Учет команлировочных расходов

Введение

В процессе осуществления  коммерческой (предпринимательской) деятельности юридические лица и отдельные предприниматели в той или иной степени несут расходы (затраты), связанные с осуществлением финансово-хозяйственной деятельности организации. У организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также оказания различных услуг и выполнения работ не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях многие предприниматели, сотрудники различных организаций и фирм не только совершают деловые поездки по территории Российской Федерации, но и выезжают в другие страны для заключения договоров (контрактов) и соглашений по поставкам сырья, товаров, материалов, обмена опытом с зарубежными партнерами, участия в переговорных процессах, в выставках, ярмарках и т.д. В таких случаях возникают ситуации, когда необходимые расходы не могут быть произведены безналичным путем и появляется необходимость в использовании наличных денежных средств, вне района деятельности организации.

В данной курсовой работе будут  рассмотренные основные вопросы, касающиеся расчетов по командировочным расходам. К ним относятся:

1. Порядок и гарантии направления работника в командировку.
2. Командировки по территории РФ.
3. Командировки за границу.
4. Не состоявшиеся командировки  т.д.

1 Командированные расходы,  как один из видов расчетов  с подотчетными лицами

1.1 Понятие, сущность и  признаки командированных расходов

Под служебной командировкой  признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения.

Такое же определение командировки дается в ст. 166 Трудового кодекса  РФ «служебная командировка - поездка  работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места  постоянной работы».

Постоянным местом работы сотрудника считается производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором, в том случае если в состав организации входят филиалы и участки, расположенные в разных местностях.

Служебные поездки работников, чья постоянная трудовая деятельность носит разъездной либо подвижной характер, служебными командировками не признаются.

Признаки, характеризующие  служебные командировки

Для служебных командировок характерны следующие признаки:

1) Направление в командировку осуществляется по решению работодателя;

2) Командировка ограничена сроком, определяемым руководителем организации. Срок для командировок в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, а для рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ - 1 год;

3) Командировка имеет определенную цель - выполнение служебного поручения, то есть работы, обусловленной трудовым договором;

4) Командировка относится к сфере трудового законодательства и предполагает соблюдение установленных трудовым законодательством гарантий.

1.2  Ограничения, предусмотренные ТК и ГК РФ и гарантии при направлении работников в служебные командировки

Трудовое законодательство ограничивает возможность направления  в командировку отдельных категорий работников, в т.ч.в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ; беременных женщин (ст. 259 ТК РФ); при возрасте работников до 18 лет (ст. 268 ТК РФ).

Помимо этого существует еще ряд ограничений, например, только с собственного согласия направляются в служебные командировки женщины, имеющие детей до трех лет, работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста восемнадцати лет, а также работники, ухаживающие за больными членами семей в соответствии с медицинским заключением. Данное ограничение зафиксировано в статье 259 Трудового кодекса РФ. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

Аналогичными гарантиями и льготами пользуются отцы, воспитывающие  детей без матери, и опекуны (попечители) несовершеннолетних в соответствии со статьей 264 Трудового кодекса  РФ.

Нарушение вышеизложенных норм трудового законодательства является административным правонарушением  и может повлечь (ст. 5.27 Кодекса  РФ об административных правонарушениях ) :

1) Для должностных лиц - наложение административного штрафа в размере от 1000 до 5000 рублей;

2) Для юридических лиц - наложение штрафа от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, грозит ему дисквалификацией на срок от одного года до трех лет.

Гарантии при направлении  работников в служебные командировки. Возможны ли выплаты работнику за дни командировки исходя из его оклада, а не среднего заработка?

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в  служебную командировку ему гарантируются  сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Важно следующее - средний заработок за работником сохраняется только за дни командировки и проезда, которые являются рабочими по графику предприятия.

Часто задают вопрос о возможности  оплаты дней командировки командированному лицу, исходя из оклада (при повременной форме оплаты труда). Выплаты, произведенные из расчета оклада, а не среднего заработка за дни нахождения в командировке, будут противоречить положениям ТК РФ (см.Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 5.02.2008г. №275-6-0).

1.3 Особенности и порядок  оплаты служебных командировок  и их документальное оформление

Если сотрудник был  командирован для работы в выходные или праздничные дни, то это ему компенсируется в соответствии с действующим законодательством. Если работник выезжает в командировку в выходной день, в этом случае ему должен быть предоставлен другой день отдыха, или работа должна быть оплачена в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса РФ:

1) Сдельщикам - не менее чем по двойным сдельным расценкам;

2) Работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым ставкам, - в размере не менее двойной дневной ставки или часовой ставки;

3) Работникам, получающим месячный оклад, - в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа в выходной и нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы.

Средний заработок при  работе по совместительству сохраняется  в той организации, которая командировала работника.

