Учет кассовых операций в опс
МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ И ИНФОРМАТИЗАЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Учреждение образования
«ВЫСШИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ СВЯЗИ»
ФАКУЛЬТЕТ ЭКОНОМИКИ И ПОЧТЫ
КАФЕДРА ОРГАНИЗАЦИИ И ТЕХНОЛОГИИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ
УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ОТДЕЛЕНИИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ
Пояснительная записка
к курсовой работе
по дисциплине
«БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ В ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ»
Руководитель преподаватель Г.И. Матусевич
Минск 2007
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………
1 Виды услуг, предоставляемых в отделении почтовой связи…………....……6
2 Учет кассовых операций в отделении почтовой связи………………….…....9
3 Порядок получения сумм подкреплений денежной наличности в отде-
лении почтовой связи………………………………….……………….…...
4 Порядок высылки сверхлимитных остатков из кассы отделения почто-
вой связи……………………………………………………………….
5 Контроль кассовых операций в отделении почтовой связи………...……...19
6 Порядок регистрации кассовых операций отделения почтовой связи в учетных регистрах…………………………..………………………
7 учет денежных переводов в иностранной валюте в отделении почтовой связи…………………………..…………………………………
Заключение ………………………………………………………………………27
Литература ……………………………………………………………………….29
Приложение А Сводный денежный отчет…………….………………………..30
Приложение Б Порядок получения сумм подкреплений денежной налич-
ности в отделении почтовой связи……………….……………32
Приложение В Алгоритм высылки сверхлимитных остатков из кассы отделения почтовой связи……………………………………...33
Приложение Г Препроводительное письмо ф. МС-4………………………….34
Приложение Д Накладная ф. 16………………………………………………...36
Приложение Е Книга кассира-операциониста………………………
Приложение Ж Кассовая справка ф. МС-42…………………………………...39
Приложение З Отчет администратора…………………………………………
Приложение И Журнал-ордер 2………………………………………………...44
Приложение К Журнал-ордер 6…………………………………………………50
ВВЕДЕНИЕ
Кассовые операции – одни из основных операций в производственно-хозяйственной деятельности объектов почтовой связи.
Учет кассовых операций регламентируется специальными положениями и правилами ведения кассовых операций и организации работы с денежной наличностью, эксплуатационными предприятиями Министерства связи Республики Беларусь (РБ) от 23.11.03г. и Инструкцией по организации учета денежной наличности, товарно-материальных ценностей, условных ценностей РГО «Белпочта» 2000г.
Все кассовые операции начинаются с поступления денежных средств на объект почтовой связи. Они поступают из филиалов банка по чекам от работников предприятия, от сторонних организаций и лиц по разным расчетам. Для быстрого и четкого обслуживания потребители в объектах почтовой связи организуются операционная и Главная кассы.
Операционные кассы предназначены для обслуживания потребителей услуг и выполняет функции по приему наличных денег и выдачи денег из кассы.
Главная касса осуществляет все остальные операции, которые не связаны с обслуживанием потребителей, в том числе, по высылке сверхлимитных остатков касса и получением подкреплений, а также операции по выдачи подотчетным операционным кассам наличных денег и товарно-материальных ценностей, и прием денег в конце рабочего дня или смены.
Все поступления наличных денег оформляются приходными кассовыми ордерами формы КО-1, которые подписываются главным бухгалтером и кассиром. Наличные деньги выдаются из кассы по расходным кассовым ордерам формы КО-2, расчетно-платежным ведомостям и другим документам. Эти документы подписываются руководителем объекта почтовой связи, главным бухгалтером и кассиром.
Все приходные, расходные кассовые ордера регистрируются в журнале учета приходных и расходных кассовых ордеров формы КО-3, а затем передается в Главную кассу. Главная касса все кассовые операции отражает в кассовой книге формы КО-4, в которой указывается содержание операции, номер корреспондирующего счета, суммы по приходу и расходу, остаток на начало и на конец дня, всего, в том числе, наличными деньгами и денежными документами. Один экземпляр кассовой книги формы КО-4 служит отчетом и передается в бухгалтерию вместе с приложенными документами под расписку в книге формы КО-4.
