Учет материалов и контроля за их использованием

Оглавление

Введение                                                                                                     стр.3

1. Понятие, виды и оценка материальных ресурсов                        стр.5

2. Синтетический и аналитический учет материалов                   стр.10

3. Организация контроля над использованием материалов        стр.15

Заключение                                                                                              стр.19

Список  использованной  литературы                                               стр.21

Введение

В настоящее время в  условиях рыночной экономики актуальной становится тема учета и контроля расхода материальных запасов в учреждении. Бухгалтерский учет материалов занимает одно из главных мест в системе управления, он отражает хозяйственную деятельность учреждения и оказывает воздействие на нее.

Сфера материальных запасов  обширна и зачастую сложна. Материальные запасы являются наименее ликвидной  статьей оборотных активов и  составляют значительную часть всего  имущества учреждения, поэтому очень  важно обеспечить их правильный, достоверный и своевременный бухгалтерский учет и контроль за их использованием.

Актуальность темы данной работы обусловлена большим объемом  используемых в учреждениях материальных ценностей, поэтому проблема грамотного учета и контроля за материалами выходит на первый план.

Одной из главных задач  учреждения становится контроль за сохранностью ценностей, правильная организация бухгалтерского учета и складского хозяйства материалов, уменьшение потерь материалов (недостачи, порча и т.д.) и т.д. Подробное изучение этой темы позволит определить конкретные методы учета и контроля материальных ресурсов, используемых в учреждении, а также даст возможность выявить недостатки, ошибки в учете и предложить пути совершенствования бухгалтерского учета материалов.

Целью работы является изучение порядка ведения синтетического и аналитического учета материалов и контроля за их использованием.

Задачами работы являются:

- изучение принципов и методов учета материальных запасов, как на складе, так и в бухгалтерии;

-  анализ документального оформления движения материалов;

- оценка системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля на предприятии.

Предметом исследования данной работы является изучение теоретических и практических вопросов учета материалов; процесса учета материальных ценностей и контроля за их использованием.

1. Понятие, виды и оценка материальных ресурсов

Материально-производственные запасы представляют собой различные  вещественные элементы, используемые в качестве исходных предметов труда, потребляемых при производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг) либо для управленческих нужд. Материально-производственные запасы используются однократно в течение одного производственного цикла и полностью переносят свою стоимость на производимую продукцию (выполненные работы, оказанные услуги) (далее - продукция).

К бухгалтерскому учету материально-производственные запасы принимаются как следующие активы:

используемые в качестве сырья при производстве продукции (выполнении работ, оказания услуг);

применяемые для управленческих нужд организации.

Материально-производственные запасы в зависимости от назначения и способа использования в  процессе производства продукции подразделяются на следующие основные группы:

- сырье и основные материально-производственные  запасы;

- покупные полуфабрикаты  и комплектующие изделия;

- вспомогательные материально-производственные  запасы;

- возвратные отходы производства.

- инвентарь и хозяйственные  принадлежности.

Для целей аналитического учета материально-производственные запасы также классифицируют по различным  группам в зависимости от технических  свойств. Внутри групп материально-производственные запасы (в том числе материально-производственные запасы) подразделяют по видам, сортам, маркам, типоразмерам и т.д.

С введением в действие Положения по бухгалтерскому учету  «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01) при учете материально-производственных запасов разрешается использовать в качестве единицы бухгалтерского учета материально-производственных запасов не только номенклатурный номер, но и партию товара, однородную группу и т.п.

Нормативно предусмотрены  следующие направления оценки материально-производственных запасов:

- оценка материально-производственных  запасов при их принятии к  бухгалтерскому учету;

- оценка материально-производственных  запасов при их отпуске в  производство и ином выбытии.

В соответствии с ПБУ 5/01 материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

В зависимости от способов поступления материально-производственных запасов в организацию предусмотрены  различные варианты определения  фактической себестоимости материально-производственных запасов

Стоимость материально-производственных запасов по договорным ценам представляет собой сумму оплаты, установленную  соглашением сторон в возмездном договоре непосредственно за материально-производственные запасы.

При отпуске материально-производственных запасов в производство и ином выбытии их оценка производится организацией одним из следующих методов:

- по себестоимости каждой  единицы;

- по средней себестоимости;

-по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ФИФО).

Организация может использовать различные методы оценки материально-производственных запасов при их отпуске в производство для различных групп (видов) материально-производственных запасов, но по отдельному виду (группе) материально-производственных запасов в течение отчетного года может применяться только один из вышеуказанных методов оценки. Применение какого-либо из перечисленных способов по группе (виду) материально-производственных запасов должно отражаться в учетной политике организации, исходя из допущения последовательности применения учетной политики.

По себестоимости каждой единицы могут оцениваться материально-производственные запасы, используемые организацией в  особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни, радиоактивные вещества и т.п.), которые не могут обычным образом заменять друг друга.