Средний заработок сохраняется  по обоим местам работы, а расходы  по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними, если направления в командировку произошли одновременно по основной и совмещаемой работе.

Кроме того, если работник в  командировке заболел, и это подтверждается больничным листом, то дни болезни  не включаются в срок командировки, а работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Исключение составляют условия, указанные в пункте 16 Инструкции N 62 - если работник не находился в стационаре. За эти дни болезни работнику выплачиваются суточные и оплачивается наем жилого помещения. При этом срок болезни при этом не может превышать двух месяцев.

Порядок оформления работников в служебные командировки.

Действующее законодательство содержит четкие требования к порядку  оформления служебных командировок.

Решение о направлении  работника или группы работников в служебную командировку принимается  работодателем. При этом оформляется  приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку по унифицированной форме №Т-9.

Рекомендуем обратить внимание на запись в приказе о цели, т.к. она в дальнейшем будет одним из оснований для отражения в учете данной хозяйственной операции организации. Цель должна быть сформулирована кратко и четко.

Оформлению приказа предшествует определение служебного задания  на командировку, которое формулируется  до подписания приказа (часто устно), а оформляется либо сразу или  после оформления приказа. При этом используется унифицированная форма  №Т-10а «Служебное задание для  направления в командировку и отчет о его выполнении». Графа 11 (содержание задания) формы заполняется в более развернутом виде, чем в приказе.

После подписания приказа  руководителем организации решение  о направлении в командировку объявляется работнику под расписку.

Приказ о направлении  в командировку отнесен к приказам по личному составу.

Приказы о краткосрочных  внутрироссийских командировках должны храниться 5 лет, и приказы о длительных командировках – 75 лет.

На основании подписанного приказа (распоряжения) о направлении  в командировку выписывается командировочное удостоверение по форме N Т-10, которое является основным документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).

По отметкам в удостоверении (о дне прибытия и дне выбытия) определяется фактическое время  пребывания в командировке. В случае, если работник командирован в разные населенные пункты, указанные отметки делаются в каждом пункте, а также заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью организации для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица. Об этом необходимо сообщить командируемому работнику, даже если он отправляется в поездку не впервые.

Командировочное удостоверение  целесообразно оформлять для  командировок в пределах России и стран СНГ (см.Письмо Минфина РФ №03-03-06/2/89 от 23.05.2007г).

В случае направления сотрудника в командировку на территории России и стран СНГ, продолжительностью свыше 1 дня, основанием для принятия расходов в целях налогообложения прибыли организации будет являться командировочное удостоверение, оформленное с учетом положений Инструкции №62 (см.Письмо Минфина РФ №03-03-06/2/45 от 24.04.2008г.)

Кроме того, документом, обязательным к ведению и подтверждающим время нахождения работника в командировке, является специальный журнал регистрации (учета) выбывающих и прибывающих командированных работников. Этот журнал позволяет фиксировать все перемещения: как собственных сотрудников, так и прибывших из других организаций. Обязанность ведения журнала закрепляется приказом руководителя организации.

Налоговый учет операций, связанных  с оплатой командировочных расходов

Общие положения

Необходимость налогового учета  командировочных расходов возникает  в случае, если формирование налоговой  базы предполагает включение в нее  сумм выплат, произведенных работникам, или начислений на них.

Таким образом, налоговый  учет вышеуказанных расходов может  иметь место в отношении:

1. НДС – по суммам налоговых вычетов по стоимости произведенных расходов.
2. Налога на доходы физических лиц и единого социального налога – по суммам выплат, превышающим установленный законодательством лимит.
3. Налога на прибыль – по суммам, принимаемым для целей налогообложения в полном размере, и по суммам, которые при формировании налоговой базы не учитываются.

Налог на добавленную стоимость

Правила осуществления налоговых  вычетов установлены и детализированы ст. 171 и 172 НК РФ.

По общему правилу (п. 1 ст. 171 НК РФ), налогоплательщик имеет право  уменьшать общую сумму НДС, исчисленную  в соответствии со ст. 166 НК РФ, на установленные  ст. 171 настоящего Кодекса налоговые  вычеты.

При этом вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), а также имущественных прав на территории Российской Федерации либо уплаченные налогоплательщиком при ввозе товаров на таможенную территорию Российской Федерации в таможенных режимах выпуска для внутреннего потребления, временного ввоза и переработки вне таможенной территории либо при ввозе товаров, перемещаемых через таможенную границу Российской Федерации без таможенного контроля и таможенного оформления, в отношении товаров (работ, услуг), а также имущественных прав, приобретаемых для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения в соответствии с главой 21 НК РФ, за исключением товаров, предусмотренных п. 2 ст. 170 настоящего Кодекса (по которым суммы НДС относятся на увеличение затрат, связанных с производством и реализацией товаров, работ или услуг).

