.07.2001 №49н. С 1 января 2002 г. в соответствии с этим Приказом оплата найма жилого помещения в командировках производится по фактическим расходам, подтвержденным документально, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов оплата – 12 руб. в сутки. Оплата суточных сейчас составляет 100 руб.

Командировочные расходы  включаются в состав себестоимости  продукции предприятия. Администрация  может разрешить оплату и больших  расходов, но тогда излишек сверх  установленной нормы будет отнесен  на прибыль предприятия для налогообложения, а работник должен будет заплатить  за этот излишек подоходный налог  как за личную материальную выгоду.

После возвращения из командировки подотчетное лицо в трехдневный  срок должно отчитаться, представив утвержденный руководителем отчет и подтверждающие расходы документы (квитанции за проживание, билеты на проезд и т.д.).

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет активно-пассивный, по дебету отражается сумма задолженности  подотчетного лица после ему выдачи аванса и до его отчета, по кредиту - погашение этой задолженности. Сальдо по этому счету отражает сумму  задолженности подотчетных лиц  предприятию или сумму невозмещенного перерасхода.

Если не все выданные деньги израсходованы, их остаток возвращается в кассу предприятия.

Д 50-Кт 71 на сумму неизрасходованных средств.

Если средства на командировку, выданные авансом, оказались недостаточными, и работник потратил больше, что  подтверждено документами, а руководитель подтвердил закономерность такого перерасхода, то из кассы работнику будет выдана доплата на командировку, т.е. возмещен перерасход:

Д 71-Кт 50 на сумму перерасходованных средств.

При малом количестве командировок на предприятии учет расчетов с подотчетными лицами можно вести и на счете 76, открыв для этого специальный  субсчет «Расчеты с подотчетными лицами», не пользуясь при этом счетом 71 вообще.

Если подотчетных лиц  много, рекомендуется вести их аналитический  учет в ведомости учета расчетов с подотчетными лицами.

В этой ведомости записываются по графам:

1) номер по порядку,

2) дата оформления аванса,

3) фамилия, инициалы подотчетного  лица,

4) остаток на начало  месяца (отдельно отмечаются остатки  за работником и за предприятием),

5) выдано (дебет счета  71) (указывается корреспондирующий  счет и сумма),

6) израсходовано (кредит  счет 71) (корр.счет и сумма),

7) остаток на конец  месяца (отдельно отмечаются остатки  за работником и за предприятием).

В конце месяца по этой ведомости  легко подвести итог и подсчитать, какая сумма числится за работниками  предприятия, и какая за предприятием, которое должно своим работникам.

В журнале-ордере № 7 ведется  учет по кредиту счета 71, и записываются аналитические данные по этому счету поименно по работникам (оборотная сторона бланка журнала-ордера №7). Каждой выданной под отчет сумме соответствует одна строка в журнале-ордере №7, и по мере представления авансового отчета, погашения перерасхода или получения денег все соответствующие записи будут также произведены в этой же строке, но в других колонках.

Основанием для заполнения журнала- ордера №7 являются первичные  документы на операции: