Учет кассовых операций на примере ООО "Обновочка"

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

Первоначально и в течение длительного периода времени в процессах купли-продажи использовались только наличные деньги. По историческим меркам лишь относительно недавно человечество начало очень широко применять безналичные расчеты. В этой связи можно предположить, что более долгий период существования наличных денег должен был уже сформировать достаточно полные и стабильные правила обращения с наличностью.

Однако, как показывает практика, использование  предприятий в своей деятельности наличных денег в некоторых случаях  все равно приводит к некоторым ошибкам, которые в лучшем случае оборачиваются для организаций штрафами, а в худшем - более строгими административными и уголовными наказаниями, потерей части выручки или прибыли.

Ведение кассовых операций на предприятиях подлежит жесткому контролю, как со стороны Банка России, так и со стороны налоговых органов, а к учету кассовых операций и оформлению кассовых документов предъявляются повышенные требования.

В условиях рыночной экономики  следует исходить из принципа, что  умелое использование денежных средств может приносить предприятию дополнительный доход, и, следовательно, необходимо постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения дополнительной прибыли.

Постоянно совершающийся  кругооборот хозяйственных средств вызывает непрерывное возобновление многообразных расчётов. Правильная организация расчетных операций обеспечивает устойчивость оборачиваемости средств организации, укрепление в ней договорной и расчетной дисциплины и улучшение ее финансового состояния.

Кассовые операции как  разновидность финансовых операций представляют собой операции с наличными  деньгами, которые совершаются хозяйствующими субъектами. Они достаточно однообразны; методы и процедуры их проверки достаточно просты, однако этот этап аудиторской проверки очень трудоемок из-за массового характера кассовых операций, но аудит кассовых операций является важным звеном в аудиторской проверке по нескольким причинам:

• денежные средства принадлежат к числу наиболее подвижных и легко реализуемых активов;
• денежные операции носят массовый и распространенный характер;
• подвижность денежных средств и массовость денежных операций делают этот участок хозяйственной деятельности предприятия наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

Информационной базой проведенного в данной дипломной работе исследования послужили труды отечественных  и зарубежных ученых и специалистов по экономическим и бухгалтерским  аспектам управленческой деятельности предприятия.

Для всестороннего изучения особенностей оформления кассовых операций было изучено Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее - Постановление № 88), для документирования кассовых операций которым были введены следующие формы: № КО-1 «Приходный кассовый ордер»; № КО-2 «Расходный кассовый ордер»; № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»; № КО-4 «Кассовая книга»; № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Объектом исследования является компания ООО «ОБНОВОЧКА». Компания занимается розничной торговлей  одежды.

Предметом исследования является бухгалтерский  учет кассовых операций.

Цель работы - на основании проведенного учета по кассовым операциям внести предложения по улучшению ведения бухгалтерского учета по кассе во избежание ошибок при учете кассовых операций.

Для достижения поставленных целей  необходимо выполнить следующие  задачи:

• изучить нормативно-правовые акты и внутрихозяйственные регламенты;
• рассмотреть ведение бухгалтерского учета кассовых операций;
• изучить теоретические и методические особенности осуществления и регулирования кассовых операций;
• охарактеризовать порядок ведения кассовых ордеров, заполнения кассовой книги, книг учета, других бухгалтерских документов, связанных с учетом кассовых операций;
• сформировать рекомендации по совершенствованию учета кассовых операций на примере производственно-экономических особенностей конкретного предприятия;
• сделать выводы.

1 Теоретические  аспекты ведения бухгалтерского  учета кассовых операций и  нормативно-правовое регулирование  бухгалтерского учета кассовых  операций

1.1 Нормативно-правовое регулирование учета кассовых операций

Согласно положению ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории российской федерации» (в ред. Указаний ЦБ РФ от 22.01.1999 № 488-У, от 31.10.2002 № 1201-У) устанавливаются следующие основные и обязательные для выполнения правила кассового учета на предприятиях:

Организации, предприятия, учреждения независимо от организационно - правовой формы хранят свободные  денежные средства в учреждениях  банков на соответствующих счетах на договорных условиях.

Наличные денежные средства, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих предприятий.

