Учет кассовых операций в почтовой связи

МИНИСТЕРСТВО  СВЯЗИ И ИНФОРМАТИЗАЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Учреждение образования

«ВЫСШИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ  СВЯЗИ»

ФАКУЛЬТЕТ ЭКОНОМИКИ И ПОЧТЫ

КАФЕДРА ОРГАНИЗАЦИИ И ТЕХНОЛОГИИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

 

 

 

 

 

 

 

УЧЕТ  КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

                                         Пояснительная записка

                                          к курсовой работе

                                             по дисциплине

                     “БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ В ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила студентка гр. ПИ921                                                                           ПрохороваА.Т

 

Руководитель                                                                                                          Г.И.Матусевич

 

 

 

 

Минск 2012 

Содержание

 

Введение………………………………………………...………………………………………..3

  1. Виды услуг, предоставляемые в отделении почтовой связи………………………….4
  2. Учет кассовых операций в отделении почтовой связи………………………………..7
  3. Порядок получения подкрепления в отделении почтовой связи……………………10
  4. Порядок высылки сверхлимитных остатков из кассы отделения почтовой связи…13
  5. Контроль кассовых операций в отделении почтовой связи…………………………15
  6. Порядок регистрации касовых операций в отделении почтовой связи в учетных регистрах………………………………………………………………………………...17
  7. Учет денежных переводов в иностранной валюте в отделении почтовой связи…..19

Заключение ………………………………………………………………………………………..

Литература ………………………………………………………………………………………..

Приложение А. Книга кассира (организации  почтовой связи)……………..............

Приложение  Б. Сводный денежный отчет…………………………………………

Приложение  В. Кассовая справка ф. МС-42…………………………………………

Приложение  Г. Препроводительное письмо ф. МС-4…………………………………

Приложение  Д. Алгоритм получения полкреплений денежной наличности в кассу

отдления почтовой связи………………………………………………………………….

Приложение  Е. Алгоритм высылки сверхлимитных  остатков из касы отделения

почтовой  связи…………………………………………………………………………..

Приложение  Ж. Журнал-ордер № 2……………………………………………………

Приложение  И. Журнал-ордер № 6…………………………………………………..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Кассовые операции в почтовой связи  осуществляются в соответствии с  “Инструкцией о порядке ведения  кассовых операций и организация  работы с наличными денежными  средствами в белорусских рублях и с иностранной валютой организациями  подчиненными министерству связи и  информатизации Республики Беларусь”  от 29.09.2011г. № 406, которая введена  в действие с 01.01.2012г. эта Инструкция обязательна для выполнения РУП  “Белпочта”.

Оборот наличных денег предприятия  связи складывается из наличных денег, полученных в банке в качестве подкреплений, поступивших в счет оплаты услуг, приема денежных переводов, а так же выручки от юридических  лиц и индивидуальных предпринимателей, от реализации знаков почтовой оплаты и немаркированной продукции.

Прием денежных средств при оказании услуг от физических лиц производится в безналичном порядке и наличными деньгами от юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в безналичном порядке и в размерах, предусмотренных в Инструкции о ведении кассовых операции. Выручка организации почтовой связи может быть сдана в обслуживающий банк или в главную кассу организации почтовой связи. При организации расчетов для определения остатка наличных денег в главной кассе необходимо учитывать минимальную потребность в наличных деньгах для осуществления расходных операций.

Прием организацией почтовой связи  наличных денежных средств при оказании услуг реализуется с использованием суммирующего аппарата или специальной компьютерной системой (далее СКС) зарегистрированных в налоговых органах в соответствии с законодательством.

При получении наличных денег в главную кассу составляется приходный кассовый ордер ф. КО-1, который утвержден Министерством финансов Республики Беларусь от 29.03.2010г. № 38. При получении приходных кассовых ордеров ф. КО-1 начальник главной кассы обязан проверить: правильность её оформления, наличия подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица и наличие перечисленных приложений. Начальник главной кассы ставит штамп получения с указанием даты на следующих приложениях к приходному ордеру: препроводительное письмо ф .МС-4 или препроводительная ведомость ф. 0402090005. согласно приложения к Инструкции по организации кассовой работы в банках и небанковских кредитно-финансовых организаций от 21.12.2006г. На экземпляре карты отправки ф. ПС16 поступившей из отделения почтовой связи (далее ОПС) в главную кассу брезентовых сумок с наличными деньгами и служебных ценных писем с денежными документами.