Кассовая книга формы КО-4 должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в кассовой книге указывается в конце книги и заверяется подписями руководителя объекта почтовой связи и главного бухгалтера. Подчистки и не оговоренные исправления не допускаются. Если имеются исправления, они должны быть подписаны лицами, которые осуществляли запись в кассовую книгу.
Ответственность и контроль за ведением кассовой книги и оформлением кассовых документов возлагается на главного бухгалтера.
Отделение почтовой связи оказывает услуги физическим и юридическим лицам в соответствии с Законом о почтовой связи и осуществляет взаиморасчеты наличными деньгами, денежными документами, международными ответными купонами и банковскими пластиковыми карточками.
Отделение почтовой связи осуществляет текущий учет кассовых операций в сводном денежном отчете, который в конце рабочего дня высылается в вышестоящий объект почтовой связи.
В данной курсовой работе будут рассмотрены особенности организации учета кассовых операций в отделениях почтовой связи и разработанные мероприятия по их совершенствованию.
1 ВИДЫ УСЛУГ, ПРЕДОСТАВЛЯЕМЫХ В ОТДЕЛЕНИЯХ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ
В процессе производственной деятельности работники предприятий связи предоставляют основные и нетрадиционные услуги почтовой связи. К основным относятся прием, обработка, пересылка и вручение всех видом внутренних и международных почтовых отправлений, доставка пенсий и пособий, экспедирование печати, прием торговой выручки.
Основные услуги почтовой связи связаны с непосредственной деятельностью объектов почтовой связи. К ним относятся: прием, обработка, пересылка, транспортировка, хранение, доставка и вручение всех видов внутренних и международных почтовых отправлений, доставка пенсий и пособий, экспедирование печати и другое.
Внутренними почтовыми отправлениями называются такие почтовые отправления, которые принимаются, пересылаются в пределах РБ.
К внутренним почтовым отправлениям относятся:
- Письма (простые, заказные, с объявленной ценностью);
- Бандероли (простые, заказные);
- Почтовые карточки (простые, заказные);
- Посылки (без/с объявленной ценностью);
- Денежные переводы (электронные);
- Почтовые контейнеры (обыкновенные и ценные);
- Отправления ускоренной почты (без/с объявленной ценностью);
- Секограммы (простые, заказные);
Мелкие пакеты (простые, заказные, с объявленной ценностью).
Международные почтовые отправления - почтовые отправления, являющиеся объектами почтового обмена между государствами.
К ним относят:
- Письма (простые, заказные, с объявленной ценностью);
- Бандероли (простые, заказные);
- Почтовые карточки (простые, заказные);
- Посылки (без/с объявленной ценностью);
- Денежные переводы (электронные);
- Мешки «М» (простые, заказные);
- Отправления EMS;
- Секограммы (простые, заказные);
- Аэрограммы (простые);
- Мелкие пакеты (простые, заказные, с объявленной ценностью).
Для отдельных отправителей устанавливаются следующие разряды почтовых отправлений:
- правительственные
- воинские
- служебные
По способу пересылки почтовые отправления подразделяются на:
— авиа;
— наземные.
Кроме основных, работники почтовой связи оказывают дополнительные услуги по упаковке посылок, бандеролей и мелких пакетов, написанию адресов на почтовых отправлениях, заполнение бланков сопроводительных адресов, доставка на дом, перевязь почтовых отправлений, наведение справой в адресное бюро и другое.
Непрофильными услугами почтовой связи называются такие услуги, которые не имеют никакого отношения к почтовой связи, однако за счет предоставления этих услуг отделения почтовой связи получают дополнительные доходы, которые ведут к увеличению заработной платы работников почтовой связи.
