Учет кассовых операций в системе 1с на предприятии тоо «камкор»

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к курсовому  проекту

«учет кассовых операций в системе 1С на предприятии Тоо «камкор»

по дисциплине

«информационные технологии в бухгалтерском  учете»

СОДЕРЖАНИЕ

ПЕРЕЧЕНЬ ИСПОЛЬЗУЕМЫХ СОКРАЩЕНИЙ

ВВЕДЕНИЕ

Денежные средства - это финансовые ресурсы организации, самые высоколиквидные активы, возможные обеспечить выполнение обязательств любого вида и уровня, предназначенные для обеспечения эффективной деятельности предприятия, для выполнения финансовых обязательств и экономического стимулирования работающих.

В системном  бухгалтерском учете основной категорией денежного капитала являются денежные средства - средства организации, находящиеся в кассе, на расчетных, валютных и специальных счетах в банках, переводы в пути, а также финансовые вложения организации. Их приумножение, правильное использование, контроль за сохранностью - важнейшая задача бухгалтерии. От успешности ее решения во многом зависит платежеспособность организации.

Чтобы проводить  денежные расчеты с поставщиками, подрядчиками, принимать оплату от клиентов, а также проводить расчеты с персоналом по оплате труда, во всех организациях образуют кассу.

Учет кассовых операций по праву занимает одно из центральных мест во всей системе  учета на предприятии. Он должен обеспечивать оперативный контроль движения денежных средств и расчетов на предприятии.

Актуальность данной работы заключается в том, что учет кассовых операций имеет важное значение для экономического развития предприятия. Он обеспечивает непрерывную финансовую деятельность организации, а его полная автоматизация уменьшает влияние человеческого фактора на точность и полноту документооборота.

Целью данного курсового проекта является описание и реализация объектов конфигурации, позволяющих вести учет кассовых операций на предприятии ТОО «Камкор» в системе «1С:Предприятие 8.1».

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. изучить возможности системы «1С:Предприятие 8.1»;
2. ознакомиться с деятельностью предприятия ТОО «Камкор»;
3. проанализировать правила ведения кассовых операций и их документальное оформление;
4. создать справочники, отчеты, документы, регистры для исследуемой организации средствами «1С:Предприятие 8.1».

Предметом исследования курсового проекта является процесс учета кассовых операций, предъявляемые к ним требования, их документальное оформление.

Объектом исследования является товарищество с ограниченной ответственностью «Камкор».

При написании курсового проекта были использованы следующие методы: аналитический метод, метод изучения нормативно - правовой базы.

Оценка  современного состояния решаемой научной проблемы - на сегодняшний день учет является одной из главных функций управления предприятием, на основании его данных осуществляется планирование, прогнозирование и анализ деятельности любого предприятия, поэтому правильная организация учета кассовых операций обеспечит непрерывную финансовую деятельность предприятия.

Научная новизна состоит в том, что доступность современных компьютерных языков и возросший уровень компьютерной грамотности бухгалтерского учета разрешают создавать за короткое время программные приложения высокого свойства с требуемым набором функций.

На защиту курсового проекта выносятся разработанные объекты конфигурации в системе «1С:Предприятие 8.1».

Практическая  значимость данного проекта заключается в возможности использования ее результатов в рабочей деятельности действующей организации.

Курсовой проект имеет традиционную структуру и включает в себя введение, основную часть, заключение и список литературы.

Основная часть  состоит из аналитической и проектной частей.

В аналитической части рассматриваются правила ведения кассовых операций и оформления кассовых документов. Проектная часть посвящена разработке объектов конфигурации, необходимых для учета кассовых операций.

Объем курсового проекта составляет 42 страницы.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1. Обзор системы «1С:Предприятие 8»

Система программ «1С:Предприятие 8» включает в себя платформу и прикладные решения, что показано в соответствии с рисунком 1.1, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Рисунок 1.1. Структурная схема «1С:Предприятие 8»

Гибкость платформы  позволяет применять «1С:Предприятие 8» в самых разнообразных областях:

• автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания;
• поддержка оперативного управления предприятием;
• автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;
• ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;
• широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;
• решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;
• расчет зарплаты и управление персоналом;
• другие области применения.

Типовые прикладные решения фирмы «1С» предназначены для автоматизации типовых задач учета и управления предприятий. При разработке типовых прикладных решений учитывались как современные международные методики управления, так и реальные потребности предприятий, не укладывающиеся в стандартный набор функциональности этих методик, а также опыт успешной автоматизации, накопленный фирмой «1С» и партнерским сообществом. Состав функциональности, включаемой в типовые решения, тщательно проработан. Фирма «1С» анализирует опыт пользователей, применяющих программы системы «1С:Предприятие 8» и отслеживает изменение их потребностей.