Выдача наличных денег производится по расходному кассовому ордеру ф. КО-2 установленному Министерством финансов Республики Беларусь от 29.03.2010г., платёжная ведомость с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных денег. На общую сумму выданных  денег по нескольким ведомостям разрешается составление одного расходного кассового ордера. При выдаче наличных денег получатели предъявляют документ удостоверяющий их личность. Разовые выдачи наличных денег их кассы организации почтовой связи своим работникам на оплату труда под отчет на командировку производится по расходным кассовым ордерам. Выдача наличных денег из кассы организаций может производится по платежным ведомостям, на титульном листе которых делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписью главного бухгалтера с указанием сроков и сумы наличных денег прописью. Выдача денег лицам не состоящих в штате предприятия производится по расходному кассовому ордеру. В случае выдаче по доверенности оформляется в установленном законодательством порядке в тексте расходного кассового ордера после фамилии указывается “по доверенности” и фамилия лица, которому доверено получение денег. В случае если в доверенности не указана дата, она считается недействительной. По истечении сроков выдачи наличных денег работникам оператор должен в платежных ведомостях по фамилии лиц, которые не получили деньги отметить депонировано и составить реестр депонированных сумм, а в платежной ведомости учинить запись о факте выданных сумм и заполнить расходный кассовый ордер на общую сумму выплаченных денег. Записать фактически выплаченную сумму в кассовую книгу ф.КО-4с. Расходные кассовые ордера подписываются руководителем и главным бухгалтером. Подпись главного бухгалтера обязательна, а руководителя может и не быть в том случае, если есть разрешающая подпись на прилагаемых документах.

Организация почтовой связи все  поступления и выдачу наличных денег  отражает в кассовой книге ф. КО-4с, которая ведется в главной  кассе с выведением остатка на начало и конец рабочего дня, осуществления операций в главной кассе по приему, хранению и выдаче наличных денег. Ведения кассовой книги возлагается на начальника главной кассы. Основанием для записи операций в кассовую книгу ф. КО-4с является приходный и расходный кассовые ордера. Кассовая книга ф. КО-4с должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью на обороте. Количество листов заверяется подписью главного бухгалтера и руководителя. Каждый лист кассовой книги ф. КО-4с состоит из 2 равных частей: неотрывная часть с горизонтальной линовкой остается в кассовой книге и отрывная часть служит отчетом оператора главной кассы перед бухгалтерией. Обе части нумеруются одинаково. Подчистки и незаверенные исправления не допускаются. Исправления заверяются подписью оператора главной кассы и бухгалтера. На каждом листе кассовой книги проставляется дата и остаток на начало дня. Записи производятся на лицевой стороне неотрывной части. Ведение книги допускается с использованием программно-технических средств, при условии обеспечения сохранности кассовых документов и выведения остатка на начало и конец рабочего дня. При этом листы книги ф. КО-4с формируются в виде выходной формы “Вкладной лист кассовой книги”. Одновременно с ней формируется выходная форма “Отчет кассира”. Нумерация ведется автоматически. В последней выходной форме должен быть напечатано общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год.Выходные формы “Вкладной лист кассовой книги” в течение года брошюруется в хронологическом порядке за каждый месяц и по окончании года общее количество листов за год заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера и печатью организации почтовой связи. Выдача наличных денег из кассы неподтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере считается недостачей и отражается в бухгалтерском учете, подлежит взысканию с виновного лица. Излишки подлежат оприходованию.

В данной курсовой работе будут рассмотрены  особенности учета кассовых операций в отделении почтовой связи.

 

 

1 ВИДЫ УCЛУГ, ПРЕДОСТАВЛЯЕМЫЕ В ОТДЕЛЕНИИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

 

 

     Основные  услуги почтовой связи с вязаны с  непосредственной деятельностью объектов почтовой связи. К ним относятся: прием, обработка, пересылка, транспортировка, хранение, доставка и вручение всех видов внутренних и международных почтовых отправлений, доставка пенсий и пособий, экспедирование печати и другие. Среди основных услуг почтовой связи важное место занимают переводные операции: прием, оплата денежных переводов, пересылка денежных сумм, получение с адресата при вручении почтовых отправлений с наложенным платежом.     

Почтовые  отправления, которые принимаются, пересылаются в пределах Республики Беларусь: письма (простые, заказные, с  объявленной ценностью), бандероли (простые, заказные), почтовые карточки (простые, заказные), посылки (без и  с объявленной ценностью),  денежные переводы (электронные), отправления  ускоренной почты (без и с объявленной  ценностью), секограммы (простые, заказные), мелкие пакеты (простые, заказные, с  объявленной ценностью).     

Из  Республики Беларусь в зарубежные страны и обратно принимаются международные  почтовые отправления. К ним относятся: письма (простые, заказные, с объявленной ценностью), бандероли (простые, заказные), почтовые карточки (простые, заказные), посылки (без и с объявленной ценностью), денежные переводы (электронные), мешки “М” (простые, заказные), отправления EMS, секограммы (простые, заказные), аэрограммы (простые), мелкие пакеты (простые, заказные, с объявленной ценностью).     

Кроме основных работ почтовая связь оказывает  дополнительные услуги по упаковке посылок, бандеролей и мелких пакетов, написанию  адресов на почтовых отправлениях, заполнение бланков сопроводительных адресов, доставка на дом, перевязь почтовых отправлений, наведение справок в адресном бюро и другие.     

Так же в отделении почтовой связи  предоставляются непрофильные  услуги почтовой связи, которые не имеют никакого отношения к почтовой связи, однако за счет предоставления этих услуг  отделения почтовой связи получают дополнительные доходы. К таким услугам  относятся: реализация товаров народного потребления, прием коммунальных платежей, страхование автотранспорта, фотоуслуги, факс, электронная почта, АПП, оплата за разговоры в кредит, реализация талонов, магнитных электронных карточек, коммерческая корреспонденция с оплаченным ответом, банковские услуги - прием вкладов от населения, депозитные операции, обслуживание населения по банковским пластиковым карточкам, почтовые отправления с уведомлением о получении, письменное сообщение в конверте “Первый класс”, продажа знаков почтовой оплаты, маркированной и немаркированной продукции, прием подписки и доставка периодических изданий, доставка и выплата пенсий и пособий.

 

2 УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В  ОТДЕЛЕНИИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

 

Технология обработки и контроля первичной информации сводного денежного  отчета (далее СДО) в условном направлении информационных потоков в филиал и инструкция о порядке ведения кассовых операций и организации работы с наличными денежными средствами в белорусских рублях, наличной иностранной валюты подчинена Министерству связи и информатизации Республики Беларусь, которая регламентирует текущий учет кассовых операций в ОПС. Технология регламентирует порядок создания первичной информации и её контроля, а так же составления СДО и контроля в участке обработки и контроля информации (далее УОиКИ) поступающей в электронном виде. В ОПС используется СКС с инсталлированной версией ППП «Почта”. СКС регистрируется в объектах почтовой связи как объект системной электронно-финансовой информации. СКС с не фискальным режимом работы поддерживает в актуальном состоянии нормативно-справочную информацию (тарифы), справочник почтовых кодов, справочник международных кодов для приема электронных переводов, справочник кодов для составления СДО, справочник по юридическим лицам, подписным каталогам, номерам учетной платежки налогового платежа, расчетный счет, код банка, электронную баз у данных по принятым переводам.

Предоставление услуг в неавтоматизированном ОПС осуществляется в соответствии с Технологией и Правилами оказания услуг почтовой связи. Все суммы по оказанию услуг отражаются в кассе ОПС, в книге кассира (организации почтовой связи) (приложение А), которая зарегистрирована в инспекции Министерства по налогам и сбора Республики Беларусь. При отсутствии кассового аппарата в подтверждение приема наличных денег оформляется квитанции ф.1 и ф.5. в конце рабочего дня начальник неавтоматизированного ОПС заполняет бланк СДО и кассовой справки ф. МС-42 (Приложение В), бланк СДО заполняется в двух экземплярах и подписывается начальником, заместителем ОПС. Затем заверяется оттиском календарного штемпеля. Исправления и помарки не допускаются. Первый экземпляр вместе с первичными документами передается в автоматизированное ОАС, а второй экземпляр остается при кассовых документах ОПС. Первичные документы полученные работником за день формирования по отдельным кодам СДО. Для приходных операций используются следующие документы:

  • Препроводительное письмо ф. МС-4;
  • Реестры по принятым платежам;
  • Корешки квитанций ф.1;
  • Приходный кассовый ордер ф. КО-1;
  • Товарная накладная ф. ТН-2 (на реализацию знаков почтовой оплаты и

                товаров народного потребления);

  • Акты на суммы подлежащие оприходованию;
  • Квитанции из авансовых книжек;
  • Бланки переводов.

Для расходных операций используют следующие документы:

  • Препроводительное письмо ф. МС-4;
  • Бланки оплаченных переводов;
  • Реестры на выплаченные пенсии и пособия;
  • Реестры на выигрышные лотереи (по которым были выплачены выигрыши). К реестру прилагаются билеты записанные по мере записи в реестр и по виду лотерейных билетов;
  • Расчетно-платежная ведомость на выплату зарплаты;
  • Акты на сумму подлежащую к списанию;
  • Справки на возврат излишне взысканных сумм за оказанные услуги.

Все перечисленные выше документы  прилагаются к СДО и должны соответствовать графам 3,7,11,15 СДО. Заполнение этих граф заменяет приписку документов к карте отправки ф. ПС 16. При заполнении кассовой справки ф. МС-42 все первичные  документы приписываются с указанием  количества квитанций и количества оказанных услуг. Документы по банковским операциям служебным письмом направляются в районный узел почтовой связи (далее РУПС). По истечении сроков хранения бланки неоплаченных переводов направляются в автоматизированное ОПС для возвращения по указанному адресу. Бланки СДО составляются вручную, брошюруются и накапливаются в неавтоматизированном ОПС. Ежеквартально не позднее пятого числа следующего отчетного месяца они направляются в архив. В течение рабочего дня на СКС с инсталлированной версией ППП “Почта” работающей в ОПС в фискальном режиме, оказываются услуги потребителям. При выплате пенсий и пособий на рабочих местах с использованием СКС формируется ведомость для выдачи пенсий и пособий почтальонами на дом. Вся информация по оказанным услугам с использованием СКС и результаты работы в фискальном режиме выгружаются на дискету. При выдаче сумм почтальоном заполняются листы ф. ПС 55 с указанием фамилии имени отчества и общая сумма денежной наличности выданной ему в доставку для оплаты переводов, пенсий и пособий. После возвращения почтальона из доставки выводятся остатки на конец рабочего дня. При этом вся информация по услугам, оказанным почтальоном вводится в программное обеспечение в не фискальном режиме работы отделения по каждой услуге. По окончании рабочего дня начальник ОПС выводит итоги в СДО. После считывания информации за неавтоматизированное ОПС начальник использует электронную базу данных. Периодически в базу данных вносятся изменения о потребителях, при наличии свободного времени в обслуживании потребителей или в конце рабочего дня начальник автоматизированного ОПС вносит информацию за неавтоматизированное ОПС. Информация вводится следующим порядком:

    • По принятым платежам используется электронная база данных плательщика, создание информации осуществляется путем ввода данных каждого плательщика в соответствии с реестром;
    • По выплаченным пенсиям и пособиям используется база данных получателя, а создание информации осуществляется путем набора реквизитов по каждому получателю, созданная информация выгружается по каналам связи в УОиКИ.

При выявлении расхождений начальник  автоматизированного ОПС ставит в известность начальника неавтоматизированного  ОПС. В СДО все операции отражаются по кодам, состоящим из трех цифр, каждая из которых имеет определённый смысл:

  1. 0 – остаток в кассе на начало дня;

1,2,3 – доходы;

5,6,7 – доходы, за услуги, оказанные на договорных началах;

8 – суммы поступлений в кассу  ОПС в качестве подкреплений  и переводов;

9 – суммы, выданные из кассы ОПС при выплате пенсий и пособий, а так же высылке сверхлимитных остатков кассы.

  1. Цифра указывает наименование услуги;
  2. Цифра указывает разновидность услуги.