К непрофильным услугам относятся:
— реализация товаров народного потребления;
— ламинирование;
— переплет;
— прием коммунальных платежей;
— страхование автотранспорта;
— фотоуслуги;
— факс;
— электронная почта;
— EMS, «Экспресс»;
— АПП;
— оплата за разговоры в кредит;
— абонплата за радио;
— реализация талонов, магнитных, электронных карт;
— прием объявлений в газеты;
— прием заказов по международным каталогам;
— АСКР-Э;
— услуги «Космос ТВ», МЦС;
— коммерческая корреспонденция с оплаченным ответом;
— письменная корреспонденция первого класса;
— срочная почта – прием и вручение почтовых отправлений в офисах и на дому по заявкам отправителя;
Банковские услуги:
1. в сельской местности – прием вкладов от населения, депозитные операции:
2. в городе – обслуживание населения по банковским пластиковым карточкам.
2 УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ОТДЕЛЕНИЯХ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ
Текущий учет кассовых операций в отделении почтовой связи отражается в бланке сводного денежного отчета, который составляется в двух экземплярах и включает в себя следующие разделы:
I раздел «Кассовые операции»;
II раздел «Движение товарно-материальных ценностей»;
III раздел «Движение квитанционного материала»;
IV раздел «Статистическая отчетность».
Сводный денежный отчет составляется ежедневно. За достоверность внесенных данных и своевременность предоставления отчета в объект почтовой связи несет начальник отделения почтовой связи.
I раздел состоит из четырех частей:
- Приход;
- Расход;
- Выведение остатка на конец дня
- Движение денежных средств по книге формы 55.
Часть «Приход» включает в себя разделы: «Доходы», «Принято», «Поступило», «Расход». В этих частях отражается код операции, суммы, основания с указанием первичного документа и количества услуг.
Часть «Расход» состоит из четырех граф, в которых указывается код операции, сумма, основание с указанием вида первичного документа и количества услуг.
В строке «Остаток на конец дня» заполняются следующие данные:
- общий остаток на начало дня;
- всего, в том числе по каждому виду оплаты (Н – наличные, Д – платежные поручения и денежные документы, Ч – чеками, А – авансовыми квитанциями, Г – гарантийные письма).
В графе «Приход» общий итог должен соответствовать сумме кодов 001, 002, 003 и раздельно по каждому виду оплаты.
Расход и общий итог должен соответствовать коду 005 и с разбивкой по каждому виду оплаты, общий остаток на конец дня, всего, а так же по каждому виду оплаты.
В строке «Контроль по книге формы 55» данные заносятся в том случае, когда почтальону выдаются деньги для оплаты пенсий и пособий, переводов на дому. При этом отражается переходящий остаток; сумма, выданная в доставку; выплачено; возвращено наличными и остаток на конец дня.
Во II разделе «Движение товарно-материальных ценностей» отражаются соответствующие данные. В графе 43 указываются коды ценностей и товаров. В графе 44 – остатки ценностей в денежном выражении на начало дня. В графе 45 – поступление товарно-материальных ценностей в денежном выражении согласно накладным марочной базы и склада. В графах 46 и 47 – сумма, поступившая за реализацию: в 46 – наличными, в 47 – денежными документами. В графах 48 и 49 указываются суммы списанного или возвращенного товара или других ценностей. В графе 50 – остаток ценностей в денежном выражении на конец дня.
При переоценке товарно-материальных ценностей, отраженная в актах сумма со знаком «+» или «–» вносятся в графу 45 со знаком»+», а в графу 49 со знаком «–».
Суммы, указанные в графах 46 и 47 должны соответствовать суммам, отраженным в разделе I «Кассовые операции» по соответствующим кодам.
По каждой графе (44-50) подводится общий итог, который переносится в ведомость учета товарно-материальных ценностей.
В разделе III «Движение квитанционного материала» имеется 6 граф. Этот раздел заполняется аналогично второму разделу.
В графе 51 указывается вид бланка строгой отчетности. В графе 52 – остаток на начало дня. В графе 53 – количество поступивших бланков строгой отчетности. В графе 54 – количество использованных и подлежащих сдаче с отчетом бланков строгой отчетности. Их количество должно соответствовать количеству, указанному в первом разделе. В графе 55 отражается количество аннулированных квитанций и накладных. В графе 56 – остаток бланков строгой отчетности на конец дня.