Кроме того, вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду  к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль. Если расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы НДС по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем вышеуказанным нормам.

В части принятия к вычетам  сумм НДС по стоимости расходов по оплате проживания в месте командировки письмом Минфина России от 25.03.2004 № 16-00-24/9 разъяснено, что утвержденные бланки строгой отчетности являются официальными государственными документами  и используются всеми организациями, занимающимися подобными видами деятельности на территории Российской Федерации.

Бланки для гостиничного хозяйства в качестве документов строгой отчетности (форма № 3-Г по ОКУД 0790203 «Счет»), которые могут использоваться при наличных денежных расчетах с населением без применения ККТ, утверждены приказом Минфина России от 13.12.1993 № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности».

Суммы НДС, уплаченные в составе расходов на наем жилого помещения во время командировки и выделенные отдельной строкой в счете гостиницы, могут быть приняты к вычету в случае, если данный документ является бланком строгой отчетности, а также при наличии документа, подтверждающего оплату данных расходов (кассового чека).

Таким образом, для того чтобы  возникло право на налоговый вычет, в данном случае, по мнению Минфина России, должны быть соблюдены следующие условия:

1. Оправдательным документом может быть только бланк установленной формы.

2. Сумма НДС должна быть выделена.

Разумеется, должно быть выполнено  и общее условие для осуществления  налогового вычета: командировка должна быть связана с производством  или реализацией товаров (работ, услуг).

В течение достаточно длительного  времени среди специалистов дискутировался вопрос, касающийся возможности осуществления налоговых вычетов по суммам стоимости услуг за пользование постельными принадлежностями.

Позиция МНС России по этому  поводу была сформулирована в письме от 04.12.2003 № 03-1-08/3527/13-АТ995: основанием для  вычета сумм НДС, уплаченных за услуги по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая услуги на пользование в поездах постельными принадлежностями, при приобретении за наличный расчет подотчетными лицами проездных документов (билетов) к месту служебной командировки и обратно (пункты отправления и назначения которых находятся на территории Российской Федерации), является сумма НДС, выделенная в проездном документе (билете) отдельной строкой.

Если в расчетных документах нет ссылки на предъявленные налогоплательщику суммы НДС, вся сумма, указанная в этих документах, включается в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль.

Следовательно, если в билетах, подтверждающих стоимость проезда  работника из командировки к месту постоянной работы, не содержится указаний о предъявлении налогоплательщику к уплате суммы НДС, то данные расходы на основании подпунк-та 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в полной сумме должны относиться к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.

Налог на доходы физических лиц

Необходимость организации  отдельного налогового учета по суммам командировочных расходов при формировании налоговой базы по налогу на доходы физических лиц возникает в связи с реализацией права налогоплательщика на налоговую льготу, установленную п. 3 ст. 217 НК РФ:

1. При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных согласно действующему законодательству. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой организации.

В соответствии со ст. 165 ТК РФ работникам при направлении в  служебные командировки предоставляются  соответствующие компенсации. По общему правилу (ст. 217 НК РФ), суммы компенсаций  не должны облагаться налогом на доходы физических лиц.

При определении правомерности  исключения из налоговой базы доходов  в виде компенсаций организациям следует исходить из того, что трудовым законодательством установлен ряд гарантий и компенсаций. При этом отдельные виды гарантий и компенсаций, как правило, не дифференцируются. Так как п. 3 ст. 217 НК РФ предусмотрено исключение из налоговой базы только сумм компенсаций, организации должны руководствоваться при разграничении понятий определениями, приведенными в ст. 164 ТК РФ:

1. Гарантии – это средства, способы и условия, с помощью которых обеспечивается осуществление предоставленных работникам прав в области социально-трудовых отношений.
2. Компенсации – это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей.

Таким образом, основным признаком, отличающим компенсации от гарантий, является денежная форма их предоставления.

Кроме того, по общему правилу, в налоговую базу включаются выплаты, связанные с оплатой труда. Иными  словами, компенсационные выплаты, которые являются элементами системы оплаты труда, например доплаты за условия работы, отличающиеся от обычных условий работы, надбавки, размер которых зависит от индивидуальных особенностей работника и иных факторов (в частности, надбавка за выслугу лет), а также различные повышающие коэффициенты (районные, за вредные и тяжелые условия труда), включаются в налоговую базу и подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в общем порядке.

В данном случае при оплате работодателем налогоплательщику  расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в  доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

Статьей 168 ТК РФ установлено, что в случае направления в  служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы  по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные  с проживанием вне места постоянного  жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Таким образом, ТК РФ не устанавливает  норм компенсационных выплат для  возмещения командировочных расходов, а только указывает, что организации имеют право самостоятельно определять в коллективном договоре порядок и размеры возмещения расходов работника, связанных со служебной командировкой.