Кроме того в СДО указываются  и буквы: Н - наличные денежные средства, А – квитанции из авансовой книжки, Ч – чеки из чековых книжек, Ц - банковские пластиковые карточки (далее БПК), Д – денежные документы, П – платежное поручение, Г – гарантийное письмо, СУ – страховые полисы. В столбцах СДО 2,6,10,14 – отражается сумма подлежащая оприходованию. Если в ОПС несколько операционных касс, то каждой кассе присваивается порядковый номер. В столбцах 4,8,12,16 – отражается количество операций.

СДО состоит из четырех разделов. Основным разделом является первый – “Кассовые операции”. В нем отражается остаток на начало дня, сумма по приходу, по расходу и выводится остаток на конец дня.

 Первый раздел состоит из  четырех частей: 1 часть – доход, 2 часть – принято, 3 часть – поступило, 4 часть – расход. В этот же раздел включается учет денежных средств по ф. ПС 55 и отражается переходный остаток наличных денег на начало дня у почтальона. Сума наличных денежных средств, выданная почтальону в доставку, сумма, выплаченная в доставке, и выводится остаток на конец дня.

 Второй раздел - “Движение материальных ценностей” отражает код операций, остаток материальных ценностей на начало дня, поступление, реализованное за наличные деньги, реализованное по денежным документам, возвращенные товарно-материальные ценности и остаток на конец дня.

Третий раздел – “Движение квитанционного материала”. В этом разделе указывается наименование бланков строгой отчётности (далее БСО), остатки на начало дня, израсходовано, поступило, аннулировано, остаток на конец дня.

Четвертый раздел - “Статистическая отчетность”, в котором по кодам отражается учет регистрируемых почтовых отправлений с указанием кода почтового отправления и количество.

Таким образом, текущий учет движения денежных средств в ОПС осуществляется в СДО (приложении Б).

 

3 ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ ПОДКРЕПЛЕНИЯ В ОТДЕЛЕНИИ ПОЧТВОЙ

СВЯЗИ

 

При недостаче в операционной кассе  наличных денег на оплату переводов, пенсий и пособий, начальник ОПС  передает в вышестоящую организацию  почтовой связи электронное сообщение  на отправку подкреплений. Информация на высылку подкреплений начальник  ОПС передает электронным сообщением на автоматизированное рабочее место (далее АРМ) начальника главной кассы. Для создания и передачи электронного сообщения разработаны специальные  коды. Заказ наличных денег на подкрепления осуществляется до 16.00, позднее код  будет недоступен. Вышестоящие организации  заявки на подкрепления рассматривают  и на затребованную сумму формируют  распоряжение ф.МС-45, в котором указывается наименование ОПС и затребованная сумма. После приема и записи всех заявок подсчитывается общий итог высылаемой суммы. В четвертой графе распоряжения записывается номер препроводительного письма ф. МС-4 (Приложение Г), а в пятой графе номер брезентовой сумки. В шестой и седьмой графах – дата и подпись, т.е. делается отметка о получении этой суммы в ОПС.

Распоряжение ф. МС-45 подписывается  лицом, которое его составляло и  утверждается руководителем организации. На утвержденные суммы составляется расходный кассовый ордер ф. КО-2, который регистрируется в Журнале  учета приходных и расходных  ордеров и передается на исполнение в главную кассу вместе с двумя  бланками распоряжения ф. МС-45. В выходные и предпраздничные дни расходный  кассовый ордер выписывается лицом, которое составляет распоряжение ф. МС-45 и подписывается ответственным  дежурным по организации. Работники  бухгалтерии в конце рабочего дня предают в главную кассу  бланки приходных и расходных  ордеров и сообщают последнюю  регистрацию номера для дальнейшего  использования главной кассой в  выходные и праздничные дни. На отправленные суммы составляется препроводительное  письмо ф. МС-4 в трех экземплярах, которое  подписывается начальником главной  кассы и работником, который участвовал в упаковке брезентовой сумки. На обороте препроводительного письма приводится покупюрная опись отравленных денег.