В разделе IV «Статистическая отчетность» данные отражаются ежедневно. По исходящим отправлениям и оказанным услугам данные отражаются в первом разделе.
Сводный денежный отчет подписывается начальником или заместителем начальника отделения почтовой связи и подтверждается оттиском календарного штемпеля.
При заполнении сводного денежного отчета необходимо отражать условное обозначение документов, прилагаемых к отчету и их количество:
Ф – квитанции формы 1 и формы 5;
Т – товарная накладная формы ТН-2,
К – кассовая справка формы МС-42;
П – дневник ПКТ;
Э – дневник АСКР-Э;
А – дневник АПП;
М – препроводительное письмо формы МС-4;
Р – реестр формы 10 и 10А;
В – авансовая квитанция;
С – справка на возврат излишне взысканных сборов.
После проверки и корректировки, все поступления и расход регистрируются в журнале-ордере 2 наличными деньгами. А поступление и расход денежными документами отражается в журнале-ордере 6.
В столбцах 1, 5, 9, 13 указываются коды проведенных операций, которые состоят из трех цифр и буквы. В каждом символе заключен определенный смысл.
Первая цифра обозначает:
0 — остаток в кассе;
1, 2, 3 — тарифные доходы;
5, 6, 7 — услуги, оказываемые на договорных началах, плата за которые включается в доходы объекта почтовой связи;
8 — денежные средства, которые поступили в кассу отделения почтовой связи;
9 — расходные операции отделения почтовой связи.
Вторая цифра обозначает наименование оказанной услуги.
Третья – разновидность услуги.
Буквы обозначают вид оплаты:
Н – наличными;
Д – денежными документами;
Ч – чеками от населения;
А – авансовыми квитанциями;
П – платежными поручениями;
Г – гарантийными письмами.
Все исходные данные занесем в сводный денежный отчет – СДО (Приложение А).
3 ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ ПОДКРЕПЛЕНИЙ В ОТДЕЛЕНИИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ
Остаток наличных денег в кассе отделения на конец рабочего дня ограничивается лимитом, сумма которого утверждается объектом почтовой связи и на основании приказа сумма лимита доводится до каждого отделения почтовой связи.
В лимит остатка кассы не включаются наличные деньги, выданные почтальонам для доставки на дом переводов, пенсий и пособий, при условии, что они отчитываются на следующий день за полученные суммы по причине отдаленности доставочных участков, заработная плата и прочие выплаты для работников отделений, платежные документы, которые поступили от клиентов за оказанные услуги. На период выплаты пенсий и пособий отделением почтовой связи может устанавливаться повышенный размер лимита остатка наличных денег. Лимиты так же устанавливаются по знакам почтовой оплаты, маркированной продукции и другие товарно-материальные ценностям. По усмотрению руководителя объекта почтовой связи они могут быть изменены.
Оборот наличных денег отделения почтовой связи складывается за счет: наличных денег, поступивших из объекта почтовой связи в качестве подкреплений, принятых переводов, в том числе выручки от предприятий всех форм собственности, от реализации товаров, а так же за счет приема сверхлимитных остатков представительств и филиалов АСБ “Беларусбанка”. Потребность в наличных деньгах определяется начальником отделения почтовой связи в сумме, обеспечивающей ритмичность работы отделения и не превышающую установленный лимит.
При недостатке наличных денег на оплату переводов, пенсий и пособий начальник отделения почтовой связи предает кодированную заявку на подкрепление по телефону, а при отсутствии средств электросвязи – высылается служебным письмом. Данные по всем отделениям почтовой связи записываются в бланк-распоряжение формы МС-45, в котором отражается затребованная сумма по каждому отделению почтовой связи и суммы, утвержденные к высылке и фактически отправленные.
Брезентовые сумки с подкреплением денежной наличности, полученные отделением почтовой связи перед вскрытием обязательно взвешиваются и сверяется фактический вес с указанным на бирке, которая прикреплена к брезентовой сумке. Вскрытие сумки производит начальник отделения почтовой связи и другое лицо. Если штат отделения почтовой связи, не считая почтальонов, состоит только из начальника отделения почтовой связи, то вскрытие производится только начальником.