Денежная наличность сдается предприятиями непосредственно  в кассы учреждений банков или  через объединенные кассы при предприятиях, а также предприятиям Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации (Госкомсвязи России) для перевода на соответствующие счета в учреждения банков.

Наличные деньги могут сдаваться предприятиями на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.

Прием денежной наличности учреждениями банков от обслуживаемых предприятий осуществляется в порядке, установленном Инструкцией по эмиссионно-кассовой работе в учреждениях Банка России от 16 ноября 1995 г. № 31 и Положением «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации» от 25 марта 1997 г. № 56.

Порядок и сроки  сдачи наличных денег устанавливаются  обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков.

При этом могут  устанавливаться следующие сроки  сдачи предприятиями наличных денежных средств:

• для предприятий, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы предприятий;
• для предприятий, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России, - на следующий день;
• для предприятий, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или предприятий Госкомсвязи России, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, - 1 раз в несколько дней.

Наличные деньги, принятые от физических лиц в уплату налогов, страховых и других сборов, сдаются администрациями и сборщиками этих платежей непосредственно в  учреждения банков или путем перевода через предприятия Госкомсвязи России.

В кассах предприятий  могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых  обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно - правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса  и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка  кассы с учетом этих структурных  подразделений. Лимит остатка кассы  структурным подразделениям доводится приказом руководителя предприятия.

По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне места его нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

По предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в  кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

Лимит остатка  кассы определяется исходя из объемов  налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете». Принят Государственной Думой 23 февраля 1996 г. Утвержден Советом РФ 20 марта 1996 г. и Президентом РФ 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ (с учетом последующих изменений и дополнений). Устанавливает правила ведения бухгалтерского учета.
2. Федеральный закон «Об аудиторской деятельности». Принят Государственной Думой 13 июля 2001г. Утвержден Советом РФ 20 июля 2001 г. и Президентом РФ 7 августа 2001г. № 119-ФЗ (с учетом последующих изменений и дополнений). Устанавливает правила аудиторской деятельности.
3. Порядок ведения кассовых операций в РФ. Письмо Центрального банка России № 40 от 22 сентября 1993 г. Устанавливает порядок ведения кассовых операции.
4. Закон РФ № 5215-1 от 18 июня 1993 г. «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» ред. от 30 декабря 2001 г.  Устанавливает порядок применения контрольно-кассовых машин.
5. ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчётность» утв. Приказом МФ РФ № 43н от 6 июля 1999 г. Устанавливает порядок составления отчетности.
6. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Приказ Минфина РФ № 49 от 13 июня 1995г. Устанавливает порядок проведения инвентаризации.
7. Порядок регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах. Приложение к Приказу ГНС РФ № ВГ-3-14/36 от 22 июня 1995 г. Устанавливает порядок регистрации кассовых машин.
8. Методические рекомендации по вопросам применения контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением. Приложение к письму ГНС РФ № НИ-6-07/152от 5 мая 1994 г. Устанавливает порядок применения ККМ.
9. Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением. Постановление МФ РФ № 104 от 30 августа 1993г. Устанавливает правила эксплуатации ККМ.
10. Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке. Указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001г. № 1050-у. Устанавливает предельный размер расчетов наличными деньгами.
11. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету налоговых операций, утв. Постановлением Госкомстата РФ № 88 от 18 августа 1998г. ред. От 3 мая 2000г. Устанавливает правила заполнения первичных документов.
12. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, утв. Постановлением Госкомстата РФ № 132 от 25 декабря 1998 г. Устанавливает правила заполнения первичных документов.

Нормативно-правовые акты устанавливаются на государственном  уровне и обязательны для исполнения.

1.2 Особенности осуществления кассовых операций в РФ

Все организации или  учреждения без исключения, независимо от формы собственности, должны хранить  денежные средства в банках. Но для  расчетов наличными за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных нужд им разрешается в определенных размерах иметь деньги и использовать их на текущие расход.

С этой целью в организациях или учреждениях образуют кассу - место для приема, выдачи и хранения наличных денежных средств и денежных документов.

Для кассы в организации или в учреждении должно быть выделено изолированное помещение, куда запрещается доступ лицам, не имеющим отношения к работе кассы. Двери в помещение кассы должны быть снабжены устройством для их блокировки, то есть во время проведения операций они должны закрываться с внутренней стороны.