Препроводительные письма нумеруются в течение месяца. Допускается  формирование препроводительного письма ф. МС-4 с помощью компьютера. После  упаковки брезентовых сумок начальник  главной кассы на обоих бланках  распоряжения ф. МС-45 проставляет номера препроводительных писем и номера брезентовых сумок. Один экземпляр бланка ф. МС-45 остается в главной кассе, второй экземпляр  - лицу, которое осуществляет контроль за прохождением брезентовых сумок и отметок об их получении в ОПС. После осуществления контроля за поступлением подкреплений ф. МС-45 передается в бухгалтерию. На сумки с подкреплением выписывается карта отправки ф. ПС16 с указанием номера сумки. Если главная касса находится не в одном здании с участком обработки почты, брезентовые сумки с наличными деньгами и один экземпляр ф. ПС16 вкладывается работниками главной кассы в сумку. На ярлыке ф. ПС17 указывается организация, которая упаковывала мешок и место назначения, номер мешка и подпись лица, которое производило упаковку, проставляется календарный штемпель. Если главная касса и участок обработки почты в одном здании, то брезентовые сумки передаются в участок страховой почты под расписку на общей карте отправки ф. ПС16, которая составляется начальником главной кассы в двух экземплярах. После сдачи сумок в участок обработки страховой почты, начальник главной кассы внизу кассового ордера указывает общую сумму высланных денег. Расходный кассовый ордер ф. КО-2, к которому прилагается распоряжение ф. МС-45, препроводительное письмо ф. МС-4, копии карт отправки ф. ПС16 на каждый мешок и копии общей карты отправки ф. ПС16 передаются после расписки начальника обработки страховой почты в бухгалтерию. Наличные деньги, подлежащие отправке в качестве подкреплений необходимо формировать и упаковать в сумки накануне дня отправки, а передача в участок обработки страховой почты производится в день отправки.

В ОПС начальник встречает машину с подкреплением, принимает от сопровождающего  подкрепление, пересчитывает и сверяет  с суммами указанными в препроводительном  письме ф. МС-4. О получении и оприходовании  подкреплений начальник ОПС расписывается  в препроводительном письме ф. МС-4. Одновременно расписывается лицо, которое  принимало участие в приеме подкреплений и проставлении оттиска календарного штемпеля. Препроводительное письмо ф. МС-4 прикладывается к СДО в  качестве первичного документа. В том  случае, когда полученная сумма не соответствует сумме указанной  в препроводительном письме, составляется акт в двух экземплярах, которые подписывается лицами, которые производили вскрытие брезентовой сумки. Один экземпляр акта прилагается к препроводительному письму, в котором отражается фактически полученная сума, копия акта приобщается к кассовым документам ОПС.

Вышестоящая организация на основе полученного акта делает соответствующую  проверку. Бухгалтерия вышестоящей  организации ежедневно на основе бланка-распоряжения ф. МС-45 и препроводительного письма ф. МС-4 ведет накопительную  ведомость по каждому ОПС о получении денежных средств. По истечении месяца в бухгалтерии осуществляется проверка сумм отправленных ОПС из главной кассы и полученных ОПС. О проверке делается отметка в СДО. Брезентовые сумка с подкреплениями денежной наличности, полученные ОПС взвешиваются и сверяются вес, указанный на бирке с фактической. Вскрытие сумок производится двумя работниками. Если штат ОПС состоит из человека, вскрытие производится только начальником. В случае составления акта мешок, ярлык ф. ПС17, сумка с биркой. Упаковка от купюр вместе с актом и сопроводительными документами направляются в вышестоящую организацию. 

 

4 ПОРЯДОК  ВЫСЫЛКИ СВЕРХЛИМИТНЫХ ОСТАТКОВ  ИЗ КАССЫ 

ОТДЕЛЕНИЯ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

 

Отправка сверхлимитных остатков производится в суммах кратных ста. Автоматизированная программа позволяет  формировать справку ф. МС-44 для  осуществления контроля за поступлением брезентовых сумок с денежной наличностью из ОПС. В ОПС по специально разработанным кодам передается электронная информация о сдаче сверхлимитных остатков, которая формирует содержание справки ф. МС-44. Денежные билеты, отправленные как сверхлимитные остатки, формируются по достоинству и по лицевой стороне. Они пересчитываются, обандероливаются по сто штук с указанием суммы вложения, даты и подписи. Работник который производит пересчет наличных указывает фамилию и расписывается. Сумки по сверхлимитным остаткам упаковываются двумя работниками, если штат ОПС один работник, то начальник ОПС (список таких ОПС передается в банк). При формировании сверхлимитных остатков на каждую сумку составляется препроводительная ведомость ф. 0402090005, которая подписывается работником принимавшим участие в подсчете наличных и упаковке сумок. А при выделенной инкассации составляется препроводительное письмо ф. МС-4, на оборотной стороне которого отражается покупюрно опись высылаемых денежных средств.