Денежная наличность, полученная как подкрепление, просчитывается и сверяется с суммой, указанной в препроводительном письме формы МС-4, в котором делается отметка о получении и об оприходовании денег. Отметка заверяется подписями начальника отделения почтовой связи и другого работника, который принимал брезентовую сумку. Первый экземпляр препроводительного письма формы МС-4 является основанием для оприходования поступившей суммы подкрепления по сводному денежному отчету. Второй экземпляр препроводительного письма формы МС-4 с первой отходящей почтой высылается в объект почтовой связи, как подтверждение в получении суммы.
В случае, когда полученная сумма не соответствует сумме, указанной в препроводительном документе, составляется акт в двух экземплярах. Акт является основанием для оприходованием фактически полученной суммы. Первый экземпляр акта прикладывается к сопроводительному документу, в котором делается отметка о фактически полученной сумме, а копия акта приобщается к кассовым документам отделения почтовой связи.
Мешок, ярлык формы 17, сумка с биркой и печатью и упаковка от купюр вместе с актом и сопроводительным документом высылается в объект почтовой связи. Алгоритм получения подкрепления в отделении почтовой связи представлен в Приложении Б.
4 ПОРЯДОК ВЫСЫЛКИ СВЕРЛИМИТНЫХ ОСТАТКОВ ИЗ КАССЫ ОТДЕЛЕНИЯ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ
Отправка сверхлимитных остатков отделения почтовой связи проводится в суммах кратных 100.
Для извещения об отправки сверхлимитных остатков объектом почтовой связи разрабатывается специальный код, замена которого может производиться с любого числа по усмотрению руководителя, при смене работника, который имеет прямое отношение к коду, код подлежит замене.
В кодированных извещениях сообщается наименование отделения почтовой связи, фамилия, имя, отчество начальника отделения, условное обозначение по коду отправляемых сумм и номер брезентовой сумки. Начальник отделения почтовой связи передает по телефону кодированное сообщение об отправки сверхлимитных остатков работнику специально назначенного приказом руководителя объекта почтовой связи. Полученное кодированное сообщение расшифровывается, и суммы записываются в справку формы МС-44.
Денежные билеты, отправляемые как сверхлимитные остатки, формируются по достоинству и по лицевой стороне, пересчитываются, обандероливаются по 100 штук с указанием на бандероли суммы вложения и даты. Работник, который производил перерасчет, указывает свою фамилию и расписывается. Сверхлимитные остатки упаковываются двумя работниками в брезентовые сумки с металлическим замком. Если штат состоит из одного работника, то упаковка производится этим работником – начальником отделения почтовой связи. Список таких отделений предоставляется в банк.
При формировании сверхлимитных остатков на каждую брезентовую сумку через копировальную бумагу составляется препроводительная ведомость формы 040209005, которая подписывается работниками, принимающие участие в подсчете денег и упаковки сумки. На оборотней стороне этой ведомости на всех трех экземплярах производится покупюрная опись высылаемых денег с указанием их общей суммы цифрами.
Порядковая нумерация копий препроводительных ведомостей ведется в течение квартала. Первый экземпляр препроводительной ведомости одновременно с наличными деньгами вкладывается в брезентовую сумку. После этого сумка закрывается накладной шарнирного замка так, чтобы совпали кольца накладки. В отверстие пропускается прочный льняной шпагат, концы которого завязываются двойным узлом, и пропускается в отверстие адресной бирки, еще раз завязывается и пломбируется или опечатывается страховой печатью. Пломбир или печать накладывается в непосредственной близости к узлу, на оттиске печати должно быть обозначено наименование отделения почтовой связи. На адресной бирке брезентовой сумки указывается номер дробью: в числителе номер препроводительной ведомости, в знаменателе – номер брезентовой сумки; наименование объекта, в адрес которого направляется сумки, ее вес, сумма отправленных денег прописью, дата упаковки и наименование отделения почтовой связи. Адресная бирка подписывается теми же работниками, которые подписывали препроводительную ведомость.