Для использования на предприятиях фирма «1С» предлагает следующие прикладные решения:

• «1С:Бухгалтерия 8» (включая базовую версию и специализированные поставки базовой версии «1С:Упрощенка 8» и «1С:Предприниматель 8»);
• «Управление торговлей» (включая базовую версию);
• «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» (включая базовую версию);
• «1С:Комплексная автоматизация 8»;
• «Управление производственным предприятием»;
• «1С:Консолидация 8»;
• «1С:Платежные документы 8»;
• «1С:Налогоплательщик 8»;
• «1С:Розница 8»;
• «1С:Документооборот 8»;
• «1С:Управление небольшой фирмой 8»;
• «1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8».

В типовых решениях реализуются функции, отвечающие массовым потребностям предприятий. Это позволяет  обеспечить соответствие типовых решений  отечественной специфике, как по методологии учета, так и в части управления деятельностью предприятия, в то же время сделав эти решения достаточно компактными и простыми в использовании. При этом удается обеспечить эффективную поддержку и развитие типовых решений.

Типовое прикладное решение можно представить в  виде набора стандартных элементов - объектов конфигурации, которые обеспечивают реализацию той или иной функциональности. Один и тот же стандартный элемент может присутствовать в разных тиражных прикладных решениях. Стандартизация элементов прикладных решений облегчает освоение типовых прикладных решений пользователями, упрощает техническую поддержку, обновление и доработку силами сертифицированных специалистов фирм-партнеров, а также облегчает создание новых специализированных и индивидуальных прикладных решений на базе типовых прикладных решениях фирмы «1С».

При выборе системы  автоматизации требуется принять  решение о разделении различных  подсистем автоматизации или, наоборот, о централизации путем внедрения  комплексного решения. Современные  тенденции развития экономических  систем и мировой опыт показывают, что универсального рецепта для решения этой проблемы не существует.

Использование обособленных решений проще и  эффективнее, если отдельные задачи автоматизации на предприятии мало пересекаются. Комплексные решения  эффективнее при сильной увязке различных задач автоматизации и готовности предприятия к формированию единого информационного пространства. Для принятия решения о выборе общих принципов и конкретных систем автоматизации целесообразно обратиться к компетентным представителям партнерского сообщества фирмы «1С». Система программ «1С:Предприятие 8» предоставляет возможность реализации обоих подходов: как внедрение комплексного решения, так и внедрение отдельных прикладных решений, которые будут работать автономно или интегрировано с другими решениями «1С» и сторонних разработчиков.

При выборе системы  важно оценить перспективы эксплуатации и развития системы.

Стандартизация  платформы и прикладных решений  во всех программах «1С:Предприятия 8» обеспечивает возможность эффективной поддержки системы со стороны фирмы «1С» и партнерского сообщества. Фирма «1С» обеспечивает регулярную поддержку типовых прикладных решений и самой платформы. Платформа «1С:Предприятие 8» обеспечивает возможность совмещения обновлений прикладного решения, производимого фирмой «1С» или разработчиком специализированного решения, с индивидуальными изменениями, внесенными при внедрении системы.

В России, странах  СНГ и Балтии работают десятки  тысяч специалистов, профессионально  занимающихся внедрением и адаптацией прикладных решений «1С:Предприятия 8». В каждом регионе существует большое количество франчайзинговых фирм, оказывающих весь спектр услуг по комплексной автоматизации на базе программ системы «1С:Предприятие 8.1» - начиная от консультаций по выбору наиболее подходящих программ системы и заканчивая обучением и индивидуальной настройкой системы. Многие из специалистов, занимающихся внедрением «1С:Предприятия 8», решают не только задачи, связанные с поддержкой или развитием прикладных решений, но и оказывают консалтинговые услуги, помогая принимать правильные решения при постановке учета и управления на предприятии. Фирма «1С» проводит регулярное обучение и сертификацию специалистов.

Весьма важной может оказаться возможность  быстрого привлечения специалистов по развитию и поддержке прикладного решения. Устройство системы «1С:Предприятие 8» позволяет достаточно быстро вводить в курс дела новых специалистов и передавать поддержку прикладного решения тому, кто сможет обеспечить наилучшее обслуживание. Таким образом, наличие реальной индустрии внедрения и поддержки решений системы «1С:Предприятие 8» является гарантией отсутствия проблем сопровождения и развития информационной системы [1].