Порядок нумерации препроводительных  ведомостей ведется в течение  квартала. Один экземпляр ведомости  одновременно с наличными деньгами укладывается в сумку, после этого  сумка закрывается, накладывается  шарнирный замок, так чтобы совпали  кольца. В отверстие пропускается льняной шпагат, концы которого завязываются двойным узлом и пропускаются в отверстие адресно бирки, еще  раз завязывается и пломбируется. На пломбире отражается номер ОПС, номер  сумки указывается дробью (в числителе  указывается номер препроводительной  ведомости, а в знаменателе номер  сумки), наименование объекта почтовой связи, в адрес которого направляется сумка, её вес. Сумма прописью отправленных денег и наименование ОПС. Адрес  ярлыка подписывается теми же работниками, что принимали участие в заделке  сумки и подписывали препроводительную  ведомость. На сумку выписывается карта  отправки ф. ПС16 с указанием номера сумки и суммы. В ОПС сумка  заделывается в брезентовый мешок, в который вкладывается два экземпляра препроводительной ведомости и  первый экземпляр карты отправки ф. ПС16. На ярлыке ф. ПС17 указывается: наименование ОПС, наименование объекта почтовой связи, место назначения, номер мешка  и подписи лиц, которые принимали  участие в заделке сумки и  мешка. Ставится оттиск календарного штемпеля и брезентовый мешок приписывается к карте отправки ф. ПС16 с указанием сумм сверхлимитных остатков. На всех этапах обработки брезентовые мешки принимаются после тщательного наружного осмотра и проверки наличия подписей в ф.ПС16. при выявлении расхождения составляется акт, проводится расследование и информация сообщается руководителю. Третий экземпляр препроводительной ведомости остаётся при документах ОПС. Поступившие в ОПС сумки вскрываются двумя работниками. Перед вскрытием обязательно проводится проверка наружного состояния мешка.

При вскрытии проверяется вес и  сумма. Полученные брезентовые мешки  сверяются с данными справки  ф. МС-44, затем приписываются к  ф. ПС16 и передаются в главную  кассу под расписку в карте  отправки ф. ПС16. После контроля за прохождением брезентовых сумок со сверхлимитными остатками справка ф. МС-44 передается в главную кассу. Если цех по обработке страховой почты находится в разных зданиях с главной кассой. То выписывается ф. ПС16 в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры передаются сопровождающему для доставки в главную кассу, а на третьем сопровождающий расписывается в получении. После сдачи сумок второй экземпляр возвращается с распиской о принятии брезентовых сумок и ставится оттиск календарного штемпеля. Этот экземпляр возвращается в участок обработки страховой почты. Режим работы главной кассы установлен таким образом, чтобы брезентовые сумки были сданы в тот же день в банк. Если они поступили после окончания работы главной кассы по техническим причинам, то они должны быть при приеме рот сопровождающего вскрыты и проверены. Проверяется наружное состояние сумок и они хранятся в участке обработки страховой почты до утра следующего дня, а утром передаются в главную кассу. В главной кассе определяют количество сумок, которые подлежат вскрытию. Вскрытие производят два работника и устанавливается соответствие записям препроводительной ведомости. При расхождении составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется по месту упаковки брезентовой сумки для проверки и принятия мер. Второй экземпляр приобщается к справке ф. МС-44, в последней графе которой делается отметка о расхождении суммы. На основе справки ф. МС-44 на сумму сверхлимитных остатков поступивших из ОПС  составляется приходный ордер ф. КО-1, который регистрируется в кассовой книге ф. КО-4с. Объект потовой связи сдает сверхлимитные остатки в банк для зачисления на счет по переводным операциям. Этим они обеспечивают сохранность денежной наличности.