На брезентовую сумку выписывается накладная формы 16 (Приложение Д) в двух экземплярах с указанием «Письмо с объявленной ценностью №… и сумма (согласно сумме препроводительной ведомости)».
В отделении почтовой связи брезентовая сумка с наличными деньгами заделывается в брезентовый мешок, в который вкладывается второй экземпляр препроводительной ведомости и первый экземпляр накладной формы 16.
На ярлыке формы 17 указывается наименование отделения почтовой связи, объект почтовой связи места назначения, номер мешка, подписи лиц, которые принимали участие в упаковке сумки и мешка, ставится оттиск календарного штемпеля и брезентовый мешок приписывается к накладной формы 16 с указанием «Сверхлимитные остатки».
На всех участках обработки брезентовые мешки принимаются после тщательного наружного осмотра сургучных печатей, подписей в накладной формы 16. при выявлении каких-либо расхождений составляется акт, проводится расследование и информация сообщается руководителю.
Третий экземпляр препроводительной ведомости остается при документах отделения почтовой связи.
Поступившие в объект почтовой связи брезентовые мешки со сверхлимитными остатками вскрываются двумя работниками. Перед вскрытием производится наружное состояние мешка. После вскрытия проверяется вес и наружное состояние брезентовой сумки. Полученные брезентовые сумки сверяются с данными справки формы МС-44, приписываются к накладной формы 16 и передаются в Главную кассу под расписку в накладной в этот же день. После осуществления контроля за прохождением брезентовых сумок, справка формы МС-44 передается в Главную кассу.
Если участок обработки страховой почты находится в разных местах (зданиях) с Главной кассой, то накладная формы 16 выписывается в трех экземплярах: первый и второй экземпляры накладной формы 16вместе с брезентовыми сумками передаются сопровождающему для доставки в Главную кассу, на третьем экземпляре накладной формы 16 сопровождающий расписывается за получение брезентовых сумок.
После их сдачи в Главную кассу, второй экземпляр накладной формы 16 с распиской о принятии брезентовых сумок и оттиска календарного штемпеля Главной кассы возвращается в участок обработки страховой почты и подшивается к документам.
Режим работы Главной кассы устанавливается с учетом прибытия маршрута последней машины. Маршрут, режим работы Главной кассы должны быть составлены таким образом, чтобы брезентовые сумки со сверхлимитными остатками были сданы в банк в этот же день. Если же они поступили после окончания работы Главной кассы по техническим причинам, то при приеме сопровождающего они должны быть вскрыты и проверены. Проверяется наружное состояние сумок, которые хранятся до утра следующего дня в участке обработки страховой почты и утром сдаются в Главную кассу. Брезентовые сумки, которые поступили после закрытия Главной кассы, вне рабочие и праздничные дни приходуются по кассе в день поступления.
В Главной кассе определяется количество брезентовых сумок, которые подлежат вскрытию. Вскрытие производится двумя лицами и после подсчета денег устанавливается соответствие полученных сумм по препроводительным ведомостям. При выявлении расхождений составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется по месту упаковки брезентовой сумки для проверки и принятия мер, второй экземпляр приобщается к справке формы МС-44, в последней графе которой делается отметка о сумме расхождений.
На основании справки формы МС-44 на сумму поступивших сверхлимитных остатков составляется приходный кассовый ордер формы КО-1, который регистрируется в кассовой книге формы КО-4.
Допускается оприходование наличных денег без справки формы МС-44 при условии поименной записи всех препроводительных ведомостей в кассовую книгу формы КО-4.
Объекты почтовой связи сдают сверхлимитные остатки в банк для зачисления на счет по переводным операциям. При этом они обеспечивают сохранность наличных денег. Алгоритм высылки сверхлимитных остатков из кассы отделения почтовой связи представим в Приложении В.
5 КОНТРОЛЬ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ОТДЕЛЕНИИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ
В отделении почтовой связи оператор перед началом рабочего дня, в случае необходимости и в течение дня, получает аванс денежной наличности под расписку оператора в книге кассира-операциониста (Приложение Е).