Основные функциональные возможности конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана»:

• основы работы с конфигурацией;
• практическое применение конфигурации;
• учет банковских и кассовых операций;
• учет товарно-материальных запасов;
• учет основных средств и нематериальных активов;
• учет взаиморасчетов с контрагентами;
• кадровый учет и учет заработной платы работников организаций;
• учет производства;
• учет НДС;
• учет налога на прибыль;
• регламентные операции;
• отчетность.

2. Правила ведения кассовых операций

В процессе хозяйственной  деятельности организации постоянно  ведут взаимные денежные расчеты. Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Касса - специально оборудованное помещение для хранения, приема и выдачи денег и других ценностей. Оно имеет сигнализацию, устройства, препятствующие проникновению посторонних лиц. Двери в кассу во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Все наличные деньги и ценные бумаги должны храниться  в несгораемых металлических  шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных шкафах, которые по окончанию работы кассы закрываются ключом и опечатываются. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, а учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках хранятся у руководителей предприятия, не реже одного раза в квартал комиссией проводится их проверка.

Хранение в  кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается [2].

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир осматривает сохранность вверенного ему имущества. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков и дверей кассир докладывает об этом руководству организации, которое сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия сотрудников правоохранительных органов. В этом случае руководитель организации или лицо его заменяющее, главный бухгалтер, а также кассир после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денег и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций. О результатах проверки составляется акт в двух экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй - остается у организации [3].

На практике касса чаще всего включает в себя главную кассу и ряд операционных касс. Главная касса выполняет функции по движению денежных средств и является держателем основных первичных и отчетных документов по их учету. Операционные кассы служат для приема наличных денежных средств за реализованные товары (работы, услуги) с применением контрольно-кассовых машин и документов строгой отчетности [4].

Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся должностным  лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причиненный предприятию, организации, учреждению, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Для этого при приеме его на работу с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Под роспись руководитель предприятия должен также ознакомить его с порядком ведения кассовых операций. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам, хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие данному предприятию.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира приказом руководителя возлагается на другого работника. Этот работник также ознакомляется с Правилами ведения кассовых операций в Республике Казахстан и с ним заключается договор о полной материальной ответственности.

В случаях внезапного оставления кассиром работы находящееся в кассе немедленно пересчитывается другим кассиром, которому все передается, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или созданной для этих целей комиссии. Результаты пересчета и передачи оформляются актом [3].

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении  расчетов с населением производится с применением контрольно-кассовых машин. Законодательно установлено применение ККМ при осуществлении денежных расчетов с юридическим и физическими лицами по товарным операциям или по оказанию бытовых услуг, так как эти сферы деятельности связаны с массовым наличным денежным оборотом. Исключение составляют только те организации, которые в силу специфики своей работы используют документы строгой отчетности, заменяющие чеки ККМ [5, 6].

Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке. Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. Но не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов. Организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается [7].

3. Оформление кассовых документов

В большинстве  случаев деньги в кассу поступают с расчетного счета в банке через кассира, который получает их по денежным чекам. Чеки бывают предъявительские и именные. Они сброшюрованы в чековые книжки.

Чековые книжки предприятия получают в отделении  банка по заявлению и хранят их в кассе вместе с наличными  деньгами. Для получения денег  в банке заполненные чеки подписываются  руководителем предприятия и главным бухгалтером и скрепляются печатью. Никакие исправления в чеках не допускаются [8].

На оборотной  стороне чеков указывается, на какие цели получаются деньги, например: на выдачу зарплаты, командировочные расходы, хозяйственно-операционные расходы. Предприятия имеют право расходовать деньги только на те надобности, на которые они получены.

В кассу предприятия  деньги поступают и из других источников, например от рабочих; за материалы, готовую продукцию; квартирная плата от квартиросъемщиков; возврат подотчетными лицами не использованных ими авансов; частичная плата родителей за содержание своих детей в детских садах.

1. Приходный кассовый ордер

Основным приходным  кассовым документом является приходный кассовый ордер с отрывной квитанцией, которая выдается лицу, внесшему деньги, в подтверждение о приеме денег в кассу. В случае необходимости она заверяется печатью (штампом кассира или оттиском кассового аппарата). Порядок учета и оформления ПКО предполагает, что ордер должен обязательно иметь следующие разборчиво заполненные реквизиты:

• наименование предприятия;
• регистрационный номер и дату заполнения;
• номер корреспондирующего счета, субсчета.