При отпуске материально-производственных запасов по себестоимости каждой единицы могут применяться два  варианта исчисления себестоимости  единицы запаса:

- включая все расходы,  связанные с приобретением материальных  ценностей;

- включая только стоимость  материальных ценностей по договорной  цене (упрощенный вариант).

Применение упрощенного  варианта допускается при отсутствии возможности непосредственного отнесения транспортно - заготовительных и других расходов, связанных с приобретением запасов, на их себестоимость (например, при централизованной поставке материально-производственных запасов). В этом случае величина отклонения (разница между фактическими расходами по приобретению материала и его договорной ценой) распределяется пропорционально стоимости списанных (отпущенных) материально-производственных запасов, исчисленной в договорных ценах.

Материально-производственные запасы могут оцениваться организацией по средней себестоимости, которая  определяется по каждому виду (группе) материально-производственных запасов как частное от деления общей себестоимости вида (группы) материально-производственных запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и по поступившим производственным запасам в этом месяце.

Данный метод оценки является наиболее распространенным в практике работы организаций.

Применение способов средних  оценок фактической себестоимости  материально-производственных запасов, отпущенных в производство или списанных на иные цели, может осуществляться следующими вариантами:

- исходя из среднемесячной  фактической себестоимости (взвешенная  оценка), в расчет которой включаются  количество, и стоимость материально-производственных  запасов на начало месяца и  все поступления за месяц (отчетный период);

- путем определения фактической  себестоимости материала в момент  его отпуска (скользящая оценка), при этом в расчет средней  оценки включаются количество, и  стоимость материально-производственных  запасов на начало месяца и все поступления до момента отпуска.

Применение скользящей оценки должно быть экономически обосновано и обеспечено соответствующими средствами вычислительной техники.

Вариант исчисления средних  оценок фактической себестоимости  материально-производственных запасов должен раскрываться в учетной политике организации.

Оценка материально-производственных запасов методом ФИФО основана на допущении, что материально-производственные запасы используются в течение месяца и иного периода в последовательности их приобретения (поступления), то есть материально-производственные запасы, первыми поступающие в производство, должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретений с учетом себестоимости материально-производственных запасов, числящихся на начало месяца. При применении этого метода оценка материально-производственных запасов, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости последних по времени приобретений, а в себестоимости продажи продукции (работ, услуг) учитывается себестоимость ранних по времени приобретений.

Оценка материально-производственных запасов на конец отчетного периода производится в зависимости от принятого метода оценки запасов при их выбытии, то есть по себестоимости каждой единицы запасов, средней себестоимости, себестоимости первых или последних по времени приобретений.

Перед бухгалтерским учетом и контролем над использованием материально-производственных запасов в организациях стоят следующие задачи:

1) правильное и своевременное  документальное отражение всех  операций по заготовке, поступлению  и отпуску материально-производственных  запасов; 

2) выявление и отражение  затрат, связанных с их заготовлением; 

3) получение достоверной  информации об остатках и движении  материально-производственных запасов в местах их хранения, определение уровня обеспеченности ими предприятия;

4) правильный расчет и  списание отклонений по направлениям  затрат;

5) контроль над сохранностью  материальных ценностей в местах  их хранения и на всех стадиях движения;

постоянный контроль над  соблюдением установленных норм материально-производственных запасов;

систематический контроль над использованием материалов в производстве на базе обоснованных норм их расходования;

8) контроль над технологическими  отходами и потерями и их  использованием;

9) систематический контроль  над выявлением излишних и  неиспользованных материалов, их реализация и т.д.

2. Синтетический и аналитический учет материалов

Учет поступления материалов может быть организован в двух вариантах: с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», и без их использования, согласно утвердженной учетной политике предприятия.

 Синтетический учет  поступления материалов на предприятии  ведётся на счете 10 «Материалы»  по фактической себестоимости.  При этом оприходование материалов, полученных от поставщиков отражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». НДС по приобретенным материалам отражается по дебету счета 19 «НДС по приобретенным ценностям» и кредиту счета 60. Следует отметить, что материалы, поступающие от поставщиков, приходуются независимо от того, когда они поступили - до или после получения расчетных документов. Стоимость оплаченных материалов, находящихся в пути или не вывезенных со склада поставщика по состоянию на конец месяца отражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а в текущем учете показывается как дебиторская задолженность поставщика, которая погашается по мере оприходования материалов на склад.

При поступлении материалов из других источников могут быть сделаны  записи по дебету счета 10 и кредиту  соответствующих счетов:

-20 «Основное производство»  - на стоимость возвратных отходов;

-26 «Общехозяйственные расходы» - на расходы по доставке материалов  собственным транспортом и на  фактическую себестоимость материалов  собственного производства;

-71 «Расчеты с подотчетными  лицами» - на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;

• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на стоимость услуг, оплачиваемых транспортным организациям;
• 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» - на сумму начисленных процентов за кредиты и займы, использованные на закупку материалов».