Прием кассира на работу оформляется  приказом (распоряжением) руководителя организации или учреждения.

После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель организации  или учреждения обязан под расписку ознакомить его с должностной инструкцией, указанным выше Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее по тексту РФ) и заключить с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности [7].

В настоящее время приказы о приеме кассира оформляются с использованием унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров.

В организациях - субъектах малого предпринимательства не имеющих  в штате должности кассира, обязанности  последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности [16].

В настоящее время приказы о  приеме работников на работу (в том числе кассира) оформляются с использованием унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров.

Примерное содержание расписки кассира  об ознакомлении с Порядком ведения  кассовых операций в РФ может быть следующим:

Для надлежащего выполнения должностных обязанностей кассир должен знать:

• руководящие и нормативные документы (постановления, распоряжения, приказы, инструкции и т.п.), касающиеся ведения кассовых операций;
• формы кассовых и банковских документов; правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств;
• порядок оформления приходных и расходных документов;
• лимиты остатков кассовой наличности, установленной для организации, и правила обеспечения их сохранности;
• порядок ведения кассовой книги и составления кассовой отчетности;
• правила эксплуатации электронно-вычислительной техники;
• основы организации труда, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Должностная инструкция предусматривает следующие основные обязанности кассира:

• осуществление операций по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;
• сдача в учреждение банка денежной наличности сверх установленных лимитов;
• ведение на основе приходных и расходных документов кассовой книги;
• оформление документов и получение в соответствии с установленным порядком денежных средств в учреждениях банка для выплаты заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов;
• сверка фактического наличия денежных сумм с книжным остатком;
• составление кассовой отчетности.

Кассир в соответствии с действующим  законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям [12].

Письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены организацией с работниками, достигшими 18-летнего возраста и занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с  которыми работодатель может заключать  письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 г. № 85.

В соответствии с указанным постановлением с кассиром должен заключаться договор  с полной индивидуальной материальной ответственности.

В организациях, имеющих, большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации другими, кроме кассиров, лицами, с которыми также заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности, и на которых распространяются все права и обязанности, установленные для кассиров.

Деньги и другие ценности должны храниться в несгораемых  металлических шкафах или в отдельных случаях - в обычных металлических. По окончании работы кассы они закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи и печать запрещается оставлять без присмотра, передавать посторонним лицам и изготавливать неучтенные их дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах хранятся у руководителя предприятия.

В соответствии с законодательством  все организации и учреждения без исключения, независимо от формы  собственности, должны хранить денежные средства в банках.

Но им разрешается в  определенных размерах иметь деньги в кассе и использовать их на текущие  расходы - например, для расчетов наличными за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных нужд.

С этой целью обслуживающий  банк устанавливает организациям и учреждениям по согласованию с их руководителями лимит остатка наличных денег в кассе.

Согласно положению  ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14 - П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории российской федерации» (в ред. Указаний ЦБ РФ от 22.01.1999 № 488 - У, от 31.10.2002 № 1201 - У) устанавливаются следующие основные и обязательные для выполнения правила кассового учета на предприятиях:

Поступление наличных денег в кассу  организации (индивидуального предпринимателя) оформляется приходным кассовым ордером по форме № КО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Он состоит из двух частей: собственно самого приходного кассового ордера и отрывной квитанции к нему.

Отрывная квитанция выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. А если деньги поступили из банка, то квитанцию прикладывают к банковским документам. Если организация продает товары (выполняет работы, оказывает услуги) за наличный расчет, то на всю сумму выручки составляется один приходник. Делают это в конце рабочего дня или смены.

Приобретение материальных ценностей  в магазинах, на оптово-розничных  рынках и ярмарках, проведение мелкого  ремонта и технического обслуживания оргтехники, оплата ГСМ и аналогичные  операции осуществляются, чаще всего, наличными денежными средствами через подотчетных лиц. Иногда и расчеты по долгосрочным договорам осуществляются через подотчет (достаточно часто встречается в практике случай - оплата по договору аренды).

Получая денежные средства в подотчет, и оплачивая контрагентам, суммы задолженности за приобретенное имущество (работы или услуги), сотрудник организации выступает, по доверенности, от имени своей организации - юридического лица. Поэтому, осуществляя платежи из подотчета, поставщикам - юридическим лицам, сотрудник организации должен помнить о предельном размере наличными между юридическим лицами.