Бухгалтер может  сформировать ПКО, распечатать его на принтере и передать кассиру. При этом бухгалтер, после формирования электронного документа, записывает его в системе, но не проводит, то есть - нажимает на кнопку «Записать» в форме документа и не трогает кнопку «ОК». После того, как документ записан - он будет сохранен в базе данных, но не сформирует никаких движений по регистрам. То есть - документ будет, но никакого воздействия на состояние учета, на состояние бухгалтерских регистров, он не окажет. Когда кассир завершит работу с ПКО, получит по нему нужную сумму - он может отыскать документ в базе данных, открыть его и провести, нажав на кнопку «Провести» в форме документа [9].

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним должны быть разборчиво и четко заполнены  бухгалтерией чернилами, шариковой  ручкой или выписаны на компьютере. Подчистки, помарки и исправления в первичных кассовых документах не допускаются [10].

В приходном  кассовом ордере отражаются следующие  виды хозяйственных операций:

• «Оплата от покупателя»;
• «Возврат денежных средств подотчетником»;
• «Возврат денежных средств поставщиком»;
• «Возврат денежных средств работником»;
• «Получение наличных денежных средств в банке»;
• «Расчеты по кредитам и займам с контрагентами»;
• «Оплата от структурного подразделения»;
• «Прочий приход денежных средств».

2. Расходный кассовый ордер

Основным документом, которым оформляется выдача денег  из кассы, является расходный кассовый ордер.

РКО должен быть подписан главным бухгалтером; он также должен содержать распорядительную подпись руководителя организации или лица на то уполномоченного письменным распоряжением руководителя.

Порядок учета  и оформления приходных кассовых ордеров предполагает, что ордер  должен обязательно иметь следующие  разборчиво заполненные реквизиты:

• наименование предприятия;
• регистрационный номер и дату выписки расходного ордера;
• номер корреспондирующего счета, субсчета.

Все РКО и документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный номер, то есть все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации [10].

В расходном  кассовом ордере отражаются следующие  виды хозяйственных операций:

• «Оплата поставщику»;
• «Возврат денежных средств покупателю»;
• «Возврат денежных средств подотчетнику»;
• «Выплата заработной платы по ведомостям»;
• «Выплата заработной платы работнику»;
• «Взнос наличными в банк»;
• «Выплата по исполняемым местам»;
• «Инкассация денежных средств»;
• «Расчеты по кредитам и займам с контрагентами»;
• «Оплата структурным подразделениям»;
• «Прочий расход денежных средств».

Прием и выдача наличных денег кассами предприятий  может производиться и по другим надлежаще оформленным документа:

• товарно-транспортные накладные на отпущенные за наличный расчет товарно-материальные ценности;
• счета за оказанные услуги;
• платежные ведомости.

В этих случаях  на таких документах накладывается  штамп с реквизитами кассового ордера. Когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах) имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных ордерах не обязательна.

При выдаче денег  кассир требует у получателя предъявление документа, удостоверяющего его личность, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и берет расписку о получении денег.

Деньги кассир имеет право выдавать только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. При выдаче денег через других лиц по доверенности, оформленной в установленном порядке, в ордере после фамилии, имени и отчества того, кто должен получать, указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. В ведомостях перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Сама доверенность прилагается к расходному документу.

Оплата труда, выплата пособий по социальному  страхованию и другие массовые выплаты производятся по платежным ведомостям. На титульном листе такой ведомости руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными, делается разрешительная надпись о праве выдачи денег и сумме прописью.

По истечении установленных сроков выдачи заработной платы и других выплат кассир в платежной ведомости против фамилии лица, не получившего деньги, ставит штамп или делает запись «депонировано» и составляет реестр депонированных сумм, а в конце платежной ведомости указывает фактически выплаченную и невыплаченную суммы и скрепляет эти данные своей подписью. Если деньги выдавались не самим кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)» (выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается). После этого записывают в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и ставят на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №…».

При сдаче денег  на расчетный счет составляется заявление  на взнос наличными. Для подтверждения приема банк выдаст квитанцию, которая прикладывается к РКО.

Все расходные кассовые документы должны быть заполнены ответственными за это лицами четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на машинке. Никаких подчисток, помарок или исправлений, даже и оговоренных, в этих документах не допускается. Выдавать расходные документы на руки лицам, вносящим или получающим деньги, не разрешается.