Стоимость материалов, утраченных в результате стихийных бедствий или иных обстоятельств, списывается  с кредита счета 10 «Материалы»  в дебет счет 99 «Прибыль или убытки». Материалы, израсходованные при  ликвидации последствий стихийных бедствий, также списываются со счета 10 на счет 99.

Вышеуказанные материалы  принимают к бухгалтерскому учету  на по фактической себестоимости. Фактическая себестоимость материалов (сырье, топливо, тара, запчасти и т.п.) складывается из трех величин:

• договорной стоимости;
• транспортно-заготовительных расходов;

- расходов, которые необходимы, чтобы довести материалы до пригодного состояния.

Договорная стоимость - это  цена материалов, по которой они  приобретены.

Серьезной проблемой является обоснованное распределение транспортно-заготовительных расходов. Транспортно-заготовительные расходы - это затраты, непосредственно связанные с процессом заготовления и доставки материалов в организацию. К транспортно-заготовительным расходам (ТЗР) относятся:

- суммы, уплаченные за  погрузо-разгрузочные работы и  транспортировку материалов до  склада покупателя;

• расходы по содержанию складов аппарата;
• вознаграждения, уплаченные посредникам.

Аналитический учет по материально- производственным запасам ведется  в разрезе поставщиков .

К поставщикам и подрядчикам  относят организации, поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности, а также оказывающие различные виды услуг и выполняющие разные работы.

Поступление материалов от поставщиков производится на основании  заключенных между предприятием и поставщиками договоров. В договорах оговариваются: вид поступивших материалов, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели поступивших материальных ценностей, сроки отгрузки материалов, порядок расчетов между предприятием и поставщиком.

Расчеты с поставщиками осуществляются после отгрузки ими материалов, либо одновременно с ними с согласия организации или по ее поручению. В настоящее время организации сами выбирают форму расчетов за поставленные материалы. Основными формами расчетов применяемые для расчетов с поставщиками являются платежные поручениями. Применение этой формы расчетов предусматривается в договоре между сторонами (поставщиком и покупателем).

Расчеты предприятия за поступившие  материалы учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Аналитический учет по счету 60 ведется  по каждому поставщику и подрядчику. Это обеспечивает получение данных о задолженности поставщикам: по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; по не оплаченным в срок расчетным документам; по неотфактурованным поставкам; авансам выданным и др.

Расчеты с поставщиками производят независимо от того, поступили материалы на склад или находятся в пути. Материалы считаются находящиеся в пути, если они оплачены, но до конца месяца не поступили. Такие материальные ценности приходуют условно проводкой: Д-10 К-60.

На счете 60 задолженность  отражается в пределах сумм акцепта. При обнаружении недостач по поступившим материалам, несоответствие цен обусловленных договором, и арифметических ошибок счет 60 кредитуют на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям». Субсчет «Расчеты по претензиям» предназначен для обобщения информации о расчетах по претензиям, предъявленным поставщикам, а также по предъявленным им, признанным и присужденным штрафам, пеням и неустойкам, Этот счет дебетуется на суммы причиненного ущерба по вине поставщиков материалов, а кредитуется на суммы поступивших платежей в корреспонденции со счетами учета денежных средств или расчетов. Суммы неудовлетворенных претензий или не подлежащих взысканию, относятся на те счета, с которых они были приняты на учет.

Сумма НДС включается поставщиками счета на оплату и отражается в учёте по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» и кредиту счета 60. Затраты на оплату процентов по кредитам поставщиков за приобретенные материалы отражаются по дебету счет 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Погашение задолженности  перед поставщиками отражается по дебету счета 60 и кредиту счетов учета  денежных средств (51,51,55) или кредитов банков (66,67). Порядок бухгалтерских записей зависит от применяемых форм расчетов.

Помимо указанных расчетов на счет 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками» отражают выданные авансы по закупаемым материалам суммовые и курсовые разницы, а также прекращение обязательств.

Выданные авансы учитывают  по дебету счета 60 с кредита счетов учета денежных средств (51,52 и др.).

Прекращение обязательств при зачете взаимных требований отражают по дебету счета 60 и кредита счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Правильность и своевременность  оприходования материалов контролируется материальным отделом бухгалтерии путем сличения приходных документов с расчетными документами поставщиков.

 Сырьё и  материалы списываются для выполнения  работ одним из четырёх методов:

• по себестоимости каждой единицы;
• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых по времени закупок (метод ФИФО);

По себестоимости каждой единицы оценивают материально-производственные запасы, используемые организацией в  особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т. д.), или запасы, которые не могут быть обычным способом заменены на другие.