Указанием ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843 - У предельный размер наличных средств, используемых при расчетах между юридическим лицами, установлен в сумме 100 тысяч рублей.

Следовательно, рассчитываясь подотчетными средствами с юридическим лицом  за какое-то имущество (работы, услуги) работник организации может осуществить  оплату в размере не более 60 тысяч  рублей по одному договору.

При расчетах юридических лиц с физическими лицами, вышеуказанных ограничений не существует. Выдача денег из кассы.

Если в организации будет  обнаружено превышение предельно установленного размера расчетов наличными между  юридическими лицами, то на основании  статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях с организации-нарушителя будет удержан штраф в размере от 40 000 до 50 000 рублей, с должностного лица - от 4 000 до 5 000 рублей соответственно.

Расчеты через подотчетных лиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться и в дальнейшем, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок, при организации учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это поможет организации избежать штрафных санкций [15].

Как показывает практика, наиболее распространенные ошибки, связанные с организацией учета на данном направлении бухгалтерского учета это: отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм, списание подотчетных сумм на затраты без оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными средствами между юридическими лицами, отсутствие аналитики по счету «Расчеты с подотчетными лицами», и так далее.

Выдачу наличных денег из кассы  организации (индивидуального предпринимателя) оформляют расходным кассовым ордером. Его форма (№ КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата России.

Деньги из кассы можно выдавать еще и по платежной или расчетно-платежной ведомости. Эти ведомости обычно оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации.

Их можно оформлять и на выплату  пособий, стипендий и пр.

При этом организация может использовать:

- расчетно-платежную ведомость  по форме № Т - 49;

- расчетную ведомость по форме  № Т - 51;

- платежную ведомость по форме  № Т - 53.

Формы этих ведомостей утверждены Постановлением Госкомстата России.

После того как истечет срок выдачи зарплаты или иных выплат, установленный  в организации, в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир должен указать, сколько денег по ней выплачено и сколько будет депонировано. На общую сумму, которая выплачена по ведомости, оформляют один расходный кассовый ордер. Номер этого ордера и дату его составления указывают в ведомости. На депонированные суммы, которые сдают в банк, также составляют один расходный кассовый ордер.

Деньги, которые старший кассир выдает из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также возврат наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям фиксируются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5, утвержденная Постановлением Госкомстата России). Эту книгу, которая открывается на год, заполняет старший кассир.

В этом случае денежные средства выдают и принимают в следующем порядке.

В начале рабочего дня старший кассир выдает кассирам сумму, необходимую  для проведения расходных операций. Получив наличные деньги, кассиры  расписываются в графе 4 книги. В  конце рабочего дня кассиры сдают остаток наличности и кассовые документы старшему кассиру. Старший кассир расписывается в получении денег в книге учета (графа 9) и подсчитывает их остаток (графа 10).

Вопросы, касающиеся кассовых операций, важны, поскольку проверка на предприятии начинается, как правило, с ревизии кассы. И по результатам такой проверки можно судить об организации и состоянии учёта на предприятии.

Также операции по кассе фиксируют  в кассовой книге (форма № КО-4, утвержденная Постановлением Госкомстата России). В ней отражается приход и расход денег по кассе за день, а также указывается остаток наличных денег в кассе на начало и на конец дня.

Книгу заводят на определенный период: год, квартал, месяц (в зависимости  от количества кассовых операций у  организации). По окончании этого периода кассовая книга должна быть опечатана, все ее листы должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последней странице книги делают запись: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов». Запись заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи кассовых операций ежедневно  начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня», а заканчиваются заполнением графы «Остаток на конец дня».

В конце дня заполненный лист кассовой книги подписывают кассир и бухгалтер, а отрывной лист отрезают. Документы, по которым были получены (выданы) деньги (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости и т.п.), подшивают по порядку вместе с отрывным листом кассовой книги.

П. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ, обязывает каждое предприятие вести только одну кассовую книгу. В то же время нормы этого документа требуют, чтобы все записи в кассовую книгу заносились сразу после пересчета получаемых или выдаваемых наличных сумм.