В организациях, финансируемых  за счет средств федерального бюджета, нормы расходов на выплату суточных утверждены Постановлением № 729.

Нормы расходов на выплату  суточных в организациях, не финансируемых  за счет бюджета, утверждены Постановлением № 93.

Согласно вышеназванным  нормативным актам нормы суточных за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации  установлены в размере 700 руб.

Нормы расходов организаций  на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в последний раз уточнялись в 2005 году постановлением Правительства РФ от 13.05.2005 № 299 и вступили в силу с 1 января 2006 года.

Минфином России неоднократно (в письмах от 15.12.2007 № 03-05-01-04/106, от 14.01.2005 № 03-05-01-04/1) высказывалась позиция, в соответствии с которой организациям, финансируемым за счет средств федерального бюджета, при определении не облагаемых налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом размеров суточных, выплачиваемых работникам, находящимся в командировке на территории Российской Федерации, следует руководствоваться Постановлением № 729. Остальным организациям надлежит для этих целей руководствоваться Постановлением № 93. Размеры суточных, превышающие нормы, утвержденные вышеуказанными постановлениями Правительства РФ, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом в установленном порядке.

Одновременно была сформулирована позиция Минфина России, в соответствии с которой установленные в коллективном договоре каждой организации размеры возмещения затрат, связанных со служебной командировкой, носят индивидуальный характер и не могут рассматриваться в качестве норм компенсационных выплат, о которых идет речь в п. 3 ст. 217 НК РФ.

В письмах от 02.11.2007 № 03-05-01-04/306, от 16.02.2007 № 03-04-06-02/28, от 21.03.2007 № 03-04-06-02/43 Минфин России подтвердил данную точку зрения и указал на следующее: ввиду того что НК РФ не предусмотрено установление специальных норм суточных только для целей обложения налогом на доходы физических лиц, использование в этих целях норм расходов организаций на выплату суточных, утвержденных Постановлением № 93, не противоречит положениям настоящего Кодекса.

Налоговые органы поддерживали по данному вопросу позицию Минфина  России и разъясняли, что ТК РФ не устанавливает норм компенсационных  выплат на возмещение командировочных расходов и не предусматривает установление таких норм работодателями, поэтому в налоговую базу для целей исчисления налога на доходы физических лиц не включаются суточные только в пределах норм, установленных Постановлениями № 93 и № 729 (письма УМНС России по Московской области от 25.03.2004 № 08-03/б-н и УФНС России по г. Москве от 27.11.2006 № 28-10/103473).

Позиция МНС России, представленная в оспариваемом письме, не соответствует нормам налогового законодательства. Предложенное в данном письме толкование положений п. 3 ст. 217 НК РФ и Постановлений № 93 и № 729, а также приказа Минфина России от 12.11.2001 № 92н произведено не в соответствии с их буквальным содержанием и вне системной связи со ст. 11, 41, 210 НК РФ, а также ст. 168 ТК РФ и придает вышеперечисленным нормативным правовым актам смысл, противоречащий их аутентичному смыслу, цели и сути возникающих на их основе отношений.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ порядок и размер суточных, выплачиваемых работникам, устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Поэтому в налогооблагаемый доход не должны включаться суммы суточных, превышающие размер, установленный таким договором или актом.

Постановление № 93 не подлежит применению для целей исчисления налога на доходы физических лиц, поскольку оно принято в соответствии с подпунктом 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и устанавливает нормы суточных, применяемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Правительство РФ в силу прямого указания НК РФ не уполномочено принимать нормативный правовой акт, устанавливающий нормы суточных для целей исчисления налога на доходы физических лиц.

В ст. 217 НК РФ отсутствует  отсылка к нормам главы 25 Кодекса. Применение налогового законодательства по аналогии противоречит положениям ст. 3 НК РФ, согласно которым акты законодательства о налогах и сборах должны быть сформулированы таким образом, чтобы каждый точно знал, какие налоги (сборы), когда и в каком порядке он должен платить. Любые неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах должны толковаться в пользу налогоплательщика.

Таким образом, установление норматива для целей исчисления одного налога не может быть применено к другому налогу при отсутствии прямого указания в законе.

Законом № 216-ФЗ позиция Минфина  России закреплена на уровне федерального закона. Но при этом размер суточных, выплаты по которым не включаются в налоговую базу, увеличен по сравнению с предельным размером, применяемым при исчислении налога на прибыль, в семь раз. Таким образом, весьма вероятна ситуация, при которой обособленный налоговый учет вышеуказанных сумм по налогу на прибыль будет вестись, а по налогу на доходы физических лиц – нет. В отношении суточных подобная ситуация возникает в случае, если их размер выше 100 руб. и ниже 700 руб.

При принятии к налоговому учету отдельных выплат, связанных  с командировками, организациям следует учитывать следующие разъяснения налоговых органов и арбитражную практику.