Средняя себестоимость определяется по каждому виду запасов как частное от деления общей себестоимости вида запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и по запасам, поступившим в течение месяца.

Метод оценки по себестоимости  каждой единицы и метод оценки по средней себестоимости являются традиционными для отечественной  учётной практики.

При методе ФИФО применяют  правило: первая партия на приход –  первая в расход. Это означает, что независимо от того, какая партия сырья или материалов отпущена в производство, сначала списывают запасы по себестоимости первой закупленной партии, затем второй и т. д. в порядке очерёдности.

3.Организация контроля над использованием материалов

         Основным способом контроля над наличием материальных ресурсов является инвентаризация.

В действующих организациях инвентаризация материалов осуществляется в соответствии с Положением по велению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме запасов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года).

Проведение инвентаризации обязательно также в следующих  случаях:

при смене материально  ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

при установлении фактов хищений  или злоупотреблений, а также  порчи ценностей;

в случаях пожара, стихийных  бедствий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

в других случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации. Кроме того, для контроля за сохранностью материалов, условиями их хранения и состоянием складского учета в межинвентаризационные периоды целесообразно проводить систематические проверки и выборочные инвентаризации материалов. При этом количество таких инвентаризаций в отчетном году устанавливается руководителем организации.

Инвентаризация материалов осуществляется инвентаризационными  комиссиями при обязательном участии материально ответственных лиц. К началу инвентаризации в карточках складского учета должны быть отражены все операции по движению материалов; по каждому из них выведены остатки на день инвентаризации; первичные документы по движению материалов необходимо сдать в бухгалтерию и подвергнуть бухгалтерской обработке. Факт сдачи всех документов в бухгалтерию и отсутствия неоприходованных или несписанных ценностей материально ответственные лица подтверждают письменно.

При проведении инвентаризации комиссия в присутствии материально  ответственных лиц осуществляет тщательный подсчет, взвешивание или  обмер каждого вида (сорта) материалов и полученные фактические результаты записывает в инвентаризационные описи. Запись производится по каждому отдельному наименованию материалов с указанием номенклатурного номера, вида, группы, артикула, партии, сорта, в единицах счета, массы или меры.

При осуществлении инвентаризации учитываются специфические особенности отдельных видов материалов. В частности, тара записывается в опись по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). На тару, пришедшую в негодность, составляется акт на списание с указанием причин негодности и лиц, ответственных за тару.

Отдельные описи составляются на материалы, находящиеся в пути, на ответственном хранении на складах других организаций, подвергшиеся порче, ненужные, неликвидные, а также на поступившие или отпущенные во время проведения инвентаризации.

Описи подписываются всеми  членами комиссии и материально  ответственными лицами, которые подтверждают, что все материалы проверены в их присутствии и претензий к комиссии они не имеют.

Данные инвентаризационных описей используются для составления  сличительных ведомостей, в которых фактические данные описей сопоставляются с учетными данными. При выявлении недостач или излишков материально ответственные лица должны лап, им соответствующие объяснения. Комиссия устанавливает характер, причины выявленных расхождений или порчи материалов определяет порядок регулирования разниц и возмещения потерь.

Независимо от причин возникновения  все недостачи материалов по их фактической  себестоимости списывают с кредита  счета Материалов в дебет счета  Недостач и потерь от порчи ценностей. После выяснения всех обстоятельств возникновения недостач или порчи материалов руководитель организации принимает решение о порядке их списания со счета Недостач и потерь от порчи ценностей.

Недостачи материальных ценностей  в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывают с кредита счета Недостач и потерь от порчи ценностей на издержки производства или обращения хозяйствующих субъектов. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Нормы естественной убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Недостачи сверх норм естественной убыли, потери от порчи, а также похищенные ценности списываются на счета виновных лиц и оформляются бухгалтерской записью

Дебет счета 73 «Расчеты с  персоналом по прочим операциям»

(субсчет «Расчеты по  возмещению материального ущерба»)

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В соответствии с действующим  Кодексом законов о труде Российской Федерации стоимость недостающих, похищенных или испорченных ценностей, взыскиваемых с виновных лиц, определяется исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба. Сведения о рыночных ценах можно получить в органах ценообразования или органах государственной статистики. Разница между фактической себестоимостью материалов и их стоимостью по рыночным ценам, подлежащая взысканию, отражается по кредиту счета Доходов будущих периодов оформляется бухгалтерской записью

 Счет 73 «Расчеты с персоналом  по прочим операциям» (субсчет  "Расчеты, по возмещению материального ущерба");

Счет 98 «Доходы будущих  периодов» (субсчет "Разница между  суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей").

По мере погашения задолженности, учтенной на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», соответствующая сумма разницы списывается со счета 98 «Доходы» будущих периодов в кредит счета 99 «Прибыли и убытки.